- 広報
会議が非生産的になる理由をご存知ですか？
なぜ会議が非生産的なのか、不思議に思うかもしれません。そう考えると、 人々が今以上に会議を嫌うことなどあり得ない、と思ってしまうかもしれません 。
しかし、それは間違いです。
正直なところ、人々は すべての 会議そのものを—人々が嫌っているのは、つまらない会議だ。非効率な会議によって、他の仕事を 他の仕事を成し遂げるのを妨げたり、仕事の流れを乱したりして、本来ならもっと生産的だったはずの一日が、そう感じられなくなるあの避けられない苛立ちを、誰もが経験したことがあるでしょう。それが一日のうちに複数の会議で起こるとなれば、さらに厄介です。
もちろん、社員に聞いてみれば、メールやメッセージアプリを使うよりも効率的に、協力し合い、アイデアを出し合い、詳細な情報を共有するために会議を行うことには大きな価値がある、と誰もが答えるでしょう。もしそう思っていなければ、当然、カレンダーに予定されている会議の数は減っているはずです。
とはいえ、会議はせいぜい「必要悪」という評判を背負わされてきた。では、 なぜだろうか？なぜほとんどのチームにとって、会議は生産的ではないのだろうか？
では、会議というのは本当に時間の無駄なのでしょうか？
この問題を掘り下げてみると、ある傾向が見えてきます。多くの場合、問題は会議の進め方にあるのです。目標が不明確だったり、話が脱線したり、本題から外れた議論が繰り広げられたり、参加者の集中力が切れていたり、さらには皆が他の業務に追われて時間が奪われているという事実が相まって、いつかは誰もが不満を抱くことになるのです。
どうしてもそうしなければならないのでしょうか？一言で言えば、いいえ。
しかし、より良い会議を行うためのアドバイスの多くは、実際に会議を改善しているのだろうか？ 答えは、やはり「いいえ」だ。
不適切な会議の進め方が、人々のスケジュールや仕事の満足度、さらには会社の収益に悪影響を与え続けるのを放置するのではなく、世界中の組織のリーダーたちは、 より効果的な会議を行うために、新たな――そしてしばしば疑問の余地のある――ルールを導入している 。
会議の時間や参加人数に恣意的な上限を設けることから、会議中は全員に立ちっぱなしを強いること、あるいは単に議事録を取るためだけに1人を会議に参加させることまで、こうしたよく引き合いに出される「ベストプラクティス」は、会議における不適切な行動を抑制する上でほとんど効果がない。
さらに、こうした疑問の余地のあるアドバイスは、会議の質を実際に向上させることはほとんどない上、従業員に会議を嫌う新たな理由を与えてしまうだけだ。
会議の衛生管理と生産性を高めるための10のヒント
最悪のアドバイスについて掘り下げる前に、会議の生産性を高めるための、本当に役立つヒントがいくつかあることを指摘しておかなければなりません。明確な議題を設定し、定刻通りに会議を開始・終了させ、資料を事前に配布し、最後にアクションアイテムを割り当てることは、いずれも会議をより有意義なものにし、ストレスを軽減するのに役立ちます。
しかし、それ以外にも、会議の改善を期待して企業が頻繁に導入を試みる、より疑問の余地がある――あるいはまったくの自己陶酔的とも言える――「効果的な会議」の戦略が数多く存在する。
以下は、会議の生産性を高めるための「良い解決策」としてよく挙げられるものの、実際には避けるべき10の最悪のアイデアの一覧です：
1. 開始時間が奇数時間になるように会議のスケジュールを組む
（こんな悪いアイデアを勧めたのは CBSニュース（CBSニュースが推奨する）
チームメンバーは、会議に参加することにあまり乗り気ではないでしょうか？ もしかしたら、ちょっと変わった時間帯に開催すれば、もっと気に入ってくれるかもしれません！ この提案には、朝一番や夜遅くに会議を設定したり、7分過ぎといった予想外の時間に会議を始めたりするなど、さまざまなバリエーションがあります。
もちろん、不規則なスケジュールを組むことで、従業員の目から見て会議の価値が何らかの形で高まるという考えは、理にかなっていない。参加者はこの戦略の奇妙さに気づくかもしれないが、それよりも、仕事の流れが乱されることに苛立ちを覚えるだろう。会議に出席するために、わざわざ早めにオフィスに来たり、遅くまで残ったりしたいと思う人はいない。一貫性がないだけで、すでに多忙なスケジュールを管理するために、人々はさらに苦労を強いられることになる。
2. 会議は水曜日にのみ設定する
（こんな悪いアイデアを勧めたのは フォーブス（フォーブスが推奨する）
もし、用事をすべて週にたった1日しか済ませられないとしたらどうでしょう。銀行、食料品の買い出し、クリーニング、健康診断、その他すべて――これらをその1日だけで済ませなければならず、そうでなければ翌週まで待たなければなりません。公平に言えば、会議を管理する戦略としては、最初は素晴らしいアイデアに聞こえます。その週の残りの時間はすべて、自分の生産的な活動に充てられるのですから！
しかし、数週間もすれば、チームのミーティングを週1回に制限することは、かえって非効率を招くだけだと気づくでしょう。実際、その非効率は二重に生じます。第一に、正式な議論や意思決定が指定された日まで先送りされる環境を作り出してしまうため、 最大で1週間もの間、仕事が停滞してしまう可能性があります。 第二に、すべての会議が同じ8時間の時間帯に行われることが想定されるため、毎週その日は悪夢のような一日となり、全員のスケジュールがあっという間に埋まってしまいます。その結果、スケジュールの衝突を回避するために、数週間あるいは数ヶ月先まで予定を先送りせざるを得なくなるのです。 CEOであれば、生産性を理由に会議を避けることは説得力のある主張になるかもしれませんが、もし全従業員がそれに倣えば、 イノベーションが阻害され、重要な取り組みの進展が遅れるリスクを負うことになります。
3. 招待するのは7人までにしてください
（ウォール・ストリート・ジャーナルが推奨した拙案）
もちろん、自分に関係のない会議に出席したいと思う人はいません。客観的に見れば、少人数のグループの方が合意形成がしやすい場合が多いのは事実です。しかし、恣意的な人数制限を設けて会議の出席者を限定してしまうと、選外となった人々から得られる貴重な洞察やアイデアを見逃してしまうリスクがあります。さらに悪いことに、招待されなかった人たちと後で追加の会議を設定しなければならなくなる可能性もあります。 会議の主催者は 、誰が参加すべきかを慎重に検討し 、無意味でしばしば逆効果になりがちな「定数ルール」の枠に縛られることなく、適切な人々を招待すべきです。
4. 全員に立ち上がってもらう
（Lifehack.comが推奨する、あまりお勧めできないアイデア Lifehack.com（Lifehack.comが推奨する）
「スタンディングミーティング」という文字通りの概念に馴染みのない方のために説明すると、立っている状態は体が楽ではないため、会議の進行が 速くなり、 結果として早く終了するという考え方です 。 確かに、テンポの速いコラボレーションセッションが適している場面や環境は存在します（特に、この手法での協働を前提に設計された「アジャイル」開発環境など）。しかし、時間を節約する戦略として従業員に不快感を与えることは、せいぜい近視眼的だと言わざるを得ません 。スタンディングミーティングが実際に進行が速いとしても（その点については依然として議論の余地がありますが）、それはおそらく、従業員が詳細を共有したり質問したりすることを控えるよう促しているからに過ぎないでしょう。
さらに、立席ミーティングは、異なるタイプの人々間の物理的な会議の力学に目を向けると、障害差別的、年齢差別的、性差別的になりかねず、その結果、不安を感じたり、会議から完全に距離を置いたりする人が出てくる可能性があります。『ハーバード・ビジネス・レビュー』は、立席ミーティングがすべての会議にとって適切な解決策ではない理由を解説しています こちらで解説しています。
5. 会議は15分間のみとする
（こんな悪いアイデアを勧めるのは Fast Company（『Fast Company』が推奨する）
「仕事は、その完了に割り当てられた時間に合わせて膨張する」と説く「パーキンソンの法則」は、誰もが耳にしたことがあるでしょう。したがって、この提言によれば、どんな会議でも15分以内に収めることは難しくないはずだ――結局のところ、今、会議に多くの時間を費やしているのは、単に予定に余裕を持たせすぎているからに過ぎない、というわけです。 『Fast Company』の提言では、このルールの背後にある「科学的根拠」を説明するためにTEDトークを引用しています。TEDの世界観によれば、どんなに複雑なアイデアであっても、18分以内にプレゼンできるはずだということです。もしそれができないなら、そのテーマを十分に理解しておらず、簡潔に説明できないだけだと指摘されるでしょう。
しかし 会議はプレゼンテーションではありませんし、そうあるべきでもない。会議とは、チームメンバーが協力し合い、困難な問題を解決するための機会なのだ。会議の主催者に対し、議題にふさわしい最小限の時間を設定するよう求めるのは、まったく妥当なことだ。しかし、恣意的（かつ客観的に見て短すぎる）な時間制限に固執すると、結局は会議がますます増えていくことになる。それらはすべて、本来なら1回の長い会議で済ませられたはずの大きなタスクを達成するために必要なものばかりだ。 そして同様に重要なのは、こうした短い会議が繰り返されることで、従業員は勤務時間中、絶えず仕事を中断し再開することになり、そうした中断こそが生産性にとってはるかに致命的な打撃となることが多いということです。
Slack Slackは、会議の適切な長さを示す、より現実的な目安となるこの表を作成しました：
6. 事前打ち合わせを行う
今後の会議について会議を開く価値があるのは、いつでしょうか？ ほとんどの場合、ありません。そのような状況は極めて稀です 状況 、「計画」会議や、それどころか複数の「事前会議」を事前に開催することが有益となるケースは極めて稀であり、そうしたケースはほぼ例外なく、会社の重要なニュースが発表されるような大規模な組織会議の準備に関わるものです。 ここで留意すべきは、将来的な活動に向けた準備のための協働の価値を否定しているわけではないということです。例えば、大規模な変革イニシアチブのキックオフ計画、注目度の高いソフトウェアデモの準備、あるいは外部のビジネスパートナーとの会議を控えたウォークスルーなどが挙げられます。これらすべてにおいて、リーダーや参加者は情報を収集し、議論を検証・洗練させ、今後の会議やイベントに向けた目標やアクションアイテムを共同で策定する必要があります。
しかし、ほとんどの会議において、そして実際、前述の例外例のうちのいくつかであっても、チームがすでに効果的に連携しているのであれば、事前打ち合わせを行う必要は全くありません。通常の会議を開き、全員がプロフェッショナルとして積極的に発言することを期待して伝え、その後すぐに仕事に戻ればよいのです。
7. 発言用トークンを使用する
テニスボール、ペン、メモ帳、巻き貝――多くの組織では、ある物を「発言権の印」として指定し、その物を現在持っていない人は発言できないようにすることで、会議中の中断を抑えようとしてきました。
もしその会議室が幼稚園だったら、これは「相手の話を尊重して聞くこと」や「順番を守る」ことを教えるための理にかなった方法だったかもしれません。しかし、現実を見ましょう。会議室で従業員やチームメイトに互いのアイデアや意見を尊重させるために「発言ペン」が必要だとしたら、おそらく組織内にはもっと深刻な文化的な問題が存在しているはずです。さらに、この儀式は会議の進行を著しく遅らせ、時間を引き延ばす原因にもなります。そんなことは誰も望んでいないはずです。
8. PowerPointは避ける
（これもまた、 フォーブス（フォーブスが推奨したもう一つの拙案）
「「AmazonはPowerPointを 「AmazonはPowerPointを完全に禁止したのだから、あなたもそうすべきだ」というのが、最近の通説だ。そこには一理ある。何しろ、会議室で誰かがスライド資料を丸ごと読み上げるのを聞くために時間を費やす必要など、誰にもないのだから。しかし、スライドやその他の視覚資料を禁止するのは行き過ぎだ。適切に活用すれば、こうした要素は会議を軌道に乗せ、会話の文脈を提供し、意思決定に必要なあらゆる詳細を提示するのに役立つのだ。
会議の効率を本当に高めたいですか？それなら、 プレゼンテーションそのもの を禁止すべきであり、スライドそのものを禁止すべきではありません。私たち誰もが、主催者が事前にメールで送れば済んだ情報を45分もかけて説明し、会議の最初の45分を浪費してしまうような、1時間にも及ぶ会議に耐え忍んだ経験があるはずです。それはPowerPointのせいではありません。主催者の責任です。これが、会議が非生産的になってしまう大きな理由の一つなのです。
そこで、役立つヒントをご紹介します。今後の会議に向けて参加者が準備をするのに役立つ情報やプレゼンテーションがある場合は、その情報を（メール、メモ、あるいは 動画プレゼンテーション）を前日に送付しましょう！そうすれば、参加者は空き時間を利用して事前に内容を把握でき、会議では必要な議論や意思決定に集中できるため、より早く終了させることができます。
9. 参加へのインセンティブを提供する
（ 『CIO Magazine』（『CIO Magazine』が推奨する悪いアイデア）
食事、プリペイド式デビットカード、ギフトカード。確かに、多くの従業員はこの手のやり方を嫌がりません。しかし、会議に出席してもらうために賄賂を贈らなければならないとしたら、そもそもその会議を開くべきなのでしょうか？
インセンティブを提供したとしても、時間の無駄だと感じる会議には、ほとんどの人が出席しようとはしません。仮に顔を出したとしても、真剣に取り組むとは期待できません。多くの場合、食事や金銭だけが参加動機となっている少数の従業員のために、その費用をかける価値はありません。結局のところ、議題を明確に設定し、参加を義務付けることが、参加者が 何かしらの貢献ができる状態で会議に出席してもらうための最善の戦略なのです 。
10. 専任のメモ担当者を任命する
（こんな悪いアイデアを勧めたのは Asana（Asanaが推奨する悪いアイデア）
会議のメモや議事録の作成を担当する人を決めることで、議論の内容、決定事項、今後の対応策が文書として残され、会議終了後も参加者が参照できるようになります。これは素晴らしいアイデアですね。
しかし、ボタンひとつで会議の全内容を録音できるのに、なぜ実際の従業員――つまり、給料を支払って雇っている人間であり、速記よりももっと重要な仕事があるはずの人――に、ただメモを取るためだけに会議に出席させる必要があるのでしょうか？ 会議のメモ係をやりたいと思う人は誰もいません。さらに悪いことに、その役割を任されるということは、ほとんどの場合、その人が忙しすぎて議論に積極的に参加できないことを意味します。
なぜ会議は非生産的なのか？ 会議をより効果的にする方法
ここ1、2年の間に、革新的なビジネスリーダーたちの間で、ある新しい考え方が急速に広まりつつあります。その主な理由は、あらゆる会議で簡単に実践できるうえ、より良く、より生産的な会議の在り方を促す上で驚くほど効果的だからです。
すべての会議を記録する
著者： 会議を録音し 会議を録画し、検索可能な 動画ライブラリに保存することで、会議で交わされた会話の正確な記録を作成できます。この記録は、出席者や欠席者だけでなく、自身が参加していない会議で議論された情報を探している組織内の他のメンバーも、後から参照することができます。
すべての会議をデフォルトで録画することで、社員は日々のスケジュールをより柔軟に管理できるようになり、たとえ直接参加できなくても、必要なメンバー全員が会議に貢献できるようになります。また、録画があれば詳細なメモを取る必要がなくなるため、参加者は皆、議論に積極的に参加できるようになります。 Panopto、すべての動画を自動的に文字起こししてくれるため、手作業で行う必要がなく、会議録画内のすべての会話内容を簡単に検索することができます。
会議を録画することで、社員は必要な時にいつでも参照できる詳細な情報が詰まった貴重なリソースを手に入れることができます。しかも、あなた自身に余計な手間はかかりません。「録画」ボタンをクリックして、いつも通り会議を進めるだけで、長い要約メールや「今後の対応」に関するメモを作成する必要はもうありません。
これは、会議中も終了後も、従業員の関与を促し、集中力を維持させ、最終的には連携を強化するための、最も簡単かつ賢明な方法です。この動画をご覧になれば、なぜ会議が非生産的になってしまうのか、その理由がわかるかもしれません。
Panoptoを使って、社内のすべての会議を録画しましょう
Panopto 企業がすべての社内会議を自動的に録画・文字起こしし、安全で検索可能な社内動画ライブラリに保存できるオールインワン型動画Panopto 。さらに、主要なビデオ会議システムとも連携しているため、会議の進め方を変えることなく、簡単に録画を開始することができます。
フォレスター社から「ビデオ検索における最高のサポート」と評価Panopto 、ライブラリ内のすべての動画内で発話された言葉や表示された内容を検索し、特定のトピックが取り上げられている瞬間に直接ジャンプPanopto 。つまり、動画は単なる記録として役立つだけでなく、企業のナレッジベースにおいて参照可能な貴重な情報源となるのです。
Panopto どのようにして貴社の会議文化を刷新し、チームの生産性を向上Panopto をご確認いただくには、 今すぐ弊社チームまでご連絡の上、 デモをご依頼ください。