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リモートチームが効果的に知識を共有する方法
ビジネスリーダーはここ数十年、従業員間のコラボレーションや知識共有を改善するために、さまざまな戦略的施策を実施してきた。オープン・フロアのオフィス・スペースやブラウン・バッグ・ランチから、コンテンツ管理システムやデジタル・コミュニケーション・テクノロジーに至るまで、ナレッジ・マネジメントの仕組みは、組織の知識を保持し、適切な人が適切な情報を適切なタイミングで入手できるようにすることを目標に進化し続けている。
最近のパンデミック（世界的流行病）に端を発したリモートワークへのシフトは、地理的に分散した従業員全体に情報がシームレスに流れるように、いかに効率的に知識を把握し共有するかという、おなじみの問題に新たな展開を加えている。
分散したチームがビデオ会議を通じてしか顔を合わせなくなった現在、ビジネスリーダーは、リモートワークが組織全体の知識共有に大きな脅威をもたらすことを懸念している。
リモートワーク環境でナレッジマネジメントが重要な理由
人、情報、リソースが物理的にもデジタル的にも散在し、他者が簡単に情報を探し出したり、入手したりすることが難しくなる。社員が持つ貴重な経験的・直感的ノウハウである暗黙知は、分散したチーム間で把握・共有することがさらに難しくなる。そして、重要な洞察が必要な瞬間に得られない場合、それは生産性と従業員の満足度を深く損なうことになる。
完全リモートのチームは、物理的なオフィスでは有機的に発生する予定外の共同作業を行う機会も逃すことになる。近くに座っている人がいないので、簡単な議論やウォークスルーができないし、ランチを食べながら哲学的な話をすることもない。
生産性を高めるだけでなく、継続的な学習や迅速な適応をサポートする仲間から仲間への知識の流れは、リモートワーク環境では蒸発してしまいます。また、カジュアルなコラボレーションが失われ、情報を探し出すのにかかる時間や労力が増えることで、リモートワークの社員は孤立感やフラストレーションを感じ始め、離職してしまう可能性があります。
非効率な知識共有の代償
知識を共有することの価値は測定するのが難しく、見過ごされがちである。 職場の知識と生産性のおかげで、ナレッジ・マネジメントの実践がビジネスにどのような影響を与えるかについての理解が深まりました。
最近、PanoptoとYouGovは、さまざまな業種のアメリカ人従業員1,001人を対象に、組織的な知識へのアクセスやその欠如が日々の仕事にどのような影響を及ぼすかを調査した。その結果は驚くべきものだった。
あらゆる規模の企業が、非効率的に知識や情報を共有することで、毎年数百万ドルを無駄にしている。従業員5,000人の企業では、次のように見積もられている。 年間1330万ドルの損失従業員が必要なときにすぐに答えを見つけられないような、不十分な知識共有のやり方によって、年間1330万ドルが失われていると推定される。従業員10万人以上の組織では、この数字は年間2億6,500万ドルに跳ね上がる。年間2億6500万ドルに跳ね上がる。
私たちの計算機を使って、あなたのビジネスが非効率なナレッジ共有のために毎年どれだけの損失を被っているかを調べてみましょう。 非効率なナレッジ共有の実践で、毎年どれだけの損失が出ているのかを知ることができます。
労働者が情報を待ったり、探したりするために費やす時間は、毎週平均で、組織全体で重複して費やされ、あっという間に積み重なる。多くの人が、週の労働時間のおよそ半分を、組織がナレッジ・マネジメントの仕組みをより良くしていた場合に比べ、はるかに生産性の低いものに費やしている：
- 従業員の平均労働時間は 毎週平均5時間を費やすことになる。
- 従業員は平均してを費やしているという。- を費やしているという。
- 従業員は毎週6時間近くを費やしていると回答した。 毎週6時間"車輪の再発明 "と他人の仕事の複製。ほぼ3人に1人が、冗長な仕事に毎週6時間以上費やしていると回答。
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リモートワークのためのナレッジ・マネジメント再考
ナレッジはこれまでも、そしてこれからも、組織のパフォーマンスを左右する重要な差別化要因であり続けるだろう。そして、新しい働き方は、学習とナレッジ・マネジメントへのアプローチを再考するよう企業に挑戦している。
今日、多くの企業では、情報の流れを改善し、組織全体のナレッジを増加させる方法で、人とテクノロジーの相互作用を形成するシステムがすでに導入されている。コラボレーション・プラットフォーム、メッセージング・アプリ、コンテンツ管理システム、専用ナレッジ・マネジメント・システム、従業員インセンティブ・プログラムは、多くの場合、組織のナレッジ共有構造の重要な構成要素であり、企業が以下の目的を達成することを可能にする：
- 知識の獲得
- 知識へのアクセスを増やす
- 知識共有の文化を促進する
- 知識を資産として管理する
基本的に、ナレッジマネジメントの目標はどのような職場環境でも同じである。そのため、リモートワークに移行した多くの組織が、なぜこの新しい環境でナレッジの流れが悪くなっているのかを探る価値がある。
リモートチームでナレッジ共有がうまくいかない4つの理由
しかし、物理的に切り離されたリモート環境では、こうした弱点や非効率性がより問題となる。その理由がここにある：
1.社会的摩擦
社会的に遠い場所にいる労働者は、知識の普及を促進するような活動も当然少なくなる。定期的な対面での交流がなくなれば、以下のような社会的摩擦が生じる。 社会的摩擦それは、信頼の欠如、威圧感、弱さを示す懸念、特定の問題は他人の貴重な時間を割く価値がないという合理化などによるものです。
2.サイロ効果
大規模なリモートワークへのシフト 組織のネットワークが縮小する従業員は自分の直属のチームメイトとのコミュニケーションを優先し、普段一緒に仕事をしていない同僚との関わりが少なくなるためです。さらに、データや文書が組織全体でデジタル一元管理されていない場合、外部のチームが存在する知識に簡単にアクセスできない可能性がある。結局のところ、部門間やチーム間のコミュニケーションや情報共有の欠如は、生産性を低下させ、イノベーションを阻害する有害なサイロ効果を生み出す。
3.把握した知識が不完全であるか、まったく把握されていない。
ナレッジは、スライド、スプレッドシート、その他の文書が含まれるミーティングやプレゼンテーションで共有されることがよくあります。しかし、これらのサポートファイルは、付随するプレゼンテーションなしでは不完全であり、多くの従業員は、答えが必要なときに空白を埋めるために遠隔地の同僚から情報を探し出そうと余分な時間を費やすことになる。
リモートワークの環境では、孤立し、チームメイトとの交流が散発的になるため、ワーカーは自分の専門知識や知識の価値を認識することが難しくなります。特に助けを求められたり、共有するよう求められたりしない限り、自分が知っていることを時間をかけて把握し、伝えることが組織内の他の人の役に立つとは思いもよらないかもしれない。
4.知識資源が散在し、整理されなくなる。
ナレッジ・リソースのキュレーションと体系化は、常に最善の意図を持って始められますが、組織では、チームや部門によって利用方法が異なる複数のナレッジ・リポジトリが存在することになりがちです。ワーカーをサポートできる知識資産は豊富にあるかもしれないが、見つけにくかったり、アクセスしにくかったり、さらには古かったりする。ナレッジ・リポジトリが無秩序でバラバラの状態でリモートワークに移行すると、組織全体のナレッジの流れが悪くなるだけでなく、リモートで働く従業員が不満を感じ、生産性が低下し、やる気がなくなる原因にもなります。
分散した従業員間で知識の流れを維持する秘訣
ナレッジ・マネジメントとは、検索可能な知識資産でワーカーをつなぎ、知識を交換するために人々をつなぐことです。 タイムゾーンや場所に関係なく、分散した従業員の手元に人々とその知識を置く必要がある場合、次のようなソリューションに勝るものはありません。 検索可能なビデオナレッジベース.
百聞は一見にしかず」ということわざを聞いたことがあるだろう。フォレスター・リサーチによれば フォレスター・リサーチによれば、1分間のビデオは 180万語.
ビデオを録画すれば、同じ情報量の包括的な文書を作成するよりもはるかに短時間で、組織内の従業員が知っていることを簡単に示すことができます。また、ビデオ会議の「録画」を押すだけで、チームは瞬時に知識をキャプチャし、アーカイブすることができます。また、革新的なビデオ検索・発見ツールを使えば、リモートワーカーが日常業務の流れの中で新しいアイデアや情報を発見するのと同じように、ビデオの奥深くにある答えを見つけるのも簡単です。
A ビデオプラットフォームPanoptoのような動画プラットフォームは、コンテンツ管理ツールやコラボレーションツールに簡単に統合できるため、動画を活用したナレッジ共有エコシステムを構築することができます。動画ベースのナレッジリソースは、社員とその専門知識を前面に押し出し、物理的に離れたチーム間のソーシャルなつながりを促進し、士気と生産性を向上させます。
Panoptoのセキュアビデオプラットフォームを使用して、遠隔地のチーム間で効果的かつ効率的なナレッジ共有を実現する方法をご紹介します。
遠隔地でのナレッジ共有の実践を改善するためのオンデマンド・ビデオの活用法
"記録 "を押すだけで、誰もが知識を共有できるようになります。
CEOからサマーインターンまで、Panoptoの使いやすい ビデオ・スクリーンレコーダーマルチカメラビデオプレゼンテーションを素早く録画できます、 ビデオチュートリアルハウツー オンラインミーティングビデオ・ドキュメンテーション、デモンストレーション、説明、トレーニング・セッションなどを、ラップトップやスマートフォンだけで行うことができます。
訪問 Panopto Expressをご覧ください。自分の知っていることを簡単に録画できます。 録画が終わったら、「Panoptoに送信」をクリックし、メールで同僚を招待して見てもらいましょう。
レコーディングの開始 >>
知識を得たり答えを見つけたりするのにかかる時間と労力を削減する。
生産性を維持し、最高の仕事をするために、社員は必要な答えへの最短経路を求めています。Panoptoは、堅牢なビデオベースの知識資産を一元化して検索できるため、情報を即座に見つけることができます。従業員がPanoptoで録画した会議や動画はすべて自動的にアップロードされ、検索用に書き起こされるため、画面上で発言されたことや表示されたことはすべて検索可能になります。Panoptoは以下の機能もサポートしています。 ビデオ検索にも対応しています。また、PanoptoをSlack、Salesforce、コンテンツ管理システム（CMS）、学習管理システム（LMS）など他のビジネスシステムと統合すると、従業員はどこで仕事をしていても動画を検索、視聴、共有できます。
Panoptoはその他の方法でビデオコンテンツを強化し、詳細を素早く抽出しやすくしています：
- 視聴者が長い会議やビデオにざっと目を通したり、スキップしたりできるように、クリック可能な要約を自動的に作成します。
- 視聴者がスライドやその他のビジュアルから素早く情報を抽出できるように、ビデオのビジュアルサムネイルを追加します。
- 特に、母国語で表示されないコンテンツを視聴している視聴者の理解をサポートするために、自動的に動画にキャプションを付ける。
- コンテンツ制作者は、視聴者が動画から直接アクセスしたりダウンロードしたりできるリンク、ドキュメント、プレゼンテーションスライドなどを埋め込むことができます。
- 動画内のタイムスタンプ付きコメントやディスカッションは、視聴者に最新情報や追加情報を提供し、視聴者自身がコメントを残すこともできます。
- 動画タグは、視聴者に関連コンテンツへのクリック可能なリンクを提供し、追加情報を明らかにすることができる。
YouTubeのようなビデオポータルで、バーチャルな知識共有をソーシャルに。
Panoptoは、オンデマンドビデオで見聞きできる同僚から学ぶだけでなく、リモートワーカーがソーシャルネットワークを広げ、YouTubeのように組織全体の専門家と関わる新たな機会を提供します。Panoptoのビデオポータルやインタラクティブなビデオプレーヤーを通じて、従業員はビデオ内でコメントやディスカッションをしたり、同僚や専門家を登録したり、タグを登録したり、視聴したビデオを評価したりすることができます。
さらに、ナレッジや情報を共有する人は、自分の動画にタグを付けて組織内でより見やすくすることができ、コンテンツの詳細な視聴分析を閲覧できるため、自分の知識やアイデアの価値をより具体的に示すことができます。最終的に、Panoptoの動画プラットフォームは、知識を共有する継続的なサイクルに従業員を参加させるように設計されています。
???? インガソール・ランドがどのようにPanoptoを活用して知識と情報を迅速に共有しているかをご覧ください。
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情報のサイロ化を最小化し、部門横断的な洞察の発見を最大化する。
自分が知らないことは自分も知らない。Panopto を使用すると、情報のサイロ化を解消できるため、遠隔地の従業員は他部署や他チームで何が起きているかをより簡単に知ることができます。管理者はコンテンツをキュレートして、ナレッジリソースや組織全体からの有益なコミュニケーションを強調し、従業員のビデオポータルのホームページに表示することができます。また、リーダーは、サブスクリプションとタグを活用して、各部門からのビデオ・コンテンツ・ストリームを作成し、イニシアチブ、イノベーション、成果物、目標達成の進捗状況などの最新情報を他の従業員に提供することができます。
機密性の高い動画ベースのナレッジや情報を、誰に見られるかを気にすることなく、簡単にキャプチャして共有することができます。個々の動画、フォルダ、ナレッジライブラリ全体に設定できるきめ細かなアクセス許可コントロールにより、Panoptoは検索やディスカバリーを通じて、閲覧権限を持つユーザーにのみ動画コンテンツを公開します。
知識共有の行動を分析し、そこから学ぶ。
Panoptoの包括的な ビデオ分析は、ナレッジマネージャーやその他のビジネスリーダーに、組織、部門、個人の各レベルにおけるナレッジ共有行動を明らかにする貴重な情報を提供します。また、ビデオ解析のデータは、会社を俊敏にし、成功に導くナレッジ共有行動に報酬を与え、強化するのに役立てることができます。動画視聴データを LMS に送信することもできます。
Panoptoを利用することで、ナレッジがどのように利用され、自社にどのような影響を与えているのかについて、新たな実用的な洞察を得ることができます。
ナレッジ・マネジメントの難題を解決します。
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