Ormai non è una novità per nessuno che la maggior parte delle persone detesti le riunioni. Consumano preziose ore di lavoro, possono creare ogni sorta di confusione o ritardo e, quel che è peggio, troppo spesso non sono nemmeno utili.

Forse non sorprende quindi che, secondo una ricerca di Clarizen, il 35% delle persone sostenga che le riunioni siano una "perdita di tempo" e che il 60% ammetta di fare "multitasking" durante una riunione. E la situazione peggiora: quasi la metà delle persone preferirebbe esplicitamente qualsiasi altra attività spiacevole (persino guardare la vernice asciugarsi o aspettare alla motorizzazione!) piuttosto che partecipare a un'altra riunione di aggiornamento.

Per ribadire il concetto, Clarizen ha realizzato un'efficace infografica che mostra quanto poco le persone apprezzino le riunioni: guardatela voi stessi:

 

Le idee del programma "X modi per migliorare le riunioni" non hanno funzionato

Oggigiorno, quasi tutti coloro che sono interessati a migliorare il modo in cui conduciamo le riunioni hanno già letto tutti i consigli standard. Preparare un ordine del giorno. Non programmare riunioni di oltre 20 minuti. Non più di 10 persone nella stanza. E, seriamente, attenersi all'ordine del giorno.

Questo potrebbe contribuire a velocizzare le riunioni, ma nulla di quanto detto garantisce un miglioramento effettivo del processo . Anche seguendo tutti questi consigli, si rimane comunque bloccati nella stessa routine: cercare di presentare un'idea a una sala piena di persone con obiettivi diversi, nessuna delle quali probabilmente conosce l'argomento (o quantomeno la vostra proposta) quanto voi.

Troppe delle nostre riunioni iniziano con poco più di un ordine del giorno improvvisato e un sacco di speranze. Ci auguriamo che partecipino le persone giuste, che conoscano a memoria le informazioni di cui potremmo aver bisogno e che riusciamo a raggiungere un consenso praticabile. Quello che spesso otteniamo sono sessioni parzialmente frequentate con partecipanti parzialmente informati, in grado di accettare o rifiutare solo le idee di chi ha organizzato la riunione, anziché elaborare spunti intelligenti come gruppo.

Perché non è possibile cambiare il formato?

Esiste un modo migliore: la riunione capovolta

Già in uso presso aziende innovative come Amazon e LinkedIn, la riunione capovolta è un nuovo formato che qualsiasi organizzazione può adottare da un giorno all'altro: tutto ciò che serve è un semplice e fondamentale cambiamento in due delle aspettative che abbiamo nei confronti delle nostre riunioni.

Una volta che tutte le parti sono sedute allo stesso tavolo, la riunione capovolta di base è facile. C'è solo un problema: una volta che siete tutti seduti allo stesso tavolo, avete già perso l'opportunità di capovolgere la riunione.

Organizzare una riunione capovolta richiede che l'organizzatore pianifichi e comunichi in anticipo. Il successo o il fallimento della vostra prossima riunione capovolta dipenderà quasi sempre dal lavoro svolto prima ancora che qualcuno apra la porta della sala riunioni.

Ecco come funziona la riunione capovolta:

1. Prima della riunione, annota un breve riepilogo delle informazioni che verranno discusse e delle azioni da intraprendere.
2. Condividi la registrazione con i partecipanti alla riunione un giorno o due prima della sessione programmata.
3. Quando i partecipanti si riuniscono per la riunione, saltate la presentazione e passate direttamente alla discussione: domande e risposte, brainstorming, processo decisionale – qualsiasi metodo di raccolta di input si adatti meglio alla situazione.

 

Scopri di più sulle riunioni capovolte (flipped meeting).

 

Il modo in cui conduciamo le riunioni oggi è inefficiente. Nella maggior parte delle organizzazioni, le riunioni si trasformano in lezioni guidate da PowerPoint, strutturate in modo da offrire poche opportunità di svolgere un lavoro concreto e prendere decisioni reali.

Ma esiste un'alternativa. Il nostro manuale sulle riunioni capovolte include una guida per sviluppare una cultura delle riunioni capovolte nella tua organizzazione, che comprende:

• Esigenze di comunicazione e condivisione delle informazioni prima della riunione
• Le migliori pratiche per la gestione dei gruppi durante le riunioni
• Idee per utilizzare i video e rendere le riunioni capovolte ancora più efficienti

L'adozione del modello "capovolgi le riunioni" può aiutarti a recuperare il tempo perso nelle riunioni tradizionali, a garantire che ogni riunione a cui partecipi sia produttiva e a dare ai tuoi team la possibilità di prendere decisioni più intelligenti e tempestive in modo collaborativo.

Pronti a ottenere di più dalle vostre riunioni? Scaricate oggi stesso la nostra guida gratuita "Rivoluzionate le vostre riunioni: una guida alle riunioni capovolte" .