이제는 대부분의 사람들이 회의를 싫어한다는 사실이 누구에게도 새로운 소식은 아닐 것입니다. 회의는 소중한 업무 시간을 잡아먹고, 온갖 혼란이나 지연을 초래할 수 있으며, 더 나쁜 점은 — 너무나도 자주, 애초에 아무런 가치도 없다는 것입니다.

그러니 클라리젠(Clarizen)의 조사 결과에 따르면, 현재 35%의 사람들이 회의를 “시간 낭비”라고 생각하며, 60%는 회의 도중 “다른 일을 병행한다”고 인정한다는 사실이 그리 놀랍지 않을지도 모릅니다. 게다가 상황은 더 심각합니다. 전체 응답자의 거의 절반은 또 다른 진행 상황 보고 회의를 참아내는 것보다 차라리 다른 어떤 불쾌한 활동(페인트가 마르는 걸 지켜보거나 운전면허 시험장에서 기다리는 것조차!)을 하겠다고 명시적으로 밝히고 있습니다.

이 점을 확실히 전달하기 위해 Clarizen은 사람들이 회의를 얼마나 소홀히 여기는지에 대한 통찰력 있는 인포그래픽을 제작했습니다. 직접 확인해 보세요:

 

“회의를 개선하는 X가지 방법”이라는 아이디어들은 효과가 없었습니다

오늘날 회의 진행 방식을 개선하고자 하는 사람이라면 누구나 이미 일반적인 조언들은 다 읽어봤을 것입니다. 의제를 마련하라. 회의 시간은 20분을 넘기지 마라. 참석 인원은 10명을 넘기지 마라. 그리고 무엇보다도, 의제를 철저히 따르라.

그렇게 하면 회의 진행 속도는 빨라질지 모르지만, 회의의 질이 더 좋아질 것이라는 보장은 전혀 없습니다. 그 모든 조언을 다 따른다 해도, 여전히 똑같은 회의의 늪에 빠져 있을 뿐입니다. 각자 다른 의제를 가진 사람들로 가득 찬 회의실에서 아이디어를 제시하려 애쓰는 상황인데, 그 누구도 당신만큼 그 주제(또는 적어도 그 주제에 대한 당신의 제안)에 대해 잘 알지 못할 가능성이 높기 때문입니다.

우리의 회의 중 너무 많은 수가 대충 정리된 의제와 막연한 기대감만으로 시작되곤 합니다. 우리는 적임자가 참석하기를 바라고, 그들이 우리가 필요로 하는 정보를 즉석에서 알고 있을 것이라 기대하며, 토론을 통해 실행 가능한 합의점을 도출할 수 있을 것이라 희망합니다. 하지만 실제로는 참석률이 저조하고 정보도 제대로 파악하지 못한 참가자들이 모인 회의가 되는 경우가 많으며, 이들은 집단으로서 건설적인 의견을 제시하기보다는 회의 주최자의 제안에 단순히 찬성하거나 반대하는 데 그치는 경우가 흔합니다.

왜 형식을 변경할 수 없나요?

더 나은 방법이 있습니다: 플립드 미팅

아마존이나 링크드인 같은 혁신적인 기업들에서 이미 도입된 ‘플립 미팅’은 어떤 조직이라도 단숨에 도입할 수 있는 새로운 회의 방식입니다. 필요한 것은 우리가 회의에 대해 갖는 기대 중 두 가지에 대한 간단하고 근본적인 변화뿐입니다.

관련자 모두를 한자리에 모았다면, 기본적인 ‘역전 회의’를 진행하는 건 어렵지 않습니다. 단 한 가지 문제가 있습니다. 바로 모두 모인 시점에는 이미 ‘역전’할 기회를 놓친 뒤라는 점입니다.

플립형 회의를 진행하려면 주최자가 사전에 계획을 세우고 이를 명확히 전달해야 합니다. 다음 플립형 회의의 성패는 거의 항상 회의실 문을 열기도 전에 이루어진 준비 작업에 달려 있습니다.

플립드 미팅은 다음과 같이 진행됩니다:

1. 회의를 앞두고, 회의 내용과 필요한 조치 사항에 대한 간략한 요약을 미리 녹음해 두세요.
2. 예정된 회의가 열리기 하루 전쯤에 그 녹화본을 참석자들과 공유해 주세요.
3. 참석자들이 회의장에 모이면 프레젠테이션은 생략하고 바로 토론으로 넘어가세요. 질의응답, 브레인스토밍, 의사결정 등 상황에 가장 적합한 의견 수렴 방식을 선택하시면 됩니다.

 

플립드 미팅에 대해 더 알아보기

 

오늘날 회의 방식은 문제가 많습니다. 대부분의 조직에서 열리는 회의는 파워포인트 위주의 일방적인 설명회로, 실질적인 업무를 처리하거나 실질적인 결정을 내릴 기회가 거의 없도록 구성되어 있습니다.

하지만 다른 방법이 있습니다. 당사의 ‘플립드 미팅’ 실천 가이드북에는 조직 내에서 플립드 미팅 문화를 정착시키는 방법에 대한 안내가 포함되어 있으며, 그 내용은 다음과 같습니다:

• 회의 전 의사소통 및 정보 공유의 필요성
• 회의 중 그룹 관리 모범 사례
• 동영상을 활용해 플립드 미팅을 더욱 효율적으로 진행하는 방법

회의 방식을 전환하면 회의로 인해 낭비되던 시간을 되찾고, 참석하는 모든 회의가 생산적으로 진행되도록 하며, 팀원들이 협력하여 더 현명하고 시의적절한 결정을 내릴 수 있도록 지원할 수 있습니다.

회의를 더욱 효과적으로 활용하고 싶으신가요? 무료 가이드를 다운로드하세요. 회의를 완전히 새롭게 바꾸는 법: 플립드 미팅 가이드 를 지금 바로 다운로드하세요.