今となっては、ほとんどの人が会議を嫌っているというのは、誰にとっても周知の事実だ。会議は貴重な労働時間を奪い、あらゆる混乱や遅延を招く可能性があり、さらに悪いことに――あまりにも頻繁に、そもそも何の価値もないものになってしまうのだ。

したがって、Clarizenの調査によると、現在35％の人が会議を「時間の無駄」だと感じており、60％の人が会議中に「マルチタスク」をしていると認めているというのは、おそらく驚くべきことではないでしょう。さらに悪いことに、全回答者のほぼ半数が、また別の進捗報告会議に出席するくらいなら、他のどんな不快な活動（ペンキが乾くのを見ていることや、運転免許センターで待っていることさえ！）でもむしろ好むと明言しています。

この点をより強く印象づけるため、Clarizenは、人々が会議をどれほど軽視しているかを示す、鋭いインフォグラフィックを作成しました。ぜひご自身でご覧ください：

 

「会議を改善するXの方法」というアイデアは、うまくいかなかった

今日では、会議の進め方を改善したいと考えている人なら、たいてい誰もが、ありきたりなアドバイスはすべて目を通しているでしょう。議題を明確にしておくこと。1つの議題に20分以上かけないこと。参加者は10人以下にすること。そして何より、議題から逸れないようにすること。

そうすれば会議の進行は速くなるかもしれませんが、会議の質が向上する保証はどこにもありません。たとえそのアドバイスをすべて実践したとしても、結局は同じ会議のマンネリから抜け出せないでしょう。つまり、それぞれ異なる目的を持つ人々で埋め尽くされた部屋で、自分ほどそのテーマ（あるいは少なくとも、そのテーマに関する自分の提案）に精通している人はおそらく一人もいない中で、アイデアを提示しようとするという状況から抜け出せないのです。

私たちの会議の多くは、大まかな議題と、単なる希望的観測に過ぎないものだけで始まってしまう。適切な人材が参加してくれること、必要な情報を即座に把握していること、そして話し合いを通じて実行可能な合意に至れることを期待しているのだ。しかし、実際には、参加者が不揃いで情報も不十分な会議になりがちであり、グループとして建設的な意見を出し合うどころか、会議の主催者の提案を単に受け入れるか拒否するかしかできない状況に陥ることが多い。

なぜフォーマットを変更できないのですか？

もっと良い方法がある：「反転会議」

アマゾンやリンクトインといった革新的な企業ですでに導入されている「フリップド・ミーティング」は、どの組織でも即座に導入できる新しい形式です。必要なのは、会議に対する私たちの期待のうち2つについて、シンプルかつ根本的な変更を加えることだけです。

関係者を全員集めさえすれば、基本的な「反転会議」は簡単です。ただ一つ問題があります。それは、全員が集まってしまった時点で、すでに「反転」の機会を逃してしまっているということです。

反転授業形式の会議を実施するには、主催者が事前に計画を立て、それを参加者に伝える必要があります。次回の反転授業形式の会議が成功するか失敗するかは、ほとんどの場合、参加者が会議室のドアを開ける前に済ませておくべき準備作業にかかっています。

反転型会議の仕組みは以下の通りです：

1. 会議の前に、会議の概要と必要なアクションアイテムを簡単にまとめて録音しておきましょう。
2. 予定されているセッションの1日ほど前に、その録音データを会議の参加者と共有してください。
3. 参加者が会議に集まったら、プレゼン資料は省略して、すぐに議論に入りましょう。質疑応答、ブレインストーミング、意思決定など、その状況に最も適した意見収集の方法を取り入れましょう。

 

「反転会議」について詳しく知る

 

今日の会議の進め方には問題がある。多くの組織における会議は、パワーポイントを使った一方的な講義のようなもので、実際の仕事をこなしたり、真の意思決定を行ったりする機会がほとんどないような構成になっている。

しかし、別の方法もあります。当社の「反転会議実践ガイド」には、組織内で反転会議の文化を築くための指針が掲載されており、その内容は以下の通りです：

• 会議前の連絡および情報共有の必要性
• 会議中のグループ管理に関するベストプラクティス
• 動画を活用して「反転会議」をさらに効率的にするアイデア

会議の形式を「反転型」に変えることで、会議で無駄にしていた時間を取り戻し、参加するすべての会議を生産的なものにするとともに、チームが協力してより賢明かつ迅速な意思決定を行えるようになります。

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