Una nuova malattia infettiva ha colto il mondo di sorpresa. Nel giro di pochi mesi, il nuovo coronavirus ( COVID-19 ) si è diffuso rapidamente dalla Cina a oltre 90 paesi, infettando più di 100.000 persone. Si tratta di una crisi senza precedenti che sta costringendo milioni di lavoratori a rimanere a casa, e che potrebbe continuare a farlo ancora per diverso tempo.

I governi locali in Cina, Hong Kong, Corea del Sud e Giappone hanno adottato tempestivamente misure energiche per rallentare la diffusione del coronavirus, chiudendo le scuole e imponendo drastiche misure di isolamento, che hanno portato milioni di persone nella regione Asia-Pacifico a lavorare da remoto da casa.

L'Italia, duramente colpita, ha annunciato la quarantena per 16 milioni di persone nel nord del Paese, oltre un quarto della sua popolazione. Le aziende con sede nella regione, tra cui la banca UniCredit e Versace, hanno chiesto ai dipendenti di lavorare da casa per evitare una chiusura totale delle attività.

E, con l'aumento dei casi confermati che accelera negli Stati Uniti, le scuole stanno iniziando a chiudere e organizzazioni come Amazon, Google, Facebook, Twitter e Microsoft (ognuna con sedi vicino ai focolai di infezione) stanno raccomandando ai dipendenti di lavorare da casa per un periodo di tempo indefinito.

Un ambiente di lavoro da casa non convenzionale

La tecnologia utilizzata oggi dalle aziende si è evoluta a tal punto che il lavoro può, nella maggior parte dei casi, proseguire come di consueto con le persone che lavorano da casa al computer, anziché in ufficio. Alcuni esperti ritengono inoltre che i lavoratori da remoto siano più produttivi.

Anche in circostanze normali, però, il lavoro da remoto può presentare delle difficoltà. Chi lavora da remoto spesso adotta strategie per dare priorità ai compiti, gestire il tempo ed evitare distrazioni, ma padroneggiarle può richiedere tempo. Molti faticano anche a mantenere il coinvolgimento, sentendosi a volte isolati ed esclusi dalle informazioni, a seconda di come i team e le organizzazioni gestiscono la comunicazione. 

L'effetto complessivo che questi potenziali fattori di riduzione della produttività potrebbero avere sulla produzione di un'organizzazione, quando l'intera forza lavoro opera da remoto per settimane o addirittura mesi, è sbalorditivo. Inoltre, con gli eventi derivanti dall'epidemia di coronavirus, i dipendenti potrebbero trovarsi a dover affrontare anche altre situazioni difficili.

Trovare un equilibrio tra lavoro e figli a casa

Si stima che 300 milioni di studenti in tutto il mondo siano a casa a causa della chiusura delle scuole legata al COVID-19, un numero destinato ad aumentare. Questo da solo ha reso necessario per molti dipendenti adattare i propri orari di lavoro e lavorare da remoto per poter stare a casa con i figli. Può essere un ambiente di lavoro particolarmente difficile per molti genitori. Oltre alle interruzioni e alle distrazioni domestiche, i genitori possono anche sentirsi in dovere di supportare il successo scolastico dei figli che non frequentano le lezioni in presenza.

Mantenere i contatti durante la malattia e le difficoltà

Non dimentichiamoci dei dipendenti che si trovano ad affrontare una malattia, che si prendono cura di qualcuno malato o ad alto rischio, o che potrebbero subire la perdita di familiari, amici e persone care nella propria comunità. Queste situazioni, spesso difficili e talvolta devastanti, possono far perdere ulteriore tempo al dipendente e farlo sentire ancora più isolato. Possono inoltre avere un impatto sui colleghi e sui membri del team che non solo si affidano alla sua competenza sul lavoro, ma che potrebbero anche avere con lui uno stretto rapporto personale. 

Di fronte a queste circostanze difficili, i leader aziendali hanno un'opportunità unica per innovare le modalità con cui supportano la comunicazione e la collaborazione, al fine di garantire la continuità operativa dell'azienda.

La comunicazione video è la linfa vitale del lavoro da remoto. 

In un'economia globale con forza lavoro dislocata in diverse località e fusi orari, la videoconferenza ha già registrato una crescita esponenziale. Grazie a strumenti di videoconferenza in tempo reale come Zoom, Skype, BlueJeans e GoToMeeting, i lavoratori da remoto possono incontrarsi faccia a faccia con i colleghi ovunque si trovino per comunicare e collaborare. 

Le videoconferenze non sono abbastanza flessibili

Si tratta di un esperimento di lavoro a distanza su vasta scala per la maggior parte delle organizzazioni. E la maggior parte si affiderà ai propri strumenti di videoconferenza per consentire ai dipendenti e ai loro team di interagire nel modo più efficiente possibile, come se fossero seduti uno accanto all'altro in ufficio. Per le conversazioni e le riunioni virtuali che devono svolgersi in tempo reale, la videoconferenza è un'ottima soluzione.

Ma una forza lavoro completamente remota richiederà maggiore flessibilità. Le videoconferenze non consentono alle persone di condividere comunicazioni video ricche di contenuti quando gli orari non coincidono con le riunioni in tempo reale. Abilitare la comunicazione e la collaborazione video solo in tempo reale non è sufficiente.

Letture correlate >> Il video è più di una semplice videoconferenza

Molte organizzazioni si renderanno conto, con il passaggio al lavoro da remoto dell'intera forza lavoro, di non disporre di una soluzione per la collaborazione video on-demand in grado di trasformare i video in uno strumento di produttività estremamente flessibile. Questa soluzione è una piattaforma video.

Che cos'è una piattaforma video?

Una piattaforma video è una soluzione robusta per lo streaming e la gestione video che integra le soluzioni di videoconferenza in tempo reale, offrendo alle organizzazioni maggiore flessibilità nella comunicazione e nella collaborazione tramite video e supportando al meglio la produttività complessiva di una forza lavoro completamente remota.

La piattaforma video di Panopto si integra con le principali soluzioni di videoconferenza come Zoom , Skype for Business , BlueJeans e GoToMeeting , offrendo ai team remoti un set di strumenti ampliato per comunicare, condividere conoscenze e formare tramite video, strumenti che possono utilizzare senza alcun supporto da parte del reparto IT. Ciò include la possibilità di:

• Registra , carica e condividi in modo sicuro le videoconferenze con i partecipanti alla riunione in modo automatico.
• Trasmetti in diretta streaming , registra e modifica video multistream su dispositivi personali.
• Guarda video in diretta e on-demand in tutta sicurezza tramite un browser web, senza dover scaricare alcun software o plugin speciale.
• Cerca all'interno delle risorse video e delle registrazioni delle riunioni ciò che è stato detto o mostrato sullo schermo
• Visualizza le statistiche di coinvolgimento video per singoli video, singoli utenti o un'intera raccolta di registrazioni.

Grazie a queste nuove funzionalità video, i team che lavorano da remoto possono migliorare le proprie prestazioni ed essere più produttivi.  

5 modi fondamentali in cui una piattaforma video supporta le prestazioni dei team remoti

1. Nessuno deve perdersi una riunione.

La registrazione delle riunioni per la visualizzazione successiva su richiesta non solo crea una registrazione precisa dell'incontro, consultabile in seguito da chi ha partecipato, ma supporta anche i membri del team che non possono essere presenti. Che siano malati, impegnati con familiari o con altri impegni, possono guardare la registrazione quando è più comodo per loro, senza il timore di perdere discussioni e decisioni importanti. La piattaforma video può essere integrata con la soluzione di videoconferenza per inviare automaticamente le registrazioni delle riunioni a una libreria video sicura, dove i partecipanti possono cercare e visualizzare le registrazioni in modo sicuro in qualsiasi momento e da qualsiasi browser.

2. I dipendenti possono condividere rapidamente informazioni e conoscenze approfondite, su richiesta.

Quando si tratta di spiegare le cose nel dettaglio, formare altri membri del team o semplicemente mostrare a un collega come fare qualcosa, chi lavora da remoto ha bisogno di qualcosa di più delle semplici parole per trasmettere tutti i dettagli. I video consentono di condividere informazioni in una frazione del tempo che ci vorrebbe per inserire testo e screenshot in un documento o in un'e-mail. Condividere le conoscenze tramite video non dovrebbe richiedere una videoconferenza in diretta: chi lavora da remoto può registrarsi mentre presenta, visualizzando lo schermo del proprio computer, e inviare un link ai membri del team, che potranno guardarlo in qualsiasi momento. Panopto La piattaforma video di permette inoltre ai dipendenti di lasciare commenti e avviare discussioni direttamente all'interno del video, rendendola una soluzione ideale per una collaborazione flessibile e disponibile in qualsiasi momento.

Di seguito, un esempio di una dipendente che condivide le proprie conoscenze con i nuovi membri del team:

3. I leader aziendali possono coinvolgere i lavoratori da remoto e farli sentire parte integrante dell'azienda.

Le comunicazioni faccia a faccia da parte dei dirigenti sono le più efficaci e coinvolgenti perché trasmettono messaggi chiari, che comunicano anche tono e contesto. Quando non è possibile presentare di persona, lo streaming live rappresenta la soluzione migliore. Una piattaforma video offre un'alternativa alla trasmissione di messaggi in diretta tramite una piattaforma di videoconferenza e garantisce un'esperienza di visione più flessibile per i dipendenti. Con una piattaforma video, i dirigenti possono trasmettere in streaming video multi-feed in modo sicuro a migliaia di dipendenti, senza bisogno del supporto di un team audiovisivo o IT, direttamente dai propri computer portatili. Panopto La piattaforma video di registra automaticamente lo streaming live, consentendo ai dipendenti di mettere in pausa e riavvolgere lo streaming, anche dall'inizio se si uniscono in ritardo. Se qualcuno perde completamente il webcast, può guardare la registrazione on-demand. Video in diretta trasmesso tramite Panopto È inoltre possibile visualizzarlo in modo sicuro in qualsiasi browser, senza installare alcun plugin.

4. Grazie alla ricerca video, i dipendenti possono condividere e trovare più velocemente le risposte di cui hanno bisogno.

Nessuno dovrebbe impiegare dieci volte il tempo necessario per creare un documento di testo ricercabile che permetta ai membri del team di accedere alle conoscenze o alle informazioni di cui hanno bisogno, quando ne hanno bisogno. Tradizionalmente, però, cercare informazioni all'interno di una libreria di video è stato quasi impossibile senza ore di etichettatura manuale, che comunque non è in grado di identificare ogni singola informazione presente nel video. L'esclusiva funzione di ricerca video basata sull'intelligenza artificiale di Panopto consente ai dipendenti di effettuare ricerche all'interno di ogni video e registrazione di riunione per cui hanno l'autorizzazione alla visualizzazione nella libreria video aziendale. Ciò significa che una semplice ricerca per parola chiave mostrerà tutti i video, nonché i punti esatti all'interno del video in cui il termine di ricerca viene menzionato da un relatore o mostrato sullo schermo. Con Panopto , ogni video o registrazione di riunione prodotta dai dipendenti della tua organizzazione diventa una risorsa di conoscenza ricercabile. Panopto nuova integrazione di Panopto con Slack consente inoltre ai dipendenti di cercare e condividere video dalla libreria video in modo sicuro, senza mai uscire dall'ambiente Slack.

Letture correlate >> Come la ricerca video intelligente sta migliorando la produttività sul posto di lavoro

5. I manager possono ottenere informazioni preziose su come lavorano i team che operano da remoto.

I team che lavorano da remoto hanno più successo quando i manager dispongono di dati che forniscono informazioni su come i team collaborano e dove necessitano di maggiore supporto. Una piattaforma video può offrire analisi non disponibili con i semplici strumenti di videoconferenza. I manager possono vedere chi ha visualizzato per intero le comunicazioni on-demand e i video di formazione, individuare i video più visti per capire quali informazioni sono più utili al team e persino identificare i momenti delle riunioni in cui i dipendenti sono più o meno coinvolti, al fine di migliorare le riunioni in diretta per i team che lavorano da remoto.

Il COVID-19 cambierà in modo permanente il nostro modo di lavorare?

Con questo passaggio senza precedenti al lavoro da remoto, molti leader aziendali lo useranno come banco di prova per capire come i loro team lavoreranno in futuro. Alcune aziende sicuramente individueranno sufficienti vantaggi da decidere di abbandonare gli uffici tradizionali, con i loro costosi costi di gestione, e di adottare completamente una forza lavoro a distanza. Più probabilmente, le organizzazioni usciranno da questa situazione con almeno alcune innovazioni che trasformeranno il loro modo di lavorare, consentendo una migliore collaborazione e aumentando la produttività in qualsiasi ambiente lavorativo.

Ti stai chiedendo se sei pronto a supportare una forza lavoro remota produttiva e motivata?

La piattaforma video di Panopto offre strumenti flessibili per il lavoro da remoto e un supporto specializzato a oltre 1.000 organizzazioni in tutto il mondo. Avendo collaborato con alcune delle aziende più esigenti a livello globale, comprendiamo l'importanza di una piattaforma video robusta, sicura e affidabile.

Per una dimostrazione di come la piattaforma di Panopto può offrire alla tua forza lavoro opzioni di comunicazione video più flessibili, richiedi una prova gratuita qui .