Trascorriamo tutti una parte considerevole della nostra vita lavorativa in riunioni. Solo negli Stati Uniti, il Bureau of Labor Statistics stima che collettivamente si tengano tra i 125 e i 640 milioni di ore di riunioni ogni mese .

E questo è solo il tempo trascorso nella sala riunioni: un'analisi completa dei calendari dei dipendenti chiave di un'azienda, condotta da Bain & Company e pubblicata sulla Harvard Business Review, ha rilevato che la preparazione, lo svolgimento e il follow-up di una singola riunione settimanale dei dirigenti consumavano la sbalorditiva cifra di 300.000 ore all'anno .

Tempo sprecato? Beh, almeno una parte, quasi certamente. 

Ma tutto? Neanche lontanamente. 

Le riunioni rimangono uno dei modi più efficaci per i dipendenti di collaborare e condividere idee in dettaglio, contribuendo in definitiva a ottenere i migliori risultati possibili per l'azienda.

 

Detto questo, le riunioni si sono guadagnate, a ragione, la reputazione di essere un vero e proprio killer della produttività, costringendo i partecipanti a interrompere completamente il lavoro in corso per lasciare la propria scrivania e recarsi fisicamente nel luogo dell'incontro. La scienza cognitiva ci dice che possono essere necessari fino a trenta minuti perché le persone ritrovino la concentrazione e riprendano a lavorare a pieno ritmo dopo un'interruzione come una riunione. Non è difficile capire, quindi, come anche solo un paio di riunioni al giorno possano seriamente compromettere i progressi di una persona in un determinato compito.

Tuttavia, poiché gli incontri con colleghi e partner per discutere nel dettaglio le iniziative, confrontarsi sui progressi, risolvere gli ostacoli e altro ancora rivestono ancora un'importanza enorme, le riunioni continuano a essere fondamentali.

Solo ora i leader di quasi tutte le organizzazioni hanno iniziato a cercare nuove soluzioni a vecchi problemi che li aiutino a riprogettare la "cultura delle riunioni" aziendale. 

Esigendo riunioni migliori come parte integrante della cultura organizzativa.

L'obiettivo della maggior parte di queste iniziative è ridurre al minimo il tempo che le persone trascorrono nelle riunioni e garantire che le riunioni che si tengono siano gestite in modo efficace.

Amazon, ad esempio, ha implementato una propria versione della riunione capovolta , richiedendo al dipendente che organizza una riunione di condividere in anticipo un promemoria di quattro-sei pagine contenente tutte le informazioni rilevanti di cui i partecipanti avranno bisogno. In questo modo (si spera) si riduce il tempo che i partecipanti trascorrono ad ascoltare passivamente l'organizzatore della riunione presentare tali dettagli di persona, e idealmente si favorisce una discussione più rapida e il raggiungimento delle decisioni necessarie da parte del team.

Sebbene il modello di Amazon potrebbe non essere adatto a tutte le aziende, la sua particolare cultura delle riunioni presenta alcuni elementi che ricorrono comunemente nelle nuove convinzioni consolidate per facilitare la collaborazione e massimizzare la produttività, riducendo al minimo il tempo sprecato in riunioni.

Tutto inizia sempre con le migliori intenzioni, ma non mancano certo i cattivi consigli su come organizzare riunioni più efficaci.

 

Dalle restrizioni arbitrarie sulla durata delle riunioni e sul numero dei partecipanti, all'obbligo di stare in piedi per tutta la durata dell'incontro o persino alla richiesta che tutti prendano appunti, queste "buone prassi" sono nate principalmente dalla frustrazione per i comportamenti scorretti che si verificano durante le riunioni. 

Fortunatamente, esistono alcune idee che possono davvero contribuire a rendere le riunioni più efficaci: metodi migliori per coinvolgere i dipendenti, mantenerli concentrati e, in definitiva, migliorare la collaborazione durante le riunioni , senza sprecare ulteriore tempo. 

Negli ultimi due anni, una di queste idee ha iniziato a guadagnare rapidamente popolarità, soprattutto perché è un'operazione semplice da aggiungere a qualsiasi riunione, ma al contempo sorprendentemente efficace nel rendere le riunioni più interattive e più piacevoli da seguire. 

Il segreto? Registrare ogni singola riunione in ufficio.

 

Registrando le riunioni e archiviandole in una libreria centralizzata e consultabile , si crea una registrazione precisa delle conversazioni avvenute, che può essere consultata in seguito da chi era presente, da chi non ha potuto partecipare e persino da altri membri dell'organizzazione che potrebbero essere alla ricerca di informazioni discusse in riunioni a cui non hanno preso parte.

Se si imposta la registrazione automatica di ogni riunione, si offre ai dipendenti maggiore flessibilità e controllo sui propri impegni quotidiani, garantendo che tutte le persone interessate possano contribuire alla riunione anche se non possono essere presenti di persona. Inoltre, si permette ai partecipanti di concentrarsi maggiormente sulla discussione, poiché la registrazione video elimina la necessità di prendere appunti dettagliati. 

La registrazione delle riunioni offre ai vostri collaboratori una preziosa fonte di informazioni dettagliate a cui possono fare riferimento in qualsiasi momento, senza alcuno sforzo aggiuntivo. Basta cliccare su "registra" e continuare la riunione come sempre, senza dover più scrivere lunghe e-mail di riepilogo o promemoria sui "prossimi passi". 

Registrare e archiviare le riunioni è un modo semplice per favorire la collaborazione, sia durante la riunione che al termine della stessa. Tuttavia, una riunione registrata è utile solo quanto la riunione stessa: come può quindi un'organizzazione promuovere una cultura che incoraggi riunioni utili e produttive?

Guarda il webinar >> Come ottenere il massimo dalle tue riunioni

 

7 principi per creare una cultura delle riunioni più efficace

Esistono 7 principi della cultura delle riunioni che favoriscono una comunicazione più efficace e una collaborazione più produttiva. Analizziamoli uno per uno:

1. Pianifica la giusta quantità di tempo

Per limitare il tempo che le persone trascorrono in riunione, alcune organizzazioni hanno adottato la strategia di imporre un limite massimo alla durata delle riunioni. Tuttavia, questa tattica drastica spesso rende le riunioni ancora meno efficienti: quando 15 o 30 minuti non sono sufficienti per trattare tutti gli argomenti, i partecipanti si ritrovano a dover programmare ancora più riunioni.

Piuttosto, incoraggiate i vostri collaboratori a riflettere su cosa desiderano ottenere dalle riunioni e a programmare un tempo ragionevole in base a tali obiettivi, che si tratti di 10 minuti o 2 ore. Purché la riunione sia realmente utile, le persone preferiranno di gran lunga affrontare la discussione per intero piuttosto che suddividerla in più sessioni solo per un limite di tempo arbitrario. E a prescindere dalla durata della riunione, se la registrate, se qualcuno ha un impegno che gli impedisce di arrivare in ritardo o di andarsene prima, potrà comunque recuperare ciò che si è perso tramite la registrazione e continuare a lavorare con il resto del team.

2. Invita le persone giuste

Amazon ha una "regola delle due pizze": in pratica, sostengono che due pizze dovrebbero essere sufficienti per sfamare tutti gli invitati a una riunione. Se la lista dei partecipanti è troppo lunga per due pizze, significa che hai invitato troppe persone e dovresti ridurre il numero degli invitati la prossima volta. 

Certo, nessuno vuole partecipare a una riunione che non lo riguarda. E oggettivamente, i gruppi più piccoli spesso raggiungono più facilmente un consenso. Ma se i vostri collaboratori sono costretti a chiedersi chi non sia abbastanza importante da invitare solo per rispettare un limite arbitrario di partecipanti, la vostra organizzazione rischia di perdere idee e spunti preziosi durante le riunioni.

Implementare una politica del tipo "Invita le persone giuste" obbliga comunque i dipendenti a riflettere attentamente su chi dovrebbe partecipare alle riunioni. E quando è garantito che la riunione verrà registrata, chiunque in precedenza fosse stato invitato "solo per informazione" può gestire più facilmente le priorità concorrenti.

3. Definire l'ordine del giorno della riunione

Un buon ordine del giorno dovrebbe fare di più che semplicemente organizzare le idee di chi ha organizzato la riunione. Dovrebbe aiutare ogni singolo partecipante a capire di cosa si parlerà e, in definitiva, dovrebbe aiutarli a decidere – ancor prima che la riunione inizi – se vale la pena dedicare del tempo a parteciparvi. 

Nelle aziende che non registrano le riunioni, è facile trascurare gli ordini del giorno. Dopotutto, in una cultura in cui le riunioni si svolgono solo in tempo reale e perdersi una riunione significa perdere tutto ciò che viene presentato, c'è un forte incentivo a partecipare a ogni riunione "per sicurezza". 

Registrando tutte le riunioni, offri ai dipendenti maggiore flessibilità nella scelta delle riunioni a cui partecipare e di quelle che possono guardare on-demand. Sebbene la prospettiva di sale riunioni vuote possa inizialmente spaventare alcuni organizzatori, stabilendo che prima di ogni riunione gli organizzatori debbano condividere un ordine del giorno che includa gli obiettivi, la struttura e i punti di discussione principali, si possono ottenere due risultati utili: 

1. Incentivi gli organizzatori delle riunioni a programmare solo riunioni realmente utili, altrimenti nessuno decide di partecipare e
2. In questo modo, consentite a tutti gli altri di capire dove possono apportare il maggior valore aggiunto prima di impegnarsi nella pianificazione, aiutandoli così a massimizzare la propria produttività.

 

4. Inviare i materiali in anticipo

Volete sapere dove si spreca la maggior parte del tempo nelle riunioni di oggi? Non alla fine, dove si svolgono le discussioni e si prendono le decisioni. Piuttosto, la maggior parte del tempo improduttivo impiegato nelle riunioni si verifica all'inizio, quando qualcuno (di solito l'organizzatore) dedica a volte fino al 75% del tempo previsto per "mettere tutti al corrente". 

Sebbene sia ovviamente importante che tutti partano dallo stesso punto prima di prendere decisioni, non c'è motivo di trascorrere i primi 45 minuti di ogni riunione di un'ora ad assistere passivamente a qualcuno che si fa strada tra le slide. Anzi, uno dei modi migliori per ridurre il tempo che i partecipanti trascorrono nelle riunioni è eliminare del tutto le presentazioni : in questo modo tutto il tempo può essere dedicato alla collaborazione attiva e alla risoluzione dei problemi.

Incoraggiate i dipendenti a inviare i documenti rilevanti prima della riunione, o meglio ancora, chiedete loro di condividere una breve presentazione video di ciò che altrimenti avrebbero dovuto illustrare all'inizio della riunione. Stabilite poi che i partecipanti dovranno esaminare tali informazioni prima dell'inizio della riunione. Condividendo e visionando in anticipo la presentazione, consentite ai partecipanti di esaminare il contenuto al proprio ritmo (in modo che chi ha familiarità con l'argomento possa dare una rapida occhiata, mentre gli altri possano dedicargli più tempo), e la durata della riunione può essere ridotta al tempo strettamente necessario per prendere la decisione finale.

Letture correlate: Un incontro migliore inizia prima ancora di varcare la porta della sala conferenze.

 

5. Ridurre al minimo le distrazioni

Le riunioni sono meno produttive quando i partecipanti non sono coinvolti. Ciò significa che distrazioni come controllare le email, prendere appunti o, in generale, fare più cose contemporaneamente possono rendere le riunioni meno efficaci. Alcuni studi hanno addirittura dimostrato che anche una sola persona distratta può innescare un effetto a catena su chi le sta intorno, monopolizzando l'attenzione dei presenti.

Vietare l'uso di laptop e altri dispositivi durante le riunioni potrebbe sembrare una misura eccessiva per la vostra organizzazione, ma ridurne al minimo la necessità può contribuire a eliminare le distrazioni e ad aumentare la partecipazione. Questo è uno dei vantaggi della registrazione delle riunioni: se nessuno ha bisogno di tenere il laptop aperto per prendere appunti dettagliati, nessuno dovrà più combattere contro tutte le altre distrazioni che il dispositivo potrebbe contenere. In un mondo in cui la capacità di attenzione si misura in secondi, questo è un piccolo passo che ha il potenziale per portare a grandi cambiamenti. 

6. Assegnare le azioni da intraprendere

Al termine della riunione, è buona norma che l'organizzatore assegni delle azioni e dei piani per le discussioni fuori tema che sono state accantonate. Tuttavia, trascrivere tutto questo da condividere con il team dopo ogni riunione può rapidamente diventare un lavoro a sé stante, che richiede minuti o addirittura ore del tempo dell'organizzatore. 

Anche in questo caso, registrare le riunioni può aiutarti a risparmiare tempo eliminando le attività ripetitive. Registrando le tue riunioni, crei automaticamente un rapido promemoria che include tutti i passaggi successivi, senza che nessuno debba dedicare nemmeno un minuto a trascriverli. 

7. Sfruttare le registrazioni delle riunioni per future collaborazioni

Oggi siamo abituati a continuare la collaborazione anche al di fuori della sala riunioni (o oltre la teleconferenza) tramite e-mail, documenti condivisi e piattaforme di produttività come Slack. Tuttavia, nessuna di queste soluzioni di comunicazione semplifica la ripresa di discussioni specifiche avvenute durante una riunione, o peggio, richiedono la creazione di un documento o di una conversazione completamente nuovi. 

Registrando le riunioni con una piattaforma video come Panopto , il video può diventare il punto di riferimento per future collaborazioni, grazie a discussioni organizzate e con timestamp direttamente all'interno del filmato. Inoltre, se in futuro qualcuno si unirà al progetto, potrà facilmente aggiornarsi guardando il video e ripercorrendo le conversazioni correlate.

Non aspettare a iniziare a registrare le riunioni aziendali

Panopto È una piattaforma video completa che consente alle organizzazioni di registrare e archiviare automaticamente tutte le riunioni aziendali in una libreria video interna sicura e ricercabile. Si integra anche con i principali sistemi di videoconferenza attualmente disponibili, semplificando la registrazione delle riunioni, senza dover modificare le modalità di svolgimento. 

Riconosciuto da Forester per avere il "Miglior supporto per la ricerca video", Panopto Consente di cercare le parole pronunciate e mostrate all'interno di ogni video nella libreria e di passare direttamente al momento esatto in cui viene trattato un argomento. Ciò significa che i video non solo costituiranno una registrazione utile, ma potranno anche diventare una preziosa risorsa di riferimento per il patrimonio di conoscenze aziendali. 

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