Le aziende hanno successo quando i dipendenti sono in grado di collaborare in modo efficiente per risolvere problemi complessi, realizzare nuove iniziative e condividere le conoscenze. Con molti team che lavorano da remoto a tempo pieno, è più importante che mai garantire che i team che lavorano da casa abbiano accesso a strumenti di collaborazione video che consentano una collaborazione efficace ed efficiente.

Grazie a strumenti di collaborazione come Slack e Zoom, i dipendenti remoti possono ottenere risposte rapide dai colleghi e tenere conversazioni in tempo reale da qualsiasi luogo. Ma quando i dettagli sono fondamentali e non è necessaria una discussione dal vivo, la maggior parte di noi passa ancora ore a scrivere lunghe e-mail, slide decks e documenti, completi di spiegazioni, screenshot, istruzioni passo-passo e altro, per assicurarsi che gli altri capiscano.

È ora di smettere di scrivere e iniziare a registrare.

Una collaborazione video vale 1,8 milioni di parole

Avete sentito il detto: "Un'immagine vale più di mille parole". Ebbene, secondo Forrester Research, un video di un minuto vale 1,8 milioni di parole. Pensate a quante informazioni in più potete condividere in un video di 2 minuti rispetto a un'e-mail che richiede 2 minuti per essere letta. Inoltre, considerate quanto tempo impiegate a scrivere un'e-mail dettagliata piuttosto che a mostrare e raccontare. I video contengono molti dati in ogni fotogramma, che lavorano insieme per migliorare la capacità dello spettatore di comprendere e ricordare i dettagli presentati.

I video possono facilmente aggiungere efficienza, chiarezza e coerenza a molti aspetti delle operazioni aziendali a distanza, tra cui:

• Registrazione e documentazione delle riunioni
• Formazione dei dipendenti su scala
• Inserimento dei nuovi assunti
• Coinvolgere il pubblico nella comunicazione aziendale
• Abilitare i team di vendita
• Educare i clienti

Inoltre, registrare video è oggi più facile che mai e molto più veloce che scrivere. La maggior parte delle soluzioni di videoconferenza consente di registrare riunioni, sessioni di formazione e altro ancora con un semplice clic. I registratori di schermo online screen recorder online consentono di catturare rapidamente una presentazione, un'esercitazione o un messaggio in un video condivisibile on-demand.

Per migliorare la collaborazione e la condivisione delle conoscenze tra i team remoti, prendete in considerazione le seguenti tattiche che sfruttano le soluzioni di videocomunicazione oggi facilmente disponibili.

Quattro consigli per una collaborazione video efficace

Con uno stack completo di strumenti di collaborazione video che supportano sia le comunicazioni video dal vivo che quelle on-demand, i team remoti possono non solo sfruttare meglio il tempo trascorso in riunioni virtuali, ma anche collaborare in modo asincrono, riducendo la frequenza delle chiamate e delle riunioni dal vivo che spesso allontanano le persone da un lavoro più profondo e produttivo. Ecco come fare:

1. Ottenere di più dalle riunioni online registrandole

Amate o odiate, le riunioni sono ancora uno dei modi più efficaci per i dipendenti di collaborare e condividere idee. Ecco perché le aziende continuano a investire in strumenti per ottimizzare le riunioni, dall'hardware delle sale conferenze ai calendari intelligenti, fino a tutti i tipi di sistemi di comunicazione unificati. Abbiamo eliminato molte delle barriere che un tempo impedivano la nostra capacità di connetterci con i colleghi in tempo reale.

Ma cosa succede una volta iniziata la riunione? Non stiamo ancora collaborando in modo efficace come potremmo. Durante la discussione, ci affidiamo a note e verbali manuali per documentare le decisioni. Dopo, passiamo ore a scrivere riassunti e passi successivi. Tutti i dettagli mancati, sia durante la riunione che dopo, vanno persi.

Non è necessario che sia così. La registrazione delle riunioni può contribuire a rendere più produttivi i team remoti, consentendo loro di rivedere i momenti chiave delle riunioni o di visualizzare le conversazioni a cui non hanno potuto partecipare dal vivo. Inoltre, può proteggere la vostra azienda fornendo una registrazione di ciò che è accaduto durante ogni interazione.

Registrazione delle riunioni più intelligente e semplice

Zoom, Cisco Webex Meetings, GoToMeeting, BlueJeans e altre soluzioni di videoconferenza consentono di registrare facilmente una riunione. Ma poi? L'integrazione di Panopto con il vostro sistema di videoconferenza non solo vi dà la possibilità di automatizzare la registrazione delle riunioni in tutta l'organizzazione, ma vi fornisce anche gli strumenti per semplificare la condivisione e la collaborazione dopo la fine della riunione:

• Archiviazione cloud sicura, illimitata e a lungo termine
• Integrazione SSO e gestione video per una facile condivisione
• Trascrizione automatica e sottotitoli
• Ricerca di contenuti all'interno dei video
• Discussioni e note in video
• Semplici strumenti di editing video
• Analisi e intelligence

Per saperne di più sull'automazione e la semplificazione della registrazione delle riunioni con Panopto >

2. Ridurre al minimo il sovraccarico di collaborazione con le comunicazioni video asincrone

Slack ha contribuito a rivoluzionare il modo in cui comunichiamo al lavoro, consentendo alle persone di ottenere istantaneamente input rapidi dai compagni di squadra tramite chat ricercabili. Ma le continue interruzioni rendono i team remoti meno produttivi, allontanandoli dal lavoro cognitivo più profondo. E non tutte le domande possono trovare risposta in poche righe di testo. Quando i dettagli sono critici, quando è più facile mostrare invece di raccontare o quando c'è troppo da digitare, Slack e altri strumenti di collaborazione come Microsoft Teams non sono i canali più efficienti.

Con gli strumenti di collaborazione video di Panopto non dovrete aspettare di riunire tutti in una riunione o di confondere una lunga catena di e-mail. È sufficiente registrare qualsiasi informazione da condividere, fornendo una spiegazione audio mentre si procede. Panopto consente di catturare facilmente ogni dettaglio in un rapido video con diapositive o una registrazione dello schermo, in modo che gli altri possano seguirvi come se stessero guardando alle vostre spalle. Con i messaggi video e le presentazioni on-demand, i colleghi possono guardare il video non appena hanno qualche minuto, accelerare o rallentare la velocità di riproduzione, cercare i contenuti all'interno del video e persino lasciare commenti e domande con data e ora all'interno del video.

Il meglio di tutti? I video di Panopto possono essere cercati e condivisi direttamente in Slack, in modo da poter continuare a condividere informazioni complete e dettagliate con i compagni di squadra senza dover rinunciare al vostro strumento di comunicazione preferito.

3. Capovolgere le riunioni per migliorare la collaborazione

Troppe riunioni nella maggior parte delle organizzazioni sono conferenze guidate da PowerPoint, strutturate in modo da offrire poche opportunità di collaborare in tempo reale, di far avanzare efficacemente i progetti e spesso di prendere decisioni strategiche.

Esiste un'alternativa: la riunione capovolta. Pionierizzato da aziende innovative come Amazon e LinkedIn e costruito sul modello della flipped classroom (classe capovolta) che è stato introdotto nelle università di tutto il mondo, il flipping delle riunioni può aiutarvi:

• Recuperare il tempo sprecato nelle riunioni
• Assicuratevi che ogni riunione a cui partecipate sia produttiva
• Date ai vostri team la possibilità di prendere in modo collaborativo decisioni più intelligenti e tempestive.

In una riunione capovolta, l'organizzatore della riunione registra una presentazione che dettaglia le informazioni di cui i partecipanti hanno bisogno per contribuire pienamente, la condivide con i partecipanti prima della riunione e conserva l'intera riunione programmata per la collaborazione in tempo reale.

Per saperne di più, scaricate la guida completa al capovolgimento delle riunioni >

4. Abbracciare la documentazione video per una rapida condivisione delle conoscenze

Ogni dipendente è un esperto in qualcosa. Rendere condivisibile tutto questo know-how, che sia per la formazione di un nuovo dipendente, per la collaborazione a progetti di gruppo o semplicemente per la creazione di documentazione da consultare in futuro, potrebbe contribuire a rendere i vostri team molto più produttivi, se solo fosse più facile. Ma i documenti di condivisione delle conoscenze basati sul testo richiedono troppo tempo per essere prodotti e gli incontri di persona non sono sufficienti (soprattutto per le informazioni che devono essere condivise spesso).

Il video è diverso. Con una base di conoscenza video ricercabile e on-demand, è possibile documentare e condividere informazioni dettagliate in tempi molto più brevi rispetto alla creazione di un documento di testo. Panopto consente di catturare con facilità anche i più complicati walkthrough multicamera, le dimostrazioni, le spiegazioni, le procedure operative standard, le best practice e altro ancora, utilizzando i computer portatili e le webcam di cui già dispongono.

Dopo la registrazione, Panopto carica automaticamente ogni video nella vostra videoteca centrale e sicura, dove viene ottimizzato per la riproduzione su qualsiasi dispositivo e indicizzato per la ricerca. In questo modo, l'esperienza del vostro team non solo è facile da documentare, ma è anche facile per gli altri all'interno della vostra organizzazione trovare e imparare su richiesta.

Portate la collaborazione video oltre la videoconferenza

Massimizzate la collaborazione e la produttività con una serie più ampia di strumenti di collaborazione video. Panopto offre soluzioni gratuite e a pagamento che riprendono il punto in cui il vostro software di videoconferenza si interrompe, in modo che i team remoti possano collaborare in modo più efficace.

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