Nul n'ignore désormais que la plupart des gens détestent les réunions. Elles gaspillent un temps précieux, engendrent confusion et retards, et pire encore, elles sont trop souvent inutiles.

Il n'est donc guère surprenant que, selon une étude de Clarizen, 35 % des personnes interrogées considèrent désormais les réunions comme une « perte de temps », et que 60 % admettent faire plusieurs choses à la fois en pleine réunion. Pire encore, près de la moitié des personnes interrogées préféreraient sans hésiter toute autre activité désagréable (même regarder la peinture sécher ou faire la queue à la préfecture !) plutôt que d'assister à une nouvelle réunion.

Pour bien faire comprendre le message, Clarizen a produit une infographie percutante montrant à quel point les gens accordent peu d'importance à leurs réunions — jugez-en par vous-même :

 

Les idées du type « X façons d'améliorer vos réunions » n'ont pas fonctionné.

Aujourd'hui, la plupart des personnes soucieuses d'améliorer nos réunions ont déjà lu tous les conseils habituels : établir un ordre du jour, ne pas dépasser 20 minutes, limiter le nombre de participants à 10, et surtout, s'y tenir.

Cela peut contribuer à accélérer le rythme des réunions, mais rien ne garantit leur bon déroulement . Même en suivant tous ces conseils, vous resterez coincé dans la même routine : présenter une idée à une salle remplie de personnes aux objectifs variés, dont aucune n'est probablement aussi compétente que vous sur le sujet (ou du moins, sur votre proposition).

Trop souvent, nos réunions débutent avec un ordre du jour sommaire et beaucoup d'espoirs illusoires. Nous espérons que les bonnes personnes seront présentes, qu'elles posséderont d'emblée toutes les informations nécessaires et que nous parviendrons, par la discussion, à un consensus acceptable. Or, nous nous retrouvons souvent avec des séances clairsemées et des participants mal informés, capables uniquement d'accepter ou de rejeter les idées de l'organisateur, sans parvenir à formuler collectivement des idées pertinentes.

Pourquoi le format ne peut-il pas être modifié ?

Il existe une meilleure solution : la réunion inversée

Déjà en place dans des entreprises innovantes comme Amazon et LinkedIn, la réunion inversée est un nouveau format que toute organisation peut adopter du jour au lendemain ; il suffit d’un changement simple et fondamental dans deux des attentes que nous avons vis-à-vis de nos réunions.

Une fois que tous les participants sont réunis, organiser une réunion inversée est simple. Il y a juste un hic : une fois tout le monde autour de la table, l’occasion de renverser la situation est déjà passée.

Organiser une réunion inversée exige de l'organisateur qu'il la planifie et la communique en amont. La réussite ou l'échec de votre prochaine réunion inversée dépend presque toujours du travail préparatoire effectué avant même que quiconque n'ouvre la porte de la salle de conférence.

Voici comment fonctionne la réunion inversée :

1. Avant votre réunion, notez un bref résumé des informations relatives à la réunion et des actions à entreprendre.
2. Partagez cet enregistrement avec les participants à votre réunion un jour ou deux avant la séance prévue.
3. Lorsque les participants se réunissent, oubliez les présentations et passez directement à la discussion : questions-réponses, brainstorming, prise de décision – choisissez la méthode de collecte d’informations la plus adaptée à la situation.

 

Découvrez-en plus sur les réunions inversées

 

La façon dont nous organisons les réunions aujourd'hui est défaillante. Dans la plupart des organisations, les réunions se résument à des exposés PowerPoint, structurés de manière à offrir peu d'opportunités de travail concret et de prise de décisions réelles.

Mais il existe une alternative. Notre guide pratique sur les réunions inversées comprend un guide pour développer une culture des réunions inversées au sein de votre organisation, incluant :

• Besoins en communication et en partage d'informations avant la réunion
• Meilleures pratiques de gestion de groupe en réunion
• Idées pour utiliser la vidéo afin de rendre les réunions inversées encore plus efficaces

Inverser le déroulement des réunions peut vous aider à récupérer le temps perdu en réunions, à garantir la productivité de chaque réunion à laquelle vous participez et à donner à vos équipes les moyens de prendre ensemble des décisions plus intelligentes et plus opportunes.

Envie de tirer le meilleur parti de vos réunions ? Téléchargez gratuitement notre guide « Transformez vos réunions : le guide des réunions inversées » dès aujourd’hui.