Tutti noi trascorriamo una gran parte della nostra vita lavorativa in riunioni. Solo negli Stati Uniti, il Bureau of Labor Statistics stima che collettivamente teniamo tra i 125 milioni e i 640 milioni di ore di riunioni ogni mese.

E questo è solo il tempo trascorso in sala conferenze: un'analisi completa dei calendari dei dipendenti chiave di un'azienda, condotta da Bain & Company e pubblicata sulla Harvard Business Review, ha rilevato che la preparazione, l'esecuzione e il follow-up di una singola riunione settimanale dei dirigenti consuma ben 300.000 ore all'anno. 300.000 ore all'anno.

Tempo sprecato? Beh, in parte, quasi certamente. 

Ma tutto questo? Non ci siamo nemmeno vicini. 

Le riunioni rimangono uno dei modi più efficaci per i dipendenti di collaborare e condividere idee in modo dettagliato e, in ultima analisi, contribuire a ottenere i migliori risultati possibili per l'azienda.

 

Detto questo, le riunioni si sono in qualche modo guadagnate la reputazione di reputazione di killer della produttività come un killer della produttività: costringono i partecipanti a interrompere completamente il lavoro che stanno svolgendo e a lasciare la scrivania per raggiungere il luogo della riunione. Le scienze cognitive ci dicono che può essere necessaria fino a mezz'ora per tornare a concentrarsi e a lavorare a pieno ritmo dopo un'interruzione come quella di una riunione. Non è quindi difficile capire come anche un paio di riunioni in un giorno possano far deragliare seriamente i progressi di una persona su un compito.

Ma poiché l'incontro con i colleghi e i partner ha ancora un valore enorme per discutere le iniziative in dettaglio, sincronizzarsi sui progressi, risolvere gli ostacoli e altro ancora, le riunioni persistono.

Solo ora, i leader di quasi tutte le organizzazioni hanno iniziato a cercare nuove soluzioni a vecchi problemi che li aiutino a reingegnerizzare la "cultura della riunione" aziendale. 

Esigere riunioni migliori come parte della cultura organizzativa

L'obiettivo della maggior parte di queste iniziative è quello di ridurre al minimo il tempo che le persone trascorrono in riunione e di garantire che le riunioni che si tengono si tengano, siano gestite in modo efficace. riunioni siano gestite in modo efficace.

Amazon, per esempio, ha implementato la propria versione della riunione capovoltae richiede ai dipendenti che programmano una riunione di condividere in anticipo un promemoria di quattro-sei pagine contenente tutte le informazioni rilevanti di cui i partecipanti avranno bisogno. In questo modo (si spera) si riduce il tempo che i partecipanti passano a guardare passivamente l'organizzatore della riunione che presenta questi dettagli di persona, e quindi idealmente si aiuta il team a svolgere più rapidamente le discussioni e a prendere le decisioni necessarie.

Anche se il formato di Amazon potrebbe non essere adatto a tutte le aziende, ci sono dei temi che si ritrovano nella cultura delle riunioni di Amazon che appaiono comunemente nella nuova saggezza convenzionale per facilitare la collaborazione e massimizzare la produttività con meno tempo sprecato nelle riunioni.

Si comincia sempre con le migliori intenzioni, ma non mancano i cattivi consigli su come organizzare riunioni più efficaci.

 

Dalle limitazioni arbitrarie sulla durata delle riunioni e sul numero di partecipanti, all'obbligo di stare in piedi per tutta la durata della riunione o addirittura alla richiesta di prendere appunti, queste "best practice" sono nate per lo più dalla frustrazione di comportamenti scorretti durante le riunioni. 

Fortunatamente, esistono alcune idee che possono davvero contribuire a migliorare le riunioni: modi migliori per coinvolgere i dipendenti, tenerli concentrati e, in definitiva, migliorare la collaborazione durante le riunioni, senza perdere altro tempo. 

Nell'ultimo anno o due, una di queste idee ha iniziato a crescere rapidamente in popolarità, soprattutto perché è un'attività semplice da aggiungere a qualsiasi riunione, ma ancora sorprendentemente efficace nel rendere le riunioni più interattive e più facili da frequentare. 

Questo segreto? Registrare ogni singola riunione in ufficio.

 

Da registrando le riunioni e archiviandoli in una biblioteca biblioteca centrale e ricercabilesi crea una registrazione perfetta delle conversazioni esatte che hanno avuto luogo, che può essere consultata in seguito da chi era presente, da chi non ha potuto partecipare e anche da altre persone dell'organizzazione che potrebbero cercare informazioni discusse in riunioni a cui non hanno preso parte.

Se registrate tutte le riunioni per impostazione predefinita, offrite ai vostri dipendenti maggiore flessibilità e controllo sui loro impegni quotidiani, assicurando che tutte le persone giuste possano contribuire a una riunione anche se non possono essere presenti di persona. Inoltre, i partecipanti possono partecipare attivamente alla discussione, poiché la registrazione video elimina la necessità di prendere appunti. 

La registrazione delle riunioni offre inoltre ai vostri collaboratori una fonte preziosa di informazioni dettagliate da consultare su richiesta, senza alcuno sforzo aggiuntivo. È sufficiente fare clic su "registra" e tenere la riunione come sempre, ma ora non c'è più bisogno di scrivere lunghe e-mail di riepilogo o promemoria sulle "fasi successive". 

Registrare e archiviare le riunioni è un modo semplice per consentire la collaborazione, sia durante che dopo la riunione. Ma una riunione registrata è utile quanto la riunione stessa: come può un'organizzazione promuovere una cultura che incoraggi riunioni utili e produttive?

Guarda il webinar >> Come ottenere di più dalle vostre riunioni

 

7 principi per creare una cultura delle riunioni più efficace

Esistono 7 principi di cultura delle riunioni che favoriscono una comunicazione più efficace e una collaborazione più produttiva. Analizziamo ciascuno di essi:

1. Programmare la giusta quantità di tempo

Per limitare il tempo che le persone trascorrono in riunione, alcune organizzazioni hanno deciso di limitare le riunioni a una durata massima prestabilita. Ma questa tattica pesante spesso non fa altro che rendere le riunioni ancora più meno Quando 15 o 30 minuti non sono sufficienti per coprire tutto, i partecipanti alle riunioni si ritrovano a programmare altre riunioni.

Invece, incoraggiate i vostri collaboratori a pensare a ciò che vogliono realizzare e a programmare un tempo ragionevole per la riunione in base a questi obiettivi, che si tratti di 10 minuti o di 2 ore. Finché la riunione è veramente utile, le persone preferiranno di gran lunga lavorare alla discussione per intero piuttosto che suddividerla in più sessioni solo per un limite di tempo arbitrario. Inoltre, a prescindere dalla durata della riunione, finché si registra, se qualcuno ha un conflitto che lo costringe ad arrivare in ritardo o ad andarsene prima, può comunque recuperare ciò che si è perso nel video e continuare a lavorare con il resto del team.

2. Invitare le persone giuste

Amazon ha una "Regola delle due pizze": in pratica, sostiene che due pizze dovrebbero essere sufficienti per sfamare tutti gli invitati a una riunione. Se la lista dei partecipanti è troppo grande per essere sfamata con due pizze, significa che avete invitato troppe persone e che dovrete ridurre la lista degli invitati per la prossima volta. 

Naturalmente, nessuno vuole partecipare a una riunione che non lo riguarda. E obiettivamente, i gruppi più piccoli hanno spesso più facilità a raggiungere un consenso. Ma se i vostri collaboratori sono bloccati nel tentativo di capire chi non è abbastanza importante da invitare solo per poter rispettare un limite arbitrario di partecipanti, l'organizzazione rischia di perdere idee e spunti preziosi durante le riunioni.

L'implementazione di una politica "Invita le persone giuste" costringe comunque i dipendenti a riflettere attentamente su chi deve partecipare alle riunioni. E quando è garantita la registrazione della riunione, chi in precedenza era stato invitato "solo per conoscenza" può destreggiarsi più facilmente tra le varie priorità.

3. Stabilire l'ordine del giorno della riunione

Un buon ordine del giorno non deve limitarsi a organizzare i pensieri di chi ha organizzato la riunione. Dovrebbe aiutare ogni singolo partecipante a capire di cosa tratterà la riunione e, in ultima analisi, dovrebbe aiutarlo a decidere, anche prima dell'inizio della riunione, se vale la pena di parteciparvi. 

Nelle aziende che non registrano le riunioni, è facile che gli ordini del giorno vengano trascurati. Dopotutto, in una cultura in cui le riunioni avvengono solo in tempo reale e perdere la riunione significa perdere tutto ciò che viene presentato in quella sede, c'è un forte incentivo a partecipare a ogni riunione "per sicurezza". 

Registrando tutte le riunioni, si offre ai dipendenti una maggiore flessibilità nella scelta delle riunioni a cui partecipare e di quelle da guardare on-demand. Sebbene la prospettiva di sale conferenze vuote possa spaventare alcuni organizzatori di riunioni all'inizio, se si stabilisce che prima di ogni riunione gli organizzatori devono condividere un ordine del giorno che includa gli obiettivi, la struttura e i punti di discussione fondamentali per quella riunione, si possono ottenere due risultati utili: 

1. Incentivate gli organizzatori di riunioni a programmare solo riunioni veramente valide, per evitare che nessuno decida di parteciparvi, e
2. Fate in modo che tutti gli altri possano vedere dove possono aggiungere il massimo valore prima di impegnarsi nel programma, aiutandoli così a massimizzare la propria produttività.

 

4. Inviare il materiale in anticipo

Volete sapere dove si spreca la maggior parte del tempo nelle riunioni di oggi? Non è alla fine, dove si discute e si prendono decisioni. Piuttosto, la maggior parte del tempo inefficace speso nelle riunioni avviene all'inizio, quando qualcuno (di solito l'organizzatore) spende a volte fino al 75% del tempo previsto per la riunione per "aggiornare tutti". 

Sebbene sia ovviamente importante che tutti partano dalla stessa pagina prima di prendere decisioni, non c'è motivo di passare i primi 45 minuti di ogni riunione di un'ora a guardare passivamente qualcuno che si fa strada attraverso una presentazione. Infatti, uno dei modi migliori per ridurre il tempo che i vostri dipendenti trascorrono in riunione è quello di eliminare completamente le presentazioni dalla riunione - In questo modo, tutto il tempo può essere speso per collaborare attivamente e risolvere i problemi.

Incoraggiare i dipendenti a inviare i documenti rilevanti documenti rilevanti prima prima della riunione o, meglio ancora, di condividere una rapida presentazione presentazione video di ciò che altrimenti avrebbero speso per documentarsi all'inizio della riunione. Poi stabilite l'aspettativa che i partecipanti debbano esaminare tali informazioni prima di iniziare la riunione. Condividendo e rivedendo la presentazione prima della riunione, si consente ai partecipanti di rivedere il contenuto al proprio ritmo (così chi ha familiarità con l'argomento può scorrere rapidamente, mentre gli altri possono dedicare più tempo), e il tempo della riunione può essere ridotto alla quantità di tempo necessaria a tutti per prendere la decisione finale.

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5. Ridurre al minimo le distrazioni

Le riunioni sono meno produttive quando le persone non sono impegnate. Ciò significa che le distrazioni, come controllare la posta elettronica, prendere appunti o il multitasking in generale, possono rendere le riunioni meno efficaci. Alcuni studi hanno persino dimostrato che una sola persona distratta può avere un effetto cascata su altri intorno a loro, usurpando l'attenzione di chi si trova nelle vicinanze.

Anche se vietare l'uso di computer portatili e altri dispositivi durante le riunioni può sembrare troppo estremo per la vostra organizzazione, ridurne al minimo la necessità può contribuire a eliminare le distrazioni e ad aumentare la partecipazione. Questo è parte del valore della registrazione delle riunioni: se nessuno ha bisogno di tenere il portatile aperto per prendere appunti dettagliati, nessuno deve lottare contro tutte le altre distrazioni che il portatile potrebbe contenere. In un mondo in cui i tempi di attenzione si misurano in secondi, questo è un piccolo passo che ha il potenziale di produrre grandi cambiamenti. 

6. Assegnare i punti d'azione

Al termine della riunione, è buona norma che l'organizzatore della riunione assegni i punti d'azione e i piani per le discussioni fuori tema che sono state relegate nel "parcheggio". Ma scrivere tutto questo per condividerlo con il team dopo ogni riunione può diventare rapidamente un lavoro a sé stante, che consuma minuti o addirittura ore del tempo dell'organizzatore dopo ogni riunione. 

Anche in questo caso, la registrazione delle riunioni può aiutarvi a recuperare tempo eliminando il lavoro ripetitivo. Se si registrano le riunioni, si crea automaticamente un riferimento rapido che include tutte le fasi successive senza che nessuno debba perdere nemmeno un minuto per scrivere tutto. 

7. Sfruttare le registrazioni delle riunioni per la collaborazione futura

Oggi siamo abituati a continuare la collaborazione anche al di fuori della sala riunioni (o al di là della teleconferenza) attraverso e-mail, documenti condivisi e hub di produttività come Slack. Nessuna di queste soluzioni di comunicazione, però, consente di rivedere facilmente discussioni specifiche avvenute durante una riunione o, peggio, richiede la creazione di un documento o di un thread di messaggistica completamente nuovo. 

Quando si acquisiscono registrazioni di riunioni con una piattaforma video come Panopto, quel video può diventare il punto centrale della collaborazione futura attraverso discussioni con timestamp che si svolgono proprio all'interno del video. E se qualcuno si unisce a un progetto in un secondo momento, può facilmente mettersi al passo guardando il video e analizzando le conversazioni correlate.

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Panopto una piattaforma video all-in-one che consente alle organizzazioni di acquisire e archiviare automaticamente tutte le riunioni aziendali in una libreria video interna sicura e ricercabile. Si integra anche con i principali sistemi di videoconferenza odierni, rendendo facile iniziare a registrare le riunioni, senza dover cambiare il modo di riunirsi. 

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