Personne n'ignore que la plupart des gens détestent les réunions. Elles grignotent de précieuses heures de travail, peuvent créer toutes sortes de confusions ou de retards, et pire encore, elles sont trop souvent sans intérêt.

Il n'est donc pas surprenant que , selon une étude réalisée par Clarizen, 35 % des gens affirment aujourd'hui que les réunions sont une "perte de temps" et que 60 % des gens admettent être "multitâches" en pleine réunion. Et ce n'est pas tout : près de la moitié des gens préféreraient explicitement toute autre activité désagréable (même regarder de la peinture sécher ou attendre au guichet des immatriculations) plutôt que de participer à une autre réunion.

Pour faire passer le message, Clarizen a produit une infographie sur le peu de valeur que les gens accordent à leurs réunions - voyez par vous-même :

 

Les idées "X façons d'améliorer vos réunions" n'ont pas fonctionné.

Aujourd'hui, la plupart des personnes désireuses d'améliorer la façon dont nous organisons des réunions ont lu tous les conseils habituels. Ayez un ordre du jour. Ne prévoyez pas plus de 20 minutes. Pas plus de 10 personnes dans la salle. Et surtout, respectez l'ordre du jour.

Cela peut aider à les faire fonctionner plus rapidement, mais rien ne garantit que les réunions de se déroulent mieux. Même si vous suivez tous ces conseils, vous êtes toujours coincé dans la même ornière de réunion - essayant de présenter une idée à une salle pleine de personnes avec des agendas différents, dont aucune n'est probablement aussi bien informée sur le sujet (ou au moins, sur votre proposition pour le sujet) que vous l'êtes.

Trop de nos réunions commencent avec un ordre du jour rapide et beaucoup de vœux pieux. Nous espérons que les bonnes personnes seront présentes, qu'elles connaîtront d'avance toutes les informations dont nous pourrions avoir besoin et que nous parviendrons à un consensus viable. Nous obtenons souvent des sessions partiellement suivies avec des participants partiellement informés, souvent capables d'accepter ou de rejeter les idées de l'organisateur de la réunion plutôt que de proposer des idées intelligentes en tant que groupe.

Pourquoi le format ne peut-il pas changer ?

Il existe une meilleure solution : La réunion inversée

Déjà en place dans des entreprises innovantes comme Amazon et LinkedIn, la réunion inversée est un nouveau format que toute organisation peut adopter du jour au lendemain - il suffit de modifier fondamentalement deux des attentes que nous avons à l'égard de nos réunions.

Une fois que vous avez réuni toutes les parties à la table, votre réunion de base flipped est facile. Il n'y a qu'un seul problème : une fois que vous êtes tous à la table, vous avez déjà raté l'occasion de faire un flip.

L'organisation d'une réunion inversée exige de l'organisateur qu'il planifie - et communique - à l'avance. Le succès ou l'échec de votre prochaine réunion inversée dépend presque toujours du travail effectué avant même que quiconque n'ouvre la porte de la salle de conférence.

Voici comment fonctionne la réunion inversée :

1. Avant la réunion, enregistrez un résumé rapide des informations relatives à la réunion et des mesures à prendre.
2. Partagez cet enregistrement avec vos plateformes de réunion un jour ou deux avant la session prévue.
3. Lorsque les participants se réunissent pour la réunion, ne passez pas par la présentation et passez directement à la discussion : Questions et réponses, brainstorming, prise de décision - quelle que soit la méthode de collecte de données la plus adaptée à la situation.

 

En savoir plus sur les réunions inversées

 

La façon dont nous organisons les réunions aujourd'hui ne fonctionne pas. Dans la plupart des organisations, les réunions sont des conférences animées par PowerPoint, structurées de manière à offrir peu d'occasions de faire du vrai travail et de prendre de vraies décisions.

Mais il existe une alternative. Notre manuel pratique sur les réunions inversées comprend un guide pour développer une culture de réunion inversée dans votre organisation, y compris :

• Les besoins en matière de communication et de partage d'informations en amont des réunions
• Meilleures pratiques de gestion des groupes en réunion
• Des idées pour utiliser la vidéo afin de rendre les réunions inversées encore plus efficaces.

Les réunions inversées peuvent vous aider à récupérer le temps perdu dans les réunions, à faire en sorte que chaque réunion à laquelle vous assistez soit productive, et à donner à vos équipes des outils collaboratifs leur permettant de prendre des décisions plus intelligentes, plus rapidement.

Prêt à tirer le meilleur parti de vos réunions ? Téléchargez notre guide gratuit, Turn Your Meeting On Its Head : A guide to flipped meetings aujourd'hui.