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会議が生産的でない理由を知っていますか？
会議が生産的でないのはなぜかと思うかもしれない。そのような考え方をすると、 人々がこれ以上会議を嫌いになることはあり得ないと 思うかもしれない。
だが、それは間違いだ。
公平を期すために、人々は すべての すべての会議を嫌っているわけではない。-悪い 会議が嫌いなのだ。非効率的な会議のせいで、他のことができなかったり、仕事の流れが乱れてしまったりして、一日の生産性が低下してしまう。非効果的な会議によって、他のことをやり遂げる気が削がれたり、仕事の流れが乱されたりして、一日の生産性が低く感じられた経験は誰にでもあるだろう。それが一日中、複数の会議にまたがって起こればなおさらだ。
もちろん、従業員に聞けば、電子メールやメッセージング・アプリを使うよりも効率的に共同作業をしたり、詳細な情報を作成したり、伝えたりするために会議をすることに大きな価値を見出していると言うだろう。そうでなければ、カレンダーに登録される会議の数は当然減るだろう。
それでも会議は、せいぜい必要悪という評価を得ている。 ではなぜだろう？なぜほとんどのチームにとって会議は生産的ではないのだろうか？
では、会議は本当に時間の無駄なのだろうか？
問題を掘り下げていくと、ある傾向が見えてくる。不明確な目標、蛇行するプレゼンテーション、トピックから外れた議論、注意散漫な参加者、時間を奪い合う他の仕事などが、私たち全員を一度は苛立たせるのだ。
そうでなければならないのか？一言で言えば、ノーだ。
しかし、より良い会議を運営するためのアドバイスのほとんどは、実際に会議を改善しているのだろうか？また、そうではない。
悪い会議行動を放置して、人々のスケジュールや仕事の満足度、会社の収益に大打撃を与え続けるよりも、どこの組織でもリーダーは、 より効果的な会議を運営するための 新しい、そしてしばしば怪しげなルールを制定している。
会議の長さや出席者数に恣意的な上限を設けたり、会議の間全員を起立させたり、あるいはメモを取るためだけに会議に出席する人を1人指定したりと、広く引用されている「ベストプラクティス」は、会議の悪い行動を抑制する効果はほとんどない。
しかも、このような疑わしいアドバイスの数々は、実際に会議を改善することにはほとんどつながらない一方で、従業員に会議を嫌う新たな理由を与えてしまう。
会議の衛生と生産性を高める10の秘訣
最悪のアドバイスを紹介する前に、より生産的な会議のための ヒントが いくつかあることを指摘しておかなければならない。明確なアジェンダを設定し、時間通りにミーティングを開始・終了し、事前に資料を送り、最後にアクションアイテムを割り当てる。
しかし、それ以外にも、会議の改善を期待して企業が定期的に採用しようとしている、より疑わしい、まさに自己陶酔的ですらある「効果的な会議」戦略はいくらでもある。
ここでは、より生産的な会議のための良い解決策としてよく宣伝されている、おそらく避けるべき最悪のアイデア10を紹介する：
1.変則的な時間に始まるミーティングをスケジュールする。
(悪い考えだが CBSニュース)
チームメンバーがミーティングに参加することにあまり乗り気でない？変則的な時間帯なら、もっと喜んでくれるかもしれない！この提案には多くのバリエーションがあり、1日のうちで本当に早い時間や遅い時間にミーティングをスケジューリングしたり、予想外の時間、たとえば7分過ぎにミーティングを始めたりすることもできる。
もちろん、変則的なスケジュールを組むことで、社員の目から見て会議の価値が高まるという考えは論理に反する。出席者は、この戦略の奇妙さに気づく可能性は高いかもしれないが、彼らの平日に混乱をもたらすことに苛立つのがほとんどだろう。誰もあなたの会議に出席するために早く出社したり遅くまでオフィスに残ったりしたくないし、一貫性がないために、人々はすでに忙しいスケジュールを管理するためにさらに努力することを余儀なくされる。
2.ミーティングは水曜日のみ
(フォーブス誌が推奨する悪い考え フォーブス)
毎週1日だけ、すべての用事を済ませられるとしたらどうだろう。銀行、食料品店、クリーニング店、健康診断、その他もろもろ、すべてその日に済ませなければならない。公平を期すために、会議を管理するための戦略として、それは最初は素晴らしいように聞こえる！
しかし、数週間もすれば、チームのミーティングを週1回に制限することは、非効率を増大させるだけだと気づくだろう。実際、それは2度繰り返される。第一に、正式な議論や決定が指定された日まで後回しにされ、 最大で1週間も仕事が空回りする可能性がある環境を作り出している 。第二に、すべての会議が同じ8時間の間に行われることになるため、毎週、全員のスケジュールがすぐに埋まってしまうという悪夢のような日が生まれる。生産性の名の下に会議を避けることは、あなたがCEOなら説得力のある主張かもしれないが、社員全員がそれに従えば 、イノベーションを阻害し、重要なイニシアチブの進捗を遅らせる危険性がある。
3.7人以上を招待しない
(ウォール・ストリート・ジャーナルが推奨する悪い考え）
もちろん、誰だって自分に関係のない会議に出席したくはない。客観的に見て、少人数のグループの方がコンセンサスを得やすいことも多い。しかし、恣意的な人数で会議への出席を制限することは、出席を許されなかった人たちの貴重な洞察やアイデアを失う危険性があることを意味する。 意味のない、しばしば逆効果になる座席ルールの枠内で仕事をしようとせずに、誰が会議に出席する必要があるかを慎重に検討 し、適切な人を招待すべきである 。
4.全員を立たせる
(ライフハック・コム ライフハック・コム)
文字通りの「スタンディングミーティング」というコンセプトを知らない人のために説明すると、人は立っていると落ち着かないので、ミーティングは より早く進み、より早く終わるという考え方 だ。そして、（特に、このような方法で共同作業を行うように特別に設計された「アジャイル」開発環境では）速射砲のような共同作業セッションには確かに時と場所があるが、時間を節約するための戦略として従業員を不快にさせることは、よく言っても近視眼的である。 立っている会議がより早く進むかどうかはまだ議論の余地があるが、それは従業員がより詳細な情報を共有したり、より少ない質問をしたりするように仕向けたからにほかならない。
さらに、立食型会議は、異なるタイプの人々の間で物理的な会議の力学を突き詰めると、能力主義、年齢主義、性差別主義になりかねず、不安を感じて会議から完全に離れてしまう人もいる。Harvard Business Reviewは、なぜスタンドアップミーティングがすべての会議に適した解決策ではないのかを説明している。 こちら.
5.15分のミーティングのみ予定
(ファスト・カンパニー ファスト・カンパニー)
パーキンソンの法則とは、「仕事は、その完了に使える時間を埋めるために拡大する」というものだ。結局のところ、あなたが今会議でより多くの時間を使っているのは、より多くの時間を使えるようにスケジュールを組んだからに他ならない。Fast Companyの推薦文は、TEDの講演を引用して、このルールの背後にある「科学」を説明している。TEDユニバースによれば、どんなに複雑なアイデアでも、18分以内にプレゼンできるようになるべきだ。もしそれができなければ、TEDは、あなたが自分のテーマを十分に理解していないだけで、シンプルにプレゼンできないだけだと言うだろう。
しかし 会議はプレゼンテーションではないチームメンバーが協力し合い、困難な問題を解決するための機会です。会議の主催者が、会議の議題に合わせて必要最小限の時間をスケジュールすることを期待するのは、まったくもって公正なことです。しかし、恣意的な（そして客観的に短い）時間制限に固執することは、1回の長い会議でカバーできたはずの大きな仕事を達成するために必要な会議を、どんどん増やしてしまうことになりかねない。また、同様に重要なことだが、こうした短いミーティングは、従業員が勤務時間中常に仕事を始めたり止めたりしていることを意味し、こうした中断は生産性にとってはるかに悲惨なものであることが多い。
スラックでは、会議の長さの目安として、より合理的なこのチャートをまとめている：
6.事前ミーティングの開催
今度のミーティングについてミーティングをする価値があるのはどんなときか？ほとんどない。ほとんどない。 状況 計画」ミーティング、あるいは複数の「事前ミーティング」が事前に有益となる可能性がある状況はごくわずかであり、それらはほぼ一様に、会社の重大ニュースが伝えられる何らかの主要な組織ミーティングの準備に関わるものである。 また、大規模な変更イニシアティブのキックオフを計画する、注目度の高いソフトウェアのデモを準備する、社外のビジネスパートナーとの今後のミーティングの前にウォークスルーを行うなど、将来の活動の準備のために協力することの価値を否定しているわけではないことに留意してほしい。これらはすべて、リーダーと参加者が情報を収集し、ストレステストを行い、議論を洗練させ、次のミーティングやイベントの目標とアクションアイテムをまとめて準備する必要がある。
しかし、ほとんどの会議では、そして実際、上に挙げたいくつかの例外例でさえも、チームがすでに効果的に協力し合っているのであれば、事前会議を開く理由はない。定例会議を開き、全員がプロフェッショナルとして容易に貢献することを期待し、それから仕事に戻ればいいのだ。
7.指定されたトークンを使用する
テニスボール、ペン、メモ帳、法螺貝......多くの組織が、ある物体を「発言トークン」として指定し、その物体を持っていない人の発言を禁じることで、会議の中断を制限しようとしてきた。
もし会議室が幼稚園のような場所であれば、このようなやり方は傾聴や順番を尊重することを教えるための理にかなった方法かもしれない。しかし現実を直視しよう。会議室で従業員やチームメイトに互いのアイデアや意見を尊重させるためにスピーキングペンが必要だとしたら、おそらく組織内にもっと大きな文化的問題があるはずだ。しかも、この儀式は会議の進行を遅らせ、長引かせる可能性がある。誰もそんなことは望んでいない。
8.パワーポイントを避ける
(もうひとつは フォーブス)
"アマゾンはパワーポイントを禁止した。AmazonはPowerPointを全面的に禁止した。結局のところ、誰も会議室で誰かがスライドデッキを一字一句読み上げるのを聞くのに時間を費やす必要はないのだ。しかし、スライドやその他の補助的なビジュアルを禁止するのは行き過ぎだ。うまく使うことで、これらの要素は会議を軌道に乗せ、会話に文脈を与え、意思決定に必要なすべての詳細を提供することができる。
会議をもっと効率的にしたい？あなたは 会議中にスライドそのものではなく を禁止すべきだ。私たちは皆、1時間に及ぶ会議で、主催者が最初の45分間を費やして、前もってEメールで送信できたはずの情報をプレゼンすることに苦しんだ経験がある。それはパワーポイントのせいではない。主催者の責任なのだ。これが、会議が生産的でない大きな理由のひとつである。
出席者が次回の会議の準備をするのに役立つ情報やプレゼンテーションがある場合、その情報を（電子メール、メモ、ビデオプレゼンテーションのいずれであっても）送信する。 ビデオプレゼンテーションを前日に送ることです！そうすることで、出席者は時間があるときにいつでも準備に取り掛かることができ、会議は議論と決定事項のみに集中できるため、より早く終了することができます。
9.出席のインセンティブを提供する
(以下のような悪い考えもある。 CIOマガジン)
食品、プリペイド・デビットカード、ギフトカード。そう、従業員の多くはこの特別な戦略を気にしない。しかし、会議に出席するために賄賂を贈らなければならないのであれば、その会議を開くべきだろうか？
たとえインセンティブが提供されたとしても、ほとんどの人は時間の無駄だと思う会議には出席しない。たいていの場合、金銭的コストは、食事やお金だけが出席の動機となる一握りの社員の出席に見合うものではない。結局のところ、アジェンダを設定し、そこにいることを強制することが、 貢献できる何かを持って会議に 出席してもらうための最善の戦略なの だ。
10.専任のノートテイカーを任命する。
(アサナが推奨する悪いアイデア アサナ)
会議のメモや議事録を取る人を決めておけば、議論や決定事項、次のステップを文書で記録し、会議後に参照することができる。これは素晴らしいアイデアだ。
しかし、実際の人間である従業員の一人、つまりあなたが実際にお金を払って雇用している人間であり、間違いなく速記よりも重要な仕事がある人間に、ボタンをクリックするだけですべての内容を記録できるのに、なぜメモを取るためだけに会議に出席させるのでしょうか？誰も会議のメモ係になりたがらないし、さらに悪いことに、その責任を負わされるということは、ほとんどの場合、忙しすぎて議論に積極的に参加できないことを意味する。
なぜ会議は生産的でないのか？会議をより効果的にする方法
ここ1、2年、革新的なビジネスリーダーの間で、ある新しいアイデアが急速に人気を集め始めている。その大きな理由は、あらゆる会議で簡単に実行でき、より良い、より生産的な会議行動を促すのに驚くほど効果的だからだ。
すべての会議を記録する
による 会議を記録しを一元化し、検索可能なビデオ・ライブラリにアーカイブすることで ビデオライブラリーその場にいた人も、出席できなかった人も、また、自分が参加していない会議で議論された情報を探している組織内の他の人も、後で参照することができます。
すべての会議をデフォルトで録画することで、従業員の日常スケジュールに対する柔軟性と管理権限を拡大できます。これにより、直接参加できない場合でも、適切な人材が会議に貢献できるようになります。また、ビデオ録画により詳細なメモ取りが不要になるため、出席者全員が議論に積極的に参加できるようになります。 Panopto、すべての動画を自動的に文字起こしするため、手作業で行う必要がなく、会議記録内の会話内容を簡単に検索できます。
会議を記録することで、必要に応じて参照できる詳細な情報が詰まった貴重なリソースを社員に提供できます。あなたは「記録」をクリックするだけで、いつもと同じように会議を行うことができ、長いサマリーメールや「次のステップ」のメモを入力する必要もありません。
会議中も会議終了後も、従業員の関心を高め、集中力を維持し、最終的にコラボレーションを向上させる最も簡単でスマートな方法です。ビデオをご覧になれば、なぜ会議が生産的でないのかがわかるかもしれません。
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フォレスター社より「動画検索における最優秀サポート」と評価されたPanopto 、ライブラリ内の全動画で発話された言葉や表示された内容を検索し、特定のトピックが議論されている正確な瞬間にジャンプすることをPanopto 。これにより、動画は単なる記録としてだけでなく、企業のナレッジベースにおいて参照可能な貴重な情報源へと変貌します。
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