Wir leben im Zeitalter der Unmittelbarkeit. Angesichts der Fülle an Informationen, die uns im Internet zur Verfügung stehen, und der vielen Möglichkeiten, mit unseren Kollegen zu kommunizieren, erwarten wir, dass unsere Fragen umgehend beantwortet werden und unsere Arbeit den ganzen Tag über zügig voranschreitet.

Wenn Wissen innerhalb einer Organisation nicht gesichert wird, werden diese Erwartungen jedoch nicht immer erfüllt. Mitarbeiter reisen und machen Urlaub. Wir haben unsere eigenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten und können nicht rund um die Uhr für die Fragen anderer zur Verfügung stehen. Wenn unser einzigartiges Wissen nur in unseren Köpfen existiert, müssen unsere Kollegen manchmal darauf verzichten. Das dämpft die Produktivität erheblich – was sich wiederum stündlich deutlich auf das Unternehmensergebnis auswirkt.

In unserer wegweisenden Studie zum Thema Wissen und Produktivität am Arbeitsplatz befragten wir 1001 US-amerikanische Angestellte aus verschiedenen Branchen, um möglichst viel über ihre Erfahrungen mit – und den Umgang mit fehlendem – Fachwissen zu erfahren. Drei Viertel der Befragten sind seit mindestens 15 Jahren im Berufsleben, wenn auch nicht unbedingt in derselben Position. Ein Drittel von ihnen arbeitet im Bereich Lernen und Entwicklung, wodurch wir noch tiefergehende Einblicke in das Wissensmanagement von Unternehmen gewinnen konnten.

Wir haben festgestellt, dass Mitarbeiter deutlich weniger produktiv sind, als sie sein könnten, wenn Wissen nicht effizient geteilt wird.

Wie ineffizienter Wissensaustausch die Produktivität beeinträchtigt

1. Auf das Wissen von Kollegen warten.

Die in unserer Umfrage befragten Beschäftigten verbringen durchschnittlich fünf Stunden pro Woche in der Warteschleife, um mit Experten in Kontakt zu treten, die über das benötigte Fachwissen verfügen. Für jeden zehnten Arbeitnehmer ist eine Wartezeit doppelt so lang. Während dieser Zeit verzögert sich die Arbeit, wird unterbrochen oder fällt sogar ganz aus.

Nehmen wir an, Sie benötigen Tipps zur Strukturierung einer Kundenpräsentation. Sie haben bereits mehrere Beispiele gesehen, die alle unterschiedlich aufgebaut sind. Sie schreiben Ihrer Kollegin Mandy eine E-Mail, da sie den Kunden am besten kennt und Ihnen den optimalen Ansatz für Ihre Präsentation empfehlen kann. Mandy ist jedoch den ganzen Tag in Meetings und antwortet nicht. Am nächsten Morgen schicken Sie eine Nachfrage, und am Nachmittag meldet sie sich endlich mit den benötigten Tipps bei Ihnen.

Während du auf Mandys Antwort wartetest, hast du dich anderen Dingen zugewandt. Doch deine Präsentation kam nicht voran. Du hast ein oder zwei Tage potenziellen Fortschritts verloren und musst nun alles bis zum Abgabetermin in letzter Minute fertigstellen.

2. Ineffiziente Wissenssuche

Anstatt Zeit zu verlieren, während sie auf eine Rückmeldung warten, versuchen Mitarbeiter möglicherweise, selbstständig voranzukommen. Dies ist jedoch oft sehr ineffizient: Sie suchen online nach Informationen, hinterfragen ihre Entscheidungen und greifen im Grunde nach jedem Strohhalm.

Es ist fast so, als wären sie wieder neue Mitarbeiter. Ihre bisherige Erfahrung reicht in dieser Situation nicht aus. Und die Person mit der nötigen Erfahrung ist nicht da, um die Lücke zu füllen. In unserer Umfrage gaben die Mitarbeiter an, wöchentlich acht Stunden – einen vollen Arbeitstag – in diesem Modus zu verbringen .

Es stimmt, dass man durch Ausprobieren lernen kann. Oftmals gewinnt man dabei neue Erkenntnisse, die einem in ähnlichen Situationen weiterhelfen. Fakt ist aber, dass es effizientere Wege gibt, sich dasselbe Wissen anzueignen. Es dauert deutlich weniger als acht Stunden, sich ein Tutorial-Video anzusehen oder auf andere Wissensquellen zuzugreifen, in deren Erhalt das Unternehmen investiert hat.

3. Doppelte Bemühungen

Eine dritte Ursache für Ineffizienz entsteht, wenn Mitarbeiter wissentlich oder unwissentlich Arbeiten ausführen, die bereits von anderen erledigt wurden oder gerade ausgeführt werden. Im Durchschnitt gaben Angestellte an, wöchentlich fast sechs Stunden mit der „Neuerfindung des Rades“ und der Duplizierung der Arbeit anderer zu verbringen . Fast jeder Dritte gibt an, wöchentlich mehr als sechs Stunden mit redundanter Arbeit zu verbringen. Bei 14 Prozent nimmt diese redundante Arbeit mindestens zehn Stunden in Anspruch.

Doppelarbeit kann aus verschiedenen Gründen entstehen. Vielleicht ist der Kollege, der die Arbeit bereits erledigt hat, nicht sofort erreichbar, um eine Antwort zu geben oder auf die richtigen Ressourcen hinzuweisen. Oder vielleicht ist Ihnen einfach nicht bewusst, dass Ihre Arbeit doppelt ist, und Sie investieren unwissentlich Zeit und Energie in die Entwicklung einer Lösung, die jemand anderes bereits mühsam gefunden hat.

Was sind die häufigsten Gründe für die Duplizierung bereits vorhandener Arbeiten?

Etwa ein Drittel der von uns befragten Mitarbeiter erfindet die Arbeit anderer bewusst und absichtlich neu, um etwas Neues auszuprobieren oder zu lernen.

Bei mehr als 70 Prozent der Angestellten kommt es jedoch zu Doppelarbeit, weil entweder die andere Person, die die gleiche Arbeit verrichtet, nicht erreichbar ist oder weil die Angestellten gar nicht wissen, dass jemand anderes diese Arbeit bereits erledigt.

Zum Teil ist dies eine Frage des Zeitaufwands. Zwanzig Prozent der Beschäftigten gaben an, die Arbeit anderer nur deshalb doppelt erledigt zu haben, weil sie den betreffenden Kollegen nicht erreichen konnten. Wären die Erkenntnisse dieses Kollegen leichter zugänglich gewesen, hätte es keinen Grund gegeben, die Informationen selbstständig zu beschaffen.

Meistens liegt die Ursache für die Duplizierung bestehender Arbeitsschritte jedoch schlichtweg in einem fehlenden Bewusstsein dafür, dass die Arbeit bereits in Bearbeitung oder abgeschlossen ist. Auch der Zeitfaktor spielt eine Rolle: Bei nahenden Projektfristen investieren Mitarbeiter selten viel Zeit in die Recherche nach bereits vorhandenen Lösungen. Die Herausforderung für Unternehmen besteht daher darin, sicherzustellen, dass relevantes Wissen schnell zugänglich ist, bevor andere Mitarbeiter versuchen, ein Problem selbst zu lösen.

Mitarbeiter legen Wert auf Wissenserhalt

Bislang basierte unser Bild von einzigartigem Wissen und Effizienz am Arbeitsplatz größtenteils auf Zeit und Verhältnissen, etwa darauf, wie viel Zeit die Arbeiter für bestimmte Aufgaben aufwenden und wie sich verschiedene Wissensquellen und -arten zueinander verhalten.

Wir befragten die Teilnehmer aber auch zu ihren Ansichten und Einstellungen gegenüber einzigartigem Wissen. Wie stehen die Mitarbeiter zum Thema Wissensverlust und Wissensaustausch?

Insgesamt stimmten die Mitarbeiter einer Reihe von Aussagen zu, die die Auffassung stützen, dass durch Erfahrung erworbenes Wissen außerordentlich wertvoll ist und dass Personalfluktuation die Wissensressourcen des Unternehmens negativ beeinflusst – was das Unternehmen Zeit und Geld kostet.

Wir haben außerdem deutliche Meinungen darüber festgestellt, wie Unternehmen mit Wissen umgehen. 63 Prozent der Beschäftigten gaben an, dass sie bevorzugt für Unternehmen arbeiten würden, in denen einzigartiges Wissen bewahrt wird. Ein ähnlich hoher Anteil ist der Ansicht, dass Unternehmen, die keine Kultur des Wissensaustauschs fördern, einen Fehler begehen.

Für Arbeitgeber stellt sich aus unserer Beurteilung der Mitarbeitereinstellung die zentrale Frage: „Was tun wir dagegen?“

Die Antwort, laut unserer Umfrage: Finden Sie Wege, das Wissen Ihrer Mitarbeiter zu erfassen und zu teilen.

Wenn es eine wichtige Erkenntnis für Arbeitgeber gibt, dann die, dass die Menschen, die für sie arbeiten, mehr und bessere Möglichkeiten zur Bewahrung einzigartigen Wissens wünschen, damit dieses auch nach dem Ausscheiden der Mitarbeiter aus dem Unternehmen noch zugänglich ist.

Von den 1001 Mitarbeitern in unserer Umfrage halten lediglich 3 Prozent die Bewahrung von Wissen für unwichtig. 85 Prozent sind der Ansicht, dass sie wichtig ist.

Es überrascht nicht, dass Mitarbeitende, die lange warten oder sich anstrengen mussten, um an die benötigten Informationen zu gelangen, am ehesten für Wissensaustausch eintreten. Überraschender ist jedoch, dass auch Mitarbeitende, die keine persönlichen Unannehmlichkeiten erfahren haben, nicht weit dahinter liegen: 80 Prozent der Mitarbeitenden, die innerhalb ihres Unternehmens problemlos auf Informationen zugreifen können, halten Wissensaustausch dennoch für sehr wichtig. Dasselbe gilt für 77 Prozent der Mitarbeitenden, die keine Verzögerungen selbst erlebt haben.

Das bedeutet, dass Mitarbeiter Wissensaustausch nicht nur als Mittel zur Lösung häufiger Probleme sehen, sondern ihn generell als sinnvoll betrachten. Und wenn sie selbst schon einmal Nachteile erfahren haben, sind sie umso mehr davon überzeugt.

Arbeitgeber sollten daher nicht erst auf die Frustration ihrer Mitarbeiter warten, bevor sie nach besseren Wegen des Wissensaustauschs suchen. Die Chancen stehen gut, dass ihre Angestellten jetzt schon bereit dafür sind.

Wie viel kostet Sie ungeteiltes Wissen?

Fehlendes Wissen behindert die Mitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit und mindert ihre Produktivität nach und nach. Sie warten auf Informationen, kommen ohne diese kaum voran und leisten Doppelarbeit. All diese Ineffizienzen im gesamten Unternehmen führen zu erheblichen Verlusten.

Bislang wurden die Frustrationen, die durch mangelhaften Wissensaustausch entstehen, weitgehend vernachlässigt, da sie schwer zu quantifizieren waren. Dank realer Daten, die zeigen, wie viel Zeit Mitarbeiter durchschnittlich mit der Suche und dem Warten auf Wissen verlieren, können wir dem nicht geteilten Wissen nun einen konkreten Kostenfaktor zuordnen.