ほとんどの人が会議を嫌っていることは、今では誰もが知っていることです。貴重な労働時間を浪費し、あらゆる種類の混乱や遅延を引き起こす可能性があり、さらに悪いことに、何の価値もないことが多いのです。

そのため、 Clarizen の調査によると、35％の人が会議は「時間の無駄」と考え、60％の人が会議中に「マルチタスク」をすることを認めているのも不思議ではありません。さらに悪いことに、全体の約半数の人が、会議に出席するよりも、他の不快な活動（ペンキが乾くのを見たり、DMVで待ったりすることでもよい）をしたいと考えています。

そこで、クラリツェンでは、人々がいかに会議を大切にしていないかを示す興味深いインフォグラフィックを作成しました。

 

会議を改善するためのXの方法」のアイデアはうまくいかなかった

今日、会議のやり方を改善したいと考えている人は、ほとんどの場合、標準的なアドバイスをすべて読んでいます。アジェンダを用意する。スケジュールは20分以内。部屋にいるのは10人までにしましょう。そして、真剣にアジェンダに従うこと。

それによって会議の進行が早くなるかもしれませんが、 会議の進行が良くなることを保証するものではありません 。つまり、様々な目的を持った人たちが集まっている中で、あるアイデアを発表しようとしても、そのテーマ（少なくとも、そのテーマに対するあなたの提案）について、あなたと同じように知識を持っている人はいないでしょう。

私たちの会議の多くは、簡単な議題と希望的観測だけで始まります。適当な人が参加してくれればいい、必要な情報は何でも知っているだろう、実行可能なコンセンサスを得るために自分たちを説得してくれればいい、と思っています。しかし、よくあるのは、参加者の中に情報を持っていない人がいて、その人たちは、グループとして知的な考えを持つというよりは、会議のスケジューラーの考えを受け入れるか否かしかできないということです。

なぜフォーマットを変えられないのか？

There's a Better Way:反転会議

Amazon LinkedIn などの革新的な企業ではすでに導入されている「反転会議」は、どんな組織でも一晩で導入できる新しいフォーマットです。必要なのは、私たちが会議に求める2つのことをシンプルかつ根本的に変えることだけです。

すべての関係者をテーブルに集めれば、基本的な 反転会議 は簡単です。しかし、一つだけ問題があります。全員がテーブルについた時点で、反転の機会を逃してしまうのです。

会議を反転させるには、会議の主催者が事前に計画を立て、コミュニケーションをとる必要があります。次回の反転会議が成功するか失敗するかは、ほとんどの場合、会議室のドアを開ける前に行われた作業にかかっています。

反転会議の仕組みをご紹介します。

1. 会議の前に、会議の情報と必要なアクションアイテムを簡単に記録しておきましょう。
2. 録画したものは、予定日の1日ほど前にミーティングプラットフォームで共有します。
3. 会議のために参加者が集まったら、デッキを飛ばしてすぐに議論に入ります。質疑応答、ブレインストーミング、意思決定など、状況に応じて最適な方法で意見を集めます。

 

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今日の会議のやり方は壊れています。ほとんどの組織での会議はPowerPoint主導の講義であり、実際の作業を行い、実際の決定を下す機会をほとんど提供しないように構成されています。

しかし、それ以外の方法もあります。当社の 反転会議ハウツーハンドブック には、組織で反転会議の文化を発展させるためのガイドが含まれています。

• 会議前のコミュニケーションとニーズの情報共有
• 会議中のグループ管理のベストプラクティス
• 反転会議をさらに効率的にする動画活用のアイデア

会議を反転すると、会議の無駄な時間を取り戻し、出席するすべてのミーティングの生産性が確保され、チームがよりスマートでタイムリーな意思決定を共同で行えるようになります。

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