Los fundamentos de un reunión invertida son sencillas: compartir la información con antelación, centrarse en la toma de decisiones durante la reunión y hacer un seguimiento con un resumen para mantener al equipo al día y seguir avanzando. El éxito sólo requiere un poco de planificación y el compromiso de elaborar la documentación adecuada.

¿Quieres que tus reuniones sean aún más fáciles? La herramienta está literalmente delante de sus ojos:la cámara web de su portátil o smartphone.

El vídeo puede utilizarse para apoyar y simplificar casi todos los aspectos de una reunión invertida. Dos trucos en particular te harán la vida mucho más fácil.

Truco nº 1: Vídeo resumen de la presentación previa a la reunión

Compartir los materiales de la reunión con antelación para que los revise el equipo es esencial para que la reunión se desarrolle con éxito. Pero la mayoría de nosotros queremos tener la oportunidad de presentar los puntos más importantes.

Aquí es donde podemos ir más allá con una de las mejores prácticas de las clases invertidas. Grabar un rápido resumen en vídeo de los materiales de la presentación -como una captura de pantalla, o con Panopto para capturar las diapositivas de PowerPoint y grabar la presentación-te da la oportunidad de ofrecer un rápido resumen ejecutivo que acompañe a los materiales.

El vídeo de resumen previo a la reunión debe ser breve: de 3 a 5 minutos si se prepara para una reunión de 30 minutos, y de 5 a 7 minutos si se prepara para una reunión de una hora o más. Por regla general, los espectadores se distraen o abandonan el vídeo a los pocos minutos, por lo que tendrás que exponer la información más importante al principio y dejar clara tu idea rápidamente.

Para los asistentes, un breve vídeo de presentación puede ayudarles a familiarizarse con el tema, proporcionarles un sólido punto de referencia sobre los objetivos de la reunión y convertirle a usted en el conductor de la misma.

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Truco nº 2: Resumen posterior a la reunión y puntos de acción

El correo electrónico posterior a la reunión, en el que se identifican las acciones nuevas o pendientes, los entregables y los puntos de responsabilidad, es esencial para que el trabajo siga adelante. Pero trasladar todo eso de las notas al correo electrónico lleva tiempo.

¿Una opción mejor? Un resumen en vídeo. Cuando termine la reunión, tómate sólo 5 minutos con la webcam de tu portátil o smartphone y grábate resumiendo el debate y detallando las decisiones y los pasos siguientes. Y si has utilizado una pizarra para tomar notas, también puedes grabar allí los detalles.

Una vez que hayas terminado, sólo tienes que subir el vídeo a tu videoteca segura, compartir el enlace con tu equipo y volver al trabajo. Te sorprenderá el tiempo que te ahorrará un vídeo de 5 minutos en lugar de la típica redacción por correo electrónico.

Déle la vuelta a su próxima reunión

La forma en que se celebran las reuniones hoy en día no funciona. En la mayoría de las organizaciones, las reuniones son conferencias basadas en PowerPoint, estructuradas para ofrecer pocas oportunidades de realizar trabajo real y tomar decisiones reales.

Pero existe una alternativa. La reunión invertida, promovida por empresas innovadoras como Amazon y LinkedIn, y basada en el modelo de aula invertida que se ha implantado en universidades de todo el país y el mundo.

El enfoque de la reunión invertida es revolucionario por su sencillez:

• Comparta la presentación informativa antes de la reunión para que los participantes estén plenamente informados de antemano.
• Centrar la reunión en la toma de decisiones, la apertura del debate y la realización del trabajo durante la reunión, no después.

Este manual incluye una guía para desarrollar una cultura de reuniones invertidas en su organización, que incluye:

• Necesidades de comunicación e intercambio de información previas a la reunión
• Mejores prácticas de gestión de grupos en las reuniones
• Ideas para utilizar el vídeo con el fin de que las flipped meetings sean más eficaces

Invertir sus reuniones puede ayudarle a recuperar el tiempo perdido en ellas, a garantizar que todas las reuniones a las que asista sean productivas y a capacitar a sus equipos para que, en colaboración, tomen decisiones más inteligentes y oportunas.

¿Está preparado para sacar más partido a sus reuniones? Descargue hoy mismo nuestro último libro blanco gratuito, "Turn Your Meeting On Its Head: A guide to flipped meetings".