En las últimas décadas, los líderes empresariales han implementado diversas medidas estratégicas para mejorar la colaboración y el intercambio de conocimientos entre sus empleados. Desde oficinas de planta abierta y almuerzos informales hasta sistemas de gestión de contenidos y tecnologías de comunicación digital, las estructuras de gestión del conocimiento siguen evolucionando con el objetivo de preservar el conocimiento institucional y facilitar que las personas adecuadas accedan a la información correcta en el momento oportuno.

El reciente cambio hacia el trabajo remoto , impulsado por la pandemia, añade un nuevo matiz a un problema conocido: cómo capturar y compartir el conocimiento de manera eficiente para que la información fluya sin problemas entre una fuerza laboral geográficamente dispersa.

Con equipos distribuidos que ahora solo se ven entre sí a través de videoconferencias, los líderes empresariales temen que el trabajo remoto represente una amenaza significativa para el intercambio de conocimientos en toda su organización.

Por qué la gestión del conocimiento es fundamental en un entorno de trabajo remoto.

La propia naturaleza del trabajo remoto añade una nueva complejidad al flujo de conocimiento: las personas, la información y los recursos se dispersan tanto física como digitalmente, lo que dificulta que otros localicen y adquieran información fácilmente. El conocimiento tácito, el valioso saber hacer basado en la experiencia y la intuición que poseen los empleados, es aún más difícil de capturar y compartir entre equipos distribuidos. Y cuando la información crucial no está disponible en el momento preciso, esto afecta gravemente la productividad y la satisfacción de los empleados.

Los equipos que trabajan completamente en remoto también se pierden oportunidades de participar en intercambios colaborativos no planificados que se producen de forma orgánica en una oficina física: no hay nadie cerca a quien recurrir para una breve conversación o una explicación detallada, no hay conversaciones filosóficas durante el almuerzo, ni la posibilidad de ponerse al día con un compañero de otro departamento mientras se espera junto al escritorio a que se desocupe una sala de conferencias. 

El intercambio de conocimientos entre compañeros, que no solo impulsa la productividad sino que también fomenta el aprendizaje continuo y la rápida adaptación, se desvanece en un entorno de trabajo remoto. La pérdida de la colaboración informal, junto con el mayor tiempo y esfuerzo necesarios para buscar información, puede provocar que los empleados que trabajan a distancia se desvinculen, sintiéndose cada vez más aislados y frustrados.

El coste de la compartición ineficiente del conocimiento

Puede que sea difícil medir el valor de compartir conocimientos, y a menudo se pasa por alto, pero gracias a un estudio pionero sobre el conocimiento y la productividad en el lugar de trabajo , comprendemos mejor cómo las prácticas de gestión del conocimiento impactan realmente en una empresa.

Recientemente, Panopto YouGov encuestó a 1001 empleados estadounidenses de diversos sectores para averiguar cómo el acceso al conocimiento institucional, o la falta del mismo, afecta al trabajo diario. Los resultados fueron asombrosos.

Empresas de todos los tamaños desperdician millones de dólares cada año al compartir información y conocimientos de forma ineficiente. En una empresa de 5000 empleados, se estima que se pierden 13,3 millones de dólares anuales debido a malas prácticas de intercambio de conocimientos que impiden a los empleados encontrar rápidamente las respuestas que necesitan. En una organización con más de 100 000 empleados, esa cifra asciende a 265 millones de dólares al año.

Utilice nuestra calculadora para descubrir cuánto pierde su empresa cada año debido a prácticas ineficientes de intercambio de conocimientos >>

 

El tiempo que los trabajadores dedican en promedio cada semana a esperar o buscar información, así como el tiempo invertido en duplicar esfuerzos, se acumula rápidamente en toda la organización. Muchas personas pasan aproximadamente la mitad de su semana laboral siendo mucho menos productivas de lo que podrían ser si sus organizaciones contaran con mejores estructuras de gestión del conocimiento.

• Los empleados dedican una media de 5 horas semanales a esperar para ponerse en contacto con un compañero que posea los conocimientos específicos que necesitan.
• Los empleados afirman dedicar un promedio de más de 8 horas semanales —una jornada laboral completa— a buscar y adquirir conocimientos.
• Los empleados informaron que dedican casi 6 horas semanales a "reinventar la rueda" y duplicar el trabajo de otros. Casi 1 de cada 3 afirma dedicar más de 6 horas semanales a tareas redundantes.

 

 

Descargue el Informe sobre Conocimiento y Productividad en el Lugar de Trabajo >>

 

Repensando la gestión del conocimiento para un equipo de trabajo remoto

El conocimiento ha sido y seguirá siendo un factor clave de diferenciación competitiva en lo que respecta al desempeño organizacional. Además, las nuevas formas de trabajar están obligando a las empresas a replantearse su enfoque del aprendizaje y la gestión del conocimiento. 

Muchas empresas ya cuentan con sistemas para gestionar las interacciones entre las personas y la tecnología, de manera que se mejore el flujo de información y se incremente el conocimiento en toda la organización. Las plataformas de colaboración, las aplicaciones de mensajería, los sistemas de gestión de contenido, los sistemas de gestión del conocimiento diseñados específicamente y los programas de incentivos para empleados suelen ser componentes importantes de las estructuras de intercambio de conocimiento organizacional que permiten a las empresas alcanzar los siguientes objetivos:

• Capturar conocimiento 
• Aumentar el acceso al conocimiento 
• Promover una cultura de intercambio de conocimientos
• Gestionar el conocimiento como un activo

Fundamentalmente, los objetivos de la gestión del conocimiento son los mismos en cualquier entorno laboral, por lo que vale la pena analizar por qué tantas organizaciones que han adoptado el trabajo remoto están viendo cómo el flujo de conocimiento se resiente en este nuevo contexto.

4 razones por las que el intercambio de conocimientos falla en equipos remotos

Las deficiencias en los sistemas de conocimiento pueden ser menos evidentes en un entorno de oficina, donde las interacciones sociales presenciales naturalmente salvan las distancias, pero en un entorno remoto físicamente desconectado, esas deficiencias e ineficiencias se vuelven más problemáticas. He aquí por qué:

1. Fricción social

Los trabajadores que mantienen el distanciamiento social, naturalmente, participan en menos actividades que fomenten la difusión del conocimiento. La pérdida de las interacciones presenciales habituales genera fricciones sociales que pueden hacer que los empleados duden en compartir sus conocimientos personales o en pedir ayuda a sus compañeros, ya sea por falta de confianza, intimidación, temor a demostrar debilidad o la justificación de que un problema en particular no merece el valioso tiempo de otra persona.

2. El 'efecto silo'

El cambio a gran escala al teletrabajo reduce las redes organizativas, ya que los empleados priorizan la comunicación con sus compañeros más cercanos y se relacionan menos con aquellos con quienes no trabajan habitualmente. Además, cuando los datos y la documentación no están centralizados digitalmente en toda la organización, los equipos externos pueden tener dificultades para acceder al conocimiento existente, si es que siquiera saben que existe. En definitiva, la falta de comunicación e intercambio de información entre departamentos y equipos crea un efecto de aislamiento perjudicial que disminuye la productividad y frena la innovación.

3. El conocimiento capturado es incompleto o no se captura en absoluto.

El conocimiento se suele compartir en reuniones y presentaciones que incluyen diapositivas, hojas de cálculo y otros documentos escritos, los cuales se pueden almacenar y compartir digitalmente para consultarlos fácilmente más adelante si alguien necesita refrescar la memoria. Sin embargo, estos archivos de apoyo están incompletos sin la presentación correspondiente, y muchos empleados dedican tiempo extra a buscar información de compañeros remotos para completar la información que les falta cuando necesitan respuestas.

El aislamiento y la interacción esporádica con los compañeros, comunes en el trabajo remoto, también pueden disminuir la conciencia que los trabajadores tienen sobre el valor de su propia experiencia o conocimiento. A menos que se les pida ayuda o se les solicite compartir información, es posible que nunca se les ocurra que dedicar tiempo a recopilar y comunicar lo que saben podría ayudar a otros dentro de la organización.

4. Los recursos de conocimiento se dispersan y desorganizan.

La organización y codificación de los recursos de conocimiento siempre comienza con las mejores intenciones, pero las organizaciones suelen terminar con múltiples repositorios de conocimiento que son utilizados de diversas maneras por diferentes equipos y departamentos. Si bien puede haber una gran cantidad de recursos de conocimiento que podrían ayudar a los trabajadores, estos pueden ser difíciles de encontrar, de acceder e incluso estar desactualizados. La transición al trabajo remoto con repositorios de conocimiento desorganizados y desconectados no solo perjudica el flujo de conocimiento en toda la organización, sino que también contribuye a que los empleados remotos se sientan frustrados, improductivos y desmotivados.

El secreto para mantener el flujo de conocimiento en una plantilla distribuida

La gestión del conocimiento consiste en conectar a los trabajadores con recursos de conocimiento consultables y facilitar el intercambio de información entre personas. Cuando necesitas que tu equipo distribuido tenga acceso a su conocimiento, independientemente de su zona horaria o ubicación, no hay mejor solución que una base de conocimientos en vídeo con función de búsqueda .

Seguro que has oído el dicho: "Una imagen vale más que mil palabras". Pues bien, según Forrester Research , un vídeo de un minuto equivale a 1,8 millones de palabras .

Grabar un vídeo facilita que los empleados de tu organización demuestren sus conocimientos en mucho menos tiempo que si crearan un documento completo con la misma cantidad de información. Con solo pulsar «grabar» en una videoconferencia, los equipos pueden capturar y archivar información al instante. Además, gracias a las innovadoras herramientas de búsqueda y descubrimiento de vídeo, a los trabajadores remotos les resulta tan fácil encontrar respuestas en el interior de un vídeo como descubrir nuevas ideas e información en su trabajo diario.

Una plataforma de vídeo como Panopto se integra fácilmente con herramientas de gestión de contenido y colaboración, lo que permite crear un ecosistema de intercambio de conocimientos enriquecido con vídeo que ayuda a superar los desafíos únicos de compartir información en un entorno de trabajo remoto. Los recursos de conocimiento basados ​​en vídeo ponen a tu equipo y su experiencia en primer plano, lo que fomenta las conexiones sociales entre equipos físicamente distantes, mejora la moral y la productividad, y facilita enormemente la búsqueda de información y conocimientos en cualquier momento.

Profundiza en cómo puedes usarlo Panopto Plataforma de vídeo segura para facilitar el intercambio de conocimientos de forma eficaz y eficiente entre equipos remotos. 

Cómo utilizar el vídeo bajo demanda para mejorar las prácticas de intercambio de conocimientos a distancia.

Capacita a todos para que compartan conocimientos simplemente pulsando el botón de “grabar”.

Desde el director ejecutivo hasta el becario de verano, la grabadora de vídeo y pantalla fácil de usar de Panopto permite a los empleados grabar rápidamente presentaciones de vídeo multicámara, tutoriales en vídeo , guías prácticas, reuniones en línea , documentación en vídeo, demostraciones, explicaciones, sesiones de formación y mucho más con solo su ordenador portátil o smartphone, mostrando así su experiencia personal a cualquier persona de la empresa.

 

Visita Panopto Express y comprueba lo fácil que es registrar tus conocimientos. Cuando termines de grabar, haz clic en «Enviar a Panopto » e invita a tus compañeros por correo electrónico para que lo vean.

Iniciar una grabación >>

 

Reduzca el tiempo y el esfuerzo necesarios para adquirir conocimientos y encontrar respuestas. 

Tus empleados buscan la forma más rápida de encontrar las respuestas que necesitan para mantenerse productivos y rendir al máximo. Panopto ayuda a tu organización a centralizar y buscar recursos de conocimiento en vídeo para que la información se encuentre al instante. Cada reunión o vídeo que graben tus empleados con Panopto se carga y transcribe automáticamente para su búsqueda, lo que permite buscar cualquier cosa que se diga o se muestre en pantalla. Panopto también admite la búsqueda de vídeos en quince idiomas. Y al integrar Panopto con otros sistemas empresariales como Slack , Salesforce , tu sistema de gestión de contenidos (CMS) o tu sistema de gestión del aprendizaje (LMS), los empleados pueden buscar, ver y compartir vídeos desde cualquier lugar.

Panopto Mejora el contenido de vídeo de otras maneras para que los detalles sean más fáciles de extraer rápidamente:

• Crea automáticamente un resumen interactivo para que los espectadores puedan ojear y saltar a partes específicas de una reunión o vídeo más largo. 
• Agrega miniaturas visuales del video que también permiten a los espectadores extraer rápidamente información de las diapositivas u otros elementos visuales. 
• Subtitula automáticamente los vídeos para facilitar la comprensión, especialmente para los espectadores que ven contenido que no se presenta en su idioma nativo.
• Los creadores de contenido pueden insertar enlaces, documentos, diapositivas de presentaciones y más, a los que los espectadores pueden acceder o descargar directamente desde el vídeo.
• Los comentarios y debates con marca de tiempo dentro de un video pueden proporcionar a los espectadores información actualizada y perspectivas adicionales; los espectadores incluso pueden dejar comentarios.
• Las etiquetas de vídeo ofrecen a los espectadores un enlace en el que pueden hacer clic para acceder a contenido relacionado que puede revelar información adicional.

 

 

Haz que el intercambio virtual de conocimientos sea social con un portal de vídeo similar a YouTube. 

Además de aprender de colegas a quienes pueden ver y escuchar en videos a pedido, Panopto ofrece a los trabajadores remotos nuevas oportunidades para expandir sus redes sociales e interactuar con expertos de toda la organización, de forma similar a como lo hacen en YouTube. A través de Panopto Gracias al portal de vídeo y al reproductor de vídeo interactivo, los empleados pueden comentar y participar en debates dentro de los vídeos, suscribirse a compañeros y expertos en la materia, suscribirse a etiquetas e incluso valorar los vídeos que ven. 

Además, quienes comparten conocimientos e información pueden etiquetar sus videos para que sean más visibles dentro de la organización y pueden ver análisis detallados de visualización de su contenido, lo que hace que el valor de sus conocimientos e ideas sea más tangible. En definitiva, Panopto La plataforma de vídeo de [nombre de la empresa] está diseñada para involucrar a su plantilla en un ciclo continuo de intercambio de conocimientos.

???  Descubra cómo Ingersoll Rand utiliza Panopto para compartir conocimientos e información con rapidez.

Ver el caso práctico >>

 

Minimizar los silos de información y maximizar el descubrimiento de conocimientos interdepartamentales. 

No sabes lo que no sabes. Panopto Ayuda a tu organización a eliminar las barreras de información para que los empleados remotos puedan enterarse más fácilmente de lo que sucede en otros departamentos y equipos. Los administradores pueden seleccionar contenido para destacar recursos de conocimiento y comunicaciones informativas de toda la organización, que aparecen directamente en la página de inicio del portal de video del empleado. Los líderes también pueden usar suscripciones y etiquetas para crear flujos de contenido de video de sus departamentos que mantienen a todos al tanto de iniciativas, innovaciones, entregables, progreso en el cumplimiento de objetivos y más.

El conocimiento y la información confidenciales basados ​​en vídeo se pueden capturar y compartir con la misma facilidad, sin tener que preocuparse de quién podría verlos. Con controles detallados para permisos que se pueden configurar para vídeos individuales, carpetas y toda su biblioteca de conocimiento, Panopto Solo se mostrará contenido de vídeo a través de búsquedas y descubrimientos a los usuarios que tengan permiso para verlo; todas las grabaciones de su base de conocimientos de vídeo son privadas y seguras por defecto, por lo que nunca tendrá que preocuparse de que el contenido de vídeo confidencial se filtre fuera de su organización.

Analizar y aprender de las conductas de intercambio de conocimientos. 

El completo conjunto de herramientas de análisis de vídeo de Panopto proporciona a los gestores del conocimiento y otros líderes empresariales información valiosa que revela comportamientos de intercambio de conocimiento a nivel organizacional, departamental e individual. Los datos de análisis de vídeo también pueden utilizarse para recompensar y reforzar estos comportamientos, lo que contribuirá a la agilidad y el éxito de su empresa. Incluso puede enviar los datos de visualización de vídeo a su sistema de gestión del aprendizaje (LMS).

Con Panopto Obtendrás información nueva y práctica sobre cómo se utiliza el conocimiento y cómo está impactando en tu empresa.

 

 

Resuelva sus desafíos más complejos en la gestión del conocimiento.

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