도넛과 커피만 있으면 회의 참석자들의 관심을 끌 수 있다고 생각하시나요? 다시 한번 생각해 보세요. 오늘날 회의 진행 방식에 새로운 변화가 일어나고 있으며, 이는 날마다 더 많은 관심을 받고 있습니다.

이를 ‘플립드 미팅’이라고 부르며, 진행 방식은 간단합니다. 회의 중에 발표 형식으로 정보를 전달하는 대신, 발표 자료를 미리 공유한 뒤 회의 시간에는 직원들의 의견 수렴과 토론에 집중하는 방식입니다.

이는 지난 몇 년간 고등학교, 대학, 심지어 초등학교에서‘플립드 클래스룸’이라는 이름으로 도입해 온 교수법으로, 현재 기업 현장으로 빠르게 확산되고 있다.

에서 교수 회의 방식 전환하기학교 교직원 자문위원인 낸시 카라마니코가 그 세부 사항을 깊이 있게 파헤치는데, 그녀의 견해는 교육 분야를 넘어 다른 영역에도 적용될 수 있다.

“의제 항목들을 담은 10~15분 분량의 동영상을 제작하세요,”라고 그녀는 적었습니다. “이 동영상에는 교원 회의에서 논의될 안건과 아이디어들을 담을 수 있습니다. 동영상을 회의 전에 교직원들에게 미리 배포할 수 있습니다. 회의에서 교직원 팀들은 각 학교에서 아이디어를 실행에 옮길 창의적인 방안을 모색할 수 있습니다.”

한편, 『 Flip That Meeting to Improve Outcomes, Engagement and Satisfaction』에서 레스 월리스는 기업들이 ‘회의’라는 용어가 포함하는 범위를 넓혀야 한다고 제안한다.

“전문적인 회의나 컨벤션도 예외는 아닙니다. 학습 행사, 워크숍, 세미나를 더욱 역동적이고 효과적으로 만들어 보세요. 짧은 동영상 강의, 기사, 데이터 요약 등 풍부한 사전 자료를 전자적으로 제공하십시오. 참가자들에게 토론과 사례 연구에서 배운 내용을 바로 적용할 수 있도록 미리 준비해 오라고 안내하세요. 이제 강사는 단순한 강의자가 아닌 학습 코치가 됩니다. 참가자들은 자신의 학습에 적극적으로 참여하게 됩니다. 바로 이것이 기업 교육 및 훈련의 ‘플립러닝’ 방식입니다!”

게다가, 세계에서 가장 혁신적인 기업들 중 일부도 이에 주목하고 있다.

아마존과 링크드인에서는 비즈니스 미팅이 예전과는 사뭇 달라졌습니다. 선구적인 고등학교와 대학들의 사례를 참고하여, 이러한 기업들은 오랜 전통을 가진 이 모임의 방식을 완전히 새롭게 바꾸었습니다.

무엇보다 이 새로운 방식은 어떤 조직이든 단숨에 도입할 수 있습니다. 필요한 것은 회의에 대한 우리의 기대치를 간단하고 근본적으로 바꾸는 것뿐입니다.

플립드 미팅은 다음과 같이 진행됩니다:

1. 회의를 앞두고, 회의 내용과 필요한 조치 사항에 대한 간략한 요약을 미리 녹음해 두세요.
2. 예정된 회의가 열리기 하루 전쯤에 그 녹화본을 참석자들과 공유해 주세요.
3. 참석자들이 회의장에 모이면 프레젠테이션은 생략하고 바로 토론으로 넘어가세요. 질의응답, 브레인스토밍, 의사결정 등 상황에 가장 적합한 의견 수렴 방식을 선택하시면 됩니다.

 

이제 회의를 혁신적으로 바꿔볼 준비가 되셨나요?

오늘날 회의 방식은 문제가 많습니다. 대부분의 조직에서 열리는 회의는 파워포인트 위주의 일방적인 설명회로, 실질적인 업무를 처리하거나 실질적인 결정을 내릴 기회가 거의 없도록 구성되어 있습니다.

하지만 다른 방법이 있습니다. 당사의 ‘플립드 미팅’ 실천 가이드북에는 조직 내에서 플립드 미팅 문화를 정착시키는 방법에 대한 안내가 포함되어 있으며, 그 내용은 다음과 같습니다:

• 회의 전 의사소통 및 정보 공유의 필요성
• 회의 중 그룹 관리 모범 사례
• 동영상을 활용해 플립드 미팅을 더욱 효율적으로 진행하는 방법

회의 방식을 전환하면 회의로 인해 낭비되던 시간을 되찾고, 참석하는 모든 회의가 생산적으로 진행되도록 하며, 팀원들이 협력하여 더 현명하고 시의적절한 결정을 내릴 수 있도록 지원할 수 있습니다.

회의를 더욱 효과적으로 활용하고 싶으신가요? 무료 가이드를 다운로드하세요. 회의를 완전히 새롭게 바꾸는 법: 플립드 미팅 가이드 를 지금 바로 다운로드하세요.