À mesure que les universités développent leurs vidéothèques d'apprentissage, l'hygiène du contenu – masquer, archiver ou supprimer les cours, réunions et autres contenus vidéo obsolètes – est devenue une pratique exemplaire pour les établissements d'enseignement supérieur. 

Vous savez probablement déjà pourquoi la qualité des contenus est essentielle à un écosystème d'apprentissage sain : les vidéos superflues surchargent votre plateforme d'apprentissage et votre système de gestion vidéo avec des contenus obsolètes qui nuisent à l'expérience étudiante, exposent votre établissement à des risques juridiques et pèsent lourd sur votre budget, d'autant plus que le coût du stockage cloud ne cesse d'augmenter. Mettre en place une politique de conservation des contenus vidéo judicieuse vous permet d'éliminer ces ressources inutiles, de réduire les coûts et de favoriser une meilleure expérience d'apprentissage et de meilleurs résultats.

Alors, comment commencer ?

Améliorer la qualité des contenus de votre établissement ne nécessite pas d'archiver ou de supprimer manuellement des milliers de fichiers : des programmes automatisés peuvent s'en charger. En revanche, il est indispensable de mettre en œuvre une politique réfléchie et stratégique. La suppression de fichiers peut paraître inquiétante, et les enseignants habitués au statu quo pourraient hésiter à y adhérer. Toutefois, en impliquant les parties prenantes, en tenant compte de leurs points de vue et en communiquant l'importance d'une bonne gestion des contenus au sein de votre établissement, vous pouvez élaborer une politique solide qui profitera à toute votre communauté éducative. 

1. Identifier, écouter et sensibiliser les principales parties prenantes

L'élaboration d'une politique efficace de conservation des contenus est un processus collaboratif. Pour une mise en œuvre réussie, les responsables techniques et administratifs doivent obtenir l'adhésion des principales parties prenantes quant aux avantages du plan, notamment au sein de la bureaucratie complexe de nombreux établissements d'enseignement supérieur. Se contenter d'annoncer : « Nous allons archiver ou supprimer les anciens contenus » risque de provoquer panique et résistance. La communication est essentielle pour obtenir le soutien de la direction et du corps professoral.

Commencez par identifier les parties prenantes qui ont une incidence sur la conservation des contenus au sein de votre établissement. Il peut s'agir notamment de votre équipe de direction, des services informatiques, de sécurité et de politique, du bureau d'enregistrement, ainsi que des instances de gouvernance de l'université et de la faculté.

Ensuite, expliquez clairement les objectifs de votre initiative d'hygiène des contenus, les problèmes qu'elle résoudra et ses avantages pour l'université. Appuyez vos idées sur des données concrètes. Par exemple, les professeurs pourraient trouver un certain réconfort dans l'accès à l'ensemble des archives vidéo. En partageant des données démontrant la faible utilisation de ces contenus et les coûts juridiques et financiers qu'ils engendrent pour l'université, vous pouvez amorcer un changement de mentalité. Présenter aux parties prenantes un argumentaire clair et concis, propice à la discussion, contribuera à rallier l'opinion publique à votre cause. 

Enfin, ouvrez le dialogue et sollicitez les commentaires. C'est l'occasion de comprendre les difficultés et les appréhensions de vos parties prenantes concernant la gestion de contenu et d'intégrer des solutions à votre plan.

2. Élaborer une stratégie de fidélisation du contenu qui donne les moyens à toutes les parties prenantes.

Une nouvelle politique de conservation des contenus ne devrait pas créer de gagnants et de perdants ; tous les membres de l’université devraient bénéficier de ce changement. Votre stratégie et votre plan de mise en œuvre en matière de conservation des contenus doivent non seulement répondre aux besoins de toutes les parties prenantes, mais aussi leur donner les moyens d’agir sur certains aspects de la gestion des contenus.

L'un des moyens d'offrir davantage de contrôle aux parties prenantes consiste à utiliser des outils de gestion de la conservation des contenus. Masquer, archiver ou supprimer manuellement des fichiers individuels est impossible à gérer à grande échelle ; il est donc indispensable d'utiliser un outil de gestion de la conservation pour gérer vos contenus en masse. De nombreux outils de ce type sont flexibles et permettent de définir des politiques d'archivage et de suppression distinctes pour chaque service, afin de s'adapter à des situations particulières. Si cette flexibilité est un atout indéniable, il est important de ne pas complexifier excessivement vos modèles. L'objectif est de laisser aux utilisateurs une marge de manœuvre sans les enfermer dans un labyrinthe de politiques confuses. La solution optimale sera différente pour chaque établissement. 

Il est également essentiel que les administrateurs, les professeurs et les étudiants puissent facilement masquer ou archiver les documents qu'ils souhaitent conserver. Personne n'apprécie de perdre le contrôle de son travail. En créant des dossiers d'archives non soumis à la politique de suppression, vous offrirez à chacun un espace sécurisé pour stocker les contenus qu'il souhaite protéger. 

3. Préparer le corps professoral, l'administration et les étudiants aux changements à venir

Une fois l'autorisation de mettre en œuvre une nouvelle politique obtenue, assurez-vous que tous les membres de votre université soient préparés au changement. Supprimer soudainement d'anciens documents pourrait engendrer confusion et ressentiment chez les enseignants. En abordant la question avec tact et clarté, vous préparerez l'ensemble de l'établissement à une transition harmonieuse. 

Élaborez un plan de communication destiné à toutes les parties prenantes concernées par les changements à venir, ainsi qu'à vos étudiants. Ce plan pourrait inclure des bulletins d'information détaillés expliquant précisément ce qui sera archivé ou supprimé, l'intégration de la nouvelle politique dans les supports de formation et la création de bannières sur votre plateforme d'apprentissage, votre système de gestion vidéo et autres outils de votre écosystème pédagogique dans les semaines précédant le changement. Cette campagne exhaustive permettra à chacun d'être bien préparé et d'adapter ses méthodes de travail en conséquence. 

4. Mettre en œuvre les nouvelles politiques de manière stratégique et assurer un soutien continu

Les universités sont des institutions complexes, et il est essentiel de mettre en œuvre la nouvelle politique de manière à minimiser les perturbations pour toutes les parties prenantes. Une attention particulière aux détails est nécessaire pour garantir la cohérence de cette nouvelle politique avec les règles et réglementations en vigueur. Votre université dispose probablement de politiques internes relatives au stockage des données et à la propriété intellectuelle ; il convient de les examiner avant toute modification. Le calendrier est également un facteur important à prendre en compte : un lancement initial pourrait s’avérer moins perturbateur s’il avait lieu pendant les vacances ou entre deux semestres, par exemple. 

La communication ne s'arrête pas au lancement. Apportez votre soutien tout au long du processus, le temps que les parties prenantes s'habituent à la nouvelle méthode de gestion de contenu. Diffusez des mises à jour au sein de votre établissement chaque trimestre ou semestre afin de démontrer les progrès et la valeur de votre nouvelle politique et de résoudre les problèmes rencontrés par ceux qui sont encore en phase d'apprentissage.

Hygiène du contenu : favoriser de meilleures expériences d’enseignement et d’apprentissage 

Avec la bonne approche, une politique de conservation des contenus permettra non seulement de renforcer votre vidéothèque d'apprentissage, mais aussi de responsabiliser vos enseignants et vos étudiants, en créant une compréhension unifiée des meilleures pratiques en matière d'hygiène des contenus, contribuant ainsi à de meilleures expériences d'enseignement et d'apprentissage au sein de votre établissement. 

Lectures complémentaires : La conservation du contenu démystifiée : stratégies pour un stockage vidéo plus intelligent avec Panopto