Los fundamentos de un reunión invertida Son sencillas: comparte la información con antelación, concéntrate en tomar decisiones durante la reunión y envía un resumen para mantener a tu equipo al día y seguir avanzando. El éxito solo requiere un poco de planificación y el compromiso de documentar correctamente.

¿Quieres que tus reuniones sean aún más fáciles? La herramienta está literalmente frente a ti : la cámara web de tu portátil o smartphone.

El vídeo puede utilizarse para apoyar y simplificar prácticamente todos los aspectos de una reunión invertida. Dos trucos en particular te facilitarán mucho la vida.

Truco n.° 1: Vídeo resumen de la presentación previa a la reunión

Compartir los materiales de la reunión con anticipación para que tu equipo los revise es fundamental para que la reunión sea un éxito. Sin embargo, la mayoría de nosotros aún deseamos tener la oportunidad de presentar los puntos más importantes.

Aquí es donde podemos ir más allá con una buena práctica de las aulas invertidas. Grabar un breve resumen en video de los materiales de tu presentación, simplemente como una captura de pantalla o con Panopto Capturar tus diapositivas de PowerPoint y grabar tu presentación te brinda la oportunidad de ofrecer un breve resumen ejecutivo que acompañe a tus materiales.

Es recomendable que el vídeo resumen previo a la reunión sea breve: entre 3 y 5 minutos para una reunión de 30 minutos, y entre 5 y 7 minutos para una de una hora o más. Por lo general, los espectadores se distraen o abandonan la reproducción a los pocos minutos, así que conviene presentar la información más importante al principio y exponer el punto clave rápidamente.

Para tu audiencia, un breve vídeo introductorio puede ayudarles a familiarizarse con el tema, proporcionar un punto de referencia sólido sobre los objetivos de la reunión y establecerte como el impulsor para que la reunión avance como debe.

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Truco n.º 2: Resumen/puntos de acción posteriores a la reunión

El resumen por correo electrónico posterior a la reunión, que identifica las acciones pendientes, los entregables y los responsables, es fundamental para que el trabajo avance. Sin embargo, plasmar toda esa información de las notas en el correo electrónico lleva tiempo.

¿Una mejor opción? ¡Un resumen en video! Al finalizar la reunión, dedica solo 5 minutos con la cámara web de tu computadora portátil o teléfono inteligente para grabar un resumen de la conversación, detallando las decisiones y los próximos pasos. Si usaste una pizarra para tomar notas, también puedes grabar los detalles que anotaste.

Una vez que hayas terminado, simplemente sube el video a tu biblioteca de videos segura , comparte el enlace con tu equipo y vuelve al trabajo. Te sorprenderá la cantidad de tiempo que te ahorrará un video de 5 minutos en comparación con el correo electrónico estándar.

Dale un giro radical a tu próxima reunión.

La forma en que organizamos las reuniones hoy en día es deficiente. En la mayoría de las organizaciones, las reuniones son presentaciones basadas en PowerPoint, estructuradas para ofrecer pocas oportunidades de realizar trabajo real y tomar decisiones importantes.

Pero existe una alternativa. La reunión invertida , impulsada por empresas innovadoras como Amazon y LinkedIn, y basada en el modelo del aula invertida que se ha implementado en universidades de todo el país y del mundo.

El enfoque de reuniones invertidas es revolucionario por su simplicidad:

• Comparta la presentación informativa antes de la reunión para que los participantes estén completamente informados de antemano.
• Centre la reunión en la toma de decisiones, el inicio del debate y la realización del trabajo durante la reunión , no después.

Este manual incluye una guía para desarrollar una cultura de reuniones invertidas en su organización, que incluye:

• Necesidades de comunicación e intercambio de información previas a la reunión
• Buenas prácticas para la gestión de grupos en reuniones
• Ideas para usar el vídeo y hacer que las reuniones invertidas sean más eficientes.

Dar un giro a tus reuniones puede ayudarte a recuperar el tiempo perdido en ellas, garantizar que cada reunión a la que asistas sea productiva y capacitar a tus equipos para que tomen decisiones más inteligentes y oportunas de forma colaborativa.

¿Listo para sacarle el máximo provecho a tus reuniones? Descarga hoy mismo nuestro último informe técnico gratuito: « Dale un giro radical a tus reuniones: una guía para las reuniones invertidas» .