Au cours d'une interview récente, Le PDG d'Amazon, Jeff Bezos, a expliqué la façon dont il organise encore des réunions, ce qui, il l'admet, peut sembler "bizarre" aux yeux des personnes extérieures. "Aucun PowerPoint n'est utilisé à l'intérieur d'Amazon", a-t-il déclaré. "Lorsque nous embauchons un nouveau cadre de l'extérieur [nous l'avertissons] : "C'est la culture de réunion la plus bizarre que vous ayez jamais rencontrée"."

Lorsqu'un membre de l'équipe d'Amazon a une idée à proposer, il n'élabore pas une énième présentation PowerPoint, ce qui est la norme dans la plupart des autres organisations. Au lieu de cela, il structure son discours sous la forme d'un mémo de quatre à six pages, que l'entreprise appelle un "récit".

Cette pratique est en vigueur depuis 2004, date à laquelle Bezos a envoyé un courriel à son équipe de direction expliquant pourquoi il bannissait les puces. Il est écrit :

"Un peu plus pour aider à comprendre le pourquoi."

Un texte bien structuré et narratif est ce que nous recherchons plutôt qu'un simple texte. Si quelqu'un construit une liste de points à puces dans Word, ce serait aussi mauvais que Powerpoint.

La raison pour laquelle il est plus difficile d'écrire un mémo de 4 pages que d'écrire un powerpoint de 20 pages est que la structure narrative d'un bon mémo oblige à mieux réfléchir et à mieux comprendre ce qui est plus important que quoi, et comment les choses sont liées.

Les présentations de type Powerpoint donnent en quelque sorte la permission de survoler les idées, d'aplanir toute notion d'importance relative et d'ignorer les liens internes entre les idées."

Et comme il faut beaucoup de temps pour créer un bon mémo, Bezos a également mis en place une méthode infaillible pour s'assurer que tout le monde le lise : la lecture commune.

"Nous lisons dans la salle. Sinon, comme des lycéens, les cadres vont bluffer en faisant croire qu'ils ont lu le mémo", explique-t-il. Dans la réunion où le mémo est partagé, les 20 à 30 premières minutes sont consacrées à la lecture du mémo. Ensuite, le présentateur répond aux questions du reste de l'équipe.

Cela fonctionnerait-il ailleurs que sur Amazon ?

Si les réunions d'Amazon sont un peu particulières, la structure et les objectifs sous-jacents ne le sont pas. Le format des réunions d'Amazon peut être plus généralement qualifié de réunion inversée. S'inspirant du modèle de classe inversée dans le domaine de l'éducation, dans une réunion inversée, les plates-formes reçoivent des documents de présentation pertinents à examiner avant la réunion prévue, ce qui libère du temps en personne pour les questions et les discussions éclairées.

Quelle que soit la façon dont elle est mise en œuvre, la réunion inversée est conçue pour résoudre certains des problèmes courants qui peuvent survenir lors des réunions traditionnelles basées sur des présentations. Nous connaissons tous le stéréotype de la longue présentation d'idées peu développées et d'un public peu engagé, structurée de manière à ne laisser que quelques minutes pour les questions ou les conversations.

Mais la réunion inversée n'est pas une solution miracle. Il s'agit d'un changement culturel qui nécessite un investissement important en temps et en ressources - des coûts que Bezos a déclaré à maintes reprises qu'il était plus que prêt à sacrifier en échange de discussions d'équipe plus informées et plus productives.

Bien sûr, toutes les réunions traditionnelles basées sur des présentations ne sont pas dépourvues de substance ou improductives. La Harvard Business Review (HBR) n'est pas favorable à l'interdiction pure et simple des présentations dans les réunions, mais elle est d'accord avec M. Bezos dans une certaine mesure. La HBR a noté qu'une dépendance excessive à l'égard des présentations lors des réunions peut amener les organisations à passer à côté de conversations plus productives qui alimentent un véritable changement au sein de l'entreprise.

Faire fonctionner la réunion inversée pour votre organisation

Aujourd'hui, trop de réunions sont encore organisées avec un ordre du jour mince et beaucoup de vœux pieux. Une étude estime que que 37 milliards de dollars sont gaspillés chaque année aux États-Unis en réunions inutiles - un chiffre qui s'accélère à mesure que nous assistons à de plus en plus de réunions.

Nous nous efforçons d'inviter les bonnes personnes, en espérant qu'elles connaissent d'avance les informations dont nous avons besoin pour avoir une discussion productive. Avec un peu de chance, nous parviendrons à obtenir un consensus viable. Cependant, nous obtenons souvent des sessions auxquelles les participants ne participent que partiellement et ne sont que partiellement informés, ce qui ne leur permet que d'élaborer une série d'étapes et de mesures à prendre pour combler les lacunes de la première réunion. Ensuite, nous programmons une deuxième réunion et nous recommençons.

Le renversement des réunions permet d'informer à l'avance les plateformes de réunion afin de récupérer le temps précieux perdu dans des sessions improductives. Elle garantit que chaque réunion est productive et permet à vos équipes de prendre, en collaboration, des décisions plus intelligentes et plus rapides.

Cela signifie-t-il que les présentations sont mortes ?

Si la lecture d'un "6-pager" au début d'une réunion et l'engagement d'une discussion active pendant toute la durée de celle-ci semblent bien fonctionner pour Amazon, ce n'est pas nécessairement la meilleure approche pour votre organisation. Heureusement, le modèle de réunion inversée peut être adapté à la culture de votre entreprise.

Les présentations bien structurées - y compris celles qui utilisent PowerPoint - restent un moyen précieux et efficace de communiquer de nouvelles idées, ne nécessitant généralement qu'une fraction du temps qu'il faudrait pour rédiger un long mémo. Vous n'avez pas besoin d'abandonner ces présentations, mais simplement de les avancer avant la réunion proprement dite.

Avant la réunion, le présentateur peut préparer des diapositives et structurer ses points de discussion, comme il le fait habituellement. Ensuite, il lui suffit d'utiliser la webcam intégrée de son ordinateur portable pour enregistrer la présentation qu'il aurait faite pendant la réunion. La présentatrice partage ensuite la présentation vidéo un jour ou deux avant la réunion, afin que les participants puissent la visionner à leur propre rythme - et même la rembobiner et la répéter si nécessaire - et venir à la réunion en personne en étant parfaitement préparés à contribuer à la discussion.

Regardez un exemple de présentation de réunion inversée enregistrée avec Panopto :

 

 

Si une réunion inversée demande un peu plus de travail en amont, vous en récolterez les fruits pendant la session. En examinant le matériel de présentation à l'avance, vous vous assurez que les participants auront le temps de réfléchir sérieusement au sujet. Les réunions traditionnelles sont structurées de manière à minimiser les désaccords et les débats en permettant au présentateur de prendre la parole. Mais de réels progrès ne peuvent être réalisés que si vous structurez les réunions de manière à soulever les points de désaccord le plus tôt possible dans la réunion - en minimisant le temps consacré au désaccord et en maximisant le temps disponible pour que le collectif parvienne à un consensus.

 

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Crédit photo : Joe Wolf via Flickr