Ces dernières décennies, les dirigeants d'entreprise ont mis en œuvre diverses mesures stratégiques pour améliorer la collaboration et le partage des connaissances entre leurs employés. Des espaces de travail ouverts aux déjeuners informels, en passant par les systèmes de gestion de contenu et les technologies de communication numérique, les structures de gestion des connaissances continuent d'évoluer afin de préserver le savoir institutionnel et de permettre aux bonnes personnes d'accéder aux bonnes informations au bon moment.

Le passage récent au télétravail , imposé par la pandémie, ajoute une nouvelle dimension à un problème bien connu : comment capturer et partager efficacement les connaissances afin que l'information puisse circuler sans heurts au sein d'une main-d'œuvre géographiquement dispersée.

Avec des équipes dispersées qui ne se voient plus que par vidéoconférence, les dirigeants d'entreprise craignent que le télétravail ne représente une menace importante pour le partage des connaissances au sein de leurs organisations.

Pourquoi la gestion des connaissances est essentielle dans un environnement de travail à distance

Le télétravail, par sa nature même, complexifie la circulation des connaissances : les personnes, les informations et les ressources se retrouvent dispersées physiquement et numériquement, ce qui complique l’accès à l’information. Le savoir tacite, cette précieuse expérience et intuition des employés, est encore plus difficile à saisir et à partager entre équipes dispersées. Et lorsque des informations cruciales ne sont pas disponibles au moment opportun, la productivité et la satisfaction des employés s’en trouvent fortement affectées.

Les équipes travaillant entièrement à distance manquent également d'occasions de participer à des échanges collaboratifs informels qui se produisent naturellement dans un bureau physique : il n'y a personne à proximité avec qui se tourner pour une discussion rapide ou une visite guidée, pas de conversations philosophiques pendant le déjeuner, et pas de possibilité de prendre des nouvelles d'un collègue d'un autre département en attendant qu'une salle de conférence se libère à son bureau. 

Le partage de connaissances entre collègues, essentiel à la productivité, à l'apprentissage continu et à l'adaptation rapide, disparaît en télétravail. La perte de collaboration informelle, conjuguée au temps et aux efforts accrus nécessaires pour rechercher l'information, peut entraîner un désengagement des télétravailleurs qui se sentent plus isolés et frustrés.

Le coût d'un partage inefficace des connaissances

La valeur du partage des connaissances est parfois difficile à mesurer et souvent négligée, mais grâce à une étude inédite sur les connaissances et la productivité au travail , nous comprenons mieux comment les pratiques de gestion des connaissances influencent réellement une entreprise.

Récemment, Panopto YouGov a mené une enquête auprès de 1 001 employés américains issus de divers secteurs d'activité afin de comprendre comment l'accès aux connaissances institutionnelles, ou leur absence, influence leur travail quotidien. Les résultats sont stupéfiants.

Les entreprises de toutes tailles gaspillent chaque année des millions de dollars en raison d'un partage inefficace des connaissances et des informations. Dans une entreprise de 5 000 employés, on estime que 13,3 millions de dollars sont perdus annuellement à cause de mauvaises pratiques de partage des connaissances qui n'aident pas les employés à trouver rapidement les réponses dont ils ont besoin. Dans une organisation de plus de 100 000 employés, ce chiffre grimpe à 265 millions de dollars par an.

Utilisez notre calculateur pour découvrir combien votre entreprise perd chaque année à cause de pratiques de partage des connaissances inefficaces >>

 

Le temps que les employés passent en moyenne chaque semaine à attendre ou à chercher des informations, ainsi que le temps consacré à la duplication des efforts, s'accumulent rapidement au sein d'une organisation. Nombre d'entre eux passent environ la moitié de leur semaine de travail à être bien moins productifs qu'ils ne le pourraient si leur organisation disposait de meilleures structures de gestion des connaissances.

• Les employés passent en moyenne 5 heures par semaine à attendre de pouvoir contacter un collègue possédant les connaissances uniques dont ils ont besoin.
• Les employés déclarent consacrer en moyenne plus de 8 heures par semaine — soit une journée de travail complète — à la recherche et à l'acquisition de connaissances.
• Les employés déclarent consacrer près de 6 heures par semaine à « réinventer la roue » et à reproduire le travail d'autrui. Près d'un tiers d'entre eux affirment passer plus de 6 heures par semaine sur des tâches redondantes.

 

 

Télécharger le rapport sur les connaissances et la productivité au travail >>

 

Repenser la gestion des connaissances pour une main-d'œuvre à distance

Le savoir a toujours été et restera un facteur clé de différenciation concurrentielle en matière de performance organisationnelle. Par ailleurs, les nouvelles méthodes de travail incitent les entreprises à repenser leur approche de l'apprentissage et de la gestion des connaissances. 

De nombreuses entreprises disposent aujourd'hui déjà de systèmes pour optimiser les interactions entre les personnes et la technologie, améliorant ainsi la circulation de l'information et la diffusion des connaissances au sein de l'organisation. Les plateformes collaboratives, les applications de messagerie, les systèmes de gestion de contenu, les systèmes de gestion des connaissances dédiés et les programmes de motivation des employés constituent souvent des composantes essentielles des structures de partage des connaissances organisationnelles qui permettent aux entreprises d'atteindre les objectifs suivants :

• Capturer les connaissances 
• Accroître l'accès au savoir 
• Promouvoir une culture du partage des connaissances
• Gérer les connaissances comme un atout

Fondamentalement, les objectifs de la gestion des connaissances sont les mêmes dans tous les environnements de travail. Il est donc pertinent d'explorer les raisons pour lesquelles tant d'organisations passées au télétravail constatent une dégradation de la circulation des connaissances dans ce nouveau contexte.

4 raisons pour lesquelles le partage des connaissances est perturbé dans les équipes à distance

Les faiblesses des systèmes de connaissances peuvent être moins visibles dans un environnement de bureau où les interactions sociales en personne comblent naturellement les lacunes, mais dans un environnement distant et physiquement déconnecté, ces faiblesses et ces inefficacités deviennent plus problématiques. Voici pourquoi :

1. Friction sociale

Les travailleurs en situation de distanciation sociale participent naturellement moins à des activités favorisant la diffusion des connaissances. La perte d'interactions régulières en face à face crée des tensions sociales qui peuvent dissuader les employés de partager leurs connaissances ou de demander de l'aide à leurs collègues – que ce soit par manque de confiance, par crainte d'intimidation, par peur de paraître faible, ou encore par la conviction qu'un problème donné ne mérite pas le temps précieux d'autrui.

2. L'« effet silo »

Le passage massif au télétravail réduit les réseaux organisationnels, les employés privilégiant la communication avec leurs collègues directs et interagissant moins avec ceux avec lesquels ils ne collaborent pas régulièrement. De plus, lorsque les données et la documentation ne sont pas centralisées numériquement à l'échelle de l'organisation, les équipes externes peuvent avoir des difficultés à accéder aux connaissances existantes, voire ignorer leur existence. En définitive, le manque de communication et de partage d'informations entre les services et les équipes crée un cloisonnement néfaste qui diminue la productivité et freine l'innovation.

3. Les connaissances acquises sont incomplètes ou pas du tout acquises

Le partage des connaissances se fait souvent lors de réunions et de présentations comprenant des diapositives, des feuilles de calcul et d'autres documents écrits, qui peuvent être stockés numériquement et partagés pour une consultation ultérieure facilitée en cas de besoin. Cependant, ces supports sont incomplets sans la présentation qui les accompagne, et de nombreux employés perdent du temps à rechercher des informations auprès de leurs collègues à distance pour compléter les informations manquantes lorsqu'ils ont besoin de réponses.

L'isolement et les interactions sporadiques avec les collègues, fréquents en télétravail, peuvent également diminuer la conscience qu'ont les employés de la valeur de leur propre expertise ou de leurs connaissances. À moins d'être explicitement sollicités ou invités à partager leurs savoirs, ils risquent de ne jamais penser que prendre le temps de consigner et de communiquer leurs connaissances pourrait être utile à leurs collègues.

4. Les ressources de connaissances se dispersent et se désorganisent.

La gestion et la codification des ressources de connaissances partent toujours d'une bonne intention, mais les organisations se retrouvent souvent avec de multiples référentiels de connaissances utilisés de diverses manières par différentes équipes et différents services. Bien qu'il puisse exister une abondance de ressources de connaissances pouvant aider les employés, celles-ci peuvent être difficiles à trouver, difficiles d'accès, voire obsolètes. Le passage au télétravail avec des référentiels de connaissances désorganisés et déconnectés nuit non seulement à la circulation des connaissances au sein de l'organisation, mais contribue également à la frustration, à la baisse de productivité et au désengagement des télétravailleurs.

Le secret pour assurer la circulation des connaissances au sein d'une main-d'œuvre dispersée

La gestion des connaissances consiste à mettre les collaborateurs à disposition de ressources documentaires consultables et à faciliter l'échange de connaissances. Pour permettre à vos équipes dispersées, quel que soit leur fuseau horaire ou leur lieu de travail, d'accéder facilement à leurs connaissances, une base de connaissances vidéo consultable est la solution idéale .

Vous connaissez sans doute l'adage : « Une image vaut mille mots. » Eh bien, selon Forrester Research , une vidéo d'une minute vaut 1,8 million de mots .

L'enregistrement vidéo permet aux employés de votre organisation de démontrer leurs connaissances beaucoup plus rapidement qu'en rédigeant un document exhaustif contenant la même quantité d'informations. Un simple clic sur « Enregistrer » lors d'une visioconférence permet également aux équipes de capturer et d'archiver instantanément les connaissances. Grâce à des outils innovants de recherche et d'exploration vidéo, les télétravailleurs peuvent trouver des réponses au cœur d'une vidéo aussi facilement qu'ils découvrent de nouvelles idées et informations dans le cadre de leur travail quotidien.

Une plateforme vidéo comme Panopto s'intègre facilement aux outils de gestion de contenu et de collaboration, vous permettant ainsi de créer un écosystème de partage de connaissances enrichi par la vidéo. Cet écosystème aide à surmonter les défis spécifiques liés au partage de connaissances en télétravail. Les ressources de connaissances vidéo mettent en valeur vos collaborateurs et leur expertise, favorisant ainsi les échanges entre équipes dispersées, améliorant le moral et la productivité, et facilitant l'accès aux connaissances et aux informations à tout moment.

Explorez plus en détail comment vous pouvez utiliser Panopto La plateforme vidéo sécurisée de [Nom de l'entreprise] permet un partage de connaissances efficace et efficient entre les équipes distantes. 

Comment utiliser la vidéo à la demande pour améliorer les pratiques de partage des connaissances à distance

Donnez à chacun les moyens de partager ses connaissances en appuyant simplement sur « enregistrer ».

Du PDG au stagiaire d'été, l'enregistreur vidéo et d'écran facile à utiliser Panopto permet aux employés d'enregistrer rapidement des présentations vidéo multicaméras, des tutoriels vidéo , des guides pratiques, des réunions en ligne , de la documentation vidéo, des démonstrations, des vidéos explicatives, des sessions de formation et bien plus encore avec simplement leur ordinateur portable ou leur smartphone, mettant ainsi leur expertise personnelle en valeur pour que tous les membres de l'entreprise puissent la voir.

 

Visitez Panopto Express et découvrez comme il est facile de consigner vos connaissances. Une fois l'enregistrement terminé, cliquez sur « Envoyer à Panopto », puis invitez vos collègues par e-mail à le consulter.

Démarrer un enregistrement >>

 

Réduisez le temps et les efforts nécessaires pour acquérir des connaissances et trouver des réponses. 

Vos collaborateurs recherchent un accès rapide aux réponses dont ils ont besoin pour rester productifs et donner le meilleur d'eux-mêmes. Panopto aide votre organisation à centraliser et à explorer des ressources de connaissances vidéo robustes, permettant ainsi de trouver instantanément l'information. Chaque réunion ou vidéo enregistrée par vos employés avec Panopto est automatiquement téléchargée et transcrite pour la recherche, rendant consultable tout ce qui est dit ou affiché à l'écran. Panopto prend également en charge la recherche vidéo en quinze langues. De plus, en intégrant Panopto à d'autres systèmes d'entreprise tels que Slack , Salesforce , votre système de gestion de contenu (CMS) ou votre plateforme de formation (LMS), vos employés peuvent rechercher, visionner et partager des vidéos où qu'ils soient.

Panopto améliore le contenu vidéo de différentes manières afin de faciliter l'extraction rapide des détails :

• Génère automatiquement un résumé cliquable permettant aux spectateurs de parcourir rapidement et de naviguer facilement dans une réunion ou une vidéo plus longue. 
• Ajoute des vignettes visuelles de la vidéo qui permettent également aux spectateurs d'extraire rapidement des informations des diapositives ou d'autres éléments visuels. 
• Sous-titre automatiquement les vidéos pour faciliter la compréhension, notamment pour les spectateurs qui regardent du contenu présenté dans une langue autre que leur langue maternelle.
• Les créateurs de contenu peuvent intégrer des liens, des documents, des diapositives de présentation et bien plus encore, que les spectateurs peuvent consulter ou télécharger directement depuis la vidéo.
• Les commentaires et discussions horodatés au sein d'une vidéo peuvent fournir aux spectateurs des informations mises à jour et des points de vue supplémentaires ; les spectateurs peuvent même laisser eux-mêmes des commentaires.
• Les balises vidéo offrent aux spectateurs un lien cliquable vers un contenu connexe pouvant révéler des informations supplémentaires.

 

 

Rendez le partage de connaissances virtuelles plus social grâce à un portail vidéo de type YouTube. 

En plus d'apprendre de leurs collègues qu'ils peuvent voir et entendre dans des vidéos à la demande, Panopto offre aux télétravailleurs de nouvelles opportunités d'élargir leurs réseaux sociaux et d'interagir avec des experts au sein de l'organisation, un peu comme ils peuvent le faire sur YouTube. Panopto Grâce au portail vidéo et au lecteur vidéo interactif de l'entreprise, les employés peuvent commenter et discuter des vidéos, s'abonner à leurs collègues et aux experts du sujet, s'abonner à des tags et même noter les vidéos qu'ils regardent. 

De plus, ceux qui partagent des connaissances et des informations peuvent étiqueter leurs vidéos pour les rendre plus visibles au sein de l'organisation et consulter des statistiques de visionnage détaillées pour leur contenu, ce qui rend la valeur de leurs connaissances et de leurs idées plus tangible. En fin de compte, Panopto La plateforme vidéo de [Nom de l'entreprise] est conçue pour impliquer vos employés dans un cycle continu de partage des connaissances.

????  Découvrez comment Ingersoll Rand utilise Panopto pour partager rapidement les connaissances et les informations.

Consultez l'étude de cas >>

 

Réduisez les silos d'information et maximisez la découverte d'idées interdépartementales. 

Vous ignorez ce que vous ignorez. Panopto Aide votre organisation à décloisonner l'information afin que les employés en télétravail puissent plus facilement se tenir au courant des activités des autres services et équipes. Les administrateurs peuvent organiser le contenu pour mettre en avant les ressources de connaissances et les communications informatives de toute l'organisation, qui apparaissent directement sur la page d'accueil du portail vidéo de l'employé. Les responsables peuvent également utiliser les abonnements et les tags pour créer des flux de contenu vidéo de leurs services, permettant ainsi à leurs collègues de rester informés des initiatives, des innovations, des livrables, de l'avancement des objectifs, etc.

Les connaissances et informations confidentielles au format vidéo peuvent être capturées et partagées tout aussi facilement, sans avoir à se soucier des personnes susceptibles d'y avoir accès. Grâce à des contrôles d'autorisation précis, paramétrables pour chaque vidéo, dossier ou l'ensemble de votre bibliothèque de connaissances, Panopto Le contenu vidéo ne sera révélé par la recherche et la découverte qu'aux utilisateurs disposant de l'autorisation de visionnage ; par défaut, chaque enregistrement de votre base de connaissances vidéo est privé et sécurisé, vous n'aurez donc jamais à vous soucier des fuites de contenu vidéo sensible en dehors de votre organisation.

Analysez les comportements de partage des connaissances et tirez-en des enseignements. 

La suite complète d' analyse vidéo de Panopto fournit aux responsables de la gestion des connaissances et autres dirigeants des informations précieuses révélant les comportements de partage des connaissances aux niveaux organisationnel, départemental et individuel. Les données d'analyse vidéo peuvent également servir à récompenser et à encourager ces comportements, contribuant ainsi à l'agilité et à la réussite de votre entreprise. Vous pouvez même intégrer les données de visionnage vidéo à votre plateforme de formation en ligne (LMS).

Avec Panopto Vous obtiendrez ainsi des informations nouvelles et exploitables sur la manière dont les connaissances sont utilisées et sur leur impact sur votre entreprise.

 

 

Résolvez vos problèmes de gestion des connaissances les plus complexes.

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