Les bases d'un réunion inversée sont simples : partagez les informations à l'avance, concentrez-vous sur la prise de décision au cours de la réunion et faites un suivi avec un résumé pour tenir votre équipe au courant et la faire avancer. Pour réussir, il suffit d'un peu de planification et d'un engagement à bien documenter.

Vous voulez faciliter encore plus l'organisation de vos réunions ? L'outil se trouve littéralement devant vous, sousla forme de la webcam de votre ordinateur portable ou de votre smartphone.

La vidéo peut être utilisée pour soutenir et simplifier presque tous les aspects d'une réunion inversée. Deux astuces en particulier vous faciliteront grandement la vie.

Astuce n°1 : Vidéo de synthèse de la présentation avant la réunion

Il est essentiel de partager les documents de la réunion à l'avance pour que votre équipe puisse les consulter, afin de réussir à faire basculer la réunion. Mais la plupart d'entre nous souhaitent toujours avoir la possibilité de présenter les points les plus importants.

C'est ici que nous pouvons aller plus loin avec une meilleure pratique issue des classes inversées. L'enregistrement d'un résumé vidéo rapide de votre matériel de présentation - simplement comme une capture d'écran, ou avec Panopto pour capturer vos diapositives PowerPoint et enregistrer votre présentation - vous donnel'occasion de fournir un résumé rapide à associer à votre matériel.

Votre vidéo de synthèse avant la réunion doit être brève : 3 à 5 minutes pour une réunion de 30 minutes et 5 à 7 minutes pour une réunion d'une heure ou plus. En règle générale, les spectateurs se laissent distraire ou cliquent au bout de quelques minutes. Vous devez donc mettre en avant les informations les plus importantes et présenter votre point de vue rapidement.

Pour votre public, une brève présentation vidéo peut aider à se familiariser avec votre sujet, fournir un point de référence solide quant aux objectifs de la réunion, et vous positionner en tant que pilote pour que la réunion se déroule comme il se doit.

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Astuce n°2 : Résumé de la réunion et mesures à prendre après la réunion

L'envoi d'un courriel de synthèse après la réunion - identifiant les actions nouvelles ou restantes, les objectifs à atteindre et les points de responsabilité - est essentiel pour faire avancer le travail. Mais faire passer tout cela de vos notes au courrier électronique prend du temps.

Une meilleure option ? Un récapitulatif vidéo ! À la fin de la réunion, prenez 5 minutes avec la webcam de votre ordinateur portable ou de votre smartphone et enregistrez-vous en train de résumer votre discussion et de détailler les décisions et les prochaines étapes. Et si vous avez utilisé un tableau blanc pour prendre des notes, vous pouvez même enregistrer les détails qui y sont consignés.

Une fois que vous avez terminé, il vous suffit de télécharger la vidéo dans votre vidéothèque sécurisée, de partager le lien avec votre équipe et de vous remettre au travail. Vous serez surpris de constater à quel point une vidéo de 5 minutes vous fera gagner du temps par rapport à la rédaction d'un courriel classique.

Faites tourner votre prochaine réunion à l'envers

La façon dont nous organisons les réunions aujourd'hui est défectueuse. Dans la plupart des organisations, les réunions se résument à des conférences animées par PowerPoint, structurées de manière à offrir peu d'occasions de réaliser un véritable travail et de prendre de véritables décisions.

Mais il existe une alternative. La réunion inversée - dont les pionniers sont des entreprises innovantes telles qu'Amazon et LinkedIn, et qui s'appuie sur le modèle de la salle de classe inversée qui a été mis en place dans les universités du pays et du monde entier.

L'approche de la réunion inversée est révolutionnaire par sa simplicité :

• Partager la présentation informative avant la réunion afin que les participants soient pleinement informés dès le départ.
• Concentrer la réunion sur la prise de décision, l'ouverture de la discussion et l'accomplissement du travail pendant la réunion, et non après.

Ce manuel comprend un guide pour développer une culture de réunion inversée dans votre organisation, y compris

• Besoins en matière de communication et d'échange d'informations avant la réunion
• Meilleures pratiques de gestion de groupe en réunion
• Idées pour l'utilisation de la vidéo afin de rendre plus efficaces les réunions en mode "flipped".

L'inversion des réunions peut vous aider à récupérer le temps perdu en réunions, à faire en sorte que chaque réunion à laquelle vous assistez soit productive et à donner à vos équipes les moyens de prendre des décisions plus intelligentes et plus rapides.

Prêt à tirer le meilleur parti de vos réunions ? Téléchargez dès aujourd'hui notre dernier livre blanc gratuit, "Turn Your Meeting On Its Head : A guide to flipped meetings".