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動画を活用してチェンジマネジメント戦略の効果を高める
今日、企業として変化に対応する能力は、短期的および長期的な成功に決定的な影響を及ぼしています。新たな事業戦略、企業文化の変革、デジタルトランスフォーメーション、合併・買収、リモートワークへの移行、組織再編などは、変化する市場に適応しようとする企業において、いずれも一般的な取り組みとなっています。
しかし、変革のリーダーたちが真っ先に認めるように、彼らも常に正しい判断ができるとは限らない。
複雑な変革には、強力なリーダーシップ、綿密な計画、そして卓越したコミュニケーション能力が求められます。また、企業文化への働きかけや従業員のモチベーション向上といったソフト面での要素は、変革の戦略的実行に関わるハード面と同様に、適切に処理するのが難しい場合があります。
優れたリーダーは、単に「どう変わってほしいか」を伝えるだけでは不十分であることを理解しています。新しい行動を実践できるよう支援する仕組みを整えることも必要です。そして、そのプロセス全体を通じて効果的にコミュニケーションをとることで、抵抗感を和らげ、新しい取り組みの定着を促すことができます。
こうした理由もあり、組織ごとに変化への対応方法は異なり、取り組みごとに独自の実施戦略が存在するとはいえ、変革期において、変化管理戦略を効率的かつ効果的に伝達・実行するために、動画を活用する企業が増え続けています。
企業が、こうした困難で複雑な取り組みを少しでも容易にするために、どのように動画を活用しているかをご紹介します。
動画が変革管理戦略の成功に役立つ8つの方法
変化の伝え方を改善する
貴社が新たな事業戦略の導入、組織再編、買収の統合、企業文化の変革、あるいは新プロセスの導入に取り組んでいる場合、変化を成功させるために不可欠な全社的な賛同を得るには、従業員が十分な情報を得て、準備を整えていると感じられるようにすることが極めて重要です。適切なメッセージを、適切なタイミングで、適切なチャネルを通じて伝えることは、リーダーが直面する最も困難な課題の一つであることが多いのです。
動画を活用すれば、変革のリーダーは、全社員を一堂に集めることなく、社内の全員に対して一貫性があり、関心を引きつけるメッセージを大規模に発信することができます。ここでは、変革管理プロセスにおけるコミュニケーションを強化するために、動画が役立つ3つの方法をご紹介します：
1. オンデマンドで視聴できる、明確で一貫性があり、詳細なメッセージを発信する
チェンジマネジメントプロジェクトのビジョンやロードマップを伝えることは、進捗状況を随時報告することと同じくらい重要です。しかし、重要な詳細をすべて盛り込みながら、どのようにして全員に同じメッセージを届ければよいのでしょうか？
メールやメモには適切な言葉がすべて盛り込まれているかもしれませんが（もちろん、実際に読んでもらえればの話ですが）、動画のように経営幹部の口調やボディランゲージを伝えることはできません。どのようなメッセージであれ、それを動画に収めることで、情報が失われることなく、重要なメッセージが意図通りに確実に伝わります。また、オンデマンド動画であれば、多忙な従業員も集中して視聴できる時間に視聴でき、もう一度見直したい部分があれば繰り返し再生することも可能です。
対面でのコミュニケーションが最も効果的である一方で、日常業務の流れを妨げることなく、より多くの社員に情報を届けるには、動画が最適な手段です。動画を活用することで、経営幹部は全社に向けて、透明性が高く、共感を得られる一貫したメッセージを発信できます。そして、社員が最初のメッセージを視聴した後、マネージャーは、チームや直属の部下が、新たな変更が自分たちにどのような影響を与えるかを理解できるよう支援することに注力できます。
2. 社内ライブ配信で全従業員を一斉に巻き込む
重要な連絡事項が、気が散っている人々によってざっと目を通されるだけだったり、他の業務に追われて完全に見逃されてしまったりすると、組織の変革を従業員に周知させることは、さらに困難なものとなります。
変化を牽引するリーダーたちの間で、ライブ配信を活用して「FOMO（見逃すことへの不安）」を煽り、重要なコミュニケーションイベントをより魅力的なものにしようとする動きがますます広がっている。
重要な変革イニシアチブに関するメッセージをライブ配信することで、たとえ現場に直接参加できない社員であっても、まるでその場にいるかのように全社に情報を届けることができます。ライブQ&A機能を備えた双方向型ライブ配信プラットフォームを活用すれば、経営陣は社内コミュニケーションを安全に配信し、視聴者からの質問にその場で回答することが可能になります。
3. 詳細な動画分析で、メッセージがどのように視聴者に響いているかを確認する
動画がなければ、社内コミュニケーションが従業員にどのように伝わっているかを把握することはほぼ不可能です。しかし、詳細な動画分析を活用すれば、誰が視聴しているか、視聴者数はどれくらいか、最後まで視聴しているか、どこで視聴が途切れているかといった情報を把握できるほか、コミュニケーションの中で最も多く視聴されている部分も確認することができます。
メールや社内会議と比べても、動画の分析データからは、今後のコミュニケーション改善に役立つ情報や視聴者データがはるかに多く得られます。また、従業員に対して再度説明すべき点があるかどうかを判断するのにも役立ちます。
チーム間の連携を強化する
組織全体で変革を推進するには、多くの場合、複数のチーム間の連携が必要となります。これらのチームは、普段は協力関係になく、同じタイムゾーンにすらいない場合もあります。同様に、数か月前から進行中のプロジェクトに、新たなチームや専門家が加わることも珍しくありません。
では、どうすれば全員をできるだけ早く最新の状態に合わせ、詳細な知識を簡単に共有できるようにできるでしょうか？その答えは「動画」です。ここでは、チェンジマネジメント・プロジェクトの全期間を通じて、チーム間の効率的なコミュニケーションとコラボレーションを促進するために動画を活用する2つの方法をご紹介します：
4. 会議を録音して、全員の認識を素早く一致させる
大規模な組織改革には、ほぼ例外なく、さまざまなチームが異なるタイミングで協力することが求められます。しかし、すでに進行中のプロジェクトに新しいチームや専門家が加わった場合、彼らに状況を把握してもらうには、すでに事情に通じているメンバーの時間と労力が必要となります。会議の内容を記録するだけで、プロジェクトの状況をより迅速に共有することができます。
社内の会議をすべて記録・保存しておけば、このプロジェクトに新しく参加したメンバーは、ビデオライブラリで過去の会議映像を視聴して状況を把握できるほか、会議の動画から検索して、自身のプロジェクトへの貢献に関連する重要な議論を見つけ、業務を進めるために必要な過去の情報を得ることができます。
5. 動画を活用して、チーム間で知識を記録・共有する
チームが変更管理プロジェクトで協業する必要がある場合、詳細なメールを大量にやり取りしたり、数多くの会議を開いたり、あるいはその両方をしたりしがちです。しかし、特にチームが異なるオフィス、時には異なる大陸に分散している場合、これらの方法のいずれも、ビデオを活用して知識を共有することほど包括的かつ効率的ではありません。
動画を使えば、チームリーダーは画面を共有しながら、他のチームが不慣れなプロセスやシステムの解説を行う様子を録画することができます。 このように、動画を使えば、同じ部屋にいなくても、まるで同僚の肩越しに覗き込んでいるかのように学ぶことができます。また、何時間もかけて文章を作成する必要もありません。録画ボタンを押して動画を送信するだけで、専門家が説明するのにかかる時間だけで知識を共有できるのです。
新しいシステムとプロセスの実演
プロセスやシステムが変化するにつれ、組織は新たなスキルを従業員に習得させ、大規模な再教育を行う必要に迫られています。全従業員を対象に対面での研修を行うことは、費用がかかるだけでなく、時間もかかります。そして現在、従業員の75％は、新しい作業方法を説明する文書を読むよりも、その手順を解説した動画を見ることを好んでいます。
ここでは、企業がビデオを活用して従業員への教育や再教育を大規模に行い、同時に従業員の学習意欲を高めている事例をご紹介します。
6. 新しいプロセスを動画チュートリアルで記録し、手順を解説する
従業員が新しいシステムを習得し、活用するために不可欠な手順やプロセスを文書化するには、多大な時間がかかります。最近では、Excelの使い方からプログラミングの学習に至るまで、あらゆる操作方法を動画で学ぶことを好む人がほとんどです。実際、こうした「ハウツー」動画は、YouTubeで2番目に人気のあるコンテンツとなっています。ですから、文書による説明は省いて、今すぐハウツー動画を撮影し始めましょう！
新しいプロセスやシステムについて従業員を教育するための動画チュートリアルを作成するのは、録画ボタンを押すのと同じくらい簡単です。Panopto 動画プラットフォームを使えば、わずか数回のクリックでチュートリアル動画を録画し、安全に共有できます。さらに、従来の文書やマニュアルと同様に、自動的に検索可能になります。
Panoptoで録画された動画チュートリアルをご覧ください：
7. プレゼンテーションの「手法」を変えて、従業員の関与を促す
もちろん、変更管理に関するコミュニケーションや研修の中には、対面で行うのが最適なものもあります。そこで、変更管理担当者や関係者が対面でのプレゼンテーションを最大限に活用できるよう、セッションや教室、会議を「反転」させるためのツールを提供しましょう。
反転研修では、従業員は授業の前に研修動画を見て新しいスキルや行動を学び、授業時間には講師と共に、学んだことを実践し応用する練習を行います。必要なのは、講師が研修セッションを簡単に録画し、従業員と共有できる動画ツールだけです。反転研修は、高等教育の現場で普及した「反転授業」という教育手法に基づいています。従業員は、講師の指導のもとで授業中に実践を通じて学ぶため、新しい行動を身につけ、新しいスキルを習得するスピードが速くなります。
「反転授業」の手法は、ほぼあらゆるプレゼンテーションにおいて有効なアプローチとなり得ます。重要なメッセージや詳細を事前に従業員と共有することで、全社ミーティングではより建設的な質問が寄せられるようになり、プロジェクトのキックオフはより迅速に進行し、さらには会議の生産性を高めることにもつながります。詳細を知りたい方は、無料ガイド『 『会議を「フリッピング」するための実践ガイド』をダウンロードしてください。
8. 検索機能付きの動画トレーニングライブラリを作成する
調査によると、成人学習者の場合、社内研修で提示された情報の平均50％は、1時間以内に忘れられてしまうことがわかっています。さらに悪いことに、24時間後には70％近く、1週間後には90％近くが忘れられてしまうのです。 彼らがあなたの教えを軽視しているわけではなく、これは単なる人間の性質によるものです。今共有している詳細な内容が、今後数日のうちに何度も実践的に活用されるのでない限り、従業員が基本的なテーマ以外の内容を長く記憶し続ける可能性は極めて低いでしょう。
しかし、この「忘却曲線」を気にするのは、本質を見失っていることになります。なぜなら、受講者が各レッスンの細部まで正確に記憶していれば理想的ではありますが、実際には、そこまで求める必要はないからです。必要なのは、その情報が存在すること、そしてどこで見つけられるかを知っていることだけです。
研修やノウハウを動画に収録し、検索可能な一元化された動画ライブラリに保存しておけば、従業員は情報を最も必要とするまさにその瞬間に、当初のプレゼンテーション通りの内容を素早く見つけて確認することができます。
Panoptoプラットフォームには「SmartSearch」機能が搭載されており、動画内で話された言葉や画面に表示された文字をすべてインデックス化します。これにより、従業員はウェブやメールを検索するのと同じように動画ライブラリを検索し、特定のトピックが取り上げられている瞬間を正確に見つけ出し、そのトレーニングの該当箇所にジャンプして、実際の様子をそのまま視聴することができます。 これは、誰もがオンデマンドで同じ情報にアクセスできるようにし、いつ再生しても、全員が同じ一貫した方法で説明を聞くことができるようにするための最も簡単な方法です。
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