Negli ultimi decenni, i leader aziendali hanno adottato diverse misure strategiche per migliorare la collaborazione e la condivisione delle conoscenze tra i propri dipendenti. Dagli uffici open space e i pranzi informali ai sistemi di gestione dei contenuti e alle tecnologie di comunicazione digitale, le strutture di gestione della conoscenza continuano a evolversi con l'obiettivo di preservare il patrimonio di conoscenze aziendali e garantire che le persone giuste ricevano le informazioni giuste al momento giusto.

Il recente passaggio al lavoro da remoto , indotto dalla pandemia, aggiunge una nuova complessità a un problema già noto: come acquisire e condividere le conoscenze in modo efficiente, affinché le informazioni possano fluire senza intoppi all'interno di una forza lavoro geograficamente distribuita.

Con team distribuiti che ormai si vedono solo tramite videoconferenze, i leader aziendali temono che il lavoro a distanza rappresenti una seria minaccia per la condivisione delle conoscenze all'interno delle loro organizzazioni.

Perché la gestione della conoscenza è fondamentale in un ambiente di lavoro a distanza

La natura stessa del lavoro a distanza aggiunge una nuova complessità al flusso di conoscenza: persone, informazioni e risorse risultano disperse sia fisicamente che digitalmente, rendendo difficile per gli altri individuare e acquisire facilmente le informazioni. La conoscenza tacita, il prezioso know-how esperienziale e intuitivo posseduto dai dipendenti, è ancora più difficile da acquisire e condividere tra team distribuiti. E quando le informazioni cruciali non sono disponibili nel momento del bisogno, ciò incide pesantemente sulla produttività e sulla soddisfazione dei dipendenti.

I team che lavorano completamente da remoto perdono anche l'opportunità di partecipare a scambi collaborativi non pianificati che avvengono in modo organico in un ufficio fisico: non c'è nessuno seduto nelle vicinanze a cui rivolgersi per una rapida discussione o una breve spiegazione, non ci sono conversazioni filosofiche durante la pausa pranzo e non si può chiacchierare con un collega di un altro reparto mentre si aspetta alla sua scrivania che si liberi una sala riunioni. 

Il flusso di conoscenze tra pari, che non solo aumenta la produttività ma favorisce anche l'apprendimento continuo e il rapido adattamento, svanisce in un ambiente di lavoro a distanza. La perdita della collaborazione informale, unita al maggiore tempo e impegno necessari per reperire informazioni, può portare i dipendenti che lavorano da remoto a disimpegnarsi, sentendosi più isolati e frustrati.

Il costo di una condivisione inefficiente delle conoscenze

Il valore della condivisione della conoscenza può essere difficile da misurare e spesso sottovalutato, ma grazie a uno studio pionieristico sulla conoscenza e la produttività sul posto di lavoro , abbiamo una migliore comprensione di come le pratiche di gestione della conoscenza influenzino realmente un'azienda.

Recentemente, Panopto YouGov ha intervistato 1.001 dipendenti americani di diversi settori per capire in che modo l'accesso alla conoscenza istituzionale, o la sua mancanza, influisca sul lavoro quotidiano. I risultati sono stati sconvolgenti.

Le aziende di ogni dimensione sprecano ogni anno milioni di dollari a causa di una condivisione inefficiente di conoscenze e informazioni. In un'azienda con 5.000 dipendenti, si stima una perdita annua di 13,3 milioni di dollari dovuta a pratiche di condivisione delle conoscenze inadeguate, che non consentono ai dipendenti di trovare rapidamente le risposte di cui hanno bisogno. In un'organizzazione con oltre 100.000 dipendenti, questa cifra sale a 265 milioni di dollari all'anno.

Utilizza il nostro calcolatore per scoprire quanto la tua azienda perde ogni anno a causa di pratiche di condivisione delle conoscenze inefficienti >>

 

Il tempo che i lavoratori trascorrono in media ogni settimana ad aspettare o cercare informazioni, così come il tempo impiegato in attività ripetitive, si accumula rapidamente all'interno di un'organizzazione. Molte persone trascorrono circa metà della loro settimana lavorativa con una produttività di gran lunga inferiore a quella che potrebbero raggiungere se le loro organizzazioni disponessero di strutture di gestione della conoscenza più efficaci.

• I dipendenti trascorrono in media 5 ore a settimana semplicemente in attesa di mettersi in contatto con un collega che possiede le conoscenze specifiche di cui hanno bisogno.
• I dipendenti riferiscono di dedicare in media oltre 8 ore alla settimana , ovvero un'intera giornata lavorativa, alla ricerca e all'acquisizione di conoscenze.
• I dipendenti hanno riferito di trascorrere quasi 6 ore a settimana a "reinventare la ruota" e a duplicare il lavoro altrui. Quasi 1 su 3 afferma di dedicare più di 6 ore a settimana ad attività ridondanti.

 

 

Scarica il report su conoscenze e produttività sul posto di lavoro >>

 

Ripensare la gestione della conoscenza per una forza lavoro a distanza.

La conoscenza è stata e continuerà ad essere un fattore chiave di differenziazione competitiva in termini di performance aziendale. Inoltre, le nuove modalità di lavoro stanno spingendo le imprese a ripensare il proprio approccio all'apprendimento e alla gestione della conoscenza. 

Molte aziende oggi dispongono già di sistemi per modellare le interazioni tra persone e tecnologia in modo da migliorare il flusso di informazioni e accrescere la conoscenza in tutta l'organizzazione. Piattaforme collaborative, app di messaggistica, sistemi di gestione dei contenuti, sistemi di gestione della conoscenza specifici e programmi di incentivazione per i dipendenti sono spesso componenti importanti delle strutture di condivisione della conoscenza aziendale che consentono alle aziende di raggiungere i seguenti obiettivi:

• Acquisire la conoscenza 
• Aumentare l'accesso alla conoscenza 
• Promuovere una cultura di condivisione delle conoscenze
• Gestire la conoscenza come risorsa

Fondamentalmente, gli obiettivi della gestione della conoscenza sono gli stessi in qualsiasi ambiente di lavoro, quindi vale la pena capire perché così tante organizzazioni che sono passate al lavoro da remoto riscontrano un rallentamento del flusso di conoscenza in questo nuovo contesto.

4 motivi per cui la condivisione delle conoscenze fallisce nei team che lavorano da remoto

Le debolezze nei sistemi di gestione della conoscenza possono essere meno evidenti in un ambiente d'ufficio, dove le interazioni sociali di persona colmano naturalmente le lacune, ma in un ambiente remoto fisicamente disconnesso tali debolezze e inefficienze diventano più problematiche. Ecco perché:

1. Attrito sociale

I lavoratori che operano a distanza, per loro natura, partecipano a un minor numero di attività che favoriscono la diffusione della conoscenza. La mancanza di interazioni regolari di persona crea attrito sociale che può rendere i dipendenti riluttanti a condividere le proprie conoscenze o a chiedere aiuto ai colleghi, sia per mancanza di fiducia, timore, preoccupazione di mostrare debolezza, sia perché ritengono che un determinato problema non meriti il ​​prezioso tempo di qualcun altro.

2. L'effetto "silo"

Il passaggio su larga scala al lavoro da remoto riduce le reti organizzative, poiché i dipendenti danno priorità alla comunicazione con i colleghi più stretti e interagiscono meno con quelli con cui non lavorano regolarmente. Inoltre, quando dati e documentazione non sono centralizzati digitalmente in tutta l'organizzazione, i team esterni potrebbero non essere in grado di accedere facilmente alle informazioni esistenti, ammesso che ne siano a conoscenza. In definitiva, la mancanza di comunicazione e di condivisione delle informazioni tra dipartimenti e team crea un dannoso effetto compartimento stagno che diminuisce la produttività e soffoca l'innovazione.

3. Le conoscenze acquisite sono incomplete o non vengono acquisite affatto.

La conoscenza viene spesso condivisa durante riunioni e presentazioni che includono diapositive, fogli di calcolo e altri documenti scritti, che possono essere archiviati digitalmente e condivisi per una facile consultazione successiva, qualora qualcuno avesse bisogno di rinfrescare la memoria. Tuttavia, questi file di supporto sono incompleti senza la presentazione che li accompagna e molti dipendenti impiegano tempo extra per reperire informazioni da colleghi che lavorano da remoto al fine di colmare le lacune quando hanno bisogno di risposte.

L'isolamento e l'interazione sporadica con i colleghi, tipici del lavoro a distanza, possono anche ridurre la consapevolezza dei lavoratori circa il valore delle proprie competenze e conoscenze. A meno che non venga loro esplicitamente richiesto aiuto o di condividere, potrebbe non venire mai in mente che dedicare del tempo a raccogliere e comunicare le proprie conoscenze potrebbe essere utile ad altri all'interno dell'organizzazione.

4. Le risorse di conoscenza diventano disperse e disorganizzate

Organizzare e codificare le risorse di conoscenza inizia sempre con le migliori intenzioni, ma spesso le organizzazioni si ritrovano con molteplici repository di conoscenza utilizzati in modi diversi da team e dipartimenti differenti. Sebbene possano esserci numerose risorse di conoscenza utili ai dipendenti, queste potrebbero essere difficili da trovare, difficili da consultare e persino obsolete. Il passaggio al lavoro da remoto con repository di conoscenza disorganizzati e scollegati non solo ostacola il flusso di conoscenza all'interno dell'organizzazione, ma contribuisce anche a generare frustrazione, improduttività e disimpegno nei dipendenti che lavorano da remoto.

Il segreto per mantenere un flusso costante di conoscenze in una forza lavoro distribuita

La gestione della conoscenza è la pratica di connettere i lavoratori con risorse di conoscenza ricercabili e di connettere le persone per lo scambio di conoscenze. Quando è necessario mettere le persone e le loro conoscenze a portata di mano della forza lavoro distribuita, indipendentemente dal fuso orario o dalla posizione, non c'è soluzione migliore di una knowledge base video ricercabile .

Avrete sicuramente sentito il detto "Un'immagine vale più di mille parole". Ebbene, secondo Forrester Research , un video di un minuto vale ben 1,8 milioni di parole .

Registrare un video permette ai dipendenti della tua organizzazione di dimostrare le proprie competenze in molto meno tempo rispetto alla creazione di un documento completo con la stessa quantità di informazioni. Anche la semplice pressione del pulsante "registra" durante una videoconferenza consente ai team di acquisire e archiviare conoscenze in un istante. Inoltre, grazie a innovativi strumenti di ricerca e individuazione video, per i lavoratori da remoto è altrettanto facile trovare risposte all'interno di un video quanto lo sarebbe scoprire nuove idee e informazioni nel flusso di lavoro quotidiano.

Una piattaforma video come Panopto si integra facilmente con gli strumenti di gestione dei contenuti e di collaborazione, consentendo di creare un ecosistema di condivisione delle conoscenze potenziato dai video, che aiuta a superare le sfide specifiche della condivisione delle conoscenze in un ambiente di lavoro a distanza. Le risorse di conoscenza basate sui video mettono in primo piano le persone e le loro competenze, favorendo le connessioni sociali tra team fisicamente distanti, migliorando il morale e la produttività e rendendo le conoscenze e le informazioni facilmente reperibili in qualsiasi momento.

Scopri più a fondo come puoi utilizzare Panopto La piattaforma video sicura di consente una condivisione efficace ed efficiente delle conoscenze tra team remoti. 

Come utilizzare i video on-demand per migliorare le pratiche di condivisione delle conoscenze a distanza

Consenti a chiunque di condividere le proprie conoscenze semplicemente premendo il tasto "registra".

Dal CEO allo stagista estivo Panopto il registratore video e schermo di Panopto, facile da usare, consente ai dipendenti di registrare rapidamente presentazioni video multicamera, tutorial video , guide pratiche, riunioni online , documentazione video, dimostrazioni, video esplicativi, sessioni di formazione e molto altro ancora, semplicemente con il proprio laptop o smartphone, mettendo in mostra la propria competenza a chiunque in azienda.

 

Visita Panopto Express e scopri quanto è facile registrare le tue conoscenze. Una volta terminata la registrazione, fai clic su "Invia a Panopto " e invita i tuoi colleghi via e-mail a visualizzarla.

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Ridurre il tempo e lo sforzo necessari per acquisire conoscenze e trovare risposte. 

I tuoi dipendenti desiderano trovare rapidamente le risposte di cui hanno bisogno per rimanere produttivi e dare il meglio di sé. Panopto aiuta la tua organizzazione a centralizzare e ricercare un'ampia gamma di risorse video, consentendo di reperire le informazioni all'istante. Ogni riunione o video registrato dai dipendenti con Panopto viene caricato e trascritto automaticamente per la ricerca, rendendo tutto ciò che viene detto o mostrato sullo schermo ricercabile. Panopto supporta inoltre la ricerca video in quindici lingue. Integrando Panopto con altri sistemi aziendali come Slack , Salesforce , il tuo sistema di gestione dei contenuti (CMS) o il tuo sistema di gestione dell'apprendimento (LMS), i dipendenti possono cercare, guardare e condividere video ovunque si trovino.

Panopto migliora i contenuti video anche in altri modi per rendere più facile estrarre rapidamente i dettagli:

• Crea automaticamente un riepilogo cliccabile in modo che gli spettatori possano scorrere velocemente e saltare le parti non pertinenti di una riunione o di un video più lungo. 
• Aggiunge miniature visive del video che consentono inoltre agli spettatori di estrarre rapidamente informazioni da diapositive o altri elementi visivi 
• Sottotitola automaticamente i video per facilitarne la comprensione, in particolare per gli spettatori che guardano contenuti non presentati nella loro lingua madre.
• I creatori di contenuti possono incorporare link, documenti, diapositive di presentazioni e altro ancora, a cui gli spettatori possono accedere o che possono scaricare direttamente dal video.
• I commenti e le discussioni con indicazione temporale all'interno di un video possono fornire agli spettatori informazioni aggiornate e ulteriori spunti di riflessione; gli spettatori stessi possono lasciare commenti.
• I tag video offrono agli spettatori un collegamento cliccabile a contenuti correlati che possono rivelare informazioni aggiuntive

 

 

Rendi social la condivisione virtuale della conoscenza con un portale video simile a YouTube. 

Oltre ad apprendere dai colleghi che possono vedere e ascoltare nei video on-demand, Panopto offre ai lavoratori da remoto nuove opportunità per espandere le proprie reti sociali e interagire con esperti in tutta l'organizzazione, proprio come possono fare su YouTube. Attraverso Panopto Grazie al portale video e al lettore video interattivo, i dipendenti possono commentare e partecipare a discussioni all'interno dei video, iscriversi ai canali di colleghi ed esperti in materia, seguire i tag e persino valutare i video che guardano. 

Inoltre, coloro che condividono conoscenze e informazioni possono taggare i propri video per renderli più visibili all'interno dell'organizzazione e possono visualizzare analisi dettagliate delle visualizzazioni dei propri contenuti, il che rende più tangibile il valore delle loro conoscenze e idee. In definitiva, Panopto La piattaforma video di è progettata per coinvolgere la tua forza lavoro in un ciclo continuo di condivisione delle conoscenze.

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Visualizza il caso di studio >>

 

Riduci al minimo i silos informativi e massimizza la scoperta di informazioni interessanti provenienti da diversi dipartimenti. 

Non sai quello che non sai. Panopto Aiuta la tua organizzazione ad abbattere i silos informativi, consentendo ai dipendenti che lavorano da remoto di apprendere più facilmente cosa succede negli altri reparti e team. Gli amministratori possono selezionare i contenuti per evidenziare risorse informative e comunicazioni provenienti da tutta l'organizzazione, che vengono visualizzate direttamente nella homepage del portale video del dipendente. I responsabili possono inoltre sfruttare abbonamenti e tag per creare flussi di contenuti video dai propri reparti, tenendo aggiornati gli altri su iniziative, innovazioni, risultati, progressi verso il raggiungimento degli obiettivi e altro ancora.

È possibile acquisire e condividere con altrettanta facilità conoscenze e informazioni riservate basate su video, senza doversi preoccupare di chi potrebbe vederle. Grazie ai controlli granulari per le autorizzazioni che possono essere impostati per singoli video, cartelle e l'intera libreria di conoscenze, Panopto I contenuti video verranno mostrati tramite ricerca e individuazione solo agli utenti autorizzati alla visualizzazione: ogni registrazione nella tua knowledge base video è privata e protetta per impostazione predefinita, quindi non dovrai mai preoccuparti che contenuti video sensibili vengano divulgati al di fuori della tua organizzazione.

Analizzare e trarre insegnamento dai comportamenti di condivisione della conoscenza. 

La suite completa di analisi video di Panopto fornisce ai knowledge manager e ad altri leader aziendali informazioni preziose che rivelano i comportamenti di condivisione delle conoscenze a livello organizzativo, dipartimentale e individuale. I dati di analisi video possono anche essere utilizzati per premiare e rafforzare i comportamenti di condivisione delle conoscenze che renderanno la tua azienda agile e di successo. Puoi persino inviare i dati di visualizzazione dei video al tuo LMS.

Con Panopto Acquisirai nuove e concrete conoscenze su come viene utilizzata la conoscenza e su come influisce sulla tua azienda.

 

 

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