Identificare, raccogliere, produrre e rivedere le informazioni e i contenuti archiviati elettronicamente necessari per audit e cause legali - un processo noto come scoperta elettronica o eDiscovery - è diventato una procedura legale fondamentale per molte organizzazioni più grandi.

eDiscovery non è una piccola sfida. Le aziende devono discernere non solo quali informazioni esistono, ma anche dove sono conservate e come possono essere raccolte, revisionate e prodotte per un consumo più ampio, spesso in base a scadenze applicate con il potenziale di ricevere multe e sanzioni.

Qualsiasi informazione memorizzata in formato elettronico può essere soggetta a produzione secondo regole comuni di eDiscovery e, sebbene tale definizione includa certamente documenti e e-mail tradizionali dell'ufficio, sempre più spesso significa anche video.

Video: la prossima grande sfida per la scoperta elettronica

Il video è uno dei tipi di contenuti in più rapida crescita nel mondo aziendale, utilizzato per qualsiasi cosa, dalle conference call e webinar alla formazione, marketing, comunicazioni esecutive e investitori, prospettive di vendita, assistenza clienti e altro ancora.

Basta guardare i dati:

• Secondo il rapporto EMC Digital Universe, le informazioni non strutturate come i video rappresentano già il 90% di tutte le informazioni digitali create e stanno crescendo 2-3 volte più velocemente dei dati strutturati.
• Palo Alto Networks riporta che la quantità di streaming video nelle reti aziendali è più che triplicata nei primi sei mesi del 2012.
• Secondo Gartner Research, entro il 2016 le grandi aziende trasmetteranno in streaming più di 16 ore di video per lavoratore, al mese. Sono 45 minuti di video, ogni giorno.

Solo 3 anni dopo che Microsoft ha creato la propria piattaforma video interna, l'azienda ha scoperto che i suoi dipendenti registravano 9.000 nuovi video all'anno, quasi 1 video per ogni 10 dipendenti, ogni anno.

Il video crea 3 sfide eDiscovery

Con la creazione di sempre più video, la ricerca all'interno dei video diventa fondamentale per eDiscovery. Tuttavia, il video crea tre problemi distinti per i professionisti della scoperta elettronica.

Uno: la ricerca del contenuto effettivo di un video è stata tradizionalmente molto difficile
I sistemi video tradizionali possono cercare video solo aggiungendo metadati manualmente, come titolo, autore e alcuni tag di argomento. Quando i video aziendali tendono a durare da 30 a 60 minuti o più, è impossibile per una quantità limitata di metadati rappresentare con precisione l'intero contenuto del file.

Due: l'archiviazione video disgiunta significa che i file importanti possono essere trascurati
Le organizzazioni che non dispongono di un sistema di gestione dei contenuti video (spesso chiamato raccolta video o «YouTube aziendale») in genere dispongono di file video sparsi tra siti di SharePoint dell'organizzazione, condivisioni di file, dischi rigidi dei dipendenti e persino su siti pubblici come DropBox e YouTube. Ciò aumenta la difficoltà di eseguire un audit completo dei file video e aumenta la probabilità che i materiali riservati vengano memorizzati, condivisi o conservati in modo improprio al di fuori degli standard aziendali.

Tre: la revisione dei file video richiede molto tempo, a costi significativi
Senza un mezzo per cercare contenuti rilevanti nei video, il tuo processo di eDiscovery costringerà inevitabilmente qualcuno a cacciare e beccare una timeline video per rivedere ogni video o, potenzialmente, semplicemente sedersi e guardare ogni file dall'inizio alla fine. Man mano che le organizzazioni iniziano a registrare sempre più video, i costi legali di quel flusso di lavoro possono diventare rapidamente astronomici.

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