지난 수십 년간 기업 리더들은 직원 간의 협업과 지식 공유를 강화하기 위해 다양한 전략적 조치를 시행해 왔습니다. 개방형 사무실과 점심 시간 자유 교류 모임부터 콘텐츠 관리 시스템과 디지털 커뮤니케이션 기술에 이르기까지, 지식 관리 체계는 조직의 노하우를 보존하고 필요한 정보를 필요한 사람에게 제때 전달하는 것을 목표로 지속적으로 발전하고 있습니다.
최근 팬데믹으로 인한 원격 근무로의 전환은 익숙한 문제에 새로운 변수를 더했습니다. 바로 지리적으로 흩어져 있는 직원들 사이에서 정보가 원활하게 흐를 수 있도록 지식을 효율적으로 수집하고 공유하는 방법입니다.
이제 화상 회의를 통해서만 서로를 마주하는 분산 팀을 두고, 경영진들은 원격 근무가 조직 전반의 지식 공유에 심각한 위협이 될까 우려하고 있습니다.
원격 근무 환경에서 지식 관리가 중요한 이유
원격 근무에서는 지식이 전달되는 과정이 더 복잡해집니다. 사람과 정보, 자원이 물리적으로도 디지털 공간에서도 흩어져 필요한 정보를 쉽게 찾고 얻기 어렵습니다. 특히 직원의 경험과 직관에 담긴 소중한 노하우인 암묵지는 분산 팀 사이에서 기록하고 공유하기가 더 어렵습니다. 필요한 순간에 중요한 지식을 얻지 못하면 생산성과 직원 만족도가 크게 떨어집니다.
완전 원격 근무 팀은 또한 사무실 현장에서 자연스럽게 일어나는 즉흥적인 협업의 기회를 놓치게 됩니다. 근처에 앉아 있어 잠깐 이야기를 나누거나 업무를 설명해 줄 동료가 없고, 점심시간에 나누는 사색적인 대화도 없으며 회의실이 비기를 기다리며 다른 부서 동료의 책상 옆에서 가볍게 안부를 묻는 일도 없기 때문입니다.
동료 간에 이루어지는 지식의 흐름은 생산성을 높일 뿐만 아니라 지속적인 학습과 신속한 적응을 뒷받침하지만 원격 근무 환경에서는 이러한 흐름이 사라지게 됩니다. 또한 일상적인 협업이 줄고 정보 검색에 드는 시간과 노력이 늘면 원격 근무자들은 점점 더 고립감과 좌절감을 느껴 업무 몰입도가 떨어질 수 있습니다.
비효율적인 지식 공유가 초래하는 비용
지식을 공유하는 것의 가치는 측정하기 어려울 수 있고 종종 간과되기도 하지만 직장 내 지식과 생산성에 관한 최초의 연구 덕분에 지식 관리 관행이 기업에 실제로 어떤 영향을 미치는지 더 잘 이해하게 되었습니다.
최근 Panopto와 YouGov는 조직 내 지식에 접근할 수 있는지 여부가 일상 업무에 어떤 영향을 미치는지 파악하기 위해 다양한 산업 분야의 미국 직장인 1,001명을 대상으로 설문 조사를 실시했습니다. 그 결과는 놀라울 정도였습니다.
규모와 관계없이 기업들은 비효율적인 지식·정보 공유로 매년 수백만 달러를 낭비합니다. 직원 5,000명인 기업은 연간 1,330만 달러의 손실이 발생하는 것으로 추산됩니다. 직원이 필요한 답을 신속히 찾지 못하기 때문입니다. 직원이 10만 명이 넘는 조직에서는 연간 2억 6,500만 달러로 늘어납니다.
직원들이 매주 평균적으로 정보를 기다리거나 찾는 데 소비하는 시간과 업무 중복으로 인해 낭비되는 시간은 조직 전체적으로 금세 상당한 규모로 불어납니다. 많은 사람들이 주당 근무 시간의 약 절반을, 조직에 더 나은 지식 관리 체계가 갖춰져 있었다면 달성할 수 있었을 생산성보다 훨씬 낮은 수준에서 보내고 있습니다:
- 직원들은 필요한 전문 지식을 가진 동료와 연락이 닿기를 기다리는 데만 매주 평균 5시간을 소비합니다.
- 직원들은 지식을 찾고 습득하는 데 평균 주당 8시간 넘게, 즉 근무일 하루 전체를 소비한다고 답했습니다.
- 직원들은 이미 있는 것을 다시 만들거나 다른 사람의 업무를 중복 수행하는 데 매주 6시간 가까이 쓴다고 답했습니다. 거의 3명 중 1명은 중복 업무에 매주 6시간 넘게 쓴다고 합니다.
원격 근무자를 위한 지식 관리 재검토
조직의 성과 측면에서 지식은 과거에도 그랬고 앞으로도 핵심적인 경쟁 우위 요소로 자리매김할 것입니다. 또한 새로운 업무 방식은 기업들이 학습 및 지식 관리에 대한 접근 방식을 재고하도록 요구하고 있습니다.
오늘날 많은 기업은 조직 전반에 걸쳐 정보의 흐름을 개선하고 지식을 증진시키는 방식으로 사람과 기술 간의 상호작용을 설계하기 위한 시스템을 이미 갖추고 있습니다. 협업 플랫폼, 메신저 앱, 콘텐츠 관리 시스템, 전용 지식 관리 시스템, 그리고 직원 인센티브 프로그램은 종종 조직의 지식 공유 구조를 구성하는 중요한 요소로서, 기업이 다음과 같은 목표를 달성할 수 있도록 돕습니다:
- 지식 기록
- 지식 접근성 향상
- 지식 공유 문화 조성
- 지식을 자산으로 관리
근본적으로 지식 관리의 목표는 어떤 업무 환경에서든 동일하므로, 원격 근무로 전환한 수많은 조직이 왜 이러한 새로운 환경에서 지식의 흐름에 차질을 빚고 있는지 살펴볼 필요가 있습니다.
원격 팀에서 지식 공유가 원활하지 않은 4가지 이유
사무실 환경에서는 대면 상호작용을 통해 자연스럽게 정보의 공백이 메워지기 때문에 지식 체계의 취약점이 덜 두드러질 수 있지만 물리적으로 단절된 원격 근무 환경에서는 이러한 취약점과 비효율성이 더 큰 문제로 대두됩니다. 그 이유는 다음과 같습니다:
1. 사회적 마찰
서로 떨어져 일하는 직원들은 자연스럽게 지식 확산을 촉진하는 활동에 참여하는 빈도가 줄어듭니다. 정기적인 대면 교류의 부재는 사회적 마찰을 유발하여 신뢰 부족, 위축감, 약점을 드러낼까 봐 하는 우려, 혹은 자신의 문제로 동료의 귀중한 시간을 빼앗을 수는 없다는 자기합리화 등 다양한 이유로 인해 직원들이 자신의 지식을 공유하거나 동료에게 도움을 요청하는 것을 주저하게 만들 수 있습니다.
2. ‘사일로 효과’
대규모로 원격 근무로 전환하면 조직 내 인맥이 좁아집니다. 직원들이 같은 팀과의 소통을 우선하고 평소 함께 일하지 않는 동료와는 덜 교류하기 때문입니다. 조직의 데이터와 문서를 디지털로 한곳에 모으지 않으면 다른 팀은 필요한 지식에 쉽게 접근하기 어렵고, 그 존재조차 모를 수 있습니다. 부서와 팀 사이의 소통과 정보 공유가 부족해지면 사일로 효과가 나타나 생산성과 혁신을 저해합니다.
3. 지식 기록이 불완전하거나 누락된 상태
지식은 종종 슬라이드, 스프레드시트 및 기타 문서 자료가 포함된 회의나 프레젠테이션을 통해 공유되며, 이러한 자료는 디지털로 저장하고 공유할 수 있어 나중에 기억을 되살려야 할 때 쉽게 참고할 수 있습니다. 하지만 발표 없이 보조 자료만으로는 내용을 모두 파악하기 어려우며 많은 직원들은 답변이 필요할 때 빈 부분을 채우기 위해 원격 근무 중인 동료들에게서 정보를 찾아내느라 추가적인 시간을 소비하게 됩니다.
원격 근무 환경에서 흔히 나타나는 고립감과 동료들과의 드문 교류는 직원들이 자신의 전문성이나 지식의 가치를 인식하는 데에도 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 누군가에게 구체적으로 도움을 요청받거나 지식을 공유해 달라는 요청을 받지 않는 한, 자신이 알고 있는 내용을 정리하고 전달하는 데 시간을 할애하는 것이 조직 내 다른 구성원들에게 도움이 될 수 있다는 생각이 전혀 들지 않을 수도 있습니다.
4. 흩어져 정리되지 않은 지식 자료
지식 자원을 선별하고 체계화하는 작업은 언제나 좋은 의도로 시작되지만 조직에서는 종종 여러 팀과 부서마다 각기 다른 방식으로 활용되는 다수의 지식 저장소가 생겨나곤 합니다. 직원들을 지원할 수 있는 풍부한 지식 자산이 존재할지라도, 이를 찾거나 접근하기 어려울 뿐만 아니라 이미 구식이 되어버린 경우도 있습니다. 체계화되지 않고 서로 연결되지 않은 지식 저장소를 그대로 둔 채 원격 근무로 전환하면 조직 전반의 지식 흐름에 차질을 빚을 뿐만 아니라, 원격 근무 직원들이 좌절감을 느끼고 생산성이 떨어지며 업무에 몰입하지 못하게 되는 원인이 됩니다.
분산된 인력 간에 지식의 흐름을 원활하게 유지하는 비결
지식 관리는 직원들이 검색 가능한 지식 자원에 접근하고, 서로 교류하며 지식을 공유하도록 돕는 활동입니다. 시간대나 위치에 관계없이 분산된 인력이 동료와 소통하고 지식을 손쉽게 활용할 수 있도록 해야 할 때, 검색 가능한 동영상 지식베이스보다 더 나은 해결책은 없습니다.
“사진 한 장이 천 마디 말보다 낫다”는 말이 있습니다. Forrester Research에 따르면 1분짜리 동영상의 가치는 180만 단어에 해당합니다.
동영상을 녹화하면, 동일한 분량의 정보를 담은 방대한 문서를 작성하는 데 소요되는 시간보다 훨씬 짧은 시간 내에 조직 내 직원들이 자신의 전문 지식을 효과적으로 전달할 수 있습니다. 화상 회의에서 '녹화' 버튼을 누르기만 해도 팀은 지식을 즉시 포착하고 보관할 수 있습니다. 또한 혁신적인 동영상 검색 및 탐색 도구를 활용하면, 원격 근무자가 일상 업무 흐름 속에서 새로운 아이디어와 정보를 발견하는 것만큼이나 동영상 깊숙한 곳에서 답을 찾는 것도 쉬워집니다.
Panopto 같은 동영상 플랫폼은 콘텐츠 관리 및 협업 도구와 쉽게 연동합니다. 이를 활용해 원격 근무의 지식 공유 문제를 해결하는 동영상 기반 지식 공유 생태계를 만들 수 있습니다. 동영상 자료는 직원과 전문성을 보여주므로 멀리 떨어진 팀 사이에 유대감을 형성하고 사기와 생산성을 높입니다. 필요한 지식과 정보도 언제든 쉽게 찾을 수 있습니다.
Panopto의 안전한 동영상 플랫폼을 활용하여 원격 근무 팀 간에 효과적이고 효율적인 지식 공유를 실현하는 방법을 자세히 알아보세요.
온디맨드 동영상을 활용하여 원격 지식 공유 방식을 개선하는 방법
누구나 ‘녹화’ 버튼을 누르기만 하면 쉽게 지식을 공유할 수 있도록 도와주세요
CEO부터 여름 인턴에 이르기까지, Panopto의 사용하기 쉬운 동영상 및 화면 레코더로 직원들은 멀티 카메라 동영상 프레젠테이션, 동영상 튜토리얼, 사용법 안내, 온라인 회의, 동영상 문서, 시연, 설명 동영상, 교육 세션 등을 노트북이나 스마트폰만으로 신속하게 녹화해 회사 누구에게나 전문 지식을 전할 수 있습니다.
지식을 습득하고 답을 찾는 데 드는 시간과 노력을 줄이세요.
직원들은 생산성을 유지하고 최선을 다하기 위해 필요한 답을 빨리 찾고 싶어 합니다. Panopto는 방대한 동영상 지식 자산을 한곳에 모으고 검색해 정보를 즉시 찾도록 돕습니다. Panopto로 녹화한 모든 회의와 동영상은 자동으로 업로드되고 스크립트가 생성돼, 발언과 화면의 내용을 모두 검색할 수 있습니다. Panopto는 동영상 검색을 15개 언어로 지원합니다. Panopto를 Slack, Salesforce, 콘텐츠 관리 시스템(CMS), 학습 관리 시스템(LMS) 등과 연동하면 직원들은 업무를 하는 곳에서 동영상을 검색하고 시청하고 공유할 수 있습니다.
Panopto는 다음 기능으로 동영상의 세부 정보를 빠르게 확인하도록 돕습니다.
- 시청자가 긴 회의나 동영상을 훑어보고 원하는 부분으로 바로 이동할 수 있도록 클릭 가능한 요약본을 자동으로 생성합니다
- 동영상 섬네일을 추가하여 시청자가 슬라이드나 기타 시각 자료에서 정보를 빠르게 파악할 수 있도록 합니다
- 동영상에 자동으로 자막을 생성하여 특히 모국어가 아닌 언어로 된 콘텐츠를 시청하는 시청자들의 이해를 돕습니다
- 콘텐츠 제작자는 시청자가 동영상에서 바로 열거나 다운로드할 수 있는 링크, 문서, 프레젠테이션 슬라이드 등을 삽입할 수 있습니다
- 동영상 내의 시간 표시가 된 댓글과 토론은 시청자들에게 최신 정보와 추가적인 통찰력을 제공할 수 있으며 시청자들도 직접 댓글을 남길 수 있습니다
- 동영상 태그는 시청자에게 추가 정보를 확인할 수 있는 관련 콘텐츠로 이동하는 링크를 제공합니다
YouTube 같은 동영상 포털로 온라인에서도 교류하며 지식을 공유하세요
Panopto에서는 원격 근무자가 온디맨드 동영상으로 동료의 모습을 보고 목소리를 들으며 배울 수 있습니다. YouTube처럼 조직 내 전문가들과 교류하고 인맥을 넓힐 기회도 생깁니다. Panopto의 동영상 포털과 인터랙티브 플레이어에서 동영상에 댓글을 남기고 토론하거나, 동료·분야 전문가·태그를 구독하고 시청한 동영상에 평점을 매길 수 있습니다.
게다가 지식과 정보를 공유하는 사용자는 동영상에 태그를 지정하여 조직 내에서 더 잘 노출되도록 할 수 있으며 자신의 콘텐츠에 대한 상세한 시청 분석 데이터를 확인할 수 있어 지식과 아이디어의 가치를 더욱 명확히 파악할 수 있습니다. 궁극적으로 Panopto의 동영상 플랫폼은 직원들이 지속적으로 지식을 공유하도록 설계되었습니다.
정보 단절을 최소화하고 부서 간 인사이트를 최대한 발견하세요
무엇을 모르는지조차 모를 때가 있습니다. Panopto는 조직의 정보 단절을 해소해 원격 근무자가 다른 부서와 팀의 상황을 쉽게 파악하도록 돕습니다. 관리자는 조직 곳곳의 지식 자료와 유익한 소식을 선별해 직원의 동영상 포털 홈에 표시할 수 있습니다. 리더도 구독과 태그로 부서별 동영상 콘텐츠를 모아 새 사업, 혁신, 성과물, 목표 달성 현황 등을 다른 구성원에게 계속 알릴 수 있습니다.
기밀 지식과 정보도 누가 볼지 걱정하지 않고 동영상으로 쉽게 기록하고 공유할 수 있습니다. 개별 동영상, 폴더, 전체 지식 라이브러리에 세밀하게 권한을 설정하면 Panopto는 시청 권한이 있는 사용자에게만 검색과 탐색 결과를 표시합니다. 동영상 지식베이스의 모든 녹화본은 기본적으로 비공개이며 안전하게 보호되므로 민감한 콘텐츠의 외부 유출도 걱정할 필요가 없습니다.
지식 공유 방식을 분석하고 배워보세요
Panopto의 종합적인 동영상 분석 기능을 활용하면 지식 관리자 및 기타 비즈니스 리더는 조직, 부서, 개인별 지식 공유 행동을 파악하는 데 유용한 정보를 얻을 수 있습니다. 또한 동영상 분석 데이터를 활용하여 회사의 민첩성과 성공을 이끌어낼 지식 공유 행동에 보상을 제공하고 그 행동을 강화할 수 있습니다. 심지어 동영상 시청 데이터를 LMS로 전송할 수도 있습니다.
