米国だけでも、毎日3,600万から5,600万件のビジネスミーティングが行われており、従業員は平均して毎月62回のミーティングに出席しています。しかし残念なことに、そうしたミーティングで交わされる貴重な情報の多くは、ほんの数分後には忘れ去られてしまいます。では、ミーティングを記録する最善の方法は何でしょうか？

会議が終わってから1時間後には、従業員は議論された内容のわずか44％しか思い出せない。そして、会議から6日後には、その数字は25％にまで低下する。 

「忘却曲線」に打ち勝つために、私たちは皆、後で参照できるよう、会議での重要な瞬間を記録するための独自の方法を編み出しています。多くの人にとって、それは 手書きでメモを取ること。それは、自分用の非公式なメモであっても、あるいは後で出席者全員と共有できる正式な議事録であっても同様です。 

しかし、会議の記録方法として、手書きでメモを取ることは、良くても非効率的です。さらに悪いことに、その方法では議論のほんの一部しか記録できず、画面共有やホワイトボードなど、よく使われる視覚的な資料は一切記録できないことが確実です。

会議を記録する最良の方法

もちろん、メモを取ることは、会議の内容を記録する一つの方法に過ぎません。 

会議の記録をより詳細に残したいと考えている人にとって、もう一つの選択肢があります。それは、設定が簡単で、ノートに書き留めるよりもはるかに詳細な記録を残せるシンプルな方法です。ポケットにスマートフォンと、数ある音声録音アプリのいずれか一つさえあれば、多くの人が参加するすべての会議や電話会議を録音し始めています。

とはいえ、会議の音声記録は手書きのメモよりも確実に多くの議論を捉えることができますが、ボイスレコーダーアプリでも会議のすべてを網羅できるわけではありません。また、会議の重要な場面を簡単に振り返るという点でも不完全です。会話の特定の部分を再生したい場合、その関連する箇所を見つけるために録音内容をざっと聞き返すか、あるいは会議の録音を最初から最後までもう一度聴き直すしかありません。

では、会議の細部までしっかりと記録するには、どのような方法が良いでしょうか？

会議の全編を録画してください。 

Zoom、GoToMeeting、Blue Jeans、Skype for Business（現在はMicrosoft Teamsに統合されつつある）など、最近のほとんどのビデオ会議ソリューションでは、録画ボタンを押すだけで、会議の音声、映像、画面共有を録画する機能が標準でサポートされています。 

たとえ全員を一つの部屋に集めることができたとしても（今日の職場環境では決して簡単なことではありませんが）、ビデオ会議ソフトを室内のAVシステムと連携させることで、会議室やカンファレンスルームでの様子を録画することができます。

いずれの場合も、録画ボタンを押したら、あとはいつも通り会議に参加するだけで、カメラが会議の記録をすべて自動で残してくれます。 

すべての会議を記録することの利点

会議は、詳細を議論し、新しいアイデアを検討し、認識を統一し、意思決定を行う場です。しかし、必要に応じて参照できる完全な議事録がなければ、チームは貴重な時間を浪費することになります。会議中にすでに共有された情報が、その後紛失したり忘れられたりしたために、その情報を探し出し、再度共有しなければならないからです。

そのため、ますます多くの企業が会議の録画機能を大規模に導入し、 組織内で行われるすべてのビデオ会議を 組織内で実施されるすべてのビデオ会議を録画しています。これは、いくつかの理由から勢いを増している、画期的な生産性およびコラボレーション戦略です：

1. どんな細部も見逃すことなく、記憶に残ります。 会議でのあらゆる議論、あらゆる決定、あらゆる画面共有が記録されるため、誰が何を言ったのかが明確になり、会議中に参加者が参照していた視覚資料も確認できます。 
2. 会議中の集中力と参加意欲を高めます。 会議の録画が確実に利用可能であれば、参加者はメモを取る必要がなく、会議に集中して参加できます。また、会議の進行役も、パソコン画面による注意散漫を最小限に抑えることができます。
3. スケジュールの調整がうまくいかないことによる影響を最小限に抑えましょう。関係者を全員会議に集めることは、プロジェクトの進展を妨げる要因となり得ます。会議の詳細な記録があれば、予定が詰まっているメンバーも会議終了後にその内容を確認し、意見を述べることができ、作業をより早く進めることができます。
4. 新しいメンバーを素早く戦力化しましょう。 進行中のプロジェクトや取り組みに新たに加わったメンバーは、過去の会議の録画を視聴・検索することで、プロジェクトへの貢献を始めるために必要な詳細情報をすべて入手できます。これは、新規メンバーがプロジェクトに参加する前に、既存のメンバーから情報を引き出すための打ち合わせをスケジュールして待つよりも、はるかに効率的です。
5. 会議室の外でもコラボレーションを促進します。 会議で得られた知識や情報を即座に共有し、専門家がすでに提示した内容に加えて、説明資料を作成するために余分な時間を費やす必要をなくします。
6. 会議の記録を見直すことで、プロジェクトの成果を向上させましょう。 過去の意思決定がどのように、なぜ行われたのかを理解し、学びの機会を見出し、今後の取り組みに向けたヒントを得ましょう。

でも忘れないでください、録音はあくまで第一歩に過ぎません

もちろん、会議の録画があるだけでは、そのメリットを最大限に活かすことはできません。チームは、それらの動画に保存された情報を簡単に見つけ、視聴し、共有できる必要があります。

ビデオ会議システムには、増え続ける会議の録画や、以下のようなその他の動画ベースの情報資産を作成・管理するためのソリューションは含まれていません。 社員研修動画 や 社内コミュニケーション動画といった、増え続ける会議の録画やその他の映像ベースの情報資産を作成・管理するためのソリューションは含まれていません。

幸いなことに、この課題に対する簡単な解決策は、ビデオ会議ツールとビデオコンテンツ管理システム（ビデオCMS）を連携させることだけです。 

動画CMSを活用することで PanoptoのようなPanopto ビデオ会議ソリューションPanopto 、安全で検索機能付きの社内向け動画ポータル（ 社内専用のYouTube のようなもの）を構築でき、社員のコラボレーションを容易にし、生産性を向上させることができます。つまり、会議の録画を活用して、以下のようなことが可能になります： 

• 動画を安全に保存・共有： 会議の録画を、長期保存容量無制限の、モバイル対応の安全な動画ライブラリに自動的にアップロードします。
• 閲覧者の権限とアクセスを管理する： 管理者が共有制限、コンテンツの保存ポリシー、および可用性を大規模に管理できるようにします。
• 文字起こしと検索： すべての録音内容を自動的に文字起こしし、会議中に発話された言葉や表示された内容を検索可能にします。
• 録画の編集： 話題から外れた議論を編集して削除し、新しいコンテンツやクイズなどを追加することで、会議の録画を迅速に、より正式な情報資産へと変換できます。
• 視聴者のエンゲージメントを把握する： 動画の視聴回数を分析し、最も視聴されているコンテンツを把握し、視聴動向に基づくエンゲージメントデータを他のシステムにエクスポートします

では、会議の録音に最適なアプリは何でしょうか？

現在お使いのツールを継続して活用し、Panoptoのような動画管理システム（CMS）と連携させてください。詳細を知りたい方は、以下のリンクをクリックして、Panopto組み込まれたビデオ会議連携機能についてご確認ください。これにより、大規模な会議の録画を自動化する、包括的なクラウドベースのソリューションをご利用いただけます：

• Zoom とPanopto
• Webex Meetings +Panopto
• GoToMeeting +Panopto
• BlueJeans +Panopto
• Skype for Business とPanopto

Panoptoを利用して、組織内で会議の録画機能を有効にする

Panoptoエンタープライズ向けビデオプラットフォーム は、会議、研修、プレゼンテーションの録画を支援し、オンデマンド動画コンテンツをアーカイブすることで、後日の検索、発見、再利用を可能にします。Panopto 動作をご覧になりませんか？ 無料でお試しください。