Con il moltiplicarsi delle collaborazioni tramite Zoom, potresti chiederti come registrare le tue riunioni Zoom in modo da avere un modo semplice per rivedere le conversazioni importanti, le decisioni, i punti d'azione e altro ancora.

Se sei l'organizzatore della riunione, puoi semplicemente premere registrare in Zoom. Se non sei l'organizzatore della riunione, puoi comunque registrare le riunioni di Zoom con un registratore di schermo gratuito .

Dopo aver registrato una riunione di Zoom, potresti volerla condividere con i tuoi colleghi che hanno partecipato, o magari con quelli che non sono potuti venire. E probabilmente avrai qualche domanda, come ad esempio:

• Come faccio a localizzare la mia registrazione Zoom?
• Posso inviare una registrazione di Zoom via e-mail?
• Devo caricarlo da qualche altra parte per condividerlo?
• Dovranno scaricare la registrazione?
• Come posso assicurarmi che sia condiviso in modo sicuro?

Le risposte sono diverse a seconda che tu stia condividendo una Local Recording o una Cloud Recording. Gli account gratuiti di Zoom potranno registrare solo su un computer locale, mentre gli abbonamenti a pagamento di Zoom abiliteranno automaticamente la registrazione nel cloud.

Di seguito ti illustriamo entrambi i modi per condividere le registrazioni delle riunioni Zoom e ti mostriamo un'altra soluzione per condividere le registrazioni Zoom che automatizza molti dei passaggi necessari per la condivisione dei video, rendendo più facile per tutti i membri della tua organizzazione condividere informazioni importanti in modo efficiente semplicemente facendo clic su registra all'inizio di una riunione Zoom.

Come condividere una registrazione Zoom locale

Con la registrazione locale di Zoom , dovrai individuare il file video salvato sul tuo computer e caricarlo per la condivisione. Ecco come si presenta il tuo flusso di lavoro:

• Passaggio 1: trova le registrazioni delle riunioni tramite il client Zoom: vai su Riunioni, quindi fai clic sulla scheda Registrate .
• Passo 2: Seleziona la riunione che vuoi condividere e clicca su Apri, per aprire la cartella in cui è salvato il file video (mp4) sul tuo computer.
• Passo 3: Carica l'mp4 su un sito di cloud storage o di video streaming, come Dropbox, Google Drive o YouTube.
• Passo 4: Assicurati che il tuo video non sia condiviso o che sia archiviato in una cartella privata, valuta la possibilità di aggiungere una password di protezione e condividi il link con i tuoi colleghi, che scaricheranno l'mp4 o trasmetteranno il video in streaming a seconda del servizio che hai utilizzato per ospitarlo.

 

Come condividere una registrazione di Zoom Cloud

Se tu o la tua organizzazione avete un abbonamento a Zoom che include Cloud Recording, puoi saltare la fase di caricamento e condividere direttamente dal cloud di Zoom - ma dovrai comunque controllare le impostazioni sulla privacy.

• Passo 1: Accedi al tuo account Zoom e seleziona Registrazioni sul lato destro dello schermo.
• Passo 2: Clicca Condividi... accanto alla registrazione che vuoi condividere e poi clicca sul pulsante "Internally". (come mostrato nell'immagine a fianco) quindi il video non è disponibile pubblicamente. Per una maggiore protezione, puoi anche aggiungere una password.
• Passo 3: Copia il link della registrazione cloud di Zoom e incollalo in un'e-mail o nell'app di messaggistica aziendale per condividerlo con i tuoi colleghi.

 

Ci deve essere un modo più semplice, giusto?

 

Si tratta di due procedure abbastanza ragionevoli se vuoi registrare e condividere occasionalmente le sessioni di Zoom. Tuttavia, questi flussi di lavoro iniziano a consumare molto tempo produttivo quando vengono eseguiti con maggiore frequenza o quando si verificano più spesso in un'intera organizzazione.

Una recente indagine condotta da Panopto e dal Project Management Institute ha dimostrato che 30% delle persone registra già le proprie riunioni. Si tratta di un numero piuttosto significativo di video di riunioni prodotte - in un'azienda con 1.000 dipendenti, il 30% delle persone che registrano una sola riunione alla settimana genererà 300 registrazioni di riunioni ogni settimana. Con un numero sempre maggiore di team che lavorano completamente da remoto e di persone che lavorano anche a casa per far fronte ad altre interruzioni dovute alla pandemia, un numero ancora maggiore di riunioni viene registrato e condiviso per supportare la continuità del lavoro in questo nuovo ambiente.

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Il problema è che Zoom da solo non include gli strumenti che aiutano le organizzazioni, i team e i singoli collaboratori a ottenere il massimo valore dalle riunioni registrate.

Registrare la riunione è la parte più facile! Trovare ed estrarre le informazioni contenute nelle registrazioni passate, così come condividere le registrazioni, è ancora estremamente difficile. Tutto il tempo e le risorse spese per queste attività possono facilmente compensare i potenziali guadagni aziendali derivanti dal semplice fatto di avere una registrazione esatta della riunione.

Dopo la fine della riunione

Così come le videoconferenze dal vivo favoriscono la produttività e la collaborazione in tempo reale, la registrazione e la condivisione di queste riunioni virtuali favoriscono la produttività e la collaborazione anche dopo la fine della riunione - molto meglio di quanto possano fare gli appunti o il ricordo della riunione.

Ma le registrazioni delle riunioni devono essere facili da trovare, da condividere, da guardare e da ricercare in modo che le persone all'interno della tua organizzazione possano accedere alle informazioni archiviate nel modo più efficiente possibile. Solo con Zoom non è possibile automatizzare completamente i flussi di lavoro post-meeting più efficienti che supportano la produttività e la collaborazione. Inoltre, le sue funzioni di ricerca ti permettono di cercare solo all'interno della tua libreria personale di registrazioni di riunioni.

Anche tutte le informazioni aziendali sensibili contenute nelle registrazioni delle riunioni devono essere protette. Zoom ti permette di limitare la condivisione solo agli utenti della tua organizzazione, ma potresti non volere che tutti abbiano i permessi di visualizzazione per alcune registrazioni di riunioni. Inoltre, l'hosting e la condivisione di registrazioni nel cloud attraverso Zoom presentano alcuni rischi e potrebbero non soddisfare i requisiti di sicurezza di tutte le organizzazioni. 

Zoom Video Exposed: Quando "sicuro" non è abbastanza sicuro

Il Washington Post ha recentemente riportato che più di 15.000 videochiamate registrate dai clienti di Zoom si trovano suspazi di archiviazione cloud aperti, YouTube e Vimeo. Sebbene Zoom offra un cloud hosting privato e funzioni di condivisione protette da password per gli abbonati a pagamento, i controlli dell'amministratore sulle registrazioni nel cloud sono limitati, il che lascia spazio all'errore dell'utente e crea un notevole rischio per la sicurezza quando si tratta di risorse di registrazione di riunioni sensibili.

Ecco 3 modi in cui i tuoi video di Zoom potrebbero finire esposti online: 

• Quando le registrazioni scadono o un account sta per esaurire la sua capacità di archiviazione nel cloud, i singoli utenti possono scaricare e condividere le registrazioni delle riunioni con altri mezzi meno sicuri.
• Se i singoli utenti non attivano le giuste impostazioni per proteggere le loro registrazioni nel cloud di Zoom, aprono la porta a potenziali visualizzazioni, download e condivisioni non autorizzate di cui potresti non essere a conoscenza.
• Chiunque scarichi una registrazione di Zoom cloud sul proprio disco locale può condividerla come meglio crede e con chi vuole.

Zoom è un ottimo strumento per organizzare e registrare riunioni. Ma la maggior parte delle organizzazioni ha bisogno di un supporto aggiuntivo per gestire e condividere le registrazioni video on-demand.

Una soluzione più produttiva per condividere le registrazioni Zoom in modo sicuro

Il sistema di gestione video di Panopto è come un YouTube interno privato per la tua azienda, ma migliore . E se integrato con Zoom, hai una soluzione completa, sicura e scalabile per la collaborazione video e la produttività.

Con Panopto, ogni registrazione di Zoom può essere caricata automaticamente nella videoteca sicura della tua organizzazione, dove avrai a disposizione potenti controlli da amministratore che ti permetteranno di fare quanto segue:

• Gestisci le autorizzazioni degli utenti e le restrizioni di condivisione delle registrazioni delle riunioni tra i team e l'intera organizzazione.
• Imposta i tuoi criteri di conservazione dei contenuti e le finestre di disponibilità per le registrazioni delle riunioni
• Sappi esattamente chi ha guardato cosa, grazie all'analisi video dettagliata di fino al livello dell'utente.
• Condivisione automatica delle registrazioni delle riunioni con i partecipanti alla riunione subito dopo la riunione, senza alcuna azione da parte dei dipendenti o dell'organizzatore della riunione.

Ecco cos'altro può fare la tua organizzazione integrando Panopto con Zoom:

Hosting video sicuro e scalabile con archiviazione cloud illimitata e a lungo termine

Inoltre, con Panopto non ci sono limiti alla durata di conservazione dei tuoi video o al numero di video che puoi caricare nella tua libreria. Sia che tu voglia registrare solo alcune riunioni selezionate o tutte, Panopto ti offre spazio per tutte, senza costi aggiuntivi. Inoltre, tutte le registrazioni di Zoom caricate su Panopto sono impostate come private per impostazione predefinita, quindi non devi preoccuparti che le informazioni sensibili vengano divulgate.

Modifica, trascrivi e cerca le registrazioni dello Zoom

Panopto include un editor video online che ti permette di tagliare le sezioni fuori tema nel mezzo, di tagliare i tempi morti e persino di unire più registrazioni di riunioni Zoom.

Inoltre, Panopto trascrive automaticamente ogni parola pronunciata ad alta voce e indicizza ogni parola visualizzata sullo schermo nelle riunioni di Zoom caricate nella tua libreria grazie alla nostra intelligenza artificiale. motore di ricerca video chiamato Smart Search. Ciò significa che tu e i tuoi colleghi potrete trovare qualsiasi registrazione di Zoom a cui avete accesso nell'intera libreria della vostra organizzazione e saltare al momento esatto in cui viene discusso un argomento specifico, senza dover cercare e spulciare l'intero video.

I tuoi team possono anche cercare e condividere le registrazioni di Zoom in modo sicuro attraverso Slack utilizzando la nuova App Slack di Panopto.

 

Collabora con le registrazioni delle riunioni di Zoom

Panopto cattura ogni dettaglio del meeting originale in full HD e offre un'esperienza unica di visione multi-stream che mostra più di una semplice immagine nell'immagine. Gli spettatori possono vedere la visualizzazione dell'oratore accanto alla condivisione dello schermo del presentatore, così come la visualizzazione della galleria e i messaggi di chat della riunione, il che significa che possono vedere la riunione esattamente come si è svolta anche se non hanno potuto essere presenti. Il lettore video interattivo di Panopto consente inoltre ai team di collaborare all'interno del lettore video attraverso commenti e discussioni con indicazione del tempo, in modo che nessuno debba creare un nuovo documento o inviare un'altra e-mail.

Guarda qui sotto una riunione catturata e condivisa con l'integrazione di Panopto con Zoom. Clicca qui per guardare a schermo intero.

 

 

Zoom senza limiti!

Grazie all'archiviazione illimitata e centralizzata e al permissioning gestito su scala, le registrazioni di Zoom possono essere condivise in modo sicuro attraverso Panopto. con pochi clic (o nessuno) e guardati da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo, senza scaricare nulla.

In definitiva, Panopto aiuta la tua azienda a trarre maggior valore sia dalle riunioni dal vivo che dalle registrazioni che le documentano, rendendo più facile per i dipendenti accedere alle informazioni contenute nelle registrazioni di Zoom e utilizzarle quando necessario.

Vuoi saperne di più su come Panopto e Zoom lavorano insieme per rendere la registrazione e la condivisione delle riunioni più efficiente e i tuoi team più produttivi?

 

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