Unternehmensführer haben in den letzten Jahrzehnten verschiedene strategische Maßnahmen ergriffen, um die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch ihrer Mitarbeiter zu verbessern. Von Großraumbüros und informellen Mittagessen bis hin zu Content-Management-Systemen und digitalen Kommunikationstechnologien entwickeln sich Wissensmanagementstrukturen stetig weiter, mit dem Ziel, institutionelles Wissen zu bewahren und sicherzustellen, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit die richtigen Informationen erhalten.

Der durch die jüngste Pandemie bedingte Trend zur Fernarbeit bringt eine neue Wendung in ein bekanntes Problem: Wie lassen sich Kenntnisse effizient erfassen und teilen, damit Informationen reibungslos durch eine geografisch verteilte Belegschaft fließen können?

Da verteilte Teams sich jetzt nur noch über Videokonferenzen sehen, befürchten Führungskräfte, dass die Fernarbeit eine erhebliche Bedrohung für den Wissensaustausch innerhalb ihrer Organisationen darstellt.

Warum Wissensmanagement in einer Remote-Arbeitsumgebung so wichtig ist

Die Natur der Fernarbeit bringt neue Komplexität in den Wissensfluss – Menschen, Informationen und Ressourcen sind sowohl physisch als auch digital verstreut, was es anderen erschwert, Informationen schnell zu finden und zu beschaffen. Implizites Wissen, das wertvolle Erfahrungswissen und die intuitive Kompetenz der Mitarbeitenden, lässt sich noch schwerer erfassen und in verteilten Teams teilen. Und wenn wichtige Erkenntnisse im entscheidenden Moment nicht verfügbar sind, leidet die Produktivität und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erheblich.

Vollständig remote arbeitende Teams verpassen außerdem die Möglichkeit zu ungeplanten kollaborativen Austauschen, die in einem physischen Büro ganz natürlich entstehen – es sitzt niemand in der Nähe, an den man sich für eine kurze Besprechung oder einen Rundgang wenden kann, es gibt keine philosophischen Gespräche beim Mittagessen und kein kurzes Gespräch mit einem Kollegen aus einer anderen Abteilung, während man am Schreibtisch darauf wartet, dass ein Konferenzraum frei wird. 

Der Wissensaustausch unter Kollegen, der nicht nur die Produktivität steigert, sondern auch kontinuierliches Lernen und schnelle Anpassung fördert, geht im Homeoffice verloren. Der Verlust der ungezwungenen Zusammenarbeit sowie der erhöhte Zeit- und Arbeitsaufwand für die Informationsbeschaffung können dazu führen, dass sich Mitarbeiter im Homeoffice zurückziehen, da sie sich zunehmend isoliert und frustriert fühlen.

Die Kosten ineffizienten Wissensaustauschs

Der Wert des Wissensaustauschs ist möglicherweise schwer zu messen und wird oft übersehen, aber dank einer wegweisenden Studie zum Thema Wissen und Produktivität am Arbeitsplatz haben wir ein besseres Verständnis dafür, wie sich Wissensmanagementpraktiken tatsächlich auf ein Unternehmen auswirken.

Kürzlich, Panopto YouGov befragte 1.001 amerikanische Angestellte aus verschiedenen Branchen, um herauszufinden, wie sich der Zugang zu institutionellem Wissen – oder dessen Fehlen – auf die tägliche Arbeit auswirkt. Die Ergebnisse waren verblüffend.

Unternehmen jeder Größe verschwenden jährlich Millionen von Dollar durch ineffizienten Wissens- und Informationsaustausch. In einem Unternehmen mit 5.000 Mitarbeitern gehen schätzungsweise 13,3 Millionen Dollar jährlich durch mangelhafte Wissensaustauschpraktiken verloren, die es den Mitarbeitern erschweren, schnell die benötigten Antworten zu finden. In einer Organisation mit mehr als 100.000 Mitarbeitern steigt diese Summe auf 265 Millionen Dollar pro Jahr.

Nutzen Sie unseren Rechner, um herauszufinden, wie viel Ihr Unternehmen jährlich durch ineffiziente Wissensaustauschpraktiken verliert >>

 

Die Zeit, die Mitarbeiter durchschnittlich pro Woche mit Warten oder der Suche nach Informationen verbringen, sowie die Zeit für die doppelte Bearbeitung von Arbeitsschritten summieren sich in einem Unternehmen schnell. Viele Menschen verbringen etwa die Hälfte ihrer Arbeitswoche damit, deutlich weniger produktiv zu sein, als sie es sein könnten, wenn ihre Unternehmen über bessere Wissensmanagementstrukturen verfügen würden.

• Mitarbeiter verbringen durchschnittlich 5 Stunden pro Woche damit, darauf zu warten, einen Kollegen zu erreichen, der über spezielles Fachwissen verfügt, das sie benötigen.
• Die Mitarbeiter berichten, dass sie durchschnittlich mehr als 8 Stunden pro Woche – einen ganzen Arbeitstag – mit der Suche und dem Erwerb von Wissen verbringen.
• Mitarbeiter berichteten, wöchentlich fast sechs Stunden damit zu verbringen , das Rad neu zu erfinden und die Arbeit anderer zu duplizieren. Fast jeder Dritte gab an, wöchentlich mehr als sechs Stunden mit redundanten Aufgaben zu verbringen.

 

 

Laden Sie den Bericht zu Wissen und Produktivität am Arbeitsplatz herunter >>

 

Wissensmanagement für eine Remote-Belegschaft neu denken

Wissen war und bleibt ein entscheidender Wettbewerbsfaktor für die Leistungsfähigkeit von Organisationen. Neue Arbeitsweisen fordern Unternehmen dazu auf, ihren Ansatz zum Lernen und Wissensmanagement zu überdenken. 

Viele Unternehmen verfügen heute bereits über Systeme, die die Interaktion zwischen Menschen und Technologie so gestalten, dass der Informationsfluss verbessert und das Wissen im gesamten Unternehmen erweitert wird. Kollaborationsplattformen, Messaging-Apps, Content-Management-Systeme, speziell entwickelte Wissensmanagementsysteme und Mitarbeiter-Incentive-Programme sind häufig wichtige Bestandteile von Strukturen zum Wissensaustausch in Organisationen, die es Unternehmen ermöglichen, die folgenden Ziele zu erreichen:

• Wissen erfassen 
• Mehr Zugang zu Wissen 
• Fördern Sie eine Kultur des Wissensaustauschs
• Wissen als Ressource nutzen

Grundsätzlich sind die Ziele des Wissensmanagements in jedem Arbeitsumfeld die gleichen. Daher lohnt es sich zu untersuchen, warum so viele Organisationen, die auf Fernarbeit umgestellt haben, feststellen, dass der Wissensfluss in diesem neuen Umfeld leidet.

4 Gründe, warum der Wissensaustausch in Remote-Teams scheitert

Schwächen in Wissenssystemen fallen in einem Büroumfeld, in dem persönliche soziale Interaktionen die Distanz auf natürliche Weise überbrücken, möglicherweise weniger auf. In einer räumlich getrennten Remote-Umgebung werden diese Schwächen und Ineffizienzen jedoch problematischer. Der Grund dafür ist folgender:

1. Soziale Reibung

Sozial distanzierte Mitarbeiter beteiligen sich naturgemäß weniger an Aktivitäten, die den Wissensaustausch fördern. Der Verlust regelmäßiger persönlicher Kontakte erzeugt soziale Spannungen , die Mitarbeiter davon abhalten können, ihr eigenes Wissen zu teilen oder Kollegen um Hilfe zu bitten – sei es aus Misstrauen, Einschüchterung, der Sorge, Schwäche zu zeigen, oder der Annahme, dass ein bestimmtes Problem die wertvolle Zeit anderer nicht wert sei.

2. Der „Silo-Effekt“

Die großflächige Umstellung auf Telearbeit verkleinert die Organisationsnetzwerke , da Mitarbeitende die Kommunikation mit ihren direkten Teammitgliedern priorisieren und weniger mit Kollegen interagieren, mit denen sie nicht regelmäßig zusammenarbeiten. Sind Daten und Dokumentationen zudem nicht zentral digital im gesamten Unternehmen gespeichert, haben externe Teams möglicherweise keinen einfachen Zugriff auf vorhandenes Wissen – falls sie überhaupt davon wissen. Letztendlich führt der Mangel an Kommunikation und Informationsaustausch zwischen Abteilungen und Teams zu einem schädlichen Silo-Effekt, der die Produktivität mindert und Innovationen hemmt.

3. Das erfasste Wissen ist unvollständig oder gar nicht erfasst.

Wissen wird häufig in Meetings und Präsentationen vermittelt, die Folien, Tabellen und andere schriftliche Dokumente umfassen. Diese können digital gespeichert und später leicht wiedergegeben werden, falls jemand sein Wissen auffrischen muss. Doch diese Begleitdateien sind ohne die zugehörige Präsentation unvollständig, und viele Mitarbeitende verbringen zusätzliche Zeit damit, Informationen von Kollegen an anderen Standorten zu beschaffen, um fehlende Informationen zu ergänzen, wenn sie Antworten benötigen.

Die Isolation und der sporadische Kontakt zu Teammitgliedern, die im Homeoffice üblich sind, können dazu führen, dass Mitarbeitende den Wert ihrer eigenen Expertise und ihres Wissens weniger bewusst wahrnehmen. Solange sie nicht explizit um Hilfe gebeten oder aufgefordert werden, ihr Wissen zu teilen, kommt es ihnen möglicherweise gar nicht in den Sinn, dass es anderen im Unternehmen helfen könnte, wenn sie sich die Zeit nehmen, ihr Wissen zu erfassen und weiterzugeben.

4. Wissensressourcen werden verstreut und unorganisiert.

Die Kuratierung und Kodifizierung von Wissensressourcen beginnt stets mit den besten Absichten, doch häufig verfügen Organisationen letztendlich über mehrere Wissensdatenbanken, die von verschiedenen Teams und Abteilungen unterschiedlich genutzt werden. Obwohl zahlreiche Wissensressourcen vorhanden sein mögen, die Mitarbeitende unterstützen könnten, sind diese oft schwer zu finden, schwer zugänglich oder sogar veraltet. Der Übergang zur Remote-Arbeit mit unorganisierten und unverbundenen Wissensdatenbanken beeinträchtigt nicht nur den Wissensfluss innerhalb der Organisation, sondern trägt auch dazu bei, dass sich Mitarbeitende im Homeoffice frustriert, unproduktiv und demotiviert fühlen.

Das Geheimnis, wie man den Wissensfluss in einer verteilten Belegschaft aufrechterhält

Wissensmanagement ist die Praxis, Mitarbeitende mit durchsuchbaren Wissensressourcen zu verbinden und den Wissensaustausch zwischen Menschen zu fördern. Wenn Sie Ihren verteilten Mitarbeitenden unabhängig von Zeitzone oder Standort jederzeit Zugriff auf ihr Wissen ermöglichen möchten, gibt es keine bessere Lösung als eine durchsuchbare Video-Wissensdatenbank .

Sie kennen sicher das Sprichwort: „Ein Bild sagt mehr als tausend Worte.“ Laut Forrester Research sagt ein einminütiges Video sogar 1,8 Millionen Worte aus .

Videoaufnahmen ermöglichen es Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen, ihr Wissen deutlich schneller zu präsentieren, als es für die Erstellung eines umfassenden Dokuments mit demselben Informationsumfang nötig wäre. Durch einfaches Drücken der Aufnahmetaste in einer Videokonferenz können Teams Wissen im Handumdrehen erfassen und archivieren. Dank innovativer Such- und Analysetools für Videos finden Remote-Mitarbeiter Antworten genauso leicht in Videos wie sie im Arbeitsalltag neue Ideen und Informationen entdecken.

Eine Videoplattform wie Panopto lässt sich nahtlos in Content-Management- und Kollaborationstools integrieren. So entsteht ein videobasiertes Ökosystem für den Wissensaustausch, das die besonderen Herausforderungen der Wissensweitergabe im Homeoffice meistert. Videobasierte Wissensressourcen rücken Ihre Mitarbeiter und deren Expertise in den Mittelpunkt. Das fördert die soziale Vernetzung über räumlich getrennte Teams hinweg, steigert Motivation und Produktivität und macht Wissen und Informationen jederzeit leicht zugänglich.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie es nutzen können. Panopto Die sichere Videoplattform von [Name des Unternehmens] ermöglicht einen effektiven und effizienten Wissensaustausch zwischen verteilten Teams. 

Wie man On-Demand-Videos zur Verbesserung der Wissensvermittlung aus der Ferne nutzen kann

Ermöglichen Sie es jedem, Wissen zu teilen, indem er einfach auf „Aufnahme“ drückt.

Vom CEO bis zum Sommerpraktikanten: Panopto benutzerfreundlicher Video- und Bildschirmrekorder ermöglicht es Mitarbeitern, schnell und einfach mit ihrem Laptop oder Smartphone Videopräsentationen mit mehreren Kameras, Video-Tutorials , Anleitungen, Online-Meetings , Videodokumentationen, Demonstrationen, Erklärvideos, Schulungen und vieles mehr aufzuzeichnen – und so ihr persönliches Fachwissen für alle im Unternehmen sichtbar zu machen.

 

Besuchen Sie Panopto Express und sehen Sie, wie einfach Sie Ihr Wissen aufzeichnen können. Klicken Sie nach der Aufzeichnung auf „An Panopto senden“ und laden Sie Ihre Kollegen per E-Mail ein, die Aufzeichnung anzusehen.

Aufnahme starten >>

 

Reduzieren Sie den Zeit- und Arbeitsaufwand für den Wissenserwerb und die Suche nach Antworten. 

Ihre Mitarbeiter wünschen sich schnellstmöglich die benötigten Informationen, um produktiv zu bleiben und optimale Leistungen zu erbringen. Panopto unterstützt Ihr Unternehmen bei der zentralen Verwaltung und Suche umfangreicher videobasierter Wissensressourcen, sodass Informationen sofort verfügbar sind. Jedes Meeting oder Video, das Ihre Mitarbeiter mit Panopto aufzeichnen, wird automatisch hochgeladen und transkribiert, sodass alles Gesagte und Gezeigte durchsuchbar ist. Panopto unterstützt die Videosuche in fünfzehn Sprachen. Durch die Integration Panopto in andere Geschäftssysteme wie Slack , Salesforce , Ihr Content-Management-System (CMS) oder Ihr Learning-Management-System (LMS) können Ihre Mitarbeiter Videos überall dort suchen, ansehen und teilen, wo sie arbeiten.

Panopto verbessert Videoinhalte auf andere Weise, um Details schneller erfassbar zu machen:

• Erstellt automatisch eine anklickbare Zusammenfassung, damit Zuschauer längere Meetings oder Videos schnell überfliegen und darin navigieren können. 
• Fügt visuelle Vorschaubilder des Videos hinzu, die es den Zuschauern ermöglichen, schnell Informationen aus Folien oder anderen visuellen Darstellungen zu extrahieren. 
• Videos werden automatisch untertitelt, um das Verständnis zu erleichtern, insbesondere für Zuschauer, die Inhalte ansehen, die nicht in ihrer Muttersprache präsentiert werden.
• Content-Ersteller können Links, Dokumente, Präsentationsfolien und mehr einbetten, auf die Zuschauer direkt im Video zugreifen oder die sie herunterladen können.
• Zeitgestempelte Kommentare und Diskussionen innerhalb eines Videos können den Zuschauern aktualisierte Informationen und zusätzliche Einblicke bieten – die Zuschauer können sogar selbst Kommentare hinterlassen.
• Video-Tags bieten den Zuschauern einen anklickbaren Link zu verwandten Inhalten, die zusätzliche Informationen liefern können.

 

 

Gestalten Sie den virtuellen Wissensaustausch sozial mit einem YouTube-ähnlichen Videoportal. 

Zusätzlich zum Lernen von Kollegen, die sie in On-Demand-Videos sehen und hören können. Panopto Bietet Remote-Mitarbeitern neue Möglichkeiten, ihre sozialen Netzwerke auszubauen und mit Experten im gesamten Unternehmen in Kontakt zu treten, ähnlich wie sie es auf YouTube tun können. Panopto Über das Videoportal und den interaktiven Videoplayer können Mitarbeiter Videos kommentieren und Diskussionen innerhalb der Videos führen, Kollegen und Fachexperten abonnieren, Schlagwörter abonnieren und sogar die Videos, die sie ansehen, bewerten. 

Darüber hinaus können diejenigen, die Wissen und Informationen teilen, ihre Videos mit Tags versehen, um sie innerhalb der Organisation besser sichtbar zu machen, und sie können detaillierte Nutzungsstatistiken für ihre Inhalte einsehen, wodurch der Wert ihres Wissens und ihrer Ideen greifbarer wird. Letztendlich Panopto Die Videoplattform von [Name der Plattform] wurde entwickelt, um Ihre Mitarbeiter in einen kontinuierlichen Kreislauf des Wissensaustauschs einzubinden.

????  Erfahren Sie, wie Ingersoll Rand Panopto nutzt, um Wissen und Informationen schnell auszutauschen.

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Informationssilos minimieren und die Gewinnung abteilungsübergreifender Erkenntnisse maximieren. 

Man weiß nicht, was man nicht weiß. Panopto Hilft Ihrem Unternehmen, Informationssilos abzubauen, sodass sich Mitarbeiter im Homeoffice leichter über die Vorgänge in anderen Abteilungen und Teams informieren können. Administratoren können Inhalte kuratieren, um Wissensressourcen und informative Mitteilungen aus dem gesamten Unternehmen hervorzuheben, die direkt auf der Startseite des Videoportals für die Mitarbeiter angezeigt werden. Führungskräfte können zudem Abonnements und Schlagwörter nutzen, um Videostreams ihrer Abteilungen zu erstellen, die andere über Initiativen, Innovationen, Ergebnisse, Fortschritte bei der Zielerreichung und vieles mehr auf dem Laufenden halten.

Vertrauliches, videobasiertes Wissen und Informationen lassen sich genauso einfach erfassen und teilen, ohne dass Sie sich Gedanken darüber machen müssen, wer sie sehen könnte. Dank detaillierter Zugriffssteuerung, die für einzelne Videos, Ordner und Ihre gesamte Wissensbibliothek festgelegt werden kann, Panopto Videoinhalte werden über die Such- und Entdeckungsfunktion nur Benutzern angezeigt, die über die entsprechende Berechtigung verfügen – jede Aufzeichnung in Ihrer Video-Wissensdatenbank ist standardmäßig privat und sicher, sodass Sie sich auch keine Sorgen darüber machen müssen, dass sensible Videoinhalte außerhalb Ihrer Organisation nach außen dringen.

Analysiere und lerne aus dem Wissensaustauschverhalten. 

Panopto umfassende Videoanalyse- Suite liefert Wissensmanagern und anderen Führungskräften wertvolle Informationen über das Wissensaustauschverhalten auf Organisations-, Abteilungs- und individueller Ebene. Die Videoanalysedaten können zudem genutzt werden, um Wissensaustauschverhalten zu fördern und zu belohnen, das Ihr Unternehmen agil und erfolgreich macht. Sie können sogar Videoaufrufdaten an Ihr Lernmanagementsystem (LMS) senden.

Mit Panopto Sie erhalten neue und umsetzbare Erkenntnisse darüber, wie Wissen genutzt wird und wie es sich auf Ihr Unternehmen auswirkt.

 

 

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