Oggi, la capacità di gestire il cambiamento come azienda ha un impatto definitivo sul successo a breve e a lungo termine. Nuove strategie aziendali, cambiamenti culturali, trasformazioni digitali, fusioni e acquisizioni, passaggi al lavoro a distanza e ristrutturazioni organizzative sono tutti elementi comuni tra le imprese che lavorano per adattarsi ai mercati in evoluzione.

I leader del cambiamento saranno i primi a dirvelo, ma non sempre ci riescono.

Le transizioni complesse richiedono una leadership forte, una pianificazione astuta e una comunicazione eccezionale. E i fattori soft, come l'influenza sulla cultura e la motivazione dei lavoratori, possono essere altrettanto difficili da ottenere quanto i fattori hard legati all'attuazione strategica dei cambiamenti.

I grandi leader sanno che non basta dire alle persone come si vuole che cambino. È necessario anche mettere in atto meccanismi che li aiutino a implementare i nuovi comportamenti. E comunicare efficacemente durante tutto il percorso riduce la resistenza e favorisce l'adozione.

Questo è in parte il motivo per cui, mentre ogni organizzazione ha il proprio modo di gestire il cambiamento e ogni iniziativa avrà una strategia di esecuzione unica, un numero sempre maggiore di aziende sta sfruttando il video durante i periodi di transizione per aiutare a comunicare ed eseguire le proprie strategie di gestione del cambiamento in modo efficiente ed efficace.

Ecco come le aziende utilizzano i video per rendere un po' più semplici queste imprese difficili e complesse.

8 modi in cui i video possono aiutare le strategie di gestione del cambiamento ad avere successo

Migliorare il modo di comunicare il cambiamento

Se la vostra azienda sta introducendo una nuova strategia commerciale, sta ristrutturando, sta incorporando un'acquisizione, sta cambiando cultura o sta implementando un nuovo processo, assicurarsi che i dipendenti si sentano informati e preparati è fondamentale per ottenere l'adesione a livello aziendale di cui ogni cambiamento ha bisogno per avere successo. Comunicare i messaggi giusti, al momento giusto e attraverso i canali giusti è spesso una delle sfide più difficili che i leader devono affrontare.

Con i video, i leader del cambiamento possono trasmettere messaggi coerenti e coinvolgenti a tutti i membri dell'azienda senza dover riunire tutti nella stessa stanza. Ecco 3 modi in cui il video aiuta a migliorare le comunicazioni durante il processo di gestione del cambiamento:

1. Comunicare messaggi chiari, coerenti e dettagliati che possono essere guardati on-demand.

Comunicare la visione e la tabella di marcia di un progetto di change management è importante quanto fornire aggiornamenti lungo il percorso. Ma come si fa a trasmettere lo stesso messaggio a tutti, con tutti i dettagli importanti?

Un'e-mail o un promemoria possono contenere tutte le parole giuste (se le persone le leggono davvero), ma non possono comunicare il tono o il linguaggio del corpo di un leader senior come può fare un video. Indipendentemente dal messaggio, la sua cattura in un video assicura che nulla vada perso e che i messaggi importanti siano ricevuti come previsto. E con i video on-demand, i dipendenti più impegnati possono guardarli quando sono in grado di dedicare la loro attenzione e rivedere le parti che vorrebbero rivedere.

Quando la comunicazione faccia a faccia è più efficace, il video è il modo migliore per raggiungere il maggior numero possibile di persone senza interrompere il flusso di lavoro quotidiano. Grazie ai video, i dirigenti possono trasmettere messaggi coerenti, trasparenti e coinvolgenti a tutta l'azienda. Poi, dopo che i dipendenti hanno visto la comunicazione iniziale, i manager possono concentrarsi sull'aiutare i loro team e i loro diretti collaboratori a comprendere l'impatto dei nuovi cambiamenti.

2. Coinvolgere l'intera forza lavoro in una volta sola con i live stream interni

Guidare la vostra forza lavoro attraverso un cambiamento può essere ancora più impegnativo quando le comunicazioni più critiche vengono sfogliate poco più che velocemente da persone distratte, o non vengono ascoltate del tutto a causa di impegni concorrenti.

Sempre più leader del cambiamento sfruttano il live streaming per creare un senso di FOMO (fear of missing out) e rendere più avvincenti gli eventi di comunicazione importanti.

Trasmettendo in diretta streaming i messaggi critici relativi alle iniziative di cambiamento, è possibile fornire informazioni a tutti i membri dell'azienda come se fossero presenti nella stanza, anche se non possono essere presenti di persona. Una piattaforma interattiva di live streaming che supporta le domande e le risposte in diretta consente ai leader di trasmettere le comunicazioni interne in modo sicuro e di rispondere alle domande di chi sta guardando al volo.

3. Vedere come i messaggi vengono recepiti grazie a un'analisi video dettagliata.

Senza video, è quasi impossibile sapere in che modo le vostre comunicazioni interne sono in sintonia con i dipendenti. Un'analisi video dettagliata, tuttavia, può mostrarvi cose come chi sta guardando, quante persone hanno guardato, se stanno guardando fino alla fine e dove le persone abbandonano, e potete anche vedere le parti delle vostre comunicazioni che vengono visualizzate di più.

Rispetto alle e-mail o alle riunioni interne, l'analisi dei video vi fornirà molte più informazioni e dati sugli spettatori che potranno aiutarvi a migliorare le comunicazioni future o a determinare se ci sono dettagli da presentare nuovamente ai vostri dipendenti.

Migliorare la collaborazione tra i team

L'attuazione di un cambiamento all'interno di un'organizzazione richiede il più delle volte il coordinamento tra più team, che di solito non lavorano insieme e che potrebbero anche non trovarsi nello stesso fuso orario. Altrettanto complicato è il fatto che nuovi team o esperti possano entrare in un progetto già in corso da mesi.

Come si fa a far sì che tutti si aggiornino il più rapidamente possibile e come si fa a garantire che possano condividere facilmente le conoscenze dettagliate? Con i video. Ecco 2 modi per utilizzare i video per supportare una comunicazione e una collaborazione efficienti tra i team per tutta la durata di un progetto di gestione del cambiamento:

4. Registrare le riunioni per mettere rapidamente tutti d'accordo.

I grandi cambiamenti organizzativi non richiedono quasi mai la collaborazione di molti team diversi in momenti diversi. Ma quando nuovi team o esperti entrano a far parte di un progetto già in corso, per aggiornarli occorrono tempo e impegno da parte di chi è già al corrente. È possibile aggiornare più rapidamente le persone su un progetto semplicemente registrando le riunioni.

Quando documentate e registrate tutte le riunioni interne, i nuovi partecipanti all'iniziativa possono guardare le riunioni passate nella vostra videoteca e aggiornarsi, oppure possono cercare i video delle riunioni per trovare le conversazioni importanti relative al loro contributo al progetto e ottenere le informazioni storiche di cui hanno bisogno per andare avanti.

5. Utilizzare i video per acquisire e condividere le conoscenze tra i team

Quando i team devono collaborare a un progetto di gestione del cambiamento, tendono a inviare molte e-mail dettagliate o a tenere numerose riunioni, o entrambe le cose. Nessuno di questi metodi è completo ed efficiente come l'uso del video per condividere le conoscenze, soprattutto quando i team sono divisi in uffici diversi, a volte in continenti diversi.

Con i video, un team leader può registrarsi e condividere la propria esperienza mentre presenta il proprio schermo e illustra un processo o spiega un sistema che l'altro team potrebbe non conoscere. In questo modo, il video permette di imparare come se si stesse guardando alle spalle di un compagno di squadra, senza dover essere nella stessa stanza. Non c'è bisogno di passare ore a preparare un messaggio scritto: la conoscenza può essere condivisa nel tempo necessario a un esperto per spiegarla, semplicemente premendo il tasto di registrazione e inviando il video.

Dimostrare nuovi sistemi e processi

Quando i processi e i sistemi cambiano, le organizzazioni hanno bisogno di insegnare nuove competenze e di riqualificare i dipendenti, su larga scala. Formare ogni dipendente di persona non solo è costoso, ma richiede anche molto tempo. E oggi il 75% dei dipendenti preferisce guardare un video che mostra loro come fare qualcosa di nuovo piuttosto che leggere un documento di formazione scritto.

Ecco come le organizzazioni utilizzano i video per insegnare e riqualificare la propria forza lavoro su scala, coinvolgendo i dipendenti in un apprendimento più profondo.

6. Documentare e illustrare i nuovi processi in video tutorial.

Scrivere le istruzioni e i processi fondamentali per l'apprendimento e l'adozione di nuovi sistemi da parte della forza lavoro richiede un grande investimento di tempo. Al giorno d'oggi, la maggior parte delle persone preferisce imparare dai video che mostrano come fare tutto, dall'uso di Excel all'apprendimento del codice. In effetti, questo tipo di video "How-To" è oggi il secondo tipo di contenuto più popolare su YouTube. Quindi saltate le istruzioni scritte e iniziate a registrare i vostri "how-to" in video!

Creare esercitazioni video per istruire la vostra forza lavoro su nuovi processi e sistemi può essere facile come premere un tasto di registrazione. Con una piattaforma video come Panopto, potete registrare e condividere in modo sicuro le esercitazioni video in pochi clic, e saranno anche ricercabili automaticamente, proprio come i vostri vecchi documenti e manuali scritti.

Guardate un video tutorial registrato con Panopto:

 

 

7. "Ribaltate" le vostre presentazioni e coinvolgete i dipendenti 

Naturalmente, una parte della comunicazione o della formazione in materia di gestione del cambiamento è preferibile che avvenga di persona. Aiutate quindi i change manager e gli altri a sfruttare al meglio le presentazioni faccia a faccia, fornendo loro gli strumenti per "ribaltare" le sessioni, le aule e le riunioni.

Con la formazione capovolta, i lavoratori imparano nuove competenze o comportamenti guardando video di formazione prima della lezione, e poi trascorrono le ore di lezione con gli istruttori esercitandosi e applicando ciò che hanno imparato. Tutto ciò che serve è uno strumento video che consenta agli istruttori di registrare facilmente le sessioni di formazione e di condividerle con i dipendenti. La formazione capovolta si basa su una metodologia di insegnamento chiamata " flipped classroom" (classe capovolta) che è stata resa popolare nell'istruzione superiore: poiché i lavoratori imparano facendo in classe con gli istruttori che li guidano, possono adottare nuovi comportamenti e apprendere nuove competenze più rapidamente.

Il flipping può essere un approccio prezioso per qualsiasi presentazione. Condividere in anticipo con i dipendenti i messaggi chiave e i dettagli importanti può aiutare a ottenere domande più ponderate durante i town halls, a far partire più rapidamente i progetti e a rendere le riunioni più produttive. Volete saperne di più? Scaricate la nostra guida gratuita, La guida pratica per capovolgere le riunioni.

8. Creare una videoteca di formazione ricercabile

Le ricerche dimostrano che, quando si tratta di discenti adulti, entro un'ora le persone dimenticano in media il 50% delle informazioni presentate nella formazione aziendale. Peggio ancora, entro 24 ore avranno dimenticato quasi il 70% e in una settimana quasi il 90%. Non è che non apprezzino ciò che state insegnando, è solo la semplice natura umana. A meno che i dettagli che state condividendo ora non vengano applicati concretamente più volte nei giorni successivi, è molto probabile che i vostri collaboratori non si aggrappino a lungo a qualcosa di più dei temi di base.

Preoccuparsi di questa "curva di dimenticanza", tuttavia, significa non cogliere il punto. Perché se è vero che sarebbe bello se i vostri collaboratori potessero ricordare con precisione ogni singolo momento di ogni lezione, la realtà è che non è necessario che lo facciano. È sufficiente che sappiano che le informazioni esistono e che sappiano dove trovarle.

Quando si cattura la formazione e la conoscenza in video e li si ospita in una videoteca centrale e ricercabile, i dipendenti possono trovare e rivedere rapidamente i materiali esattamente come sono stati presentati in origine, proprio quando hanno più bisogno di informazioni.

La piattaforma video di Panopto include SmartSearch, che indicizza ogni parola pronunciata e mostrata sullo schermo nei video. Ciò significa che i dipendenti possono cercare nella vostra videoteca proprio come farebbero con il web o con un'e-mail, trovare il momento esatto in cui in un video viene affrontato un argomento e saltare a quella parte della formazione per guardarla esattamente come è avvenuta. È il modo più semplice per garantire che tutti abbiano accesso alle stesse informazioni on-demand e che, indipendentemente dal momento in cui le riproducono, tutti le sentano presentate nello stesso modo coerente.

Supportate le vostre strategie di gestione del cambiamento con i video

Panopto è la piattaforma video aziendale leader per la comunicazione e la formazione. Provatela gratuitamente e scoprite quanto sia facile registrare, trasmettere e condividere video interni per il lavoro.