Potresti pensare che sia impossibile per le persone odiare le riunioni più di quanto non facciano già. 

Ma ti sbaglieresti. 

Per essere onesti, le persone non odiano tutti incontri — odiano cattivo riunioni. Tutti abbiamo sperimentato questa inevitabile sensazione di frustrazione quando un incontro inefficace ci allontana dal compimento di qualcos'altro o interrompe il nostro flusso di lavoro, rendendo la nostra intera giornata meno produttiva di quanto avrebbe potuto essere. È ancora peggio quando si verifica in più riunioni durante il giorno.

Ovviamente, chiedi a qualsiasi dipendente e ti diranno che, di fatto, vedono un enorme valore nella riunione per collaborare, creare e comunicare informazioni dettagliate in modo più efficiente di quanto potrebbero tramite email o app di messaggistica. Se non lo facessero, naturalmente avremmo meno incontri sui nostri calendari. 

Tuttavia, le riunioni si sono guadagnate una reputazione come, nella migliore delle ipoteche, un male necessario. Allora perché è così? 

Se inizi a scavare il problema, inizia a emergere una tendenza. Il più delle volte, il problema è nel modo in cui vengono organizzate le riunioni: obiettivi poco chiari, presentazioni serpeggianti, discussioni fuori tema, partecipanti distratti e il fatto che tutti abbiamo altri lavori in competizione per il nostro tempo insieme cospirano per frustrare tutti noi in un momento o nell'altro. 

Doveva essere così? In una parola, no. 

Ma la maggior parte dei consigli sulla gestione di una riunione migliore rende davvero migliori le riunioni? Anche no. 

Piuttosto che lasciare che i cattivi comportamenti di incontro continuino a creare scompiglio sui programmi delle persone, sulla soddisfazione del lavoro e sui profitti dell'azienda, i leader delle organizzazioni di tutto il mondo stanno adottando nuove — e spesso dubbie — regole per organizzare riunioni più efficaci. 

Dai limiti arbitrari sulla durata delle riunioni o il numero di partecipanti al fatto che tutti stiano per tutta la durata della riunione o addirittura designando una persona per partecipare alla riunione solo per prendere appunti - queste «best practice» ampiamente citate fanno poco per frenare i cattivi comportamenti di riunione.

Inoltre, tutti questi consigli discutibili fanno poco per migliorare effettivamente le riunioni, dando ai tuoi dipendenti nuovi motivi per odiarli.

10 suggerimenti per la produttività che probabilmente dovresti evitare

Prima di immergerci nei consigli peggiori, saremmo sfavorevoli a non sottolineare che ci sono alcuni consigli onestamente utili per incontri più produttivi. Stabilire un'agenda chiara, iniziare e terminare le riunioni in tempo utile, inviare materiale in anticipo e assegnare elementi di azione alla fine possono contribuire a rendere le riunioni più utili e meno frustranti. 

Al di là di queste, tuttavia, ci sono molte strategie di «incontro efficaci» più discutibili — anche decisamente narcisistiche — che le aziende cercano regolarmente di adottare nella speranza di migliorare le riunioni. 

Ecco un elenco delle 10 idee peggiori che sono comunemente pubblicizzate come buone soluzioni per incontri più produttivi che probabilmente dovresti evitare: 

1. Pianifica riunioni che iniziano in momenti dispari

(Una cattiva idea consigliata da Notizie CBS)

I membri del team hanno meno che l'ansia di partecipare alle riunioni? Forse gli piaceranno di più in ore dispari! Ci sono molte variazioni su questa raccomandazione, dalla programmazione di riunioni molto presto o molto tardi, o persino dall'inizio delle riunioni in un momento inaspettato, ad esempio 7 minuti dopo l'ora. 

Naturalmente, l'idea che la pianificazione irregolare aumenti in qualche modo il valore di una riunione agli occhi dei dipendenti sfida la logica. I partecipanti potrebbero essere più propensi a notare la stranezza di questa strategia, ma per lo più saranno irritati dall'ulteriore interruzione che provoca nei loro giorni lavorativi. Nessuno vuole arrivare presto o rimanere tardi in ufficio per partecipare alla riunione, e la pura mancanza di coerenza costringe le persone a lavorare ancora di più per gestire i loro orari già impegnati.

2. Pianifica solo le riunioni il mercoledì

(Una cattiva idea consigliata da Forbes)

Immagina se potessi fare tutte le commissioni solo un giorno alla settimana. Banca, generi alimentari, addetti alle pulizie, controlli sanitari e tutto il resto: tutto ciò può essere fatto solo un giorno, altrimenti deve aspettare fino alla prossima settimana. Ad essere onesti, come strategia per gestire le riunioni, all'inizio sembra fantastico: hai tutto il resto della settimana aperto per la tua produttività personale! 

Nel giro di poche settimane, tuttavia, ti renderai conto che limitare il tuo team alla riunione una volta alla settimana aumenta solo l'inefficienza. Infatti, lo fa due volte. Innanzitutto, stai creando un ambiente in cui le discussioni e le decisioni formali saranno rimandate fino al giorno stabilito, lasciando il lavoro inattivo per un massimo di una settimana alla volta. E secondo, dal momento che ogni incontro si svolgerà nello stesso periodo di 8 ore, stai creando un incubo di un giorno ogni settimana in cui i programmi di tutti finiscono rapidamente per essere prenotati solidi, costringendo così riunioni estemporanee a programmare settimane o mesi in futuro per aggirare i conflitti programmati. Anche se evitare riunioni in nome della produttività può essere un argomento convincente se sei il CEO, se tutti i tuoi dipendenti seguono l'esempio, corri il rischio di soffocare l'innovazione e ritardare il progresso di importanti iniziative.

3. Non invitare più di 7 persone

(Una cattiva idea consigliata dal Wall Street Journal)

Naturalmente, nessuno vuole partecipare a una riunione che non sia rilevante per loro. E oggettivamente, i gruppi più piccoli spesso hanno un tempo più facile per raggiungere un consenso. Ma limitare la partecipazione alle riunioni in base a un numero arbitrario di persone significa che corri il rischio di perdere idee e idee preziose da parte di coloro che non hanno fatto il taglio — o peggio ancora, finisci per dover programmare più incontri con coloro che non sono stati invitati più tardi. Le persone dovrebbero considerare attentamente chi deve partecipare alle riunioni e invitare le persone giuste senza tentare di lavorare entro i confini di una regola del seggio senza senso e spesso controproducente.

4. Fai alzare tutti in piedi

(Una cattiva idea consigliata da Lifehack.com) 

Per coloro che non hanno familiarità con il concetto abbastanza letterale di «riunione permanente», l'idea è che le persone siano a disagio quando si trovano in piedi, quindi le riunioni si muovano più rapidamente e quindi finiranno più rapidamente. E anche se c'è davvero un tempo e un luogo per sessioni di collaborazione a fuoco rapido (soprattutto in ambienti di sviluppo «agili» appositamente progettati per collaborare in questo modo), mettere a disagio i dipendenti in quanto strategia per risparmiare tempo è nel migliore dei casi miope. Se le riunioni permanenti funzionano più velocemente, il che è ancora in discussione, è probabile solo perché hai incentivato i dipendenti a condividere meno dettagli e a porre meno domande. 

Inoltre, le riunioni in piedi possono essere abili, agiste e sessiste quando ci si riduce alle dinamiche di incontro fisico tra diversi tipi di persone, facendo sì che alcune persone si sentano ansiose e si disimpegnano completamente dall'incontro. Harvard Business Review spiega perché le riunioni stand-up non sono la soluzione giusta per ogni riunione qui.

5. Programma solo incontri di 15 minuti

(Una cattiva idea consigliata da Azienda veloce)

Abbiamo tutti ascoltato la Legge del Parkinson, che afferma che «Il lavoro si espande per riempire il tempo disponibile per il suo completamento». Pertanto, questa raccomandazione sostiene che non dovresti avere problemi a spremere qualsiasi riunione in 15 minuti o meno — dopotutto, stai usando più tempo nelle tue riunioni ora perché ti sei programmato più tempo da usare, giusto? La raccomandazione di Fast Company cita i colloqui di TED per spiegare la «scienza» alla base di questa regola. Secondo l'universo TED, dovresti essere in grado di presentare qualsiasi idea, non importa quanto complessa, in meno di 18 minuti. Se non puoi, ti diranno che non conosci abbastanza bene il tuo argomento da presentarlo semplicemente. 

Ma le riunioni non sono presentazioni, né dovrebbero esserlo — sono opportunità per i membri del team di collaborare e risolvere problemi difficili. È assolutamente giusto aspettarsi che gli organizzatori delle riunioni programmino il tempo minimo necessario per corrispondere all'ordine del giorno di una riunione. Ma attenersi a un limite di tempo arbitrario (e oggettivamente breve) è più probabile che ti faccia finire con sempre più riunioni, tutto necessario per svolgere il compito più grande che avresti potuto coprire una riunione più lunga. E altrettanto importante, tutte quelle riunioni più brevi significano che i dipendenti iniziano e interrompono costantemente il lavoro durante la giornata lavorativa, e queste interruzioni sono spesso molto più disastrose per la produttività. 

Rallentamento mettere insieme questo grafico che funge da guida molto più ragionevole per la durata della riunione:

6. Tieni una riunione pre-riunione

(Una cattiva idea consigliata da Trumpet, Inc.)

Quando vale la pena fare un incontro su una riunione imminente? Quasi mai. Ce ne sono davvero pochi circostanze dove una riunione di «pianificazione» o anche più «pre-riunioni» possono essere vantaggiose in anticipo, e questi comportano quasi uniformemente la preparazione per qualche tipo di importante incontro organizzativo in cui vengono fornite importanti notizie aziendali. E tieni presente che non stiamo respingendo il valore di collaborare per prepararci a un'attività futura, come pianificare il lancio per un'iniziativa di cambiamento importante, prepararci per una demo software altamente visibile o tenere una presentazione preliminare prima di un prossimo incontro con partner commerciali esterni. Tutti questi richiedono ai leader e ai partecipanti di raccogliere informazioni, stress test e perfezionare gli argomenti e preparare collettivamente obiettivi e azioni per una riunione o un evento imminente.

Ma per la maggior parte delle riunioni e, in effetti, anche per alcune delle eccezioni di esempio elencate sopra, se il tuo team lavora già in modo efficace, non c'è motivo di tenere un pre-incontro. Basta tenere la riunione regolare e impostare l'aspettativa che tutti contribuiscano prontamente come professionisti, quindi torneranno al lavoro. 

7. Usa un segnalino parlante designato

(Una cattiva idea consigliata da Boston.com) 

Una pallina da tennis, una penna, un blocco note, una conchiglia: molte organizzazioni hanno cercato di limitare le interruzioni nelle riunioni designando un oggetto come "segno parlante" e vietando a chiunque non lo tenga in mano di parlare. 

Se la sala conferenze fosse invece un asilo nido, questo potrebbe essere un modo ragionevole per insegnare ascolto rispettoso e a turno. Ma diciamolo, se hai bisogno di una penna parlante per far sì che i tuoi dipendenti o compagni di squadra rispettino le idee e le opinioni reciproche in una sala riunioni, probabilmente hai problemi culturali più grandi all'interno della tua organizzazione. Inoltre, questo rituale può davvero rallentare gli incontri e renderli più lunghi. Nessuno lo vuole.

8. Evita PowerPoint

(Un'altra cattiva idea consigliata da Forbes) 

»Amazon ha vietato PowerPoint definitivo, quindi dovresti anche tu», dice la saggezza convenzionale in questi giorni. E c'è un nocciolo di saggezza lì dentro — dopo tutto, nessuno ha bisogno di passare del tempo in una sala conferenze ascoltando qualcuno che legge un intero deck di diapositive. Ma vietare le diapositive e altri elementi visivi di supporto sta andando troppo oltre. Utilizzati bene, questi elementi possono aiutare a tenere traccia di una riunione, fornire un contesto per le conversazioni e offrire tutti i dettagli necessari per prendere una decisione. 

Vuoi davvero rendere le tue riunioni più efficienti? Dovresti vietare il atto effettivo di presentazione durante le riunioni, non scivolano da soli. Tutti noi abbiamo sofferto durante riunioni di un'ora in cui l'organizzatore ha mangiato i primi 45 minuti presentando informazioni che potrebbero essere state inviate via e-mail prima del tempo. Non è colpa di PowerPoint, è l'organizzatore, quindi ecco un consiglio utile: se ci sono informazioni o una presentazione che aiuteranno i partecipanti a prepararsi per una riunione imminente, inviarle (tramite e-mail, promemoria, presentazione video) il giorno prima! In questo modo tutti possono aggiornarsi ogni volta che hanno un momento libero e le riunioni possono finire più velocemente perché possono concentrarsi solo sulla discussione e sulle decisioni che devono essere prese.

9. Offri incentivi per la partecipazione

(Una cattiva idea consigliata da Rivista CIO) 

Cibo, carte di debito prepagate, buoni regalo. Sì, a molti dei tuoi dipendenti non importa questa particolare strategia. Ma se devi corrompere le persone per partecipare a una riunione, dovresti anche avere quella riunione? 

Anche quando vengono forniti incentivi, la maggior parte delle persone non parteciperà ancora a una riunione che pensa sia una perdita di tempo e se si presentano non aspettatevi che siano impegnate. La maggior parte delle volte, il costo finanziario non vale la pena di frequentare la manciata di dipendenti la cui unica motivazione per essere lì è cibo o denaro. In definitiva, stabilire un ordine del giorno e dare alle persone un motivo convincente per essere presente è la strategia migliore per far sì che le persone si presentino alle riunioni con qualcosa che contribuisca. 

10. Assegnazione di un appuntiatore dedicato

(Una cattiva idea consigliata da Asana) 

Assegnare a qualcuno di prendere appunti o verbali per la riunione significa ottenere una registrazione scritta di discussioni, decisioni e passi successivi a cui le persone possono fare riferimento dopo la riunione. Ora che è un'ottima idea. 

Ma perché dovresti avere uno dei tuoi veri dipendenti umani - una persona che stai pagando con soldi veri per assumere, e che senza dubbio ha cose migliori su cui lavorare rispetto alla loro stenografia - partecipare a una riunione solo per prendere appunti quando invece potresti semplicemente registrare tutto con il clic di un pulsante? Nessuno vuole mai prendere gli appunti della riunione e, peggio, essere assegnata a quella responsabilità significa quasi sempre che sono troppo impegnati per partecipare attivamente anche alla discussione.

Fai questa cosa per rendere effettivamente più efficaci le tue riunioni

Nell'ultimo anno o due, una nuova idea ha rapidamente iniziato a guadagnare popolarità tra i leader aziendali innovativi, in gran parte perché è semplice da fare in ogni riunione e sorprendentemente efficace nell'incoraggiare comportamenti di incontro migliori e più produttivi.

Qual è il segreto? Registra ogni singolo incontro.

 

Di registrazione delle riunioni e archiviandoli in modo centrale e ricercabile videoteca., crei una registrazione perfetta delle conversazioni esatte che hanno avuto luogo — a cui è possibile fare riferimento in seguito da quelli che erano presenti, coloro che non hanno potuto partecipare, così come da altri membri della tua organizzazione che potrebbero essere alla ricerca di informazioni che sono state discusse nelle riunioni di cui non facevano parte. 

Registrare ogni riunione per impostazione predefinita significa che puoi offrire ai tuoi dipendenti una maggiore flessibilità e controllo sui loro programmi quotidiani, assicurando che tutte le persone giuste possano contribuire a una riunione anche se non possono essere presenti di persona. Puoi inoltre liberare tutti i partecipanti a partecipare attivamente alla discussione poiché la registrazione video elimina la necessità di prendere appunti dettagliati. La piattaforma video di Panopto, in particolare, trascrive automaticamente ogni video per te, quindi nessuno deve farlo a mano e tutte le conversazioni nelle registrazioni delle riunioni possono essere facilmente cercate.

Lettura consigliata: Come registrare e condividere le riunioni Zoom in modo sicuro

 

La registrazione delle riunioni offre ai tuoi dipendenti una preziosa risorsa ricca di informazioni dettagliate a cui possono fare riferimento on demand e lo fa senza alcuno sforzo aggiuntivo da parte tua. Basta fare clic su «registra» e tenere la riunione come faresti sempre, ora senza più bisogno di digitare lunghe e-mail di riepilogo o promemoria «passi successivi». 

È il modo più semplice e intelligente per coinvolgere i dipendenti, mantenerli concentrati e, infine, migliorare la collaborazione, sia durante la riunione che dopo la fine della riunione.

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Riconosciuto da Forester per avere il «Miglior supporto per la ricerca video», Panopto ti consente di cercare le parole pronunciate e mostrate all'interno di ogni video della tua libreria e quindi passare al momento esatto in cui viene discusso un argomento. Ciò significa che non solo i tuoi video saranno un record utile, ma possono persino diventare una parte preziosa e referenziabile della knowledge base della tua azienda. 

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