Vous pensez que les beignets et le café suffisent à attirer les participants à votre réunion ? Détrompez-vous. Il existe aujourd'hui une nouvelle façon d'organiser une réunion, qui gagne chaque jour en intérêt.

C'est ce qu'on appelle la "réunion inversée", et la façon de procéder est simple. Au lieu de partager des informations sous forme de présentation pendant la réunion, vous partagez la présentation à l'avance, puis vous utilisez le temps de la réunion pour la contribution et la discussion des employés.

Il s'agit d'un style d'enseignement mis en œuvre depuis plusieurs années dans les lycées, les collèges et même les écoles primaires sous le nom de "classe inversée", et qui fait rapidement son chemin dans le monde de l'entreprise.

En Changez vos réunions d'enseignantsNancy Caramanico, conseillère auprès des facultés scolaires, entre dans les détails et ses réflexions s'appliquent également en dehors du domaine de l'éducation.

"Créez une vidéo de 10 à 15 minutes sur les points à l'ordre du jour", écrit-elle. "Cette vidéo peut inclure des points et des idées qui seront discutés lors de la réunion de la faculté. Vous pouvez distribuer la vidéo aux enseignants à l'avance. Lors de la réunion, les équipes de professeurs peuvent explorer des moyens créatifs de mettre en œuvre les idées dans leur école.

Par ailleurs, dans Flip That Meeting to Improve Outcomes, Engagement and Satisfaction, Les Wallace suggère aux entreprises d'élargir leur définition du terme.

"Les réunions professionnelles et les congrès ne sont pas exemptés. Rendez vos événements d'apprentissage, vos ateliers et vos séminaires plus dynamiques et plus puissants. Fournissez de nombreuses informations avancées par voie électronique, notamment des "conférences" vidéo, des articles et des résumés de données. Dites aux participants de se préparer à appliquer ce qu'ils ont assimilé dans le cadre de discussions et d'études de cas. L'enseignant devient alors un accompagnateur d'apprentissage, et non plus un conférencier. Les participants deviennent actifs dans leur propre apprentissage. C'est ainsi que l'éducation et la formation en entreprise devraient être inversées !

De plus, certaines des entreprises les plus innovantes du monde s'en rendent compte.

Chez Amazon et LinkedIn, la réunion d'affaires n'est plus ce qu'elle était. S'inspirant de lycées et d'universités avant-gardistes, des entreprises comme celles-ci se sont emparées de cette réunion traditionnelle et l'ont bouleversée.

Mieux encore, il s'agit d'un nouveau format que toute organisation peut adopter du jour au lendemain - tout ce qu'il faut, c'est un changement simple et fondamental des attentes que nous avons à l'égard de nos réunions.

Voici comment fonctionnent les réunions inversées :

1. Avant la réunion, notez rapidement les informations relatives à la réunion et les actions à entreprendre.
2. Partagez cet enregistrement avec les participants à la réunion un jour ou deux avant la session prévue.
3. Lorsque les participants se réunissent pour la réunion, passez à la discussion : Q et R, brainstorming, prise de décision - quelle que soit la méthode de collecte de données la mieux adaptée à la situation.

 

Prêt à transformer vos réunions ?

La façon dont nous organisons les réunions aujourd'hui est défectueuse. Dans la plupart des organisations, les réunions se résument à des conférences animées par PowerPoint, structurées de manière à offrir peu d'occasions de réaliser un véritable travail et de prendre de véritables décisions.

Mais il existe une alternative. Notre manuel pratique sur les réunions inversées comprend un guide pour développer une culture de réunion inversée dans votre organisation, y compris :

• Besoins en matière de communication et d'échange d'informations avant la réunion
• Meilleures pratiques de gestion de groupe en réunion
• Idées pour l'utilisation de la vidéo afin de rendre les réunions informelles encore plus efficaces

L'inversion des réunions peut vous aider à récupérer le temps perdu en réunions, à faire en sorte que chaque réunion à laquelle vous assistez soit productive et à donner à vos équipes les moyens de prendre des décisions plus intelligentes et plus rapides.

Prêt à tirer le meilleur parti de vos réunions ? Téléchargez notre guide gratuit, Faites basculer votre réunion : un guide pour les réunions inversées aujourd'hui.