의 기초 플립드 미팅 비결은 간단합니다. 미리 정보를 공유하고, 회의 중에는 의사 결정에 집중하며, 회의 후 요약 내용을 전달해 팀원들이 최신 정보를 파악하고 업무를 원활히 진행할 수 있도록 하는 것입니다. 성공을 위해서는 약간의 계획과 문서를 제대로 작성하겠다는 의지만 있으면 됩니다.

회의를 화상 회의로 전환하는 과정을 더욱 간편하게 만들고 싶으신가요? 그 도구는 말 그대로 여러분의 눈앞에 있습니다. 바로노트북이나 스마트폰에 장착된 웹캠이죠.

영상은 플립드 미팅의 거의 모든 측면을 보완하고 간소화하는 데 활용할 수 있습니다. 그중에서도 특히 두 가지 요령을 활용하면 업무가 훨씬 수월해질 것입니다.

비결 1: 회의 전 프레젠테이션 요약 영상

팀원들이 미리 검토할 수 있도록 회의 자료를 사전에 공유하는 것은 회의를 성공적으로 전환하는 데 필수적입니다. 하지만—대부분의 사람들은 여전히 가장 핵심적인 내용을 직접 발표할 기회를 원합니다.

여기서 우리는 ‘플립드 클래스룸(flipped classroom)’의 모범 사례를 활용해 한 단계 더 나아갈 수 있습니다. 발표 자료를 간략하게 요약한 동영상을 제작하는 것—단순한 화면 캡처 형태이든, Panopto 이용해 파워포인트 슬라이드를 Panopto 발표 내용을 녹화하든—은자료와 함께 제공할 수 있는 간결한 요약본을 마련할 기회를 제공합니다.

회의 전 요약 영상은 짧게 제작하는 것이 좋습니다. 30분 분량의 회의를 준비할 때는 3~5분, 1시간 이상의 회의를 준비할 때는 5~7분 길이로 잡으세요. 일반적으로 시청자들은 몇 분만 지나도 집중력을 잃거나 영상을 닫아버리기 때문에, 가장 중요한 정보를 영상 초반부에 배치하고 요점을 빠르게 전달해야 합니다.

청중에게 짧은 동영상 개요를 제공하면 주제에 대한 이해를 돕고, 회의 목표에 대한 명확한 기준을 제시하며, 회의가 원활하게 진행될 수 있도록 주도하는 역할을 하는 분이라는 점을 확실히 보여줄 수 있습니다.

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비결 2: 회의 후 요약 및 후속 조치 사항

회의 후 이메일 정리—새로운 또는 미해결 과제, 성과물, 책임 소재를 명확히 하는 것은 업무 진행을 원활하게 하는 데 필수적입니다. 하지만 메모 내용을 모두 이메일로 옮기는 데는 시간이 걸립니다.

더 좋은 방법은 무엇일까요? 바로 영상 요약입니다! 회의가 끝나면 노트북이나 스마트폰의 웹캠을 이용해 단 5분만 투자해, 논의 내용을 요약하고 결정 사항 및 향후 계획을 상세히 설명하는 모습을 녹화해 보세요. 또한 화이트보드에 메모를 남겼다면, 거기에 적힌 내용까지 함께 담아낼 수 있습니다.

작업을 마치면 동영상을 보안이 철저한 동영상 라이브러리에 업로드하고, 팀원들과 링크를 공유한 뒤 다시 업무에 집중하시면 됩니다. 5분짜리 동영상이 일반적인 이메일 작성보다 얼마나 많은 시간을 절약해 주는지 놀라실 겁니다.

다음 회의를 완전히 새롭게 바꿔보세요

오늘날 회의 방식은 문제가 많습니다. 대부분의 조직에서 열리는 회의는 파워포인트 위주의 일방적인 설명회로, 실질적인 업무를 처리하거나 실질적인 결정을 내릴 기회가 거의 없도록 구성되어 있습니다.

하지만 대안이 있습니다.바로 ‘플립 미팅’입니다. 아마존과 링크드인 같은 혁신적인 기업들이 선도한 이방식은, 국내는 물론 전 세계 대학에서 도입된 ‘플립 클래스룸’ 모델을 바탕으로 합니다.

‘플립드 미팅’ 방식은 그 단순함에서 혁명을 일으켰습니다:

• 회의전에정보 제공용 프레젠테이션을 공유하여 참가자들이 사전에 내용을 충분히 파악할 수 있도록 하십시오
• 회의는 의사 결정, 토론 유도, 그리고회의 중에 업무를 처리하는 데 중점을 두어야 하며,회의 후에처리하는 것이 아니라

이 핸드북에는 조직 내에서 ‘플립드 미팅(flipped meeting)’ 문화를 조성하기 위한 지침이 포함되어 있으며, 그 내용은 다음과 같습니다:

• 회의 전 의사소통 및 정보 공유의 필요성
• 회의 중 그룹 관리 모범 사례
• 동영상을 활용해 플립드 미팅을 더 효율적으로 진행하는 방법

회의 방식을 전환하면 회의로 인해 낭비되던 시간을 되찾고, 참석하는 모든 회의가 생산적으로 진행되도록 하며, 팀원들이 협력하여 더 현명하고 시의적절한 결정을 내릴 수 있도록 지원할 수 있습니다.

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