今日の会議ではあまりにも多くのプレゼンテーションが行われています。
それは私たちが軽く言うことではありません。結局のところ、私たちはオンラインプレゼンテーションを録画して共有するためのビデオソフトウェアを作っています。
ハーバードビジネスレビューは、会議がプレゼンテーションまたは会話を優先すべきかどうかの問題を調査するために夏を過ごしました。 HBRチームは、どちらのスタイルも完全に禁止することをまったく合理的に要求していませんが、ほとんどの組織が会議の推進者としてプレゼンテーションに過度に依存しているため、より生産的な会話を見逃していることが多いことを繰り返し指摘しています。
具体的には、プレゼンテーションベースの会議がもたらす可能性のある問題は何ですか？HBRはいくつか見つかった:
- 会議が終わるまで、重要な情報が多すぎることは明らかになっていない。いわゆる「大会」のために開催される
- 最終的な解決策が提示される前に、以前または他の場所で試行されたことについて意見を聞く機会を逃した
- ページ単位の PowerPoint ウォークスルーにより、オーディエンスのエンゲージメントが解除される
- 質問の提出、回答の提供、またはアイデアを十分に開発する機会はほとんどない
HBRは、チームメンバーが会議に出席する多くの正当な理由を見出しましたが、全体として、ライターは、代わりに会話として構成されていれば、セッションがより良いサービスを提供できるかどうかをすべての会議で検討することをお勧めします。
会議中のプレゼンテーションの本当の問題
会議の一環としてプレゼンテーションを行う場合、特定の情報が共有されることはめったにありません。結局のところ、個人的なプレゼンテーションは、テキストだけの場合よりもアイデアを伝えるのにはるかに効果的です。より大きな問題は時間の1つです。
すべての会議は物流の実践的な問題です。出席する必要があるのは誰ですか？スケジュールは揃っていますか？労働時間が拡大しても、労働週にはまだ有限時間があります。会議をスケジュールすると、他のユーザーがその限られた時間をいくらか費やすかについて、一人の人に権限が与えられます。
会議が生産的になると、時間通りにそれらの要求に誰も悩まされることはありません。
ただし、会議が生産的でない場合、その希少なリソースは価値なしに費やされます。
また、HBRスタッフが指摘しているように、会議でライブプレゼンテーションを行う際の問題は、完全に焼き付けられたアイデアを共有するために、プレゼンターが出席している他の人が持っている洞察やアイデアを見落としがちなことです。仮定は、適切なコンテキストなしで行われます。機会は、過去の経験を理解せずに提案されます。戦略は、他の人のロードマップを微妙に考慮せずに推奨されます。
アイデアの開発に直接取り組むのではなく、アイデアを見栄えのするものにすることに時間を浪費します。
ウェビナーを見る>>会議をさらに活用する方法
会議は会話のためのものでした
確かに、HBRチームが指摘したように、プレゼンテーションを中心に会議を構築する理由はたくさんあります。しかし、今日の組織では、例外ではなく、スライドデッキをルールにした人が多すぎます。
より良い方法があります。
HBRは、事実上あらゆるセッションを改善するための簡単な勧告で、会議の状態の夏のレビューを終了します。
「グループディスカッションの前に最終的な」資料を十分に送信し、事前読んでください。」
それは急進的に聞こえる概念ですが、LinkedInやAmazonのような組織ですでに整備されている概念です。大学講義の急成長傾向から手がかりを取り、ビジネスの世界では「フリップミーティング」として知られています。これは、誰もが同じページから開始し、同じ目標に向かって働くことを保証する、より生産性の高い会議の新しい標準です。
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会議をめくるには、会議の主催者が事前に資料を共有するだけでよく、実際の会議時間は、出席者が全員一緒にいる間に意思決定、合意形成、および物事を成し遂げるという生産的な作業に集中します。
事前にデッキを共有することは、より良い会議に向けた強力な最初のスタートですが、フォーマットの初期の採用者の多くは、資料だけでは必ずしも十分ではないことに気づきました。
ミーティングの時間はプレゼンテーションによって最適に提供されないかもしれませんが、それは強力なプレゼンテーションが価値がないという意味ではありません。結局のところ、提示は人類の最も古いスキルの1つです。私たちの脳は、コミュニケーションとその方法の学習の両方に組み込まれています。
良いニュース：あなたはそれを両方の方法で持つことができます。
前もって記録および共有された、反転した会議プレゼンテーションの例をご覧ください。
会議に先立ち、最終資料の準備ができたら、チームメンバーは、無料のビデオとスクリーンレコーダーであるPanopto Express、ラップトップに内蔵されたウェブカメラを使用して、会議中に与えたプレゼンテーションをすばやく記録できます。そうすれば、会議の主催者は想像していたとおりのデッキを歩き、重要なメモを強調して詳細を記入することができます。
参加者は、自分のスケジュールでビデオプレゼンテーションをオンラインで見ることができ、必要に応じて巻き戻して繰り返すこともできます。スケジュールされた会議に参加して、その日の議題にインテリジェントに貢献する準備ができています。
ミーティングをフリップすることで、会議で無駄な時間を獲得し、出席するすべての会議の生産性を確保し、チームが協力してよりスマートでタイムリーな意思決定を行えるようになります。何よりも、フリップは簡単になるように設計されています。1日か二日前にいつもやったことを行ってください。その後、準備ができたら「録画」を押してください。
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