Es ist mittlerweile jedem klar, dass die meisten Menschen Besprechungen verabscheuen. Sie rauben wertvolle Arbeitszeit, können allerlei Verwirrung und Verzögerungen verursachen, und schlimmer noch – allzu oft sind sie ohnehin völlig nutzlos.

Es überrascht daher wohl kaum, dass laut einer Studie von Clarizen 35 % der Befragten Meetings als „Zeitverschwendung“ betrachten und 60 % zugeben, während eines Meetings nebenbei andere Dinge zu tun. Und es kommt noch schlimmer: Fast die Hälfte aller Befragten würde ausdrücklich jede andere unangenehme Tätigkeit vorziehen (selbst dem Trocknen von Farbe zuzusehen oder beim Amt zu warten!), als an einem weiteren Statusmeeting teilzunehmen.

Um dies zu verdeutlichen, hat Clarizen eine aussagekräftige Infografik erstellt, die zeigt, wie wenig Menschen ihre Meetings wertschätzen – sehen Sie selbst:

 

Die Ideen aus dem „X-Schritte-Programm zur Verbesserung Ihrer Meetings“ haben nicht funktioniert.

Heutzutage kennt fast jeder, der seine Meetings optimieren möchte, die gängigen Ratschläge: Eine Agenda erstellen, maximal 20 Minuten einplanen, maximal 10 Personen im Raum haben und sich unbedingt an die Agenda halten.

Das mag zwar die Meetings beschleunigen, aber keines davon garantiert einen besseren Ablauf . Selbst wenn Sie all diese Ratschläge befolgen, stecken Sie immer noch im selben Meeting-Trott fest: Sie versuchen, eine Idee vor einem Raum voller Menschen mit unterschiedlichen Zielen zu präsentieren, von denen wahrscheinlich keiner so viel über das Thema (oder zumindest über Ihren Vorschlag) weiß wie Sie selbst.

Zu viele unserer Meetings beginnen mit nicht viel mehr als einer schnell zusammengeschusterten Tagesordnung und viel Wunschdenken. Wir hoffen, dass die richtigen Leute kommen, dass sie alle benötigten Informationen parat haben und dass wir uns zu einem tragfähigen Konsens durchringen können. Oftmals erleben wir jedoch nur halb besuchte Sitzungen mit nur teilweise informierten Teilnehmern, die meist nur die Vorschläge des Organisators annehmen oder ablehnen können, anstatt gemeinsam intelligente Ideen zu entwickeln.

Warum kann das Format nicht geändert werden?

Es gibt einen besseren Weg: Das umgedrehte Meeting

Das Flipped Meeting, das bereits bei innovativen Unternehmen wie Amazon und LinkedIn Anwendung findet, ist ein neues Format, das jede Organisation über Nacht übernehmen kann – alles, was dazu nötig ist, ist eine einfache, grundlegende Änderung zweier unserer Erwartungen an unsere Meetings.

Sobald alle Beteiligten am Tisch sitzen, ist das grundlegende Flipped-Meeting-Konzept einfach. Es gibt nur einen Haken: Sobald alle am Tisch sitzen, ist die Chance zum Flipped-Meeting bereits verpasst.

Um ein Meeting im Flipped-Classroom-Format durchzuführen, muss der Organisator im Vorfeld planen und kommunizieren. Ob Ihr nächstes Flipped-Classroom-Meeting gelingt oder scheitert, hängt fast immer von den Vorbereitungen ab, bevor überhaupt jemand die Tür zum Konferenzraum öffnet.

So funktioniert das umgekehrte Meeting:

1. Halten Sie vor Ihrem Meeting eine kurze Zusammenfassung der Meeting-Informationen und der erforderlichen Aktionspunkte fest.
2. Teilen Sie die Aufzeichnung etwa einen Tag vor dem geplanten Termin mit den Teilnehmern Ihres Meetings.
3. Wenn die Teilnehmer zum Meeting zusammenkommen, sollte man die Präsentation überspringen und direkt zur Diskussion übergehen: Fragen und Antworten, Brainstorming, Entscheidungsfindung – je nachdem, welche Methode zur Informationsgewinnung am besten zur jeweiligen Situation passt.

 

Erfahren Sie mehr über Flipped Meetings

 

Die Art und Weise, wie wir heute Meetings abhalten, ist fehlerhaft. In den meisten Organisationen bestehen Meetings aus PowerPoint-Präsentationen, die so strukturiert sind, dass sie kaum Raum für echte Arbeit und fundierte Entscheidungen bieten.

Es gibt jedoch eine Alternative. Unser Handbuch für das Flipped-Meeting-Konzept enthält eine Anleitung zur Entwicklung einer Flipped-Meeting-Kultur in Ihrem Unternehmen, einschließlich:

• Kommunikations- und Informationsaustauschbedarf vor dem Treffen
• Best Practices für das Gruppenmanagement während Besprechungen
• Ideen für den Einsatz von Video zur noch effizienteren Gestaltung von Flipped-Meetings.

Durch die Umgestaltung Ihrer Meetings können Sie die in Meetings verschwendete Zeit zurückgewinnen, sicherstellen, dass jedes Meeting, an dem Sie teilnehmen, produktiv ist, und Ihre Teams in die Lage versetzen, gemeinsam intelligentere und zeitnahe Entscheidungen zu treffen.

Wollen Sie mehr aus Ihren Meetings herausholen? Laden Sie noch heute unseren kostenlosen Leitfaden „ Turn Your Meeting On Its Head: A guide to flipped meetings“ herunter .