Negli ultimi decenni i leader aziendali hanno adottato diverse misure strategiche per migliorare la collaborazione e la condivisione delle conoscenze tra i dipendenti. Dagli uffici aperti e dai pranzi a sacco ai sistemi di gestione dei contenuti e alle tecnologie di comunicazione digitale, le strutture di gestione della conoscenza continuano a evolversi con l'obiettivo di conservare la conoscenza istituzionale e aiutare le persone giuste a ottenere le informazioni giuste al momento giusto.

Il recente spostamento verso il lavoro a distanza, dovuto alla pandemia, aggiunge un nuovo aspetto a un problema già noto: come catturare e condividere in modo efficiente le conoscenze, in modo che le informazioni possano fluire senza soluzione di continuità in una forza lavoro geograficamente dispersa.

Con i team distribuiti che ora si vedono solo attraverso le videoconferenze, i leader aziendali temono che il lavoro a distanza rappresenti una minaccia significativa per la condivisione delle conoscenze all'interno delle loro organizzazioni.

Perché la gestione della conoscenza è fondamentale in un ambiente di lavoro remoto

La natura stessa del lavoro a distanza aggiunge una nuova complessità al flusso di conoscenze: le persone, le informazioni e le risorse si disperdono sia fisicamente che digitalmente, rendendo difficile per gli altri localizzare e acquisire facilmente le informazioni. La conoscenza tacita, il prezioso know-how esperienziale e intuitivo che i dipendenti possiedono, è ancora più difficile da catturare e condividere tra i team distribuiti. E quando le intuizioni critiche non sono disponibili al momento del bisogno, la produttività e la soddisfazione dei dipendenti ne risentono profondamente.

I team completamente remoti perdono anche l'opportunità di impegnarsi in scambi collaborativi non pianificati che si verificano organicamente in un ufficio fisico: non c'è nessuno seduto nelle vicinanze a cui rivolgersi per una discussione veloce o per un passaggio, non ci sono conversazioni filosofiche durante il pranzo e non si può recuperare il tempo perduto con un collega di un altro dipartimento mentre si aspetta alla propria scrivania che si apra una sala conferenze. 

Il flusso di conoscenze da pari a pari che non solo aumenta la produttività, ma supporta anche l'apprendimento continuo e il rapido adattamento, svanisce in un ambiente di lavoro remoto. La perdita della collaborazione casuale, insieme all'aumento del tempo e dell'impegno necessario per rintracciare le informazioni, può causare il disimpegno dei dipendenti remoti, che iniziano a sentirsi più isolati e frustrati.

Il costo di una condivisione inefficiente delle conoscenze

Il valore della condivisione delle conoscenze può essere difficile da misurare e spesso viene trascurato, ma grazie a uno studio, primo nel suo genere, su Conoscenza e produttività sul posto di lavoroabbiamo una migliore comprensione dell'impatto che le pratiche di gestione della conoscenza hanno su un'azienda.

Recentemente, Panopto e YouGov hanno intervistato 1.001 dipendenti americani di diversi settori per capire come l'accesso alle conoscenze istituzionali, o la loro mancanza, influisca sul lavoro quotidiano. I risultati sono stati sconcertanti.

Le aziende di ogni dimensione sprecano milioni di dollari ogni anno per condividere conoscenze e informazioni in modo inefficiente. In un'azienda di 5.000 dipendenti, si stima che 13,3 milioni di dollari persi ogni anno a causa di pratiche di condivisione delle conoscenze inadeguate che non aiutano i dipendenti a trovare rapidamente le risposte quando ne hanno bisogno. In un'organizzazione con più di 100.000 dipendenti, la cifra sale a 265 milioni di dollari all'anno. 265 milioni di dollari all'anno.

Utilizzate il nostro calcolatore per scoprire quanto la vostra azienda sta perdendo ogni anno a causa di pratiche inefficienti di condivisione delle conoscenze >>.

 

Il tempo che i lavoratori trascorrono in media ogni settimana in attesa o alla ricerca di informazioni, così come il tempo speso a duplicare gli sforzi, si accumulano rapidamente in un'organizzazione. Molte persone passano circa metà della loro settimana lavorativa ad essere molto meno produttive di quanto potrebbero essere se le loro organizzazioni avessero strutture di gestione della conoscenza migliori:

• I dipendenti trascorrono in media 5 ore ogni settimana aspettando di mettersi in contatto con un collega che possiede le conoscenze uniche di cui hanno bisogno.
• I dipendenti riferiscono di trascorrere in media oltre 8 ore a settimana - un'intera giornata lavorativa - alla ricerca e all'acquisizione di conoscenze.
• I dipendenti hanno dichiarato di trascorrere quasi 6 ore ogni settimana a "reinventare la ruota" e a duplicare il lavoro di altre persone. Quasi un dipendente su tre dichiara di dedicare più di 6 ore alla settimana a compiti ridondanti.

 

 

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Ripensare la gestione della conoscenza per una forza lavoro remota

La conoscenza è stata e continuerà ad essere un fattore chiave di differenziazione competitiva quando si tratta di prestazioni organizzative. E i nuovi modi di lavorare stanno sfidando le aziende a ripensare il loro approccio all'apprendimento e alla gestione della conoscenza. 

Molte aziende oggi dispongono già di sistemi per modellare le interazioni tra le persone e la tecnologia in modo da migliorare il flusso di informazioni e aumentare le conoscenze all'interno dell'organizzazione. Piattaforme di collaborazione, app di messaggistica, sistemi di gestione dei contenuti, sistemi di gestione delle conoscenze appositamente creati e programmi di incentivazione per i dipendenti sono spesso componenti importanti delle strutture organizzative di condivisione delle conoscenze che consentono alle aziende di raggiungere i seguenti obiettivi:

• Acquisizione della conoscenza 
• Aumentare l'accesso alla conoscenza 
• Promuovere una cultura di condivisione delle conoscenze
• Gestire la conoscenza come un bene

Fondamentalmente, gli obiettivi della gestione della conoscenza sono gli stessi in qualsiasi ambiente di lavoro, quindi vale la pena di esplorare il motivo per cui molte organizzazioni che sono passate al lavoro a distanza vedono il flusso di conoscenza soffrire in questo nuovo ambiente.

4 motivi per cui la condivisione delle conoscenze si rompe nei team remoti

Le debolezze dei sistemi di conoscenza possono essere meno evidenti in un ambiente d'ufficio, dove le interazioni sociali di persona colmano naturalmente le lacune, ma in un ambiente remoto fisicamente disconnesso queste debolezze e inefficienze diventano più problematiche. Ecco perché:

1. Attrito sociale

I lavoratori socialmente distanti si impegnano naturalmente in un minor numero di attività che promuovono la diffusione della conoscenza. La perdita di interazioni regolari di persona crea attrito sociale che può rendere i dipendenti esitanti a condividere le proprie conoscenze personali o a chiedere aiuto ai colleghi, sia per mancanza di fiducia, sia per intimidazione, sia per il timore di dimostrare debolezza, sia per la razionalizzazione che un particolare problema non vale il tempo prezioso di qualcun altro.

2. L'"effetto silo

Il passaggio su larga scala al lavoro a distanza riduce le reti organizzative poiché i dipendenti danno la priorità alla comunicazione con i propri collaboratori diretti e si impegnano meno con i colleghi con cui non lavorano regolarmente. Inoltre, quando i dati e la documentazione non sono centralizzati digitalmente in tutta l'organizzazione, i team esterni potrebbero non essere in grado di accedere facilmente alle conoscenze esistenti, ammesso che ne conoscano l'esistenza. In definitiva, la mancanza di comunicazione e di condivisione delle informazioni tra i reparti e i team crea un dannoso effetto silo che riduce la produttività e soffoca l'innovazione.

3. La conoscenza acquisita è incompleta o non viene acquisita affatto.

Le conoscenze vengono spesso condivise in riunioni e presentazioni che includono diapositive, fogli di calcolo e altri documenti scritti, che possono essere archiviati e condivisi digitalmente per essere facilmente consultati in seguito, se qualcuno ha bisogno di rinfrescarsi la memoria. Ma questi file di supporto sono incompleti senza la presentazione che li accompagna e molti dipendenti passano del tempo in più a cercare informazioni da colleghi remoti per riempire gli spazi vuoti quando hanno bisogno di risposte.

L'isolamento e l'interazione sporadica con i compagni di squadra, comuni in un ambiente di lavoro remoto, possono anche diminuire la consapevolezza che i lavoratori hanno del valore delle proprie competenze o conoscenze. A meno che non venga chiesto espressamente aiuto o non si chieda loro di condividere, potrebbe non venire mai in mente a qualcuno che dedicare del tempo a catturare e comunicare ciò che sa potrebbe aiutare gli altri all'interno dell'organizzazione.

4. Le risorse di conoscenza diventano disperse e non organizzate

La raccolta e la codifica delle risorse di conoscenza iniziano sempre con le migliori intenzioni, ma spesso le organizzazioni si ritrovano con più archivi di conoscenza che vengono utilizzati in modi diversi da team e reparti diversi. Sebbene vi sia un'abbondanza di risorse di conoscenza che potrebbero supportare i lavoratori, queste possono essere difficili da trovare, di difficile accesso e persino obsolete. Il passaggio al lavoro remoto con archivi di conoscenze disorganizzati e scollegati non solo danneggia il flusso di conoscenze all'interno dell'organizzazione, ma contribuisce anche a far sentire i dipendenti remoti frustrati, improduttivi e disimpegnati.

Il segreto per mantenere il flusso di conoscenze in una forza lavoro distribuita

La gestione della conoscenza è la pratica di collegare i lavoratori con risorse di conoscenza ricercabili e di collegare le persone per lo scambio di conoscenze. Quando avete bisogno di mettere le persone e le loro conoscenze a portata di mano della vostra forza lavoro distribuita, indipendentemente dal fuso orario o dalla posizione, non c'è soluzione migliore di una base di conoscenza video ricercabile.

Avete sentito il detto: "Un'immagine vale più di mille parole". Ebbene, secondo Forrester Researchun video di un minuto vale 1,8 milioni di parole.

La registrazione di un video rende più facile per i dipendenti della vostra organizzazione mostrare ciò che sanno in un tempo molto inferiore a quello necessario per creare un documento completo con la stessa quantità di informazioni. Premendo semplicemente "registra" su una videoconferenza, i team possono anche catturare e archiviare le conoscenze in un istante. Inoltre, grazie agli innovativi strumenti di ricerca e scoperta video, è facile per i lavoratori remoti trovare risposte all'interno di un video, così come è probabile che scoprano nuove idee e informazioni nel flusso di lavoro quotidiano.

A piattaforma video come Panopto si integra facilmente con gli strumenti di gestione dei contenuti e di collaborazione, consentendo di creare un ecosistema di condivisione delle conoscenze potenziato dai video che aiuta a superare le sfide uniche della condivisione delle conoscenze in un ambiente di lavoro remoto. Le risorse di conoscenza basate su video mettono le persone e le loro competenze al centro dell'attenzione, favorendo le connessioni sociali tra team fisicamente distanti, aumentando il morale e la produttività e rendendo le conoscenze e le informazioni davvero facili da trovare in qualsiasi momento.

Approfondite il modo in cui potete utilizzare la piattaforma video sicura di Panopto per consentire una condivisione efficace ed efficiente delle conoscenze tra i team remoti. 

Come utilizzare i video on demand per migliorare le pratiche di condivisione delle conoscenze a distanza

Permettete a tutti di condividere le conoscenze semplicemente premendo "registra".

Dall'amministratore delegato allo stagista estivo, il registratore video Panopto, facile da usare registratore video e schermo consente ai dipendenti di registrare rapidamente presentazioni video con più telecamere, esercitazioni videoe come si fa, riunioni onlinedocumentazione video, dimostrazioni, spiegazioni, sessioni di formazione e molto altro ancora con il proprio laptop o smartphone, mettendo in mostra le proprie competenze personali a disposizione di chiunque in azienda.

 

Visita Panopto Express e scoprite quanto sia facile registrare ciò che conoscete. Una volta terminata la registrazione, cliccate su "Invia a Panopto" e invitate i vostri colleghi via e-mail a vederla.

Avviare una registrazione >>

 

Ridurre il tempo e lo sforzo necessari per acquisire conoscenze e trovare risposte.

I vostri dipendenti vogliono il percorso più rapido per ottenere le risposte di cui hanno bisogno, in modo da poter rimanere produttivi e svolgere al meglio il proprio lavoro. Panopto aiuta la vostra organizzazione a centralizzare e ricercare solide risorse di conoscenza basate su video, in modo che le informazioni possano essere trovate all'istante. Ogni riunione o video registrato dai dipendenti con Panopto viene automaticamente caricato e trascritto per la ricerca, rendendo ricercabile tutto ciò che viene detto o mostrato sullo schermo. Panopto supporta anche ricerca video in quindici lingue. Integrando Panopto con altri sistemi aziendali come Slack, Salesforce, il sistema di gestione dei contenuti (CMS) o il sistema di gestione dell'apprendimento (LMS), i dipendenti possono cercare, guardare e condividere i video ovunque stiano lavorando.

Panopto migliora i contenuti video in altri modi per rendere i dettagli più facili da estrarre rapidamente:

• Crea automaticamente un riepilogo cliccabile per consentire agli spettatori di sfogliare e saltare una riunione o un video più lungo. 
• Aggiunge miniature visive del video che consentono agli spettatori di estrarre rapidamente le informazioni dalle diapositive o da altri elementi visivi. 
• Didascalie automatiche dei video per favorire la comprensione, in particolare per gli spettatori che guardano contenuti non presentati nella loro lingua madre.
• I creatori di contenuti possono incorporare link, documenti, diapositive di presentazione e altro ancora a cui gli spettatori possono accedere o scaricare direttamente dal video.
• I commenti e le discussioni con data e ora all'interno di un video possono fornire agli spettatori informazioni aggiornate e ulteriori approfondimenti, e gli spettatori stessi possono lasciare commenti.
• I tag video offrono agli spettatori un link cliccabile a contenuti correlati che possono rivelare ulteriori informazioni.

 

 

Rendete sociale la condivisione virtuale delle conoscenze con un portale video simile a YouTube.

Oltre a imparare dai colleghi che possono vedere e ascoltare nei video on-demand, Panopto offre ai lavoratori remoti nuove opportunità di espandere le proprie reti sociali e di confrontarsi con gli esperti dell'organizzazione, proprio come avviene su YouTube. Attraverso il portale video e il lettore video interattivo di Panopto, i dipendenti possono commentare e discutere all'interno dei video, iscriversi ai colleghi e agli esperti della materia, sottoscrivere i tag e persino votare i video che guardano. 

Inoltre, chi condivide conoscenze e informazioni può taggare i propri video per renderli più visibili all'interno dell'organizzazione e può visualizzare analisi dettagliate delle visualizzazioni dei propri contenuti, rendendo più tangibile il valore delle proprie conoscenze e idee. In definitiva, la piattaforma video di Panopto è progettata per coinvolgere la vostra forza lavoro in un ciclo continuo di condivisione delle conoscenze.

???? Scoprite come Ingersoll Rand utilizza Panopto per condividere rapidamente conoscenze e informazioni.

Visualizza il caso di studio >>

 

Ridurre al minimo i silos informativi e massimizzare la scoperta di informazioni trasversali ai vari reparti.

Non si conosce ciò che non si conosce. Panopto aiuta la vostra organizzazione ad abbattere i silos informativi, in modo che i dipendenti remoti possano apprendere più facilmente ciò che accade in altri reparti e team. Gli amministratori possono curare i contenuti per evidenziare le risorse di conoscenza e le comunicazioni informative di tutta l'organizzazione, che appaiono direttamente nella homepage del portale video dei dipendenti. I leader possono anche sfruttare le sottoscrizioni e i tag per creare flussi di contenuti video dai loro reparti che tengano gli altri aggiornati su iniziative, innovazioni, risultati, progressi nel raggiungimento degli obiettivi e altro ancora.

Le conoscenze e le informazioni riservate basate su video possono essere acquisite e condivise con la stessa facilità, senza doversi preoccupare di chi potrebbe vederle. Grazie ai controlli a grana fine per l'autorizzazione che possono essere impostati per singoli video, cartelle e per l'intera libreria di conoscenze, Panopto rivelerà i contenuti video attraverso la ricerca e la scoperta solo agli utenti che hanno l'autorizzazione a visualizzarli; ogni registrazione nella vostra base di conoscenze video è privata e sicura per impostazione predefinita, quindi non dovrete mai preoccuparvi che i contenuti video sensibili trapelino al di fuori della vostra organizzazione.

Analizzare e imparare dai comportamenti di condivisione della conoscenza.

La suite completa di Panopto di analisi video fornisce ai knowledge manager e agli altri leader aziendali informazioni preziose che rivelano i comportamenti di condivisione delle conoscenze a livello organizzativo, dipartimentale e individuale. I dati di analisi video possono essere utilizzati anche per premiare e rafforzare i comportamenti di condivisione delle conoscenze che renderanno la vostra azienda agile e di successo. È anche possibile inviare i dati di visualizzazione dei video al proprio LMS.

Con Panopto, otterrete nuove e utili informazioni su come la conoscenza viene utilizzata e sull'impatto che ha sulla vostra azienda.

 

 

Risolvete le sfide più difficili per la gestione della conoscenza.

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