Nel 2018, Mary Meeker e il suo team di Kleiner Perkins Caufield & Byers (KPCB) hanno presentato nel loro rapporto annuale sulle tendenze di Internet dati che mostravano la rapida crescita delle app per la produttività che supportano la collaborazione e la condivisione di informazioni sul posto di lavoro.

Il rapporto ha evidenziato esempi specifici di strumenti aziendali diffusi come Slack, Dropbox e Zoom , stella nascente del mercato delle videoconferenze, sottolineando la loro capacità di aiutare i team a collaborare, scambiare e organizzare informazioni tra diversi sistemi, rendendo la conoscenza più accessibile e utile.

La crescita vertiginosa dell'utilizzo dei video all'interno delle aziende che utilizzano il software di videoconferenza Zoom — un aumento medio dell'85% — dimostra quanto le organizzazioni scelgano di collaborare e condividere informazioni tramite video quando hanno accesso a strumenti che lo rendono semplice.

Avrete sicuramente sentito il detto "Un'immagine vale più di mille parole". Ebbene, secondo Forrester Research, un video di un minuto vale ben 1,8 milioni di parole . E questo ha perfettamente senso: in un video di due minuti si possono trasmettere molte più informazioni rispetto a un testo che richiede due minuti di lettura. Ogni fotogramma di un video contiene un'enorme quantità di dati, che insieme contribuiscono a migliorare la capacità dello spettatore di ricordare i messaggi e i dettagli presenti nel video.

In parole semplici, i video consentono ai dipendenti di comunicare praticamente qualsiasi cosa in meno tempo e con maggiore approfondimento rispetto a un messaggio o un documento scritto, soprattutto quando si tratta di spiegare processi complessi e insegnare qualcosa di nuovo ad altri colleghi. Inoltre, i dipendenti sono il 75% più propensi a guardare un video piuttosto che a leggere un testo.

Pensate a tutte le informazioni che la vostra organizzazione ha già raccolto nei video e a quante altre potreste facilmente ottenere se le persone premesseno il tasto di registrazione più spesso.

Registrare video ora è più facile che mai. Quasi tutti oggi hanno già in tasca un potente dispositivo di registrazione video: il proprio smartphone. E la maggior parte delle soluzioni di videoconferenza consente di registrare riunioni, sessioni di formazione e altro ancora con un semplice clic. 

Oggi più che mai, le organizzazioni utilizzano i video per migliorare l'efficienza, la chiarezza e la coerenza di molti aspetti delle proprie attività aziendali. Ciò include:

• Registrazione e documentazione delle riunioni
• Formazione dei dipendenti su larga scala
• Inserimento dei nuovi assunti
• Coinvolgere il pubblico nella comunicazione aziendale
• Supportare i team di vendita
• Educare i clienti

Come risultato di questo movimento, organizzazioni di ogni dimensione stanno accumulando un'enorme quantità di conoscenze e informazioni potenzialmente utili, conservate all'interno di archivi sempre più vasti di registrazioni video .

C'è però un grosso problema: cercare il contenuto e i dettagli effettivi condivisi in quei video.

Il problema della ricerca video

Storicamente, c'è sempre stato un buon motivo per cui le risorse interne come la documentazione dei processi, le guide di formazione e i verbali delle riunioni venivano create principalmente sotto forma di documenti di testo, PDF, presentazioni, fogli di calcolo e pagine web nei portali dei dipendenti: con qualsiasi contenuto testuale, i dipendenti possono semplicemente premere Ctrl+F e trovare immediatamente ciò che cercano.

Lo svantaggio di queste risorse, tuttavia, è che per crearle i dipendenti spesso impiegano innumerevoli ore a trascrivere processi e istruzioni dettagliate, complete di screenshot su screenshot, quando avrebbero potuto presentare le stesse informazioni in un video in una frazione del tempo. 

E spesso, in realtà, svolgono un doppio lavoro : creano documentazione scritta oltre a presentare le stesse informazioni di persona o in una videoconferenza.

Redigere verbali e scrivere email di riepilogo delle riunioni sono attività altrettanto ridondanti. Sebbene avere a disposizione i dettagli di una riunione per consultarli in seguito possa essere estremamente utile, i partecipanti non dovrebbero essere distratti dal contribuire alla riunione perché stanno prendendo appunti, né i responsabili della riunione dovrebbero preoccuparsi di inviare un riepilogo ai colleghi mentre i dettagli sono ancora freschi nella loro memoria. Inoltre, anche se eseguite correttamente, nessuna di queste procedure può replicare fedelmente tutti i dettagli di una riunione: non tutto verrà annotato e persone diverse troveranno importanti parti diverse della riunione a seconda del loro ruolo o punto di vista.

Letture correlate: Una migliore cultura delle riunioni inizia con la registrazione delle riunioni

 

In definitiva, si tratta di un piccolo problema che può avere un impatto notevole sui profitti della vostra organizzazione. 

Anche solo la ricerca di informazioni sul lavoro consuma tempo prezioso. In media, le grandi aziende statunitensi perdono 47 milioni di dollari all'anno in produttività a causa di una condivisione inefficiente delle conoscenze . Questo include l'attesa di informazioni dai colleghi, la ricerca di informazioni archiviate in vari portali aziendali, cartelle di rete o altri sistemi di gestione delle risorse, e la duplicazione del lavoro altrui.

Ad esempio, un dipendente potrebbe sapere che esiste una registrazione del corso di formazione a cui ha partecipato la settimana scorsa. Ma ora che deve mettere in pratica quanto appreso, ha bisogno di un rapido ripasso dei dettagli. Senza una funzione di ricerca, non gli resta che scorrere il video sperando di imbattersi nella parte che gli serve, oppure guardarlo dall'inizio. O magari contattare un collega che pensa possa aiutarlo. 

Supponendo che tutti nella vostra organizzazione si affannino settimanalmente a cercare informazioni come nell'esempio precedente (e di fatto è così), si sprecano molte risorse.

Ma esiste una soluzione al problema della ricerca video.

Ricerca video più intelligente

Dal punto di vista della produttività, i video non sono così innovativi come potrebbero essere con una soluzione di ricerca video più intelligente.

In passato, rendere i video ricercabili richiedeva ore e ore di etichettatura manuale di argomenti e idee importanti. Oltre a essere un processo dispendioso in termini di tempo, spettava alla persona che etichettava il video decidere quali parti fossero rilevanti. Senza una soluzione di ricerca video più avanzata, la ricerca poteva restituire solo i video che includevano il termine di ricerca nel titolo o in altri metadati inseriti manualmente.

Considerato che alla maggior parte delle registrazioni vengono assegnati nomi piuttosto generici come "11-12-2019 – Riunione sullo stato del prodotto", è facile immaginare quanto possa essere difficile per i dipendenti trovare il video giusto. 

Considerando che le videoteche della maggior parte delle organizzazioni crescono di centinaia o addirittura migliaia di registrazioni all'anno (da corsi di formazione e comunicazioni formali a riunioni registrate, documentazione e brevi tutorial), la ricerca di video basata esclusivamente sui metadati diventa ogni giorno più difficile. 

Fortunatamente, grazie alle nuove tecnologie di ricerca video, non è più necessario affidarsi ai metadati per trovare informazioni all'interno dei video. 

Infatti, ora è possibile cercare tra le proprie registrazioni video con la stessa facilità con cui si cerca un testo.

Una moderna piattaforma video è in grado di indicizzare gran parte del contenuto effettivo delle registrazioni, ovvero le parole pronunciate e visualizzate sullo schermo, consentendo al pubblico di trovare e avanzare rapidamente alle informazioni rilevanti di cui ha bisogno, indipendentemente dalla durata del video. Nella piattaforma video Panopto , chiamiamo questa funzione Ricerca intelligente .

Panopto Il motore di ricerca video di utilizza l'indicizzazione video automatica per catturare ciò che accade nel tuo video. Questi strumenti possono spesso essere applicati a un video nell'istante stesso in cui la registrazione è completata, velocizzando il processo di indicizzazione del contenuto all'interno del video. Ogni video catturato e caricato su Panopto Ad esempio, verrà automaticamente trascritto e indicizzato per la ricerca utilizzando le seguenti tecnologie di ricerca video:

Tre tecnologie fondamentali per la ricerca video

1. Il riconoscimento vocale automatico (ASR) identifica ogni parola pronunciata in una registrazione. Una volta identificate, le parole vengono contrassegnate con un timestamp e aggiunte a un indice di ricerca. Gli utenti possono quindi cercare le parole pronunciate, trovare il momento preciso nel video in cui sono state menzionate e avanzare velocemente fino a quel punto. Poiché molti spettatori cercano un momento specifico basandosi su un'idea o una frase che ricordano, l'ASR è una funzionalità incredibilmente utile per il motore di ricerca video.
2. Il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) riconosce il testo visualizzato sullo schermo all'interno dei video. Spesso, durante le presentazioni, un relatore passa da una diapositiva all'altra, da contenuti in diretta a video e persino ad altri video. Senza l'OCR, non è possibile effettuare ricerche sul testo visualizzato durante queste presentazioni, poiché viene acquisito come immagine e non può essere riconosciuto. La tecnologia OCR, tuttavia, è progettata per identificare e decifrare queste parole, consentendo agli spettatori di cercare letteralmente qualsiasi parola che appare sullo schermo in qualsiasi punto di un video o di una registrazione di una riunione.
3. L'acquisizione del contenuto delle diapositive importa e indicizza le presentazioni PowerPoint, Google Slides o Keynote utilizzate nei video. A differenza dell'OCR, l'acquisizione del contenuto estrae programmaticamente le stringhe di testo dalle diapositive presentate, anziché acquisire un'immagine della diapositiva e tentare di identificare le parole. L'acquisizione del contenuto delle diapositive estrae anche informazioni aggiuntive non visualizzate sullo schermo, come le note del relatore, consentendo al team di individuare con precisione i momenti di interesse nel video in base a qualsiasi parola presente in qualsiasi diapositiva.

Con Panopto Una semplice ricerca mostrerà non solo i video nella tua libreria che contengono il termine cercato, ma anche il momento esatto in cui il termine di ricerca compare nel video, consentendo agli spettatori di accedere a quel preciso istante con un solo clic, pochi secondi dopo la loro query. Una soluzione completa di ricerca video permette al tuo pubblico di cercare nel tuo archivio video proprio come farebbero con la posta elettronica, per trovare informazioni preziose che altrimenti non sarebbero disponibili. 

Calcola quanto potrebbe risparmiare la tua organizzazione grazie a funzionalità di ricerca video più efficienti >

Come i video intelligenti aumentano la produttività

Il "video intelligente" (detto anche video intelligence) si riferisce a un concetto relativamente nuovo che sempre più aziende stanno cercando di sfruttare. Le applicazioni di video intelligente consentono a dipendenti, manager e amministratori di ottenere rapidamente dati e informazioni non solo da singole registrazioni video, ma anche da raccolte di video all'interno di una videoteca, nonché dall'intera videoteca.

Che cos'è l'intelligenza video?

Nella sua definizione più elementare, l'analisi video intelligente si riferisce all'attività di estrazione e fornitura di dati approfonditi dai video tramite algoritmi automatizzati.

In definitiva, l'intelligenza video supporta le organizzazioni in due modi. In primo luogo, migliora la produttività sul posto di lavoro offrendo alle persone nuovi modi per condividere, trovare e riutilizzare informazioni dettagliate tramite video in tempi record. In secondo luogo, fornisce alle organizzazioni nuove informazioni utili e fruibili a partire dall'enorme quantità di video che già circolano nelle reti aziendali.

Cosa significa questo per le aziende in termini di produttività? Significa che, grazie ai video intelligenti, è possibile acquisire e condividere più rapidamente una maggiore quantità di informazioni e che molte attività ripetitive possono essere sostituite semplicemente premendo il pulsante di registrazione.  

[Scopri di più: Generatore di testo in video basato sull'intelligenza artificiale ]

Incontrare Panopto La piattaforma video intelligente

Panopto La piattaforma video leader del settore include una serie di funzionalità che possono fornire ai tuoi dipendenti e alla tua organizzazione maggiori informazioni dai tuoi contenuti video, consentendo loro di estrarre insight dai video più velocemente di quanto potrebbero fare altrimenti. Queste includono:

• Ricerca video avanzata che indicizza ogni parola pronunciata e ogni parola visualizzata in un video.
• Trascrizioni automatiche che possono essere condivise, ricercate e lette velocemente.
• Sottotitoli automatici per consentire agli utenti di seguire il video e interagire in modo più approfondito con i contenuti.
• Indice generato automaticamente per una facile consultazione e per passare direttamente alle sezioni di interesse.
• Miniature video generate automaticamente per una navigazione rapida, sia in avanti che indietro, all'interno di un video.
• Riproduzione a velocità variabile che consente di guardare una registrazione in metà del tempo, oppure di rallentarla per approfondire un argomento più complesso trattato.
• Note e discussioni integrate nei video che possono aggiungere contesto ai contenuti e favorire la collaborazione.
• Controlli amministrativi per automatizzare e gestire la registrazione, le autorizzazioni di condivisione, i flussi di lavoro di approvazione, la conservazione dei contenuti e le finestre di disponibilità.
• Analisi video in grado di mostrare cosa viene guardato di più, cosa viene cercato di più, chi guarda cosa e altro ancora.

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Panopto Offre una soluzione video intelligente e flessibile che si integra con i principali sistemi aziendali come videoconferenze, sistemi AV in sala riunioni, sistemi di gestione dei contenuti (CMS) e sistemi di gestione dell'apprendimento (LMS) per supportare a 360 gradi la produttività sul posto di lavoro. Registra, trasmetti in diretta, modifica, condividi in modo sicuro e cerca tutti i video della tua organizzazione con un'unica tecnologia facile da usare.

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