Non dovrebbe sorprendere nessuno che, collettivamente, trascorriamo una quantità considerevole di tempo in riunioni di lavoro. Solo negli Stati Uniti, il Bureau of Labor Statistics stima che si tengano tra i 36 e i 56 milioni di riunioni di lavoro ogni giorno. Ciò significa che, in media, la maggior parte dei dipendenti partecipa a circa 62 riunioni al mese .

Dato che gran parte delle nostre giornate è dedicata a incontri e collaborazioni con i colleghi, i leader aziendali hanno naturalmente iniziato a cercare nuove soluzioni per migliorare e semplificare l'esperienza delle riunioni.

Se ben pianificati, i miglioramenti ai sistemi di gestione delle riunioni possono tradursi in un notevole ritorno sull'investimento, sia in termini di produttività sul lavoro che di costi di gestione per l'IT. Per i dipendenti e per l'organizzazione nel suo complesso, il miglioramento dell'esperienza delle riunioni può portare a una risoluzione dei problemi più rapida ed efficiente, a una maggiore innovazione, a un ampliamento delle competenze e persino a una maggiore soddisfazione lavorativa. Per l'IT, ciò può ridurre la variabilità dei sistemi e delle infrastrutture gestite, minimizzare la necessità di supporto tecnico per le interazioni comuni con le tecnologie di riunione e contribuire a risparmiare sui futuri aggiornamenti.

Scopri la sala conferenze moderna

Il nostro modo di concepire sale e spazi per conferenze è cambiato. Se un tempo per "spazio riunioni" si intendeva semplicemente un luogo con un grande tavolo circondato da un numero ragionevole di sedie, ora il concetto comprende tutte le infrastrutture e le tecnologie che consentono ai dipendenti di incontrarsi e collaborare.

E sempre più spesso, quello "spazio" potrebbe addirittura essere completamente virtuale, con i lavoratori che collaborano tramite strumenti di videoconferenza online.

Negli ultimi anni, la modernizzazione delle sale conferenze è diventata una priorità assoluta per i team IT di tutto il mondo. Ripensare l'esperienza delle riunioni per i dipendenti di oggi ha significato progettare soluzioni di meeting e collaborazione adattabili per lavoratori che operano sempre più spesso da remoto con i propri dispositivi, prediligono comunicazioni interattive basate su video e si aspettano che la tecnologia funzioni senza problemi.

Fortemente influenzate dalle nuove modalità di lavoro dei team, sono emerse diverse tendenze comuni per quanto riguarda la modernizzazione degli spazi dedicati a riunioni e collaborazione. La società di analisi indipendente Gartner ha recentemente riportato che le organizzazioni di tutto il mondo adottano strategie simili per l'aggiornamento degli spazi riunioni, tra cui le seguenti:

• Progettare infrastrutture per riunioni più flessibili, in grado di soddisfare le diverse esigenze in termini di attrezzature e spazi.
• Ridurre l'utilizzo di soluzioni per sale riunioni personalizzate, realizzate da diversi fornitori, che risultano costose e difficili da gestire.
• Trovare soluzioni e servizi affidabili in grado di evolversi per soddisfare le esigenze mutevoli degli utenti nel tempo.

Inoltre, le tecnologie a supporto di riunioni e collaborazione continuano ad ampliare la gamma delle loro funzionalità, consentendo alle organizzazioni di progettare soluzioni per riunioni che offrono esperienze più ricche e integrate sia per i dipendenti presenti in sala che per quelli da remoto . Di conseguenza, gli spazi per riunioni moderni spesso presentano le seguenti caratteristiche:

• Pianificazione intelligente delle strutture
• Videoconferenza basata su cloud
• Connettività wireless per una facile condivisione da qualsiasi dispositivo
• Display integrati che includono telecamere a 360° e PTZ, lavagne interattive, telecamere per documenti e screencasting remoto.
• Registrazione automatizzata delle riunioni

Naturalmente, sebbene ogni organizzazione abbia esigenze specifiche per l'aggiornamento di spazi e sistemi per le riunioni, sempre più responsabili IT hanno iniziato a valutare soluzioni simili per modernizzare le soluzioni di meeting e superare gli ostacoli alla produttività che, se affrontati su larga scala, diventano sempre più rilevanti. Di seguito, tre tendenze principali che emergono negli sforzi di modernizzazione sia degli spazi per le riunioni che delle soluzioni di collaborazione, e le esperienze che si possono creare quando questi elementi lavorano in sinergia.

3 grandi tendenze nella modernizzazione delle risorse per le sale riunioni

1. Sale riunioni più intelligenti

A tutti è capitato, prima o poi, di dover cambiare sala riunioni all'ultimo minuto. Sebbene molte riunioni siano pianificate in anticipo, a volte si protraggono oltre l'orario previsto o non durano quanto programmato. Altre, invece, si svolgono all'improvviso, con i partecipanti che si accomodano nel primo spazio disponibile. È una realtà che rende la ricerca e la prenotazione di sale riunioni adeguate un'impresa alquanto caotica, persino con l'ausilio di strumenti di calendario aziendale e soluzioni per la prenotazione delle sale.

La buona notizia è che quelli che un tempo erano sistemi indipendenti si stanno trasformando in sistemi di videoconferenza e collaborazione più intelligenti e integrati. Risorse per riunioni più intelligenti e integrate rendono gli spazi per le riunioni flessibili ed efficienti quanto le persone che vi lavorano, mostrando automaticamente le risorse disponibili anche se le riunioni non si svolgono o terminano in anticipo, e riducendo al minimo la necessità per l'utente finale di interagire con le tecnologie per le riunioni, avviando e registrando automaticamente le videoconferenze come programmato.

Le moderne configurazioni delle sale riunioni consentono sempre più spesso ai partecipanti di connettersi in modalità wireless alle tecnologie, evitando così di dover armeggiare con cavi ingombranti e cambiare ingresso sui display presenti in sala. Gli strumenti più recenti possono anche integrare gli aspetti fisici della sala nel sistema di riunione, come l'illuminazione, le tende e l'impianto di climatizzazione. Inoltre, l'analisi dei dati sul luogo di lavoro può aiutare il team a migliorare la pianificazione delle risorse, oltre a fornire nuove analisi sulle prestazioni delle riunioni che consentono all'organizzazione di ottenere maggiori benefici dalle riunioni su larga scala nel tempo.

2. Sale riunioni informali e spazi per incontri agili

Il numero di stanze private e uffici si sta riducendo, mentre gli uffici open space e concetti come il hot-desking stanno rapidamente diventando la nuova normalità. Queste tendenze hanno spinto i leader aziendali a trovare soluzioni creative per progettare, attrezzare e allocare gli spazi per riunioni e collaborazione.

Le sale conferenze completamente attrezzate sono ancora molto richieste, ma il più delle volte i team non necessitano di tutte le infrastrutture e le funzionalità degli spazi per riunioni di fascia alta. Le moderne strategie per le riunioni privilegiano le funzionalità più utilizzate, allestendo spazi come salette informali e aree per riunioni meno convenzionali.

Una delle soluzioni più recenti è rappresentata dai kit per sale riunioni "chiavi in ​​mano" come Zoom Rooms (nell'immagine sottostante), WebEx Room Kits o Skype Room Systems. Questi sistemi riducono la complessità e tendono a funzionare in modo affidabile e prevedibile, senza la necessità di una formazione approfondita per gli utenti. Sono inoltre facili da installare e prontamente disponibili per un'implementazione relativamente rapida in nuovi spazi, in base alle esigenze.

3. Cloud per tutto

L'implementazione di un nuovo dispositivo non dovrebbe richiedere una configurazione locale. Al contrario, i responsabili IT si stanno orientando verso servizi cloud che consentano di collegare semplicemente un dispositivo, farlo funzionare e distribuire contemporaneamente gli aggiornamenti tramite il cloud a più stanze e configurazioni. Si tratta di un vantaggio per i team che già dispongono di tempo e risorse limitati per altre attività critiche.

Inoltre, i sistemi di riunione basati sul cloud offrono maggiori opportunità di interoperabilità, consentendo personalizzazioni che migliorano l'esperienza utente in base alle esigenze specifiche della vostra organizzazione.

Le riunioni non finiscono nella sala conferenze.

Così come le riunioni non si svolgono sempre all'interno di una sala conferenze, oggi non devono nemmeno concludersi lì (o al termine della videoconferenza).

Le registrazioni delle riunioni possono ora estendere la collaborazione oltre l'incontro stesso, consentendo a chi non ha potuto partecipare in tempo reale di guardare e interagire in un secondo momento, fornendo un punto di riferimento e un contesto per il lavoro in corso e persino per i nuovi collaboratori, e molto altro ancora. Semplicemente premendo il pulsante di registrazione sugli strumenti di videoconferenza che utilizzano abitualmente, i dipendenti possono registrare facilmente le proprie riunioni.

E lo stanno già facendo. In un recente sondaggio condotto tra i membri del Project Management Institute (PMI), oltre il 30% ha dichiarato di aver effettivamente utilizzato il proprio software di videoconferenza per registrare le riunioni .

Questo rappresenta un problema di cui potresti non essere nemmeno a conoscenza.

Puoi essere certo che le registrazioni delle riunioni effettuate dai tuoi dipendenti, contenenti informazioni aziendali sensibili, non finiscano nelle mani sbagliate, né all'interno né all'esterno della tua azienda?

Il problema è che, a differenza di altri tipi di file, non è possibile proteggere con password un file mp4. Persino i sistemi di condivisione file come Dropbox e Google Drive possono consentire alle persone autorizzate di scaricare e condividere registrazioni di riunioni private praticamente con chiunque. Le registrazioni di riunioni interne potrebbero persino finire per essere condivise e viste da tutto il mondo su quel sito dove tutti vanno a condividere video: YouTube . Al momento in cui scrivo, una rapida ricerca su YouTube per "riunione interna" restituisce ben 883.000 risultati. Anche se ipotizziamo che il 95% di questi sia relativamente innocuo, rimarrebbero comunque circa 44.000 video che probabilmente non erano destinati alla visione pubblica.

Ci si aspetterebbe che nessuna informazione riservata della vostra organizzazione sia stata divulgata pubblicamente, ma la concreta possibilità che ciò accada dovrebbe far riflettere ogni azienda.

La soluzione: automatizzare la registrazione delle riunioni utilizzando un sistema di gestione video sicuro.

Una soluzione per la gestione delle registrazioni delle riunioni aiuta le organizzazioni ad affrontare i nuovi rischi per la sicurezza che sorgono quando i dipendenti hanno opzioni imperfette per archiviare e condividere video interni. Un sistema di gestione video come Panopto Si integra con la tua tecnologia di videoconferenza per registrare automaticamente le riunioni, caricarle in una libreria video online sicura e trascrivere tutto ciò che viene detto durante la riunione, rendendo inoltre i contenuti delle registrazioni ricercabili. Altrettanto importante, consente anche una gestione granulare delle autorizzazioni per gli amministratori, in modo che le registrazioni delle riunioni possano essere visualizzate solo dalle persone autorizzate.

Inoltre, l'automazione della registrazione delle riunioni su larga scala è una strategia di modernizzazione delle riunioni che le aziende stanno implementando sempre più spesso per supportare ulteriormente la produttività e la collaborazione.

Secondo un recente sondaggio di Wainhouse Research, Il 69% degli intervistati ha concordato sul fatto che sia utile avere a disposizione le registrazioni delle riunioni video passate per potervi accedere in seguito come fonte di riferimento. Che si tratti della libertà di partecipare attivamente senza prendere appunti o della possibilità di condividere una riunione con chi non ha potuto essere presente, sono molti i motivi per cui le persone desiderano registrare le proprie riunioni. Scarica il nostro ultimo white paper per scoprire 10 motivi per registrare le tue riunioni.

SCARICA: 10 motivi per cui la tua azienda dovrebbe registrare tutte le riunioni

 

Ma premere il pulsante di registrazione non basta. I vostri collaboratori devono essere in grado di trovare, cercare e condividere facilmente queste registrazioni, per non parlare della possibilità di riprodurle in streaming e interagire con esse su qualsiasi dispositivo, al fine di sfruttare appieno queste importanti risorse di conoscenza.

Una piattaforma video sicura che includa soluzioni di analisi delle riunioni può integrarsi con le tecnologie di riunione già in uso, contribuendo a proteggere i contenuti video interni e a massimizzare la produttività delle riunioni.

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