Potresti chiederti perché le riunioni non siano produttive. Questo modo di pensare potrebbe portarti a credere che sia impossibile per le persone odiare le riunioni più di quanto già non le odino.

Ma ti sbaglieresti. 

A dire il vero, le persone non odiano tutte le riunioni , ma quelle mal gestite. Tutti abbiamo provato quell'inevitabile sensazione di frustrazione quando una riunione inefficace ci distrae dal raggiungere altri obiettivi o interrompe il nostro flusso di lavoro, rendendo l'intera giornata meno produttiva di quanto avrebbe potuto essere. È ancora peggio quando succede in più riunioni nel corso della giornata.

Naturalmente, chiedete a qualsiasi dipendente e vi dirà che le riunioni sono di enorme valore per collaborare, creare e comunicare informazioni dettagliate in modo più efficiente rispetto a quanto potrebbero fare tramite e-mail o app di messaggistica. Se non fosse così, avremmo naturalmente meno riunioni in agenda. 

Eppure, le riunioni si sono guadagnate la reputazione di essere, nella migliore delle ipotesi, un male necessario. Ma perché? Perché le riunioni non sono produttive per la maggior parte dei team?

Quindi le riunioni sono davvero solo una perdita di tempo?

Se si inizia ad approfondire il problema, emerge una tendenza. Il più delle volte, il problema risiede nel modo in cui vengono gestite le riunioni: obiettivi poco chiari, presentazioni divaganti, discussioni fuori tema, partecipanti distratti e il fatto che tutti abbiamo altri impegni lavorativi che competono per il nostro tempo, contribuiscono collettivamente a frustrarci tutti, prima o poi. 

Deve per forza andare così? In una parola, no. 

Ma la maggior parte dei consigli su come condurre riunioni migliori migliorano davvero le riunioni? Anche in questo caso, la risposta è no. 

Anziché lasciare che le cattive abitudini durante le riunioni continuino a causare danni agli orari dei dipendenti, alla soddisfazione lavorativa e ai profitti aziendali, i leader di tutte le organizzazioni stanno introducendo nuove – e spesso discutibili – regole per condurre riunioni più efficaci.

Dalle limitazioni arbitrarie alla durata delle riunioni o al numero di partecipanti, all'obbligo per tutti di stare in piedi per tutta la durata dell'incontro, fino alla designazione di una sola persona incaricata di prendere appunti, queste "buone pratiche" ampiamente citate fanno ben poco per arginare i comportamenti scorretti durante le riunioni.

Inoltre, tutti questi consigli discutibili non contribuiscono minimamente a migliorare le riunioni, offrendo invece ai dipendenti nuovi motivi per detestarle.

10 consigli per l'igiene e la produttività delle riunioni da evitare

Prima di addentrarci nei consigli peggiori, è doveroso sottolineare che esistono alcuni suggerimenti davvero utili per riunioni più produttive . Definire un ordine del giorno chiaro, iniziare e terminare le riunioni in orario, inviare i materiali in anticipo e assegnare compiti da svolgere alla fine possono contribuire a rendere le riunioni più utili e meno frustranti. 

Oltre a queste, tuttavia, esistono numerose strategie per "riunioni efficaci" ben più discutibili, se non addirittura narcisistiche, che le aziende tentano regolarmente di adottare nella speranza di migliorare le riunioni. 

Ecco un elenco delle 10 peggiori idee, comunemente spacciate per soluzioni efficaci per riunioni più produttive, che probabilmente dovreste evitare: 

1. Pianifica riunioni che iniziano in orari insoliti

(Una pessima idea consigliata da CBS News )

I membri del team non sono entusiasti di partecipare alle tue riunioni? Forse le apprezzeranno di più se si tengono in orari insoliti! Questo suggerimento ha molte varianti, dalla programmazione di riunioni molto presto o molto tardi nel corso della giornata, fino all'inizio delle riunioni a un orario inaspettato, ad esempio 7 minuti dopo l'ora. 

Certo, l'idea che una programmazione irregolare aumenti in qualche modo il valore di una riunione agli occhi dei dipendenti è illogica. I partecipanti potrebbero notare l'anomalia di questa strategia, ma saranno soprattutto infastiditi dall'ulteriore disturbo che essa provoca nelle loro giornate lavorative. Nessuno vuole arrivare in anticipo o rimanere fino a tardi in ufficio per partecipare alla tua riunione, e la totale mancanza di regolarità costringe le persone a lavorare ancora di più per gestire i loro impegni già fitti.

2. Pianifica le riunioni solo di mercoledì.

(Una pessima idea consigliata da Forbes )

Immaginate di poter sbrigare tutte le vostre commissioni solo un giorno alla settimana. Banca, spesa, pulizie, visite mediche e tutto il resto: tutto può essere fatto solo in quel giorno, altrimenti bisogna aspettare la settimana successiva. A dire il vero, come strategia per gestire gli impegni, all'inizio sembra un'ottima idea: avreste tutto il resto della settimana a disposizione per la vostra produttività personale! 

Nel giro di poche settimane, però, vi renderete conto che limitare le riunioni del vostro team a una sola volta a settimana non fa altro che aumentare l'inefficienza. Anzi, la aumenta doppiamente. In primo luogo, create un ambiente in cui le discussioni e le decisioni formali vengono rimandate al giorno prestabilito, lasciando potenzialmente il lavoro inattivo anche per una settimana. In secondo luogo, poiché ci si aspetta che ogni riunione si svolga nello stesso arco di 8 ore, create una giornata da incubo ogni settimana, in cui le agende di tutti si riempiono rapidamente, costringendo così a programmare riunioni improvvisate con settimane o mesi di anticipo per ovviare a sovrapposizioni di impegni. Sebbene evitare le riunioni in nome della produttività possa essere un argomento convincente se siete l'amministratore delegato, se tutti i vostri dipendenti vi seguono, rischiate di soffocare l'innovazione e ritardare l'avanzamento di iniziative importanti.

3. Non invitare più di 7 persone

(Una pessima idea consigliata dal Wall Street Journal )

Certo, nessuno vuole partecipare a una riunione che non lo riguarda. Oggettivamente, i gruppi più piccoli spesso raggiungono più facilmente un consenso. Ma limitare la partecipazione alle riunioni in base a un numero arbitrario di persone significa correre il rischio di perdere spunti e idee preziose da parte di chi non è stato selezionato, o peggio, ritrovarsi a dover programmare in seguito altre riunioni con chi non è stato invitato. Bisognerebbe valutare attentamente chi deve partecipare alle riunioni e invitare le persone giuste, senza cercare di operare entro i limiti di una regola di ammissione priva di significato e spesso controproducente.

4. Fate alzare tutti in piedi

(Una pessima idea consigliata da Lifehack.com )

Per chi non ha familiarità con il concetto, piuttosto letterale, di "riunione in piedi", l'idea è che le persone si sentano a disagio a stare in piedi, quindi le riunioni procedono più velocemente e di conseguenza terminano prima. E sebbene ci sia effettivamente un momento e un luogo adatti per sessioni di collaborazione rapide (soprattutto in ambienti di sviluppo "agile" specificamente progettati per collaborare in questo modo), mettere a disagio i dipendenti come strategia per risparmiare tempo è, nella migliore delle ipotesi, miope. Se le riunioni in piedi risultano effettivamente più veloci, cosa ancora oggetto di dibattito, è probabilmente solo perché si sono incentivati ​​i dipendenti a condividere meno dettagli e a porre meno domande.

Inoltre, le riunioni in piedi possono essere discriminatorie nei confronti delle persone con disabilità, degli anziani e del sesso, soprattutto se si considerano le dinamiche fisiche dell'interazione tra persone di diversa estrazione, causando ansia in alcuni partecipanti e portandoli a disinteressarsi completamente della riunione. L'Harvard Business Review spiega perché le riunioni in piedi non sono la soluzione ideale per ogni tipo di riunione ( qui) .

5. Pianifica solo riunioni di 15 minuti

(Una pessima idea consigliata da Fast Company )

Abbiamo tutti sentito parlare della Legge di Parkinson, che afferma che "il lavoro si espande fino a riempire il tempo disponibile per il suo completamento". Pertanto, questo consiglio sostiene che non dovreste avere problemi a comprimere qualsiasi riunione in 15 minuti o meno: dopotutto, state usando più tempo nelle vostre riunioni solo perché vi siete prefissati di usarne di più, giusto? Il consiglio di Fast Company cita i TED Talk per spiegare la "scienza" alla base di questa regola. Secondo l'universo TED, dovreste essere in grado di presentare qualsiasi idea, per quanto complessa, in meno di 18 minuti. Se non ci riuscite, vi diranno che semplicemente non conoscete l'argomento abbastanza bene per presentarlo in modo semplice. 

Ma le riunioni non sono presentazioni , né dovrebbero esserlo: sono opportunità per i membri del team di collaborare e risolvere problemi complessi. È assolutamente giusto aspettarsi che gli organizzatori delle riunioni prevedano il tempo minimo necessario per rispettare l'ordine del giorno. Tuttavia, attenersi a un limite di tempo arbitrario (e oggettivamente breve) rischia di generare un numero sempre maggiore di riunioni, tutte necessarie per portare a termine un compito più ampio che avrebbe potuto essere affrontato in un'unica riunione più lunga. E, cosa altrettanto importante, tutte queste riunioni più brevi implicano che i dipendenti interrompano continuamente il lavoro durante la giornata, e queste interruzioni sono spesso molto più dannose per la produttività.

Slack ha creato questo grafico che funge da guida molto più ragionevole per la durata delle riunioni:

6. Tenere una riunione preliminare

Quando vale la pena organizzare una riunione su una riunione imminente? Quasi mai. Sono rarissime le circostanze in cui una riunione di "pianificazione" o anche più "riunioni preliminari" possono essere utili, e queste riguardano quasi sempre la preparazione di un importante incontro organizzativo in cui vengono comunicate notizie aziendali di rilievo. È importante sottolineare che non stiamo sminuendo il valore della collaborazione per la preparazione di attività future, come la pianificazione del lancio di un'importante iniziativa di cambiamento , la preparazione di una demo software di grande visibilità o una simulazione prima di un incontro con partner commerciali esterni. Tutte queste attività richiedono che leader e partecipanti raccolgano informazioni, mettano alla prova e affinino le argomentazioni, e preparino collettivamente obiettivi e azioni da intraprendere per una riunione o un evento imminente.

Ma per la maggior parte delle riunioni, e persino per alcune delle eccezioni citate in precedenza, se il vostro team collabora già efficacemente, non c'è motivo di organizzare una riunione preliminare. Basta tenere la riunione regolare, dando per scontato che tutti contribuiranno in modo professionale e poi tornare al lavoro. 

7. Utilizzare un dispositivo di comunicazione designato

Una pallina da tennis, una penna, un blocco note, una conchiglia: molte organizzazioni hanno cercato di limitare le interruzioni durante le riunioni designando un oggetto come "oggetto per parlare" e vietando a chiunque non lo tenga in mano di intervenire. 

Se la sala riunioni fosse un asilo nido, questo potrebbe essere un modo sensato per insegnare l'ascolto rispettoso e il rispetto dei turni. Ma ammettiamolo: se avete bisogno di una penna parlante per far sì che i vostri dipendenti o colleghi rispettino le idee e le opinioni altrui in una sala riunioni, probabilmente avete problemi culturali più seri all'interno della vostra organizzazione. Inoltre, questo rituale può rallentare notevolmente le riunioni e allungarle. E nessuno lo desidera.

8. Evita PowerPoint

(Un'altra pessima idea consigliata da Forbes )

« Amazon ha bandito PowerPoint , quindi dovresti farlo anche tu», recita il detto comune di questi tempi. E c'è un fondo di verità in questo: dopotutto, nessuno vuole passare del tempo in una sala riunioni ad ascoltare qualcuno che legge un'intera presentazione parola per parola. Ma bandire le diapositive e altri supporti visivi è un passo eccessivo. Se usati correttamente, questi elementi possono aiutare a mantenere la riunione focalizzata sugli obiettivi, fornire contesto alle discussioni e offrire tutti i dettagli necessari per prendere una decisione.

Volete rendere le vostre riunioni davvero più efficienti? Dovreste vietare la presentazione vera e propria , non le slide. Tutti abbiamo sopportato riunioni di un'ora in cui l'organizzatore ha consumato i primi 45 minuti presentando informazioni che avrebbero potuto essere inviate via email in anticipo. Non è colpa di PowerPoint, ma dell'organizzatore. Questo è uno dei motivi principali per cui le riunioni non sono produttive.

Ecco un consiglio utile: se ci sono informazioni o presentazioni che possono aiutare i partecipanti a prepararsi per una riunione imminente, inviatele (tramite e-mail, promemoria o presentazione video ) il giorno prima! In questo modo tutti potranno aggiornarsi quando avranno un momento libero e le riunioni si concluderanno più velocemente perché i partecipanti potranno concentrarsi solo sulla discussione e sulle decisioni da prendere.

9. Offrire incentivi per la partecipazione

(Una pessima idea consigliata da CIO Magazine )

Cibo, carte di debito prepagate, buoni regalo. Certo, molti dei vostri dipendenti non si oppongono a questa strategia. Ma se dovete corrompere le persone per farle partecipare a una riunione, dovreste persino tenerla? 

Anche quando vengono offerti incentivi, la maggior parte delle persone non partecipa comunque a una riunione che considera una perdita di tempo e, se si presentano, non aspettatevi che siano coinvolte. Il più delle volte, il costo finanziario non giustifica la presenza di quella manciata di dipendenti la cui unica motivazione è il cibo o il denaro. In definitiva, stabilire un ordine del giorno e motivare le persone a partecipare è la strategia migliore per far sì che le persone prendano parte alle riunioni e abbiano qualcosa da dire.

10. Assegna una persona incaricata di prendere appunti.

(Una pessima idea consigliata da Asana )

Incaricare qualcuno di prendere appunti o redigere il verbale della riunione significa avere una registrazione scritta delle discussioni, delle decisioni e dei passi successivi, a cui tutti potranno fare riferimento dopo la riunione. Questa sì che è un'ottima idea. 

Ma perché mai dovresti far partecipare uno dei tuoi dipendenti in carne e ossa – una persona per cui paghi uno stipendio e che senza dubbio ha cose più importanti da fare che prendere appunti – a una riunione solo per prendere appunti, quando potresti semplicemente registrare tutto con un clic? Nessuno vuole mai essere colui che prende appunti durante una riunione e, peggio ancora, essere incaricato di questo compito significa quasi sempre essere troppo occupato per partecipare attivamente alla discussione.

Perché le riunioni non sono produttive? Come rendere le riunioni più efficaci

Negli ultimi due anni, una nuova idea ha rapidamente guadagnato popolarità tra i leader aziendali più innovativi, soprattutto perché è semplice da implementare in ogni riunione e sorprendentemente efficace nell'incoraggiare comportamenti di riunione migliori e più produttivi.

Registra ogni singola riunione

Registrando le riunioni e archiviandole in una videoteca centralizzata e consultabile , si crea una registrazione perfetta delle conversazioni avvenute, che può essere consultata in seguito da chi era presente, da chi non ha potuto partecipare, nonché da altri membri dell'organizzazione che potrebbero essere alla ricerca di informazioni discusse in riunioni a cui non hanno preso parte.

La registrazione automatica di ogni riunione consente di offrire ai dipendenti maggiore flessibilità e controllo sui propri impegni quotidiani, garantendo che tutte le persone coinvolte possano contribuire alla riunione anche se non presenti fisicamente. Inoltre, la registrazione video permette a tutti i partecipanti di contribuire attivamente alla discussione, eliminando la necessità di prendere appunti dettagliati. Panopto In particolare, la piattaforma video di [nome dell'azienda] trascrive automaticamente ogni video, eliminando la necessità di farlo manualmente, e permette di ricercare facilmente tutte le conversazioni registrate nelle riunioni.

La registrazione delle riunioni offre ai tuoi collaboratori una risorsa preziosa, ricca di informazioni dettagliate a cui possono fare riferimento ogni volta che ne hanno bisogno, e tutto questo senza alcuno sforzo aggiuntivo da parte tua. Ti basta cliccare su "registra" e tenere la riunione come hai sempre fatto, senza più bisogno di scrivere lunghe email di riepilogo o promemoria sui "prossimi passi". 

È il modo più semplice e intelligente per coinvolgere i dipendenti, mantenerli concentrati e, in definitiva, migliorare la collaborazione, sia durante la riunione che al termine della stessa. Dopo aver visto il video, potresti capire perché le riunioni non sono produttive.

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