Les bases d'un réunion inversée Les étapes sont simples : partagez les informations en amont, concentrez-vous sur la prise de décision en réunion et rédigez un compte rendu pour tenir votre équipe informée et faire avancer les choses. La réussite ne requiert qu’un minimum d’organisation et un engagement à soigner la documentation.

Vous voulez simplifier encore plus vos réunions inversées ? L’outil est littéralement sous vos yeux : il s’agit de la webcam de votre ordinateur portable ou de votre smartphone.

La vidéo peut servir à faciliter et à simplifier presque tous les aspects d'une réunion inversée. Deux astuces en particulier vous simplifieront grandement la tâche.

Astuce n° 1 : Vidéo récapitulative de la présentation avant la réunion

Partager vos documents de réunion à l'avance avec votre équipe est essentiel pour réussir une réunion inversée. Cependant, la plupart d'entre nous souhaitent tout de même avoir l'opportunité de présenter les points les plus importants.

Voici comment nous pouvons aller encore plus loin grâce à une bonne pratique issue des classes inversées : enregistrer un court résumé vidéo de vos supports de présentation, sous forme de capture d’écran ou avec… Panopto Pour capturer vos diapositives PowerPoint et enregistrer votre présentation , vous avez la possibilité de fournir un bref résumé à associer à vos documents.

Il est conseillé de réaliser une courte vidéo de synthèse avant la réunion : visez 3 à 5 minutes pour une réunion de 30 minutes et 5 à 7 minutes pour une réunion d'une heure ou plus. En règle générale, les spectateurs se déconcentrent ou quittent la vidéo après quelques minutes seulement. Il est donc essentiel de présenter les informations les plus importantes dès le début et d'aller droit au but.

Pour votre public, une brève présentation vidéo peut permettre de le familiariser avec votre sujet, de fournir un point de référence clair quant aux objectifs de la réunion et de vous positionner comme le moteur de son bon déroulement.

Lecture complémentaire : Amazon renforce son interdiction des présentations en réunion

 

Astuce n° 2 : Résumé/actions à entreprendre après la réunion

Le compte rendu par courriel après la réunion – identifiant les actions nouvelles ou restantes, les livrables et les responsabilités – est essentiel pour assurer la continuité du travail. Mais retranscrire toutes ces informations de vos notes dans un courriel prend du temps.

Une meilleure option ? Un récapitulatif vidéo ! À la fin de votre réunion, prenez cinq minutes avec la webcam de votre ordinateur portable ou de votre smartphone pour vous enregistrer en train de résumer la discussion et de détailler les décisions prises ainsi que les prochaines étapes. Si vous avez utilisé un tableau blanc pour prendre des notes, vous pouvez même enregistrer les informations qui y figurent.

Une fois terminé, il vous suffit de télécharger la vidéo dans votre bibliothèque vidéo sécurisée , de partager le lien avec votre équipe et de reprendre votre travail. Vous serez surpris du temps que vous gagnerez grâce à une vidéo de 5 minutes, comparée à la rédaction classique d'un e-mail.

Transformez votre prochaine réunion en un lieu sûr.

La façon dont nous organisons les réunions aujourd'hui est défaillante. Dans la plupart des organisations, les réunions se résument à des exposés PowerPoint, structurés de manière à offrir peu d'opportunités de travail concret et de prise de décisions réelles.

Mais il existe une alternative : la réunion inversée . Initiée par des entreprises innovantes comme Amazon et LinkedIn, elle s’appuie sur le modèle de la classe inversée, déjà déployé dans les universités du pays et du monde entier.

L'approche de la réunion inversée est révolutionnaire par sa simplicité :

• Partagez la présentation informative avant la réunion afin que les participants soient pleinement informés au préalable.
• Orientez la réunion vers la prise de décisions, l'ouverture de la discussion et la réalisation du travail pendant la réunion , et non après.

Ce manuel comprend un guide pour développer une culture de réunion inversée au sein de votre organisation, incluant :

• Besoins en communication et en partage d'informations avant la réunion
• Meilleures pratiques de gestion de groupe en réunion
• Idées pour utiliser la vidéo afin de rendre les réunions inversées plus efficaces

Inverser le déroulement des réunions peut vous aider à récupérer le temps perdu en réunions, à garantir la productivité de chaque réunion à laquelle vous participez et à donner à vos équipes les moyens de prendre ensemble des décisions plus intelligentes et plus opportunes.

Envie de tirer le meilleur parti de vos réunions ? Téléchargez dès aujourd’hui notre dernier livre blanc gratuit : « Repensez vos réunions : le guide des réunions inversées » .