Führungskräfte haben in den letzten Jahrzehnten verschiedene strategische Maßnahmen ergriffen, um die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch zwischen ihren Mitarbeitern zu verbessern. Von Großraumbüros und Brown-Bag-Lunches bis hin zu Content-Management-Systemen und digitalen Kommunikationstechnologien entwickeln sich die Strukturen des Wissensmanagements weiter mit dem Ziel, das institutionelle Wissen zu erhalten und den richtigen Personen die richtigen Informationen zur richtigen Zeit zukommen zu lassen.

Die jüngste pandemiebedingte Verlagerung zu remote work fügt einem bekannten Problem eine neue Wendung hinzu: Wie kann Wissen effizient erfasst und geteilt werden, damit Informationen nahtlos durch eine geografisch verteilte Belegschaft fließen können.

Angesichts verteilter Teams, die sich nur noch über Videokonferenzen sehen, machen sich Führungskräfte Sorgen, dass Remote-Arbeit eine erhebliche Gefahr für den Wissensaustausch im Unternehmen darstellt.

Warum Wissensmanagement in einer Remote-Arbeitsumgebung von entscheidender Bedeutung ist

Die Natur der Telearbeit bringt neue Komplexität in den Wissensfluss - Menschen, Informationen und Ressourcen werden sowohl physisch als auch digital verstreut, was es für andere schwierig macht, Informationen leicht zu finden und zu erwerben. Stillschweigendes Wissen, das wertvolle Erfahrungs- und Intuitionswissen der Mitarbeiter, ist noch schwieriger zu erfassen und über verteilte Teams hinweg zu teilen. Und wenn wichtige Erkenntnisse im Moment des Bedarfs nicht zur Verfügung stehen, beeinträchtigt dies die Produktivität und die Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Völlig entfernte Teams verpassen auch Gelegenheiten zum ungeplanten kollaborativen Austausch, die in einem physischen Büro organisch auftreten - es gibt niemanden, der in der Nähe sitzt, an den man sich für eine schnelle Diskussion oder einen Rundgang wenden kann, keine philosophischen Gespräche während des Mittagessens und keine Gespräche mit einem Kollegen in einer anderen Abteilung, während man an seinem Schreibtisch darauf wartet, dass ein Konferenzraum frei wird. 

Der Wissensfluss von Peer zu Peer, der nicht nur die Produktivität steigert, sondern auch kontinuierliches Lernen und schnelle Anpassung unterstützt, geht in einer Remote-Arbeitsumgebung verloren. Und der Verlust der zwanglosen Zusammenarbeit, zusammen mit dem erhöhten Zeit- und Arbeitsaufwand für das Aufspüren von Informationen, kann dazu führen, dass sich Remote-Mitarbeiter nicht mehr engagieren, da sie sich zunehmend isoliert und frustriert fühlen.

Die Kosten für ineffizienten Wissensaustausch

Der Wert des Wissensaustauschs ist schwer zu messen und wird oft übersehen, aber dank einer erstmals durchgeführten Studie über Wissen und Produktivität am Arbeitsplatzhaben wir ein besseres Verständnis dafür, wie sich Wissensmanagementpraktiken wirklich auf ein Unternehmen auswirken. 

Kürzlich befragten Panopto und YouGov 1.001 amerikanische Angestellte aus verschiedenen Branchen, um herauszufinden, wie sich der Zugang zu institutionellem Wissen, oder dessen Fehlen, auf die tägliche Arbeit auswirkt. Die Ergebnisse waren erschütternd.

Unternehmen jeder Größe verschwenden jedes Jahr Millionen von Dollar durch ineffizienten Austausch von Wissen und Informationen. In einem Unternehmen mit 5.000 Mitarbeitern wird geschätzt, dass 13,3 Mio. $ gehen jährlich verloren auf schlechte Praktiken beim Wissensaustausch, die den Mitarbeitern nicht helfen, schnell Antworten zu finden, wenn sie sie brauchen. In einer Organisation mit mehr als 100.000 Mitarbeitern springt diese Zahl auf $265M pro Jahr.

Verwenden Sie unseren Rechner, um herauszufinden, wie viel Ihr Unternehmen jedes Jahr verliert zu ineffizienten Praktiken beim Wissensaustausch >>

 

Die Zeit, die Mitarbeiter im Durchschnitt pro Woche mit Warten oder Suchen nach Informationen verbringen, sowie die Zeit, die für doppelte Arbeit aufgewendet wird, summiert sich schnell in einem Unternehmen. Viele Mitarbeiter verbringen etwa die Hälfte ihrer Arbeitswoche damit, weit weniger produktiv zu sein, als sie es sein könnten, wenn ihre Organisationen bessere Wissensmanagement-Strukturen hätten:

  • Mitarbeiter verbringen durchschnittlich 5 Stunden pro Woche die nur darauf warten, mit einem Kollegen in Kontakt zu treten, der über einzigartiges Wissen verfügt, das sie brauchen.
  • Mitarbeiter berichten, dass sie im Durchschnitt über 8 Stunden pro Woche - ein ganzer Arbeitstag - die Suche nach und der Erwerb von Wissen.
  • Mitarbeiter berichteten, dass sie fast 6 Stunden pro Woche "Das Rad neu erfinden" und die Arbeit anderer Leute duplizieren. Fast 1 von 3 gibt an, dass sie jede Woche mehr als 6 Stunden mit redundanten Aufgaben verbringen.

 

Warum Wissensmanagement in einer Remote-Arbeitsumgebung von entscheidender Bedeutung ist

 

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Wissensmanagement für eine dezentrale Belegschaft neu denken

Wissen war und wird auch in Zukunft ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal sein, wenn es um die Leistung eines Unternehmens geht. Und neue Arbeitsweisen fordern Unternehmen heraus, ihre Herangehensweise an Lernen und Wissensmanagement zu überdenken. 

Viele Unternehmen verfügen heute bereits über Systeme, um die Interaktionen zwischen Menschen und Technologie so zu gestalten, dass der Informationsfluss verbessert und das Wissen im gesamten Unternehmen gesteigert wird. Kollaborationsplattformen, Messaging-Apps, Content-Management-Systeme, speziell entwickelte Wissensmanagementsysteme und Anreizprogramme für Mitarbeiter sind oft wichtige Bestandteile von Strukturen zur gemeinsamen Nutzung von Wissen, mit denen Unternehmen die folgenden Ziele erreichen können:

  • Wissen erfassen 
  • Zugang zu Wissen erhöhen 
  • Förderung einer Kultur des Wissensaustauschs
  • Wissen als Asset verwalten

Grundsätzlich sind die Ziele des Wissensmanagements in jeder Arbeitsumgebung die gleichen, daher lohnt es sich zu untersuchen, warum so viele Organisationen, die auf Remote-Arbeit umgestellt haben, den Wissensfluss in dieser neuen Umgebung leiden sehen.

4 Gründe, warum der Wissensaustausch in Remote-Teams scheitert

Schwächen in Wissenssystemen mögen in einer Büroumgebung weniger auffällig sein, wo persönliche soziale Interaktionen die Lücken natürlich überbrücken, aber in einer räumlich getrennten Remote-Umgebung werden diese Schwächen und Ineffizienzen problematischer. Hier ist der Grund dafür:

1. Soziale Reibung

Sozial weit entfernte Mitarbeiter führen naturgemäß weniger Aktivitäten durch, die die Verbreitung von Wissen fördern. Der Verlust von regelmäßigen persönlichen Interaktionen schafft soziale Reibung Das kann dazu führen, dass Mitarbeiter zögern, ihr eigenes persönliches Wissen mitzuteilen oder ihre Kollegen um Hilfe zu bitten - sei es aus mangelndem Vertrauen, aus Einschüchterung, aus der Sorge, Schwäche zu zeigen, oder aus der Rationalisierung, dass ein bestimmtes Problem die wertvolle Zeit eines anderen nicht wert ist. 

2. Der 'Silo-Effekt'

Eine groß angelegte Verlagerung zur Telearbeit schrumpft organisatorische Netzwerke da Mitarbeiter die Kommunikation mit ihren unmittelbaren Teamkollegen bevorzugen und sich weniger mit Kollegen austauschen, mit denen sie nicht regelmäßig zusammenarbeiten. Wenn Daten und Dokumentationen nicht digital in einem Unternehmen zentralisiert sind, können externe Teams möglicherweise nicht einfach auf vorhandenes Wissen zugreifen - wenn sie überhaupt wissen, dass es existiert. Letztlich führt der Mangel an Kommunikation und Informationsaustausch zwischen Abteilungen und Teams zu einem schädlichen Silo-Effekt, der die Produktivität mindert und Innovationen hemmt.

3. Erfasstes Wissen ist unvollständig oder wird gar nicht erfasst

Wissen wird oft in Meetings und Präsentationen geteilt, die Folien, Tabellen und andere schriftliche Dokumente enthalten, die digital gespeichert und geteilt werden können, um später einfach nachschlagen zu können, wenn jemand sein Gedächtnis auffrischen muss. Aber diese unterstützenden Dateien sind ohne die begleitende Präsentation unvollständig und viele Mitarbeiter werden zusätzliche Zeit damit verbringen, Informationen von entfernten Kollegen aufzuspüren, um die Lücken zu füllen, wenn sie Antworten benötigen.

Die Isolation und sporadische Interaktion mit Teamkollegen, die in einer Remote-Arbeitsumgebung üblich ist, kann auch dazu führen, dass die Mitarbeiter den Wert ihres eigenen Fachwissens nicht erkennen. Wenn sie nicht ausdrücklich um Hilfe gebeten oder gebeten werden, ihr Wissen mit anderen zu teilen, kommt ihnen vielleicht nie in den Sinn, dass sie sich die Zeit nehmen, ihr Wissen zu erfassen und zu kommunizieren, um anderen im Unternehmen zu helfen.

4. Wissensressourcen werden verstreut und unorganisiert

Das Kuratieren und Kodieren von Wissensressourcen beginnt immer mit den besten Absichten, aber Organisationen enden häufig mit mehreren Wissensrepositorien, die von verschiedenen Teams und Abteilungen auf unterschiedliche Weise genutzt werden. Auch wenn es eine Fülle von Wissensbeständen gibt, die die Mitarbeiter unterstützen könnten, sind diese möglicherweise schwer zu finden, schwer zugänglich oder sogar veraltet. Die Umstellung auf Remote-Arbeit mit unorganisierten und unverbundenen Wissensbeständen beeinträchtigt nicht nur den Wissensfluss im gesamten Unternehmen, sondern trägt auch dazu bei, dass sich Remote-Mitarbeiter frustriert, unproduktiv und unengagiert fühlen.

Das Geheimnis, wie man den Wissensfluss über eine verteilte Belegschaft hinweg aufrechterhält

Wissensmanagement ist die Praxis der Verbindung von Mitarbeitern mit durchsuchbaren Wissensbeständen und der Verbindung von Menschen zum Wissensaustausch. Wenn Sie Ihren verteilten Mitarbeitern unabhängig von ihrer Zeitzone oder ihrem Standort Menschen und deren Wissen zur Verfügung stellen müssen, gibt es keine bessere Lösung als eine durchsuchbare Video-Wissensbasis.

Sie kennen das Sprichwort: "Ein Bild sagt mehr als tausend Worte". Nun, laut Forrester Forschungist ein einminütiges Video wert 1,8 Millionen Wörter

Die Aufzeichnung eines Videos erleichtert es den Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen, in viel kürzerer Zeit zu zeigen, was sie wissen, als es die Erstellung eines umfassenden Dokuments mit der gleichen Informationsmenge erfordert. Durch einfaches Drücken von "Aufnahme" bei einer Videokonferenz können Teams auch Wissen im Handumdrehen erfassen und archivieren. Und mit innovativen Tools zum Suchen und Finden von Videos ist es für Remote-Mitarbeiter genauso einfach, Antworten tief in einem Video zu finden, wie es wahrscheinlich ist, dass sie im täglichen Arbeitsablauf neue Ideen und Informationen entdecken.

Ein Video-Plattform wie Panopto lässt sich problemlos in Content-Management- und Collaboration-Tools integrieren, so dass Sie ein videobasiertes Ökosystem für den Wissensaustausch schaffen können, das dabei hilft, die einzigartigen Herausforderungen des Wissensaustauschs in einer entfernten Arbeitsumgebung zu bewältigen. Videobasierte Wissensressourcen stellen Ihre Mitarbeiter und deren Fachwissen in den Mittelpunkt, was die sozialen Verbindungen zwischen räumlich entfernten Teams fördert, die Arbeitsmoral und Produktivität steigert und außerdem dafür sorgt, dass Wissen und Informationen jederzeit leicht zu finden sind.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie die sichere Videoplattform von Panopto nutzen können, um einen effektiven und effizienten Wissensaustausch in entfernten Teams zu ermöglichen. 

Wie Sie On-Demand-Videos zur Verbesserung des Wissensaustauschs per Fernzugriff nutzen können

Ermöglichen Sie es jedem, Wissen zu teilen, indem Sie einfach "Aufnahme" drücken.

Vom CEO bis zum Sommerpraktikanten, Panoptos einfach zu bedienende Video- und Bildschirmrekorder ermöglicht es Mitarbeitern, schnell Videopräsentationen mit mehreren Kameras aufzunehmen, Video-Tutorials, Anleitungen, Online-MeetingsSie können mit ihrem Laptop oder Smartphone Videodokumentationen, Demonstrationen, Erklärungen, Schulungen und vieles mehr erstellen und so ihr persönliches Fachwissen für jeden im Unternehmen sichtbar machen.

Ermöglichen Sie es jedem, Wissen zu teilen, indem Sie einfach "Aufnahme" drücken.

 

Besuchen Sie Panopto Express und sehen Sie, wie einfach es ist, aufzuzeichnen, was Sie wissen. Wenn Sie mit der Aufnahme fertig sind, klicken Sie auf "An Panopto senden" und laden Sie Ihre Kollegen per E-Mail ein, die Aufnahme anzusehen.

Starten Sie eine Aufnahme >>

 

Verringern Sie den Zeit- und Arbeitsaufwand, um Wissen zu erwerben und Antworten zu finden. 

Ihre Mitarbeiter wollen den schnellsten Weg zu den Antworten, die sie brauchen, damit sie produktiv bleiben und ihre beste Arbeit leisten können. Panopto hilft Ihrem Unternehmen, robuste videobasierte Wissensbestände zu zentralisieren und zu durchsuchen, sodass Informationen sofort gefunden werden können. Jedes Meeting oder Video, das Ihre Mitarbeiter mit Panopto aufnehmen, wird automatisch hochgeladen und für die Suche transkribiert, so dass alles, was auf dem Bildschirm gesagt oder gezeigt wird, durchsuchbar ist. Panopto unterstützt außerdem Videointerne Suche in fünfzehn Sprachen. Und wenn Sie Panopto in andere Geschäftssysteme wie Slack, Salesforce, Ihr Content Management System (CMS) oder Ihr Learning Management System (LMS) integrieren, können Mitarbeiter Videos suchen, ansehen und teilen, wo immer sie arbeiten.

Panopto wertet Videoinhalte auf andere Weise auf, um die schnelle Extraktion von Details zu erleichtern:

  • Erstellt automatisch eine anklickbare Zusammenfassung, damit Betrachter ein längeres Meeting oder Video überfliegen und überspringen können 
  • Fügt visuelle Miniaturansichten des Videos hinzu, die es dem Betrachter auch ermöglichen, schnell Informationen aus Folien oder anderem Bildmaterial zu extrahieren 
  • Automatische Untertitel für Videos, um das Verständnis zu unterstützen, insbesondere für Betrachter, die Inhalte ansehen, die nicht in ihrer Muttersprache präsentiert werden
  • Ersteller von Inhalten können Links, Dokumente, Präsentationsfolien und mehr einbetten, auf die die Zuschauer direkt im Video zugreifen oder sie herunterladen können
  • Mit Zeitstempeln versehene Kommentare und Diskussionen innerhalb eines Videos können den Zuschauern aktuelle Informationen und zusätzliche Einblicke liefern - die Zuschauer können sogar selbst Kommentare hinterlassen
  • Video-Tags bieten dem Betrachter einen klickbaren Link zu verwandten Inhalten, die zusätzliche Informationen offenbaren können

 

Panopto wertet Videoinhalte auf, um Details schneller zu extrahieren

 

Machen Sie virtuellen Wissensaustausch sozial mit einem YouTube-ähnlichen Videoportal. 

Zusätzlich zum Lernen von Kollegen, die sie in On-Demand-Videos sehen und hören können, bietet Panopto den Mitarbeitern neue Möglichkeiten, ihre sozialen Netzwerke zu erweitern und sich mit Experten im gesamten Unternehmen auszutauschen, ähnlich wie auf YouTube. Über das Videoportal und den interaktiven Videoplayer von Panopto können Mitarbeiter Kommentare und Diskussionen innerhalb von Videos führen, Kollegen und Fachexperten abonnieren, Tags abonnieren und sogar die Videos, die sie sich ansehen, bewerten. 

Darüber hinaus können diejenigen, die Wissen und Informationen weitergeben, ihre Videos mit Tags versehen, um sie innerhalb der Organisation sichtbarer zu machen, und sie können detaillierte Betrachtungsanalysen für ihre Inhalte einsehen, was den Wert ihres Wissens und ihrer Ideen greifbarer macht. Letztendlich ist die Videoplattform von Panopto darauf ausgelegt, Ihre Mitarbeiter in einen kontinuierlichen Kreislauf des Wissensaustauschs einzubinden.

Machen Sie virtuellen Wissensaustausch sozial mit einem YouTube-ähnlichen Videoportal.

 💡  Erfahren Sie, wie Ingersoll Rand Panopto einsetzt, um Wissen und Informationen schnell zu teilen.

Sehen Sie die Fallstudie >>

 

Minimieren Sie Informationssilos und maximieren Sie die Entdeckung von abteilungsübergreifenden Erkenntnissen. 

Sie wissen nicht, was Sie nicht wissen. Panopto hilft Ihrem Unternehmen, Informationssilos aufzubrechen, damit Mitarbeiter an anderen Standorten leichter erfahren können, was in anderen Abteilungen und Teams passiert. Administratoren können Inhalte kuratieren, um Wissensressourcen und informative Mitteilungen aus dem gesamten Unternehmen hervorzuheben, die direkt auf der Startseite des Videoportals der Mitarbeiter erscheinen. Führungskräfte können außerdem Abonnements und Tags nutzen, um Video-Content-Streams aus ihren Abteilungen zu erstellen, die andere über Initiativen, Innovationen, Ergebnisse, Fortschritte bei der Zielerreichung und mehr auf dem Laufenden halten.

Vertrauliches videobasiertes Wissen und Informationen können ebenso einfach erfasst und weitergegeben werden, ohne dass Sie sich Gedanken darüber machen müssen, wer sie sehen könnte. Mit fein abgestuften Steuerelementen für die Berechtigung, die für einzelne Videos, Ordner und Ihre gesamte Wissensbibliothek festgelegt werden können, gibt Panopto Videoinhalte über die Suche und Erkennung nur an Benutzer weiter, die eine Ansichtsberechtigung haben - jede Aufzeichnung in Ihrer Video-Wissensdatenbank ist standardmäßig privat und sicher, sodass Sie sich auch keine Sorgen machen müssen, dass sensible Videoinhalte außerhalb Ihres Unternehmens durchsickern.

Analysieren Sie das Verhalten beim Wissensaustausch und lernen Sie daraus. 

Panoptos umfassende Suite von Video-Analytik bietet Wissensmanagern und anderen Unternehmensführern wertvolle Informationen, die das Verhalten bei der gemeinsamen Nutzung von Wissen auf Unternehmens-, Abteilungs- und individueller Ebene aufzeigen. Videoanalysedaten können auch dazu verwendet werden, das Verhalten beim Wissensaustausch zu belohnen und zu verstärken, das Ihr Unternehmen agil und erfolgreich macht. Sie können sogar Daten zur Videoanzeige an Ihr LMS senden.

Analysieren Sie das Verhalten beim Wissensaustausch und lernen Sie daraus.

Mit Panopto gewinnen Sie neue und umsetzbare Erkenntnisse darüber, wie Wissen genutzt wird und wie es sich auf Ihr Unternehmen auswirkt.

 

 

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