Potreste chiedervi perché le riunioni non sono produttive. Questa linea di pensiero potrebbe portarvi a credere che sia impossibile che le persone odino le riunioni più di quanto non facciano già.

Ma si sbaglierebbe. 

Ad essere onesti, le persone non odiano tutte riunioni-ma odia le cattive riunioni. Tutti abbiamo provato quell'inevitabile sensazione di frustrazione quando una riunione inefficace ci distrae dal realizzare qualcos'altro o interrompe il nostro flusso di lavoro, rendendo l'intera giornata meno produttiva di quanto avrebbe potuto essere. dal portare a termine qualcos'altro o interrompe il nostro flusso di lavoro, rendendo l'intera giornata meno produttiva di quanto avrebbe potuto essere. È ancora peggio quando questo accade in più riunioni nel corso della giornata.

Naturalmente, chiedete a qualsiasi dipendente e vi dirà che vede un enorme valore nelle riunioni per collaborare, creare e comunicare informazioni dettagliate in modo più efficiente di quanto potrebbe fare con le e-mail o le app di messaggistica. Se così non fosse, avremmo naturalmente meno riunioni in agenda. 

Tuttavia, le riunioni si sono guadagnate la reputazione di essere, nel migliore dei casi, un male necessario. Ma perché? Perché le riunioni non sono produttive per la maggior parte dei team?

Le riunioni sono davvero una perdita di tempo?

Se si inizia a scavare nel problema, comincia a emergere una tendenza. Il più delle volte, il problema risiede nel modo in cui vengono gestite le riunioni: obiettivi poco chiari, presentazioni tortuose, discussioni fuori tema, partecipanti distratti e il fatto che tutti noi abbiamo altri lavori che competono per il nostro tempo cospirano collettivamente per frustrare tutti noi, prima o poi. 

Deve essere per forza così? In una parola, no. 

Ma la maggior parte dei consigli su come gestire una riunione migliore migliorano effettivamente le riunioni? Anche no. 

Piuttosto che lasciare che i comportamenti sbagliati durante le riunioni continuino a rovinare gli orari delle persone, la soddisfazione sul lavoro e i profitti dell'azienda, i leader delle organizzazioni di tutto il mondo stanno adottando nuoveregole, spessodiscutibili, per organizzare riunioni più efficaci.

Dai limiti arbitrari alla durata delle riunioni o al numero di partecipanti, alla necessità di far stare tutti in piedi per tutta la durata della riunione o addirittura di designare una persona che partecipi alla riunione solo per prendere appunti, queste "best practice" ampiamente citate fanno ben poco per arginare i comportamenti scorretti durante le riunioni.

Inoltre, tutti questi consigli discutibili fanno poco per migliorare effettivamente le riunioni e danno ai dipendenti nuovi motivi per odiarle.

10 consigli per l'igiene e la produttività delle riunioni da evitare

Prima di immergerci nei consigli peggiori, non potremmo fare a meno di sottolineare che esistono alcuni consigli onestamente utili per rendere le riunioni più produttive. Stabilire un ordine del giorno chiaro, iniziare e terminare le riunioni in orario, inviare materiale in anticipo e assegnare punti d'azione alla fine possono contribuire a rendere le riunioni più utili e meno frustranti. 

Al di là di queste, tuttavia, esistono numerose strategie di "riunione efficace" più discutibili, se non addirittura narcisistiche, che le aziende tentano regolarmente di adottare nella speranza di migliorare le riunioni. 

Ecco un elenco delle 10 idee peggiori che vengono comunemente presentate come buone soluzioni per riunioni più produttive e che probabilmente dovreste evitare: 

1. Programmare riunioni che iniziano a orari dispari

(Una cattiva idea raccomandata da CBS News)

I membri del team non sono entusiasti di partecipare alle vostre riunioni? Forse le apprezzeranno di più alle ore più strane! Questa raccomandazione ha molte varianti, dal programmare le riunioni molto presto o molto tardi nella giornata all'iniziare le riunioni a un orario inaspettato, ad esempio 7 minuti dopo l'ora. 

Naturalmente, l'idea che una programmazione irregolare aumenti in qualche modo il valore di una riunione agli occhi dei dipendenti sfugge alla logica. I partecipanti possono essere più propensi a notare la stranezza di questa strategia, ma saranno soprattutto irritati dall'ulteriore disturbo che provoca nelle loro giornate lavorative. Nessuno vuole arrivare in anticipo o rimanere fino a tardi in ufficio per partecipare a una riunione, e la pura e semplice mancanza di coerenza costringe le persone a lavorare ancora più duramente per gestire i loro programmi già pieni di impegni.

2. Programmare le riunioni solo il mercoledì

(Una cattiva idea raccomandata da Forbes)

Immaginate di poter fare tutte le vostre commissioni solo un giorno alla settimana. La banca, la spesa, le pulizie, le visite mediche e tutto il resto: tutto può essere fatto solo quel giorno, altrimenti bisogna aspettare la settimana successiva. A dire il vero, come strategia per gestire le riunioni, all'inizio sembra ottima: avete tutto il resto della settimana a disposizione per la vostra produttività personale! 

Nel giro di poche settimane, tuttavia, vi renderete conto che limitare il vostro team a una riunione alla settimana non fa che aumentare l'inefficienza. Anzi, lo fa due volte. In primo luogo, si crea un ambiente in cui le discussioni e le decisioni formali vengono rimandate al giorno stabilito, lasciando potenzialmente il lavoro inattivo anche per una settimana. In secondo luogo, poiché si prevede che ogni riunione si svolga nello stesso periodo di 8 ore, si crea un giorno da incubo ogni settimana in cui gli orari di tutti finiscono rapidamente per essere pieni, costringendo così a programmare riunioni improvvisate settimane o mesi dopo per aggirare i conflitti di programmazione. Se evitare le riunioni in nome della produttività può essere un argomento convincente se siete l'amministratore delegato, se tutti i vostri dipendenti seguono l'esempio, rischiate di soffocare l'innovazione e di ritardare il progresso di iniziative importanti.

3. Non invitate più di 7 persone

(Una cattiva idea raccomandata dal Wall Street Journal)

Naturalmente, nessuno vuole partecipare a una riunione che non lo riguarda. Obiettivamente, i gruppi più piccoli spesso riescono a raggiungere più facilmente il consenso. Ma limitare la partecipazione alle riunioni in base a un numero arbitrario di persone significa correre il rischio di perdere preziose intuizioni e idee da parte di chi non è stato selezionato o, peggio, di dover programmare altre riunioni con chi non è stato invitato in seguito. Le persone dovrebbero considerare attentamente chi deve partecipare alle loro riunioni e invitare le persone giuste senza cercare di lavorare entro i confini di una regola del posto insensata e spesso controproducente.

4. Fare in modo che tutti si alzino in piedi

(Una cattiva idea raccomandata da Lifehack.com)

Per chi non ha familiarità con il concetto abbastanza letterale di "riunione in piedi", l'idea è che le persone sono a disagio quando sono in piedi, quindi le riunioni si svolgono più velocemente e quindi si concludono più rapidamente. Sebbene ci sia un tempo e un luogo per le sessioni di collaborazione rapida (soprattutto negli ambienti di sviluppo "agili" progettati appositamente per collaborare in questo modo), mettere a disagio i dipendenti come strategia per risparmiare tempo è, nella migliore delle ipotesi, poco lungimirante. Se le riunioni in piedi si svolgono più velocemente, il che è ancora in discussione, è probabile che sia solo perché avete incentivato i dipendenti a condividere meno dettagli e a fare meno domande.

Inoltre, le riunioni in piedi possono risultare abitudinarie, anagrafiche e sessiste, quando si tratta di dinamiche di incontro fisico tra diversi tipi di persone, facendo sì che alcune persone si sentano ansiose e si disimpegnino completamente dalla riunione. Harvard Business Review spiega perché le riunioni in piedi non sono la soluzione giusta per ogni riunione qui.

5. Programmare solo riunioni di 15 minuti

(Una cattiva idea raccomandata da Fast Company)

Tutti abbiamo sentito parlare della legge di Parkinson, secondo la quale "il lavoro si espande per riempire il tempo disponibile per il suo completamento". Per questo motivo, questa raccomandazione sostiene che non dovreste avere problemi a ridurre qualsiasi riunione a 15 minuti o meno: dopo tutto, ora state usando più tempo nelle vostre riunioni solo perché avete programmato più tempo da usare, giusto? La raccomandazione di Fast Company cita i discorsi di TED per spiegare la "scienza" alla base di questa regola. Secondo l'universo TED, dovreste essere in grado di presentare qualsiasi idea, per quanto complessa, in meno di 18 minuti. Se non ci riuscite, vi diranno che non conoscete abbastanza bene l'argomento per presentarlo in modo semplice. 

Ma le riunioni non sono presentazionie non dovrebbero esserlo: sono occasioni per i membri del team di collaborare e risolvere problemi difficili. È assolutamente giusto aspettarsi che gli organizzatori delle riunioni programmino la quantità minima di tempo necessaria per rispettare l'ordine del giorno di una riunione. Ma se ci si attiene a un limite di tempo arbitrario (e oggettivamente breve) è più probabile che ci si ritrovi con un numero sempre maggiore di riunioni, tutte necessarie per portare a termine il compito più grande che si sarebbe potuto svolgere con una sola riunione più lunga. E, cosa altrettanto importante, tutte queste riunioni più brevi fanno sì che i dipendenti inizino e interrompano continuamente il lavoro durante la giornata lavorativa, e queste interruzioni sono spesso molto più disastrose per la produttività.

Slack ha messo a punto questa tabella che funge da guida molto più ragionevole per la durata delle riunioni:

6. Organizzare una riunione preliminare

Quando vale la pena fare una riunione su una riunione imminente? Quasi mai. Ci sono pochissime circostanze in cui una riunione di "pianificazione" o addirittura più "pre-riunioni" possono essere utili in anticipo, e queste riguardano quasi esclusivamente la preparazione di un qualche tipo di riunione organizzativa importante in cui vengono comunicate importanti novità aziendali. Non stiamo trascurando il valore della collaborazione per prepararsi a un'attività futura, come ad esempio la pianificazione dell'avvio di un'importante iniziativa di cambiamento, la preparazione di una demo di un software molto visibile o la realizzazione di un walk-through prima di un incontro con partner commerciali esterni. Tutte queste attività richiedono che i leader e i partecipanti raccolgano informazioni, testino e perfezionino le argomentazioni e preparino collettivamente gli obiettivi e le azioni da intraprendere in vista di una riunione o di un evento.

Ma per la maggior parte delle riunioni, e in effetti anche per alcune delle eccezioni elencate sopra, se il team lavora già insieme in modo efficace, non c'è motivo di organizzare una riunione preliminare. Basta tenere la riunione regolare e stabilire l'aspettativa che tutti contribuiscano prontamente come professionisti, quindi tornare al lavoro. 

7. Utilizzare un gettone di presenza designato

Una pallina da tennis, una penna, un blocco note, una conchiglia: molte organizzazioni hanno cercato di limitare le interruzioni durante le riunioni designando un oggetto come "gettone di parola" e vietando a chiunque non abbia in mano quell'oggetto di parlare. 

Se la sala riunioni fosse invece un asilo, questo potrebbe essere un modo sensato per insegnare l'ascolto rispettoso e l'alternanza. Ma ammettiamolo: se avete bisogno di una penna parlante per far sì che i vostri dipendenti o compagni di squadra rispettino le idee e le opinioni degli altri in una sala riunioni, allora probabilmente avete problemi culturali più gravi all'interno della vostra organizzazione. Inoltre, questo rituale può davvero rallentare le riunioni e renderle più lunghe. Nessuno lo vuole.

8. Evitare PowerPoint

(Un'altra cattiva idea raccomandata da Forbes)

"Amazon ha bandito PowerPoint e quindi anche voi dovreste farlo", recita la saggezza convenzionale di questi giorni. E c'è un fondo di saggezza: dopo tutto, nessuno ha bisogno di passare del tempo in una sala conferenze ascoltando qualcuno che legge testualmente un'intera presentazione. Ma vietare le diapositive e altri elementi visivi di supporto è un passo eccessivo. Se usati bene, questi elementi possono aiutare a mantenere la riunione in carreggiata, fornire un contesto alle conversazioni e offrire tutti i dettagli necessari per prendere una decisione.

Volete rendere le vostre riunioni più efficienti? Dovreste vietare il l'atto stesso di presentare durante le riunioni, non le diapositive in sé. Tutti noi abbiamo sofferto per riunioni di un'ora in cui l'organizzatore ha consumato i primi 45 minuti presentando informazioni che avrebbero potuto essere inviate via e-mail in anticipo. Non è colpa di PowerPoint. È colpa dell'organizzatore. Questo è uno dei motivi principali per cui le riunioni non sono produttive.

Ecco un consiglio utile: se ci sono informazioni o presentazioni che possono aiutare i partecipanti a prepararsi per una riunione imminente, inviatele (via e-mail, memo o presentazione video). presentazione video) il giorno prima! In questo modo tutti possono aggiornarsi ogni volta che hanno un momento libero e le riunioni si concludono più rapidamente perché possono concentrarsi solo sulla discussione e sulle decisioni da prendere.

9. Offrire incentivi per la partecipazione

(Una cattiva idea raccomandata da CIO Magazine)

Cibo, carte di debito prepagate, carte regalo. Certo, a molti dei vostri dipendenti questa particolare strategia non dispiace. Ma se dovete corrompere le persone per partecipare a una riunione, è il caso di organizzarla? 

Anche quando si offrono incentivi, la maggior parte delle persone non parteciperà a una riunione che ritiene una perdita di tempo e, se si presenta, non ci si deve aspettare che sia coinvolta. Il più delle volte, il costo finanziario non vale la partecipazione di quella manciata di dipendenti la cui unica motivazione è il cibo o il denaro. In definitiva, stabilire un ordine del giorno e obbligare le persone a essere presenti è la strategia migliore per far sì che le persone partecipino alle riunioni con un contributo da dare.

10. Assegnare un addetto agli appunti

(Una cattiva idea raccomandata da Asana)

Assegnare a qualcuno il compito di prendere appunti o verbali per la riunione significa ottenere un resoconto scritto delle discussioni, delle decisioni e dei passi successivi che le persone possono consultare dopo la riunione. Questa è un'ottima idea. 

Ma perché mai dovreste far partecipare a una riunione uno dei vostri dipendenti umani - una persona che pagate per essere assunta e che senza dubbio ha di meglio da fare che stenografare - solo per prendere appunti, quando invece potreste semplicemente registrare tutto con un clic? Nessuno vuole mai essere l'addetto agli appunti di una riunione e, peggio ancora, l'assegnazione di questa responsabilità significa quasi sempre che si è troppo occupati per partecipare attivamente alla discussione.

Perché le riunioni non sono produttive? Come rendere le riunioni più efficaci

Nell'ultimo anno o due, una nuova idea ha rapidamente iniziato a guadagnare popolarità tra i leader aziendali innovativi, soprattutto perché è semplice da implementare in ogni riunione e sorprendentemente efficace nell'incoraggiare comportamenti migliori e più produttivi.

Registrare ogni singola riunione

Da registrando le riunioni e archiviandole in una libreria video centrale e ricercabile. videotecasi crea una registrazione perfetta delle conversazioni esatte che hanno avuto luogo, che può essere consultata in seguito da chi era presente, da chi non ha potuto partecipare e da altre persone dell'organizzazione che potrebbero cercare informazioni discusse in riunioni a cui non hanno preso parte.

Registrare ogni riunione per impostazione predefinita significa offrire ai dipendenti una maggiore flessibilità e un maggiore controllo sui loro impegni quotidiani, assicurando che tutte le persone giuste possano contribuire a una riunione anche se non possono essere presenti di persona. Inoltre, tutti i partecipanti possono partecipare attivamente alla discussione, poiché la registrazione video elimina la necessità di prendere appunti dettagliati. La piattaforma video di Panopto, in particolare, trascrive automaticamente ogni video per voi, in modo che nessuno debba farlo a mano, e tutte le conversazioni nelle registrazioni delle riunioni possono essere facilmente ricercate.

La registrazione delle riunioni offre ai vostri collaboratori una risorsa preziosa, piena di informazioni dettagliate che possono consultare su richiesta, e lo fa senza alcuno sforzo aggiuntivo da parte vostra. Basta fare clic su "registra" e tenere la riunione come sempre, senza dover più scrivere lunghe e-mail di riepilogo o promemoria sulle fasi successive. 

È il modo più semplice e intelligente per coinvolgere i dipendenti, tenerli concentrati e, in definitiva, migliorare la collaborazione, sia durante che dopo la riunione. Dopo aver visto il video, potreste essere in grado di capire perché le riunioni non sono produttive.

Iniziate a registrare tutte le vostre riunioni aziendali con Panopto

Panopto è una piattaforma video all-in-one che consente alle organizzazioni di catturare, trascrivere e archiviare automaticamente tutte le riunioni aziendali in una videoteca interna sicura e ricercabile. Si integra anche con i principali sistemi di videoconferenza, rendendo più semplice la registrazione delle riunioni, senza dover cambiare il modo di riunirsi. 

Riconosciuto da Forester per il "Miglior supporto per la ricerca video", Panopto consente di ricercare le parole pronunciate e mostrate in ogni video della vostra libreria e di saltare al momento esatto in cui viene trattato un argomento. Ciò significa che i vostri video non solo saranno una registrazione utile, ma potranno persino diventare una parte preziosa e consultabile della base di conoscenze della vostra azienda. 

Per vedere come Panopto può aiutare a rinnovare la cultura delle riunioni aziendali e a rendere i vostri team più produttivi, contattate il nostro team oggi stesso per una demo.