El vídeo es un formato único. Es más atractivo que un manual de formación y facilita la capacitación a gran escala en organizaciones numerosas. Sin embargo, gestionar y compartir recursos de formación en vídeo resulta extremadamente difícil sin las herramientas adecuadas. Además, los sistemas que las organizaciones suelen utilizar para apoyar el aprendizaje y el intercambio de conocimientos en el trabajo, como los sistemas de gestión del aprendizaje (LMS), los sistemas de gestión de contenidos (CMS) y los sistemas corporativos de intercambio de archivos, simplemente no fueron diseñados para admitir el aprendizaje basado en vídeo.

En Panopto Hemos tenido la oportunidad de trabajar con más de mil organizaciones como parte de sus iniciativas de aprendizaje mediante vídeo, y aunque los objetivos y las estrategias de cada empresa son únicos, casi todas se enfrentan al mismo conjunto de problemas cuando se trata de incluir vídeos en la formación de los empleados .

Reto 1: Almacenamiento de archivos de vídeo

Has terminado de grabar un vídeo. ¡Enhorabuena! ¿Y ahora dónde lo guardas? Es una pregunta sencilla con una respuesta complicada, porque los archivos de vídeo son enormes.

Para que te hagas una idea, un vídeo de un minuto grabado con un iPhone X a resolución 1080p genera un archivo de aproximadamente 175 MB. Para ilustrar su tamaño, comparémoslo con un documento de texto extenso. Guerra y Paz, de León Tolstói, es un voluminoso libro de 1440 páginas con más de 587 000 palabras, pero ocupa tan solo 2 MB como documento de Microsoft Word.

El tamaño comparativo de los archivos de vídeo se convierte en un problema práctico si tenemos en cuenta dónde almacenan la mayoría de las empresas sus materiales de formación: en un LMS como Saba o Cornerstone, o en un CMS como SharePoint.

El problema es que el tamaño máximo de archivo predeterminado de estos sistemas suele estar entre 50 y 100 MB. Al momento de escribir esto, el tamaño máximo de archivo predeterminado que se puede subir a SharePoint, sin configuración adicional, es de 50 MB. Cornerstone tiene un tamaño máximo de archivo predeterminado de 100 MB. Y la mayoría de los demás sistemas de gestión del aprendizaje (LMS) populares tienen limitaciones similares. Esto nos plantea un desafío evidente: ¡incluso un video de un minuto supera nuestros límites de tamaño de archivo!

Por supuesto, la mayoría de las organizaciones pueden tomar medidas para aumentar el tamaño máximo de los archivos en sus sistemas LMS y CMS. Sin embargo, estas medidas tienen un alcance limitado. Actualmente, la mayoría de los sistemas LMS y CMS aún establecen un límite máximo de 2 GB por archivo. A 175 MB por minuto, solo podremos grabar unos 11 minutos de vídeo antes de que nuestro archivo supere también ese límite. Pero, ¿cuántas reuniones generales, capacitaciones presenciales y presentaciones ejecutivas duran menos de 11 minutos?

Para grabaciones más largas, que suelen constituir la mayoría de las grabaciones empresariales, surge un nuevo conjunto de problemas. Para que estos vídeos estén disponibles, alguien primero tendrá que...
Invertir tiempo valioso en comprimir y convertir archivos de video a la tasa de bits, la velocidad de fotogramas y la resolución adecuadas para poder subirlos a un LMS (Sistema de Gestión del Aprendizaje). Estos son pasos de producción técnica complejos que a menudo requieren software costoso o especialistas externos.

Ante las numerosas dificultades que presentan los sistemas LMS y CMS, algunas organizaciones optan por la resignación y simplemente suben sus vídeos a sus sistemas de intercambio de archivos corporativos (ya sean unidades de red local o soluciones web como Google Drive o Dropbox). Si bien estos sistemas no suelen tener limitaciones de tamaño de archivo similares, sí presentan otros desafíos relacionados con los formatos de archivo, la visibilidad y el análisis de datos.

Desafío 2: Formatos de archivo de vídeo

Un ejercicio mental rápido: intenta pensar en un formato de vídeo digital que sepas que se reproducirá en todos los dispositivos de tus empleados. Si necesitas una pista, aquí tienes algunas posibilidades: AVI, MP4, FLV, MPG, WMV, MOV, QT, ASF, 3GP, WMA y M4V.

¿Alguna idea?

En realidad, es una pregunta capciosa. No podemos saber si un archivo de vídeo es compatible simplemente mirando su tipo. Esto se debe a que los archivos de vídeo son más complejos que las imágenes fijas o los documentos de texto. Concretamente, los archivos de vídeo se componen de dos partes: contenedores y códecs.

Consideremos un archivo de vídeo, MyTraining.mov. La extensión .mov es el contenedor. Es simplemente una envoltura para el contenido del archivo. Dentro del contenedor se encuentran los códecs de audio y vídeo, y son estos códecs los que determinan si el archivo se reproducirá en los dispositivos de sus empleados. Por lo tanto, con solo mirar la extensión .mov, no podemos saber si el archivo consiste en un vídeo de baja calidad grabado con una cámara web y sin sonido, o en un vídeo 4K con audio de alta calidad en cinco canales. Y si el dispositivo de un empleado no es compatible con alguno de los muchos códecs posibles dentro del archivo, sus espectadores verán un mensaje de error al hacer clic en reproducir.

Los códecs han evolucionado con el tiempo, y las distintas herramientas de grabación crean vídeos con diferentes códecs. Por lo tanto, para garantizar que sus vídeos se reproduzcan en los dispositivos de sus empleados, primero sería necesario convertirlos (o transcodificarlos) a formatos compatibles con los navegadores web y dispositivos disponibles actualmente en el mercado. Al igual que la compresión para reducir el tamaño de los archivos, la transcodificación es otro paso técnico complejo que puede requerir software costoso o especialistas.

Reto 3: Presentación de vídeos

¿Has resuelto los problemas de tamaño y formato que dificultan el almacenamiento de vídeo? ¡Genial! Ahora tienes una nueva pregunta: ¿qué ocurre en tu red cuando los usuarios empiezan a darle al botón de reproducir?

Ya sea que sus empleados vean el contenido de forma remota o presencial, y sin importar si usan computadoras de escritorio, portátiles o dispositivos móviles, la distribución de video puede representar un serio desafío para las redes corporativas. El problema, en la mayoría de los casos, no radica en el video en sí, sino en el sistema donde se almacenan los videos.

Ya sea un LMS, un CMS o una solución de intercambio de archivos empresariales, la mayoría de los repositorios de contenido entregan archivos de video de la misma manera que entregan archivos de texto o imagen. Cuando
Cuando un empleado descarga un manual de capacitación de su LMS, el archivo se descarga por completo. Una vez descargado, puede abrirlo. Este método funciona bastante bien con documentos de 2 MB. Sin embargo, resulta totalmente insuficiente con archivos de video de varios gigabytes.

Si ese mismo empleado hiciera clic en reproducir en un video de capacitación alojado en su LMS, el LMS intentaría entregar el archivo de video completo, al igual que con el manual de capacitación. Para un video de 2 GB en una red de 25 Mbps, tardará más de 10 minutos en recibir el archivo completo. Si su empleado tiene una conexión más rápida de 100 Mbps, aún tardará aproximadamente 3 minutos.

Cuando el vídeo empieza a descargarse, también empieza a reproducirse. Desafortunadamente, los vídeos suelen reproducirse más rápido de lo que se descargan, lo que provoca los temidos retrasos en la reproducción, conocidos como almacenamiento en búfer. El almacenamiento en búfer hace que el vídeo se pause hasta que se haya descargado más contenido.

¿Por qué se teme tanto al almacenamiento en búfer? Porque cuando los videos se quedan en búfer, los espectadores los abandonan. Estudios del sector demuestran que un solo problema de almacenamiento en búfer reduce la cantidad de video visto en un 39 %. En resumen, si los espectadores experimentan problemas de almacenamiento en búfer, es mucho más probable que abandonen el video y busquen la información en otro lugar.

Además del almacenamiento en búfer, existe otro problema al descargar videos completos. En muchos dispositivos móviles, no hay suficiente espacio para almacenar un video de 2 GB. ¿El resultado? La reproducción falla.

Ten en cuenta que los desafíos mencionados anteriormente se aplican a los videos disponibles bajo demanda. Si deseas transmitir tu video en directo, surgen desafíos adicionales. Por ejemplo, si utilizas un repositorio de contenido tradicional como SharePoint o tu LMS, tendrías que conectar y configurar manualmente un servidor de transmisión en directo dedicado para habilitar esta función .

Independientemente de si se trata de vídeo en directo o bajo demanda, se necesita un sistema de distribución de vídeo que minimice las dificultades para el espectador y no comprometa el flujo de datos en la red.

Reto 4: Encontrar información en vídeos

Buscar información en videos es como investigar en una biblioteca. Ambos procesos constan de dos pasos. En la biblioteca, el primer paso es encontrar el libro adecuado, y el segundo, encontrar la página correcta dentro del libro.

Pero imagínate una biblioteca donde los libros no tienen ningún orden en los estantes y no existe el Sistema Decimal Dewey para encontrar el libro adecuado. E imagínate que los libros mismos no tuvieran índice, ni tabla de contenido, ni marcadores de capítulo.

Aunque parezca mentira, así es como buscamos información en vídeos. Al buscar en vídeos, el primer paso es encontrar el vídeo adecuado en tu colección. El segundo paso es encontrar el momento exacto en el vídeo donde se trata el tema relevante. Los métodos tradicionales de búsqueda de vídeos suelen fallar en el primer paso y ni siquiera abordan el segundo.

La razón es que los sistemas de gestión de contenido (CMS), los sistemas de gestión del aprendizaje (LMS), los sistemas para compartir archivos e incluso YouTube no analizan el contenido real de los videos: las palabras pronunciadas por los presentadores o mostradas en pantalla. En cambio, cuando estos sistemas buscan videos, lo hacen utilizando información sobre el video, como el título, la descripción y las etiquetas. Este enfoque es totalmente insuficiente para videos de más de 2 o 3 minutos.

Consideremos una sesión de capacitación grabada, de 45 minutos de duración. En promedio, el instructor hablará 125 palabras por minuto, por lo que durante la sesión se pronunciarán aproximadamente 5625 palabras. Incluso si el 90 % de esas palabras son de poca utilidad para la búsqueda (por ejemplo, conjunciones como "y", pronombres como "ella", preposiciones como "después" y determinantes como "esos"), aún quedan 563 palabras en el video que serían útiles para la búsqueda. Intentar etiquetar manualmente cada uno de esos términos llevaría muchísimo tiempo. Suponiendo que pudiéramos agregar una nueva etiqueta cada cinco segundos, tardaríamos unos 47 minutos en incluir las 563 palabras. Eso es más tiempo que la duración del video en sí.

Dado que el etiquetado efectivo requiere mucho tiempo, la mayoría de las organizaciones añaden muy pocas etiquetas a cada vídeo. Según un estudio de la Universidad de Minnesota, los editores de vídeo añadían, de media, nueve etiquetas a cada vídeo. En el ejemplo anterior, esas etiquetas cubrirían menos del dos por ciento del contenido valioso. El 98 % restante sería invisible para cualquier empleado que busque dicho contenido.

Pero ahí no termina el problema. Incluso si hubiéramos añadido minuciosamente las 563 etiquetas al vídeo, estas solo ayudarían a los empleados a encontrar el punto de inicio de la grabación. En la mayoría de los casos, los usuarios no quieren ver los vídeos de formación completos. En cambio, buscan momentos específicos que contengan información relevante sobre un tema concreto. Con la búsqueda de vídeo tradicional, la única solución es navegar aleatoriamente por la línea de tiempo o dedicar tiempo a ver la grabación completa.

Por supuesto, una búsqueda suele completarse en segundos, e incluso las búsquedas menos eficientes no tardan más de unos minutos. Pero a lo largo de un año, esos minutos se acumulan. Según McKinsey, el trabajador del conocimiento promedio dedica casi el 20 % de su tiempo semanal a buscar la información que necesita para realizar su trabajo de manera eficaz; eso equivale a un día entero a la semana.

Tradicionalmente, el vídeo ha sido el tipo de datos menos accesible mediante búsquedas en la empresa, y la ineficiencia para encontrar información específica en este medio no solo supone una pérdida desproporcionada de tiempo para los empleados, sino que, para muchas organizaciones, también acaba devaluando todo el formato, ya que los empleados descubren que les conviene más buscar información rápida en otros lugares.

Desafío 5: Seguimiento del aprendizaje basado en vídeo

En la escuela, los estudiantes obtienen un título asistiendo a clases, progresando en los diferentes itinerarios educativos y demostrando dominio de los conceptos aprendidos.

Ahora bien, imagínese una escuela donde los instructores no pasan lista, los estudiantes no pueden interactuar con ellos ni hacer preguntas, y no realizan exámenes ni reciben calificaciones que demuestren lo que han aprendido. Eso es lo que sucede cuando las empresas incorporan videos a sus iniciativas de aprendizaje y desarrollo sin ningún medio para recopilar datos sobre la participación de la audiencia, el comportamiento de visualización o la comprensión de los estudiantes respecto a esos videos.

Los sistemas LMS, CMS y de almacenamiento de archivos empresariales estándar suelen proporcionar muy pocos datos sobre cómo interactúan los empleados con el contenido de formación en vídeo. La mayoría de los sistemas de almacenamiento de archivos empresariales y CMS, por ejemplo, no ofrecen ningún dato sobre quién ha accedido a un contenido. Sencillamente, no hay forma de saber qué empleados han visto qué vídeos alojados en ellos.

Los sistemas de gestión del aprendizaje (LMS) suelen ofrecer más funciones, pero aún no proporcionan el nivel de detalle necesario para comprender las tendencias de visualización y la participación. Por ejemplo, algunos LMS pueden informar sobre la cantidad de veces que se reprodujo un video y si se vio completo. Sin embargo, la mayoría no puede informar cuántas veces se vieron y re-vieron los segmentos dentro del video. Esto puede ser una omisión crítica al evaluar qué contenido resulta problemático para los estudiantes. Los instructores necesitan datos que muestren qué funciona bien y qué no, para poder realizar ajustes iterativos en las estrategias y el currículo de capacitación.

En el aula, las preguntas de los alumnos y las conversaciones individuales con el instructor pueden ayudar a identificar áreas de mejora en el programa de estudios. Los cuestionarios también permiten a los instructores comprender las dificultades de los alumnos. Si todos responden incorrectamente a la misma pregunta, es un buen indicio de que la capacitación puede mejorarse.

Sin embargo, con los sistemas LMS y CMS tradicionales, es mucho más difícil determinar si un video de capacitación fue efectivo para que un empleado adquiriera una nueva habilidad o si alguna parte específica del video no cumplió con su cometido. No existen opciones de retroalimentación para los videos que reemplazan las interacciones interpersonales con los estudiantes. Además, la mayoría de los instructores no tienen acceso a herramientas que les permitan agregar cuestionarios a su contenido de capacitación en video; o, en el mejor de los casos, los cuestionarios están desconectados del video de capacitación y se completan por separado.

Como educadores, los formadores corporativos saben que los datos desempeñan un papel fundamental en el desarrollo y perfeccionamiento de las actividades y los materiales de aprendizaje. Para los líderes en formación y desarrollo, los datos son esenciales para demostrar el valor del trabajo de su equipo (así como para justificar futuras inversiones en nuevos miembros y tecnologías). Sin embargo, estos datos a menudo simplemente no están presentes en los sistemas tradicionales que las empresas utilizan para gestionar sus vídeos.

¿Cuál es, entonces, la solución a todos estos desafíos?

Software de formación en vídeo todo en uno

Para la mayoría de las organizaciones, crear y gestionar vídeos de formación requiere un complejo entramado de sistemas y software desconectados. Hoy en día, una empresa puede utilizar fácilmente ocho soluciones de vídeo diferentes para:

1. Grabación de vídeo bajo demanda
2. Grabación del contenido de la pantalla
3. Eventos transmitidos en vivo
4. Edición de vídeos
5. Compresión y transcodificación de vídeos
6. Indexación de contenido de vídeo para búsqueda
7. Almacenamiento y reproducción de vídeos
8. Optimización de la distribución de vídeo en toda la red corporativa.

Gestionar vídeos de esta manera es caro e ineficiente. Además, sería como llevar encima un portátil, un punto de acceso wifi, un reproductor de MP3, una cámara digital, una videocámara GoPro, un rastreador GPS y un teléfono; ya no tiene sentido llevar todo ese equipo por separado cuando puedes tener todas esas herramientas y más en un solo smartphone.

En el ámbito del vídeo, existe una tecnología que resuelve los mayores desafíos a los que se enfrentan las empresas al utilizarlo para mejorar la formación de sus empleados: un sistema de gestión de contenido de vídeo (CMS de vídeo). Descubra cómo un CMS de vídeo resuelve los 5 principales retos de la formación con vídeo en nuestro último informe técnico.