En 2007, une entreprise avant-gardiste a créé un portail vidéo pour le contenu généré par les collaborateurs à des fins de partage des connaissances, de formation et d'engagement. Cette entreprise...

Cette société était Microsoft. Coût de la création et de la maintenance de ce système : 6,2 millions de dollars, dont 2,49 millions rien qu'en coûts informatiques directs, sur les 3 premières années.  

Ils l'ont appelé le portail vidéo de l'Académie Microsoft, et ils te diront que le coût en valait la peine - ils ont noté un taux de 569% ROI et une réduction des coûts annuels de 13,9 millions de dollars dans leur rapport sur l'Académie Microsoft. livre blanc détaillant le succès du système. Des chiffres difficiles à contester.

Mais ce prix est élevé pour la plupart des organisations. C'est d'autant plus vrai aujourd'hui que la technologie du système de gestion de contenu vidéo (CMS vidéo) est devenue facilement accessible pour une fraction de ce coût, ce qui rend relativement facile la mise en place d'une vidéothèque interne, avec des fonctions permettant l'enregistrement, la diffusion en direct, l'édition, la visualisation, le transcodage, la création de rapports, et bien plus encore.

 

Pourquoi créer une vidéothèque commerciale dès le départ ?

Microsoft a commencé le projet de portail de l'Académie avec plusieurs objectifs en tête :

• Diminuer de manière significative le nombre de sessions de formation coûteuses avec instructeur, sur site, et autres événements en direct, et partager plus facilement les vidéos des événements en direct qui ont lieu ;
• Promouvoir le partage des connaissances par les experts en la matière (où ils ont également noté que "presque tout le monde dans votre organisation est une PME sous une forme ou une autre") ;
• Accroître la rapidité et la commodité de ce partage de connaissances, notamment entre des équipes disparates, et renforcer ainsi l'avantage concurrentiel de l'entreprise ;
• Fournir aux employés un dépôt central pour le contenu vidéo qui peut être consulté à la demande ;
• fournir aux utilisateurs des fonctionnalités supplémentaires liées à la vidéo, notamment le téléchargement mobile, la recherche de contenu et l'abonnement ;
• Encourager une culture d'entreprise moins hiérarchique et plus ouverte ; et enfin,
• Encourager l'engagement des employés en répondant à trois besoins essentiels des personnes, à savoir le partage, l'apprentissage et la connexion.

Avec les objectifs ci-dessus en tête, Microsoft a commencé à développer le portail vidéo de l'Académie pour répondre aux besoins communs de ce qu'il considérait comme quatre scénarios commerciaux clés :

• Partage des connaissances par les responsables et autres décideurs clés ;
• Remplacement de la formation coûteuse des employés sur place ;
• Remplacement pour les événements de petite et grande envergure, y compris les conférences
• Partage des connaissances et apprentissage de pair à pair.

 

Construire le YouTube d'entreprise de Microsoft

La construction du portail de l'Académie, son YouTube d'entreprise, a été une entreprise de grande envergure. Voici une petite tranche de ce qui était nécessaire :

• L'approbation de la direction générale, d'un vaste groupe de parties prenantes internes.
• Ingénierie logicielle personnalisée, cherchant à créer certains des éléments essentiels de la gestion vidéo, y compris une bibliothèque unique à l'échelle de l'entreprise, le transcodage pour rendre les vidéos lisibles sur tous les appareils, ainsi que la possibilité de marquer et de partager des vidéos individuelles.
• Constituer une équipe de portail de contenu vidéo, avec un budget et des employés dédiés à la création et à la gestion de podcasts vidéo.
• Promotion et marketing internes auprès des employés, y compris le prêt de caméras vidéo aux employés et l'engagement d'une agence de marketing pour la marque et la promotion de la plateforme.
• Services de gestion de contenu personnalisés, y compris l'affectation de personnel pour aider au téléchargement de contenu, à l'ajout de balises de recherche, à la rédaction de descriptions de contenu et plus encore.

Depuis lors, Microsoft a engagé des dépenses supplémentaires pour la maintenance continue, les améliorations technologiques permanentes, la gestion des programmes et des produits, et les efforts de promotion.

 

Cela en valait-il la peine ? Microsoft calcule le retour sur investissement

Microsoft conclut son étude de cas en présentant en détail le retour sur investissement qu'elle a calculé pour le portail Academy, et les résultats sont étonnants. Répartis par catégorie :

• Pour la substitution des formations en salle de classe, ils ont calculé un ROI de 18x.
• Pour remplacer les petits événements en personne, ROI est arrivé à 5 fois.
• Et pour la substitution des grands événements, ROI était 79x.

"Dans l'ensemble, l'argent dépensé pour l'Académie sur une durée de vie de 3 ans était d'environ 2,1 millions de dollars par an, mais les coûts totaux économisés et évités par an étaient d'environ 13,9 millions de dollars. ROI pour la période de trois ans est estimée à 569 %", peut-on lire dans leur étude de cas.

 

Comparaison des coûts : Et si Microsoft avait acheté son CMS vidéo ?

Pour Microsoft, les avantages valaient les efforts considérables, le prix élevé et le long processus de création d'un système de gestion du contenu vidéo.

Mais que se serait-il passé s'ils en avaient acheté un à la place ?

Premièrement, Microsoft aurait économisé de l'argent.

Microsoft attribue 40 % du prix de 6,2 millions de dollars du portail de l'Académie - 2,49 millions de dollars au total - aux coûts directs liés à l'informatique, y compris le matériel et les logiciels, la gestion, l'hébergement, le support et la mise en œuvre. Le reste est imputable aux frais généraux et aux coûts d'exploitation, notamment les gestionnaires de programmes et de comptes, les opérations commerciales et les promotions marketing.

Pour une entreprise comme Microsoft - une énorme organisation mondiale qui déploie un CMS vidéo à l'échelle de l'entreprise en une seule fois - et en se basant sur les taux d'adoption du portail de l'Académie sur 3 ans, un CMS vidéo sur site et sourcé comme Panopto représenterait des économies à 7 chiffres. De nombreuses organisations, même de grande taille, verraient leurs coûts réduits à une petite fraction de ce que Microsoft a payé.

Deuxièmement, Microsoft aurait obtenu une plateforme vidéo plus avancée.

Non seulement Microsoft aurait dépensé moins d'argent pour s'approvisionner en CMS vidéo, mais elle aurait eu un accès pratiquement instantané à un CMS vidéo complet et entièrement fonctionnel qui fait déjà tout ce qu'elle avait prévu et bien plus encore, sans le processus de mise en place qui s'étend sur plusieurs années.

Pour mettre la vidéo à disposition de toute votre entreprise, que faut-il privilégier : créer ou acheter ?

Pour une discussion complète, des comparaisons de coûts et de caractéristiques, et la réponse à cette question, télécharge notre dernier livre blanc, "Ton YouTube d'entreprise :Construire ou acheter ?".