Viviamo in un'epoca di immediatezza. Con così tante informazioni disponibili su Internet e così tanti modi per comunicare con i nostri colleghi, ci aspettiamo che le nostre domande ricevano una risposta immediata e che il nostro lavoro proceda rapidamente per tutto il giorno.

Quando la conoscenza non viene preservata all'interno di un'organizzazione, tuttavia, queste aspettative non vengono sempre soddisfatte. Le persone viaggiano e vanno in vacanza. Abbiamo il nostro lavoro e le nostre responsabilità e non possiamo essere disponibili 24 ore su 24, 7 giorni su 7, per rispondere alle domande degli altri. Se la nostra conoscenza unica non esiste al di fuori della nostra testa, a volte i nostri colleghi devono semplicemente farne a meno. Ciò influisce pesantemente sulla produttività che, ora per ora, ha un impatto significativo sui profitti dell'azienda.

Nel nostro studio " Workplace Knowledge And Productivity", il primo nel suo genere, abbiamo intervistato 1001 dipendenti americani di diversi settori per conoscere il più possibile le loro esperienze nell'utilizzo e nella mancanza di conoscenze specifiche. Tre quarti degli intervistati lavorano da almeno 15 anni, anche se non necessariamente con lo stesso lavoro. Un terzo di loro lavora specificamente nel campo dell'apprendimento e dello sviluppo, il che ci ha permesso di approfondire ulteriormente il modo in cui la conoscenza viene o non viene gestita dalle organizzazioni.

Abbiamo scoperto che i dipendenti sono molto meno produttivi di quanto potrebbero essere quando la conoscenza non viene condivisa in modo efficiente.

Come la condivisione inefficiente delle conoscenze danneggia la produttività

1. Aspettare le conoscenze dei colleghi

I dipendenti che hanno partecipato al nostro sondaggio trascorrono in media 5 ore alla settimana in attesa di entrare in contatto con persone che possiedono le conoscenze specifiche di cui hanno bisogno. Per 1 lavoratore su 10, non è insolito aspettare il doppio del tempo. In questo lasso di tempo, il lavoro viene ritardato, sospeso o addirittura annullato del tutto.

 

 

Per esempio, se volete un consiglio su come strutturare una presentazione per un cliente. Avete visto diversi esempi e ognuno è strutturato in modo diverso. Inviate un'e-mail alla vostra collega Mandy, che conosce il cliente meglio di chiunque altro e può indicarvi il modo migliore per affrontare la presentazione. Ma Mandy è in riunione tutto il giorno e non risponde. La mattina successiva inviate un'altra e-mail e nel pomeriggio Mandy riesce finalmente a rispondervi con i consigli di cui avete bisogno.

Mentre aspettavate la risposta di Mandy, avete spostato la vostra attenzione su altre cose. Ma la presentazione è rimasta al punto di partenza. Avete perso uno o due giorni di potenziali progressi e ora dovete affannarvi per finire tutto entro la scadenza.

2. Cercare la conoscenza in modo inefficiente

Piuttosto che perdere tempo in attesa di una risposta, i dipendenti possono cercare di andare avanti da soli. Ma spesso ciò è molto inefficiente: si va alla ricerca di informazioni online, si ripensano le proprie decisioni e ci si arrampica sugli specchi.

È quasi come se fossero di nuovo dei nuovi dipendenti. La loro esperienza non è in grado di farli superare in questa situazione. E la persona con la giusta esperienza non è presente per colmare il vuoto. Nel nostro sondaggio, i dipendenti hanno dichiarato di trascorrere 8 ore - un'intera giornata di lavoro - in questa modalità ogni settimana.

 

 

È vero che le prove e gli errori possono essere istruttivi. Spesso si esce dall'altra parte con nuove conoscenze che ci aiutano la prossima volta che si presenta la situazione. Ma resta il fatto che ci sono modi più efficienti per acquisire le stesse conoscenze. Ci vogliono molto meno di 8 ore per guardare un video tutorial o per accedere a un'altra forma di conoscenza che l'azienda ha investito per preservare.

3. Duplicazione degli sforzi

Una terza fonte di inefficienza si verifica quando un dipendente svolge, consapevolmente o meno, un lavoro che qualcun altro ha già svolto o sta svolgendo. In media, i dipendenti hanno dichiarato di trascorrere quasi 6 ore alla settimana "reinventando la ruota" e duplicando il lavoro di altre persone. Quasi 1 su 3 dichiara di trascorrere più di 6 ore ridondanti ogni settimana. Per il 14%, la duplicazione del lavoro occupa almeno 10 ore.

La duplicazione può avvenire per diversi motivi. Forse il collega che ha già svolto il lavoro non è immediatamente disponibile a fornire una risposta o a indicarvi le risorse giuste. Oppure, semplicemente, non ci si rende conto che il proprio sforzo è duplicato e si investe involontariamente tempo ed energie per trovare una soluzione che qualcun altro si è già preso la briga di trovare.

 

 

Quali sono le ragioni più comuni per duplicare il lavoro esistente?

Circa un terzo dei dipendenti intervistati reinventa il lavoro di altri consapevolmente e intenzionalmente, in modo da poter provare o imparare qualcosa di nuovo.

Ma per oltre il 70% dei dipendenti, la duplicazione si verifica perché non si riesce a raggiungere l'altra persona che svolge lo stesso lavoro o perché non si ha idea che qualcun altro lo stia svolgendo.

In parte, si tratta di un problema di tempo. Il 20% dei lavoratori ha dichiarato di aver duplicato il lavoro di altri solo perché non era riuscito a contattare il collega in questione. Se gli approfondimenti di quel collega fossero stati più facilmente disponibili, non ci sarebbe stato motivo di cercare le informazioni in modo indipendente.

Il più delle volte, tuttavia, il motivo per cui i dipendenti duplicano il lavoro esistente è la semplice mancanza di consapevolezza che il lavoro è già in corso o completato. Anche in questo caso il tempo è un fattore: quando le scadenze dei progetti incombono, i dipendenti raramente dedicano molto tempo a indagare se esistono già delle potenziali soluzioni. La sfida per le organizzazioni consiste quindi nell'assicurarsi che, quando le conoscenze rilevanti sono disponibili, gli altri lavoratori possano trovarle rapidamente prima di cercare di risolvere un problema da soli.

 

 

I dipendenti apprezzano la conservazione della conoscenza

Fino a questo momento, il nostro quadro delle conoscenze e dell'efficienza uniche sul posto di lavoro è stato costruito in gran parte sul tempo e sulle proporzioni, come ad esempio il tempo che i lavoratori dedicano a determinati compiti e il confronto tra le diverse fonti e i diversi tipi di conoscenze.

Ma abbiamo anche chiesto agli intervistati quali fossero le loro opinioni e i loro atteggiamenti nei confronti di una conoscenza unica. Cosa pensano i dipendenti della perdita di conoscenza e della condivisione della conoscenza?

 

 

Nel complesso, i dipendenti si sono trovati d'accordo con una serie di affermazioni che sostengono l'idea che le conoscenze acquisite attraverso l'esperienza sono eccezionalmente preziose e che il turnover ha un impatto negativo sulle risorse di conoscenza dell'azienda, con un costo in termini di tempo e denaro.

Abbiamo anche scoperto un forte sentimento riguardo al modo in cui le organizzazioni gestiscono la conoscenza. Il 63% dei dipendenti dichiara che preferirebbe lavorare per organizzazioni in cui le conoscenze uniche vengono preservate. Una percentuale simile ritiene che le organizzazioni che non supportano una cultura di condivisione delle conoscenze stiano commettendo un errore.

Per i datori di lavoro, la grande domanda che scaturisce dalla nostra valutazione degli atteggiamenti dei dipendenti è: "Che cosa facciamo?".

La risposta, secondo il nostro sondaggio: trovare il modo di catturare e condividere ciò che le persone sanno.

Se c'è un'idea da trarre per i datori di lavoro, è che le persone che lavorano per loro vogliono maggiori e migliori mezzi per preservare le conoscenze uniche, in modo che possano essere ancora accessibili anche dopo che i dipendenti lasciano l'azienda.

Dei 1001 dipendenti che hanno partecipato al nostro sondaggio, solo il 3% pensa che preservare la conoscenza non sia importante. L'85% è convinto che lo sia.

 

 

Non sorprende che i dipendenti che hanno dovuto aspettare o lottare per ottenere le informazioni di cui hanno bisogno siano i più favorevoli alla condivisione delle conoscenze. Forse più inaspettatamente, però, i dipendenti che non hanno subito disagi personali non sono molto lontani: l'80% dei dipendenti che trovano facile l'accesso alle informazioni all'interno della propria organizzazione è ancora convinto dell'importanza della condivisione delle conoscenze. Lo stesso vale per il 77% dei dipendenti che non hanno subito ritardi.

 

 

Ciò significa che i dipendenti vedono la condivisione delle conoscenze come qualcosa di più di un modo per risolvere i problemi comuni. La vedono come una buona idea in generale. E se hanno subito un disagio personale, ne sono ancora più convinti.

I datori di lavoro, quindi, non dovrebbero aspettare che la loro forza lavoro sia frustrata prima di studiare modi migliori per condividere le conoscenze. È probabile che i loro dipendenti siano già pronti.

Quanto vi costa la conoscenza non condivisa?

Le conoscenze non condivise frenano i dipendenti nel loro lavoro quotidiano, rendendoli a poco a poco meno produttivi di quanto potrebbero essere. Aspettano le informazioni. Fanno fatica a progredire senza di esse. E duplicano gli sforzi di altri dipendenti. Tutte queste inefficienze, che riguardano l'intera forza lavoro, si traducono in grosse perdite per l'azienda.

Finora, le frustrazioni causate da una scarsa condivisione delle conoscenze sono state trascurate soprattutto perché difficili da quantificare. Ora, grazie a dati reali che mostrano il tempo che un dipendente medio perde a cercare e aspettare le conoscenze, possiamo assegnare un costo reale alle conoscenze non condivise.

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