Au cours des dernières décennies, les chefs d'entreprise ont adopté diverses mesures stratégiques pour améliorer la collaboration et le partage des connaissances entre leurs employés. Qu'il s'agisse d'espaces de bureaux ouverts, de déjeuners en commun, de systèmes de gestion de contenu ou de technologies de communication numérique, les structures de gestion des connaissances continuent d'évoluer dans le but de préserver les connaissances institutionnelles et d'aider les bonnes personnes à obtenir les bonnes informations au bon moment.

La récente pandémie de travail à distance ajoute une nouvelle tournure à un problème familier : comment capturer et partager efficacement les connaissances afin que l'information puisse circuler de manière transparente au sein d'une main-d'œuvre géographiquement dispersée.

Avec des équipes réparties qui ne se voient plus que par le biais de vidéoconférences, les chefs d'entreprise craignent que le travail à distance ne constitue une menace importante pour le partage des connaissances au sein de leur organisation.

Pourquoi la gestion des connaissances est-elle essentielle dans un environnement de travail à distance ?

La nature même du travail à distance ajoute une nouvelle complexité au flux de connaissances - les personnes, les informations et les ressources sont dispersées à la fois physiquement et numériquement, ce qui rend difficile la localisation et l'acquisition d'informations par d'autres personnes. Les connaissances tacites, c'est-à-dire le précieux savoir-faire expérientiel et intuitif des employés, sont encore plus difficiles à saisir et à partager au sein d'équipes distribuées. Et lorsque des informations essentielles ne sont pas disponibles au moment voulu, la productivité et la satisfaction des employés s'en trouvent profondément affectées.

Les équipes entièrement distantes ne profitent pas non plus des occasions de s'engager dans des échanges collaboratifs non planifiés qui se produisent organiquement dans un bureau physique - il n'y a personne assis à proximité vers qui se tourner pour une discussion rapide ou une visite, pas de conversations philosophiques pendant le déjeuner, et pas de rattrapage avec un collègue d'un autre département en attendant près de son bureau qu'une salle de conférence se libère. 

Le flux de connaissances d'égal à égal qui non seulement stimule la productivité, mais favorise également l'apprentissage continu et l'adaptation rapide, s'évapore dans un environnement de travail à distance. La perte de la collaboration occasionnelle, ainsi que le temps et les efforts accrus qu'il faut consacrer à la recherche d'informations, peuvent entraîner le désengagement des employés à distance, qui se sentent de plus en plus isolés et frustrés.

Le coût d'un partage inefficace des connaissances

La valeur du partage des connaissances peut être difficile à mesurer et souvent négligée, mais grâce à une étude inédite sur les connaissances et la productivité sur le lieu de travail, il a été possible d'établir un lien entre le partage des connaissances et la productivité. Connaissances et productivité sur le lieu de travailnous avons une meilleure compréhension de l'impact réel des pratiques de gestion des connaissances sur une entreprise.

Récemment, Panopto et YouGov ont interrogé 1 001 employés américains dans divers secteurs d'activité pour savoir comment l'accès aux connaissances institutionnelles, ou le manque d'accès, affecte le travail quotidien. Les résultats sont stupéfiants.

Les entreprises, quelle que soit leur taille, gaspillent chaque année des millions de dollars en partageant des connaissances et des informations de manière inefficace. Dans une entreprise de 5 000 employés, on estime que 13,3 millions de dollars sont perdus chaque année à cause de mauvaises pratiques de partage des connaissances qui n'aident pas les employés à trouver rapidement des réponses lorsqu'ils en ont besoin. Dans une organisation de plus de 100 000 employés, ce chiffre grimpe à 265 millions de dollars par an. 265 millions de dollars par an.

Utilisez notre calculateur pour savoir combien votre entreprise perd chaque année à cause de pratiques de partage des connaissances inefficaces >>

 

Le temps que les travailleurs passent en moyenne chaque semaine à attendre ou à chercher des informations, ainsi que le temps passé à dupliquer les efforts, s'accumulent rapidement au sein d'une organisation. De nombreuses personnes passent environ la moitié de leur semaine de travail à être beaucoup moins productives qu'elles ne pourraient l'être si leur organisation disposait de meilleures structures de gestion des connaissances :

• Les salariés consacrent en moyenne 5 heures par semaine à attendre d'entrer en contact avec un collègue qui possède les connaissances uniques dont ils ont besoin.
• Les salariés déclarent passer en moyenne plus de 8 heures par semaine - une journée de travail entière - à rechercher et à acquérir des connaissances.
• Les salariés ont déclaré passer près de 6 heures par semaine à "réinventer la roue" et à reproduire le travail d'autres personnes. Près d'un salarié sur trois déclare consacrer plus de six heures par semaine à des tâches redondantes.

 

 

Télécharger le rapport sur la connaissance et la productivité du lieu de travail >> (en anglais)

 

Repenser la gestion des connaissances pour une main-d'œuvre à distance

La connaissance a été et continuera d'être un facteur clé de différenciation concurrentielle lorsqu'il s'agit de performance organisationnelle. Les nouvelles méthodes de travail obligent les entreprises à repenser leur approche de l'apprentissage et de la gestion des connaissances. 

Aujourd'hui, de nombreuses entreprises ont déjà mis en place des systèmes pour façonner les interactions entre les personnes et la technologie de manière à améliorer le flux d'informations et à accroître les connaissances dans l'ensemble de l'organisation. Les plateformes de collaboration, les applications de messagerie, les systèmes de gestion de contenu, les systèmes de gestion des connaissances spécifiques et les programmes d'incitation des employés sont souvent des éléments importants des structures organisationnelles de partage des connaissances qui permettent aux entreprises d'atteindre les objectifs suivants :

• Capturer les connaissances 
• Améliorer l'accès à la connaissance 
• Promouvoir une culture de partage des connaissances
• Gérer les connaissances comme un atout

Fondamentalement, les objectifs de la gestion des connaissances sont les mêmes quel que soit l'environnement de travail. Il convient donc de se demander pourquoi tant d'organisations qui ont adopté le travail à distance voient le flux de connaissances diminuer dans ce nouvel environnement.

4 raisons pour lesquelles le partage des connaissances échoue dans les équipes à distance

Les faiblesses des systèmes de connaissance peuvent être moins perceptibles dans un environnement de bureau où les interactions sociales en personne comblent naturellement les lacunes, mais dans un environnement distant physiquement déconnecté, ces faiblesses et inefficacités deviennent plus problématiques. Voici pourquoi :

1. Friction sociale

Les travailleurs socialement éloignés s'engagent naturellement dans moins d'activités qui favorisent la diffusion des connaissances. La perte d'interactions régulières en personne crée des friction sociale qui peuvent faire hésiter les employés à partager leurs connaissances personnelles ou à demander de l'aide à leurs pairs, que ce soit par manque de confiance, par intimidation, par crainte de faire preuve de faiblesse ou parce qu'ils estiment qu'un problème particulier ne vaut pas le temps précieux de quelqu'un d'autre.

2. L'effet de silo

Le passage au travail à distance à grande échelle rétrécit les réseaux organisationnels car les employés donnent la priorité à la communication avec leurs coéquipiers immédiats et s'engagent moins avec les collègues avec lesquels ils ne travaillent pas régulièrement. En outre, lorsque les données et la documentation ne sont pas centralisées numériquement au sein d'une organisation, les équipes extérieures peuvent ne pas être en mesure d'accéder facilement aux connaissances existantes - si elles savent même qu'elles existent. En fin de compte, le manque de communication et de partage d'informations entre les départements et les équipes crée un effet de silo nuisible qui diminue la productivité et étouffe l'innovation.

3. Les connaissances saisies sont incomplètes ou ne sont pas saisies du tout

Les connaissances sont souvent partagées lors de réunions et de présentations comprenant des diapositives, des feuilles de calcul et d'autres documents écrits, qui peuvent être stockés numériquement et partagés pour être facilement consultés ultérieurement si quelqu'un a besoin de se rafraîchir la mémoire. Mais ces fichiers sont incomplets sans la présentation qui les accompagne, et de nombreux employés passeront plus de temps à rechercher des informations auprès de collègues éloignés pour combler les lacunes lorsqu'ils ont besoin de réponses.

L'isolement et l'interaction sporadique avec les coéquipiers, fréquents dans un environnement de travail à distance, peuvent également diminuer la conscience qu'ont les travailleurs de la valeur de leur propre expertise ou de leurs connaissances. À moins qu'on ne lui demande expressément de l'aide ou qu'on ne lui demande de partager ses connaissances, il ne lui viendra peut-être jamais à l'esprit que le fait de prendre le temps d'enregistrer et de communiquer ce qu'il sait pourrait aider d'autres personnes au sein de l'organisation.

4. Les ressources en connaissances sont dispersées et non organisées

La conservation et la codification des ressources de connaissances partent toujours des meilleures intentions, mais les organisations se retrouvent souvent avec de multiples référentiels de connaissances qui sont utilisés de différentes manières par différentes équipes et différents départements. Bien qu'il puisse y avoir une abondance de ressources de connaissances qui pourraient aider les travailleurs, elles peuvent être difficiles à trouver, difficiles d'accès, voire obsolètes. Le passage au travail à distance avec des référentiels de connaissances désorganisés et déconnectés nuit non seulement à la circulation des connaissances dans l'ensemble de l'organisation, mais contribue également à ce que les employés à distance se sentent frustrés, improductifs et désengagés.

Le secret de la circulation des connaissances au sein d'une main-d'œuvre dispersée

La gestion des connaissances consiste à connecter les travailleurs à des ressources de connaissances consultables et à connecter les personnes pour qu'elles échangent des connaissances. Lorsque vous devez mettre des personnes et leurs connaissances à la portée de votre personnel distribué, quel que soit leur fuseau horaire ou leur localisation, il n'y a pas de meilleure solution qu'une base de connaissances vidéo consultable.

Vous connaissez le dicton : "Une image vaut mille mots". Eh bien, selon Forrester Researchune vidéo d'une minute vaut 1,8 million de mots.

L'enregistrement d'une vidéo permet aux employés de votre organisation de montrer plus facilement ce qu'ils savent en beaucoup moins de temps qu'il n'en faut pour créer un document complet contenant la même quantité d'informations. Le simple fait d'appuyer sur "enregistrer" lors d'une vidéoconférence peut également permettre aux équipes de capturer et d'archiver les connaissances en un instant. Et grâce à des outils innovants de recherche et de découverte vidéo, il est aussi facile pour les travailleurs à distance de trouver des réponses au cœur d'une vidéo qu'il est probable qu'ils découvrent de nouvelles idées et informations dans le cadre de leur travail quotidien.

A plateforme vidéo comme Panopto s'intègre facilement aux outils de gestion de contenu et de collaboration afin que vous puissiez créer un écosystème de partage des connaissances amélioré par la vidéo qui aide à surmonter les défis uniques du partage des connaissances dans un environnement de travail à distance. Les ressources de connaissances basées sur la vidéo mettent vos employés et leur expertise au premier plan, ce qui favorise les liens sociaux entre des équipes physiquement éloignées, améliore le moral et la productivité, et rend les connaissances et les informations vraiment faciles à trouver à tout moment.

Découvrez comment vous pouvez utiliser la plateforme vidéo sécurisée de Panopto pour permettre un partage efficace des connaissances au sein des équipes distantes. 

Comment utiliser la vidéo à la demande pour améliorer les pratiques de partage des connaissances à distance ?

Permettez à chacun de partager ses connaissances en appuyant simplement sur "enregistrer".

Du PDG au stagiaire d'été, l'enregistreur vidéo de Panopto, facile à enregistreur vidéo et d'écran de Panopto permet aux employés d'enregistrer rapidement des présentations vidéo à plusieurs caméras, tutoriels vidéodes tutoriels vidéo, des modes d'emploi, réunions en ligneLes employés peuvent enregistrer rapidement des présentations vidéo multi-caméras, des tutoriels vidéo, des guides pratiques, des réunions en ligne, de la documentation vidéo, des démonstrations, des explications, des sessions de formation, et bien plus encore, à l'aide de leur ordinateur portable ou de leur smartphone.

 

Visiter Panopto Express et voyez comme il est facile d'enregistrer ce que vous savez. Une fois l'enregistrement terminé, cliquez sur "Envoyer à Panopto", puis invitez vos collègues par courrier électronique à le visionner.

Démarrage d'un enregistrement >>

 

Réduire le temps et les efforts nécessaires pour acquérir des connaissances et trouver des réponses.

Vos collaborateurs veulent accéder rapidement aux réponses dont ils ont besoin afin de rester productifs et de faire leur meilleur travail. Panopto aide votre organisation à centraliser et à rechercher des ressources de connaissances vidéo robustes afin que les informations puissent être trouvées instantanément. Chaque réunion ou vidéo enregistrée par vos employés avec Panopto est automatiquement téléchargée et transcrite à des fins de recherche, ce qui permet de rechercher tout ce qui est dit ou montré à l'écran. Panopto prend également en charge recherche vidéo en quinze langues. Et lorsque vous intégrez Panopto à d'autres systèmes d'entreprise tels que Slack, Salesforce, votre système de gestion de contenu (CMS) ou votre système de gestion de l'apprentissage (LMS), les employés peuvent rechercher, regarder et partager des vidéos où qu'ils travaillent.

Panopto améliore le contenu vidéo d'autres façons pour faciliter l'extraction rapide des détails :

• Crée automatiquement un résumé cliquable afin que les spectateurs puissent parcourir et sauter une réunion ou une vidéo plus longue. 
• Ajoute des vignettes visuelles de la vidéo qui permettent également aux spectateurs d'extraire rapidement des informations à partir de diapositives ou d'autres éléments visuels. 
• Les vidéos sont automatiquement sous-titrées pour faciliter la compréhension, en particulier pour les personnes qui regardent des contenus qui ne sont pas présentés dans leur langue maternelle.
• Les créateurs de contenu peuvent intégrer des liens, des documents, des diapositives de présentation, etc. que les spectateurs peuvent consulter ou télécharger directement à partir de la vidéo.
• Les commentaires et discussions horodatés au sein d'une vidéo peuvent fournir aux spectateurs des informations actualisées et des points de vue supplémentaires - les spectateurs peuvent même laisser des commentaires eux-mêmes.
• Les balises vidéo offrent aux spectateurs un lien cliquable vers un contenu connexe qui peut révéler des informations supplémentaires.

 

 

Rendez le partage des connaissances virtuelles plus social grâce à un portail vidéo de type YouTube.

En plus d'apprendre des collègues qu'ils peuvent voir et entendre dans des vidéos à la demande, Panopto offre aux travailleurs à distance de nouvelles possibilités d'étendre leurs réseaux sociaux et de s'engager avec des experts dans l'ensemble de l'organisation, comme ils peuvent le faire sur YouTube. Grâce au portail vidéo et au lecteur vidéo interactif de Panopto, les employés peuvent commenter et discuter à l'intérieur des vidéos, s'abonner à des collègues et à des experts en la matière, s'abonner à des tags et même évaluer les vidéos qu'ils regardent. 

De plus, les personnes qui partagent des connaissances et des informations peuvent étiqueter leurs vidéos pour les rendre plus visibles au sein de l'organisation et ils peuvent consulter des analyses détaillées de leur contenu, ce qui rend la valeur de leurs connaissances et de leurs idées plus tangible. En fin de compte, la plateforme vidéo de Panopto est conçue pour engager votre personnel dans un cycle continu de partage des connaissances.

? ??? Découvrez comment Ingersoll Rand utilise Panopto pour partager rapidement les connaissances et les informations.

Voir l'étude de cas >>

 

Minimiser les silos d'information et maximiser la découverte d'informations interdépartementales.

Vous ne savez pas ce que vous ne savez pas. Panopto aide votre organisation à briser les silos d'information afin que les employés à distance puissent plus facilement apprendre ce qui se passe dans d'autres départements et équipes. Les administrateurs peuvent gérer le contenu pour mettre en avant les ressources de connaissances et les communications informatives de l'ensemble de l'entreprise qui apparaissent directement sur la page d'accueil du portail vidéo de l'employé. Les dirigeants peuvent également exploiter les abonnements et les balises pour créer des flux de contenu vidéo à partir de leurs services, afin de tenir les autres informés des initiatives, des innovations, des produits livrables, des progrès accomplis dans la réalisation des objectifs, et bien plus encore.

Les connaissances et les informations confidentielles basées sur la vidéo peuvent être capturées et partagées tout aussi facilement, sans avoir à se soucier de qui pourrait les voir. Grâce à des contrôles précis des autorisations qui peuvent être définis pour les vidéos individuelles, les dossiers et l'ensemble de votre bibliothèque de connaissances, Panopto ne révèle le contenu vidéo par le biais de la recherche et de la découverte qu'aux utilisateurs qui ont l'autorisation de le visionner - chaque enregistrement dans votre base de connaissances vidéo est privé et sécurisé par défaut, de sorte que vous n'aurez jamais à vous soucier de la fuite de contenu vidéo sensible à l'extérieur de votre organisation.

Analyser les comportements en matière de partage des connaissances et en tirer des enseignements.

La suite complète d'outils d'analyse vidéo de Panopto analyse vidéo fournit aux gestionnaires des connaissances et autres dirigeants d'entreprise des informations précieuses qui révèlent les comportements de partage des connaissances au niveau de l'organisation, du département et de l'individu. Les données d'analyse vidéo peuvent également être utilisées pour récompenser et renforcer les comportements de partage des connaissances qui rendront votre entreprise agile et prospère. Vous pouvez même envoyer les données de visionnage des vidéos à votre LMS.

Avec Panopto, vous obtiendrez des informations nouvelles et exploitables sur la façon dont les connaissances sont utilisées et sur l'impact qu'elles ont sur votre entreprise.

 

 

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