Vous pensez que des beignets et du café suffisent à capter l'attention des participants à vos réunions ? Détrompez-vous. Aujourd'hui, il existe une nouvelle façon d'organiser des réunions, qui suscite un intérêt croissant.

On appelle cela la « réunion inversée », et le principe est simple. Au lieu de présenter des informations sous forme de diaporama pendant la réunion, on partage la présentation à l'avance, puis on utilise le temps de la réunion pour recueillir les avis des employés et en discuter.

Il s'agit d'une méthode pédagogique mise en œuvre depuis plusieurs années par les lycées, les universités et même les écoles primaires sous le nom de « classe inversée », et qui se répand rapidement dans le monde des affaires.

Dans Inverser vos réunions de facultéNancy Caramanico, conseillère auprès des facultés scolaires, approfondit le sujet – et ses réflexions s'appliquent également en dehors du domaine de l'éducation.

« Créez une vidéo de 10 à 15 minutes reprenant les points à l'ordre du jour », écrit-elle. « Cette vidéo peut inclure les éléments et les idées qui seront abordés lors de la réunion du corps professoral. Vous pouvez la diffuser aux enseignants à l'avance. Pendant la réunion, les équipes pédagogiques pourront explorer des façons créatives de mettre en œuvre ces idées dans leur établissement. »

Par ailleurs, dans son ouvrage « Flip That Meeting to Improve Outcomes, Engagement and Satisfaction » , Les Wallace suggère aux entreprises d'élargir leur conception de ce que recouvre ce terme.

Les réunions et congrès professionnels ne font pas exception. Dynamisez et enrichissez vos formations, ateliers et séminaires. Fournissez des ressources pédagogiques complètes et accessibles en ligne, notamment des capsules vidéo, des articles et des synthèses de données. Incitez les participants à venir préparés à mettre en pratique les connaissances acquises lors des discussions et des études de cas. Le formateur devient alors un coach d'apprentissage, et non plus un simple conférencier. Les participants deviennent acteurs de leur propre formation. Voilà comment repenser la formation en entreprise !

De plus, certaines des entreprises les plus innovantes au monde commencent à s'y intéresser.

Chez Amazon et LinkedIn, la réunion d'affaires n'est plus ce qu'elle était. S'inspirant d'établissements scolaires et universitaires avant-gardistes, ces entreprises ont complètement réinventé cette tradition.

Mieux encore, il s'agit d'un nouveau format que toute organisation peut adopter du jour au lendemain ; il suffit d'un changement simple et fondamental dans les attentes que nous avons vis-à-vis de nos réunions.

Voici comment fonctionnent les réunions inversées :

1. Avant votre réunion, notez un bref résumé des informations relatives à la réunion et des actions à entreprendre.
2. Partagez cet enregistrement avec les participants à votre réunion un jour ou deux avant la séance prévue.
3. Lorsque les participants se réunissent, oubliez les présentations et passez directement à la discussion : questions-réponses, brainstorming, prise de décision – choisissez la méthode de collecte d’informations la plus adaptée à la situation.

 

Prêt à révolutionner vos réunions ?

La façon dont nous organisons les réunions aujourd'hui est défaillante. Dans la plupart des organisations, les réunions se résument à des exposés PowerPoint, structurés de manière à offrir peu d'opportunités de travail concret et de prise de décisions réelles.

Mais il existe une alternative. Notre guide pratique sur les réunions inversées comprend un guide pour développer une culture des réunions inversées au sein de votre organisation, incluant :

• Besoins en communication et en partage d'informations avant la réunion
• Meilleures pratiques de gestion de groupe en réunion
• Idées pour utiliser la vidéo afin de rendre les réunions inversées encore plus efficaces

Inverser le déroulement des réunions peut vous aider à récupérer le temps perdu en réunions, à garantir la productivité de chaque réunion à laquelle vous participez et à donner à vos équipes les moyens de prendre ensemble des décisions plus intelligentes et plus opportunes.

Envie de tirer le meilleur parti de vos réunions ? Téléchargez gratuitement notre guide « Transformez vos réunions : le guide des réunions inversées » dès aujourd’hui.