Non dovrebbe sorprendere nessuno il fatto che, collettivamente, trascorriamo una notevole quantità di tempo in riunioni di lavoro. Solo negli Stati Uniti, il Bureau of Labor Statistics stima che ogni giorno si tengano tra i 36 e i 56 milioni di riunioni di lavoro. Ciò significa che, in media, la maggior parte dei dipendenti partecipa a circa 62 riunioni al mese.

Poiché gran parte delle nostre giornate è dedicata alle riunioni e alla collaborazione con i colleghi, i leader aziendali hanno naturalmente iniziato a cercare nuove soluzioni per migliorare e semplificare l'esperienza delle riunioni.

Se ben pianificati, i miglioramenti ai sistemi di riunione possono significare grandi ritorni sugli investimenti sia in termini di produttività del posto di lavoro che di costi di gestione per l'IT. Per i dipendenti e per l'organizzazione nel suo complesso, il miglioramento delle esperienze di riunione può portare a una risoluzione dei problemi più rapida ed efficiente, a un aumento dell'innovazione, a un maggiore sviluppo delle competenze e persino a una maggiore soddisfazione lavorativa. Per l'IT può ridurre la variabilità dei sistemi e delle infrastrutture gestite, minimizzare la necessità di assistenza tecnica per le interazioni comuni con le tecnologie di riunione e contribuire a risparmiare sui futuri aggiornamenti.

La sala conferenze moderna

Il modo in cui pensiamo alle sale e agli spazi per le conferenze è cambiato. Se un tempo per "spazio per riunioni" si intendeva semplicemente un luogo in cui si poteva trovare un grande tavolo circondato da un numero ragionevole di sedie, oggi il concetto include tutte le infrastrutture e le tecnologie che consentono ai dipendenti di incontrarsi e collaborare.

E sempre più spesso questa "stanza" può essere completamente virtuale, con i lavoratori che collaborano attraverso strumenti di videoconferenza online.

Negli ultimi anni, la modernizzazione delle sale conferenze è diventata una priorità assoluta per i team IT di tutto il mondo. Ripensare l'esperienza di riunione per i dipendenti di oggi significa progettare soluzioni di riunione e collaborazione adattabili per i lavoratori che sempre più spesso lavorano da remoto sui propri dispositivi, preferiscono comunicazioni interattive basate su video e si aspettano che la tecnologia funzioni semplicemente.

Influenzate dal cambiamento del modo in cui i team lavorano insieme, sono emerse alcune tendenze comuni per quanto riguarda la modernizzazione degli spazi di riunione e collaborazione. La società di analisi indipendente Gartner ha recentemente riferito che le organizzazioni di tutto il mondo hanno strategie simili per l'aggiornamento degli spazi per le riunioni, che includono le seguenti:

• Progettare un'infrastruttura per riunioni più flessibile per soddisfare le diverse richieste di attrezzature e spazi.
• Ridurre l'uso di soluzioni per sale riunioni multi-vendor personalizzate, costose e difficili da gestire.
• Trovare soluzioni e servizi affidabili che possano evolvere per soddisfare le mutevoli esigenze degli utenti nel tempo.

Inoltre, le tecnologie che supportano le riunioni e la collaborazione continuano ad ampliare le loro capacità, consentendo alle organizzazioni di progettare soluzioni di riunione che offrono esperienze più ricche e integrate sia per i dipendenti in sala che per quelli in remoto. Di conseguenza, i moderni spazi per le riunioni hanno spesso:

• Programmazione intelligente delle strutture
• Videoconferenze basate su cloud
• Connettività wireless per una facile condivisione da qualsiasi dispositivo
• Display integrati che includono telecamere a 360° e PTZ, lavagne bianche, telecamere per documenti e screencasting remoto.
• Acquisizione automatica delle riunioni

Naturalmente, anche se ogni organizzazione avrà i propri requisiti specifici per l'aggiornamento degli spazi e dei sistemi per le riunioni, un numero sempre maggiore di responsabili IT ha iniziato a guardare a soluzioni simili per contribuire a modernizzare le soluzioni per le riunioni e affrontare gli ostacoli alla produttività che si sommano su scala. Di seguito sono riportate le 3 principali tendenze che stanno emergendo negli sforzi per modernizzare sia gli spazi per le riunioni che le soluzioni di collaborazione, e le esperienze che possono creare quando lavorano tutti in sincronia.

3 grandi tendenze nella modernizzazione delle risorse delle sale riunioni

1. Sale riunioni più intelligenti

A tutti è capitato prima o poi di dover fare un po' di confusione in sala riunioni. Sebbene molte riunioni siano pianificate in anticipo, a volte si prolungano o non durano quanto previsto. E ancora, altre riunioni si svolgono sul momento, quando i partecipanti si infilano in qualsiasi spazio disponibile. È una realtà che rende un po' caotica la ricerca e la programmazione di spazi per riunioni appropriati, anche con gli strumenti di calendarizzazione aziendale e le soluzioni di pianificazione delle sale riunioni.

La buona notizia è che quelli che una volta erano sistemi autonomi stanno diventando sistemi di conferenza e collaborazione più intelligenti e integrati. Le risorse per le riunioni più intelligenti e integrate rendono gli spazi per le riunioni flessibili ed efficienti come i vostri dipendenti, mostrando automaticamente le risorse come disponibili se le riunioni non si svolgono o terminano in anticipo, e riducendo al minimo la necessità per l'utente finale di interagire con le tecnologie per le riunioni, avviando e registrando automaticamente le videoconferenze come previsto.

Le moderne configurazioni delle sale riunioni consentono sempre più spesso ai partecipanti di connettersi alle tecnologie in modalità wireless, invece di armeggiare con cavi e di cambiare gli ingressi sui display della sala. Gli strumenti più recenti possono anche incorporare gli aspetti fisici della sala nel sistema di riunione, tra cui l'illuminazione, le tende delle finestre e l'impianto di climatizzazione. L'analisi del luogo di lavoro può aiutare il team a migliorare la pianificazione delle risorse, oltre a fornire nuove analisi delle prestazioni delle riunioni che possono aiutare l'organizzazione a ottenere di più dalle riunioni in scala nel tempo.

2. Sale riunioni e spazi per riunioni agili

Il numero di stanze e uffici privati si sta riducendo, mentre i piani di ufficio aperti e concetti come l'hot-desking stanno rapidamente diventando la nuova normalità. Queste tendenze hanno spinto i dirigenti aziendali a riflettere su come progettare, attrezzare e assegnare gli spazi per le riunioni e la collaborazione.

Le sale conferenze completamente attrezzate sono ancora molto richieste, ma il più delle volte i team non hanno bisogno di tutte le infrastrutture e le funzionalità degli spazi per riunioni di alto livello. Le moderne strategie per le riunioni danno priorità alle caratteristiche utilizzate più di frequente per allestire sale riunioni e aree meno convenzionali.

Una delle soluzioni più recenti è costituita da kit di sale riunioni chiavi in mano, come Zoom Rooms (nella foto sotto), WebEx Room Kits o Skype Room Systems. Questi sistemi limitano la complessità e tendono a funzionare in modo affidabile e prevedibile, senza la necessità di una lunga formazione degli utenti. Inoltre, sono facilmente installabili e disponibili per un'implementazione relativamente rapida in nuovi spazi in base alle variazioni della domanda.

3. Tutto in cloud

La distribuzione di un nuovo dispositivo non dovrebbe richiedere una configurazione locale. Al contrario, i responsabili IT si rivolgono a servizi cloud che consentono di collegare semplicemente un dispositivo, farlo funzionare e distribuire eventuali aggiornamenti attraverso il cloud a più stanze e configurazioni contemporaneamente. È una manna per i team che sono già a corto di tempo e risorse per altre attività mission-critical.

Inoltre, i sistemi di riunione basati sul cloud offrono un'opportunità ancora maggiore di interoperabilità, che può consentire personalizzazioni che migliorano l'esperienza dell'utente per le esigenze specifiche dell'organizzazione.

Le riunioni non finiscono nella sala conferenze

Così come le riunioni non avvengono sempre all'interno di una sala conferenze, oggi non devono più terminare nella sala conferenze (o al termine della videoconferenza).

Le registrazioni delle riunioni possono ora estendere la collaborazione al di là della riunione, consentendo alle persone che non hanno potuto partecipare in tempo reale di guardare e impegnarsi in seguito, fornendo un punto di riferimento e un contesto per il lavoro in corso e persino per i nuovi collaboratori, e altro ancora. Premendo semplicemente il tasto di registrazione sugli strumenti di videoconferenza attualmente in uso, i dipendenti possono facilmente registrare le loro riunioni.

E lo stanno già facendo. In un recente sondaggio condotto tra i membri del Project Management Institute (PMI), oltre il 30% ha dichiarato di aver utilizzato il proprio software di videoconferenza per registrare le riunioni.

Questo presenta un problema che forse non sapevate nemmeno di avere.

Potete essere sicuri che le riunioni che i vostri dipendenti stanno già registrando, piene di informazioni aziendali sensibili, non finiscano nelle mani sbagliate, sia all'interno che all'esterno della vostra azienda?

Il problema è che, a differenza di altri tipi di file, non è possibile proteggere con password un mp4. Anche i sistemi di condivisione di file come Dropbox e Google Drive possono consentire alle persone giuste di scaricare e condividere le registrazioni di riunioni private con chiunque. Le registrazioni delle riunioni interne potrebbero persino essere condivise in tutto il mondo su YouTube, il sito dove tutti vanno a condividere i video. Al momento in cui scriviamo, una rapida ricerca su YouTube per "riunione interna" restituisce ben 883.00 risultati. Anche se ipotizziamo che il 95% di questi sia abbastanza innocuo, rimangono comunque circa 44.000 video che probabilmente non erano destinati alla visione pubblica.

Si spera che nulla di riservato della propria organizzazione sia stato condiviso pubblicamente, ma la possibilità concreta dovrebbe far riflettere ogni azienda.

La soluzione: Automatizzare la cattura delle riunioni con un sistema di gestione video sicuro

Una soluzione per la gestione delle registrazioni delle riunioni aiuta le organizzazioni ad affrontare i nuovi rischi per la sicurezza che si presentano quando i dipendenti hanno opzioni imperfette per l'archiviazione e la condivisione dei video interni. Un sistema di gestione video come Panopto funziona con la tecnologia di videoconferenza per acquisire automaticamente le registrazioni delle riunioni, caricarle in una videoteca online sicura e trascrivere tutto ciò che è stato detto durante la riunione per rendere il contenuto delle registrazioni ricercabile. Inoltre, cosa altrettanto importante, consente agli amministratori di gestire le autorizzazioni con precisione, in modo che le registrazioni delle riunioni possano essere visualizzate solo dalle persone giuste.

Inoltre, l'automazione dell 'acquisizione delle riunioni su scala è una strategia di modernizzazione delle riunioni che le aziende stanno implementando sempre più spesso per sostenere ulteriormente la produttività e la collaborazione.

Secondo una recente indagine di Wainhouse Research, Il 69% degli intervistati concorda sull'utilità di avere a disposizione le registrazioni delle riunioni video passate per poterle consultare in seguito come fonte di riferimento. Che si tratti della libertà di impegnarsi a fondo senza prendere appunti o della possibilità di condividere una riunione con chi non ha potuto partecipare, sono molti i motivi per cui le persone desiderano registrare le riunioni. Scaricate il nostro ultimo white paper per scoprire 10 motivi per registrare le riunioni.

DOWNLOAD: 10 motivi per cui la vostra azienda dovrebbe registrare tutte le vostre riunioni

 

Ma premere il tasto record non è sufficiente. I vostri collaboratori devono essere in grado di trovare, cercare e condividere facilmente le registrazioni, oltre a poterle ascoltare in streaming e interagire con loro su qualsiasi dispositivo, per trarre il massimo vantaggio da queste importanti risorse di conoscenza.

Una piattaforma video sicura che includa soluzioni di meeting intelligence può integrarsi con le tecnologie di riunione esistenti per proteggere le risorse di contenuti video interni e aiutarvi a massimizzare la produttività delle riunioni.

Panopto è la soluzione leader per la gestione, la condivisione e la ricerca di registrazioni di riunioni. Contattateci oggi stesso per rendere Panopto parte del vostro ambiente di riunione intelligente.