Pensate che ciambelle e caffè siano sufficienti per coinvolgere i partecipanti alle vostre riunioni? Ripensateci. Oggi c'è un nuovo modo di organizzare le riunioni, che riscuote sempre più interesse.

Si chiama "riunione capovolta" e il modo per farlo è semplice. Invece di condividere le informazioni in stile presentazione durante la riunione, si condivide la presentazione in anticipo, quindi si utilizza il tempo della riunione per i contributi e le discussioni dei dipendenti.

Si tratta di uno stile di insegnamento sperimentato negli ultimi anni nelle scuole superiori, nelle università e persino nelle scuole elementari con il nome di "flipped classroom" (classe capovolta), che si sta rapidamente diffondendo anche nel mondo delle imprese.

In Ribaltare le riunioni di facoltàNancy Caramanico, consulente delle facoltà scolastiche, approfondisce i dettagli e le sue riflessioni si applicano anche al di fuori del mondo dell'istruzione.

"Create un video di 10-15 minuti con i punti all'ordine del giorno", scrive. "Questo video può includere argomenti e idee che saranno discussi durante la riunione di facoltà. Potete distribuire il video ai docenti in anticipo. Durante la riunione, i team di docenti possono esplorare modi creativi per implementare le idee nella loro scuola".

Nel frattempo, in Flip That Meeting to Improve Outcomes, Engagement and Satisfaction, Les Wallace suggerisce alle aziende di ampliare l'idea di ciò che comprende il termine.

"Le riunioni e i convegni professionali non sono esenti. Rendete i vostri eventi di apprendimento, workshop e seminari più dinamici e potenti. Fornite ampie informazioni avanzate per via elettronica, tra cui "lezioni" video, articoli e sintesi di dati. Dite alle persone di venire preparate ad applicare ciò che hanno digerito nelle discussioni e nei casi di studio. L'insegnante diventa ora un coach di apprendimento, non un docente. I partecipanti diventano attivi nel proprio apprendimento. È così che l'istruzione e la formazione aziendale dovrebbero essere capovolte!".

Inoltre, alcune delle aziende più innovative del mondo ne stanno prendendo atto.

In Amazon e LinkedIn, la riunione di lavoro non è più quella di una volta. Prendendo spunto da scuole superiori e università lungimiranti, aziende come queste hanno preso questo antico incontro e lo hanno stravolto.

Soprattutto, si tratta di un nuovo formato che qualsiasi organizzazione può adottare da un giorno all'altro: tutto ciò che richiede è un semplice e fondamentale cambiamento nelle aspettative che abbiamo per le nostre riunioni.

Ecco come funzionano le riunioni capovolte:

1. Prima della riunione, registrate un rapido riepilogo delle informazioni sulla riunione e delle azioni necessarie.
2. Condividete la registrazione con i partecipanti alla riunione circa un giorno prima della sessione prevista.
3. Quando i partecipanti si riuniscono per la riunione, saltate la presentazione e passate subito alla discussione: Domande e risposte, brainstorming, processo decisionale, qualunque sia il metodo di raccolta dei contributi più adatto alla situazione.

 

Siete pronti a iniziare a capovolgere le vostre riunioni?

Il modo in cui si svolgono le riunioni oggi è rotto. Nella maggior parte delle organizzazioni le riunioni sono conferenze guidate da PowerPoint, strutturate in modo da offrire poche opportunità di svolgere un lavoro reale e prendere decisioni reali.

Ma c'è un'alternativa. Il nostro manuale sulle riunioni capovolte comprende una guida allo sviluppo di una cultura delle riunioni capovolte nella vostra organizzazione, che comprende:

• Esigenze di comunicazione e condivisione delle informazioni prima della riunione
• Migliori pratiche di gestione dei gruppi in riunione
• Idee per l'utilizzo di video per rendere le riunioni capovolte ancora più efficienti

Ribaltare le riunioni può aiutarvi a recuperare il tempo sprecato nelle riunioni, a garantire che ogni riunione a cui partecipate sia produttiva e a mettere i vostri team in condizione di collaborare per prendere decisioni più intelligenti e tempestive.

Siete pronti a ottenere di più dalle vostre riunioni? Scaricate la nostra guida gratuita, Trasformare la riunione: una guida alle riunioni capovolte oggi stesso.