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フォーマットを変更するだけで会議をよりインタラクティブに
今日の会議ではあまりにも多くのプレゼンテーションが行われています。
それは私たちが軽く言えることではありません。結局のところ、私たちはオンラインプレゼンテーションを録画して共有するための動画ソフトウェアを作っています。
ハーバードビジネスレビューは、会議がプレゼンテーションと会話のどちらを優先すべきかという問題の調査にひと夏を費やしました。HBRチームは、まったく合理的なことにどちらのスタイルも完全に禁止することを要求していませんが、ほとんどの組織が会議の推進者としてプレゼンテーションに過度に依存しているため、より生産的な会話を見逃していることが多いことを繰り返し指摘しています。
具体的には、プレゼンテーションベースの会議がもたらす可能性のある問題は何ですか？HBRはいくつかの問題を見つけました:
- 会議が終わるまで、重要な情報が多すぎることは明らかされない。いわゆる「重大発表」のために開催される
- 最終的な解決策が提示される前に、以前または他の場所で試行されたことについてインプットを得る機会の損失
- ページ単位の PowerPoint ウォークスルーにより、オーディエンスのエンゲージメントが低下する
- 質問の提出、回答の提供、またはアイデアを十分に発展させる機会がほとんどない
HBRは、チームメンバーが会議でプレゼンをする多くの正当な理由を見出しましたが、全体として、ライターは、代わりに会話として構成されていれば、セッションがより良いサービスを提供できるかどうかをすべての会議で検討することをお勧めしています。
会議中のプレゼンテーションの本当の問題
会議の一環としてプレゼンテーションを行う場合、特定の情報が共有されることはめったにありません。結局のところ、個人的なプレゼンテーションは、テキストだけの場合よりもアイデアを伝えるのにはるかに効果的です。より大きな問題は時間の問題です。
すべての会議は、実際には物流の問題です。出席する必要があるのは誰ですか？予定は合いますか？労働時間が拡大しても、平日にはまだ時間制限が存在します。会議がスケジュールされると、他のユーザーがその限られた時間をいくらか費やすかについて、一人の人に権限が与えられます。
会議が生産的になると、そのような時間のひっ迫に誰も悩まされることはありません。
ただし、会議が生産的でない場合、その希少なリソースは価値なしに費やされます。
また、HBRスタッフが指摘しているように、会議でライブプレゼンテーションを行う際の問題は、完全に焼き付けられたアイデアを共有するために、プレゼンターが出席している他の人が持っている洞察やアイデアを見落としがちなことです。仮定は、適切なコンテキストなしで行われます。機会は、過去の経験を理解せずに提案されます。戦略は、他の人のロードマップのニュアンスを考慮せずに推奨されます。
アイデアの発展に直接取り組むのではなく、アイデアを見栄えのするものにすることに時間が浪費されます。
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会議は本来会話のためのものでした
確かに、HBRチームが指摘したように、プレゼンテーションを中心に会議を構築する理由はたくさんあります。しかし、今日の組織では、例外ではなく、スライドデッキの優先をルールにした人が多すぎます。
より良い方法があります。
HBRは、事実上あらゆるセッションを改善するための簡単な勧告で、会議の状態の夏のレビューをまとめます。
「グループディスカッションの前に最終的な資料を十分な時間の余裕をもって送信し、事前に読むよう求めます」
それは、急進的にも思えるコンセプトですが、LinkedInやAmazonのような組織ですでに整備されている概念です。大学での講義の急成長傾向から手がかりを得て、ビジネスの世界では「フリップドミーティング（反転会議）」として知られています。これは、誰もが同じ地点から始め、同じ目標に向かって働くことを保証する、より生産性の高い会議の新しい標準です。
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会議を反転するには、会議の主催者が事前に資料を共有するだけでよく、実際の会議時間は、出席者が全員一緒にいる間に意思決定、合意形成、および物事を成し遂げるという生産的な作業に集中します。
事前にデッキを共有することは、より良い会議に向けた強力な最初のスタートですが、フォーマットを初期から採用した人々の多くは、資料だけでは必ずしも十分ではないことに気づきました。
ミーティングの時間はプレゼンテーションによって最適に提供されないかもしれませんが、それは強力なプレゼンテーションが価値がないという意味ではありません。結局のところ、プレゼンテーションは人類の最も古いスキルの1つです。私たちの脳には、この方法でコミュニケーションを取り、学習するという両方の方法が組み込まれています。
良いニュース：両方の方法を同時に試せます。
前もって録画および共有された、反転した会議プレゼンテーションの例をご覧ください。
会議に先立ち、最終資料の準備ができたら、チームメンバーは無料の動画・スクリーンレコーダーであるPanopto Express、ラップトップに内蔵されたウェブカメラを使用して、会議中に与えたプレゼンテーションをすばやく録画できます。そうすれば、会議の主催者は想像していたとおりのデッキを説明し、重要なメモを強調して詳細を記入することができます。
出席者は、自分のスケジュールで 動画プレゼンテーションをオンラインで 視聴し、必要に応じて巻き戻して繰り返すことさえでき、その日の議題にインテリジェントに貢献する準備をして、スケジュールされた会議に来ることができます。
会議を反転することで、会議で無駄な時間を獲得し、出席するすべての会議の生産性を確保し、チームが協力してよりスマートでタイムリーな意思決定を行えるようになります。何よりも、反転は簡単になるように設計されています。いつもやっていることをただ1日か2日前に行ってください。その後、準備ができたら「録画」を押してください。
より実りの多い会議にするためのガイドをお探しですか？ハンドブックをダウンロードして、ミーティングを逆立ちさせる：反転ミーティングのガイドを今すぐダウンロードしてください。