Wir leben in einem Zeitalter der Unmittelbarkeit. Bei so vielen Informationen, die uns im Internet zur Verfügung stehen, und so vielen Möglichkeiten, mit unseren Mitarbeitern zu kommunizieren, erwarten wir, dass unsere Fragen umgehend beantwortet werden und unsere Arbeit den ganzen Tag über zügig voranschreitet.

Wenn das Wissen innerhalb einer Organisation nicht erhalten bleibt, werden diese Erwartungen jedoch nicht immer erfüllt. Menschen reisen und nehmen Urlaub. Wir haben unsere eigene Arbeit und Verantwortung und können nicht rund um die Uhr zur Verfügung stehen, um die Fragen anderer zu beantworten. Wenn unser einzigartiges Wissen nie außerhalb unseres eigenen Kopfes existiert, müssen unsere Mitarbeiter manchmal einfach darauf verzichten. Das ist ein großer Dämpfer für die Produktivität, die sich Stunde für Stunde erheblich auf das Endergebnis des Unternehmens auswirkt.

In unserer ersten Studie über Wissen und Produktivität am Arbeitsplatz haben wir 1001 amerikanische Arbeitnehmer aus verschiedenen Branchen befragt, um so viel wie möglich über ihre Erfahrungen mit - und ohne - einzigartiges Wissen zu erfahren. Drei Viertel der Befragten arbeiten seit mindestens 15 Jahren, wenn auch nicht unbedingt an derselben Stelle. Ein Drittel von ihnen ist speziell im Bereich Lernen und Entwicklung tätig, was es uns ermöglichte, noch tiefer in die Frage einzudringen, wie Wissen in Unternehmen verwaltet wird und wie nicht.

Wir haben festgestellt, dass die Mitarbeiter viel weniger produktiv sind als sie sein könnten, wenn das Wissen nicht effizient geteilt wird.

Wie ineffizienter Wissensaustausch der Produktivität schadet

1. Auf Wissen von Kollegen warten

Die in unserer Umfrage befragten Arbeitnehmer verbringen durchschnittlich 5 Stunden pro Woche damit, auf den Kontakt mit Personen zu warten, die über das benötigte Fachwissen verfügen. Für 1 von 10 Arbeitnehmern ist es nicht ungewöhnlich, doppelt so lange zu warten. Während dieser Zeit wird die Arbeit verzögert, unterbrochen oder sogar ganz abgebrochen.

 

 

Ein Beispiel: Sie möchten wissen, wie Sie eine Präsentation für einen Kunden strukturieren sollen. Sie haben mehrere Beispiele gesehen, und jedes ist anders aufgebaut. Sie schicken eine E-Mail an Ihre Kollegin Mandy, die den Kunden besser kennt als jeder andere und Ihnen sagen kann, wie Sie Ihre Präsentation am besten angehen sollten. Aber Mandy ist den ganzen Tag in Besprechungen und schreibt nicht zurück. Am nächsten Morgen schicken Sie eine weitere E-Mail, und am späten Nachmittag ist sie endlich in der Lage, Ihnen den gewünschten Rat zu geben.

Während Sie auf Mandys Antwort warteten, haben Sie sich auf andere Dinge konzentriert. Aber bei Ihrer Präsentation sind Sie auf dem Nullpunkt stehen geblieben. Sie haben ein oder zwei Tage potenzieller Fortschritte verloren, und jetzt müssen Sie sich beeilen, um alles bis zum Abgabetermin fertigzustellen.

2. Ineffiziente Suche nach Wissen

Anstatt Zeit zu verlieren, während sie darauf warten, von jemandem eine Antwort zu erhalten, versuchen die Mitarbeiter vielleicht, auf eigene Faust weiterzukommen. Dies ist jedoch oft sehr ineffizient: Sie suchen im Internet nach Informationen, hinterfragen ihre Entscheidungen und greifen im Grunde nach Strohhalmen.

Es ist fast so, als ob sie wieder neue Mitarbeiter wären. Ihre eigene Erfahrung kann sie in dieser Situation nicht weiterbringen. Und die Person mit der richtigen Erfahrung ist nicht da, um die Lücke zu füllen. In unserer Umfrage gaben die Mitarbeiter an, jede Woche 8 Stunden - einen ganzen Arbeitstag - in diesem Modus zu verbringen.

 

 

Es stimmt, dass Versuch und Irrtum lehrreich sein können. Oft kommt man am anderen Ende mit neuem Wissen heraus, das einem in der nächsten Situation weiterhilft. Aber es gibt auch effizientere Wege, sich das gleiche Wissen anzueignen. Es dauert viel weniger als 8 Stunden, sich ein Lernvideo anzusehen oder auf eine andere Form von Wissen zuzugreifen, in dessen Erhalt das Unternehmen investiert hat.

3. Doppelte Anstrengungen

Eine dritte Quelle der Ineffizienz entsteht, wenn ein Mitarbeiter wissentlich oder unwissentlich Arbeiten erledigt, die bereits von jemand anderem erledigt wurden oder gerade erledigt werden. Im Durchschnitt gaben die Mitarbeiter an, jede Woche fast 6 Stunden damit zu verbringen, "das Rad neu zu erfinden" und die Arbeit anderer zu wiederholen. Fast jeder Dritte gibt an, dass er jede Woche mehr als 6 Stunden mit überflüssiger Arbeit verbringt. Bei 14 Prozent nimmt die doppelte Arbeit mindestens 10 Stunden in Anspruch.

Doppelarbeit kann aus verschiedenen Gründen vorkommen. Vielleicht ist der Kollege, der die Arbeit bereits erledigt hat, nicht sofort verfügbar, um eine Antwort zu geben oder Sie auf die richtigen Ressourcen hinzuweisen. Oder Sie sind sich einfach nicht bewusst, dass es sich um eine Doppelarbeit handelt, und investieren unwissentlich Zeit und Energie in eine Lösung, die jemand anderes bereits gefunden hat.

 

 

Was sind die häufigsten Gründe für die Vervielfältigung bestehender Arbeiten?

Etwa ein Drittel der von uns befragten Mitarbeiter erfindet die Arbeit anderer wissentlich und absichtlich neu, damit sie etwas Neues ausprobieren oder lernen können.

Aber bei mehr als 70 Prozent der Beschäftigten kommt es zu Doppelarbeit, weil sie entweder die andere Person, die die gleiche Arbeit erledigt, nicht erreichen können oder weil sie gar nicht wissen, dass jemand anderes diese Arbeit erledigt.

Zum Teil ist dies eine Frage der Zeit. Zwanzig Prozent der Arbeitnehmer gaben an, dass sie die Arbeit anderer nur deshalb kopierten, weil sie den betreffenden Kollegen nicht erreichen konnten. Wären die Erkenntnisse dieses Kollegen leichter zugänglich gewesen, hätte es keinen Grund gegeben, die Informationen selbst zu suchen.

Meistens ist der Grund dafür, dass Mitarbeiter bereits vorhandene Arbeiten duplizieren, jedoch einfach das fehlende Bewusstsein dafür, dass die Arbeit bereits im Gange oder abgeschlossen ist. Auch hier spielt der Zeitfaktor eine Rolle - wenn die Projektfristen näher rücken, nehmen sich die Mitarbeiter selten viel Zeit, um zu prüfen, ob es bereits potenzielle Lösungen gibt. Die Herausforderung für Unternehmen besteht also darin, dafür zu sorgen, dass andere Mitarbeiter, wenn relevantes Wissen vorhanden ist, dieses schnell finden können, bevor sie selbst versuchen, ein Problem zu lösen.

 

 

Mitarbeiter schätzen Wissensbewahrung

Bis zu diesem Punkt wurde unser Bild von einzigartigem Wissen und Effizienz am Arbeitsplatz weitgehend auf Zeit und Proportionen aufgebaut, z. B. wie viel Zeit Arbeitnehmer für bestimmte Aufgaben aufwenden und wie verschiedene Wissensquellen und -arten miteinander verglichen werden.

Wir haben die Befragten aber auch nach ihren Ansichten und Einstellungen zu einzigartigem Wissen gefragt. Wie denken die Mitarbeiter über Wissensverlust und Wissensaustausch?

 

 

Insgesamt stimmten die Mitarbeiter einer Reihe von Aussagen zu, die die Vorstellung stützen, dass durch Erfahrung erworbenes Wissen außerordentlich wertvoll ist und dass sich die Fluktuation negativ auf die Wissensressourcen des Unternehmens auswirkt - was das Unternehmen sowohl Zeit als auch Geld kostet.

Wir haben auch festgestellt, dass die Art und Weise, wie Unternehmen ihr Wissen verwalten, sehr positiv bewertet wird. 63 Prozent der Mitarbeiter geben an, dass sie lieber für Unternehmen arbeiten würden, in denen einzigartiges Wissen bewahrt wird. Ein ähnlicher Anteil ist der Meinung, dass Unternehmen, die eine Kultur des Wissensaustauschs nicht unterstützen, einen Fehler begehen.

Für Arbeitgeber lautet die große Frage, die sich aus unserer Einschätzung der Mitarbeitereinstellungen ergibt: "Was können wir dagegen tun?"

Die Antwort laut unserer Umfrage: Finden Sie Wege, um das Wissen Ihrer Mitarbeiter zu erfassen und weiterzugeben.

Wenn es eine Erkenntnis für Arbeitgeber gibt, dann die, dass die Menschen, die für sie arbeiten, mehr und bessere Möglichkeiten wollen, um einzigartiges Wissen zu bewahren, damit es auch nach dem Ausscheiden von Mitarbeitern aus dem Unternehmen noch zugänglich ist.

Von den 1001 Arbeitnehmern, die an unserer Umfrage teilgenommen haben, sind nur 3 Prozent der Meinung, dass es nicht wichtig ist , Wissen zu bewahren. Mit 85 Prozent ist eine große Mehrheit der Meinung, dass es wichtig ist.

 

 

Es überrascht nicht, dass Mitarbeiter, die warten oder kämpfen mussten, um die benötigten Informationen zu erhalten, am ehesten für den Wissensaustausch sind. Unerwarteter ist jedoch, dass Mitarbeiter, die nicht persönlich betroffen waren, nicht weit dahinter liegen: 80 Prozent der Mitarbeiter, die in ihrem Unternehmen einen einfachen Zugang zu Informationen haben, sind immer noch von der Bedeutung des Wissensaustauschs überzeugt. Das Gleiche gilt für 77 Prozent der Mitarbeiter, die nicht persönlich von Verzögerungen betroffen waren.

 

 

Das bedeutet, dass die Mitarbeiter in der gemeinsamen Nutzung von Wissen mehr sehen als nur eine Möglichkeit, gemeinsame Probleme zu lösen. Sie sehen es als eine gute Idee im Allgemeinen an. Und wenn sie schon einmal persönlich davon betroffen waren, sind sie noch überzeugter.

Arbeitgeber sollten daher nicht warten, bis ihre Belegschaft frustriert ist, bevor sie nach besseren Möglichkeiten für den Wissensaustausch suchen. Die Chancen stehen gut, dass ihre Mitarbeiter schon jetzt dazu bereit sind.

Wie viel kostet Sie das nicht geteilte Wissen?

Ungeteiltes Wissen hemmt die Mitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit und macht sie nach und nach weniger produktiv als sie sein könnten. Sie warten auf Informationen. Ohne sie kommen sie nur schwer voran. Und sie duplizieren die Bemühungen anderer Mitarbeiter. All diese Ineffizienzen in Ihrer gesamten Belegschaft summieren sich zu großen Verlusten für Ihr Unternehmen.

Bisher wurden die Frustrationen, die durch einen schlechten Wissensaustausch verursacht werden, größtenteils übersehen, weil sie schwer zu quantifizieren waren. Jetzt, da echte Daten vorliegen, die zeigen, wie viel Zeit der durchschnittliche Mitarbeiter mit der Suche und dem Warten auf Wissen verliert, können wir dem nicht geteilten Wissen echte Kosten zuweisen.

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