Nelle riunioni di oggi vengono fatte troppe presentazioni.

Non lo diciamo a cuor leggero: dopo tutto, produciamo software video per la registrazione e la condivisione di presentazioni online.

L'Harvard Business Review ha trascorso l'estate a chiedersi se le riunioni debbano privilegiare le presentazioni o le conversazioni. Il team dell'HBR, ragionevolmente, non chiede di vietare del tutto nessuno dei due stili, ma nota ripetutamente che la maggior parte delle organizzazioni si affida eccessivamente alle presentazioni come motore delle riunioni e, di conseguenza, spesso si lascia sfuggire conversazioni più produttive.

In particolare, quali sono i problemi che le riunioni basate sulle presentazioni possono introdurre? HBR ne ha riscontrati diversi:

• Troppe informazioni essenziali non vengono rivelate fino alla fine della riunione - tenuta per il cosiddetto "grande svelamento".
• Mancate opportunità di ottenere input su ciò che è stato provato in precedenza o altrove prima della presentazione di una soluzione finale.
• Passaggi in PowerPoint pagina per pagina con conseguente disimpegno del pubblico
• Poca opportunità di porre domande, offrire risposte o sviluppare meglio un'idea.

Sebbene HBR abbia trovato molte buone ragioni per cui i membri del team devono presentare durante le riunioni, nel complesso gli autori raccomandano di considerare con attenzione, per ogni riunione, se la sessione sarebbe meglio strutturata come una conversazione.

Il vero problema della presentazione durante le riunioni

Quando si tratta di fare una presentazione nell'ambito di una riunione, il problema raramente è l'informazione specifica da condividere: dopo tutto, una presentazione personale è spesso molto più efficace per comunicare un'idea rispetto al solo testo. Il problema principale è quello del tempo.

Ogni riunione è una questione pratica di logistica. Chi deve partecipare? Gli orari sono compatibili? Anche se gli orari di lavoro si sono ampliati, c'è ancora un numero limitato di ore in una settimana lavorativa. La programmazione di una riunione, quindi, conferisce a una persona l'autorità su come gli altri trascorreranno una parte di quel tempo limitato.

Quando una riunione è produttiva, nessuno è infastidito dalle richieste di tempo.

Quando una riunione non è produttiva, però, quella risorsa scarsa viene spesa senza valore.

E come ha notato lo staff di HBR, il problema di una presentazione dal vivo in una riunione è che troppo spesso, nell'interesse di condividere un'idea già pronta, il presentatore trascura le intuizioni e le idee degli altri partecipanti. Si fanno ipotesi senza il giusto contesto. Si suggeriscono opportunità senza comprendere le esperienze passate. Si consigliano strategie senza considerare le tabelle di marcia degli altri.

Si spreca tempo per rendere presentabile un'idea, invece di lavorare direttamente allo sviluppo di quell'idea.

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Le riunioni sono fatte per conversare

Certo, come ha notato il team di HBR, ci sono molte ragioni per strutturare una riunione intorno a una presentazione. Ma nelle organizzazioni di oggi, troppe persone hanno fatto della presentazione la regola, anziché l'eccezione.

C'è un modo migliore.

HBR chiude la sua rassegna estiva sullo stato delle riunioni con una semplice raccomandazione per migliorare praticamente ogni sessione:

"Inviate il materiale 'finale' con largo anticipo rispetto alla discussione di gruppo e richiedete una pre-lettura".

È un'idea che sembra radicale, ma che è già in atto in organizzazioni come LinkedIn e Amazon. Prendendo spunto da una tendenza in rapida crescita nelle lezioni universitarie e conosciuta nel mondo degli affari come "riunione capovolta", si tratta di un nuovo standard per riunioni più produttive che assicura che tutti partano dalla stessa pagina e lavorino verso lo stesso obiettivo.

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Il capovolgimento di una riunione richiede solo che l'organizzatore della riunione condivida il proprio materiale in anticipo e concentra il tempo effettivo della riunione sul lavoro produttivo di prendere decisioni, costruire il consenso e portare a termine le cose mentre i partecipanti sono tutti insieme.

Tuttavia, anche se la condivisione di un mazzo di carte in anticipo è un buon primo passo verso un incontro migliore, molti dei primi utilizzatori del formato hanno scoperto che il materiale da solo non è sempre sufficiente.

Il tempo delle riunioni può non essere sfruttato al meglio per le presentazioni, ma questo non significa che una presentazione efficace non sia preziosa. Presentare, dopo tutto, è una delle abilità più antiche dell'umanità: il nostro cervello è predisposto a comunicare e a imparare in questo modo.

La buona notizia è che si possono avere entrambe le cose.

Guardate un esempio di presentazione di una riunione capovolta, registrata e condivisa in anticipo:

 

 

Prima di qualsiasi riunione, una volta che i materiali definitivi sono pronti, i membri del team possono semplicemente utilizzare Panopto , un registratore video online gratuito, insieme alla webcam integrata nel proprio laptop per registrare rapidamente la presentazione che avrebbero tenuto durante la riunione. In questo modo, gli organizzatori della riunione possono comunque esaminare la presentazione come avevano immaginato, evidenziando le note importanti e aggiungendo i dettagli.

I partecipanti possono poi assistere alla presentazione video online e di arrivare alla riunione programmata preparati e pronti a contribuire in modo intelligente all'ordine del giorno.

Il capovolgimento delle riunioni può aiutarvi a recuperare il tempo sprecato nelle riunioni, a garantire che ogni riunione a cui partecipate sia produttiva e a consentire ai vostri team di prendere decisioni più intelligenti e tempestive. Soprattutto, il flipping è stato progettato per essere facile: fate quello che avete sempre fatto, un giorno o due prima. Poi, quando si è pronti, basta premere "registra".

Cercate una guida per ottenere di più dalle vostre riunioni? Scaricate il nostro manuale, Trasformare la riunione: Guida alle riunioni capovolte oggi.