지난 수십 년간 기업 리더들은 직원 간의 협업과 지식 공유를 강화하기 위해 다양한 전략적 조치를 시행해 왔습니다. 오픈 플로어 사무실과 점심 시간 자유 교류 모임부터 콘텐츠 관리 시스템과 디지털 커뮤니케이션 기술에 이르기까지, 지식 관리 체계는 조직의 노하우를 보존하고 적절한 사람들이 적시에 올바른 정보를 얻을 수 있도록 돕는 것을 목표로 지속적으로 발전하고 있습니다.

최근 팬데믹으로 인한 재택근무로의 전환은 익숙한 문제에 새로운 변수를 더했습니다. 바로 지리적으로 흩어져 있는 직원들 사이에서 정보가 원활하게 흐를 수 있도록 지식을 효율적으로 수집하고 공유하는 방법입니다.

이제 화상 회의를 통해서만 서로를 마주하는 분산된 팀을 두고, 경영진들은 원격 근무가 조직 전반의 지식 공유에 심각한 위협이 될까 우려하고 있다.

원격 근무 환경에서 지식 관리가 중요한 이유

원격 근무의 특성상 지식의 흐름에 새로운 복잡성이 더해집니다. 사람, 정보, 자원이 물리적·디지털적으로 흩어지게 되면서, 다른 사람들이 정보를 쉽게 찾아 활용하기가 어려워집니다. 특히 직원들이 보유한 귀중한 경험적·직관적 노하우인 암묵적 지식은 분산된 팀 간에 포착하고 공유하기가 훨씬 더 어렵습니다. 그리고 필요한 순간에 핵심적인 통찰력을 얻을 수 없다면, 이는 생산성과 직원 만족도에 심각한 타격을 입힙니다.

완전 원격 근무 팀은 또한 사무실 현장에서 자연스럽게 일어나는 즉흥적인 협업의 기회를 놓치게 됩니다. 근처에 앉아 있어 잠깐 이야기를 나누거나 업무를 설명해 줄 동료가 없고, 점심시간에 나누는 사색적인 대화도 없으며, 회의실이 비기를 기다리며 다른 부서 동료의 책상 옆에서 가볍게 안부를 묻는 일도 없기 때문입니다. 

동료 간에 이루어지는 지식의 흐름은 생산성을 높일 뿐만 아니라 지속적인 학습과 신속한 적응을 뒷받침하지만, 원격 근무 환경에서는 이러한 흐름이 사라지게 됩니다. 또한 일상적인 협업의 부재와 정보 검색에 소요되는 시간과 노력의 증가는 원격 근무자들이 점점 더 고립감과 좌절감을 느끼게 하여 업무에 대한 몰입도를 떨어뜨릴 수 있습니다.

비효율적인 지식 공유가 초래하는 대가

지식 공유의 가치는 측정하기 어려울 수 있고 종종 간과되기도 하지만, '직장 내 지식과 생산성'에 대한 연구 덕분에, 지식 관리 관행이 비즈니스에 실제로 어떤 영향을 미치는지 더 잘 이해할 수 있게 되었습니다. 

최근 Panopto 유고브(YouGov)는 조직 내 지식에 대한 접근성, 혹은 그 부재가 일상 업무에 어떤 영향을 미치는지 파악하기 위해 다양한 산업 분야의 미국 직장인 1,001명을 대상으로 설문조사를 실시했습니다. 그 결과는 놀라울 정도였습니다.

규모에 상관없이 모든 기업은 매년 지식과 정보를 비효율적으로 공유함으로써 수백만 달러를 낭비하고 있습니다. 직원 5,000명 규모의 기업의 경우, 연간 1,330만 달러가 손실되는 것으로 추산됩니다 직원들이 필요할 때 신속하게 답을 찾지 못하게 하는 부실한 지식 공유 관행으로 인해 손실되는 것으로 추산됩니다. 직원 수가 10만 명을 넘는 조직에서는 이 수치가 연간 2억 6,500만 달러로 급증합니다.

저희 계산기를 이용해 매년 비효율적인 지식 공유 관행으로 인해 귀사의 비즈니스가 얼마나 많은 손실을 보고 있는지 확인해 보세요 >> 비효율적인 지식 공유 관행으로 인한 손실 >>

 

직원들이 매주 평균적으로 정보를 기다리거나 찾는 데 소비하는 시간과 업무 중복으로 인해 낭비되는 시간은 조직 전체적으로 금세 상당한 규모로 불어납니다. 많은 사람들이 주당 근무 시간의 약 절반을, 조직에 더 나은 지식 관리 체계가 갖춰져 있었다면 달성할 수 있었을 생산성보다 훨씬 낮은 수준에서 보내고 있습니다:

• 직원들은 주당 평균 매주 5시간씩 필요한 전문 지식을 가진 동료와 연락이 닿기를 기다리는 데만
• 직원들은 주당 평균 주당 8시간 이상 — 근무일 하루 전체에 해당하는 시간 —을 지식 검색 및 습득에 할애한다고 보고합니다.
• 직원들은 매주 거의 매주 6시간 가까이 “바퀴를 다시 발명하는” 일과 다른 사람의 업무를 중복해서 처리하는 데 소비한다고 보고했습니다. 거의 3명 중 1명은 매주 6시간 이상을 중복되는 업무에 소비한다고 답했습니다.

 

 

‘직장 내 지식 및 생산성 보고서’ 다운로드 >>

 

원격 근무자를 위한 지식 관리 재고

조직의 성과 측면에서 지식은 과거에도 그랬고 앞으로도 핵심적인 경쟁 우위 요소로 자리매김할 것입니다. 또한 새로운 업무 방식은 기업들이 학습 및 지식 관리에 대한 접근 방식을 재고하도록 요구하고 있습니다. 

오늘날 많은 기업은 조직 전반에 걸쳐 정보의 흐름을 개선하고 지식을 증진시키는 방식으로 사람과 기술 간의 상호작용을 설계하기 위한 시스템을 이미 갖추고 있습니다. 협업 플랫폼, 메신저 앱, 콘텐츠 관리 시스템, 전용 지식 관리 시스템, 그리고 직원 인센티브 프로그램은 종종 조직의 지식 공유 구조를 구성하는 중요한 요소로서, 기업이 다음과 같은 목표를 달성할 수 있도록 돕습니다:

• 지식을 습득하다 
• 지식에 대한 접근성 제고 
• 지식 공유 문화를 조성하다
• 지식을 자산으로 관리하라

근본적으로 지식 관리의 목표는 어떤 업무 환경에서든 동일하므로, 원격 근무로 전환한 수많은 조직이 왜 이러한 새로운 환경에서 지식의 흐름에 차질을 빚고 있는지 살펴볼 필요가 있다.

원격 팀에서 지식 공유가 원활하지 않은 4가지 이유

사무실 환경에서는 대면 상호작용을 통해 자연스럽게 정보의 공백이 메워지기 때문에 지식 체계의 취약점이 덜 두드러질 수 있지만, 물리적으로 단절된 원격 근무 환경에서는 이러한 취약점과 비효율성이 더 큰 문제로 대두됩니다. 그 이유는 다음과 같습니다:

1. 사회적 마찰

사회적 거리두기를 실천하는 근로자들은 자연스럽게 지식 확산을 촉진하는 활동에 참여하는 빈도가 줄어듭니다. 정기적인 대면 교류의 부재는 사회적 마찰 을 유발하여, 신뢰 부족, 위축감, 약점을 드러낼까 봐 하는 우려, 혹은 특정 문제가 타인의 귀중한 시간을 할애할 가치가 없다는 합리화 등 다양한 이유로 인해 직원들이 자신의 지식을 공유하거나 동료에게 도움을 요청하는 것을 주저하게 만듭니다. 

2. ‘사일로 효과’

원격 근무로의 대규모 전환 조직 내 네트워크를 축소시키며 직원들이 바로 옆의 팀원들과의 소통을 우선시하고, 평소 함께 일하지 않는 동료들과는 교류가 줄어들기 때문이다. 게다가 조직 전체에 걸쳐 데이터와 문서가 디지털 방식으로 중앙 집중화되어 있지 않으면, 외부 팀은 존재하는 지식을 쉽게 접할 수 없을 뿐만 아니라, 그 존재 자체를 알지 못할 수도 있다. 결국, 부서와 팀 간의 소통 및 정보 공유 부족은 생산성을 저하시키고 혁신을 저해하는 해로운 사일로 효과를 초래한다.

3. 수집된 지식이 불완전하거나 아예 수집되지 않았다

지식은 종종 슬라이드, 스프레드시트 및 기타 문서 자료가 포함된 회의나 프레젠테이션을 통해 공유되며, 이러한 자료는 디지털로 저장되어 나중에 기억을 되살려야 할 때 쉽게 참고할 수 있도록 공유됩니다. 하지만 이러한 보조 자료들은 해당 프레젠테이션이 없으면 불완전하며, 많은 직원들은 답변이 필요할 때 빈 부분을 채우기 위해 원격 근무 중인 동료들에게서 정보를 찾아내느라 추가적인 시간을 소비하게 됩니다.

원격 근무 환경에서 흔히 나타나는 고립감과 동료들과의 드문 교류는 직원들이 자신의 전문성이나 지식의 가치를 인식하는 데에도 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 누군가에게 구체적으로 도움을 요청받거나 지식을 공유해 달라는 요청을 받지 않는 한, 자신이 알고 있는 내용을 정리하고 전달하는 데 시간을 할애하는 것이 조직 내 다른 구성원들에게 도움이 될 수 있다는 생각이 전혀 들지 않을 수도 있습니다.

4. 지식 자원이 흩어지고 체계가 무너진다

지식 자원을 선별하고 체계화하는 작업은 언제나 좋은 의도로 시작되지만, 조직에서는 종종 여러 팀과 부서마다 각기 다른 방식으로 활용되는 다수의 지식 저장소가 생겨나곤 합니다. 직원들을 지원할 수 있는 풍부한 지식 자산이 존재할지라도, 이를 찾거나 접근하기 어려울 뿐만 아니라 이미 구식이 되어버린 경우도 있습니다. 체계화되지 않고 서로 연결되지 않은 지식 저장소를 그대로 둔 채 원격 근무로 전환하면 조직 전반의 지식 흐름에 차질을 빚을 뿐만 아니라, 원격 근무 직원들이 좌절감을 느끼고 생산성이 떨어지며 업무에 몰입하지 못하게 되는 원인이 됩니다.

분산된 인력 간에 지식의 흐름을 원활하게 유지하는 비결

지식 관리는 직원들이 검색 가능한 지식 자원에 접근할 수 있도록 하고, 사람들이 서로 연결되어 지식을 공유할 수 있도록 하는 실천입니다. 시간대나 위치에 관계없이 분산된 직원들이 사람과 그들의 지식을 손쉽게 활용할 수 있도록 해야 할 때, 검색 가능한 비디오 지식베이스보다 더 나은 해결책은 없습니다.

“한 장의 사진이 천 마디 말보다 낫다”는 말을 들어보셨을 겁니다. 글쎄요, 포레스터 리서치(Forrester Research)에 따르면 포레스터 리서치(Forrester Research)에 따르면에 따르면, 1분짜리 동영상은 180만 단어. 

동영상을 녹화하면, 동일한 분량의 정보를 담은 방대한 문서를 작성하는 데 소요되는 시간보다 훨씬 짧은 시간 내에 조직 내 직원들이 자신의 전문 지식을 효과적으로 전달할 수 있습니다. 화상 회의에서 '녹화' 버튼을 누르기만 해도 팀은 지식을 즉시 포착하고 보관할 수 있습니다. 또한 혁신적인 동영상 검색 및 탐색 도구를 활용하면, 원격 근무자가 일상 업무 흐름 속에서 새로운 아이디어와 정보를 발견하는 것만큼이나 동영상 깊숙한 곳에서 답을 찾는 것도 쉬워집니다.

A 비디오 플랫폼 인 Panopto 같은 플랫폼은 콘텐츠 관리 및 협업 도구와 손쉽게 Panopto , 원격 근무 환경에서 지식을 공유할 때 겪는 특유의 어려움을 극복하는 데 도움이 되는, 비디오 기반의 지식 공유 생태계를 구축할 수 있습니다. 비디오 기반 지식 리소스는 직원과 그들의 전문성을 전면에 부각시켜, 물리적으로 멀리 떨어져 있는 팀 간의 사회적 유대감을 형성하고, 그 과정에서 사기와 생산성을 높여주며, 언제든지 지식과 정보를 매우 쉽게 찾을 수 있게 해줍니다.

Panopto안전한 비디오 플랫폼을 활용하여 원격 근무 팀 간에 효과적이고 효율적인 지식 공유를 실현하는 방법을 자세히 알아보세요. 

주문형 동영상을 활용하여 원격 지식 공유 방식을 개선하는 방법

누구나 ‘녹화’ 버튼을 누르기만 하면 쉽게 지식을 공유할 수 있도록 돕습니다.

CEO부터 여름 인턴에 이르기까지, Panopto사용하기 쉬운 비디오 및 화면 녹화 도구 을 통해 직원들은 다중 카메라 영상 프레젠테이션, 동영상 튜토리얼, 사용법 안내, 온라인 회의, 동영상 문서, 시연, 설명 영상, 교육 세션 등을 노트북이나 스마트폰만으로 신속하게 녹화할 수 있게 하여, 직원들의 전문 지식을 회사 내 누구나 볼 수 있도록 보여줍니다.

 

방문하기 Panopto 를 방문하여 여러분이 알고 있는 내용을 얼마나 쉽게 녹화할 수 있는지 확인해 보세요. 녹화가 끝나면 Panopto클릭한 후, 동료들에게 이메일을 보내 영상을 시청하도록 초대하세요.

녹음 시작 >>

 

지식을 습득하고 답을 찾는 데 드는 시간과 노력을 줄이세요. 

직원들은 생산성을 유지하고 최고의 성과를 내기 위해 필요한 답변을 가장 빠르게 찾을 수 있기를 원합니다. Panopto 조직이 방대한 동영상 기반 지식 자산을 한곳에 모아 검색할 수 있도록 Panopto 정보를 즉시 찾을 수 있게 Panopto . 직원들이 Panopto 녹화한 모든 회의나 동영상은 자동으로 Panopto 검색을 위해 텍스트로 Panopto , 화면에 표시된 내용이나 발언된 모든 내용을 검색할 수 있습니다. Panopto 15개 언어로 기능을 15개 언어로 지원합니다. 또한 Panopto Slack, Salesforce, 콘텐츠 관리 시스템(CMS) 또는 학습 관리 시스템(LMS)과 같은 다른 비즈니스 Panopto 통합하면, 직원들은 어디서 업무를 수행하든 동영상을 검색하고, 시청하고, 공유할 수 있습니다.

Panopto 세부 정보를 더 빠르고 쉽게 추출할 수 있도록 다음과 같은 다양한 방법으로 동영상 콘텐츠를 Panopto :

• 시청자가 긴 회의나 동영상을 훑어보고 원하는 부분으로 바로 이동할 수 있도록 클릭 가능한 요약본을 자동으로 생성합니다 
• 동영상의 시각적 썸네일을 추가하여 시청자가 슬라이드나 기타 시각 자료에서 정보를 빠르게 파악할 수 있도록 합니다 
• 동영상에 자동으로 자막을 생성하여, 특히 모국어가 아닌 언어로 된 콘텐츠를 시청하는 시청자들의 이해를 돕습니다
• 콘텐츠 제작자는 시청자가 동영상에서 바로 열거나 다운로드할 수 있는 링크, 문서, 프레젠테이션 슬라이드 등을 삽입할 수 있습니다
• 동영상 내의 시간 표시가 된 댓글과 토론은 시청자들에게 최신 정보와 추가적인 통찰력을 제공할 수 있으며, 시청자들도 직접 댓글을 남길 수 있습니다
• 비디오 태그는 시청자에게 추가 정보를 확인할 수 있는 관련 콘텐츠로의 클릭 가능한 링크를 제공합니다

 

 

YouTube와 유사한 동영상 포털을 통해 가상 지식 공유를 소셜 활동으로 만들어 보세요. 

원하는 시간에 시청할 수 있는 온디맨드 영상을 통해 동료들의 경험을 배울 수 있을 뿐만 아니라, Panopto 원격 근무자들에게 YouTube에서와 마찬가지로 조직 내 전문가들과 소통하며 사회적 네트워크를 넓힐 수 있는 새로운 기회를 Panopto . Panopto비디오 포털과 대화형 비디오 플레이어를 통해 직원들은 영상 내에서 댓글을 달고 토론을 벌일 수 있으며, 동료나 해당 분야 전문가, 태그를 구독하고 시청한 영상에 평점을 매길 수도 있습니다. 

게다가 지식과 정보를 공유하는 사용자는 동영상에 태그를 지정하여 조직 내에서 더 잘 노출되도록 할 수 있으며, 자신의 콘텐츠에 대한 상세한 시청 분석 데이터를 확인할 수 있어 지식과 아이디어의 가치를 더욱 명확히 파악할 수 있습니다. 궁극적으로 Panopto동영상 플랫폼은 직원들이 지속적인 지식 공유의 고리에 참여하도록 설계되었습니다.

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정보의 단절을 최소화하고 부서 간 통찰력을 최대한 발굴합니다. 

모르는 것은 알 수 없습니다. Panopto 조직 내 정보의 벽을 허물어 원격 근무 직원들이 다른 부서나 팀에서 일어나는 일을 더 쉽게 파악할 수 있도록 Panopto . 관리자는 콘텐츠를 선별하여 조직 전반의 지식 자료와 유익한 공지사항을 강조할 수 있으며, 이러한 내용은 직원의 비디오 포털 홈페이지에 바로 표시됩니다. 또한 리더들은 구독 및 태그 기능을 활용하여 부서별 동영상 콘텐츠 스트림을 생성함으로써, 다른 구성원들이 이니셔티브, 혁신, 성과물, 목표 달성 현황 등에 대한 최신 정보를 지속적으로 확인할 수 있도록 할 수 있습니다.

기밀성 높은 동영상 기반 지식과 정보도 누가 볼지 걱정할 필요 없이 손쉽게 캡처하고 공유할 수 있습니다. 개별 동영상, 폴더, 전체 지식 라이브러리에 대해 세밀하게 설정할 수 있는 권한 제어 기능을 통해, Panopto 검색 및 탐색 기능을 통해 동영상 콘텐츠를 시청 권한이 있는 사용자에게만 Panopto . 동영상 지식 기반의 모든 녹화 파일은 기본적으로 비공개로 안전하게 관리되므로, 기밀 동영상 콘텐츠가 조직 외부로 유출될 우려도 전혀 없습니다.

지식 공유 행동을 분석하고 그로부터 교훈을 얻는다. 

Panopto포괄적인 비디오 분석 는 지식 관리자 및 기타 비즈니스 리더들에게 조직, 부서, 개인 수준에서의 지식 공유 행동을 파악할 수 있는 귀중한 정보를 제공합니다. 또한 비디오 분석 데이터를 활용하여 회사의 민첩성과 성공을 이끌어낼 지식 공유 행동을 장려하고 강화할 수 있습니다. 심지어 비디오 시청 데이터를 LMS로 전송할 수도 있습니다.

Panopto 사용하면 지식이 어떻게 활용되고, 이것이 회사에 어떤 영향을 미치는지에 대한 새롭고 실질적인 통찰력을 얻을 수 있습니다.

 

 

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