Oggi, la capacità di gestire il cambiamento in ambito aziendale ha un impatto determinante sul successo sia a breve che a lungo termine. Nuove strategie aziendali, cambiamenti culturali, trasformazioni digitali , fusioni e acquisizioni, transizioni al lavoro da remoto e ristrutturazioni organizzative sono tutti elementi comuni tra le imprese che si adoperano per adattarsi ai mercati in continua evoluzione.

Come i leader del cambiamento saranno i primi a dirvi, tuttavia, non sempre ci azzeccano.

Le transizioni complesse richiedono una leadership forte, una pianificazione oculata e una comunicazione eccezionale. E fattori "soft", come influenzare la cultura aziendale e motivare i dipendenti, possono essere altrettanto difficili da gestire quanto i fattori "hard" legati all'implementazione strategica dei cambiamenti.

I grandi leader sanno che non basta semplicemente dire alle persone come si desidera che cambino. È necessario anche mettere in atto meccanismi che le aiutino ad adottare i nuovi comportamenti. E una comunicazione efficace durante tutto il percorso riduce la resistenza e favorisce l'adozione.

Questo è in parte il motivo per cui, sebbene ogni organizzazione abbia il proprio modo di gestire il cambiamento e ogni iniziativa richieda una strategia di esecuzione specifica, sempre più aziende si avvalgono dei video durante i periodi di transizione per comunicare e attuare le proprie strategie di gestione del cambiamento in modo efficiente ed efficace.

Ecco come le aziende utilizzano i video per rendere un po' più semplici queste attività difficili e complesse.

8 modi in cui i video possono contribuire al successo delle strategie di gestione del cambiamento

Migliora il modo in cui comunichi i cambiamenti

Che la vostra azienda stia introducendo una nuova strategia aziendale, ristrutturando, integrando un'acquisizione, cambiando la cultura aziendale o implementando un nuovo processo, garantire che i dipendenti si sentano informati e preparati è fondamentale per ottenere il consenso di tutta l'azienda necessario al successo di qualsiasi cambiamento. Comunicare i messaggi giusti, al momento giusto e attraverso i canali giusti è spesso una delle sfide più difficili che i leader si trovano ad affrontare.

Grazie ai video, i leader del cambiamento possono trasmettere messaggi coerenti e coinvolgenti a tutti i dipendenti dell'azienda, senza dover riunire fisicamente tutti nella stessa stanza. Ecco 3 modi in cui i video contribuiscono a migliorare la comunicazione durante il processo di gestione del cambiamento:

1. Comunicare messaggi chiari, coerenti e dettagliati che possono essere visualizzati su richiesta

Comunicare la visione e la roadmap di un progetto di gestione del cambiamento è importante quanto fornire aggiornamenti lungo il percorso. Ma come si fa a trasmettere lo stesso messaggio a tutti, con tutti i dettagli importanti?

Un'e-mail o una nota interna possono contenere tutte le parole giuste (ammesso che vengano effettivamente lette), ma non riescono a trasmettere il tono o il linguaggio del corpo di un dirigente come fa un video. Indipendentemente dal messaggio, la registrazione video garantisce che nulla vada perso e che i messaggi importanti vengano recepiti come previsto. Inoltre, grazie ai video on-demand, i dipendenti impegnati possono guardarli quando hanno la possibilità di dedicarvi la massima attenzione e rivedere le parti che desiderano approfondire.

Quando la comunicazione faccia a faccia è più efficace, il video è il modo migliore per raggiungere un pubblico più ampio senza interrompere il normale flusso di lavoro. Attraverso i video, i dirigenti possono trasmettere messaggi coerenti, trasparenti e coinvolgenti a tutta l'azienda. In seguito, dopo che i dipendenti hanno visionato la comunicazione iniziale, i manager possono concentrarsi sull'aiutare i propri team e collaboratori a comprendere l'impatto dei nuovi cambiamenti.

2. Coinvolgi contemporaneamente tutta la tua forza lavoro con le dirette streaming interne

Guidare la forza lavoro attraverso un cambiamento può essere particolarmente difficile quando le comunicazioni più importanti vengono lette superficialmente da persone distratte, o addirittura ignorate del tutto a causa di altri impegni.

Sempre più leader del cambiamento sfruttano lo streaming live per generare un senso di FOMO (paura di perdersi qualcosa) e rendere così gli eventi di comunicazione importanti più coinvolgenti.

Trasmettendo in diretta streaming i messaggi relativi alle vostre iniziative di cambiamento cruciali, potete fornire informazioni a tutti i membri della vostra azienda come se fossero presenti fisicamente, anche se non possono partecipare di persona. Una piattaforma di live streaming interattiva con supporto per sessioni di domande e risposte in tempo reale consente ai leader di trasmettere comunicazioni interne in modo sicuro e di rispondere alle domande degli spettatori in diretta.

3. Scopri come i messaggi vengono percepiti grazie ad analisi video dettagliate.

Senza i video, è quasi impossibile capire in che modo le comunicazioni interne raggiungano i dipendenti. Un'analisi video dettagliata, tuttavia, può mostrare informazioni come chi guarda i video, quante persone li hanno guardati, se li hanno visti fino alla fine e in quali punti la visione si interrompe. È persino possibile individuare le parti delle comunicazioni più visualizzate.

Rispetto alle email o persino alle riunioni interne, l'analisi dei tuoi video ti fornirà molte più informazioni e dati sugli spettatori che potranno aiutarti a migliorare le comunicazioni future o a capire se ci sono dettagli che devi riproporre ai tuoi dipendenti.

Migliorare la collaborazione tra i team

L'attuazione di cambiamenti all'interno di un'organizzazione richiede, nella maggior parte dei casi, il coordinamento di più team, che potrebbero non collaborare abitualmente e trovarsi anche in fusi orari diversi. Altrettanto complessa è la presenza di nuovi team o esperti che si uniscono a un progetto già avviato da mesi.

Come fare, quindi, per mettere tutti al corrente il più rapidamente possibile e garantire che possano condividere facilmente informazioni dettagliate? Con i video. Ecco due modi per utilizzare i video a supporto di una comunicazione e una collaborazione efficaci tra i team durante l'intero processo di gestione del cambiamento:

4. Registra le riunioni per allineare rapidamente tutti i partecipanti.

I grandi cambiamenti organizzativi non richiedono quasi mai la collaborazione di molti team diversi in momenti diversi. Ma quando nuovi team o esperti entrano a far parte di un progetto già in corso, metterli al corrente richiede tempo e impegno da parte di chi è già a conoscenza del progetto. È possibile accelerare il processo di apprendimento registrando le riunioni .

Documentando e registrando tutte le riunioni interne, chiunque si unisca al progetto può guardare le riunioni passate nella videoteca e aggiornarsi rapidamente, oppure può cercare nei video le conversazioni importanti relative al proprio contributo al progetto, ottenendo così le informazioni storiche necessarie per andare avanti.

5. Utilizzare i video per acquisire e condividere le conoscenze tra i team

Quando i team devono collaborare a un progetto di gestione del cambiamento, tendono a scambiarsi numerose e-mail dettagliate o a tenere diverse riunioni, o entrambe le cose. Nessuno di questi metodi è completo ed efficiente quanto l'utilizzo dei video per condividere le conoscenze, soprattutto quando i team sono dislocati in uffici diversi, a volte persino in continenti diversi.

Grazie ai video, un team leader può registrarsi mentre condivide le proprie competenze, mostrando lo schermo e illustrando un processo o spiegando un sistema che l'altro team potrebbe non conoscere. In questo modo, i video permettono di imparare come se si stesse osservando un collega al lavoro, senza dover essere fisicamente nella stessa stanza. E non c'è bisogno di dedicare ore alla stesura di un messaggio scritto: le conoscenze possono essere condivise nel tempo necessario a un esperto per spiegarle, semplicemente premendo il tasto di registrazione e inviando il video.

Dimostrare nuovi sistemi e processi

Con l'evoluzione dei processi e dei sistemi, le organizzazioni devono insegnare nuove competenze e riqualificare i dipendenti, su larga scala. Formare ogni dipendente di persona non è solo costoso, ma richiede anche molto tempo. Inoltre, oggi il 75% dei dipendenti preferisce guardare un video che mostri come fare qualcosa di nuovo piuttosto che leggere un documento di formazione scritto.

Ecco come le organizzazioni utilizzano i video per formare e riqualificare la propria forza lavoro su larga scala, coinvolgendo al contempo i dipendenti in un apprendimento più approfondito.

6. Documentare e illustrare i nuovi processi tramite video tutorial.

Redigere istruzioni e procedure fondamentali per la formazione e l'adozione di nuovi sistemi da parte dei dipendenti richiede un notevole investimento di tempo. Oggi, la maggior parte delle persone preferisce imparare dai video, che mostrano come fare qualsiasi cosa, dall'utilizzo di Excel alla programmazione. Infatti, i video tutorial sono diventati il ​​secondo tipo di contenuto più popolare su YouTube . Quindi, abbandonate le istruzioni scritte e iniziate a registrare i vostri tutorial in video!

Creare video tutorial per istruire la forza lavoro su nuovi processi e sistemi può essere facile come premere registra. Con una piattaforma video come Panopto Puoi registrare e condividere in modo sicuro video tutorial in pochi clic, e saranno persino automaticamente ricercabili proprio come i tuoi vecchi documenti e manuali cartacei.

Guarda un video tutorial registrato con Panopto :

 

 

7. “Ribalta” le tue presentazioni e coinvolgi i dipendenti 

Naturalmente, una parte della comunicazione o della formazione sulla gestione del cambiamento sarà più efficace se svolta di persona. Pertanto, aiutiamo i responsabili del cambiamento e altri a sfruttare al meglio le presentazioni faccia a faccia fornendo loro gli strumenti per "ribaltare" le loro sessioni, aule e riunioni.

Con la formazione capovolta, i lavoratori apprendono nuove competenze o comportamenti guardando video formativi prima della lezione, per poi trascorrere il tempo in aula con gli istruttori mettendo in pratica quanto appreso. Tutto ciò che serve è uno strumento video che permetta agli istruttori di registrare facilmente le sessioni di formazione e condividerle con i dipendenti. La formazione capovolta si basa su una metodologia didattica chiamata classe capovolta , resa popolare nell'istruzione superiore: poiché i lavoratori imparano facendo in classe con la guida degli istruttori, possono acquisire nuovi comportamenti e apprendere nuove competenze più rapidamente.

Il metodo "flipped classroom" può essere un approccio prezioso per quasi ogni tipo di presentazione. Condividere in anticipo i messaggi chiave e i dettagli importanti con i dipendenti può aiutarti a ottenere domande più pertinenti durante le riunioni plenarie, a dare il via ai progetti in modo più rapido e persino a rendere le riunioni più produttive. Vuoi saperne di più? Scarica la nostra guida gratuita, "La guida pratica al flipping delle riunioni" .

8. Creare una libreria di video formativi ricercabile

Le ricerche dimostrano che, quando si tratta di formazione per adulti, in media, entro un'ora le persone dimenticano il 50% delle informazioni presentate nei corsi di formazione aziendale. Peggio ancora, entro 24 ore la percentuale sale a quasi il 70%, e entro una settimana a quasi il 90%. Non è che non apprezzino ciò che viene insegnato, è semplicemente la natura umana. A meno che i dettagli condivisi ora non vengano applicati concretamente più volte nei prossimi giorni, è estremamente probabile che i partecipanti non ricorderanno a lungo molto più dei concetti di base.

Preoccuparsi di questa "curva dell'oblio", tuttavia, significa non cogliere il punto. Perché, sebbene sarebbe bello se i vostri collaboratori ricordassero con precisione ogni singolo momento di ciascuna lezione, la realtà è che non è necessario. È sufficiente che sappiano che le informazioni esistono e dove trovarle.

Quando si registrano contenuti formativi e conoscenze in video e li si ospita in una libreria video centralizzata e ricercabile, i dipendenti possono trovare e rivedere rapidamente i materiali esattamente come sono stati presentati originariamente, proprio quando ne hanno più bisogno.

Panopto La piattaforma video include SmartSearch , che indicizza ogni parola pronunciata e visualizzata sullo schermo nei video. Ciò significa che i dipendenti possono cercare nella libreria video proprio come farebbero sul web o in un'e-mail, trovare il momento esatto in un video in cui viene trattato un argomento e passare direttamente a quella parte della formazione per guardarla esattamente come è avvenuta. È il modo più semplice per garantire che tutti abbiano accesso alle stesse informazioni on-demand e che, indipendentemente da quando le riproducono, tutti le ascoltino presentate nello stesso modo coerente.

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