Vi è mai capitato di avere una di quelle giornate in cui vi sentite estremamente impegnati, ma alla fine della giornata avete realizzato molto meno di quanto avevate programmato? O forse lavorate spesso fino a tardi perché la maggior parte delle volte è difficile lavorare in modo produttivo prima delle 17.00? C'è una ragione per questo.

La collaborazione ha preso il sopravvento sulla giornata lavorativa tipica. I dati pubblicati nel 2016 dalla Harvard Business Review (HBR) hanno dimostrato che il tempo trascorso da manager e dipendenti in attività collaborative come riunioni, telefonate e discussioni via e-mail è cresciuto del 50% nei 20 anni precedenti. Oggi, con l'aggiunta di app di messaggistica istantanea sul posto di lavoro come Slack e Microsoft Teams, questo "sovraccarico di collaborazione" è aumentato.sovraccarico di collaborazione"continua a rubare l'attenzione delle persone. Si stima che i dipendenti passino fino all'80% del loro tempo a comunicare e collaborare, lasciando solo il 20% della giornata per un lavoro produttivo e ininterrotto.

I top performer hanno ancora più probabilità di sopportare il peso del sovraccarico di collaborazione. HBR ha riportato che dal 20% al 35% dei preziosi sforzi di collaborazione provengono solo dal 3% al 5% dei dipendenti. I "giocatori di serie A", noti per le loro capacità e la loro disponibilità ad aiutare, sono più spesso coinvolti nei progetti e spesso contribuiscono al di là dell'ambito del loro ruolo. Tuttavia, la perdita di tempo produttivo di qualità per i top performer, unita alle crescenti esigenze di richieste e progetti aggiuntivi, può portare a colli di bottiglia quando rimangono indietro. Peggio ancora, questi membri critici del team finiscono per lavorare più ore per riuscire a fare qualcosa dopo la cessazione delle interruzioni, e spesso finiscono per essere così sovraccarichi da non essere più in grado di contribuire efficacemente.

La collaborazione è ovviamente fondamentale per il successo e i risultati dei team e delle organizzazioni nel loro complesso, ma i costi possono facilmente superare i benefici quando la produttività individuale è così fortemente ridotta. Il problema non è la collaborazione in sé, ma il modo inefficiente in cui i team lavorano insieme e condividono le informazioni.

Il valore temporale della comunicazione

In finanza, il "valore temporale del denaro" si riferisce al concetto che il denaro che si ha ora vale di più dello stesso importo in futuro, grazie alla sua capacità di guadagno potenziale. Allo stesso modo, le comunicazioni che possono essere scambiate nel tempo attraverso mezzi più flessibili possono offrire un valore significativamente maggiore rispetto alle sole comunicazioni in tempo reale. Per comprendere meglio questo concetto, analizziamo due dei principali svantaggi delle comunicazioni sincrone in tempo reale.

1. L'uso eccessivo di comunicazioni in tempo reale produce frequenti interruzioni, impedendo ai dipendenti di svolgere un lavoro di maggior valore.

Ottenere risposte e prendere decisioni rapidamente può aumentare la produttività e accelerare i risultati, in particolare per una persona o un team bloccato, ma c'è un compromesso: la distrazione di una notifica su Slack o l'interruzione di una riunione virtuale allontana tutti i partecipanti dal lavoro più profondo. Le scienze cognitive ci dicono che può essere necessaria anche mezz'ora per tornare a concentrarsi e a lavorare a pieno ritmo dopo una riunione o una telefonata. Anche le piccole distrazioni possono essere controproducenti, in quanto costringono a interrompere la concentrazione dal compito in corso e quindi a rientrare nel flusso del lavoro. 

2. Il valore della comunicazione diminuisce quando le informazioni scambiate non possono essere conservate o consultate in seguito. 

Le riunioni e le chiamate dal vivo, ad esempio, sono effimere. Solo un'ora dopo la fine di una riunione le persone possono ricordare solo il 40% delle informazioni condivise, e dopo due giorni la percentuale scende al 28%. Né gli appunti né la memoria delle persone sono registrazioni complete e affidabili delle parole effettivamente pronunciate o delle immagini mostrate. Perciò, quando una domanda viene posta dopo la riunione, non è insolito che le persone passino del tempo prezioso a cercare risposte che non esistono più. Inoltre, chi si perde una riunione tende a ottenere solo dettagli parziali dai compagni di squadra disposti a condividere un riassunto o i loro appunti personali.

Il dilemma del lavoratore remoto

Con la maggior parte dei dipendenti che lavorano da remoto, grazie a una pandemia impegnativa, le piattaforme di collaborazione come Slack, Teams e la videoconferenza di Zoom videoconferenza di videoconferenza di Zoom, il loro utilizzo è è salito alle stelle. Queste tecnologie di collaborazione sono diventate rapidamente i sistemi nervosi centrali che collegano i team remoti e consentono una facile comunicazione tra i dipendenti sparsi. Il rovescio della medaglia è il conseguente turbinio di notifiche di messaggi quasi costanti, inviti a riunioni, promemoria del calendario, incontri e chiamate che impediscono alle persone di lavorare più a fondo.

In che modo i team remoti possono continuare a lavorare insieme senza sacrificare la produttività individuale?

I team remoti altamente produttivi comunicano di più ma si parlano meno spesso. Questo si ottiene riducendo al minimo le domande e le conversazioni immediate e dando invece priorità a una comunicazione chiara e tempestiva attraverso mezzi asincroni. E quando le riunioni sono ancora necessarie, i leader efficaci sfruttano al meglio il tempo di tutti fissando un ordine del giorno, preparando i partecipanti con le informazioni necessarie in anticipo e registrando la riunione in modo da potervi fare riferimento in seguito.

Ecco cinque modi per mettere in pratica queste strategie e creare un ambiente di lavoro produttivo con meno interruzioni e un flusso di informazioni più efficace.

5 modi per ottimizzare la collaborazione e la produttività

1. Appoggiarsi alla collaborazione asincrona.

È facile cedere al fascino della comunicazione istantanea quando si lavora da remoto: offre quel senso di coinvolgimento e di connessione che si prova naturalmente quando si è in ufficio e si interagisce con i colleghi faccia a faccia. E spesso può sembrare il modo più rapido per ottenere una risposta a una domanda. 

Il vostro guadagno è la perdita dei vostri colleghi, purtroppo. Comunicate più spesso attraverso mezzi asincroni, dove non ci si aspetta una risposta immediata, e i vostri messaggi non saranno così dirompenti. L'e-mail è ovviamente un'opzione consolidata, ma se volete evitare al vostro team di dover leggere un'altra e-mail, considerate quanto segue:

• Mostrare e raccontare con i video. I video on demand sono una delle soluzioni più efficaci per comunicare e condividere informazioni e spiegazioni ricche e dettagliate. Con una piattaforma video come Panopto potete catturare il vostro schermo e un video della vostra presentazione per mostrare o insegnare ai vostri colleghi come fare quasi tutto. Invitate i vostri colleghi via e-mail a vedere il vostro video e fateli rispondere con commenti all'interno del video. Il vostro team può anche cercare all'interno dei vostri videoe ciò significa che le informazioni contenute nei video sono facili da trovare e da consultare in un secondo momento, proprio come quelle contenute in un'e-mail.

• Collaborare all'interno di documenti e fogli di calcolo. Soluzioni come Microsoft 365 e G-suite consentono ai team di lavorare insieme all'interno di documenti, collaborando in modo asincrono nel proprio tempo libero. Per molte persone, questo permette di contribuire in modo più significativo di quanto potrebbero fare in un ambiente di riunione frenetico. Inoltre, la collaborazione all'interno del documento stesso può dare origine a un documento finito e pronto per essere spedito.
• Lavorate insieme con le app di gestione dei progetti. Applicazioni come Trello e Asana possono eliminare la necessità di riunioni sullo stato del progetto, di e-mail di follow-up o di check-in periodici tramite Slack. Non solo le comunicazioni del team sono organizzate intorno ai compiti e ai progetti in corso, ma tutti hanno una visione chiara dell'avanzamento del lavoro.

 

 

2. Inviare meno messaggi, ma di qualità superiore.

Una risposta rapida può portare a un maggior numero di comunicazioni e a una maggiore frustrazione quando chi la riceve non ha tutte le informazioni di cui ha bisogno, o quando finisce per cercare di decodificare un messaggio che semplicemente manca di contesto. Aspettate invece di essere in grado di inviare una risposta completa che non lasci dubbi, con la chiarezza e i dettagli necessari per andare avanti con fiducia.

3. Disattivare le notifiche.

Anche le app di chat come Slack possono essere trattate in modo asincrono. Disattivate le notifiche e prendete l'abitudine di controllare i messaggi tra un compito e l'altro o quando avete una pausa, proprio come fareste con la vostra e-mail. Potrete comunque dare risposte tempestive ai colleghi, riducendo al minimo le distrazioni quando siete immersi nel flusso del lavoro: le vostre risposte non saranno immediate. Per le esigenze veramente urgenti, chiedete ai vostri colleghi di chiamarvi.

4. Capovolgere le riunioni.

Molte riunioni finiscono per essere più lunghe del necessario. Possono anche trasformarsi in più riunioni, quando si spende tempo prezioso per presentare informazioni o per aggiornare tutti. Date una svolta alla vostra riunione e fate in modo che tutto il tempo che avete prenotato possa essere utilizzato per raggiungere l'obiettivo prefissato. Capovolgendo capovolgendo la riunionetutti ricevono l'ordine del giorno, le note su come siamo arrivati e altri dettagli importanti per contribuire pienamente prima ancora che la riunione abbia inizio.

Inviate le informazioni pre-riunione almeno un giorno prima, in modo che tutti abbiano il tempo di prepararsi. Potete scrivere tutto in un'e-mail con allegati o, se volete essere davvero efficienti, registrare una rapida presentazione video. presentazione video da condividere con il team: non solo coinvolgerete il vostro pubblico, ma potrete condividere più informazioni più velocemente di quanto potreste fare con un'e-mail. Poi, quando è il momento della riunione, il team può mettersi subito al lavoro.

Guardate un video pre-riunione di una riunione capovolta:

 

 

5. Registrare le videoconferenze.

Se vale la pena di tenere una riunione o una telefonata, spesso vale la pena di registrarla in modo che il team possa consultarla in seguito. Senza questa registrazione, gran parte del valore potenziale delle comunicazioni più importanti va perso. La registrazione delle videochiamate e delle riunioni può trasformare le conversazioni approfondite in risorse di conoscenza che aumentano la produttività e che catturano ogni dettaglio esattamente come avviene. Infatti, da un recente sondaggio condotto tra i membri del Project Management Institute (PMI) è emerso che oltre il 30% ha utilizzato il proprio software di videoconferenza per registrare le riunioni. Ecco alcuni modi in cui le registrazioni delle riunioni possono far risparmiare tempo prezioso a voi e al vostro team:

• Eliminare l'obbligo di prendere appunti per migliorare la concentrazione e il coinvolgimento durante la riunione.
• Condividete la registrazione con i partecipanti o con chi se l'è persa per ridurre il tempo da dedicare alla scrittura e all'invio di e-mail di follow-up dopo la fine della riunione.
• Esaminare le registrazioni delle riunioni per trovare le risposte senza cercare di rintracciarle da altri che erano presenti alla riunione e che potrebbero non ricordare.
• Fornite alle persone risorse migliori per aggiornarsi quando sono nuove nel team o si uniscono a un progetto già in corso.

Con il nuovo strumento di strumento di acquisizione video in-browsersi può facilmente registrare una videoconferenza con pochi clic, anche se non siete l'organizzatore della riunione. Selezionate la schermata che desiderate registrare o la finestra dell'applicazione di videoconferenza, nonché il relativo audio, quindi premete il pulsante rosso di registrazione.

Video on demand nell'era del lavoro a distanza

Nel rapido passaggio al lavoro da remoto, le riunioni di Zoom, le chat di Slack e altri strumenti di collaborazione simili sono diventati i sostituti di fatto del modo in cui ci connettevamo e conversavamo con i colleghi in ufficio. Le videochiamate ci permettono di incontrarci online, con la comodità di vedere il volto dei nostri colleghi e i loro segnali non verbali, proprio come in una sala conferenze. Mentre la messaggistica istantanea con un collega ci fa sentire come se ci stessimo rivolgendo al nostro compagno di stanza per una chiacchierata veloce. 

Mantenere una parvenza di normalità collegandosi personalmente con i nostri colleghi remoti è senza dubbio più importante che mai. E non potremmo farlo senza gli strumenti di collaborazione che consentono un impegno virtuale in tempo reale. Tuttavia, quando le comunicazioni virtuali attraverso questi mezzi diventano costanti, la produttività complessiva ne risente, in quanto ai lavoratori rimane solo una piccola parte del loro tempo per concentrarsi su un lavoro significativo. 

Come lavoratore remoto, dare priorità alla comunicazione e alla collaborazione asincrona consente di pianificare meglio e di avere un maggiore controllo sulla giornata lavorativa. Il lavoro approfondito diventa un'abitudine, invece di passare la maggior parte della giornata a reagire a messaggi e notifiche. Le comunicazioni di qualità più elevata diventano la norma, con meno ambiguità e meno ritorni di fiamma. E con tutto ciò che è documentato, una semplice ricerca può far emergere risposte immediate in un secondo momento, se voi o un vostro collega ne avete bisogno.

La soluzione non è eliminare le comunicazioni in tempo reale, ma eliminare l'aspettativa di una risposta immediata dalle comunicazioni sul posto di lavoro, ridurre il peso delle riunioni sul tempo delle persone e trovare nuovi metodi per una collaborazione più efficiente e flessibile.

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Avete già la posta elettronica e una soluzione di condivisione di file collaborativi come Dropbox o G-suite. Ma cosa succede se avete bisogno di esprimere rapidamente il vostro messaggio con maggiori dettagli e contesto, e non è necessaria una conversazione dal vivo?

Con i video on-demand, potete mostrare e raccontare informazioni complete nel tempo necessario per presentarle. Utilizzando solo il vostro computer portatile, potete catturare comunicazioni video multi-stream, dimostrazioni, esercitazioni, istruzioni per l'uso, formazione e altro ancora, per poi condividerle con i vostri colleghi che possono guardarle quando sono pronte e rivederle quando necessario.

Panopto rende la registrazione e la condivisione dei video più facile che mai

Direttamente dal vostro browser web, senza installare alcun plugin o scaricare alcun software, potete registrare una presentazione sul vostro schermo, catturare le diapositive per rafforzare i vostri punti su un'altra schermata e persino rendervi protagonisti del video mentre presentate il tutto davanti alla vostra webcam. 

Una volta terminata la registrazione, è possibile modificare il video e invitare i compagni di squadra via e-mail per visualizzarlo privatamente. Il lettore video interattivo di Panopto consente a voi e al vostro team di collaborare attraverso discussioni all'interno dei video. Con Panopto, potete anche cercare i contenuti all'interno dei vostri video quando avete bisogno di trovare qualcosa di specifico senza dover guardare di nuovo l'intero video.

Volete provare la potenza della comunicazione video on-demand? Iscrivetevi a Panopto per condividere video on-demand ricercabili con i vostri colleghi, oppure iniziate subito a usare il nostro registratore di video e schermate online gratuito.