Dass die meisten Menschen Meetings verabscheuen, ist mittlerweile keine Neuigkeit mehr. Sie verschlingen kostbare Arbeitszeit, können zu allerlei Verwirrung oder Verzögerungen führen, und schlimmer noch - allzu oft sind sie ohnehin nicht von Wert.

So ist es vielleicht keine Überraschung, dass laut einer Studie von Clarizen mittlerweile 35 % der Menschen behaupten, dass Meetings eine "Zeitverschwendung" sind, und dass 60 % der Menschen zugeben, dass sie während eines Meetings "Multitasking" betreiben. Und es kommt noch schlimmer - fast die Hälfte aller Menschen würde explizit jede andere unangenehme Tätigkeit vorziehen (sogar Farbe beim Trocknen zusehen oder bei der Zulassungsstelle warten!), als ein weiteres Status-Meeting durchzustehen.

Um dies zu verdeutlichen, hat Clarizen eine scharfe Infografik erstellt, die zeigt, wie wenig die Menschen ihre Meetings schätzen - sehen Sie selbst:

 

Die "X Wege, Ihre Meetings zu verbessern"-Ideen haben sich nicht bewährt

Heutzutage hat fast jeder, der daran interessiert ist, die Art und Weise, wie wir Meetings abhalten, zu verbessern, alle Standardratschläge gelesen. Haben Sie eine Tagesordnung. Planen Sie nicht mehr als 20 Minuten ein. Nicht mehr als 10 Personen im Raum. Und ernsthaft: Halten Sie sich an die Tagesordnung.

Das mag dazu beitragen, dass sie schneller ablaufen, aber nichts darin garantiert, dass Meetings besser ablaufen. Selbst wenn Sie all diese Ratschläge befolgen, stecken Sie immer noch im gleichen Meeting-Faul fest - Sie versuchen, eine Idee in einem Raum voller Leute mit unterschiedlichen Tagesordnungen zu präsentieren, von denen wahrscheinlich keiner so viel über das Thema (oder zumindest über Ihren Vorschlag für das Thema) weiß wie Sie selbst.

Zu viele unserer Meetings beginnen mit wenig mehr als einer schnellen Tagesordnung und einer Menge Wunschdenken. Wir hoffen, dass die richtigen Leute teilnehmen, dass sie aus dem Stegreif wissen, welche Informationen wir brauchen, und dass wir uns einen tragfähigen Konsens herbeireden können. Was wir oft bekommen, sind teilweise besuchte Sitzungen mit teilweise informierten Teilnehmern, die oft nur in der Lage sind, die Ideen des Sitzungsplaners zu akzeptieren oder zu verwerfen, anstatt als Gruppe intelligente Gedanken zu entwickeln.

Warum kann das Format nicht geändert werden?

Es gibt einen besseren Weg: Das Flipped Meeting

Das umgedrehte Meeting, das bereits in innovativen Unternehmen wie , Amazon und LinkedIn eingesetzt wird, ist ein neues Format, das jede Organisation über Nacht übernehmen kann - alles, was es erfordert, ist eine einfache, grundlegende Änderung von zwei der Erwartungen, die wir an unsere Meetings haben.

Wenn Sie erst einmal alle Parteien an den Tisch bekommen haben, ist Ihr grundlegendes flipped meeting ganz einfach. Es gibt nur einen Haken: Sobald Sie alle am Tisch sitzen, haben Sie die Gelegenheit zum Flippen bereits verpasst.

Um ein Meeting umzudrehen, muss der Organisator des Meetings im Vorfeld planen - und kommunizieren. Ob Ihr nächstes geflipptes Meeting erfolgreich ist oder scheitert, hängt fast immer von der Arbeit ab, die geleistet wird, bevor überhaupt jemand die Tür des Konferenzraums öffnet.

So funktioniert das geflippte Meeting:

1. Notieren Sie sich vor der Besprechung einen kurzen Überblick über die Besprechungsinformationen und die erforderlichen Aktionspunkte.
2. Geben Sie diese Aufzeichnung etwa einen Tag vor der geplanten Sitzung für Ihre Besprechungsplattformen frei.
3. Wenn sich die Teilnehmer zum Meeting versammeln, überspringen Sie das Deck und gehen Sie direkt zur Diskussion über: Fragen und Antworten, Brainstorming, Entscheidungsfindung - welche Methode zur Sammlung von Input auch immer am besten zur Situation passt.

 

Erfahren Sie mehr über Flipped Meetings

 

Die Art und Weise, wie wir heute Meetings durchführen, ist kaputt. Meetings in den meisten Organisationen sind PowerPoint-getriebene Vorträge, die so strukturiert sind, dass sie wenig Gelegenheit bieten, echte Arbeit zu leisten und echte Entscheidungen zu treffen.

Aber es gibt eine Alternative. Unser flipped meeting how-to handbook enthält einen Leitfaden zur Entwicklung einer flipped meeting Kultur in Ihrer Organisation, einschließlich:

• Bedarf an Kommunikation und Informationsaustausch vor der Besprechung
• Bewährte Praktiken für die Verwaltung von Gruppen in Meetings
• Ideen für den Einsatz von Video, um Flipped Meetings noch effizienter zu gestalten

Mit Flipped Meetings können Sie die verschwendete Zeit zurückgewinnen und sicherstellen, dass jede Besprechung, an der Sie teilnehmen, produktiv ist, und Ihre Teams in die Lage versetzen, gemeinsam intelligentere und pünktlichere Entscheidungen zu treffen.

Sind Sie bereit, mehr aus Ihren Meetings herauszuholen? Laden Sie unseren kostenlosen Leitfaden herunter, Turn Your Meeting On Its Head: A guide to flipped meetings today.