Hai mai avuto uno di quei giorni in cui ti sei sentito estremamente occupato, ma alla fine della giornata hai ottenuto molto meno di quanto pianificasse? O forse lavori spesso fino a tardi perché entrare in un lavoro produttivo prima delle 17 è difficile nella maggior parte dei giorni? C'è una ragione per questo.

La collaborazione ha assunto la tipica giornata lavorativa. I dati pubblicati nell'Harvard Business Review (HBR) nel 2016 hanno mostrato il tempo trascorso da manager e dipendenti in attività collaborative come riunioni, telefonate e discussioni via e-mail è cresciuto del 50% rispetto ai 20 anni precedenti. Oggi, con l'aggiunta di app di messaggistica istantanea sul posto di lavoro come Slack e Microsoft Teams, questo»sovraccarico di collaborazione” continua a rubare l'attenzione delle persone. Ora si stima che i dipendenti trascorrano fino all'80% del loro tempo a comunicare e collaborare , lasciando solo il 20% della giornata per un lavoro produttivo e ininterrotto.

I migliori performer hanno ancora più probabilità di sopportare il peso del sovraccarico di collaborazione. HBR ha riferito che dal 20% al 35% dei preziosi sforzi collaborativi provengono solo dal 3% al 5% dei dipendenti. Gli «A-player», noti per essere altamente capaci e disposti ad aiutare, sono più frequentemente attratti in progetti e spesso contribuiscono oltre l'ambito dei loro ruoli. Tuttavia, la perdita di tempo produttivo di qualità per i migliori performer, unita alle crescenti richieste di richieste e progetti aggiuntivi, può portare a colli di bottiglia quando rimangono indietro. Peggio ancora, questi membri del team critici finiscono per lavorare più ore per fare alcune cose dopo la cessazione delle interruzioni, e spesso finiscono per essere così sovratassati da non essere più contributori efficaci.

Lavorare insieme è ovviamente fondamentale per il successo e la produzione di team e organizzazioni nel suo complesso, ma i costi possono facilmente superare i vantaggi quando la produttività individuale è notevolmente ridotta. Il problema non è la collaborazione stessa, ma il modo in cui i team lavorano insieme e condividono le informazioni.

Il valore temporale della comunicazione

Nella finanza, il «valore temporale del denaro» si riferisce al concetto che il denaro che hai ora vale più dello stesso importo in futuro a causa della sua potenziale capacità di guadagno. Analogamente, le comunicazioni che possono essere scambiate nel tempo attraverso mezzi più flessibili offrono un valore significativamente superiore rispetto alle sole comunicazioni in tempo reale. Per comprendere meglio questo concetto, diamo un'occhiata a due dei maggiori svantaggi delle comunicazioni sincrone in tempo reale.

1. L'uso eccessivo delle comunicazioni in tempo reale produce frequenti interruzioni, evitando ai dipendenti un lavoro di maggiore valore.

Ottenere risposte e prendere decisioni rapidamente può aumentare la produttività e accelerare la produzione, in particolare per una persona o un team bloccato, ma c'è un compromesso: la distrazione di una notifica Slack o l'interruzione di una riunione virtuale allontana tutti coloro che sono coinvolti dal lavoro più profondo. La scienza cognitiva ci dice che può richiedere fino a mezz'ora per rifocalizzarsi e tornare a lavorare a tutta velocità dopo una riunione o una telefonata. Anche piccole distrazioni possono essere controproducenti, costringendo una rottura della concentrazione dal compito in questione che ci impone di rientrare nel flusso del lavoro. 

2. Il valore della comunicazione diminuisce quando le informazioni scambiate non possono essere conservate o richiamate più tardi. 

Le riunioni e le chiamate dal vivo, ad esempio, sono effimeri. Solo un'ora dopo la fine di una riunione, le persone possono ricordare solo 40% delle informazioni condivise e dopo due giorni tale numero scende al 28%. Né le note né i ricordi delle persone sono registrazioni complete e affidabili delle parole effettive pronunciate o delle immagini mostrate. Quindi, quando una domanda viene fuori dopo l'incontro, non è insolito per le persone passare del tempo prezioso alla ricerca di risposte che non esistono più. Inoltre, coloro che perdono una riunione tendono a ricevere solo dettagli parziali dai compagni di squadra disposti a condividere un riassunto o le loro note personali. 

Il dilemma del lavoratore remoto

Con la maggior parte dei dipendenti ora lavora da remoto attraverso una pandemia impegnativa, piattaforme di collaborazione come Slack, Teams e Zoom videoconferenza la piattaforma ha segnalato il loro utilizzo salito alle stelle. Queste tecnologie di collaborazione sono diventate rapidamente i sistemi nervosi centrali che collegano i team remoti e consentono una facile comunicazione tra dipendenti sparsi. Lo svantaggio è il vortice risultante di notifiche di messaggi quasi costanti, inviti alle riunioni, promemoria del calendario, riunioni e chiamate che impediscono alle persone di lavorare più a fondo.

In che modo i team remoti continuano a lavorare insieme senza sacrificare la produttività individuale?

I team remoti altamente produttivi comunicano di più ma parlano meno spesso. Ciò si ottiene riducendo al minimo le domande e le conversazioni spur-of-the-moment e, invece, dando priorità a una comunicazione chiara e tempestiva attraverso mezzi asincroni. E quando le riunioni sono ancora necessarie, i leader efficaci sfruttano al massimo il tempo di tutti stabilendo un ordine del giorno, preparando i partecipanti con le informazioni di cui hanno bisogno in anticipo e registrando la riunione in modo che possa essere consultata in seguito. 

Di seguito sono riportati cinque modi per mettere in atto queste strategie per creare un ambiente di lavoro produttivo con meno interruzioni e un flusso di informazioni più efficace.

5 modi per ottimizzare la collaborazione e la produttività

1. Appoggiati alla collaborazione asincrona.

È facile soccombere al fascino della comunicazione istantanea quando lavori da remoto: offre quel senso di coinvolgimento e connessione che si sente naturalmente quando si è in ufficio a interagire con i colleghi faccia a faccia. E molte volte, può sembrare il modo più rapido per ottenere una risposta a una domanda. 

Il tuo guadagno è la perdita dei tuoi colleghi, purtroppo. Comunicate più spesso attraverso mezzi asincroni in cui non c'è aspettativa di una risposta immediata e i vostri messaggi non saranno così dannosi. L'e-mail è, ovviamente, un'opzione provata e vera, ma se vuoi risparmiare al tuo team di dover leggere un'altra email, considera quanto segue:

• Mostra e racconta con il video. Il video on demand è una delle soluzioni più efficienti per comunicare e condividere informazioni dettagliate e dettagliate e spiegazioni. Con un piattaforma video come Panopto puoi catturare il tuo schermo e un video di te che presenterai per mostrare o insegnare ai tuoi compagni come fare quasi tutto. Invita i tuoi colleghi via e-mail a visualizzare il tuo video e farli rispondere con commenti all'interno del video. Anche il tuo team può cerca all'interno dei tuoi video, il che significa che le informazioni in esse contenute sono facili da trovare e fare riferimento in seguito proprio come sarebbe in un'e-mail.

• Collabora all'interno di documenti e fogli di calcolo. Soluzioni come Microsoft 365 e G-suite consentono ai team di lavorare insieme all'interno dei documenti, collaborando in modo asincrono nel proprio tempo. Per molte persone, ciò consente loro di contribuire in modo più significativo di quanto potrebbero altrimenti essere in grado di fare in un ambiente di riunione frenetico. Inoltre, la collaborazione all'interno del documento stesso può comportare un risultato finale ottimizzato pronto per la spedizione.
• Lavora insieme nelle app di gestione dei progetti. App come Trello e Asana possono eliminare la necessità di riunioni sullo stato del progetto, e-mail di follow-up o check-in periodici tramite Slack. Non solo le comunicazioni del tuo team sono organizzate in base alle attività e ai progetti a portata di mano, ma tutti hanno una visione chiara del progresso del lavoro. 

 

2. Invia meno messaggi ma di qualità superiore.

L'attivazione di una risposta rapida può portare a più comunicazioni avanti e indietro e a una maggiore frustrazione quando coloro che si trovano sul lato ricevente non hanno tutte le informazioni di cui hanno bisogno, o quando finiscono per tentare di decodificare un messaggio semplicemente privo di contesto. Invece, aspetta di essere in grado di inviare una risposta completa che non lascia indovinare nessuno con la chiarezza e i dettagli che le persone hanno bisogno per andare avanti con sicurezza.

3. Disattiva le notifiche.

Anche le app di chat come Slack possono essere trattate in modo asincrono. Disattiva le notifiche e prendi l'abitudine di controllare i messaggi tra un'attività e l'altra o quando hai una pausa, proprio come faresti con la tua e-mail. Puoi comunque fornire risposte tempestive ai colleghi riducendo al minimo le distrazioni quando sei profondamente nel flusso di lavoro: le tue risposte non saranno immediate. Per esigenze davvero urgenti, chiedi ai tuoi compagni di squadra di chiamarti.

4. Capovolgi i tuoi incontri.

Molte riunioni finiscono più a lungo di quanto debbano essere. Possono anche riversarsi in più riunioni quando viene speso tempo prezioso a presentare informazioni o a far arrivare tutti alla velocità. Capovolgi la tua riunione e assicurati che tutto il tempo che hai prenotato insieme possa essere utilizzato lavorando per raggiungere l'obiettivo definito. Di capovolgere l'incontro, tutti ricevono l'ordine del giorno, le note su come siamo arrivati qui e altri dettagli importanti di cui hanno bisogno per contribuire completamente prima che la riunione abbia inizio. 

Invia le informazioni pre-riunione almeno un giorno prima in modo che tutti abbiano il tempo di prepararsi. Puoi digitare tutto in un'e-mail con allegati o, se vuoi davvero essere efficiente, registrare rapidamente presentazione video per condividere con il team: non solo coinvolgerai il tuo pubblico, ma potrai condividere più informazioni più velocemente di quanto potresti in un'e-mail. Poi, quando è il momento della riunione, il team può andare direttamente al lavoro.

Guarda un video pre-riunione di una riunione capovolta:

 

 

5. Registra le tue videoconferenze.

Se vale la pena avere una riunione o una chiamata, spesso vale la pena averne una registrazione per fare riferimento in seguito al team. Senza questo record, gran parte del valore potenziale delle tue comunicazioni più importanti viene perso. La registrazione di videochiamate e riunioni può trasformare conversazioni approfondite in risorse di conoscenza che migliorano la produttività che catturano ogni dettaglio esattamente come accade. In effetti, un recente sondaggio dei membri del Project Management Institute (PMI) ha dimostrato che oltre il 30% ha utilizzato il software di videoconferenza per registrare le riunioni. Ecco alcuni modi in cui le registrazioni delle riunioni possono far risparmiare tempo prezioso a te e al tuo team:

• Eliminate l'onere di prendere appunti per migliorare la concentrazione e il coinvolgimento durante la riunione.
• Condividi la registrazione con i partecipanti o con chiunque l'abbia mancato per ridurre il tempo dedicato alla scrittura e all'invio di e-mail di follow-up al termine della riunione.
• Rivedi le registrazioni delle riunioni per trovare le risposte senza cercare di rintracciarle da altri che erano alla riunione e potrebbero non ricordarlo.
• Offri alle persone risorse migliori per mettersi al passo con la velocità quando sono nuove al team o si uniscono a un progetto già in corso.

Con il nuovo Panopto strumento di acquisizione video in-browser, puoi facilmente registra una videoconferenza con pochi clic, anche se non sei l'organizzatore della riunione. Seleziona lo schermo che desideri registrare o la finestra dell'applicazione di videoconferenza, nonché il suo suono, quindi premi il pulsante rosso di registrazione. 

Video on demand nell'era del lavoro remoto

Nel rapido passaggio al lavoro in remoto, le riunioni Zoom , le chat Slack e strumenti di collaborazione simili sono diventati di fatto sostituzioni del modo in cui eravamo soliti connetterci e conversare con i colleghi in ufficio. Le videochiamate ora ci consentono di incontrarci online, con la comodità di vedere i volti dei nostri colleghi e i loro segnali non verbali, proprio come faremmo in una sala conferenze. Mentre la messaggistica istantanea un collega può farci sentire come se stessimo rivolgendoci al nostro compagno di cubo per una rapida chiacchierata. 

Mantenere una certa parvenza di normalità collegandosi personalmente con i nostri colleghi remoti è senza dubbio più importante che mai. E non potevamo farlo senza gli strumenti di collaborazione che consentono il coinvolgimento virtuale in tempo reale. Tuttavia, quando le comunicazioni virtuali attraverso questi mezzi diventano costanti, la produttività complessiva soffre in quanto i lavoratori rimangono solo una piccola parte del loro tempo per concentrarsi su un lavoro significativo. 

Come lavoratore remoto, la priorità della comunicazione e della collaborazione asincrona ti consente di pianificare meglio e di avere un maggiore controllo sulla tua giornata lavorativa. Il deep work diventa predefinito invece di passare la maggior parte della giornata a reagire a messaggi e notifiche. Le comunicazioni di qualità superiore diventano la norma con meno ambiguità e non tanto avanti e indietro. E con tutto ciò che è documentato, una semplice ricerca può trovare risposte istantanee in un secondo momento se tu o un compagno di squadra ne avete bisogno.

La soluzione non è eliminare le comunicazioni in tempo reale, ma rimuovere l'aspettativa di una risposta immediata dalle comunicazioni sul posto di lavoro, ridurre il carico delle riunioni sul tempo delle persone e trovare nuovi metodi per una collaborazione più efficiente e flessibile.

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Hai già un'e-mail e una soluzione di condivisione di file collaborativa come Dropbox o G-suite. Ma cosa succede se hai bisogno di esprimere rapidamente il tuo messaggio con più dettagli e contesto e non è necessaria una conversazione dal vivo?

Con i video on demand, puoi mostrare e raccontare informazioni complete nel tempo necessario per presentarle. Utilizzando solo il laptop, puoi acquisire comunicazioni video multi-stream, dimostrazioni, tutorial, istruzioni, corsi di formazione e altro ancora, quindi condividerli con i colleghi che possono guardare quando sono pronti e ri-guardarli secondo necessità.

Panopto rende la registrazione e la condivisione di video più semplice che mai 

Proprio dal tuo browser web, senza installare plugin o scaricare software, è possibile registrare una procedura dettagliata sullo schermo, acquisire diapositive per rafforzare i punti su un altro schermo e persino diventare protagonista del video mentre lo presenti davanti alla webcam. 

Quando hai finito di registrare, puoi modificare il video e invitare i tuoi compagni di squadra via e-mail a visualizzarlo in privato. Il video player interattivo di Panopto consente a te e al tuo team di collaborare attraverso discussioni all'interno dei tuoi video. Con Panopto, puoi persino cercare i contenuti all'interno dei tuoi video quando devi trovare qualcosa di specifico senza dover guardare di nuovo l'intero video.

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