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より良い会議文化は会議の記録から始まる
私たちは皆、仕事人生の膨大な時間を会議に費やしている。米国だけでも、労働統計局の推計によれば、私たちは毎月1億2500万時間から6億4000万時間もの会議を開いている。 毎月.
ベイン・アンド・カンパニーが実施し、ハーバード・ビジネス・レビュー誌に掲載された、ある企業の主要社員のカレンダーを総合的に分析した結果によると、週1回の役員会議の準備、実行、フォローアップに費やされる時間は、なんと年間300,000時間にものぼることがわかった。 年間30万時間.
無駄な時間？まあ、そのうちのいくつかは、ほぼ間違いなく。
でも、全部？全然違う。
ミーティングは、社員が協力し合い、アイデアを共有するための最も効果的な方法のひとつです。そして最終的にビジネスに最高の結果をもたらすことに貢献します。
とはいえ、ミーティングはある程度公平に行われてきた。 生産性キラー出席者は今やっている仕事を完全に中断し、デスクを離れてミーティング会場まで歩かなければならない。認知科学によれば 最大30分認知科学によると、会議のような中断の後、人が集中力を取り戻し、フル回転で仕事をするようになるには、30分かかると言われている。1日に2、3回のミーティングでも、タスクの進捗を大きく狂わせる可能性があることは想像に難くない。
しかし、同僚やパートナーとミーティングを行い、取り組みについて詳しく話し合ったり、進捗状況を確認したり、障害のトラブルシューティングを行ったりすることには、依然として大きな価値があるからだ、 会議は続く。
今になってようやく、ほとんどすべての組織のリーダーが、企業の "会議文化 "を再構築するのに役立つ、古い問題に対する新しい解決策を探し始めている。
組織文化の一部としてより良い会議を要求する
このような取り組みの大半の目標は、人々が会議に費やす時間を最小限に抑えることである。 そして会議を効果的に運営することである。
アマゾンは、次のような独自の試みを実施している。 反転会議会議のスケジュールを立てる従業員は、出席者が必要とするすべての関連情報を網羅した4～6ページのメモを事前に共有する必要がある。そうすることで、出席者が会議の主催者が直接詳細を説明するのを受動的に見る時間を減らし、チームがより迅速に議論を行い、必要な決定を下すことができるようになる。
アマゾンの形式がすべてのビジネスに適しているとは限らないが、次のようなテーマがある。 アマゾン独自の会議文化には、より簡単なコラボレーションを可能にし、会議の無駄な時間を減らして生産性を最大化するための新しい常識に共通するテーマがある。
それは常に最善の意図から始まる、 しかし、より効果的なミーティングを行うための悪いアドバイスには事欠かない。
会議の長さや出席者の数に関する恣意的な制限から、会議の間全員を起立させたり、あるいは全員にメモを取らせたりすることまで、こうした「ベストプラクティス」は、ほとんどが会議中の悪い行動に対する不満から生まれたものである。
幸いなことに、より良いミーティングを実現するのに役立つアイデアがいくつかあります。従業員の関心を高め、集中力を維持し、最終的にはミーティング中のコラボレーションを向上させる良い方法が、時間を無駄にすることなく実現できるのです。
そしてここ1、2年、こうしたアイデアのひとつが急速に人気を集め始めている。その大きな理由は、どんな会議にも追加できる簡単な作業でありながら、会議をよりインタラクティブで参加しやすいものにするのに驚くほど効果的だからだ。
その秘密とは？ オフィスでのすべての会議を記録することだ。
による 会議を記録し記録し 中央の検索可能なライブラリその場にいた人、出席できなかった人、さらには自分が参加していない会議で議論された情報を探している組織内の他の人たちも、後で参照することができます。
すべての会議をデフォルトで録画しておけば、たとえその場にいなくても、適切な人たち全員が会議に貢献できるようになり、社員は日々のスケジュールをより柔軟にコントロールできるようになります。また、ビデオ録画によって誰かが大量のメモを取る必要がなくなるため、出席者が積極的に議論に参加できるようになります。
また、会議を記録することで、社員がオンデマンドで参照できる詳細な情報の貴重なソースとなり、余分な労力もかかりません。いつもと同じように「記録」をクリックして会議を開催するだけで、長いサマリーメールや「次のステップ」のメモをタイプする必要はもうありません。
会議の記録とアーカイブは、会議中と会議終了後の両方でコラボレーションを可能にする簡単な方法です。しかし、記録されたミーティングは、ミーティングそのものと同じ程度にしか役に立ちません。では、有益で生産的なミーティングを促進する文化を組織として育てるにはどうすればよいのでしょうか？
ウェビナーを見る >>会議の効果を高める方法
より効果的な会議文化を創造するための7つの原則
より効果的なコミュニケーションと、より生産的なコラボレーションをサポートするミーティング文化には7つの原則がある。それぞれについて見てみよう：
1.適切な時間配分
人々が会議に費やす時間を減らすために、会議の長さに上限を設けるという方法をとる組織もある。しかし、このような強引なやり方は、多くの場合、会議の時間をさらに短くするだけである。 効率が悪くなる。15分や30分ではすべてをカバーするのに十分な時間がない場合、会議の出席者は、さらに多くの会議を予定するだけになってしまうのだ。
その代わりに、部下が何を成し遂げたいかを考えるように促す。 その代わりに 10分でも2時間でも構わない。会議が本当に有益なものである限り、人々は、恣意的な時間制限のために何回にも分けて話をするよりも、ディスカッションを完全にやり遂げることをはるかに好むだろう。また、ミーティングがどんなに長くても、録画さえしておけば、誰かが予定が重なって遅刻や早退を余儀なくされても、ビデオで聞き逃した内容を確認し、他のメンバーと作業を続けることができる。
2.適切な人を招待する
アマゾンには "ピザ2枚ルール "がある。基本的に、会議に招待した全員に食べさせるにはピザ2枚で十分だと主張している。もし出席者リストがピザ2枚では食べきれないほど多ければ、それは招待客が多すぎるということであり、次回は招待客リストを減らすべきである。
もちろん、誰だって自分に関係のない会議に出席したくはないだろう。また、客観的に見て、少人数のグループの方がコンセンサスを得やすいことも多い。しかし、もしあなたの部下が 招待するほど価値のある人物ではないしかし、出席者の上限を守るために、招待するほど価値のない人物を見極めようと身動きがとれなくなると、会議中に貴重なアイデアや洞察を逃してしまう危険性がある。
適切な人を招待する」ポリシーを導入しても、従業員は誰が会議に出席すべきかを慎重に考えなければなりません。また、会議の録画があることが保証されていれば、以前は「参考までに」と招待していたような人も、優先順位の高い仕事と両立しやすくなる。
3.会議のアジェンダを設定する
良いアジェンダは、会議を企画した人の考えを整理するだけではありません。出席者一人ひとりが会議の内容を理解し、最終的には、会議が始まる前であっても、その会議が出席に必要な時間を費やす価値があるかどうかを判断するのに役立つものでなければならない。
会議を記録しない会社では、アジェンダは見過ごされがちだ。結局のところ、会議はリアルタイムでしか行われず、会議を欠席することはそこで発表されたすべてを欠席することを意味する文化では、"念のため "すべての会議に出席しようという強い動機がある。
すべての会議を録画することで、社員が出席する会議とオンデマンドで視聴する会議をより柔軟に選択できるようになります。会議室が空っぽになることに最初は恐怖を感じる会議主催者もいるかもしれないが、各会議に先立ち、主催者はその会議の目標、構成、基本的な論点を含むアジェンダを共有しなければならないという期待を設定すれば、2つの有益な結果を得ることができる：
- 会議の主催者に、本当に価値のある会議だけを予定するよう動機付け、誰も出席しないと判断されないようにする。
- スケジュールを決める前に、他の全員が、自分がどこで最も価値を付加できるかを知ることができるのだ。 スケジュールにコミットする前にそれによって、各自の生産性を最大限に高めることができる。
4.事前に資料を送る
今日の会議で最も時間が浪費されているのはどこだと思いますか？議論が行われ、意思決定がなされる場所である。むしろ、会議で費やされる非効率的な時間のほとんどは、最初に誰か（たいていは主催者）が "全員をスピードアップさせる "ために、予定されている会議時間の最大75パーセントを費やしているのだ。
意思決定をする前に、全員が同じページで始めることが重要なのは言うまでもないが、1時間の会議の最初の45分間を、誰かがスライドデッキを押し通すのを受け身で見ていなければならない理由はない。実際、社員が会議に費やす時間を減らす最善の方法のひとつは、次のようなものだ。 ミーティングからプレゼンテーションを完全に排除する- そうすれば、すべての時間を能動的な共同作業や問題解決に費やすことができる。
従業員に関連書類の送付を促す または を送るように促す。 ビデオプレゼンテーションを共有させる。そして、出席者は会議の前にその情報を必ず確認するようにしましょう。 会議が始まる前に という期待を持たせる。事前にプレゼンテーションの一部を共有し、確認することで、出席者は自分のペースで内容を確認することができ（そのテーマに詳しい人はさっと目を通すことができ、そうでない人はもっと時間をかけることができる）、会議の時間を、全員が最終決定を下すのに必要な時間だけに短縮することができる。
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5.注意散漫を最小限に抑える
ミーティングは、人々が参加していないと生産性が低下します。つまり、メールをチェックしたり、メモをとったり、マルチタスクをしたりと、一般的に気が散ることは、会議の効率を下げる可能性があるということだ。研究によると、たった一人の注意散漫な人がいるだけで ウォーターフォール効果を引き起こし、近くにいる人の注意を奪ってしまうという研究結果もある。
会議中のノートパソコンやその他のデバイスの使用を禁止することは、あなたの組織にとっては極端すぎるように思えるかもしれませんが、その必要性を最小限に抑えることで、気晴らしを取り除き、参加者を増やすことができます。詳細なメモを取るためにノートパソコンを開いておく必要がなくなれば、ノートパソコンに含まれる他のすべての注意散漫と戦う必要もなくなる。注意力の持続時間が数秒で測れる世界では、これは大きな変化をもたらす可能性を秘めた小さな一歩なのだ。
6.アクションアイテムの割り当て
会議の終わりに、会議の主催者が、「駐車場」に追いやられたトピックから外れた議論について、行動項目と計画を割り当てるのがベストプラクティスだ。しかし、ミーティング後にチームと共有するためにそれらをすべて入力することは、すぐにそれ自体が仕事になり、ミーティング後の主催者の時間を数分から数時間まで食いつぶしてしまう可能性がある。
ここでも、会議を録音することで暗記作業を省き、時間を取り戻すことができる。会議を録音しておけば、次のステップをすべて含むクイックリファレンスを自動的に作成できる。
7.会議の記録を今後のコラボレーションに活かす
今日、私たちは電子メール、共有ドキュメント、Slackのような生産性ハブを通じて、会議室の外（または電話会議の外）でコラボレーションを継続することに慣れています。しかし、これらのコミュニケーションソリューションのどれも、会議中に起こった特定のディスカッションを簡単に見直すことはできません。
会議の録画を PanoptoのようなビデオプラットフォームでPanopto、その動画はタイムスタンプ付きのディスカッションスレッドを通じて、将来のコラボレーションの主要な拠点となります。これらのディスカッションは動画内に直接組み込まれています。また、後からプロジェクトに参加したメンバーも、動画を視聴し関連する会話を読み解くことで、簡単に状況を把握できます。
会社の会議の録音を始めるのを待つ必要はない
Panopto オールインワンの動画プラットフォームPanopto 組織がすべての社内会議を自動的にキャプチャし、安全で検索可能な内部動画ライブラリにアーカイブすることを可能にします。さらに、主要なビデオ会議システムと連携するため、会議の進め方を変えることなく、簡単に会議の録画を開始できます。
フォレスター社より「ビデオ検索における最優秀サポート」と評価されたPanopto 、ライブラリ内の全動画で発話された言葉や表示された内容を検索し、特定のトピックが議論されている正確な瞬間にジャンプすることをPanopto 。これにより、動画は単なる記録としてだけでなく、企業のナレッジベースにおいて参照可能な貴重な情報源へと変貌します。
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