Vi è mai capitato di sentirvi estremamente impegnati in una giornata, ma di aver poi realizzato molto meno di quanto avevate programmato? O magari lavorate spesso fino a tardi perché riuscire a essere produttivi prima delle 17:00 è quasi sempre difficile? C'è una ragione per tutto questo.

La collaborazione ha ormai preso il sopravvento sulla tipica giornata lavorativa. I dati pubblicati dall'Harvard Business Review (HBR) nel 2016 hanno mostrato che il tempo che manager e dipendenti dedicano ad attività collaborative come riunioni, telefonate e scambi di email è aumentato del 50% negli ultimi 20 anni. Oggi, con l'avvento di app di messaggistica istantanea aziendali come Slack e Microsoft Teams, questo " sovraccarico di collaborazione " continua a distogliere l'attenzione delle persone. Si stima che i dipendenti trascorrano fino all'80% del loro tempo a comunicare e collaborare , lasciando solo il 20% della giornata per un lavoro produttivo e ininterrotto.

I dipendenti più performanti sono ancora più esposti al peso di un sovraccarico di collaborazione. Secondo un rapporto dell'Harvard Business Review, dal 20% al 35% degli sforzi collaborativi più preziosi proviene solo dal 3% al 5% dei dipendenti. I "migliori elementi" – noti per essere altamente competenti e disponibili – vengono più spesso coinvolti nei progetti e contribuiscono al di là delle loro mansioni. Tuttavia, la perdita di tempo produttivo di qualità per i migliori, unita alle crescenti richieste e ai progetti aggiuntivi, può portare a colli di bottiglia quando questi rimangono indietro. Peggio ancora, questi membri chiave del team finiscono per lavorare più a lungo per riuscire a portare a termine alcune attività una volta cessate le interruzioni, e spesso si ritrovano così sovraccarichi da non essere più in grado di contribuire efficacemente.

Lavorare insieme è ovviamente fondamentale per il successo e la produttività sia dei team che delle organizzazioni nel loro complesso, ma i costi possono facilmente superare i benefici quando la produttività individuale risulta così drasticamente ridotta. Il problema non è la collaborazione in sé, ma le modalità inefficienti con cui i team lavorano insieme e condividono le informazioni.

Il valore temporale della comunicazione

In finanza, il "valore temporale del denaro" si riferisce al concetto secondo cui il denaro che si possiede oggi vale di più rispetto alla stessa somma in futuro, grazie al suo potenziale di rendimento. Allo stesso modo, le comunicazioni che possono essere scambiate nel tempo attraverso mezzi più flessibili offrono un valore significativamente maggiore rispetto alle sole comunicazioni in tempo reale. Per comprendere meglio questo concetto, analizziamo due dei principali svantaggi delle comunicazioni sincrone in tempo reale.

1. L'uso eccessivo delle comunicazioni in tempo reale produce frequenti interruzioni, impedendo ai dipendenti di dedicarsi ad attività di maggior valore.

Ottenere risposte e prendere decisioni rapidamente può aumentare la produttività e accelerare i risultati, soprattutto per una persona o un team in difficoltà, ma c'è un rovescio della medaglia: la distrazione di una notifica di Slack o l'interruzione di una riunione virtuale distoglie tutti i partecipanti dal lavoro più impegnativo. La scienza cognitiva ci dice che possono essere necessari fino a mezz'ora per ritrovare la concentrazione e tornare a lavorare a pieno ritmo dopo una riunione o una telefonata. Anche piccole distrazioni possono essere controproducenti, costringendoci a interrompere la concentrazione sul compito da svolgere e a dover poi riprendere il flusso di lavoro. 

2. Il valore della comunicazione diminuisce quando le informazioni scambiate non possono essere conservate o consultate in seguito. 

Le riunioni e le chiamate dal vivo, ad esempio, sono effimere. Appena un'ora dopo la fine di una riunione, le persone riescono a ricordare solo il 40% delle informazioni condivise, e dopo due giorni questa percentuale scende al 28%. Né gli appunti né i ricordi delle persone sono registrazioni complete e affidabili delle parole effettivamente pronunciate o delle immagini mostrate. Pertanto, quando sorge una domanda dopo la riunione, non è raro che le persone perdano tempo prezioso alla ricerca di risposte che non esistono più. Inoltre, chi non può partecipare a una riunione tende a ricevere solo informazioni parziali dai colleghi disposti a condividere un riassunto o i propri appunti personali.

Il dilemma del lavoratore da remoto

Con la maggior parte dei dipendenti che ora lavora da remoto a causa della difficile pandemia, le piattaforme di collaborazione come Slack, Teams e la piattaforma di videoconferenza di Zoom registrano un'impennata nell'utilizzo . Queste tecnologie di collaborazione sono rapidamente diventate il sistema nervoso centrale che connette i team remoti e facilita la comunicazione tra i dipendenti dislocati in diverse sedi. Il rovescio della medaglia è il conseguente vortice quasi costante di notifiche di messaggi, inviti a riunioni, promemoria del calendario, incontri e chiamate che distolgono le persone dal lavoro vero e proprio.

Come possono quindi i team che lavorano da remoto continuare a collaborare senza sacrificare la produttività individuale?

I team remoti altamente produttivi comunicano di più, ma si incontrano meno frequentemente. Ciò si ottiene riducendo al minimo domande e conversazioni improvvisate e privilegiando invece una comunicazione chiara e tempestiva attraverso strumenti asincroni . E quando le riunioni sono ancora necessarie, i leader efficaci sfruttano al meglio il tempo di tutti definendo un ordine del giorno, fornendo ai partecipanti le informazioni necessarie in anticipo e registrando la riunione in modo che possa essere consultata in seguito.

Di seguito sono riportati cinque modi per mettere in pratica queste strategie al fine di creare un ambiente di lavoro produttivo con meno interruzioni e un flusso di informazioni più efficace.

5 modi per ottimizzare la collaborazione e la produttività

1. Favorisci la collaborazione asincrona.

Quando si lavora da remoto, è facile cedere al fascino della comunicazione istantanea: offre quel senso di coinvolgimento e connessione che si prova naturalmente quando si è in ufficio e si interagisce di persona con i colleghi. E spesso, può sembrare il modo più rapido per ottenere una risposta a una domanda. 

Il tuo vantaggio si traduce, purtroppo, in una perdita per i tuoi colleghi. Comunica più spesso attraverso canali asincroni, dove non ci si aspetta una risposta immediata e i tuoi messaggi saranno meno invasivi. L'email è, ovviamente, un'opzione collaudata, ma se vuoi evitare al tuo team di dover leggere l'ennesima email, considera quanto segue:

• Mostra e spiega con i video. I video on-demand sono una delle soluzioni più efficaci per comunicare e condividere informazioni ricche e dettagliate, oltre a video esplicativi. Con una piattaforma video come Panopto , puoi registrare lo schermo e un video della tua presentazione per mostrare o insegnare ai tuoi colleghi come fare praticamente qualsiasi cosa. Invita i tuoi colleghi via email a guardare il video e chiedi loro di commentarlo direttamente. Il tuo team può anche effettuare ricerche all'interno dei video , il che significa che le informazioni in essi contenute saranno facili da trovare e consultare in seguito, proprio come in un'email.

• Collaborare direttamente all'interno di documenti e fogli di calcolo. Soluzioni come Microsoft 365 e G Suite consentono ai team di lavorare insieme direttamente sui documenti, collaborando in modo asincrono e secondo i propri ritmi. Per molti, questo permette di dare un contributo più significativo rispetto a quanto sarebbe possibile in una riunione dal ritmo frenetico. Inoltre, collaborare direttamente sul documento può portare a un risultato finale di alta qualità, pronto per la pubblicazione.
• Collaborate utilizzando app di gestione progetti. Applicazioni come Trello e Asana possono eliminare la necessità di riunioni sullo stato di avanzamento del progetto, email di follow-up o controlli periodici tramite Slack. In questo modo, le comunicazioni del team saranno organizzate in base alle attività e ai progetti in corso e tutti avranno una visione chiara dell'andamento del lavoro.

 

 

2. Invia meno messaggi, ma di qualità superiore.

Rispondere in modo affrettato può portare a ulteriori scambi di messaggi e a una maggiore frustrazione quando chi riceve la risposta non dispone di tutte le informazioni necessarie o si ritrova a dover decifrare un messaggio privo di contesto. È preferibile attendere di poter inviare una risposta completa, chiara e dettagliata, che non lasci spazio a dubbi e permetta a tutti di procedere con sicurezza.

3. Disattiva le notifiche.

Anche le app di chat come Slack possono essere utilizzate in modo asincrono. Disattiva le notifiche e prendi l'abitudine di controllare i messaggi tra un'attività e l'altra o durante una pausa, proprio come faresti con la posta elettronica. Potrai comunque rispondere tempestivamente ai colleghi riducendo al minimo le distrazioni quando sei concentrato sul lavoro: le tue risposte non saranno immediate. Per esigenze davvero urgenti, chiedi ai tuoi colleghi di chiamarti.

4. Ribalta le tue riunioni.

Molte riunioni finiscono per durare più del necessario. Possono persino protrarsi per più incontri, quando si perde tempo prezioso a presentare informazioni o ad aggiornare tutti. Ribalta la tua riunione e assicurati che tutto il tempo a disposizione possa essere utilizzato per raggiungere l'obiettivo prefissato. Ribaltando la riunione , tutti ricevono l'ordine del giorno, le note che illustrano il percorso intrapreso e altri dettagli importanti di cui hanno bisogno per contribuire appieno prima ancora che la riunione abbia inizio.

Invia le informazioni preliminari alla riunione almeno un giorno prima, in modo che tutti abbiano il tempo di prepararsi. Puoi scrivere tutto in un'e-mail con allegati oppure, se vuoi essere davvero efficiente, registrare una breve presentazione video da condividere con il team: non solo coinvolgerai il pubblico, ma potrai anche condividere più informazioni in meno tempo rispetto a un'e-mail. In questo modo, al momento della riunione, il team potrà mettersi subito al lavoro.

Guarda il video preparatorio di una riunione capovolta:

 

 

5. Registra le tue videoconferenze.

Se una riunione o una chiamata vale la pena di essere fatta, spesso vale la pena di averne una registrazione affinché il team possa consultarla in seguito. Senza questa registrazione, gran parte del potenziale valore delle comunicazioni più importanti va perduto. Registrare le videochiamate e le riunioni può trasformare le conversazioni approfondite in risorse di conoscenza che migliorano la produttività, catturando ogni dettaglio esattamente come accade. Infatti, un recente sondaggio tra i membri del Project Management Institute (PMI) ha mostrato che oltre il 30% ha utilizzato il proprio software di videoconferenza per registrare le riunioni. Ecco solo alcuni dei modi in cui le registrazioni delle riunioni possono far risparmiare tempo prezioso a te e al tuo team:

• Eliminare l'onere di prendere appunti migliora la concentrazione e il coinvolgimento durante la riunione.
• Condividi la registrazione con i partecipanti o con chiunque se la sia persa, in modo da ridurre il tempo che dedichi a scrivere e inviare email di follow-up dopo la fine della riunione.
• È possibile consultare le registrazioni delle riunioni per trovare le risposte senza doverle cercare tra i presenti, che potrebbero non ricordarle.
• Offrire alle persone risorse migliori per integrarsi rapidamente quando entrano a far parte del team o si uniscono a un progetto già in corso.

Con il nuovo strumento di acquisizione video integrato nel browser di Panopto , puoi registrare facilmente una videoconferenza con pochi clic, anche se non sei l'organizzatore della riunione. Seleziona la schermata che desideri registrare o la finestra dell'applicazione di videoconferenza, nonché l'audio, quindi premi il pulsante rosso di registrazione.

Video on demand nell'era del lavoro a distanza

Con il rapido passaggio al lavoro da remoto, le riunioni su Zoom , le chat su Slack e strumenti di collaborazione simili sono diventati di fatto i sostituti del modo in cui eravamo soliti connetterci e conversare con i colleghi in ufficio. Le videochiamate ci permettono ora di incontrarci online, con la comodità di vedere i volti dei nostri colleghi e di percepire i loro segnali non verbali, proprio come faremmo in una sala riunioni. Inviare messaggi istantanei a un collega può darci la sensazione di rivolgerci al nostro collega di ufficio per una chiacchierata veloce. 

Mantenere una parvenza di normalità, rimanendo in contatto personalmente con i colleghi che lavorano da remoto, è senza dubbio più importante che mai. E non potremmo farlo senza gli strumenti di collaborazione che consentono un'interazione virtuale in tempo reale. Tuttavia, quando le comunicazioni virtuali attraverso questi mezzi diventano costanti, la produttività complessiva ne risente, poiché ai lavoratori rimane solo una piccola parte del loro tempo da dedicare ad attività significative. 

Lavorando da remoto, dare priorità alla comunicazione e alla collaborazione asincrone permette di pianificare meglio e offre un maggiore controllo sulla giornata lavorativa. Il lavoro concentrato diventa la norma, anziché trascorrere la maggior parte della giornata a reagire a messaggi e notifiche. Le comunicazioni di qualità superiore diventano la norma, con meno ambiguità e meno scambi di messaggi. Inoltre, con tutto documentato, una semplice ricerca può fornire risposte immediate in un secondo momento, qualora tu o un collega ne aveste bisogno.

La soluzione non è eliminare le comunicazioni in tempo reale, ma rimuovere l'aspettativa di una risposta immediata dalle comunicazioni sul posto di lavoro, ridurre il carico di lavoro derivante dalle riunioni e trovare metodi innovativi per una collaborazione più efficiente e flessibile.

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Probabilmente disponete già di un indirizzo email e di una soluzione per la condivisione collaborativa di file come Dropbox o G Suite. Ma cosa succede se avete bisogno di esprimere il vostro messaggio rapidamente, con maggiori dettagli e contesto, e non è necessaria una conversazione in tempo reale?

Con i video on-demand , puoi mostrare e comunicare informazioni complete nel tempo necessario per presentarle. Utilizzando semplicemente il tuo laptop, puoi registrare comunicazioni video multi-stream, dimostrazioni , tutorial , guide pratiche, corsi di formazione e molto altro, per poi condividerli con i tuoi colleghi, che potranno guardarli quando sono pronti e rivederli ogni volta che ne avranno bisogno.

Panopto rende la registrazione e la condivisione di video più facili che mai. 

Direttamente dal tuo browser web, senza installare plugin o scaricare alcun software, puoi registrare una dimostrazione dello schermo, acquisire diapositive per rafforzare i tuoi concetti su un altro schermo e persino diventare il protagonista del video presentando il tutto davanti alla tua webcam. 

Una volta terminata la registrazione, puoi modificare il video e invitare i tuoi compagni di squadra via e-mail a visualizzarlo in privato. Panopto Il lettore video interattivo di consente a te e al tuo team di collaborare attraverso discussioni all'interno dei vostri video. Con Panopto È persino possibile cercare all'interno dei video quando si ha bisogno di trovare qualcosa di specifico senza dover guardare di nuovo l'intero video.

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