Nous vivons à l'ère de l'immédiateté. Avec tant d'informations disponibles sur l'internet et tant de moyens de communication avec nos collègues, nous nous attendons à ce que nos questions reçoivent une réponse rapide et à ce que notre travail progresse rapidement tout au long de la journée.

Cependant, lorsque les connaissances ne sont pas préservées au sein d'une organisation, ces attentes ne sont pas toujours satisfaites. Les gens voyagent et prennent des vacances. Nous avons notre propre travail et nos propres responsabilités et nous ne pouvons pas être disponibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pour répondre aux questions des autres. Si nos connaissances uniques n'existent jamais ailleurs que dans notre tête, nos collègues devront parfois s'en passer. Cela nuit considérablement à la productivité, qui, heure par heure, a un impact significatif sur les résultats de l'entreprise.

Dans le cadre de notre étude sur les connaissances et la productivité au travail, la première du genre, nous avons interrogé 1001 salariés américains de divers secteurs d'activité afin d'en savoir le plus possible sur leur expérience de l'utilisation - et de l'absence - d'un savoir unique. Les trois quarts des personnes interrogées travaillent depuis au moins 15 ans, mais pas nécessairement au même poste. Un tiers d'entre eux travaillent spécifiquement dans le domaine de l'apprentissage et du développement, ce qui nous a permis d'approfondir la manière dont les connaissances sont ou ne sont pas gérées par les organisations.

Nous avons constaté que les employés sont beaucoup moins productifs qu'ils ne pourraient l'être lorsque les connaissances ne sont pas partagées efficacement.

Comment un partage inefficace des connaissances nuit à la productivité

1. Attendre les connaissances de ses collègues

Les salariés interrogés dans le cadre de notre enquête passent en moyenne 5 heures par semaine à attendre d'entrer en contact avec les personnes qui possèdent les connaissances uniques dont ils ont besoin. Pour un travailleur sur dix, il n'est pas rare d'attendre deux fois plus longtemps. Pendant ce temps, le travail est retardé, suspendu, voire carrément annulé.

 

 

Supposons par exemple que vous souhaitiez obtenir des conseils sur la manière de structurer une présentation pour un client. Vous avez vu de nombreux exemples, et chacun est structuré différemment. Vous envoyez un courriel à votre collègue Mandy, qui connaît le client mieux que quiconque et peut vous indiquer la meilleure façon d'aborder votre présentation. Mais Mandy est en réunion toute la journée et ne répond pas. Vous envoyez un courriel de suivi le lendemain matin et, plus tard dans l'après-midi, elle est enfin en mesure de vous donner les conseils dont vous avez besoin.

En attendant la réponse de Mandy, vous vous êtes concentré sur d'autres choses. Mais votre présentation est restée au point de départ. Vous avez perdu un jour ou deux de progrès potentiel, et vous devez maintenant bûcher pour tout terminer avant la date limite.

2. Recherche inefficace de connaissances

Plutôt que de perdre du temps à attendre la réponse de quelqu'un, les employés peuvent essayer d'aller de l'avant par eux-mêmes. Mais cette démarche est souvent très inefficace : ils parcourent les sites web à la recherche d'informations, remettent en question leurs décisions et s'accrochent essentiellement à des bouts de ficelle.

C'est un peu comme s'ils étaient de nouveaux employés. Leur propre expérience ne leur permet pas de s'en sortir dans cette situation. Et la personne qui possède la bonne expérience n'est pas là pour combler le vide. Dans notre enquête, les employés ont déclaré passer 8 heures - une journée entière de travail - dans ce mode chaque semaine.

 

 

Il est vrai que les essais et les erreurs peuvent être instructifs. Vous en ressortez souvent avec de nouvelles connaissances qui vous aideront la prochaine fois que la situation se présentera. Il n'en reste pas moins qu'il existe des moyens plus efficaces d'acquérir les mêmes connaissances. Il faut beaucoup moins de 8 heures pour regarder un didacticiel vidéo ou accéder à une autre forme de connaissance que l'entreprise a investi dans la préservation.

3. Duplication des efforts

Une troisième source d'inefficacité survient lorsqu'un employé fait, sciemment ou non, un travail que quelqu'un d'autre a déjà fait ou est en train de faire. En moyenne, les salariés déclarent passer près de 6 heures par semaine à "réinventer la roue" et à reproduire le travail d'autres personnes. Près d'un salarié sur trois déclare passer plus de 6 heures redondantes chaque semaine. Pour 14 % d'entre eux, la duplication du travail prend au moins 10 heures.

La duplication peut se produire pour plusieurs raisons. Peut-être que le collègue qui a déjà fait le travail n'est pas immédiatement disponible pour vous donner une réponse ou vous indiquer les bonnes ressources. Il se peut aussi que vous ne soyez tout simplement pas conscient de la duplication de vos efforts et que vous investissiez involontairement du temps et de l'énergie pour trouver une solution que quelqu'un d'autre s'est déjà donné la peine de trouver.

 

 

Quelles sont les raisons les plus courantes de dupliquer un travail existant ?

Près d'un tiers des salariés interrogés réinventent sciemment et intentionnellement le travail des autres, afin qu'ils puissent essayer ou apprendre quelque chose de nouveau.

Mais pour plus de 70 % des employés, la duplication se produit soit parce que les gens ne peuvent pas joindre l'autre personne qui fait le même travail, soit parce qu'ils n'ont aucune idée que quelqu'un d'autre le fait en premier lieu.

Il s'agit en partie d'une question de temps. Vingt pour cent des travailleurs ont déclaré avoir reproduit le travail d'autres personnes uniquement parce qu'ils n'avaient pas pu joindre le collègue en question. Si les idées de ce collègue avaient été plus facilement accessibles, il n'y aurait pas eu de raison de chercher l'information de manière indépendante.

Le plus souvent, cependant, la raison pour laquelle les employés dupliquent des travaux existants est un simple manque de conscience que le travail est déjà en cours ou terminé. Le temps est également un facteur à prendre en compte : lorsque les échéances d'un projet approchent, les employés passent rarement beaucoup de temps à vérifier si des solutions potentielles existent déjà. Le défi pour les organisations est donc de s'assurer que lorsque des connaissances pertinentes sont disponibles, les autres travailleurs peuvent les trouver rapidement avant d'essayer de résoudre un problème eux-mêmes.

 

 

Les employés apprécient la préservation des connaissances

Jusqu'à présent, l'image que nous avons des connaissances uniques et de l'efficacité sur le lieu de travail a été construite en grande partie sur la base du temps et des proportions, comme le temps que les travailleurs consacrent à certaines tâches et la façon dont les différentes sources et types de connaissances se comparent les uns aux autres.

Mais nous avons également interrogé les personnes interrogées sur leurs points de vue et leurs attitudes à l'égard des connaissances uniques. Que pensent les employés de la perte et du partage des connaissances ?

 

 

Dans l'ensemble, les employés sont d'accord avec un certain nombre d'affirmations qui soutiennent l'idée que les connaissances acquises par l'expérience ont une valeur exceptionnelle et que le roulement du personnel a un impact négatif sur les ressources en connaissances de l'entreprise, ce qui lui coûte à la fois du temps et de l'argent.

Nous avons également découvert des sentiments très forts sur la façon dont les organisations gèrent les connaissances. 63 % des salariés déclarent qu'ils préfèrent travailler pour des organisations qui préservent les connaissances uniques. Une proportion similaire estime que les organisations qui ne soutiennent pas une culture de partage des connaissances commettent une erreur.

Pour les employeurs, la grande question qui découle de notre évaluation des attitudes des salariés est la suivante : "Que faire ?".

La réponse, selon notre enquête : trouver des moyens de capturer et de partager les connaissances de vos collaborateurs.

S'il y a une chose à retenir pour les employeurs, c'est que les personnes qui travaillent pour eux souhaitent disposer de moyens plus nombreux et plus efficaces pour préserver des connaissances uniques afin qu'elles restent accessibles même lorsque les employés quittent l'entreprise.

Sur les 1001 employés interrogés dans le cadre de notre enquête, seuls 3 % pensent que la préservation des connaissances n'est pas importante. À 85 %, une grande majorité pense que c'est le cas.

 

 

Il n'est pas surprenant que les employés qui ont dû attendre ou lutter pour obtenir les informations dont ils ont besoin soient les plus susceptibles d'être favorables au partage des connaissances. Il est peut-être encore plus surprenant de constater que les salariés qui n'ont pas été personnellement gênés ne sont pas loin derrière : 80 % des salariés qui trouvent que les informations sont faciles d'accès au sein de leur organisation sont toujours convaincus de l'importance du partage des connaissances. Il en va de même pour 77 % des salariés qui n'ont pas été personnellement confrontés à des retards.

 

 

Cela signifie que les employés considèrent le partage des connaissances comme étant plus qu'un moyen de résoudre des problèmes communs. Ils y voient une bonne idée en général. Et s'ils ont déjà subi des désagréments personnels, ils en sont encore plus convaincus.

Les employeurs ne devraient donc pas attendre que leur personnel soit frustré avant d'envisager de meilleurs moyens de partager les connaissances. Il y a fort à parier que leurs employés sont déjà prêts.

Combien vous coûtent les connaissances non partagées ?

Les connaissances non partagées freinent les employés dans leur travail quotidien, les rendant peu à peu moins productifs qu'ils ne pourraient l'être. Ils attendent l'information. Ils s'efforcent de progresser sans elles. Et ils dupliquent les efforts d'autres employés. Toutes ces inefficacités dans l'ensemble de votre personnel se traduisent par des pertes importantes pour votre entreprise.

Jusqu'à présent, les frustrations causées par un mauvais partage des connaissances ont été négligées en grande partie parce qu'elles étaient difficiles à quantifier. Désormais, grâce à des données réelles montrant le temps que l'employé moyen perd à chercher et à attendre des connaissances, nous pouvons attribuer un coût réel aux connaissances non partagées.

Essayez notre calculateur pour savoir combien votre entreprise perd >