En una entrevista reciente, el CEO de Amazon, Jeff Bezos, explicó su método de reuniones, que, según admitió, puede parecer extraño para quienes no pertenecen a la empresa. «En Amazon no se usan presentaciones de PowerPoint», afirmó. «Cuando contratamos a un nuevo ejecutivo externo, le advertimos: "Esta es la cultura de reuniones más extraña que jamás hayas visto"».

Cuando un miembro del equipo de Amazon propone una idea, no crea otra presentación de PowerPoint , como es habitual en la mayoría de las organizaciones. En cambio, estructura su propuesta en un memorando de cuatro a seis páginas, al que la empresa denomina "narrativa".

Es una práctica que se mantiene desde 2004, cuando Bezos envió un correo electrónico a su equipo directivo explicando por qué prohibía el uso de viñetas. El correo decía:

“Un poco más para ayudar a entender el motivo.”

Buscamos textos narrativos bien estructurados, no simples textos. Si alguien crea una lista con viñetas en Word, sería igual de malo que una presentación de PowerPoint.

La razón por la que redactar un memorándum de 4 páginas es más difícil que "escribir" una presentación de PowerPoint de 20 páginas es porque la estructura narrativa de un buen memorándum obliga a reflexionar mejor y a comprender mejor qué es más importante que qué, y cómo se relacionan las cosas.

Las presentaciones tipo PowerPoint, de alguna manera, dan permiso para pasar por alto las ideas, minimizar su importancia relativa e ignorar la interconexión entre ellas.

Y dado que se necesita mucho tiempo para crear un buen memorándum, Bezos también implementó un método infalible para garantizar que todos lo lean: la lectura comunitaria.

“Leemos el memorándum en la sala. De lo contrario, como si fueran adolescentes, los ejecutivos fingirían haberlo leído”, dijo. En la reunión donde se comparte el memorándum, los primeros 20 o 30 minutos se dedican a leerlo. Después, quien lo presenta responde las preguntas del resto del equipo.

¿Funcionaría esto en algún otro sitio que no sea Amazon?

Si bien las reuniones de Amazon son algo particulares, su estructura y objetivos son los mismos. El formato de las reuniones de Amazon se puede describir, en términos generales, como una reunión invertida . Inspirándose en el modelo de aula invertida en educación, en una reunión invertida se proporcionan a los asistentes materiales de presentación relevantes para que los revisen antes de la reunión programada, lo que libera tiempo presencial para preguntas y debates informados.

Sin importar cómo se implemente, la reunión invertida está diseñada para resolver algunos de los problemas comunes que pueden surgir con las reuniones tradicionales basadas en presentaciones. Todos conocemos las típicas presentaciones largas y estereotípicas de ideas poco desarrolladas y audiencias desinteresadas, estructuradas para dejar solo unos minutos para preguntas o conversaciones.

Pero la reunión invertida no es una solución rápida. Es un cambio cultural que requiere una inversión significativa de tiempo y recursos, costos que Bezos ha declarado repetidamente que está más que dispuesto a asumir a cambio de debates de equipo más informados y productivos.

Por supuesto, no todas las reuniones tradicionales basadas en presentaciones carecen de contenido o son improductivas. La Harvard Business Review (HBR) no aboga por una prohibición total de las presentaciones en las reuniones, pero coincide en cierta medida con Bezos. La HBR ha señalado que una dependencia excesiva de las presentaciones durante las reuniones puede hacer que las organizaciones se pierdan conversaciones más productivas que impulsen un cambio real en la empresa.

Cómo lograr que la reunión invertida funcione para su organización.

Hoy en día, todavía se organizan demasiadas reuniones con poco más que una agenda superficial y muchas ilusiones. Un estudio estima que en Estados Unidos se desperdician 37 mil millones de dólares al año en reuniones inútiles, una cifra que aumenta a medida que asistimos a más y más reuniones.

Nuestro objetivo es conseguir que asistan las personas adecuadas, con la esperanza de que conozcan de antemano la información necesaria para una conversación productiva. Con un poco de suerte, lograremos llegar a un consenso viable. Sin embargo, lo que solemos obtener son sesiones con asistencia parcial y participantes con información incompleta, que solo consiguen elaborar una serie de pasos a seguir y acciones para completar la información faltante de la reunión inicial. Entonces, programamos una segunda reunión y repetimos el proceso.

La metodología de reuniones invertidas permite informar a los asistentes con antelación para recuperar el valioso tiempo perdido en sesiones improductivas. Garantiza que cada reunión sea productiva y capacita a los equipos para tomar decisiones más inteligentes y oportunas de forma colaborativa.

¿Significa eso que las presentaciones han muerto?

Si bien leer un informe de seis páginas al inicio de una reunión y luego participar activamente en un debate durante toda la misma parece funcionar bien para Amazon, puede que no sea el mejor enfoque para su organización. Afortunadamente, el modelo de reunión invertida se puede adaptar a la cultura corporativa.

Las presentaciones bien estructuradas, incluidas las que utilizan PowerPoint, siguen siendo un medio valioso y eficaz para comunicar nuevas ideas, y generalmente requieren solo una fracción del tiempo que se necesitaría para redactar un memorando extenso. No es necesario abandonar estas presentaciones, simplemente preséntelas antes de la reunión.

Antes de la reunión, la presentadora puede preparar las diapositivas y estructurar sus puntos clave, como siempre. Luego, simplemente usa la cámara web integrada de su computadora portátil para grabar la presentación que habría dado durante la reunión. Posteriormente, la presentadora compartiría la presentación en video uno o dos días antes de la reunión para que los asistentes puedan verla cuando les convenga —incluso rebobinar y repetir si es necesario— y llegar a la reunión presencial completamente preparados para participar en la discusión.

Vea un ejemplo de una presentación de reunión invertida grabada con Panopto :

 

 

Si bien una reunión invertida requiere un poco más de trabajo previo, los beneficios se verán reflejados durante la sesión. Revisar los materiales de la presentación con anticipación garantiza que los asistentes tengan tiempo para reflexionar seriamente sobre el tema. Las reuniones tradicionales están estructuradas para minimizar el desacuerdo y el debate, permitiendo que el presentador hable la mayor parte del tiempo. Sin embargo, el progreso real solo se logra si se estructuran las reuniones de manera que se planteen los puntos de desacuerdo lo antes posible, minimizando así el tiempo dedicado a la discrepancia y maximizando el tiempo disponible para que el grupo llegue a un consenso.

 

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Crédito de la imagen: Joe Wolf vía Flickr