Il y a peu de temps, plus de 800 personnes se sont réunies à Madrid, en Espagne. L'événement : une conférence interne organisée par un leader mondial de l'électronique et de l'ingénierie, conçue pour permettre le partage de connaissances spécialisées et une formation technique pratique sur une ligne de produits clé.

Pendant deux jours et demi, les employés ont participé à des sessions intensives axées sur le développement des compétences, le partage des meilleures pratiques et l'amélioration de la compréhension technique détaillée de tout le potentiel des options logicielles de gestion du cycle de vie des produits de l'entreprise.

Et dès la semaine suivante, des centaines de personnes qui n'étaient pas à Madrid ont également assisté aux sessions.

Le défi : Capturer une grande conférence interne en vidéo et la partager rapidement
La solution : Un service logiciel tout-en-un pour l'enregistrement, le montage, l'organisation et le partage de vidéos
Le résultat : Une bibliothèque complète de vidéos de conférence prête une semaine seulement après l'événement

Si accueillir 800 personnes n'est pas un mince exploit, ce total ne représente qu'une fraction du personnel de l'entreprise dans le monde. Conscients que de nombreux employés qui n'ont pas pu participer à la conférence pourraient bénéficier du type de connaissances partagées, les organisateurs de la conférence ont mis au point une stratégie pour enregistrer et partager l'événement.

Pendant trois jours et dans huit salles, l'équipe a enregistré et capturé 35 orateurs et plus de 30 sessions d'événements.

Et ils l'ont fait en utilisant uniquement des webcams standard, des microphones USB, les ordinateurs portables des présentateurs... et Panopto.

Par sécurité, l'équipe a apporté ses propres caméscopes comme mesure de secours. Puis ils ont attendu le résultat. Aucune des vidéos des caméscopes n'a été utilisée ; les webcams ont fonctionné.

Nous vous expliquons ici comment.

Le défi

Mais d'abord, un peu de contexte.

Lors de la planification de la conférence de Madrid, la société a été confrontée à un défi commun : comment préserver leurs précieuses présentations de manière à la fois opportune et rentable.

L'expérience a montré que ce n'était pas un mince problème. Le processus traditionnel d'enregistrement des événements présentait un certain nombre de problèmes, principalement :

• Personnel et équipements coûteux. Les organisateurs de l'événement ont dû prévoir un budget pour des consultants AV et des vidéastes professionnels ainsi que pour de nombreux microphones, caméscopes et autres matériels coûteux.
• Exécution complexe et laborieuse. Même les consultants audiovisuels professionnels ont parfois eu du mal à capturer des sessions multiples et simultanées, et à respecter des calendriers serrés. La configuration de l'équipement prenait beaucoup de temps, tout comme le processus de téléchargement des vidéos dans le logiciel de montage après leur enregistrement.
• Lenteur de la livraison du produit final. Une fois capturées, les vidéos devaient encore subir plusieurs séries de longs montages post-production avant de pouvoir être vues ou partagées.

En raison de ces problèmes persistants, les organisateurs de conférences ont prévu que la recréation numérique de leur conférence nécessiterait 200 heures de travail, et ne serait pas prête pour 30 à 45 jours après l'événement.

L'équipe a donc décidé d'essayer quelque chose de différent cette fois-ci.

Ils ont utilisé Panopto à la place.

La conférence était de grande envergure. Malgré cela, l'équipe a pu tout enregistrer et partager avec seulement quelques ordinateurs portables, des webcams et Panopto. 

La solution

La décision n'a pas été difficile à prendre. L'équipe chargée de l'apprentissage et du développement de & utilisait déjà une petite implémentation de Panopto pour alimenter la formation par vidéo et l'accueil des nouveaux employés.

Avec l'aval de l'équipe de développement de Learning &, les organisateurs d'événements internes ont cherché à voir ce que Panopto pouvait faire d'autre. Et c'est alors qu'ils ont commencé à voir comment Panopto pouvait les aider à surmonter leurs trois défis en matière de vidéo d'événements en direct.

Panopto peut être installé rapidement et facilement sur n'importe quel ordinateur portable. Le logiciel reconnaît automatiquement les périphériques d'enregistrement vidéo et audio, des webcams USB aux caméras vidéo HDMI, de sorte que tout le monde peut l'utiliser partout - avec à peu près n'importe quel périphérique et avec une configuration minimale.

Panopto peut enregistrer plusieurs flux vidéo en un seul clic, puis se charge automatiquement de la synchronisation, de l'encodage et du téléchargement de la vidéo vers une vidéothèque sécurisée et consultable. Les présentateurs n'ont qu'à cliquer sur "enregistrer", présenter, cliquer sur "arrêter" - et Panopto s'occupe du reste.

Grâce à Panopto, les organisateurs de la conférence ont pu constituer leur propre équipe audiovisuelle et enregistrer eux-mêmes les orateurs et les documents de présentation qui les accompagnaient. Immédiatement après les sessions, chaque enregistrement est automatiquement téléchargé dans la vidéothèque centrale de Panopto, où les vidéos peuvent être éditées avec l'éditeur vidéo en ligne de Panopto.

Après cela, il suffirait de dire au reste des employés que les enregistrements sont là.

Le processus

Avant l'événement, l'équipe chargée de l'événement s'est associée à Panopto pour élaborer un plan de mise en œuvre en trois étapes, " prêt à partir ".

Ready | Pre-Event Setup

Comme aucun des 35 présentateurs n'était familier avec Panopto, les organisateurs et Panopto ont travaillé ensemble pour préparer tout le monde. Les présentateurs ont reçu une courte vidéo leur expliquant comment télécharger Panopto et se connecter à la vidéothèque de l'entreprise. La préparation des présentateurs a été volontairement brève pour encourager l'adoption de Panopto et permettre aux orateurs de se concentrer sur leurs sessions.

Fixer des jours de présentation

L'enregistrement d'une conférence conçue pour 800 participants présente plus d'un défi. À Madrid, ces défis se résumaient à la meilleure façon de capturer deux environnements très différents : de grandes sessions plénières dans le hall principal et des sessions simultanées plus petites et dispersées en petits groupes.

Pour les sessions principales, l'équipe de l'événement a choisi de capturer une vue d'ensemble. La vidéo et l'audio de la scène ont été enregistrées avec une seule webcam de scène. Les diapositives PowerPoint des orateurs ont été ajoutées et synchronisées lors du montage post-production avec Panopto.

Pour les sessions en petits groupes, le défi était le temps d'installation. Chaque salle devait être équipée d'un microphone (ainsi que des caméscopes de secours). Les présentateurs ont été enregistrés à l'aide de leurs propres ordinateurs portables, chacun d'entre eux ayant besoin de 3 à 5 minutes pour s'installer - avec seulement 10 minutes disponibles entre les sessions.

Malgré son manque d'expérience avec Panopto, la société a réussi à enregistrer toutes les salles sauf deux lors du premier cycle de sessions et, à partir de là, toutes les sessions ont été enregistrées dans leur intégralité. La vitesse d'installation s'est améliorée à chaque cycle, tombant à 2 ou 3 minutes par salle à la fin de la conférence.

Go | Post-Presentation

Après que les présentateurs ont enregistré leurs propres sessions, il ne restait plus qu'à télécharger les fichiers dans la vidéothèque de l'entreprise. Bien que Panopto effectue généralement cette opération automatiquement, le wifi sur le lieu de la conférence était irrégulier et les organisateurs de l'événement avaient choisi d'enregistrer la plupart des sessions hors ligne.

Grâce à un e-mail de rappel rapide, la plupart des présentateurs ont immédiatement téléchargé leurs sessions enregistrées. Aucun enregistrement Panopto n'a été perdu, et l'entreprise a connu un taux de réussite de 100 % pour le transfert des fichiers.

Une semaine après la clôture de la conférence, l'équipe de la conférence avait examiné, édité et partagé toutes les sessions téléchargées.

Au bout du compte, l'entreprise a enregistré une conférence complète de trois jours, avec les présentations individuelles de 35 orateurs dans plus de 30 sessions, et a mis le tout à la disposition de ses employés du monde entier en une semaine. Pour ce faire, elle n'a utilisé qu'une poignée de webcams standard, les ordinateurs portables des présentateurs et Panopto.

Les résultats

Le plan a fonctionné.

Avant tout, ils avaient créé une bibliothèque de plus de 30 vidéos originales de haute qualité, toutes accompagnées de notes, de diapositives et de contenu indexé, et toutes parfaitement capturées.

Et ils sont arrivés à temps. L'équipe a réussi à enregistrer, télécharger, monter et organiser toutes les vidéos une semaine après la clôture de la conférence. Les employés qui n'ont pas pu assister en personne à la conférence ont pu voir tout cela une semaine plus tard, au lieu d'un mois et demi après les faits.

Et il était possible d'y faire des recherches ! Dans les semaines qui ont suivi, l'entreprise a découvert que Panopto permettait même de rechercher dans les vidéos de l'événement n'importe quel mot prononcé ou montré. Les employés qui n'avaient pas assisté à l'événement ont pu trouver rapidement non seulement les sessions qui les intéressaient, mais aussi les moments exacts de ces sessions qui ont suscité leur intérêt. Ceux qui avaient assisté à l'événement ont pu retrouver et revoir leurs moments préférés.

Le meilleur de tous était les économies réalisées. L'ancien processus - qui aurait nécessité 200 heures de travail sous contrat de la part de spécialistes techniques, sans parler d'une douzaine de caméscopes HD et d'équipements auxiliaires d'une valeur de plusieurs milliers de dollars - représentait généralement une part importante du budget de chaque événement. Panopto a éliminé tout cela - tout en produisant des vidéos de meilleure qualité et sans nouveau matériel, sans consultants techniques et sans formation spécialisée.

En effet, la conférence de Madrid a été un succès, tout comme les conférences successives organisées en ligne. Peu après leur mise à disposition, les vidéos ont été visionnées plus de 500 fois par plus de 200 employés.