En las últimas décadas, los directivos de las empresas han adoptado diversas medidas estratégicas para mejorar la colaboración y el intercambio de conocimientos entre sus empleados. Las estructuras de gestión del conocimiento siguen evolucionando con el objetivo de conservar el conocimiento institucional y ayudar a las personas adecuadas a obtener la información correcta en el momento oportuno.

El reciente cambio hacia el trabajo a distancia, impulsado por la pandemia, añade un nuevo giro a un problema conocido: cómo captar y compartir eficazmente los conocimientos para que la información pueda fluir sin problemas a través de una plantilla geográficamente dispersa.

Con equipos distribuidos que ahora sólo se ven a través de videoconferencias, a los líderes empresariales les preocupa que el trabajo a distancia suponga una amenaza significativa para el intercambio de conocimientos en toda la organización.

Por qué la gestión del conocimiento es fundamental en un entorno de trabajo a distancia

La propia naturaleza del trabajo a distancia añade una nueva complejidad al flujo de conocimientos: las personas, la información y los recursos se dispersan tanto física como digitalmente, lo que dificulta que otros puedan localizar y adquirir información con facilidad. El conocimiento tácito, el valioso know-how experiencial e intuitivo que poseen los empleados, es aún más difícil de captar y compartir entre equipos distribuidos. Y cuando los conocimientos críticos no están disponibles en el momento en que se necesitan, esto afecta profundamente a la productividad y a la satisfacción de los empleados.

Los equipos totalmente remotos también pierden oportunidades de participar en intercambios de colaboración no planificados que se producen orgánicamente en una oficina física: no hay nadie sentado cerca a quien dirigirse para una discusión rápida o un paseo, no hay conversaciones filosóficas durante el almuerzo, y no se puede poner al día con un colega de otro departamento mientras espera junto a su mesa a que se abra una sala de conferencias. 

El flujo de conocimientos de igual a igual, que no sólo impulsa la productividad sino que también favorece el aprendizaje continuo y la adaptación rápida, se evapora en un entorno de trabajo remoto. Y la pérdida de colaboración casual, junto con el aumento de tiempo y esfuerzo que supone buscar información, puede hacer que los empleados remotos se desvinculen al empezar a sentirse más aislados y frustrados.

El coste de un intercambio de conocimientos ineficaz

El valor de compartir conocimientos puede ser difícil de medir y a menudo se pasa por alto, pero gracias a un estudio pionero sobre Conocimiento y productividad en el lugar de trabajoconocemos mejor el impacto real de las prácticas de gestión del conocimiento en una empresa.

Recientemente, Panopto y YouGov encuestaron a 1.001 empleados estadounidenses de diversos sectores para saber cómo afecta el acceso al conocimiento institucional, o la falta del mismo, al trabajo diario. Los resultados fueron asombrosos.

Empresas de todos los tamaños malgastan millones de dólares cada año compartiendo conocimientos e información de forma ineficiente. En una empresa de 5.000 empleados, se calcula que se pierden 13,3 millones de dólares al año debido a prácticas deficientes de intercambio de conocimientos que no ayudan a los empleados a encontrar respuestas rápidamente cuando las necesitan. En una organización de más de 100.000 empleados, esa cifra se eleva a 265 millones de dólares al año. 265 millones de dólares al año.

Utilice nuestra calculadora para averiguar cuánto pierde su empresa cada año debido a prácticas ineficaces de intercambio de conocimientos >>

 

El tiempo que los trabajadores dedican de media a la semana a esperar o buscar información, así como el tiempo empleado en duplicar esfuerzos, se acumulan rápidamente en una organización. Muchas personas pasan aproximadamente la mitad de su semana laboral siendo mucho menos productivas de lo que podrían ser si sus organizaciones tuvieran mejores estructuras de gestión del conocimiento:

• Los empleados dedican una media de 5 horas a la semana esperando a ponerse en contacto con un colega que tiene conocimientos únicos que necesitan.
• Los empleados declaran dedicar una media de más de 8 horas a la semana - un día entero de trabajo- buscando y adquiriendo conocimientos.
• Los empleados declararon dedicar casi 6 horas semanales "reinventando la rueda" y duplicando el trabajo de otras personas. Casi 1 de cada 3 afirma dedicar más de 6 horas semanales a tareas redundantes.

 

 

Descargar el Informe sobre Conocimiento y Productividad en el Trabajo >>

 

Repensar la gestión del conocimiento para los trabajadores a distancia

El conocimiento ha sido y seguirá siendo un diferenciador competitivo clave en lo que respecta al rendimiento de las organizaciones. Y las nuevas formas de trabajar están obligando a las empresas a replantearse su enfoque del aprendizaje y la gestión del conocimiento. 

En la actualidad, muchas empresas ya disponen de sistemas para configurar las interacciones entre las personas y la tecnología de forma que mejoren el flujo de información y aumenten los conocimientos en toda la organización. Las plataformas de colaboración, las aplicaciones de mensajería, los sistemas de gestión de contenidos, los sistemas de gestión del conocimiento creados a tal efecto y los programas de incentivos para empleados suelen ser componentes importantes de las estructuras organizativas de intercambio de conocimientos que permiten a las empresas alcanzar los siguientes objetivos:

• Captar conocimientos 
• Aumentar el acceso al conocimiento 
• Fomentar una cultura de intercambio de conocimientos
• Gestionar el conocimiento como un activo

Fundamentalmente, los objetivos de la gestión del conocimiento son los mismos en cualquier entorno de trabajo, por lo que merece la pena explorar por qué tantas organizaciones que han pasado al trabajo a distancia están viendo cómo el flujo de conocimientos se resiente en este nuevo escenario.

4 razones por las que el intercambio de conocimientos fracasa en los equipos remotos

Los puntos débiles de los sistemas de conocimiento pueden ser menos perceptibles en un entorno de oficina en el que las interacciones sociales en persona salvan las distancias de forma natural, pero en un entorno remoto físicamente desconectado esos puntos débiles e ineficiencias se vuelven más problemáticos. He aquí por qué:

1. Fricción social

Los trabajadores socialmente distantes participan naturalmente en menos actividades que promuevan la difusión del conocimiento. La pérdida de interacciones regulares en persona crea fricción social que puede hacer que los empleados duden a la hora de compartir sus conocimientos personales o de pedir ayuda a sus compañeros, ya sea por falta de confianza, por intimidación, por temor a demostrar debilidad o por la racionalización de que un problema concreto no merece el valioso tiempo de otra persona.

2. El "efecto silo

Un cambio a gran escala hacia el trabajo a distancia reduce las redes organizativas ya que los empleados dan prioridad a la comunicación con sus compañeros de equipo inmediatos y se relacionan menos con colegas con los que no trabajan habitualmente. Además, cuando los datos y la documentación no están centralizados digitalmente en toda una organización, es posible que los equipos externos no puedan acceder fácilmente a los conocimientos existentes, si es que saben siquiera que existen. En última instancia, la falta de comunicación e intercambio de información entre departamentos y equipos crea un efecto silo perjudicial que disminuye la productividad y ahoga la innovación.

3. Los conocimientos captados son incompletos o no se captan en absoluto

Los conocimientos se comparten a menudo en reuniones y presentaciones que incluyen diapositivas, hojas de cálculo y otros documentos escritos, que pueden almacenarse digitalmente y compartirse para facilitar su consulta posterior si alguien necesita refrescar la memoria. Pero esos archivos de apoyo están incompletos sin la presentación que los acompaña, y muchos empleados perderán tiempo extra intentando localizar información de colegas remotos para rellenar los espacios en blanco cuando necesiten respuestas.

El aislamiento y la interacción esporádica con los compañeros de equipo, habituales en un entorno de trabajo a distancia, también pueden disminuir la concienciación de los trabajadores sobre el valor de su propia experiencia o conocimientos. A menos que se les pida ayuda específicamente o se les pida que compartan, es posible que nunca se le ocurra a alguien que dedicar tiempo a captar y comunicar lo que sabe podría ayudar a otros dentro de la organización.

4. Los recursos de conocimiento se dispersan y desorganizan

La conservación y codificación de los recursos de conocimiento siempre comienza con las mejores intenciones, pero las organizaciones suelen acabar con múltiples repositorios de conocimiento que son utilizados de distintas maneras por los diferentes equipos y departamentos. Aunque puede haber abundancia de activos de conocimiento que podrían servir de apoyo a los trabajadores, pueden ser difíciles de encontrar, de difícil acceso e incluso obsoletos. Pasar al trabajo remoto con depósitos de conocimientos desorganizados y desconectados no sólo perjudica el flujo de conocimientos en toda la organización, sino que también contribuye a que los empleados remotos se sientan frustrados, improductivos y desvinculados.

El secreto para que el conocimiento fluya entre una plantilla distribuida

La gestión del conocimiento es la práctica de conectar a los trabajadores con activos de conocimiento en los que se pueden realizar búsquedas, y de conectar a las personas para que intercambien conocimientos. Cuando necesite poner a las personas y sus conocimientos al alcance de su personal distribuido, independientemente de su zona horaria o ubicación, no hay mejor solución que una base de conocimientos en vídeo con capacidad de búsqueda.

Habrá oído el dicho: "Una imagen vale más que mil palabras". Pues bien, según Forrester Researchun vídeo de un minuto vale más que 1,8 millones de palabras.

Grabar un vídeo facilita que los empleados de su organización muestren lo que saben en mucho menos tiempo del que se tarda en crear un documento completo con la misma cantidad de información. Con sólo pulsar "grabar" en una videoconferencia, los equipos también pueden capturar y archivar conocimientos en un instante. Y con las innovadoras herramientas de búsqueda y descubrimiento de vídeos, es tan fácil para los trabajadores remotos encontrar respuestas en el interior de un vídeo como probable que descubran nuevas ideas e información en el flujo diario de trabajo.

A plataforma de vídeo como Panopto se integra fácilmente en las herramientas de gestión de contenidos y colaboración para que pueda crear un ecosistema de intercambio de conocimientos mejorado por vídeo que le ayude a superar los retos únicos de compartir conocimientos en un entorno de trabajo remoto. Los recursos de conocimiento basados en vídeo ponen a su personal y su experiencia en primer plano, lo que ayuda a fomentar las conexiones sociales entre equipos físicamente distantes, eleva la moral y la productividad en el camino, y también hace que el conocimiento y la información sean realmente fáciles de encontrar en cualquier momento.

Profundice en cómo puede utilizar la plataforma de vídeo segura de Panopto para permitir un intercambio de conocimientos eficaz y eficiente entre equipos remotos. 

Cómo utilizar el vídeo a la carta para mejorar las prácticas de intercambio de conocimientos a distancia

Permite a todos compartir conocimientos con sólo pulsar "grabar".

Desde el director general hasta el becario de verano, el sencillo grabador de pantalla de Panopto de Panopto permite a los empleados grabar rápidamente presentaciones de vídeo multicámara, tutoriales en vídeotutoriales, guías prácticas, reuniones en líneadocumentación en vídeo, demostraciones, explicaciones, sesiones de formación y mucho más con sólo su portátil o smartphone, poniendo su experiencia personal a la vista de cualquier persona de la empresa.

 

Visite Panopto Express y comprueba lo fácil que es grabar lo que sabes. Cuando termines de grabar, haz clic en "Enviar a Panopto" e invita a tus compañeros por correo electrónico a verlo.

Iniciar una grabación >>

 

Reduzca el tiempo y el esfuerzo necesarios para adquirir conocimientos y encontrar respuestas.

Su personal quiere el camino más rápido a las respuestas que necesitan para poder seguir siendo productivos y hacer su mejor trabajo. Panopto ayuda a su organización a centralizar y buscar sólidos activos de conocimiento basados en vídeo para que la información pueda encontrarse al instante. Cada reunión o vídeo que sus empleados graban con Panopto se carga automáticamente y se transcribe para su búsqueda, haciendo que todo lo que se dice o se muestra en la pantalla se pueda buscar. Panopto también admite búsqueda de vídeo en quince idiomas. Y cuando integras Panopto con otros sistemas empresariales como Slack, Salesforce, tu sistema de gestión de contenidos (CMS) o tu sistema de gestión del aprendizaje (LMS), los empleados pueden buscar, ver y compartir vídeos dondequiera que estén trabajando.

Panopto mejora el contenido de vídeo de otras formas para facilitar la extracción rápida de detalles:

• Crea automáticamente un resumen en el que se puede hacer clic para que los espectadores puedan hojear y saltar una reunión o un vídeo más largo. 
• Añade miniaturas visuales del vídeo que también permiten a los espectadores extraer rápidamente información de diapositivas u otros elementos visuales. 
• Subtitulación automática de los vídeos para facilitar su comprensión, especialmente para los espectadores que ven contenidos que no se presentan en su lengua materna.
• Los creadores de contenidos pueden incrustar enlaces, documentos, diapositivas de presentaciones, etc., a los que los espectadores pueden acceder o descargar directamente desde el vídeo.
• Los comentarios y debates con marca de tiempo dentro de un vídeo pueden proporcionar a los espectadores información actualizada y perspectivas adicionales; los espectadores pueden incluso dejar comentarios ellos mismos.
• Las etiquetas de vídeo ofrecen a los espectadores un enlace en el que se puede hacer clic a contenidos relacionados que pueden revelar información adicional

 

 

Convierta en social el intercambio de conocimientos virtuales con un portal de vídeos similar a YouTube.

Además de aprender de los compañeros a los que pueden ver y oír en los vídeos a la carta, Panopto ofrece a los trabajadores remotos nuevas oportunidades de ampliar sus redes sociales y relacionarse con expertos de toda la organización de forma muy similar a como lo hacen en YouTube. A través del portal de vídeo y el reproductor de vídeo interactivo de Panopto, los empleados pueden comentar y debatir dentro de los vídeos, suscribirse a colegas y expertos en la materia, suscribirse a etiquetas e incluso puntuar los vídeos que ven. 

Además, quienes comparten conocimientos e información pueden etiquetar sus vídeos para hacerlos más visibles dentro de la organización y pueden ver análisis detallados de la visualización de sus contenidos, lo que hace que el valor de sus conocimientos e ideas sea más tangible. En definitiva, la plataforma de vídeo de Panopto está diseñada para implicar a los trabajadores en un ciclo continuo de intercambio de conocimientos.

???? Descubra cómo Ingersoll Rand utiliza Panopto para compartir rápidamente conocimientos e información.

Ver el caso práctico >>

 

Minimice los silos de información y maximice el descubrimiento de perspectivas interdepartamentales.

No se sabe lo que no se sabe. Panopto ayuda a su organización a romper los silos de información para que los empleados remotos puedan saber más fácilmente lo que ocurre en otros departamentos y equipos. Los administradores pueden organizar el contenido para destacar los recursos de conocimiento y las comunicaciones informativas de toda la organización que aparecen directamente en la página de inicio del portal de vídeo del empleado. Los directivos también pueden aprovechar las suscripciones y las etiquetas para crear flujos de contenidos de vídeo de sus departamentos que mantengan al día a los demás sobre iniciativas, innovaciones, entregas, avances en el cumplimiento de objetivos y mucho más.

La información y los conocimientos confidenciales basados en vídeo pueden capturarse y compartirse con la misma facilidad, sin tener que preocuparse de quién puede verlos. Con controles precisos para la concesión de permisos que se pueden establecer para vídeos individuales, carpetas y toda su biblioteca de conocimientos, Panopto solo revelará el contenido de vídeo a través de la búsqueda y el descubrimiento a los usuarios que tengan permiso de visualización; cada grabación de su base de conocimientos de vídeo es privada y segura por defecto, por lo que tampoco tendrá que preocuparse de que el contenido de vídeo confidencial se filtre fuera de su organización.

Analizar y aprender de los comportamientos de intercambio de conocimientos.

La completa suite de análisis de vídeo de Panopto proporciona a los gestores del conocimiento y a otros líderes empresariales información valiosa que revela los comportamientos de intercambio de conocimientos a nivel organizativo, departamental e individual. Los datos de análisis de vídeo también se pueden utilizar para ayudar a recompensar y reforzar los comportamientos de intercambio de conocimientos que harán que su empresa sea ágil y tenga éxito. Incluso puede enviar los datos de visualización de vídeo a su LMS.

Con Panopto, obtendrá información nueva y práctica sobre cómo se utiliza el conocimiento y cómo afecta a su empresa.

 

 

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