Vous pensez que les beignets et le café suffisent à mobiliser vos plateformes de réunion ? Détrompez-vous. Il existe aujourd'hui une nouvelle façon d'organiser une réunion, qui suscite chaque jour un nouvel intérêt.

C'est ce qu'on appelle la "réunion inversée", et la façon de procéder est simple. Au lieu de partager les informations sous forme de présentation pendant la réunion, vous partagez la présentation à l'avance, puis vous utilisez le temps de la réunion pour les commentaires et les discussions des employés.

Il s'agit d'un style d'enseignement inauguré par les lycées, les collèges et même les écoles primaires depuis plusieurs années sous le nom de "the flipped classroom" - et il fait rapidement son chemin dans le monde des affaires.

Dans Flipping Your Faculty Meetings, Nancy Caramanico, conseillère auprès des facultés scolaires, entre dans les détails - et ses réflexions s'appliquent également en dehors du domaine de l'éducation.

"Créez une vidéo de 10 à 15 minutes sur les points de l'ordre du jour", écrit-elle. "Cette vidéo peut inclure des points et des idées qui seront discutés lors de la réunion de la faculté. Vous pouvez distribuer la vidéo au corps enseignant à l'avance. Lors de la réunion, les équipes de professeurs peuvent explorer des moyens créatifs de mettre en œuvre les idées dans leur école."

Par ailleurs, dans Flip That Meeting to Improve Outcomes, Engagement and Satisfaction , Les Wallace suggère aux entreprises d'élargir leur idée de ce que recouvre ce terme.

" Les réunions et conventions professionnelles ne sont pas exemptées. Rendez vos événements d'apprentissage, ateliers et séminaires plus dynamiques et plus puissants. Fournissez de nombreuses informations avancées par voie électronique, notamment des "cours" vidéo, des articles et des résumés de données. Dites aux participants de venir prêts à appliquer ce qu'ils ont assimilé lors de discussions et d'études de cas. L'enseignant devient alors un coach d'apprentissage, et non un conférencier. Les participants deviennent actifs dans leur propre apprentissage. C'est ainsi que l'éducation et la formation en entreprise devraient être inversées !"

Qui plus est, certaines des entreprises les plus innovantes du monde en tiennent compte.

Chez Amazon et LinkedIn, la réunion d'affaires n'est plus ce qu'elle était. S'inspirant de lycées et d'universités avant-gardistes, ces entreprises ont pris cette réunion traditionnelle et l'ont transformée.

Mieux encore, il s'agit d'un nouveau format que toute organisation peut adopter du jour au lendemain - tout ce qu'il faut, c'est un changement simple et fondamental des attentes que nous avons à l'égard de nos réunions.

Voici comment fonctionnent les réunions inversées :

1. Avant la réunion, enregistrez un résumé rapide des informations relatives à la réunion et des mesures à prendre.
2. Partagez cet enregistrement avec vos plateformes de réunion un jour ou deux avant la session prévue.
3. Lorsque les participants se réunissent pour la réunion, ne passez pas par la présentation et passez directement à la discussion : Questions et réponses, brainstorming, prise de décision - quelle que soit la méthode de collecte de données la plus adaptée à la situation.

 

Prêt à commencer à inverser vos réunions ?

La façon dont nous organisons les réunions aujourd'hui ne fonctionne pas. Dans la plupart des organisations, les réunions sont des conférences animées par PowerPoint, structurées de manière à offrir peu d'occasions de faire du vrai travail et de prendre de vraies décisions.

Mais il existe une alternative. Notre manuel pratique sur les réunions inversées comprend un guide pour développer une culture de réunion inversée dans votre organisation, y compris :

• Les besoins en matière de communication et de partage d'informations en amont des réunions
• Meilleures pratiques de gestion des groupes en réunion
• Des idées pour utiliser la vidéo afin de rendre les réunions inversées encore plus efficaces.

Les réunions inversées peuvent vous aider à récupérer le temps perdu dans les réunions, à faire en sorte que chaque réunion à laquelle vous assistez soit productive, et à donner à vos équipes des outils collaboratifs leur permettant de prendre des décisions plus intelligentes, plus rapidement.

Prêt à tirer le meilleur parti de vos réunions ? Téléchargez notre guide gratuit, Turn Your Meeting On Its Head : A guide to flipped meetings aujourd'hui.