Non basta sapere come registrare le riunioni su Zoom . In un ambiente di lavoro dinamico e multiforme, è fondamentale saper anche come condividere le registrazioni.

Dopo aver registrato una riunione su Zoom, potresti volerla condividere con i colleghi che hanno partecipato o magari con quelli che non sono riusciti a essere presenti. E probabilmente ti verranno in mente alcune domande, come ad esempio:

• Come faccio a trovare la registrazione della mia sessione Zoom?
• Posso inviare via email una registrazione di una sessione Zoom ad altre persone?
• Devo caricarlo da qualche altra parte per condividerlo?
• Dovranno scaricare la registrazione?
• Come posso assicurarmi che un video venga condiviso in modo sicuro?

Le risposte variano a seconda che si stia condividendo una registrazione locale o una registrazione sul cloud . Gli account Zoom gratuiti consentono solo di registrare su un computer locale. Solo gli abbonamenti Zoom a pagamento hanno la registrazione sul cloud abilitata automaticamente.

Di seguito illustriamo entrambi i metodi per condividere le registrazioni delle riunioni Zoom. Esiste anche un'altra soluzione che automatizza molti dei passaggi necessari per la condivisione dei video. Questa soluzione semplifica la condivisione di informazioni importanti per tutti i membri della tua organizzazione, consentendo loro di farlo in modo efficiente. Basta cliccare su "Registra" all'inizio di una riunione Zoom.

Come condividere una registrazione Zoom locale

Con la funzione di registrazione locale di Zoom, dovrai individuare un file video sul tuo dispositivo e caricarlo per condividerlo. Ecco come si presenta il flusso di lavoro:

• Passaggio 1: Trova le registrazioni delle tue riunioni tramite il client Zoom: vai su Riunioni , quindi fai clic sulla scheda Registrate .
• Passaggio 2: Seleziona la riunione che desideri condividere e apri la cartella in cui è salvato il file video (mp4).
• Passaggio 3: Carica il file mp4 su un servizio di archiviazione cloud o su un sito di streaming video, come Dropbox, Google Drive o YouTube.
• Passaggio 4: Assicurati che il tuo video non sia condiviso o che sia archiviato in una cartella privata. Valuta la possibilità di aggiungere una password di protezione e condividi il link con i tuoi colleghi. A seconda del servizio utilizzato per l'hosting, potranno scaricare il file mp4 o riprodurre il video in streaming.

Come condividere una registrazione Zoom sul cloud

Se tu o la tua organizzazione avete un abbonamento Zoom che include la registrazione su cloud , potete saltare il passaggio del caricamento e condividere direttamente dal cloud di Zoom , ma dovrete comunque verificare le impostazioni sulla privacy .

• Passaggio 1: Accedi al tuo account Zoom e seleziona Registrazioni sul lato destro dello schermo.
• Passaggio 2: Fai clic su Condividi… accanto alla registrazione che desideri condividere e poi fai clic sul pulsante accanto a “ Internamente ” (come mostrato nell'immagine a fianco) in modo che il video non sia accessibile pubblicamente. Per una maggiore protezione, puoi anche aggiungere una password.
• Passaggio 3: copia il link della registrazione Zoom sul cloud e incollalo in un'e-mail o nell'app di messaggistica aziendale per condividerlo con i tuoi colleghi.

Ci deve essere un modo più semplice, no?

Entrambi questi processi sono abbastanza ragionevoli se si registrano e condividono occasionalmente sessioni Zoom. Tuttavia, questi flussi di lavoro iniziano a consumare molto tempo produttivo se vengono eseguiti con maggiore frequenza o se si verificano più spesso in un'intera organizzazione.

Un recente sondaggio condotto da Panopto Il Project Management Institute ha dimostrato che il 30% delle persone registra già le proprie riunioni. Si tratta di un numero piuttosto significativo di video di riunioni prodotti : in un'azienda con 1.000 dipendenti, il 30% delle persone che registra anche solo una riunione a settimana genera 300 registrazioni di riunioni ogni settimana . Con molti più team che ora lavorano completamente da remoto e con le persone che devono anche gestire altre interruzioni legate alla pandemia a casa, vengono registrate e condivise ancora più riunioni per supportare la continuità del lavoro in questo nuovo contesto.

Il problema è che Zoom non include gli strumenti che aiutano organizzazioni, team e singoli partecipanti a trarre il massimo valore dalle registrazioni delle loro riunioni.

Registrare la riunione è la parte facile! Trovare ed estrarre le informazioni dalle registrazioni precedenti, così come condividerle, è ancora estremamente difficile. Tutto il tempo e le risorse impiegate in queste attività possono facilmente vanificare qualsiasi potenziale vantaggio commerciale derivante dal semplice possesso di una registrazione esatta della riunione.

Dopo la fine della riunione

Così come le videoconferenze in diretta favoriscono la produttività e la collaborazione in tempo reale, allo stesso modo la registrazione e la condivisione di queste riunioni virtuali supportano la produttività e la collaborazione anche dopo la fine della riunione , in modo di gran lunga più efficace di qualsiasi appunto o ricordo personale dell'incontro .

Tuttavia, le registrazioni delle riunioni devono essere facili da trovare, facili da condividere, facili da guardare e facili da cercare, in modo che le persone all'interno della tua organizzazione possano accedere alle informazioni archiviate nel modo più efficiente possibile. Con il solo Zoom, i flussi di lavoro post-riunione più efficienti che supportano la produttività e la collaborazione non possono essere completamente automatizzati. Inoltre, le sue funzioni di ricerca consentono di cercare solo all'interno della propria libreria personale di registrazioni delle riunioni.

Tutte le informazioni aziendali sensibili contenute nelle registrazioni delle riunioni devono comunque essere protette . Zoom consente di limitare la condivisione ai soli utenti della propria organizzazione, ma potresti non voler concedere a tutti l'autorizzazione alla visualizzazione di alcune registrazioni. Inoltre, l'hosting e la condivisione di registrazioni sul cloud tramite Zoom presentano alcuni rischi e potrebbero non soddisfare i requisiti di sicurezza di tutte le organizzazioni. 

Video di Zoom svelati: quando la "sicurezza" non è sufficiente

Il Washington Post ha recentemente riportato che oltre 15.000 videochiamate registrate dai clienti di Zoom sono reperibili su piattaforme di cloud storage aperte, YouTube e Vimeo . Zoom offre ai suoi abbonati a pagamento hosting su cloud privato e funzionalità di condivisione protette da password. Tuttavia, i controlli degli amministratori sulle registrazioni nel cloud sono limitati. Questa limitazione lascia spazio a errori umani, con conseguente rischio significativo per la sicurezza di registrazioni di riunioni sensibili .

Ecco 3 modi in cui i tuoi video di Zoom potrebbero finire online: 

• Quando le registrazioni stanno per scadere o un account si sta avvicinando al limite di spazio di archiviazione cloud assegnato, i singoli utenti possono scaricare e condividere le registrazioni delle riunioni tramite altri mezzi meno sicuri.
• Se i singoli utenti non attivano le impostazioni corrette per proteggere le proprie registrazioni Zoom sul cloud, si apre la porta a potenziali visualizzazioni, download e condivisioni non autorizzati di cui potresti non venire mai a conoscenza.
• Chiunque scarichi una registrazione di Zoom sul cloud sul proprio disco locale può poi condividerla come e con chi vuole.

Zoom è un ottimo strumento per organizzare e registrare riunioni. Tuttavia, la maggior parte delle organizzazioni necessita di un supporto aggiuntivo per la gestione e la condivisione di registrazioni video on-demand.

Una soluzione più produttiva per condividere in modo sicuro le registrazioni di Zoom

Panopto Il sistema di gestione video di è come uno YouTube interno privato per la tua azienda, ma migliore. E se integrato con Zoom , disponi di una soluzione completa, sicura e scalabile per la collaborazione e la produttività tramite video .

Con Panopto Ogni registrazione Zoom può essere caricata automaticamente nella libreria video sicura della tua organizzazione. Lì troverai potenti controlli amministrativi che ti consentiranno di eseguire le seguenti operazioni:

• Gestisci le autorizzazioni degli utenti e le restrizioni di condivisione per le registrazioni delle riunioni tra i team e l'intera organizzazione.
• Imposta le tue politiche di conservazione dei contenuti e le finestre di disponibilità per le registrazioni delle riunioni.
• Scopri esattamente chi ha guardato cosa grazie ad analisi video dettagliate a livello di singolo utente.
• Condivisione automatica delle registrazioni delle riunioni con i partecipanti subito dopo la riunione, senza alcun intervento da parte dei dipendenti o dell'organizzatore.

Ecco cos'altro può fare la tua organizzazione quando integri Panopto con Zoom:

Hosting video sicuro e scalabile con spazio di archiviazione cloud illimitato a lungo termine.

Inoltre, con Panopto Non ci sono limiti alla durata di conservazione dei video né al numero di video che puoi caricare nella tua libreria. Che tu stia registrando solo alcune riunioni selezionate o tutte. Panopto ti dà spazio per tutti senza costi aggiuntivi. Tutte le tue registrazioni Zoom che vengono caricate su Panopto Sono impostati su privato per impostazione predefinita. Questo garantisce che non dobbiate preoccuparvi che informazioni sensibili vengano divulgate.

Modifica, trascrivi e cerca nelle registrazioni di Zoom

Panopto Include un editor video online che consente di tagliare le sezioni non pertinenti, eliminare i tempi morti alla fine e persino unire più registrazioni di riunioni Zoom.

Panopto Inoltre, trascrive automaticamente ogni parola pronunciata ad alta voce e indicizza ogni parola visualizzata sullo schermo nelle riunioni Zoom caricate nella tua libreria. Il nostro motore di ricerca video basato sull'intelligenza artificiale, chiamato Smart Search, offre un modo efficace per arricchire i video delle riunioni con informazioni utili. Ciò significa che tu e i tuoi colleghi potete trovare qualsiasi registrazione Zoom accessibile nell'intera libreria della vostra organizzazione. Con un solo clic, potete passare direttamente al momento esatto in cui viene discusso un argomento specifico, senza dover scorrere l'intero video.

I tuoi team possono anche cercare e condividere in modo sicuro le registrazioni delle riunioni Zoom tra di loro tramite Slack, utilizzando l'app Slack di Panopto .

Collaborare all'interno delle registrazioni delle riunioni Zoom

Panopto Cattura ogni dettaglio della riunione originale in Full HD e offre un'esperienza di visualizzazione multi-stream unica che mostra molto più del semplice picture-in-picture. Gli spettatori possono vedere la visualizzazione dell'oratore accanto alla condivisione dello schermo del relatore, così come la visualizzazione della galleria e i messaggi della chat della riunione, il che significa che possono vedere la riunione esattamente come si è svolta anche se non hanno potuto essere presenti. Panopto Il lettore video interattivo di consente inoltre ai team di collaborare direttamente all'interno del video tramite commenti e discussioni con timestamp, in modo che nessuno debba creare un nuovo documento o inviare un'altra e-mail.

Guarda una riunione registrata e condivisa con Panopto Di seguito l'integrazione con Zoom. Clicca qui per guardare a schermo intero.

Zoom senza limiti!

Grazie allo spazio di archiviazione illimitato e centralizzato e alla gestione delle autorizzazioni su larga scala, puoi condividere le registrazioni di Zoom in modo sicuro tramite Panopto con pochi clic (o anche senza). Potrai quindi guardarle ovunque e su qualsiasi dispositivo, senza dover scaricare nulla.

In definitiva, Panopto Aiuta la tua organizzazione a trarre maggior valore sia dalle riunioni in diretta che dalle registrazioni che le documentano, semplificando l'accesso e l'utilizzo delle informazioni contenute nelle registrazioni Zoom da parte dei dipendenti, a seconda delle necessità.

Vuoi saperne di più su come Panopto e Zoom collaborano per rendere più efficienti la registrazione e la condivisione delle riunioni e per aumentare la produttività dei tuoi team?

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