Sapere semplicemente come registrare le riunioni Zoom non è sufficiente. In un ambiente di lavoro ricco di sfaccettature e dal ritmo incalzante, è necessario sapere anche come condividere le registrazioni di Zoom.

Dopo aver registrato una riunione Zoom, potreste volerla condividere con i colleghi che hanno partecipato o magari con quelli che non sono potuti venire. E probabilmente avrete qualche domanda, come ad esempio:

• Come posso individuare la mia registrazione Zoom?
• Posso inviare via e-mail una registrazione di Zoom alle persone?
• Devo caricarlo da qualche altra parte per condividerlo?
• Dovranno scaricare la registrazione?
• Come posso assicurarmi che un video sia condiviso in modo sicuro?

Le risposte variano a seconda che si stia condividendo una registrazione locale o una registrazione cloud. Gli account Zoom gratuiti possono registrare solo su un computer locale. Solo gli abbonamenti Zoom a pagamento consentono di attivare automaticamente la registrazione nel cloud.

Di seguito vi illustriamo entrambi i modi per condividere le registrazioni delle riunioni Zoom. Esiste anche un'altra soluzione per condividere le registrazioni di Zoom che automatizza molti dei passaggi necessari per la condivisione dei video. Questa soluzione rende più facile per tutti i membri dell'organizzazione condividere informazioni importanti in modo efficiente. È sufficiente fare clic su Registra all'inizio di una riunione Zoom.

Come condividere una registrazione Zoom locale

Con la Registrazione locale di Zoom, è necessario individuare un file video sul dispositivo e caricarlo per la condivisione. Ecco come si presenta il flusso di lavoro:

• Fase 1: trovare le registrazioni delle riunioni attraverso il client Zoom: Andare su Riunioni, quindi fare clic sulla scheda Registrate.
• Fase 2: selezionare la riunione che si desidera condividere e aprire la cartella in cui è salvato il file video (mp4).
• Fase 3: caricare l'mp4 su un sito di archiviazione cloud o di streaming video, come Dropbox, Google Drive o YouTube.
• Fase 4: Assicurarsi che il video non sia condiviso o che sia archiviato in una cartella privata. Considerate la possibilità di aggiungere una password di protezione e condividete il link con i vostri colleghi. A seconda del servizio utilizzato per l'hosting, i colleghi scaricheranno l'mp4 o trasmetteranno il video in streaming.

Come condividere una registrazione cloud Zoom

Se voi o la vostra organizzazione avete un abbonamento a Zoom che include la registrazione su cloud, potete saltare la fase di caricamento e condividere direttamente dal cloud di Zoom , ma dovrete comunque controllare le impostazioni sulla privacy.

• Fase 1: accedere al proprio account Zoom e selezionare Registrazioni sul lato destro dello schermo.
• Fase 2: Fare clic su Condividi... accanto alla registrazione che si desidera condividere, quindi fare clic sul pulsante accanto a "Internamente" (come mostrato nell'immagine a fianco). (come mostrato nell'immagine a fianco), in modo che il video non sia disponibile pubblicamente. Per una maggiore protezione, è possibile aggiungere una password.
• Fase 3: copiare il link della registrazione cloud Zoom e incollarlo in un'e-mail o nell'app di messaggistica aziendale per condividerlo con i colleghi.

Ci deve essere un modo più semplice, giusto?

Sono entrambi processi ragionevoli se si tratta di registrare e condividere occasionalmente le sessioni di Zoom. Questi flussi di lavoro iniziano a consumare molto tempo produttivo quando vengono eseguiti più frequentemente o quando si verificano più spesso in un'intera organizzazione.

Una recente indagine condotta da Panopto e dal Project Management Institute ha dimostrato che il 30% delle persone registra già le proprie riunioni. Si tratta di un numero piuttosto significativo di video di riunioni prodotte : in un'azienda con 1.000 dipendenti, il 30% delle persone che registra una sola riunione alla settimana genererà 300 registrazioni di riunioni alla settimana. Con un numero sempre maggiore di team che lavorano in remoto e di persone che lavorano a casa per far fronte ad altre interruzioni dovute a pandemie, un numero ancora maggiore di riunioni viene registrato e condiviso per favorire la continuità del lavoro in questo nuovo ambiente.

Il problema è che Zoom non include gli strumenti che aiutano le organizzazioni, i team e i singoli collaboratori a estrarre il massimo valore dalle riunioni registrate.

Registrare la riunione è la parte più facile! Trovare ed estrarre le informazioni contenute nelle registrazioni passate, così come condividere le registrazioni, è ancora estremamente difficile. Tutto il tempo e le risorse impiegati in queste attività possono facilmente compensare i potenziali guadagni aziendali derivanti dalla semplice disponibilità di una registrazione esatta della riunione.

Al termine della riunione

Così come le videoconferenze dal vivo favoriscono la produttività e la collaborazione in tempo reale, la registrazione e la condivisione di queste riunioni virtuali favoriscono la produttività e la collaborazione anche dopo la fine della riunione , molto meglio di quanto potrebbero fare gli appunti o il ricordo della riunione.

Tuttavia, le registrazioni delle riunioni devono essere facili da trovare, da condividere, da guardare e da cercare, in modo che le persone all'interno dell'organizzazione possano accedere alle informazioni archiviate nel modo più efficiente possibile. Solo con Zoom non è possibile automatizzare completamente i flussi di lavoro post-riunione più efficienti che supportano la produttività e la collaborazione. Inoltre, le sue funzioni di ricerca consentono di effettuare ricerche solo all'interno della propria libreria personale di registrazioni di riunioni.

Anche tutte le informazioni aziendali sensibili contenute nelle registrazioni delle riunioni devono essere protette. Zoom consente di limitare la condivisione solo agli utenti dell'organizzazione, ma non è detto che tutti debbano avere le autorizzazioni di visualizzazione per alcune registrazioni di riunioni. Inoltre, l'hosting e la condivisione delle registrazioni nel cloud tramite Zoom presentano alcuni rischi e potrebbero non soddisfare i requisiti di sicurezza di ogni organizzazione. 

I video di Zoom esposti: Quando "sicuro" non è abbastanza sicuro

Il Washington Post ha recentemente riportato che più di 15.000 videochiamate registrate dai clienti di Zoom si trovanosu spazi di archiviazione cloud aperti, YouTube e Vimeo. Zoom offre agli abbonati a pagamento un cloud hosting privato e funzioni di condivisione protette da password. Tuttavia, i controlli degli amministratori sulle registrazioni nel cloud sono limitati. Questa limitazione lascia spazio all'errore dell'utente e comporta un notevole rischio per la sicurezza delle risorse sensibili di registrazione delle riunioni.

Ecco 3 modi in cui i vostri video Zoom potrebbero finire esposti online: 

• Quando le registrazioni scadono o un account si sta avvicinando alla capacità di archiviazione cloud assegnata. I singoli utenti possono scaricare e condividere le registrazioni delle riunioni con altri mezzi meno sicuri.
• Se i singoli utenti non attivano le impostazioni giuste per proteggere le loro registrazioni nel cloud di Zoom. Questo apre la porta a potenziali visualizzazioni, download e condivisioni non autorizzate di cui non si potrebbe mai essere a conoscenza.
• Chiunque scarichi una registrazione Zoom cloud sul proprio disco locale può condividerla come preferisce. E con chi vuole.

Zoom è un ottimo strumento per organizzare e registrare riunioni. Tuttavia, la maggior parte delle organizzazioni ha bisogno di un supporto aggiuntivo per gestire e condividere le registrazioni video on-demand.

Una soluzione più produttiva per condividere le registrazioni Zoom in modo sicuro

Il sistema di gestione video di Panopto è come un YouTube interno privato per la vostra azienda, ma migliore. Integrato con Zoom, offre una soluzione completa, sicura e scalabile per la collaborazione e la produttività video.

Con Panopto, ogni registrazione Zoom può essere caricata automaticamente nella videoteca sicura della vostra organizzazione. A questo punto avrete a disposizione potenti controlli da parte dell'amministratore che vi permetteranno di fare quanto segue:

• Gestire le autorizzazioni degli utenti e le restrizioni di condivisione delle registrazioni delle riunioni tra i team e l'intera organizzazione.
• Impostate i vostri criteri di conservazione dei contenuti e le finestre di disponibilità per le registrazioni delle riunioni.
• Sapere esattamente chi ha guardato cosa con analisi video dettagliate fino al livello dell'utente
• Condivisione automatica delle registrazioni delle riunioni con i partecipanti immediatamente dopo la riunione, senza alcuna azione da parte dei dipendenti o dell'organizzatore della riunione.

Ecco cos'altro può fare la vostra organizzazione integrando Panopto con Zoom:

Hosting video sicuro e scalabile con archiviazione cloud illimitata e a lungo termine

Inoltre, con Panopto non ci sono limiti alla durata di conservazione dei video o al numero di video che potete caricare nella vostra libreria. Che si tratti di registrare solo alcune riunioni selezionate o ogni singola riunione. Panopto vi offre spazio per tutti senza costi aggiuntivi. Tutte le registrazioni di Zoom caricate su Panopto sono impostate come private per impostazione predefinita. In questo modo non dovrete preoccuparvi che le informazioni sensibili vengano divulgate.

Modifica, trascrizione e ricerca delle registrazioni Zoom

Panopto include un editor video online che consente di tagliare le sezioni fuori tema nel mezzo, di tagliare i tempi morti dalle estremità e persino di unire più registrazioni di riunioni Zoom.

Inoltre, Panopto trascrive automaticamente ogni parola pronunciata ad alta voce e indicizza ogni parola visualizzata sullo schermo nelle riunioni Zoom caricate nella vostra libreria. Il nostro motore di ricerca video alimentato dall'intelligenza artificiale, chiamato Smart Search, offre un modo potente per aggiungere intelligenza ai video delle riunioni. Ciò significa che voi e i vostri colleghi potete trovare qualsiasi registrazione Zoom a cui potete accedere nell'intera libreria della vostra organizzazione. Con un solo clic possono saltare al momento esatto in cui viene discusso un argomento specifico. Il tutto senza dover cercare e spulciare l'intero video.

I vostri team possono anche cercare e condividere le registrazioni di Zoom in modo sicuro tra loro attraverso Slack grazie all'App Slack di Panopto.

Collaborare all'interno delle registrazioni delle riunioni Zoom

Panopto cattura ogni dettaglio della riunione originale in full HD e offre un'esperienza di visualizzazione multi-stream unica, che mostra più di una semplice immagine nell'immagine. Gli spettatori possono vedere la visualizzazione dell'oratore accanto alla condivisione dello schermo del presentatore, così come la visualizzazione della galleria e i messaggi di chat della riunione, il che significa che possono vedere la riunione esattamente come si è svolta anche se non hanno potuto essere presenti. Il lettore video interattivo di Panopto consente inoltre ai team di collaborare all'interno del lettore video attraverso commenti e discussioni con data e ora, in modo che nessuno debba creare un nuovo documento o inviare un'altra e-mail.

Guardate qui sotto una riunione catturata e condivisa con l'integrazione Zoom di Panopto. Fate clic qui per guardare a schermo intero.

Zoom senza limiti!

Grazie all'archiviazione illimitata e centralizzata e al permissioning gestito su scala,è possibile condividere le registrazioni di Zoom in modo sicuro attraverso Panopto con pochi clic (o nessuno). Potrete poi guardarle da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo, senza scaricare nulla.

In definitiva, Panopto aiuta la vostra organizzazione a trarre maggior valore sia dalle riunioni dal vivo che dalle registrazioni che le documentano, rendendo più facile per i dipendenti accedere alle informazioni contenute nelle registrazioni di Zoom e utilizzarle secondo le necessità.

Volete saperne di più su come Panopto e Zoom lavorano insieme per rendere più efficiente la registrazione e la condivisione delle riunioni e più produttivi i vostri team?

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