Lors d'une récente interview, Jeff Bezos, PDG d'Amazon, a expliqué sa méthode de réunion, qui, de son propre aveu, peut paraître « étrange » aux yeux des observateurs extérieurs. « Aucune présentation PowerPoint n'est utilisée chez Amazon », a-t-il déclaré. « Lorsque nous recrutons un nouveau cadre extérieur, nous l'avertissons : “Voici la culture des réunions la plus bizarre que vous ayez jamais vue.” »

Lorsqu'un membre de l'équipe Amazon a une idée à proposer, il ne prépare pas une énième présentation PowerPoint , comme c'est le cas dans la plupart des autres organisations. Au lieu de cela, il structure sa présentation sous la forme d'une note de quatre à six pages, que l'entreprise appelle un « récit ».

Cette pratique est en vigueur depuis 2004, date à laquelle Bezos a initialement envoyé un courriel à son équipe dirigeante pour expliquer pourquoi il interdisait les listes à puces. Voici ce qu'il disait :

« Un petit supplément pour aider à comprendre le « pourquoi ». »

Nous recherchons un texte narratif bien structuré, et non un simple texte. Une liste à puces créée dans Word serait tout aussi mauvaise qu'une présentation PowerPoint.

La raison pour laquelle rédiger une note de service de 4 pages est plus difficile que de « rédiger » une présentation PowerPoint de 20 pages est que la structure narrative d'une bonne note de service oblige à une meilleure réflexion et à une meilleure compréhension de ce qui est plus important que quoi, et de la façon dont les choses sont liées.

Les présentations de type PowerPoint donnent en quelque sorte la permission de survoler les idées, d'aplatir toute notion d'importance relative et d'ignorer l'interconnexion intrinsèque des idées.

Et comme la rédaction d'une bonne note de service prend énormément de temps, Bezos a également mis en place une méthode infaillible pour s'assurer que tout le monde la lise : la lecture collective.

« Nous lisons la note de service en réunion. [Sinon,] comme des lycéens, les cadres vont faire semblant de l'avoir lue », a-t-il déclaré. Lors de la réunion où la note est partagée, les 20 à 30 premières minutes sont consacrées à sa lecture. Ensuite, l'orateur répond aux questions du reste de l'équipe.

Cela fonctionnerait-il ailleurs que sur Amazon ?

Bien que les réunions d'Amazon présentent certaines particularités, leur structure et leurs objectifs restent les mêmes. On peut qualifier le format des réunions d'Amazon de réunion inversée . S'inspirant du modèle de la classe inversée en éducation, ce type de réunion consiste à fournir aux participants des supports de présentation pertinents à consulter avant la réunion, ce qui permet de consacrer davantage de temps en présentiel aux questions et aux échanges constructifs.

Quelle que soit sa mise en œuvre, la réunion inversée vise à résoudre certains problèmes courants des réunions traditionnelles basées sur des présentations. Nous connaissons tous ces exposés interminables et stéréotypés, où les idées sont peu développées et l'auditoire peu attentif, le tout ne laissant que quelques minutes pour les questions ou les échanges.

Mais la réunion inversée n'est pas une solution miracle. C'est un changement culturel qui exige un investissement considérable en temps et en ressources – des coûts que Bezos a maintes fois affirmé être prêt à consentir en échange de discussions d'équipe plus éclairées et productives.

Bien sûr, toutes les réunions traditionnelles basées sur des présentations ne sont pas dénuées de sens ou improductives. La Harvard Business Review (HBR) ne préconise pas une interdiction pure et simple des présentations en réunion, mais elle partage en partie l'avis de Bezos. La HBR a constaté qu'une dépendance excessive aux présentations lors des réunions peut empêcher les organisations d'avoir des échanges plus productifs, susceptibles d'impulser un véritable changement au sein de l'entreprise.

Faire de la réunion inversée un atout pour votre organisation

Aujourd'hui encore, trop de réunions sont organisées avec un ordre du jour minimaliste et beaucoup d'espoirs illusoires. Une étude estime que 37 milliards de dollars sont gaspillés chaque année aux États-Unis en réunions inutiles – un chiffre qui augmente à mesure que nous participons à de plus en plus de réunions.

Notre objectif est de réunir les bonnes personnes, en espérant qu'elles possèdent d'emblée les informations nécessaires à une discussion productive. Avec un peu de chance, nous parviendrons à un consensus acceptable. Or, bien souvent, nous nous retrouvons avec des séances clairsemées et des participants mal informés, incapables de répondre qu'à la légère et de combler les lacunes de la première réunion par une série d'étapes et de points d'action. Nous programmons alors une deuxième réunion, et ainsi de suite.

L'inversion des réunions permet d'informer les participants en amont afin de récupérer un temps précieux gaspillé lors de séances improductives. Elle garantit la productivité de chaque réunion et permet à vos équipes de prendre des décisions plus éclairées et plus rapides, en collaboration.

Cela signifie-t-il que les présentations sont mortes ?

Si la lecture d'un document de six pages en début de réunion, suivie d'une discussion animée, semble bien fonctionner pour Amazon, cette approche n'est pas forcément la plus adaptée à votre organisation. Heureusement, le modèle de la réunion inversée peut être personnalisé pour s'intégrer à votre culture d'entreprise.

Les présentations bien structurées, y compris celles utilisant PowerPoint, restent un moyen précieux et efficace de communiquer de nouvelles idées, ne nécessitant généralement qu'une fraction du temps nécessaire à la rédaction d'une longue note de service. Il n'est pas nécessaire d'abandonner ces présentations, il suffit de les programmer avant la réunion.

Avant la réunion, la présentatrice peut préparer ses diapositives et structurer ses points clés, comme d'habitude. Il lui suffit ensuite d'utiliser la webcam intégrée de son ordinateur portable pour enregistrer la présentation qu'elle aurait donnée lors de la réunion. La présentatrice partage alors la vidéo un jour ou deux avant la réunion afin que les participants puissent la visionner à leur convenance — et même la revoir si nécessaire — et arriver à la réunion en présentiel parfaitement préparés pour contribuer à la discussion.

Regardez un exemple de présentation de réunion inversée enregistrée avec Panopto :

 

 

Bien qu'une réunion inversée exige un peu plus de préparation, vous en récolterez les fruits pendant la session. Examiner les supports de présentation à l'avance garantit aux participants le temps d'étudier le sujet en profondeur. Les réunions traditionnelles sont structurées de manière à minimiser les désaccords et les débats en laissant la parole à l'orateur. Or, de réels progrès ne sont possibles que si les réunions sont structurées de façon à faire émerger les points de désaccord le plus tôt possible, minimisant ainsi le temps consacré aux désaccords et maximisant celui disponible pour parvenir à un consensus.

 

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Crédit photo : Joe Wolf via Flickr