広報

より良い会議の文化は、会議の記録から始まります

2019年7月23日

私たちは皆、仕事時間の大部分を会議に費やしています。米国労働統計局の推計によると、米国だけでも、毎月合計で1億2500万時間から6億4000万時間の会議が行われているとされています と推計している。

しかも、これは会議室で過ごした時間だけのことだ。ベイン・アンド・カンパニーが実施し、『ハーバード・ビジネス・レビュー』に掲載されたある企業の主要社員のカレンダーに関する包括的な分析によると、週1回の経営会議1回分の準備、実施、および事後フォローアップに、なんと年間30万時間もの時間を費やしていることが判明した。

時間の無駄だった？　まあ、その一部は、間違いなくそうだろうね。

でも、全部？　とんでもない。

会議は、従業員が協力し合い、アイデアを、そして最終的には、ビジネスにとって最良の結果をもたらすのに役立ちます。

とはいえ、会議はある程度正当な理由で「生産性の敵」という評判を生産性の敵として、ある程度の正当な評価を受けている。参加者は手元の仕事を完全に中断し、デスクを離れて会議場所まで歩かなければならないからだ。認知科学によれば、その移動には最大30分かかることが分かっています。したがって、1日にたった数回の会議であっても、タスクの進捗を著しく阻害し得ることは容易に想像がつきます。

しかし、同僚やパートナーと直接会って、取り組みの詳細について話し合ったり、進捗状況を共有したり、障害の解決策を模索したりすることには、依然として大きな価値があるため、 会議は依然として行われている。

今になってようやく、ほぼすべての組織のリーダーたちが、自社の「会議文化」を再構築するための、長年の課題に対する新たな解決策を模索し始めている。

組織文化の一環として、より良い会議を求める

こうした取り組みの多くは、会議に費やす時間を最小限に抑え、が行われる会議が効果的に運営されるようにすることです。

例えばアマゾンは、独自の「フリップド・ミーティング」という独自の取り組みを導入しており、会議をスケジュールする従業員に対し、参加者に必要なすべての関連情報を網羅した4～6ページのメモを事前に共有することを義務付けています。これにより（理想的には）、参加者が会議の主催者がその詳細を直接説明するのをただ受動的に聞く時間を削減でき、結果としてチームが必要な議論をより迅速に行い、意思決定を下すのに役立つことが期待されます。

Amazonのスタイルがすべての企業に適しているとは限らないものの、そこにはアマゾンの独自の会議文化にはには、会議での時間の無駄を減らしつつ、より円滑なコラボレーションを実現し、生産性を最大化するという、新たな常識として広く受け入れられている考え方に共通して見られる要素が存在します。

最初はいつも善意から始まるものですが、しかし、より効果的な会議の進め方について、世の中には間違ったアドバイスが溢れている。

会議の時間制限や参加人数の制限といった恣意的なルールから、会議中は全員起立すること、さらには全員にメモを取ることを義務付けることまで――こうした「ベストプラクティス」の多くは、会議中の不適切な行動に対する不満から生まれたものである。

幸いなことに、会議をより良いものにするための有効なアイデアがいくつか存在します。これらは、余分な時間を費やすことなく、従業員の参加意欲を高め、集中力を維持させ、最終的には会議中の連携を強化する方法です。

そしてここ1、2年の間に、そうしたアイデアの一つが急速に普及し始めています。その主な理由は、どんな会議にも簡単に取り入れられる一方で、会議をより双方向的なものにし、参加しやすくするという点で驚くほど効果的だからです。

その秘密？オフィスでの会議をすべて録音すること。

著者：会議を録音し会議を録画し一元化された検索可能なライブラリことで、実際に交わされた会話の完全な記録を作成できます。この記録は、会議に出席した人、出席できなかった人、さらには自身が参加していない会議で議論された情報を探している組織内の他のメンバーまでもが、後々参照できるようになります。

すべての会議をデフォルトで録画するように設定すれば、たとえ直接参加できなくても、関係者が会議に貢献できるようになるため、社員は日々のスケジュールをより柔軟に調整し、管理できるようになります。また、録画があれば誰かが膨大なメモを取る必要がなくなるため、参加者は議論に積極的に集中できるようになります。

会議を録画することで、社員は必要な時にいつでも参照できる詳細な情報の貴重な情報源を手に入れることができます。しかも、それには余計な手間はかかりません。「録画」ボタンをクリックして、いつも通り会議を進めるだけで、長い要約メールや「今後の対応」に関するメモを作成する必要はもうありません。

会議の録画とアーカイブ会議の録画とアーカイブは、会議中だけでなく終了後もコラボレーションを促進する簡単な方法です。しかし、録画された会議の有用性は、会議そのものの質に左右されます。では、組織はどのようにして、有益で生産的な会議を奨励する文化を育むことができるのでしょうか？

ウェビナーを見る >>会議の効果を最大限に引き出す方法

より効果的な会議の文化を築くための7つの原則

より効果的なコミュニケーションと生産性の高い協働を支える、会議の文化に関する7つの原則があります。それぞれについて見ていきましょう：

1. 適切な時間を確保する

会議に費やす時間を減らすため、一部の組織では、会議の所要時間を一定の最大時間内に制限するようになっています。しかし、このような強引な手法は、かえって会議をさらに 非効率 非効率にしてしまうことがよくあります。15分や30分ではすべてを網羅するのに十分な時間がなく、結果として参加者はさらに多くの会議をスケジュールせざるを得なくなるからです。

その代わりに、社員に、自分たちが何を成し遂げたいのかを考えるよう促しましょう 達成したい 達成したいことを考え、その目標に応じて、たとえ10分であろうと2時間であろうと、適切な時間を確保するよう促してください。会議が真に有益である限り、参加者は、恣意的な時間制限のせいで議論を複数のセッションに分割するよりも、議論を最後までやり遂げることをはるかに好むでしょう。また、会議がどれほど長く続いても、録画さえしておけば、都合が悪くて遅刻したり早退したりしたメンバーでも、見逃した部分を動画で確認し、他のチームメンバーと一緒に仕事を続けることができます。

2. 適切な人材を招き入れる

アマゾンには「2枚のピザのルール」というものがあります。要するに、会議に招待された全員を満足させるには、ピザ2枚で十分であるべきだという考え方です。もし参加者が多すぎてピザ2枚では足りないという場合は、招待しすぎているということなので、次回は参加者を減らすべきです。

もちろん、自分に関係のない会議に出席したいと思う人はいないでしょう。また、客観的に見ても、少人数のグループの方が合意形成がしやすいことは確かです。しかし、もし部下が「誰が 「招待する価値が十分ではない」人物を特定することに時間を費やしている という議論に時間を費やしているなら、組織は会議中に貴重なアイデアや洞察を見逃してしまうリスクを負うことになります。

「適切な人物を招待する」という方針を導入しても、従業員は依然として、会議に誰を参加させるべきかを慎重に検討しなければなりません。また、会議の録画が確実に行われることが分かっていれば、以前は「参考までに」という理由で招待されていたような人でも、他の優先事項との調整がより容易になります。

3. 会議の議題を設定する

優れた議題は、単に会議を企画した人の考えを整理するだけにとどまらない。すべての参加者が会議で何が扱われるかを理解できるよう支援し、最終的には、会議が始まる前から、その会議に参加する時間をかける価値があるかどうかを判断する手助けとなるべきである。

会議の記録を残さない企業では、議題が軽視されがちです。何しろ、会議はリアルタイムでしか行われず、欠席すればそこで提示された内容をすべて逃してしまうという風土の中では、「万が一に備えて」あらゆる会議に出席しようという強い動機が働くからです。

すべての会議を録画することで、従業員はどの会議に出席し、どの会議をオンデマンドで視聴するかについて、より柔軟に選択できるようになります。会議室が空いてしまうことを懸念して、当初は戸惑う会議主催者もいるかもしれませんが、各会議の前に、主催者がその会議の目標、構成、および基本的な議論のポイントを盛り込んだ議題を共有しなければならないというルールを設ければ、次の2つの有益な成果を得ることができます：

会議の主催者に対し、誰も参加しようとしなくなることを避けるため、真に価値のある会議のみをスケジュールするよう促し、
これにより、他の全員が、スケジュールを確定する前に、自分が最も価値を付加できる箇所を把握できるようになります スケジュールに組み込む前に、 それによって、彼らが自身の生産性を最大限に高められるよう支援しています。

4. 資料を事前に送付する

今日の会議で、最も多くの時間が無駄にされているのはどこだと思いますか？それは会議の終わりではありません。会議の終わりこそ、議論が行われ、決定が下される場だからです。むしろ、会議で非効率な時間が費やされるのは、その最初の方です。誰か（たいていは主催者）が、予定された会議時間の最大75％もの時間を、「全員に状況を説明して理解してもらう」ことに費やしてしまうからです。

意思決定を行う前に全員が共通認識を持つことはもちろん重要ですが、1時間の会議の最初の45分間を、誰かがスライドを一方的に進めていくのをただ受動的に見ているだけで費やす必要は全くありません。実際、社員が会議に費やす時間を減らす最良の方法の一つは、 会議からプレゼンテーションを完全に排除すること 。そうすれば、その時間をすべて、積極的に協力し合い、課題の解決に取り組むことに充てることができるのです。

従業員に、関連書類を事前に送付するよう促してください 会議の前に 、あるいは、さらに良いのは、簡単な短い動画プレゼンテーションを共有してもらうのが理想的です。そして、参加者は会議の冒頭で説明する予定だった内容を、事前に確認しておく必要があるというルールを明確にしましょう 会議が始まる前に 会議が始まる前に確認しなければならない、という期待を明確に伝えます。会議のプレゼンテーション部分を事前に共有・確認することで、参加者は自分のペースで内容を確認できるようになります（つまり、そのテーマに詳しい人は素早く目を通し、そうでない人は時間をかけて確認できる）。その結果、会議時間は全員が最終決定を下すために必要な最小限の時間に短縮できます。

5. 気を散らすものを最小限に抑える

参加者が集中していないと、会議の生産性は低下します。つまり、メールの確認やメモ取り、あるいは一般的なマルチタスクといった気が散る行為は、会議の効率を低下させる原因となります。研究によれば、たった1人の参加者が注意散漫になるだけで、連鎖反応を引き起こし、周囲の人々の注意をそらしてしまうことが示されています。

会議中にノートパソコンやその他のデバイスの使用を禁止するのは、組織によっては行き過ぎに思えるかもしれませんが、それらの使用を最小限に抑えることで、注意散漫を防ぎ、参加者の関与を高めることができます。これこそが、会議を録画することの価値の一つです。詳細なメモを取るためにノートパソコンを開いておく必要がなくなれば、そのパソコンに含まれる他のあらゆる気晴らしと格闘する必要もなくなります。注意力が数秒単位で測られるような現代において、これは小さな一歩ではありますが、大きな変化をもたらす可能性を秘めています。

6. アクション項目の割り当て

会議の終わりに、司会者が「保留事項」として先送りされた議題について、具体的なアクションアイテムや対応計画を割り当てるのは、ベストプラクティスです。しかし、会議のたびにそれらをすべてまとめてチームと共有しようとすると、それ自体が大変な作業となり、会議終了後に主催者の時間を数分、あるいは数時間も奪ってしまうことになります。

ここでも、会議を録音することで、定型的な作業を省き、時間を節約することができます。会議を録音しておけば、誰かが時間を割いてすべてを書き起こす必要もなく、今後の対応事項がすべて盛り込まれた手引書が自動的に作成されることになります。

7. 会議の録画を今後の協業に活用する

今日では、メールや共有ドキュメント、Slackのようなコミュニケーションツールを通じて、会議室の外（あるいは電話会議の枠を超えて）協業を続けることが当たり前になっています。しかし、こうしたコミュニケーション手段のいずれも、会議中に交わされた特定の議論を簡単に振り返ることはできません。さらに悪いことに、まったく新しいドキュメントやメッセージスレッドを作成しなければならない場合もあります。

動画プラットフォームで会議の録画を行う場合 PanoptoのようなPanopto、その動画内にタイムスタンプ付きのスレッド形式のディスカッションが直接表示されるため、その動画が今後のコラボレーションの中心となります。また、後からプロジェクトに参加したメンバーも、動画を視聴し、関連する会話の内容を確認するだけで、簡単に状況を把握することができます。

会社の会議の録画は、今すぐ始めましょう

Panopto 企業がすべての社内会議を自動的に録画・保存し、安全で検索可能な社内動画ライブラリとして管理できるオールインワン動画Panopto 。主要なビデオ会議システムとも連携しているため、会議の進め方を変えることなく、簡単に録画を開始することができます。

フォレスター社から「ビデオ検索における最高のサポート」と評価Panopto 、ライブラリ内のすべての動画で発話された言葉や画面に表示された内容を検索し、特定のトピックが取り上げられている瞬間に直接ジャンプPanopto 。つまり、動画は単なる記録として役立つだけでなく、社内のナレッジベースにおいて参照可能な貴重な情報源となるのです。

Panopto どのように企業の会議文化を刷新し、チームの生産性を向上させるかについては、 今すぐ弊社チームまでご連絡いただき、 無料トライアル。