Le basi di un riunione capovolta sono semplici: condividere le informazioni in anticipo, concentrarsi sulle decisioni da prendere durante la riunione e seguire con un riepilogo per tenere il team aggiornato e andare avanti. Il successo richiede solo un po' di pianificazione e l'impegno a realizzare una documentazione corretta.

Volete rendere le vostre riunioni ancora più facili? Lo strumento è letteralmente davanti a voi:la webcam del vostro laptop o smartphone.

Il video può essere utilizzato per supportare e semplificare quasi tutti gli aspetti di una riunione capovolta. Due trucchi in particolare vi renderanno la vita molto più facile.

Trucco n. 1: Video di riepilogo della presentazione pre-riunione

Condividere il materiale della riunione in anticipo per permettere al team di rivederlo è essenziale per condurre con successo la riunione. Ma la maggior parte di noi vuole comunque avere l'opportunità di presentare i punti più importanti.

Ecco dove possiamo andare oltre con una best practice delle classi capovolte. La registrazione di un rapido video riassuntivo dei materiali della presentazione, come una semplice cattura dello schermo o con Panopto per catturare le diapositive di PowerPoint e registrare la presentazione,vi dàl'opportunità di fornire un rapido riassunto esecutivo da abbinare ai vostri materiali.

Il video di riepilogo pre-meeting deve essere breve: 3-5 minuti se si prepara una riunione di 30 minuti e 5-7 minuti se si prepara una riunione di un'ora o più. Di norma, gli spettatori si distraggono o si allontanano dopo pochi minuti, quindi dovrete mettere le informazioni più importanti in primo piano ed esporre rapidamente il vostro punto di vista.

Per il pubblico, una breve panoramica video può aiutare a familiarizzare con l'argomento, a fornire un forte punto di riferimento sugli obiettivi della riunione e a stabilire che siete voi a guidare la riunione come dovrebbe.

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Trucco n. 2: riepilogo post-riunione e punti di azione

L'e-mail post-riunione, che identifica i punti d'azione nuovi o rimanenti, le consegne e i punti di responsabilità, è essenziale per mantenere il lavoro in movimento. Ma per trasferire tutto questo dagli appunti alla posta elettronica ci vuole tempo.

Un'opzione migliore? Un video riassuntivo! Quando la riunione si conclude, prendetevi 5 minuti di tempo con la webcam del vostro laptop o smartphone e registratevi per riassumere la discussione e descrivere le decisioni e i passi successivi. E se avete usato una lavagna per prendere appunti, potete anche catturare i dettagli registrati lì.

Una volta terminato, basta caricare il video nella vostra videoteca protetta, condividere il link con il vostro team e tornare al lavoro. Sarete sorpresi di quanto tempo vi farà risparmiare un video di 5 minuti al posto di una normale e-mail.

Date una svolta alla vostra prossima riunione

Il modo in cui si svolgono le riunioni oggi è rotto. Nella maggior parte delle organizzazioni le riunioni sono conferenze guidate da PowerPoint, strutturate in modo da offrire poche opportunità di svolgere un lavoro reale e prendere decisioni reali.

Ma c'è un'alternativa. L'incontro capovolto, pioniere di aziende innovative come Amazon e LinkedIn, e costruito sul modello della flipped classroom (classe capovolta) che è stato diffuso nelle università di tutto il Paese e di tutto il mondo.

L'approccio della riunione capovolta è rivoluzionario nella sua semplicità:

• Condividere la presentazione informativa prima della riunione, in modo che i partecipanti siano informati in anticipo.
• Concentrare la riunione sul prendere decisioni, aprire la discussione e portare a termine il lavoro durante la riunione, non dopo.

Questo manuale comprende una guida allo sviluppo di una cultura delle riunioni capovolte nella vostra organizzazione, che include:

• Esigenze di comunicazione e condivisione delle informazioni prima della riunione
• Migliori pratiche di gestione dei gruppi in riunione
• Idee per l'utilizzo dei video per rendere più efficienti le riunioni capovolte

Ribaltare le riunioni può aiutarvi a recuperare il tempo sprecato nelle riunioni, a garantire che ogni riunione a cui partecipate sia produttiva e a mettere i vostri team in condizione di collaborare per prendere decisioni più intelligenti e tempestive.

Siete pronti a ottenere di più dalle vostre riunioni? Scaricate oggi stesso il nostro ultimo libro bianco gratuito, "Turn Your Meeting On Its Head: A guide to flipped meetings".