¿Cree que los donuts y el café bastan para atraer a los asistentes a su reunión? Piénselo otra vez. Hoy en día existe una nueva forma de celebrar reuniones, que cada día despierta más interés.

Se llama "reunión invertida", y la forma de hacerlo es sencilla. En lugar de compartir la información en forma de presentación durante la reunión, se comparte la presentación con antelación y luego se aprovecha el tiempo de la reunión para que los empleados hagan sus aportaciones y debatan.

Se trata de un estilo de enseñanza pionero en institutos, universidades e incluso escuelas primarias durante los últimos años bajo el nombre de "aula invertida" (flipped classroom), y que se está abriendo camino rápidamente en el mundo de la empresa.

En Dar la vuelta a las reuniones del profesoradoNancy Caramanico, asesora de facultades escolares, profundiza en los detalles, y sus reflexiones se aplican también fuera del ámbito de la educación.

"Crea un vídeo de 10-15 minutos con los puntos del orden del día", escribe. "Este vídeo puede incluir temas e ideas que se debatirán durante la reunión del claustro. Puedes distribuir el vídeo al profesorado con antelación. En la reunión, los equipos de profesores pueden explorar formas creativas de poner en práctica las ideas en su centro."

Mientras tanto, en Flip That Meeting to Improve Outcomes, Engagement and Satisfaction, Les Wallace sugiere que las empresas amplíen su idea de lo que incluye el término.

"Las reuniones y convenciones profesionales no están exentas. Haga que sus eventos de aprendizaje, talleres y seminarios sean más dinámicos e impactantes. Proporcione abundante información avanzada por medios electrónicos, como vídeos, artículos y resúmenes de datos. Diga a los asistentes que vengan preparados para aplicar lo que han asimilado en debates y estudios de casos. El profesor se convierte ahora en un entrenador de aprendizaje, no en un conferenciante. Los participantes participan activamente en su propio aprendizaje. Así es como debe cambiarse la educación y la formación en las empresas".

Además, algunas de las empresas más innovadoras del mundo están tomando nota.

En Amazon y LinkedIn, las reuniones de trabajo ya no son lo que eran. Siguiendo el ejemplo de los institutos y universidades con visión de futuro, estas empresas han dado la vuelta a esta reunión tradicional.

Lo mejor de todo es que se trata de un nuevo formato que cualquier organización puede adoptar de la noche a la mañana: todo lo que requiere es un cambio sencillo y fundamental en las expectativas que tenemos de nuestras reuniones.

Así es como funcionan las flipped meetings:

1. Antes de la reunión, haz un resumen rápido de la información de la reunión y de los puntos de acción necesarios.
2. Comparte esa grabación con los asistentes a la reunión un día antes de la sesión programada.
3. Cuando los asistentes a la reunión se reúnan, sáltate la baraja y pasa directamente al debate: Preguntas y respuestas, lluvia de ideas, toma de decisiones... el método de recopilación de información que mejor se adapte a la situación.

 

¿Listo para dar la vuelta a tus reuniones?

La forma en que se celebran las reuniones hoy en día no funciona. En la mayoría de las organizaciones, las reuniones son conferencias basadas en PowerPoint, estructuradas para ofrecer pocas oportunidades de realizar trabajo real y tomar decisiones reales.

Pero existe una alternativa. Nuestro manual flipped meeting how-to incluye una guía para desarrollar una cultura flipped meeting en su organización, incluyendo:

• Necesidades de comunicación e intercambio de información previas a la reunión
• Mejores prácticas de gestión de grupos en las reuniones
• Ideas para utilizar el vídeo con el fin de que las reuniones invertidas sean aún más eficaces

Invertir sus reuniones puede ayudarle a recuperar el tiempo perdido en ellas, a garantizar que todas las reuniones a las que asista sean productivas y a capacitar a sus equipos para que, en colaboración, tomen decisiones más inteligentes y oportunas.

¿Está preparado para sacar más partido a sus reuniones? Descargue nuestra guía gratuita, Dale la vuelta a tu reunión: Guía para reuniones invertidas hoy mismo.