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形式を変えるだけで、会議はもっとインタラクティブになる
今日の会議ではプレゼンテーションが多すぎる。
私たちはオンライン・プレゼンテーションを録画・共有するためのビデオ・ソフトウェアを作っているのですから。
ハーバード・ビジネス・レビュー』誌はこの夏、会議はプレゼンテーションと会話のどちらを優先させるべきかという問題を調査した。HBRチームは極めて合理的に、どちらのスタイルも全面的に禁止するよう求めてはいないが、ほとんどの組織が会議の推進力としてプレゼンテーションに過度に依存しており、その結果、より生産的な会話をしばしば見逃していることを繰り返し指摘している。
具体的には、プレゼンテーション・ベースの会議がもたらす問題とは何だろうか？HBRはいくつか発見した：
- いわゆる "大お披露目 "のために開催されるミーティングの最後まで、あまりにも多くの重要な情報が明らかにされない。
- 最終的な解決策を提示する前に、以前や他の場所で試されたことについて意見を聞く機会を逃した。
- ページごとのパワーポイントによるウォークスルーは、聴衆の関心を引かない結果となる。
- 質問を受けたり、答えを提示したり、アイデアをより十分に発展させたりする機会がほとんどない。
HBRは、チームメンバーが会議でプレゼンをすることには多くの良い理由があるとしながらも、全体としては、そのセッションが会話として構成された方がより良いものになるかどうかを、会議のたびに指摘的に検討することを勧めている。
会議中のプレゼンテーションの本当の問題点
結局のところ、個人的なプレゼンテーションの方が、文章だけよりもはるかに効果的にアイデアを伝えられることが多い。より大きな問題は、時間の問題である。
すべてのミーティングは、ロジスティックスという現実的な問題である。誰が出席する必要があるのか？スケジュールは合うのか？労働時間が拡大しても、1週間の労働時間は限られている。その限られた時間の中で、他の人がどのように過ごすかについて、ある人に権限を与える。
会議が生産的であれば、誰も時間的な要求に悩まされることはない。
しかし、会議が生産的でない場合、その貴重な資源は価値なく費やされてしまう。
また、HBRのスタッフが指摘しているように、会議でのライブプレゼンテーションの問題点は、完成されたアイデアを共有するために、発表者が他の出席者が持っている洞察やアイデアを見落としてしまうことがあまりにも多いことだ。適切なコンテクストがないまま仮定がなされる。過去の経験を理解せずに機会が提案される。他者のロードマップを微妙に考慮することなく、戦略が推奨される。
アイデアの開発に直接取り組むのではなく、アイデアを体裁よく見せることに時間を浪費しているのだ。
ウェビナーを見る >>会議からより多くを得る方法
会議は会話のためにあった
確かに、HBRチームが指摘したように、プレゼンテーションを中心に会議を構成する理由はたくさんある。しかし、今日の組織では、スライドデッキを例外ではなくルールにしてしまっている人が多すぎる。
もっといい方法がある。
HBRは、事実上あらゆるセッションを改善するためのシンプルな提言で、会議のあり方に関する夏のレビューを締めくくっている：
グループディスカッションのかなり前に "最終的な "資料を送り、予習をさせる。
過激に聞こえるが、LinkedInやAmazonのような組織ではすでに導入されている考え方だ。大学の講義で急成長しているトレンドからヒントを得て、ビジネスの世界では「反転会議」として知られているこの方法は、全員が同じページからスタートし、同じゴールに向かって働くことを確実にする、より生産的な会議のための新しいスタンダードだ。
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会議を反転させるには、会議の主催者が事前に資料を共有するだけでよく、実際の会議の時間は、出席者が一堂に会している間に意思決定を行い、合意を形成し、物事を成し遂げるという生産的な作業に集中する。
しかし、事前にデッキを共有することは、より良いミーティングに向けた強力な第一歩ではあるが、このフォーマットを早くから採用してきた多くの人々は、資料だけでは必ずしも十分ではないことに気づいている。
会議の時間はプレゼンをするのに最適なものではないかもしれないが、だからといって強力なプレゼンに価値がないわけではない。結局のところ、プレゼンは人類最古のスキルの1つであり、私たちの脳はコミュニケーションと学習の両方に強く組み込まれているのだ。
良いニュース：両方手に入れることができる。
事前に録画して共有した、反転会議のプレゼンテーションの例をご覧ください：
会議の前に、最終資料が整い次第、チームメンバーは無料のオンライン動画レコーダー「Panopto 」とノートパソコンの内蔵ウェブカメラを使用するだけで、会議で発表する予定だったプレゼンテーションを簡単に録画できます。これにより、会議主催者は想定通りに資料を進めながら、重要なポイントを強調し、詳細を補足することが可能です。
その後、参加者は オンライン・ビデオ・プレゼンテーション 自分のスケジュールに合わせて、必要に応じて巻き戻したり繰り返したりしながら、予定された会議に臨み、その日の議題に知的な貢献をする準備を整える。
ミーティングを反転させることで、ミーティングに費やす無駄な時間を取り戻し、出席するすべてのミーティングを生産的なものにし、チームがよりスマートでタイムリーな意思決定を共同で行えるようになります。何よりも、フリップは簡単にできるように設計されています。いつも行っていることを、1日か2日早く行うのです。準備ができたら、"録音 "を押すだけです。
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