ここ数十年にわたり、企業の経営陣は、従業員間の連携と知識共有を促進するために、さまざまな戦略的施策を講じてきました。オープンオフィスや持参弁当によるランチ会から、コンテンツ管理システムやデジタル通信技術に至るまで、ナレッジマネジメントの仕組みは、組織の知見を保持し、適切な人材が適切なタイミングで適切な情報を得られるようにすることを目指して、進化し続けています。
パンデミックを契機とした最近のリモートワークへの移行は、以前から存在していた課題に新たな局面をもたらしています。それは、地理的に分散した従業員の間で情報が円滑に流れるよう、いかにして知識を効率的に収集・共有するかという課題です。
ビデオ会議を通じてしか顔を合わせることがない分散型チームを抱える中、経営陣は、リモートワークが組織全体での知識共有に重大な脅威をもたらすのではないかと懸念している。
リモートワーク環境においてナレッジマネジメントが不可欠な理由
リモートワークの性質上、知識の流れには新たな複雑さが生じます。人、情報、リソースが物理的にもデジタル的にも分散してしまうため、他者が情報を容易に見つけたり入手したりすることが難しくなります。従業員が持つ貴重な経験や直感に基づくノウハウである「暗黙知」は、分散したチーム間で把握・共有することがさらに困難です。そして、必要な時に重要な知見が得られないと、生産性や従業員の満足度に深刻な悪影響を及ぼします。
完全リモートワークのチームでは、物理的なオフィスで自然に生まれるような、予定外の交流の機会も失われてしまいます。すぐそばにいて気軽に相談したり、作業の進め方を説明してもらったりできる人がいない上、昼食時の雑談や、会議室が空くのを待っている間に他部署の同僚と近況を語り合うといったこともありません。
同僚間で行われる知識の共有は、生産性を高めるだけでなく、継続的な学習や迅速な適応を支えるものでもあるが、リモートワーク環境ではそれが失われてしまう。また、日常的なコラボレーションが失われることに加え、情報を探し出すのに要する時間や労力が増えることで、リモート勤務の従業員は孤立感や不満を募らせ、仕事への意欲を失う恐れがある。
非効率な知識共有がもたらすコスト
知識の共有がもたらす価値は測定が難しく、見過ごされがちですが、職場の知識と生産性に関するこの種の研究としては初めての取り組みのおかげで、知識管理の実践がビジネスに実際にどのような影響を与えるのかについて、より深く理解できるようになりました。
最近、Panopto ユーゴブ（YouGov）Panopto 、組織内の知識へのアクセス、あるいはその欠如が日々の業務にどのような影響を与えるかを調べるため、様々な業界のアメリカ人従業員1,001人を対象に調査を実施しました。その結果は驚くべきものでした。
あらゆる規模の企業が、知識や情報の共有が非効率であるために、毎年数百万ドルもの損失を被っています。従業員5,000人の企業では、 必要な時に従業員が迅速に答えを見つけられないような不適切な知識共有の慣行により、 年間1 ,330万ドルの 損失が発生していると推定されています 。従業員10万人以上の組織では、その額は年間2億6,500 万ドルにまで跳ね上がります。
従業員が毎週平均して情報の待ち時間や検索に費やす時間、および作業の重複に費やす時間は、組織全体で見ると瞬く間に膨大な量になります。多くの従業員は、週の労働時間の約半分を、もし組織により優れたナレッジマネジメント体制が整っていれば本来発揮できたはずの生産性をはるかに下回る状態で過ごしています：
- 従業員は 、 自分が必要とする専門的な知識を持つ同僚と連絡が取れるのを待つだけで、週平均5時間を費やしている 。
- 従業員によると、知識の検索や習得に週平均8時間以上――つまり1日分の労働時間――を費やしているという。
- 従業員によると 、毎週6時間近くを 「同じことを繰り返す」作業や他人の仕事を重複して行うことに費やしているという 。3人に1人近くが、毎週6時間以上を重複した業務に費やしていると答えている。
リモートワーク環境におけるナレッジマネジメントの再考
組織のパフォーマンスにおいて、知識はこれまで重要な競争上の差別化要因であり、今後もそうあり続けるでしょう。そして、新しい働き方の台頭により、企業は学習やナレッジマネジメントへの取り組みを見直すことを迫られています。
今日、多くの企業では、組織全体での情報の流れを改善し、知識を向上させるよう、人とテクノロジーの相互作用を形作るシステムがすでに導入されています。コラボレーション・プラットフォーム、メッセージング・アプリ、コンテンツ管理システム、専用のナレッジマネジメントシステム、そして従業員インセンティブ・プログラムは、多くの場合、組織のナレッジシェアリング体制における重要な構成要素であり、企業が以下の目標を達成することを可能にしています：
- 知識を体系化する
- 知識へのアクセスを拡大する
- 知識共有の文化を促進する
- 知識を資産として管理する
基本的に、知識管理の目的はどのような職場環境においても同じであるため、リモートワークに移行した多くの組織で、この新しい環境下において知識の流通が滞っている理由について考察してみる価値がある。
リモートチームでナレッジシェアリングが機能しなくなる4つの理由
オフィス環境では、対面での交流によって自然と不足が補われるため、知識体系の弱点はそれほど目立たないかもしれません。しかし、物理的に隔絶されたリモート環境では、そうした弱点や非効率性がより深刻な問題となります。その理由は以下の通りです：
1. 社会的摩擦
社会的距離を置いている従業員は、当然ながら知識の共有を促進する活動を行う機会が少なくなります。日常的な対面での交流が失われることで、 社会的摩擦 を生み出し、従業員が自身の知識を共有したり、同僚に助けを求めたりすることを躊躇させる原因となります。その理由は、信頼関係の欠如、気後れ、弱みを見せることへの懸念、あるいは特定の問題は他人の貴重な時間を割く価値がないという合理化など、さまざまです。
2. 「サイロ効果」
リモートワークへの大規模な移行 組織内のネットワークを縮小させる 。従業員は身近なチームメンバーとのコミュニケーションを優先し、普段一緒に仕事をしていない同僚との関わりは減るからです。さらに、データや文書が組織全体でデジタル化され一元管理されていない場合、外部のチームは、その知識の存在を知っていたとしても、容易にアクセスできない可能性があります。結局のところ、部門やチーム間のコミュニケーションや情報共有の欠如は、生産性を低下させ、イノベーションを阻害する有害なサイロ化現象を生み出します。
3. 収集された知識が不完全であるか、あるいはまったく収集されていない
知識は、スライドやスプレッドシート、その他の文書を用いた会議やプレゼンテーションを通じて共有されることがよくあります。これらはデジタル形式で保存・共有できるため、後で記憶を整理したい場合に簡単に参照できます。しかし、こうした補助資料は、それ自体だけでは不完全であり、多くの従業員は、答えが必要な際に不足している情報を補うため、遠隔地の同僚から情報を引き出すのに余分な時間を費やしています。
リモートワーク環境では、孤立感やチームメイトとの交流の希薄さが生じがちですが、こうした状況は、従業員が自身の専門知識や知見の価値を認識する機会を減少させる可能性もあります。具体的に助けを求められたり、情報を共有するよう求められたりしない限り、自分が持っている知識を整理して共有する時間が、組織内の他のメンバーの役に立つかもしれないという発想に至らないこともあるでしょう。
4. 知識リソースが散在し、整理されなくなる
ナレッジリソースの整理や体系化は、常に善意から始まるものですが、組織ではしばしば、チームや部門ごとに異なる方法で利用される複数のナレッジリポジトリが存在する事態に陥りがちです。従業員を支援できるナレッジ資産は豊富にあるものの、それらが探しにくかったり、アクセスしにくかったり、さらには古くなってしまっていることもあります。 整理されておらず、連携も取れていないナレッジリポジトリのままリモートワークに移行すると、組織全体での知識の流通が阻害されるだけでなく、リモート勤務の従業員がフラストレーションを感じ、生産性が低下し、仕事への意欲を失う一因ともなります。
分散した従業員の間で知識を円滑に共有し続ける秘訣
ナレッジマネジメントとは、従業員と検索可能なナレッジ資産を結びつけ、人同士をつなげて知識を共有する取り組みのことです。時差や場所を問わず、分散した従業員がいつでも人々とその知識にアクセスできるようにする必要がある場合、検索可能な動画ナレッジベースほど最適なソリューションはありません。
「百聞は一見に如かず」という言葉を聞いたことがあるでしょう。さて、 フォレスター・リサーチによると、1分間の動画は180 万語に相当するそうです 。
動画を録画することで、組織内の従業員は、同じ量の情報を盛り込んだ詳細な文書を作成するよりもはるかに短い時間で、自分の知識を伝えることができます。 ビデオ会議で「録画」ボタンを押すだけで、チームは瞬時に知識を記録し、アーカイブすることができます。また、革新的な動画検索・発見ツールがあれば、リモートワーカーは動画の奥深くにある答えを見つけるのも簡単ですし、日常業務の流れの中で新しいアイデアや情報を発見できる可能性も高まります。
A ビデオプラットフォームPanopto 、コンテンツ管理ツールやコラボレーションツールと容易にPanopto 、リモートワーク環境における知識共有特有の課題を克服するのに役立つ、動画を活用した知識共有エコシステムを構築できます。動画ベースのナレッジリソースは、社員とその専門知識を前面に押し出すことで、物理的に離れたチーム間の社会的つながりを育み、士気と生産性を高め、いつでも知識や情報を簡単に見つけられるようにします。
Panoptoセキュアな動画プラットフォームを活用し、リモートチーム間で効果的かつ効率的なナレッジ共有を実現する方法について、さらに詳しくご紹介します。
オンデマンド動画を活用して、リモート環境での知識共有を改善する方法
誰もが「録画」ボタンを押すだけで、簡単に知識を共有できるようにします。
CEOから夏のインターンまで、Panoptoの使いやすさ ビデオ・スクリーンレコーダー は、従業員がノートパソコンやスマートフォンだけで、マルチカメラによるプレゼンテーション、ビデオチュートリアル、ハウツー動画、オンライン会議、ビデオドキュメンテーション、デモンストレーション、解説動画、トレーニングセッションなどを素早く録画できるようにします。これにより、社員一人ひとりの専門知識を社内の誰もが閲覧できるようになります。
知識の習得や答えを見つけるのにかかる時間と労力を削減します。
従業員は、生産性を維持し、最高の仕事をするために、必要な答えに最短でたどり着きたいと考えています。Panopto 、組織が動画ベースの豊富なナレッジ資産を一元管理・検索Panopto 、情報を瞬時に見つけられるようにPanopto 。従業員Panopto 録画した会議や動画はすべて自動的にPanopto 、検索用に文字起こしされるため、発言内容や画面に表示された内容はすべて検索可能になります。Panopto 15言語での動画検索 に対応しています。さらに、Panopto Slack、Salesforce、コンテンツ管理システム（CMS）、学習管理システム（LMS）などの他のビジネスシステムと統合すれば、従業員は場所を問わず動画を検索、視聴、共有できるようになります。
Panopto 、詳細情報を素早く抽出できるように、他にもさまざまな方法で動画コンテンツをPanopto ：
- クリック可能な要約を自動的に作成し、視聴者が長い会議や動画をざっと目を通したり、必要な部分へスキップしたりできるようにします
- 動画のサムネイル画像を表示し、視聴者がスライドやその他の視覚資料から情報を素早く把握できるようにします
- 動画に自動的に字幕を付け、特に母国語以外の言語でコンテンツを視聴する視聴者の理解を助けます
- コンテンツ制作者は、視聴者が動画から直接アクセスしたりダウンロードしたりできるリンク、ドキュメント、プレゼンテーションのスライドなどを埋め込むことができます
- 動画内のタイムスタンプ付きコメントやディスカッションは、視聴者に最新情報やさらなる洞察を提供します。視聴者自身もコメントを残すことができます
- 動画タグは、視聴者にクリック可能なリンクを提供し、関連コンテンツへのアクセスを通じてさらなる情報を得ることができます
YouTubeのような動画ポータルを活用して、バーチャルな知識共有をソーシャルなものにしましょう
オンデマンド動画を通じて、目と耳で同僚から学ぶことができるだけでなく、Panopto リモートワーカーPanopto 、YouTubeと同じように組織内の専門家と交流し、ソーシャルネットワークを広げる新たな機会Panopto 。Panopto動画ポータルとインタラクティブな動画プレーヤーを通じて、従業員は動画内でコメントや議論を行ったり、同僚や専門家のチャンネルを登録したり、タグをフォローしたり、視聴した動画に評価をつけたりすることができます。
さらに、知識や情報を共有するユーザーは、動画にタグを付けることで組織内での認知度を高めることができ、自身のコンテンツに関する詳細な視聴分析データを確認できるため、自身の知識やアイデアの価値をより具体的に把握できるようになります。つまり、Panopto動画プラットフォームPanopto、従業員が知識を継続的に共有し合うサイクルを促進するように設計されています。
情報のサイロ化を解消し、部門横断的な知見の発見を促進する
「知らないことは、知らないまま」です。Panopto 、組織内の情報の壁を取り払い、リモート勤務の従業員が他部門やチームの動向をより容易に把握できるようPanopto 。管理者はコンテンツを厳選し、組織全体から集めた知識リソースや有益な情報を、従業員のビデオポータルホームページに直接表示させることができます。 また、リーダーは購読機能やタグを活用して、自部門の動画コンテンツストリームを作成し、取り組み、イノベーション、成果物、目標達成に向けた進捗状況などに関する最新情報を他部門に共有することができます。
機密性の高い動画ベースのナレッジや情報は、誰が閲覧するかを気にすることなく、同様に簡単に記録・共有できます。 個々の動画、フォルダ、およびナレッジライブラリ全体に対して設定可能なきめ細かなアクセス権限管理機能により、Panopto 検索や発見を通じて、閲覧権限を持つユーザーのみに動画コンテンツを表示Panopto 動画ナレッジベース内のすべての録画はデフォルトで非公開かつ安全に保護されているため、機密性の高い動画コンテンツが組織外に漏洩する心配もありません。
知識共有の行動を分析し、そこから学ぶ
Panopto包括的な ビデオ分析 は、ナレッジマネージャーやその他の経営幹部に、組織、部門、個人レベルでのナレッジ共有の行動パターンを明らかにする貴重な情報を提供します。また、ビデオ分析データを活用することで、企業の俊敏性と成功につながるナレッジ共有の行動を評価・促進することも可能です。さらに、動画の視聴データをLMSに送信することもできます。
