Ci sono troppe presentazioni nelle riunioni di oggi.

Non è qualcosa che diciamo con leggerezza: creiamo software video per registrare e condividere presentazioni online, dopotutto.

L'Harvard Business Review ha trascorso l'estate a esaminare la questione se le riunioni dovrebbero dare priorità a presentazioni o conversazioni. Il team HBR non richiede abbastanza ragionevolmente un divieto assoluto di entrambi gli stili, ma nota ripetutamente che la maggior parte delle organizzazioni si affida eccessivamente alle presentazioni come driver della riunione e, come tale, spesso perde conversazioni più produttive.

Nello specifico, quali sono i problemi che le riunioni basate sulla presentazione possono introdurre? HBR ha trovato diversi:

• Troppe informazioni essenziali non vengono rivelate fino alla fine dell'incontro — tenuto per il cosiddetto «grande svelamento»
• Opportunità perse per ottenere informazioni su ciò che è stato provato prima o altrove prima della presentazione di una soluzione finale
• Procedure dettagliate di PowerPoint pagina per pagina con conseguente segmenti di pubblico non coinvolti
• Piccola opportunità di mettere in campo domande, offrire risposte o sviluppare più pienamente un'idea

Mentre HBR ha trovato molte buone ragioni per cui i membri del team possono presentarsi nelle riunioni, nel complesso, gli scrittori raccomandano di considerare puntualmente per ogni incontro se la sessione sarebbe stata servita meglio se strutturata come conversazione.

Il vero problema con la presentazione durante le riunioni

Quando si tratta di fare una presentazione come parte di una riunione, raramente il problema è rappresentato dalle informazioni specifiche che vengono condivise, dopotutto, una presentazione personale è spesso molto più efficace nel comunicare un'idea rispetto al solo testo. Il problema maggiore è uno dei tempi.

Ogni incontro è una questione pratica di logistica. Chi ha bisogno di partecipare? Le pianificazioni si allineano? Anche con l'espansione dell'orario di lavoro, c'è ancora un numero limitato di ore in una settimana lavorativa. La pianificazione di una riunione, quindi, dà a una persona l'autorità su come gli altri trascorreranno una certa quantità di tempo limitato.

Quando un incontro è produttivo, nessuno si preoccupa di queste richieste in tempo.

Quando una riunione non è produttiva, tuttavia, questa scarsa risorsa viene spesa senza valore.

E come ha notato lo staff di HBR, il problema di fare una presentazione dal vivo in una riunione è che troppo spesso, nell'interesse di condividere un'idea completamente sfornata, il presentatore trascura le intuizioni e le idee tenute dagli altri presenti. Le ipotesi vengono formulate senza il giusto contesto. Le opportunità sono suggerite senza comprendere l'esperienza passata. Le strategie sono consigliate senza una riflessione sulle roadmap altrui.

Il tempo è sprecato per far sembrare presentabile un'idea, piuttosto che lavorare direttamente sullo sviluppo di quell'idea.

Guarda il webinar>> Come ottenere di più dai tuoi incontri

 

 

Le riunioni erano pensate per la conversazione

Certo, come ha notato il team HBR, ci sono molte ragioni per strutturare un incontro attorno a una presentazione. Ma nelle organizzazioni odierne, troppe persone hanno fatto del deck diapositive la regola, piuttosto che l'eccezione.

C'è un modo migliore.

HBR chiude la revisione estiva dello stato delle riunioni con una semplice raccomandazione per migliorare praticamente qualsiasi sessione:

«Invia il materiale «finale» con largo anticipo rispetto a qualsiasi discussione di gruppo e richiede una lettura preliminare.»

È una nozione che sembra radicale, ma già in atto in organizzazioni come LinkedIn e Amazon. Prendendo spunto da una tendenza in rapida crescita nelle lezioni universitarie e conosciuta nel mondo degli affari come «incontro capovolto», è un nuovo standard per incontri più produttivi che assicura che tutti inizino sulla stessa pagina e lavorino verso lo stesso obiettivo.

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Il capovolgimento di una riunione richiede solo che l'organizzatore della riunione condivida i propri materiali in anticipo e focalizzi il tempo effettivo delle riunioni sul lavoro produttivo di prendere decisioni, costruire consenso e fare le cose mentre i presenti sono tutti insieme.

Tuttavia, mentre condividere un mazzo prima del tempo è un forte primo inizio verso un incontro migliore, molti dei primi adottatori del formato hanno scoperto che i materiali da soli non sono sempre sufficienti.

L'orario di riunione potrebbe non essere servito al meglio dalla presentazione, ma ciò non significa che una presentazione forte non sia preziosa. La presentazione, dopo tutto, è una delle più antiche abilità dell'umanità: il nostro cervello è cablato sia per comunicare che per imparare in questo modo.

La buona notizia: puoi averla in entrambe le direzioni.

Guarda un esempio di presentazione della riunione capovolta, registrata e condivisa prima del tempo:

 

 

Prima di ogni riunione, una volta che i materiali finali sono pronti, i membri del team possono semplicemente utilizzare Panopto Express, un registratore video gratuito e schermo, insieme alla webcam integrata sul laptop per registrare rapidamente la presentazione che avrebbero fatto durante la riunione. In questo modo, gli organizzatori delle riunioni possono ancora attraversare il mazzo come avevano immaginato, evidenziando le note importanti e riempiendo i dettagli.

I partecipanti possono quindi guardare la presentazione video online in base ai propri programmi, anche riavvolgerla e ripeterla se necessario, e presentarsi alla riunione programmata preparati e pronti a contribuire in modo intelligente all'agenda della giornata.

Capovolgere le riunioni può aiutarti a recuperare il tempo sprecato nelle riunioni, garantire che ogni riunione a cui partecipi sia produttiva e consentire ai tuoi team di prendere decisioni più intelligenti e tempestive in modo collaborativo. Soprattutto, il flipping è progettato per essere facile: fai quello che hai sempre fatto, un giorno o due prima. Poi, quando sei pronto, premi «registra».

Cerchi una guida per ottenere di più dalle tue riunioni? Scarica il nostro manuale, Capovolgi la tua riunione: una guida alle riunioni capovolte oggi.