Pensate che ciambelle e caffè siano sufficienti per coinvolgere i partecipanti alla vostra riunione? Ripensateci. Oggi esiste un nuovo modo di organizzare un meeting, un modo che sta riscuotendo sempre più successo.

Si chiama "riunione capovolta" e il suo funzionamento è semplice. Invece di presentare le informazioni in stile presentazione durante l'incontro, si prepara la presentazione in anticipo e si utilizza il tempo della riunione per raccogliere i contributi e avviare una discussione con i dipendenti.

Si tratta di uno stile di insegnamento sperimentato negli ultimi anni da scuole superiori, università e persino scuole primarie con il nome di " classe capovolta" (flipped classroom ), che si sta rapidamente diffondendo anche nel mondo aziendale.

In Ribaltare le riunioni di facoltàNancy Caramanico, consulente per i docenti scolastici, approfondisce l'argomento, e le sue riflessioni sono applicabili anche al di fuori del campo dell'istruzione.

"Create un video di 10-15 minuti con i punti all'ordine del giorno", scrive. "Questo video può includere argomenti e idee che verranno discussi durante la riunione del corpo docente. Potete distribuire il video ai docenti in anticipo. Durante la riunione, i team di docenti potranno esplorare modi creativi per implementare le idee nella loro scuola."

Nel frattempo, in "Flip That Meeting to Improve Outcomes, Engagement and Satisfaction" (Ribalta quella riunione per migliorare i risultati, il coinvolgimento e la soddisfazione) , Les Wallace suggerisce alle aziende di ampliare la propria concezione di ciò che il termine include.

Anche gli incontri e i convegni professionali non fanno eccezione. Rendete i vostri eventi formativi, workshop e seminari più dinamici ed efficaci. Fornite un'ampia gamma di informazioni avanzate in formato elettronico, tra cui brevi video-lezioni, articoli e riepiloghi di dati. Invitate i partecipanti a prepararsi ad applicare quanto appreso durante le discussioni e i casi di studio. Il docente diventa un coach dell'apprendimento, non un semplice relatore. I partecipanti diventano protagonisti del proprio percorso formativo. È così che la formazione aziendale dovrebbe essere rivoluzionata!

Inoltre, alcune delle aziende più innovative al mondo se ne stanno accorgendo.

In aziende come Amazon e LinkedIn, le riunioni di lavoro non sono più quelle di una volta. Prendendo spunto da scuole superiori e università all'avanguardia, aziende come queste hanno rivoluzionato questo tradizionale incontro.

La cosa migliore è che si tratta di un nuovo formato che qualsiasi organizzazione può adottare da un giorno all'altro: tutto ciò che serve è un semplice e fondamentale cambiamento nelle aspettative che abbiamo nei confronti delle nostre riunioni.

Ecco come funzionano le riunioni capovolte:

1. Prima della riunione, annota un breve riepilogo delle informazioni che verranno discusse e delle azioni da intraprendere.
2. Condividi la registrazione con i partecipanti alla riunione un giorno o due prima della sessione programmata.
3. Quando i partecipanti si riuniscono per la riunione, saltate la presentazione e passate direttamente alla discussione: domande e risposte, brainstorming, processo decisionale – qualsiasi metodo di raccolta di input si adatti meglio alla situazione.

 

Pronti a rivoluzionare le vostre riunioni?

Il modo in cui conduciamo le riunioni oggi è inefficiente. Nella maggior parte delle organizzazioni, le riunioni si trasformano in lezioni guidate da PowerPoint, strutturate in modo da offrire poche opportunità di svolgere un lavoro concreto e prendere decisioni reali.

Ma esiste un'alternativa. Il nostro manuale sulle riunioni capovolte include una guida per sviluppare una cultura delle riunioni capovolte nella tua organizzazione, che comprende:

• Esigenze di comunicazione e condivisione delle informazioni prima della riunione
• Le migliori pratiche per la gestione dei gruppi durante le riunioni
• Idee per utilizzare i video e rendere le riunioni capovolte ancora più efficienti

L'adozione del modello "capovolgi le riunioni" può aiutarti a recuperare il tempo perso nelle riunioni tradizionali, a garantire che ogni riunione a cui partecipi sia produttiva e a dare ai tuoi team la possibilità di prendere decisioni più intelligenti e tempestive in modo collaborativo.

Pronti a ottenere di più dalle vostre riunioni? Scaricate oggi stesso la nostra guida gratuita "Rivoluzionate le vostre riunioni: una guida alle riunioni capovolte" .