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形式を変えるだけで、会議をより双方向的なものに
最近の会議では、プレゼンテーションが多すぎる。
これは決して軽々しく言っているわけではありません。何しろ、私たちはオンラインプレゼンテーションの録画や共有のための動画ソフトを開発しているのですから。
『ハーバード・ビジネス・レビュー』は、この夏、会議においてプレゼンテーションと対話をどちらを優先すべきかという問題について調査を行った。HBRのチームは、どちらのスタイルも全面的に禁止すべきだとは主張していないが、多くの組織が会議の進行役としてプレゼンテーションに過度に依存しており、その結果、より生産的な対話の機会を逃しがちである点を繰り返し指摘している。
具体的には、プレゼンテーション中心の会議にはどのような問題が生じうるのでしょうか。HBRはいくつかの問題点を指摘しています：
- いわゆる「大発表」のために開かれた会議では、重要な情報の多くが会議の最後まで明かされない
- 最終的な解決策を提示する前に、過去に試されたことや他地域での事例について意見を聞く機会を逃してしまった
- スライドごとのPowerPoint解説は、聴衆の関心を引かない結果となる
- 質問を受け付けたり、回答を提示したり、あるいは考えをより深く掘り下げたりする機会がほとんどない
HBRは、チームメンバーが会議で発表を行うべき多くの正当な理由を挙げているものの、全体として、執筆陣は、会議ごとに、そのセッションを対話形式で行った方がより効果的ではないか、と鋭く検討することを推奨している。
会議でのプレゼンテーションにおける本当の問題点
会議の一環としてプレゼンテーションを行う際、問題となるのは、共有される具体的な情報そのものではないことがほとんどです。何しろ、アイデアを伝えるという点では、テキストだけよりも、実際に口頭で説明するほうがはるかに効果的であることが多いからです。より大きな問題は、時間の制約にあります。
会議の開催は、常に実務的な調整の問題です。誰が参加する必要があるのか？ スケジュールは合うのか？ 労働時間が延長されても、1週間の労働時間は限られています。したがって、会議の日程を決めるということは、ある人物が、他のメンバーがその限られた時間のうちの一部をどのように過ごすかについて、決定権を持つことになるのです。
会議が実りあるものになれば、時間の制約など誰も気にならなくなる。
しかし、会議が非生産的な場合、その貴重なリソースは無駄に消費されてしまう。
また、HBRの編集部が指摘しているように、会議でプレゼンテーションを行う際の問題点は、完成されたアイデアを共有することに注力しすぎて、発表者が他の出席者が持つ洞察やアイデアを見落としてしまうことがあまりにも多いという点にある。適切な文脈を理解せずに仮定を立ててしまったり、過去の経験を理解せずに機会を提案したり、他者のロードマップをきめ細かく考慮せずに戦略を推奨したりしてしまうのである。
アイデアそのものを練り上げる作業に直接取り組むのではなく、そのアイデアを人前に出せる形にするために時間を浪費してしまう。
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会議は会話をするためにある
確かに、HBRチームが指摘しているように、プレゼンテーションを中心に会議を構成する理由は数多くあります。しかし、今日の組織では、スライド資料を例外ではなく「常套手段」として扱っている人が多すぎます。
もっと良い方法があります。
HBRは、会議の現状に関する夏の特集を締めくくるにあたり、事実上あらゆる会議を改善するためのシンプルな提言を提示している：
「グループディスカッションのかなり前に『最終版』の資料を送付し、事前に読んでおくよう求めてください。」
これは過激に聞こえるかもしれませんが、LinkedInやAmazonといった企業ではすでに導入されています。大学の講義で急速に広まっているトレンドにヒントを得て、ビジネス界では「反転会議」として知られるこの手法は、全員が同じ認識を持ち、同じ目標に向かって取り組めるようにする、より生産的な会議のための新たな標準となっています。
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「反転会議」を行うには、主催者が事前に資料を共有するだけでよく、実際の会議時間は、参加者が一堂に会している間に、意思決定、合意形成、そして業務の遂行といった生産的な作業に集中できるようになります。
とはいえ、事前に資料を共有することは、より良い会議に向けた有力な第一歩ではありますが、この手法をいち早く取り入れた人々の多くは、資料だけでは必ずしも十分ではないことに気づいています。
会議の時間はプレゼンテーションに充てるのが最善とは限らないが、だからといって、説得力のあるプレゼンテーションに価値がないわけではない。何と言っても、プレゼンテーションは人類が古くから身につけてきた技能の一つであり、私たちの脳は、その方法でコミュニケーションを取り、学ぶように生まれつき備わっているのだ。
朗報です。その両方を手に入れることができます。
事前に録画・共有された「反転会議」のプレゼンテーション例をご覧ください：
会議の前に、資料が最終版としてまとまったら、チームメンバーは無料のオンライン動画録画ツール「Panopto 」とノートパソコンの内蔵ウェブカメラを使って、会議で予定していたプレゼンテーションを簡単に録画することができます。そうすることで、会議の主催者は当初の構想通りに資料を解説し、重要なポイントを強調したり、詳細を補足したりすることが可能になります。
参加者はその後、 オンライン動画プレゼンテーション 自分の都合に合わせて視聴し――必要に応じて巻き戻して繰り返し視聴することも可能です――予定された会議には十分な準備を整えて参加し、その日の議題に有意義な意見を出せるようにします。
「会議の形式を逆転させる」ことで、会議で無駄にしていた時間を取り戻し、参加するすべての会議を生産的なものにするとともに、チームが協力してより賢明かつ迅速な意思決定を行えるようになります。何より、この手法は簡単に実践できるよう設計されています。普段通りの準備を、1～2日早めに行うだけです。準備が整ったら、「録画」ボタンを押すだけ。
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