Alors que les universités développent leurs bibliothèques d'apprentissage vidéo, l'hygiène du contenu - masquer, archiver ou supprimer les cours, réunions et autres contenus vidéo obsolètes - est devenue une pratique exemplaire pour les établissements d'enseignement supérieur. 

Vous savez sans doute pourquoi l'hygiène du contenu est essentielle à un écosystème d'apprentissage sain: Les vidéos superflues encombrent votre LMS et votre système de gestion vidéo de contenus obsolètes qui nuisent à l'expérience des étudiants, exposent votre institution à des risques juridiques et grèvent votre budget alors que le coût du stockage sur le cloud ne cesse d'augmenter. L'élaboration d'une politique raisonnable de conservation du contenu vidéo vous permet d'éliminer ce bagage excédentaire, de réduire les coûts et d'améliorer l'expérience et les résultats de l'apprentissage.

Comment commencer ?

L'amélioration de l'hygiène du contenu de votre institution ne nécessite pas d'archiver ou de supprimer manuellement des milliers de fichiers - il existe des programmes automatisés qui peuvent s'en charger pour vous. Ce qui est nécessaire, c'est la mise en œuvre stratégique d'une politique réfléchie. La suppression peut sembler effrayante et les membres du corps enseignant habitués au statu quo peuvent hésiter à s'engager dans cette voie. Cependant, en associant les parties prenantes à la conversation, en tenant compte de leurs considérations et en communiquant sur la valeur de l'hygiène du contenu dans l'ensemble de votre établissement, vous pouvez élaborer une politique solide qui servira efficacement l'ensemble de votre communauté éducative. 

1. Identifier, écouter et éduquer les principales parties prenantes

L'élaboration d'une politique efficace de conservation du contenu est un processus de collaboration. Pour une mise en œuvre réussie, les technologues et les administrateurs doivent obtenir l'adhésion des principales parties prenantes sur les mérites du plan - en particulier lorsqu'ils opèrent au sein de la bureaucratie complexe de nombreux établissements d'enseignement supérieur. Le simple fait de dire "Nous allons archiver ou supprimer les anciens contenus" provoquera la panique et la résistance. La communication est la clé pour obtenir le soutien de la direction et du corps enseignant.

Tout d'abord, identifiez les parties prenantes qui ont un impact sur la conservation du contenu dans votre institution. Il peut s'agir de l'équipe de direction, des services informatiques, de la sécurité et de la politique, du bureau d'enregistrement et des groupes de gouvernance de l'université et de la faculté, entre autres.

Ensuite, expliquez clairement les objectifs de votre initiative d'hygiène du contenu, les problèmes qu'elle résoudra et les avantages qu'elle apportera à l'université. Fournissez des données à l'appui de vos idées. Par exemple, les membres du corps enseignant peuvent trouver un réconfort émotionnel dans le "filet de sécurité" que représente l'accès à tous les contenus vidéo existants. En partageant des données qui prouvent la rareté de l'accès à ces contenus et les coûts juridiques et financiers pour l'université, vous pouvez commencer à faire évoluer les mentalités. En présentant aux parties prenantes un récit facile à digérer dont elles peuvent discuter entre elles, vous aiderez l'opinion publique à se ranger de votre côté. 

Enfin, ouvrez la porte au retour d'information et au dialogue. C'est l'occasion pour vous de comprendre les défis et les appréhensions de vos parties prenantes en matière de gestion de contenu et d'intégrer dans votre plan des moyens d'y répondre.

2. Élaborer une stratégie de conservation du contenu qui responsabilise toutes les parties prenantes

Une nouvelle politique de conservation du contenu ne doit pas faire de gagnants et de perdants - tous les membres de l'université doivent bénéficier du changement. Votre stratégie de conservation du contenu et votre plan de mise en œuvre doivent non seulement répondre aux besoins de toutes les parties prenantes, mais aussi leur donner la possibilité d'agir sur les éléments de l'expérience de gestion du contenu.

Les outils de conservation du contenu sont un moyen de donner plus de contrôle aux parties prenantes. Le masquage, l'archivage ou la suppression manuels de fichiers individuels étant impossibles à mettre à l'échelle, vous devrez utiliser un outil de conservation pour gérer l'ensemble de votre contenu. Beaucoup de ces outils sont flexibles, ce qui vous permet de définir des politiques d'archivage et de suppression distinctes pour les différents services et de vous adapter à des circonstances uniques. Bien que cette flexibilité soit certainement une vertu, il ne faut pas que vos modèles soient trop complexes. L'objectif est de donner aux gens une marge de manœuvre sans les piéger dans un labyrinthe de politiques confuses. La bonne solution sera différente pour chaque institution. 

Il faut également que les administrateurs, les professeurs et les étudiants disposent d'un moyen facile de cacher ou d'archiver les documents qu'ils ne souhaitent pas voir supprimés. Personne n'aime avoir l'impression de perdre le contrôle de son travail. En créant des dossiers d'archivage qui échappent à la politique de suppression, vous offrez à chacun un endroit sûr pour cacher le contenu qu'il est certain de vouloir protéger. 

3. Préparer les enseignants, les administrateurs et les étudiants aux changements à venir

Une fois que vous avez reçu l'autorisation de mettre en œuvre une nouvelle politique, assurez-vous que tout le monde dans votre université est prêt pour le changement. Surprendre le corps enseignant avec la suppression inattendue d'anciens documents peut être source de confusion et de ressentiment. En abordant la question avec tact et clarté, vous pouvez préparer l'ensemble de l'organisation à une transition en douceur. 

Créez un plan de communication destiné à toutes les parties prenantes concernées par les changements à venir, ainsi qu'à l'ensemble des étudiants. Ce plan peut inclure des bulletins d'information détaillés expliquant exactement ce qui sera archivé ou supprimé, l'ajout de la nouvelle politique aux supports de formation et la création de bannières sur votre LMS, votre système de gestion vidéo et d'autres outils de l'écosystème éducatif dans les semaines précédant le changement. Cette campagne globale permettra de s'assurer que tout le monde est bien préparé et peut modifier ses flux de travail si nécessaire. 

4. Mettre en œuvre les nouvelles politiques de manière stratégique et fournir un soutien continu

Les universités sont des institutions complexes, et vous devez lancer la nouvelle politique d'une manière qui minimise les problèmes pour toutes les personnes concernées. Il est nécessaire de prêter attention aux détails pour que votre nouvelle politique soit alignée sur les autres règles et règlements. Votre université dispose probablement de politiques internes concernant le stockage des données et la propriété intellectuelle, qui doivent toutes être examinées avant que les changements ne prennent effet. Le calendrier est un autre élément à prendre en considération - un premier lancement pourrait s'avérer moins perturbant s'il a lieu pendant les vacances ou entre deux semestres, par exemple. 

La communication ne s'arrête pas non plus après le lancement. Apportez votre soutien tout au long du processus, pendant que les parties prenantes s'habituent à la nouvelle façon de gérer le contenu. Partagez des mises à jour à travers votre institution sur une base trimestrielle ou semestrielle pour démontrer les progrès et la valeur de votre nouvelle politique et résoudre les problèmes pour ceux qui sont encore en train de se mettre au diapason.

Hygiène du contenu : Favoriser de meilleures expériences d'enseignement et d'apprentissage 

Avec la bonne approche, une politique de conservation du contenu ne renforcera pas seulement votre bibliothèque d'apprentissage vidéo, mais responsabilisera votre corps enseignant et vos étudiants, en créant une compréhension unifiée des meilleures pratiques en matière d'hygiène du contenu, ce qui contribuera à de meilleures expériences d'enseignement et d'apprentissage dans l'ensemble de votre institution. 

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