Ci sono troppe presentazioni in programma durante le riunioni di oggi.

Non lo diciamo a cuor leggero: dopotutto, realizziamo software video per registrare e condividere presentazioni online .

L'Harvard Business Review ha trascorso l'estate ad analizzare la questione se le riunioni debbano privilegiare le presentazioni o le conversazioni. Il team dell'HBR, giustamente, non propone un divieto assoluto per nessuno dei due stili, ma sottolinea ripetutamente come la maggior parte delle organizzazioni si affidi eccessivamente alle presentazioni come elemento trainante delle riunioni, perdendo così spesso l'opportunità di avviare conversazioni più produttive.

Nello specifico, quali problemi possono presentare le riunioni basate su presentazioni? HBR ne ha individuati diversi:

• Troppe informazioni essenziali non vengono rivelate fino alla fine della riunione, che si tiene per la cosiddetta "grande presentazione".
• Opportunità mancate per raccogliere feedback su ciò che è stato tentato in precedenza o altrove prima della presentazione di una soluzione definitiva.
• Le presentazioni PowerPoint, pagina per pagina, non riescono a coinvolgere il pubblico.
• Poche opportunità di rispondere a domande, offrire soluzioni o sviluppare più a fondo un'idea.

Sebbene l'Harvard Business Review abbia individuato molti validi motivi per cui i membri del team dovrebbero presentare i propri lavori durante le riunioni, nel complesso gli autori raccomandano di valutare attentamente, per ogni riunione, se la sessione non risulterebbe più efficace se strutturata come una conversazione.

Il vero problema delle presentazioni durante le riunioni

Quando si tratta di fare una presentazione durante una riunione, il problema raramente risiede nelle informazioni specifiche da condividere: dopotutto, una presentazione personale è spesso molto più efficace nel comunicare un'idea rispetto al solo testo. Il problema maggiore è la mancanza di tempo.

Ogni riunione è una questione pratica di logistica. Chi deve partecipare? Gli orari sono compatibili? Anche se l'orario di lavoro si allunga, il numero di ore in una settimana lavorativa rimane comunque limitato. Organizzare una riunione, quindi, conferisce a una persona l'autorità di decidere come gli altri impiegheranno una parte di quel tempo limitato.

Quando una riunione è produttiva, nessuno si preoccupa delle scadenze.

Quando però una riunione non è produttiva, quella risorsa scarsa viene sprecata senza alcun valore.

Come ha fatto notare lo staff dell'HBR, il problema di una presentazione dal vivo durante una riunione è che, troppo spesso, nella fretta di condividere un'idea già ben definita, chi presenta trascura le intuizioni e le idee degli altri presenti. Si fanno supposizioni senza il giusto contesto. Si suggeriscono opportunità senza comprendere l'esperienza passata. Si raccomandano strategie senza un'attenta considerazione dei piani d'azione altrui.

Si perde tempo a cercare di rendere un'idea presentabile, invece di lavorare direttamente al suo sviluppo.

Guarda il webinar >> Come ottenere il massimo dalle tue riunioni

Le riunioni erano pensate per la conversazione

Certo, come ha fatto notare il team dell'HBR, ci sono molti motivi per strutturare una riunione attorno a una presentazione. Ma nelle organizzazioni odierne, troppe persone hanno reso le slide la regola, anziché l'eccezione.

Esiste un modo migliore.

L'Harvard Business Review conclude la sua analisi estiva sullo stato dei convegni con un semplice suggerimento per migliorare praticamente qualsiasi sessione:

"Inviate i materiali 'finali' con largo anticipo rispetto a qualsiasi discussione di gruppo e richiedete una lettura preliminare."

È un'idea che può sembrare radicale, ma che è già in vigore in organizzazioni come LinkedIn e Amazon. Prendendo spunto da una tendenza in rapida crescita nelle lezioni universitarie e nota nel mondo degli affari come " riunione capovolta" (flipped meeting ), si tratta di un nuovo standard per riunioni più produttive che garantisce che tutti partano dalla stessa base e lavorino verso lo stesso obiettivo.

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Per organizzare una riunione capovolta è sufficiente che l'organizzatore condivida i materiali in anticipo e che il tempo effettivo della riunione si concentri sul lavoro produttivo di prendere decisioni, costruire un consenso e portare a termine i compiti, mentre tutti i partecipanti sono insieme.

Sebbene condividere un mazzo di carte in anticipo sia un ottimo punto di partenza per una riunione più efficace, molti dei primi utilizzatori di questo formato hanno constatato che i soli materiali non sono sempre sufficienti.

Il tempo di una riunione potrebbe non essere impiegato al meglio per una presentazione, ma ciò non significa che una presentazione efficace non sia preziosa. Dopotutto, presentare è una delle abilità più antiche dell'umanità: il nostro cervello è geneticamente predisposto sia a comunicare che ad apprendere in questo modo.

La buona notizia è che si possono avere entrambe le cose.

Guarda un esempio di presentazione per una riunione capovolta, registrata e condivisa in anticipo:

 

 

Prima di qualsiasi riunione, una volta che i materiali finali sono pronti, i membri del team possono semplicemente utilizzare Panopto Express, un registratore video online gratuito , insieme alla webcam integrata del proprio laptop per registrare rapidamente la presentazione che avrebbero tenuto durante la riunione. In questo modo, gli organizzatori della riunione possono comunque ripercorrere la presentazione come l'avevano immaginata, evidenziando i punti importanti e aggiungendo i dettagli.

I partecipanti possono quindi guardare il presentazione video online secondo i propri ritmi — anche riavvolgendo e ripetendo se necessario — e presentandosi alla riunione programmata preparati e pronti a contribuire in modo intelligente all'ordine del giorno.

L'approccio "capovolto" alle riunioni può aiutarti a recuperare il tempo perso nelle riunioni tradizionali, a garantire che ogni riunione a cui partecipi sia produttiva e a dare ai tuoi team la possibilità di prendere decisioni più intelligenti e tempestive in modo collaborativo. E soprattutto, il metodo capovolto è pensato per essere semplice: fai quello che hai sempre fatto, uno o due giorni prima. Poi, quando sei pronto, premi semplicemente "registra".

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