Durante una recente intervista, il CEO di Amazon Jeff Bezos ha spiegato il suo metodo di lavoro, che, a suo dire, potrebbe sembrare "strano" agli occhi degli esterni. "In Amazon non si usano presentazioni PowerPoint", ha affermato. "Quando assumiamo un nuovo dirigente dall'esterno, lo avvertiamo: 'Questa è la cultura delle riunioni più bizzarra che tu abbia mai incontrato'".

Quando un membro del team di Amazon ha un'idea da proporre, non crea l'ennesima presentazione PowerPoint , come avviene nella maggior parte delle altre aziende. Piuttosto, struttura la sua proposta sotto forma di un promemoria di quattro-sei pagine, che l'azienda chiama "narrazione".

Si tratta di una pratica in vigore dal 2004, anno in cui Bezos inviò un'e-mail al suo team dirigenziale spiegando il motivo per cui aveva vietato gli elenchi puntati. Il messaggio recitava:

"Qualche piccolo aiuto in più per capire il motivo."

Ciò che cerchiamo è un testo narrativo ben strutturato, non un semplice testo. Se qualcuno crea un elenco puntato in Word, sarebbe altrettanto pessimo di una presentazione PowerPoint.

Il motivo per cui scrivere un promemoria di 4 pagine è più difficile che "scrivere" una presentazione PowerPoint di 20 pagine è che la struttura narrativa di un buon promemoria impone una riflessione più approfondita e una migliore comprensione di ciò che è più importante di ciò che non lo è, e di come le cose siano correlate.

Le presentazioni in stile PowerPoint, in qualche modo, danno il permesso di sorvolare sulle idee, appiattire qualsiasi senso di importanza relativa e ignorare l'interconnessione tra le idee.

E poiché ci vuole molto tempo per creare un ottimo promemoria, Bezos ha anche implementato un metodo infallibile per assicurarsi che tutti lo leggano: la lettura collettiva.

«Leggiamo il documento in sala. [Altrimenti,] proprio come gli studenti delle superiori, i dirigenti si arrabbieranno durante la riunione fingendo di aver letto il promemoria», ha affermato. Nella riunione in cui viene condiviso il promemoria, i primi 20-30 minuti sono dedicati alla sua lettura. Dopodiché, chi lo presenta risponde alle domande del resto del team.

Funzionerebbe anche altrove oltre ad Amazon?

Sebbene le riunioni di Amazon siano un po' particolari, la struttura e gli obiettivi di base non lo sono. Il formato delle riunioni di Amazon può essere più genericamente definito come una riunione capovolta . Prendendo ispirazione dal modello della classe capovolta in ambito educativo, in una riunione capovolta ai partecipanti vengono forniti materiali di presentazione pertinenti da esaminare prima della riunione vera e propria, liberando così tempo in presenza per domande e discussioni approfondite.

Indipendentemente da come venga implementata, la riunione capovolta è pensata per risolvere alcuni dei problemi comuni che possono sorgere nelle riunioni tradizionali basate su presentazioni. Tutti conosciamo le tipiche presentazioni lunghe e poco sviluppate, con un pubblico disinteressato e strutturate in modo da lasciare solo pochi minuti per domande o conversazioni.

Ma la riunione capovolta non è una soluzione rapida. Si tratta di un cambiamento culturale che richiede un investimento significativo di tempo e risorse, costi che Bezos ha ripetutamente dichiarato di essere più che disposto a sostenere in cambio di discussioni di gruppo più informate e produttive.

Certo, non tutte le riunioni tradizionali basate su presentazioni sono prive di sostanza o improduttive. L'Harvard Business Review (HBR) non appoggia un divieto assoluto delle presentazioni nelle riunioni, ma concorda in parte con Bezos. L'HBR ha osservato che un eccessivo ricorso alle presentazioni durante le riunioni può impedire alle organizzazioni di avviare conversazioni più produttive che potrebbero alimentare un reale cambiamento all'interno dell'azienda.

Come far funzionare la riunione capovolta nella tua organizzazione

Ancora oggi, troppe riunioni vengono organizzate con un'agenda scarna e tanta, tanta speranza. Uno studio stima che negli Stati Uniti vengano sprecati ogni anno 37 miliardi di dollari in riunioni inutili, una cifra destinata ad aumentare man mano che partecipiamo a un numero sempre maggiore di riunioni.

Il nostro obiettivo è quello di coinvolgere le persone giuste, sperando che conoscano a memoria tutte le informazioni necessarie per una discussione produttiva. Con un po' di fortuna, riusciremo a raggiungere un consenso accettabile. Spesso, però, ci troviamo di fronte a riunioni parzialmente frequentate e con partecipanti solo parzialmente informati, capaci di mettere insieme una serie di passi successivi e azioni da intraprendere per colmare le lacune emerse durante il primo incontro. A quel punto, fissiamo un secondo incontro e il ciclo si ripete.

Il metodo "flipped meeting" permette di informare i partecipanti in anticipo, recuperando così il tempo prezioso sprecato in sessioni improduttive. Garantisce che ogni riunione sia produttiva e consente ai team di prendere decisioni più intelligenti e tempestive in modo collaborativo.

Significa forse che le presentazioni sono morte?

Sebbene leggere un documento di sei pagine all'inizio di una riunione e poi partecipare attivamente alla discussione per tutta la sua durata sembri funzionare bene per Amazon, potrebbe non essere l'approccio migliore per la vostra organizzazione. Fortunatamente, il modello della riunione capovolta può essere personalizzato per adattarsi alla cultura aziendale.

Le presentazioni ben strutturate, comprese quelle che utilizzano PowerPoint, rimangono un mezzo valido ed efficace per comunicare nuove idee, richiedendo in genere solo una frazione del tempo necessario per scrivere una lunga nota informativa. Non è necessario abbandonare queste presentazioni, basta anticiparle rispetto alla riunione vera e propria.

Prima della riunione, la relatrice può preparare le diapositive e strutturare i punti chiave del suo intervento, come farebbe di solito. Dopodiché, le basterà utilizzare la webcam integrata del suo laptop per registrare la presentazione che avrebbe tenuto durante la riunione. La relatrice condividerà poi la registrazione video uno o due giorni prima della riunione, in modo che i partecipanti possano visualizzarla secondo i propri impegni, anche riavvolgendola e ripetendola se necessario, e arrivare alla riunione in presenza pienamente preparati a contribuire alla discussione.

Guarda un esempio di presentazione di una riunione capovolta registrata con Panopto :

 

 

Sebbene una riunione capovolta richieda un po' più di lavoro preliminare, i benefici si vedranno durante la sessione. Esaminare in anticipo i materiali di presentazione garantisce che i partecipanti abbiano il tempo di riflettere attentamente sull'argomento. Le riunioni tradizionali sono strutturate in modo da minimizzare i disaccordi e i dibattiti, lasciando che sia il relatore a parlare per la maggior parte del tempo. Ma i veri progressi si possono ottenere solo se si strutturano le riunioni in modo da far emergere i punti di disaccordo il prima possibile, minimizzando il tempo dedicato al confronto e massimizzando il tempo a disposizione del gruppo per raggiungere un consenso.

 

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Crediti immagine: Joe Wolf via Flickr