これ以上、会議が嫌われることはないと思われるかもしれません。 

でも、それは間違いです。 

公平を期すためにも、人々は嫌いではない すべて 会議が嫌いな人たち 悪い の会議に参加しています。効果のない会議のせいで他のことができなくなったり、仕事の流れが乱れたりして、一日の生産性が低下したような気がして、どうしてもイライラしてしまうことは、誰もが経験したことがあるでしょう。それが1日のうちに複数の会議で起きれば、なおさらです。

もちろん、社員に聞いてみると、実際には、メールやメッセージングアプリを使うよりも効率的にコラボレーションしたり、作成したり、詳細な情報を伝えたりするために、会議に大きな価値を見出していると言うでしょう。そうでなければ、カレンダーに登録されている会議の数は当然減っているはずです。 

しかし、会議は「必要悪」という評価を受けています。 それはなぜか? 

この問題を掘り下げていくと、ある傾向が見えてきます。不明瞭な目標、蛇行したプレゼンテーション、テーマから外れた議論、注意散漫な参加者、そして他の仕事が時間を奪い合っているという事実が重なって、誰もが一度はイライラするのです。 

そうでなければならないのでしょうか?一言で言えば、そうではありません。 

しかし、より良い会議を運営するためのアドバイスのほとんどは、実際に会議をより良いものにしているのでしょうか?また、そうではありません。 

会議での悪い行動が、人々のスケジュールや仕事の満足度、そして会社の利益に大打撃を与え続けるのではなく、あらゆる組織のリーダーたちが、より効果的な会議を行うための新しい、そしてしばしば疑わしいルールを制定しています。 

会議の長さや出席者数に恣意的な制限を設けたり、会議中に全員を起立させたり、あるいはメモを取るためだけに一人を会議に参加させたり......このような「ベストプラクティス」は、会議での悪い行動を抑制するには不十分です。

さらに、これらの疑わしいアドバイスは、実際に会議を改善することはほとんどなく、従業員に会議を嫌う新たな理由を与えているのです。

会議の生産性を向上させるために、避けるべき10のアドバイス

最悪のアドバイスを紹介する前に、より生産性の高い会議を行うために、正直言って 役に立つヒントがあることを指摘しておかなければなりません 。明確なアジェンダを設定すること、時間通りに会議を開始・終了すること、事前に資料を送付すること、最後にアクションアイテムを割り当てること、これらすべてが会議をより有意義でイライラしないものにするのに役立ちます。 

しかし、それ以外にも、会議をより良いものにするために企業が採用しようとする「効果的な会議」戦略には、疑わしいものや、ひどく自己中心的なものも数多くあります。 

ここでは、より生産性の高い会議を実現するための良いソリューションとして一般的に語られている、おそらく避けるべき最悪のアイデアを10個紹介します。 

1.奇数時間に開始する会議のスケジュール

が推奨する悪いアイデアです。 CBSニュース)

ミーティングに参加することに抵抗があるチームメンバー。変わった時間帯の方がいいかもしれませんね。この方法には様々なバリエーションがあります。例えば、会議の時間を早く設定したり、遅く設定したり、また、会議の開始時間を7分前に設定したりすることもできます。 

もちろん、イレギュラーなスケジュールを組むことで、社員の目には会議の価値が高まるという考えは論理的ではありません。出席者は、この戦略のおかしさに気づくかもしれませんが、ほとんどの場合、仕事に支障をきたすことに苛立ちを覚えるでしょう。誰もあなたの会議に出席するために会社に早く来たり遅くなったりしたくはありませんし、一貫性がないことで、ただでさえ忙しいスケジュールを管理するためにさらに努力しなければならなくなります。

2.水曜日にのみミーティングを行う

が推奨する悪いアイデアです。 フォーブス)

もし、毎週1日だけすべての用事を済ませることができるとしたらどうでしょう。銀行、食料品、クリーニング店、健康診断など、すべての用事がその日にしかできず、さもなければ来週まで待たなければならないのです。確かに、会議を管理するための戦略としては、最初は素晴らしいと思います。つまり、残りの1週間を自分の生産性のために使うことができるのですから。 

しかし、数週間もすれば、チームのミーティングを週1回に制限しても、非効率性が増すだけだと気づくでしょう。実際には、2つの問題があります。第一に、正式な議論や決定が指定された日まで延期されるような環境を作ってしまい、最大で1週間も仕事が滞ってしまう可能性があります。第二に、すべての会議が同じ8時間の間に行われることになるため、毎週、全員のスケジュールがすぐに埋まってしまうという悪夢のような日を作ってしまうことになります。そのため、スケジュールの不一致を回避するために、数週間または数ヶ月先に即席の会議を予定しなければなりません。生産性の名の下に会議を避けることは、あなたがCEOであれば説得力のある主張かもしれませんが、従業員全員がそれに従ってしまうと、イノベーションが阻害され、重要な構想の進展が遅れる危険性があります。

3.7人以上の招待はしない

が推奨する悪いアイデア)。 ウォール・ストリート・ジャーナル)

もちろん、自分に関係のない会議に出席したいと思う人はいないでしょう。また、客観的に見ても、少人数の方がコンセンサスを得やすい場合があります。しかし、恣意的な人数で会議への出席を制限してしまうと、招待されなかった人からの貴重な意見やアイデアが失われたり、最悪の場合、招待されなかった人たちとの会議を後回しにしなければならなくなったりする危険性があります。誰が自分の会議に出席する必要があるのかを慎重に検討し、無意味で逆効果になりがちな席次ルールに縛られることなく、適切な人を招待するべきなのです。

4.全員を立ち上がらせる

が推奨する悪いアイデアです。 Lifehack.com

文字通りの「スタンディングミーティング」という概念をご存じない方のために説明すると、「立っていると人は落ち着かないので、会議はより早く進み、結果的に早く終わる」という考え方です。確かに、短時間でのコラボレーションセッションには時と場所を選びますが(特に、このようなコラボレーションのために設計された「アジャイル」開発環境では)、時間を節約するための戦略として従業員を不快にさせることは、せいぜい近視眼的なものです。立ったままの会議が早くなるかどうかはまだ議論の余地がありますが、それは従業員がより少ない詳細を共有し、より少ない質問をするように動機づけられているからでしょう。 

さらに、立食形式の会議は、異なるタイプの人々の間で物理的な会議の力学を突き詰めていくと、能力主義、年齢主義、性差別が発生し、不安を感じて会議から完全に離れてしまう人もいます。ハーバード・ビジネス・レビューでは、なぜ立食形式の会議がすべての会議に適したソリューションではないのかを説明しています。 ここに.

5.15分間のミーティングのみを予定する

が推奨する悪いアイデアです。 ファストカンパニー)

パーキンソンの法則」という言葉を聞いたことがあると思いますが、これは「仕事は完了するために利用できる時間を満たすように拡大する」というものです。つまり、どんな会議でも15分以内に収めるようにすれば問題ないというのがこの提言です。Fast Companyの推薦文では、このルールの背景にある「科学」を説明するためにTEDの講演を引用しています。TEDの宇宙によれば、どんなに複雑なアイデアでも18分以内に発表できるはずです。それができなければ、「あなたはシンプルに表現できるほど、そのテーマを理解していない」と言われてしまいます。 

しかし 会議はプレゼンテーションではない会議は、チームメンバーが協力して困難な問題を解決するための機会です。会議の主催者が、会議のアジェンダに合わせて必要最小限の時間をスケジュールすることを期待するのは、まったくもって公正なことです。しかし、恣意的な(客観的に見て短い)時間制限にこだわると、1回の長い会議で済むような大きなタスクを達成するために、どんどんと会議が増えてしまう可能性が高くなります。さらに重要なことは、これらの短い会議は、従業員が一日中仕事を始めたり止めたりしていることを意味し、その中断は生産性にとってはるかに悲惨なものであることが多いのです。 

slack は、会議の長さのより合理的な目安となる表を作成しました。

打ち合わせに最適な時間

6.会議前のミーティングの開催

トランペット社が推奨する悪いアイデア)

次の会議についての打ち合わせをする価値があるのはどんなとき?ほとんどありません。ほとんどありません。 状況 ここでは、事前に「計画」会議、あるいは複数の「事前会議」を行うことが有益な場合がありますが、これらはほぼ一様に、会社の重大なニュースが伝えられるような、ある種の主要な組織的会議の準備に関係しています。ここで注意していただきたいのは、将来の活動のために共同で準備することの価値を否定しているわけではないということです。例えば、 大規模な変革のためのキックオフを計画したり、非常に目立つソフトウェアのデモの準備をしたり、外部のビジネスパートナーとの会議の前にウォークスルーを行ったりします。これらはすべて、リーダーと参加者が情報を収集し、議論をストレステストして洗練させ、次の会議やイベントのために目標とアクションアイテムをまとめて準備することを必要とします。

しかし、ほとんどの会議では、また、上記の例外的な例であっても、チームがすでに効果的に連携している場合は、プレミーティングを行う理由はありません。定例会議を開催し、全員がプロフェッショナルとして貢献してくれることを期待して、仕事に戻りましょう。 

7.指定されたスピーキングトークンの使用

が推奨する悪いアイデアです。 ボストンドットコム

テニスボール、ペン、メモ帳、ホラ貝......会議の中断を防ぐために、ある物を「発言権」と定め、その物を持っていない人は発言できないようにしている組織はたくさんあります。 

もし、会議室が幼稚園のような場所であれば、これは、敬意を持って話を聞くことや順番を守ることを教えるための賢明な方法かもしれません。しかし、正直なところ、会議室で従業員やチームメイトがお互いのアイデアや意見を尊重するためにスピーキングペンが必要なのであれば、組織内の文化的な問題が大きいでしょう。さらに、このような儀式は、会議の進行を遅らせ、時間を長くします。そんなことは誰も望んでいません。

8.パワーポイントを使わない

が推奨するもう一つの悪いアイデア)。 フォーブス

アマゾンがパワーポイントを禁止 というのが最近の常識になっています。確かに、会議室で誰かがスライドを読み上げるのを聞く必要はありません。しかし、スライドやその他のビジュアルを禁止するのは行き過ぎだと思います。上手く使えば、会議を円滑に進めたり、会話の内容を伝えたり、意思決定に必要な詳細情報を提供したりすることができます。 

会議をもっと効率的にしたいですか?を禁止すべきです。 実際に提示する行為 会議では、スライドそのものではなく、会議の間に行われます。1時間の会議で、事前にメールで送っておけばよかった情報を主催者が最初の45分で発表してしまったことは、誰にでもあります。それはPowerPointのせいではなく、主催者のせいです。出席者が次の会議の準備をするのに役立つ情報やプレゼンテーションがあれば、その情報を送信しましょう(メールでもメモでもよい)。 ビデオプレゼンテーション)を前日に用意しておきましょう。そうすれば、誰もが時間のあるときにスピードを上げることができ、議論や決定事項に集中できるので、会議が早く終わります。

9.参加者へのインセンティブの提供

が推奨する悪いアイデアです。 CIOマガジン

食品、プリペイドデビットカード、ギフトカード。確かに、多くの社員はこのような戦略を気にしません。しかし、会議に出席するために人々を買収しなければならないのであれば、その会議を行うべきではないでしょうか? 

インセンティブを与えたとしても、ほとんどの人は時間の無駄だと思う会議には出席しませんし、仮に出席したとしても積極的に参加することは期待できません。ほとんどの場合、食事やお金が唯一の動機である一握りの従業員の出席には、経済的コストが見合わないのです。最終的には、アジェンダを設定し、参加者に納得のいく理由を与えることが、何かを持って会議に参加してもらうための最良の戦略です。 

10.専任のノートテイカーを配置する

が推奨する悪いアイデアです。 アサナ

会議のメモや議事録を作成する人がいれば、議論の内容や決定事項、次のステップなどを書面で記録し、会議後に参照することができます。今 その は素晴らしいアイデアだと思います。 

しかし、ボタンをクリックするだけですべての内容を記録できるのに、なぜ、実際にお金を払って雇っている人間の従業員に、メモを取るためだけに会議に出席させるのでしょうか?誰もが会議のメモ係になりたいとは思わないでしょうし、さらに言えば、その責任を負わされるということは、ほとんどの場合、忙しすぎて議論に積極的に参加できないことを意味します。

会議をより効果的にするために、これだけはやっておきたいこと

この1、2年の間に、革新的なビジネスリーダーたちの間で、ある新しいアイデアが急速に普及し始めています。それは、すべての会議で実行できる簡単な方法であると同時に、より良い、より生産的な会議行動を促すために驚くほど効果的であるということです。

秘訣は何ですか? すべてのミーティングを記録する。

 

によって 会議の録画 そして、それらの情報を検索可能な形で保存します。 ビデオライブラリこれにより、その場にいた人、参加できなかった人、参加していない会議で話し合われた情報を探している組織の他の人が、その場で行われた会話を正確に記録することができます。 

すべての会議をデフォルトで録画することで、社員の日々のスケジュールをより柔軟にコントロールできるようになり、たとえその場にいなくても、適切な人が会議に貢献できるようになります。また、ビデオ録画によって詳細なメモを取る必要がなくなるため、出席者全員が議論に積極的に参加できるようになります。 パノプトの 動画プラットフォーム 、特に は、すべての動画を自動的に書き起こしてくれるので 、誰もが手作業で書き起こす必要がなく、会議録画のすべての会話を 簡単に検索することができます

おすすめの一冊 How To Record& Share Zoom Meeting Securely

 

会議を記録することで、社員は必要に応じて詳細な情報を参照できる貴重なリソースを手に入れることができ、しかもあなたは余計な手間をかける必要はありません。録画」をクリックするだけで、いつもと同じように会議を開催することができ、長い要約メールや「次のステップ」のメモを入力する必要もありません。 

これは、従業員の関心を高め、集中力を維持し、最終的に 会議中と会議終了後の両方で、コラボレーションを向上させる最も簡単でスマートな方法です

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Panoptoは、社内で行われるすべての会議を自動的にキャプチャー、トランスクリプト、アーカイブし、安全で検索可能な社内ビデオライブラリに保存することができるオールインワンのビデオプラットフォームです。現在の主要なビデオ会議システムとの統合も可能で、会議のやり方を変えることなく、簡単に会議の記録を始めることができます。 

Panoptoは、Forester社から「Best Support for video Search」と評価されており、ライブラリ内のすべてのビデオの中で話されている言葉や表示されている言葉を検索し、トピックが語られている瞬間にジャンプすることができます。つまり、ビデオは有用な記録であるだけでなく、企業のナレッジベースの貴重な参照可能な部分にもなるのです。 

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