Unternehmensleiter haben in den letzten Jahrzehnten verschiedene strategische Maßnahmen ergriffen, um die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch zwischen ihren Mitarbeitern zu verbessern. Von Großraumbüros und "Brown-Bag-Lunches" bis hin zu Content-Management-Systemen und digitalen Kommunikationstechnologien entwickeln sich die Strukturen des Wissensmanagements weiter mit dem Ziel, das institutionelle Wissen zu erhalten und den richtigen Personen die richtigen Informationen zur richtigen Zeit zukommen zu lassen.

Die durch die Pandemie ausgelöste Verlagerung der Arbeit an entfernten Standorten stellt ein altbekanntes Problem in ein neues Licht: die effiziente Erfassung und Weitergabe von Wissen, damit der Informationsfluss innerhalb einer geografisch verstreuten Belegschaft reibungslos funktioniert.

Angesichts verteilter Teams, die sich nur noch über Videokonferenzen sehen, befürchten Unternehmensleiter, dass die Fernarbeit den Wissensaustausch im gesamten Unternehmen erheblich gefährdet.

Warum Wissensmanagement in einer Fernarbeitsumgebung von entscheidender Bedeutung ist

Das Wesen der Telearbeit macht den Wissensfluss noch komplexer: Menschen, Informationen und Ressourcen sind sowohl physisch als auch digital verstreut, was es anderen erschwert, Informationen leicht zu finden und zu beschaffen. Stillschweigendes Wissen, das wertvolle Erfahrungs- und Intuitionswissen der Mitarbeiter, ist noch schwieriger zu erfassen und über verteilte Teams hinweg zu teilen. Und wenn wichtige Erkenntnisse im Moment des Bedarfs nicht zur Verfügung stehen, wirkt sich das negativ auf die Produktivität und die Zufriedenheit der Mitarbeiter aus.

Völlig dezentral arbeitende Teams verpassen auch Gelegenheiten zum ungeplanten kollaborativen Austausch, die sich in einem physischen Büro organisch ergeben - es gibt niemanden in der Nähe, an den man sich für eine schnelle Diskussion oder einen Rundgang wenden kann, keine philosophischen Gespräche während des Mittagessens und keine Gespräche mit einem Kollegen in einer anderen Abteilung, während man an seinem Schreibtisch darauf wartet, dass ein Konferenzraum frei wird. 

Der Wissensfluss von Kollegen zu Kollegen, der nicht nur die Produktivität steigert, sondern auch das kontinuierliche Lernen und die schnelle Anpassung unterstützt, geht in einer entfernten Arbeitsumgebung verloren. Und der Verlust der zwanglosen Zusammenarbeit sowie der erhöhte Zeit- und Arbeitsaufwand für das Aufspüren von Informationen kann dazu führen, dass sich Mitarbeiter an entfernten Standorten nicht mehr engagieren, da sie sich zunehmend isoliert und frustriert fühlen.

Die Kosten eines ineffizienten Wissensaustauschs

Der Wert des Wissensaustauschs ist vielleicht schwer zu messen und wird oft übersehen, aber dank einer erstmals durchgeführten Studie über Wissen am Arbeitsplatz und Produktivitäthaben wir ein besseres Verständnis dafür, wie sich Wissensmanagementpraktiken wirklich auf ein Unternehmen auswirken.

Kürzlich befragten Panopto und YouGov 1.001 amerikanische Arbeitnehmer aus verschiedenen Branchen, um herauszufinden, wie sich der Zugang zu institutionellem Wissen - oder dessen Fehlen - auf die tägliche Arbeit auswirkt. Die Ergebnisse waren erschütternd.

Unternehmen jeder Größe verschwenden jedes Jahr Millionen von Dollar durch ineffizienten Austausch von Wissen und Informationen. In einem Unternehmen mit 5.000 Mitarbeitern gehen schätzungsweise 13,3 Millionen Dollar jährlich verloren gehen durch schlechte Praktiken beim Wissensaustausch verloren gehen, die den Mitarbeitern nicht helfen, schnell Antworten zu finden, wenn sie sie brauchen. In einer Organisation mit mehr als 100.000 Mitarbeitern steigt diese Zahl auf 265 Millionen Dollar pro Jahr.

Nutzen Sie unseren Rechner, um herauszufinden, wie viel Ihr Unternehmen jedes Jahr verliert durch ineffiziente Praktiken beim Wissensaustausch verliert >>

 

Die Zeit, die Mitarbeiter im Durchschnitt pro Woche mit Warten oder Suchen nach Informationen verbringen, sowie die Zeit, die für Doppelarbeit aufgewendet wird, summiert sich in einem Unternehmen schnell. Viele Mitarbeiter verbringen etwa die Hälfte ihrer Arbeitswoche damit, weit weniger produktiv zu sein, als sie es sein könnten, wenn ihr Unternehmen über bessere Wissensmanagementstrukturen verfügen würde:

• Die Mitarbeiter verbringen durchschnittlich 5 Stunden pro Woche nur darauf zu warten, mit einem Kollegen in Kontakt zu treten, der über einzigartiges Wissen verfügt, das sie benötigen.
• Die Arbeitnehmer geben an, dass sie durchschnittlich über 8 Stunden pro Woche - einen ganzen Arbeitstag - mit der Suche nach und dem Erwerb von Wissen.
• Die Mitarbeiter gaben an, dass sie fast 6 Stunden pro Woche "das Rad neu zu erfinden" und die Arbeit anderer zu wiederholen. Fast jeder Dritte gibt an, dass er jede Woche mehr als 6 Stunden für überflüssige Aufgaben aufwendet.

 

 

Laden Sie den Bericht über Wissen und Produktivität am Arbeitsplatz herunter >>

 

Überarbeitung des Wissensmanagements für Fernarbeitskräfte

Wissen ist und bleibt ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal, wenn es um die Leistung eines Unternehmens geht. Und neue Arbeitsweisen fordern die Unternehmen heraus, ihren Ansatz in Bezug auf Lernen und Wissensmanagement zu überdenken. 

Viele Unternehmen verfügen heute bereits über Systeme, um die Interaktion zwischen Menschen und Technologie so zu gestalten, dass der Informationsfluss verbessert und das Wissen im gesamten Unternehmen erweitert wird. Kollaborationsplattformen, Messaging-Apps, Content-Management-Systeme, speziell entwickelte Wissensmanagementsysteme und Anreizprogramme für Mitarbeiter sind oft wichtige Bestandteile von Strukturen für den Wissensaustausch, mit denen Unternehmen die folgenden Ziele erreichen können:

• Wissen einfangen 
• Verbesserung des Zugangs zu Wissen 
• Förderung einer Kultur des Wissensaustauschs
• Wissen als Kapital verwalten

Im Grunde genommen sind die Ziele des Wissensmanagements in jeder Arbeitsumgebung die gleichen. Es lohnt sich also zu untersuchen, warum so viele Unternehmen, die auf Telearbeit umgestiegen sind, feststellen, dass der Wissensfluss in diesem neuen Umfeld leidet.

4 Gründe, warum der Wissensaustausch in Remote-Teams scheitert

Schwachstellen in Wissenssystemen mögen in einer Büroumgebung, in der persönliche soziale Interaktionen die Lücken auf natürliche Weise überbrücken, weniger auffällig sein, aber in einer räumlich getrennten Remote-Umgebung werden diese Schwächen und Ineffizienzen problematischer. Hier ist der Grund dafür:

1. Soziale Reibung

Sozial weit entfernte Arbeitnehmer nehmen naturgemäß an weniger Aktivitäten teil, die die Verbreitung von Wissen fördern. Der Verlust regelmäßiger persönlicher Interaktionen schafft soziale Reibung die dazu führen können, dass Mitarbeiter zögern, ihr persönliches Wissen weiterzugeben oder ihre Kollegen um Hilfe zu bitten - sei es aus mangelndem Vertrauen, aus Einschüchterung, aus der Sorge, Schwäche zu zeigen, oder aus der Überlegung heraus, dass ein bestimmtes Problem die wertvolle Zeit eines anderen nicht wert ist.

2. Der "Silo-Effekt

Eine groß angelegte Verlagerung zur Telearbeit schrumpft das organisatorische Netzwerk da die Mitarbeiter die Kommunikation mit ihren unmittelbaren Teamkollegen bevorzugen und sich weniger mit Kollegen austauschen, mit denen sie nicht regelmäßig zusammenarbeiten. Wenn Daten und Dokumentationen in einem Unternehmen nicht digital zentralisiert sind, können externe Teams nicht ohne weiteres auf vorhandenes Wissen zugreifen - wenn sie überhaupt wissen, dass es existiert. Letztlich führt die fehlende Kommunikation und der mangelnde Informationsaustausch zwischen Abteilungen und Teams zu einem schädlichen Siloeffekt, der die Produktivität beeinträchtigt und die Innovation hemmt.

3. Das erfasste Wissen ist unvollständig oder wird gar nicht erfasst

Wissen wird oft in Meetings und Präsentationen weitergegeben, die Folien, Kalkulationstabellen und andere schriftliche Dokumente enthalten, die digital gespeichert und weitergegeben werden können, damit man später leicht darauf zurückgreifen kann, wenn jemand sein Gedächtnis auffrischen muss. Diese Dateien sind jedoch ohne die begleitende Präsentation unvollständig, und viele Mitarbeiter verbringen zusätzliche Zeit damit, Informationen von entfernten Kollegen aufzuspüren, um die Lücken zu füllen, wenn sie Antworten benötigen.

Die Isolation und sporadische Interaktion mit Teamkollegen, die in einer entfernten Arbeitsumgebung üblich sind, kann auch dazu führen, dass die Mitarbeiter den Wert ihres eigenen Fachwissens nicht erkennen. Wenn sie nicht ausdrücklich um Hilfe gebeten oder gebeten werden, ihr Wissen weiterzugeben, kommen sie vielleicht nie auf die Idee, dass die Zeit, die sie sich nehmen, um ihr Wissen zu erfassen und weiterzugeben, anderen innerhalb des Unternehmens helfen könnte.

4. Wissensressourcen werden verstreut und unorganisiert

Die Kuratierung und Kodifizierung von Wissensressourcen beginnt immer mit den besten Absichten, aber in Unternehmen gibt es häufig mehrere Wissensspeicher, die von verschiedenen Teams und Abteilungen auf unterschiedliche Weise genutzt werden. Auch wenn es eine Fülle von Wissensbeständen gibt, die die Mitarbeiter unterstützen könnten, sind diese möglicherweise schwer zu finden, schwer zugänglich oder sogar veraltet. Die Umstellung auf Telearbeit mit unorganisierten und unzusammenhängenden Wissensbeständen beeinträchtigt nicht nur den Wissensfluss im gesamten Unternehmen, sondern trägt auch dazu bei, dass sich Telearbeiter frustriert, unproduktiv und unengagiert fühlen.

Das Geheimnis, wie man den Wissensfluss in einer verteilten Belegschaft aufrechterhält

Wissensmanagement ist die Praxis der Verbindung von Mitarbeitern mit durchsuchbaren Wissensbeständen und der Verbindung von Menschen zum Wissensaustausch. Wenn Sie Ihren verteilten Mitarbeitern unabhängig von ihrer Zeitzone oder ihrem Standort Menschen und deren Wissen zur Verfügung stellen wollen, gibt es keine bessere Lösung als eine durchsuchbare Video-Wissensdatenbank.

Sie kennen das Sprichwort: "Ein Bild sagt mehr als tausend Worte". Nun, laut Forrester Forschungist ein einminütiges Video mehr wert als 1,8 Millionen Worte.

Die Aufzeichnung eines Videos erleichtert es den Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen, ihr Wissen in viel kürzerer Zeit darzustellen, als dies bei der Erstellung eines umfassenden Dokuments mit der gleichen Informationsmenge der Fall wäre. Durch einfaches Drücken der Aufnahmetaste bei einer Videokonferenz können Teams ihr Wissen im Handumdrehen erfassen und archivieren. Und mit innovativen Tools für die Videosuche und -erkennung ist es für externe Mitarbeiter genauso einfach, Antworten in einem Video zu finden, wie es wahrscheinlich ist, dass sie im Arbeitsalltag neue Ideen und Informationen entdecken.

A Videoplattform wie Panopto lässt sich problemlos in Content-Management- und Collaboration-Tools integrieren, so dass Sie ein videogestütztes Ökosystem für den Wissensaustausch schaffen können, das Ihnen hilft, die besonderen Herausforderungen des Wissensaustauschs in einer entfernten Arbeitsumgebung zu bewältigen. Videobasierte Wissensressourcen stellen Ihre Mitarbeiter und ihr Fachwissen in den Mittelpunkt, was die sozialen Beziehungen zwischen räumlich entfernten Teams fördert, die Arbeitsmoral und Produktivität steigert und dafür sorgt, dass Wissen und Informationen jederzeit leicht zu finden sind.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie die sichere Videoplattform von Panopto nutzen können, um einen effektiven und effizienten Wissensaustausch zwischen entfernten Teams zu ermöglichen. 

Einsatz von On-Demand-Videos zur Verbesserung des Wissensaustauschs per Fernzugriff

Geben Sie jedem die Möglichkeit, Wissen zu teilen, indem Sie einfach auf "Aufnahme" drücken.

Vom CEO bis zum Sommerpraktikanten, Panoptos benutzerfreundlicher Video- und Bildschirmrekorder ermöglicht es Mitarbeitern, schnell Videopräsentationen mit mehreren Kameras aufzuzeichnen, Video-Tutorials, Anleitungen, Online-MeetingsVideokonferenzen, Videodokumentationen, Demonstrationen, Erklärungen, Schulungen und vieles mehr mit ihrem Laptop oder Smartphone aufzeichnen und so ihr persönliches Fachwissen für jeden im Unternehmen sichtbar machen.

 

Besuchen Sie Panopto Express und sehen Sie, wie einfach es ist, das aufzuzeichnen, was Sie wissen. Wenn Sie mit der Aufnahme fertig sind, klicken Sie auf "An Panopto senden" und laden Sie Ihre Kollegen per E-Mail ein, sie anzusehen.

Starten Sie eine Aufnahme >>

 

Verringern Sie den Zeit- und Arbeitsaufwand für den Wissenserwerb und die Suche nach Antworten.

Ihre Mitarbeiter wollen den schnellsten Weg zu den Antworten, die sie brauchen, damit sie produktiv bleiben und ihre beste Arbeit leisten können. Panopto hilft Ihrem Unternehmen, robuste videobasierte Wissensbestände zu zentralisieren und zu durchsuchen, sodass Informationen sofort gefunden werden können. Jedes Meeting oder Video, das Ihre Mitarbeiter mit Panopto aufnehmen, wird automatisch hochgeladen und für die Suche transkribiert, so dass alles, was auf dem Bildschirm gesagt oder gezeigt wird, durchsuchbar ist. Panopto unterstützt außerdem Video-Suche in fünfzehn Sprachen. Und wenn Sie Panopto in andere Geschäftssysteme wie Slack, Salesforce, Ihr Content Management System (CMS) oder Ihr Learning Management System (LMS) integrieren, können Ihre Mitarbeiter Videos überall dort suchen, ansehen und teilen, wo sie gerade arbeiten.

Panopto verbessert die Videoinhalte auf andere Weise, um die schnelle Extraktion von Details zu erleichtern:

• Erstellt automatisch eine anklickbare Zusammenfassung, damit die Zuschauer ein längeres Meeting oder Video überfliegen und überspringen können 
• Fügt visuelle Miniaturansichten des Videos hinzu, die es dem Betrachter ermöglichen, schnell Informationen aus Folien oder anderem Bildmaterial zu entnehmen. 
• Automatische Untertitel für Videos, um das Verständnis zu erleichtern, insbesondere für Zuschauer, die sich Inhalte ansehen, die nicht in ihrer Muttersprache präsentiert werden
• Ersteller von Inhalten können Links, Dokumente, Präsentationsfolien und mehr einbetten, auf die die Zuschauer direkt im Video zugreifen oder sie herunterladen können.
• Mit Zeitstempeln versehene Kommentare und Diskussionen innerhalb eines Videos können den Zuschauern aktuelle Informationen und zusätzliche Einblicke bieten - die Zuschauer können sogar selbst Kommentare hinterlassen
• Video-Tags bieten dem Betrachter einen klickbaren Link zu verwandten Inhalten, die zusätzliche Informationen enthalten können.

 

 

Machen Sie den virtuellen Wissensaustausch mit einem YouTube-ähnlichen Videoportal sozial.

Zusätzlich zum Lernen von Kollegen, die sie in On-Demand-Videos sehen und hören können, bietet Panopto den Mitarbeitern neue Möglichkeiten, ihre sozialen Netzwerke zu erweitern und mit Experten im gesamten Unternehmen in Kontakt zu treten, ähnlich wie auf YouTube. Über das Videoportal und den interaktiven Videoplayer von Panopto können Mitarbeiter Videos kommentieren und diskutieren, sich bei Kollegen und Fachexperten anmelden, Tags abonnieren und sogar die Videos, die sie ansehen, bewerten. 

Darüber hinaus können diejenigen, die Wissen und Informationen weitergeben, ihre Videos mit Tags versehen, um sie innerhalb des Unternehmens besser sichtbar zu machen, und sie können detaillierte Analysen der Aufrufe ihrer Inhalte einsehen, was den Wert ihres Wissens und ihrer Ideen greifbarer macht. Letztendlich ist die Videoplattform von Panopto darauf ausgelegt, Ihre Mitarbeiter in einen kontinuierlichen Kreislauf des Wissensaustauschs einzubinden.

???? Erfahren Sie, wie Ingersoll Rand Panopto nutzt, um Wissen und Informationen schnell weiterzugeben.

Sehen Sie sich die Fallstudie an >>

 

Minimieren Sie Informationssilos und maximieren Sie die Entdeckung von abteilungsübergreifenden Erkenntnissen.

Sie wissen nicht, was Sie nicht wissen. Panopto hilft Ihrem Unternehmen, Informationssilos aufzubrechen, so dass Mitarbeiter an anderen Standorten leichter erfahren können, was in anderen Abteilungen und Teams passiert. Administratoren können Inhalte kuratieren, um Wissensressourcen und informative Mitteilungen aus dem gesamten Unternehmen hervorzuheben, die direkt auf der Startseite des Videoportals der Mitarbeiter erscheinen. Führungskräfte können außerdem Abonnements und Tags nutzen, um Videoinhalte aus ihren Abteilungen zu erstellen, die andere über Initiativen, Innovationen, Ergebnisse, Fortschritte bei der Zielerreichung und vieles mehr auf dem Laufenden halten.

Vertrauliches videobasiertes Wissen und Informationen können genauso einfach erfasst und weitergegeben werden, ohne dass Sie sich Gedanken darüber machen müssen, wer sie sehen könnte. Mit fein abgestuften Berechtigungseinstellungen, die für einzelne Videos, Ordner und Ihre gesamte Wissensbibliothek festgelegt werden können, gibt Panopto Videoinhalte über die Suche und Erkennung nur an Nutzer weiter, die über eine entsprechende Berechtigung verfügen - jede Aufzeichnung in Ihrer Video-Wissensdatenbank ist standardmäßig privat und sicher, sodass Sie sich keine Sorgen machen müssen, dass sensible Videoinhalte nach außen dringen.

Analysieren Sie das Verhalten beim Wissensaustausch und lernen Sie daraus.

Panoptos umfassende Suite von Video-Analyse bietet Wissensmanagern und anderen Führungskräften wertvolle Informationen, die das Verhalten beim Wissensaustausch auf Unternehmens-, Abteilungs- und individueller Ebene aufzeigen. Videoanalysedaten können auch dazu verwendet werden, das Verhalten beim Wissensaustausch zu belohnen und zu verstärken, das Ihr Unternehmen agil und erfolgreich macht. Sie können sogar Daten zur Videoanzeige an Ihr LMS senden.

Mit Panopto gewinnen Sie neue und verwertbare Erkenntnisse darüber, wie Wissen genutzt wird und wie es sich auf Ihr Unternehmen auswirkt.

 

 

Lösen Sie Ihre schwierigsten Wissensmanagement-Herausforderungen.

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