최근 최근 한 인터뷰에서, 아마존 CEO 제프 베조스는 외부인들에게는 “이상하게” 보일 수도 있다고 인정하면서도, 여전히 자신이 회의를 진행하는 방식을 설명했다. 그는 “아마존 내부에서는 파워포인트를 전혀 사용하지 않는다”고 말했다. “외부에서 새로운 임원을 채용할 때면 [우리는 그들에게] ‘이곳은 당신이 지금까지 경험한 것 중 가장 이상한 회의 문화가 있는 곳입니다’라고 경고한다.”

아마존 팀원들이 아이디어를 제안할 때면, 다른 대부분의 조직에서 흔히 볼 수 있는 것처럼 또 다른 파워포인트 자료를 만들지 않습니다. 대신, 그들은 4~6페이지 분량의 메모 형식으로 제안 내용을 정리하는데, 아마존에서는 이를 ‘내러티브(narrative)’라고 부릅니다.

이 관행은 2004년 베조스가 고위 경영진에게 이메일을 보내 글머리 기호 사용을 금지하는 이유를 설명한 때부터 이어져 온 것입니다. 이메일 내용은 다음과 같습니다:

“‘왜’라는 질문에 대한 이해를 돕기 위해 조금 더 설명해 드리겠습니다.”

단순한 텍스트가 아니라, 잘 구조화된 서사적 텍스트가 우리가 추구하는 것입니다. 누군가 워드에서 글머리 기호 목록을 나열한다면, 그것은 파워포인트를 만드는 것만큼이나 좋지 않은 결과일 것입니다.

4페이지 분량의 메모를 작성하는 것이 20페이지 분량의 파워포인트를 ‘만드는’ 것보다 더 어려운 이유는, 훌륭한 메모의 서사적 구조가 무엇이 더 중요한지, 그리고 사물 간의 연관성을 더 깊이 생각하고 이해하도록 강제하기 때문입니다.

파워포인트 스타일의 프레젠테이션은 어쩐지 아이디어를 대충 넘기거나, 상대적 중요성의 차이를 무디게 만들거나, 아이디어 간의 내적 연관성을 무시해도 된다는 식의 면죄부를 주는 경향이 있습니다.”

훌륭한 메모를 작성하는 데는 상당한 시간이 걸리기 때문에, 베조스는 모든 직원이 반드시 읽을 수 있도록 확실한 방법, 즉 ‘공동 낭독’ 제도를 도입했습니다.

“우리는 회의실에서 직접 내용을 읽습니다. [그렇지 않으면] 마치 고등학생들처럼, 임원들도 메모를 읽은 척하며 회의 내내 허세를 부리게 될 테니까요,”라고 그는 말했다. 메모가 공유되는 회의에서는 처음 20~30분을 메모를 읽는 데 할애한다. 그 후 발표자는 나머지 팀원들의 질문에 답변한다.

이 방법은 아마존 이외의 다른 곳에서도 통할까요?

아마존의 회의 방식은 다소 독특하지만, 그 기반이 되는 구조와 목표는 특별할 것이 없습니다. 아마존 회의의 형식은 좀 더 일반적으로 '플립 미팅'이라고 부를 수 있습니다. 교육 분야의 '플립드 클래스룸(flipped classroom)' 모델에서 영감을 얻은 플립드 미팅에서는 참석자들에게 실제 회의 일정에 앞서 관련 프레젠테이션 자료를 미리 검토할 수 있도록 제공함으로써, 대면 회의 시간을 질문과 심도 있는 토론에 할애할 수 있게 합니다.

구체적인 방식이 어떠하든, ‘플립드 미팅’은 기존의 발표 중심 회의에서 흔히 발생하는 문제점들을 해결하기 위해 고안된 방식입니다. 우리는 모두, 충분히 다듬어지지 않은 아이디어를 장황하게 설명하는 동안 청중의 참여도가 떨어지고, 질문이나 토론을 위한 시간은 고작 몇 분밖에 남지 않는 전형적인 회의 양식을 잘 알고 있습니다.

하지만 ‘플립드 미팅’은 단기적인 해결책이 아니다. 이는 상당한 시간과 자원을 투자해야 하는 문화적 변화이며, 베조스는 더 깊이 있는 논의와 생산적인 팀 회의를 위해 이러한 비용을 기꺼이 감수하겠다고 거듭 강조해 왔다.

물론, 기존의 발표 위주 회의가 모두 실속이 없거나 비생산적인 것은 아닙니다. 하버드 비즈니스 리뷰(HBR)는 회의에서 발표를 전면적으로 금지하는 것을 지지하지는 않지만, 베조스의 의견에는 어느 정도 동의합니다. HBR은 는 지적했듯이 회의 중 프레젠테이션에 지나치게 의존하면 조직이 비즈니스 내 진정한 변화를 이끌어내는 더 생산적인 대화를 놓칠 수 있다고 지적했습니다.

조직에 적합한 ‘플립드 미팅’ 운영하기

오늘날에도 여전히 너무 많은 회의가 빈약한 의제와 막연한 희망사항만으로 진행되고 있다. 한 연구에 따르면 미국에서는 매년 370억 달러가 무의미한 회의로 낭비되고 있다고 추산하는데, 우리가 회의에 참석할수록 이 수치는 더욱 급증하고 있다.

우리는 적합한 인원이 참석하도록 유도한 뒤, 그들이 생산적인 논의를 진행하는 데 필요한 정보를 이미 숙지하고 있기를 기대합니다. 운이 조금만 따른다면, 서로 의견을 조율하여 실행 가능한 합의점을 도출할 수 있을 것입니다. 하지만 실제로는 참석률이 저조하고 정보도 불완전한 참가자들이 모인 회의가 자주 벌어집니다. 이들은 첫 회의에서 빠진 부분을 메우기 위해 다음 단계와 실행 과제를 조각조각 맞춰볼 수밖에 없습니다. 그러면 우리는 두 번째 회의를 잡아서 같은 과정을 반복하게 됩니다.

회의 방식을 전환하면 참석자들에게 사전에 정보를 제공함으로써 비생산적인 회의로 낭비되던 귀중한 시간을 되찾을 수 있습니다. 이를 통해 모든 회의가 생산적으로 진행되도록 보장하며, 팀원들이 협력하여 더 현명하고 시의적절한 결정을 내릴 수 있도록 지원합니다.

그렇다면 프레젠테이션은 이제 끝난 걸까요?

회의 시작 시점에 “6페이지 분량의 자료”를 읽고, 그 후 회의 시간 내내 활발한 토론을 진행하는 방식이 아마존에는 효과적일지 모르지만, 반드시 귀사의 조직에 가장 적합한 접근 방식이라고는 할 수 없습니다. 다행히도 ‘플립드 미팅(flipped meeting)’ 모델은 귀사의 기업 문화에 맞게 조정할 수 있습니다.

구성이 탄탄한 프레젠테이션(파워포인트를 활용한 경우를 포함하여)은 여전히 새로운 아이디어를 전달하는 데 있어 유용하고 효율적인 수단이며, 대개 긴 메모를 작성하는 데 걸리는 시간의 극히 일부만 소요됩니다. 이러한 프레젠테이션을 포기할 필요는 없으며, 단지 실제 회의 전에 미리 진행하기만 하면 됩니다.

회의에 앞서 발표자는 평소와 마찬가지로 슬라이드를 준비하고 발표 내용을 체계적으로 정리할 수 있습니다. 그런 다음 노트북에 내장된 웹캠을 이용해 회의 중 진행했을 발표 내용을 녹화하기만 하면 됩니다. 이후 발표자는 회의 하루 전쯤에 이 동영상 자료를 공유하면, 참석자들은 각자의 일정에 맞춰 영상을 시청하고(필요할 경우 되감아 다시 볼 수도 있음) 토론에 적극적으로 참여할 수 있도록 만반의 준비를 갖춘 상태로 대면 회의에 참석할 수 있습니다.

Panopto 녹화한 플립드 미팅 발표 예시를 확인해 보세요:

 

 

‘플립형 회의’는 사전에 조금 더 많은 준비가 필요하지만, 회의 진행 중에는 그 보상을 충분히 누릴 수 있습니다. 발표 자료를 미리 검토하면 참석자들이 주제에 대해 진지하게 고민할 시간을 확보할 수 있습니다. 기존의 회의 방식은 발표자가 대부분의 발언을 주도하도록 함으로써 의견 차이와 토론을 최소화하도록 구성되어 있습니다. 그러나 회의 초반에 가능한 한 빨리 의견 차이를 제기할 수 있도록 회의를 구성해야만 진정한 진전을 이룰 수 있습니다. 이렇게 하면 의견 대립에 소요되는 시간을 최소화하고, 집단이 합의에 도달할 수 있는 시간을 극대화할 수 있습니다.

 

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이미지 출처: Joe Wolf (Flickr)