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会議を録音する最善の方法

米国だけでも、毎日3,600万から5,600万件のビジネス会議が開かれており、従業員は平均して毎月62の会議に出席している。そして残念なことに、これらの会議で交わされた貴重な情報の多くは、ほんの一瞬後に失われてしまう。 では、ミーティングを録音するにはどのような方法があるのでしょうか？

会議が終わってから1時間後、社員は議論された内容の44％しか思い出せない。そして、会議から6日後には、その数字は25パーセントにまで低下する。 

忘却曲線」に打ち勝つために、私たちは皆、会議の重要な瞬間を記録して後で参照できるようにする独自の方法を考案してきた。ほとんどの人にとって、それは次のようなものだ。 手書きのメモを取る自分たちのために非公式に、あるいは会議の議事録として正式に作成し、後で出席者全員で共有する。

しかし、会議の文書化戦略として、手作業でメモを取ることは、よくても非効率的である。さらに悪いことに、そうすることで、ディスカッションのほんの一部しか把握できず、画面共有やホワイトボードのような、よく共有される視覚的な補助資料も何もないことが保証される。

会議を録音する最善の方法

もちろん、メモを取ることは会議を記録する一つの方法に過ぎない。 

会議の記録をより完璧に残したいと考えている人たちには、もうひとつの選択肢がある。それは、設定が簡単で、ノートブックでは不可能なほど詳細な、シンプルなソリューションだ。ポケットの中のスマートフォンと、利用可能な音声録音アプリのいずれかを使用するだけで、多くの人が出席するすべての会議や電話会議を録音し始めている。

しかし、会議の完全な音声録音は、手書きのメモよりも多くの議論を確実に捉えることができる一方で、ボイスレコーダーアプリは会議全体を捉えることはできません。また、会議中の重要な瞬間を簡単に再確認できるようにする点でも不完全だ。会話の特定の部分を再生したい場合、録音をざっと読み返して関連する部分を探すか、単に会議の全文を聞き直すしかない。

では、会議の詳細をすべて把握するためのより良い方法は何だろうか？

会議全体のビデオを録画する。 

あなたのビジネスがすべての会議を記録すべき10の理由

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Zoom、GoToMeeting、Blue Jeans、Skype For Business（Microsoft Teamsの一部になりつつある）など、最近のビデオ会議ソリューションのほとんどは、録音を押すだけで会議の音声、ビデオ、画面共有をキャプチャできるネイティブ・サポートを提供している。 

また、全員を同じ部屋に集めることができたとしても（今日の職場では並大抵のことではありません）、ビデオ会議ソフトウェアと室内のAVシステムを組み合わせて、会議や会議室でビデオを録画することができます。

いずれにせよ、録画ボタンを押したら、あとはいつも通りに会議をするだけで、カメラが会議の記録をすべて作成してくれる。 

すべての会議を録画するメリット

会議は、詳細について議論し、新しいアイデアを検討し、調整を図り、意思決定を行う場である。しかし、必要なときに参照できるような会議の完全な記録がなければ、チームは、会議中にすでに利用可能であったにもかかわらず、会議後に失われたり忘れられたりした情報を探し出し、再共有するために貴重な時間を浪費してしまいます。

そのため、より多くの企業が大規模な会議キャプチャを可能にしています、 すべてのビデオ会議の録画を録画する。これは斬新な生産性とコラボレーション戦略であり、多くの理由から勢いを増している：

  1. ディテールを失ったり忘れたりすることはありません。会議のすべての議論、すべての決定、すべての画面共有がキャプチャされるため、誰が何を言ったかを知ることができ、人々が会議中に参照した視覚資料を見ることができます。
  2. 会議中の集中力と参加率の向上。会議の録音を保証することで、出席者はメモを取ることなく全神経を集中させることができ、会議リーダーはコンピューター画面による注意散漫を最小限に抑えることができます。
  3. スケジュールの競合による影響を最小限に抑える。ミーティングに適切な人数を集めることは、プロジェクトを進める上で障害になることがあります。会議を詳細に録画しておけば、予定が埋まっている人も会議の様子を見ながら貢献することができ、より早く作業を進めることができます。
  4. 新しい貢献者を迅速にスピードアップさせる。 進行中のプロジェクトやイニシアティブに参加することになった人は、過去のミーティングの録画を見たり検索したりすることで、プロジェクトに貢献するために必要なすべての詳細を得ることができます。ダウンロードミーティングをスケジュールし、新しい人がプロジェクトに参加する前に実際にミーティングに参加していた人からの情報を待つよりも、はるかに効率的です。
  5. 会議室以外でのコラボレーションをサポート 専門家がすでに発表した内容に加え、説明資料を作成するために余分な時間を費やすことなく、会議で浮上した知識や情報を即座に共有できます。
  6. 会議のアーカイブを見直すことで、プロジェクトの成果を向上させる。過去の意思決定の経緯と理由を理解し、教えられるべき瞬間を特定し、次のステップの可能性のあるアイデアへの洞察を得る。

しかし、レコーディングは最初のステップに過ぎないことを忘れないでください。

もちろん、会議を録画したビデオを持っているだけでは、その利点を十分に引き出すことはできません。ビデオに保存された情報を簡単に検索し、視聴し、共有できるようにする必要があります。

ビデオ会議システムには、増え続ける会議の録画ライブラリーや、以下のようなビデオベースの情報資産を作成・管理するためのソリューションは含まれていません。 社員研修ビデオや 企業コミュニケーションビデオ.

幸いなことに、この課題に対する簡単な解決策は、ビデオ会議ツールとビデオコンテンツ管理システム（またはビデオCMS）を組み合わせることだ。

ビデオCMSを使用することで ビデオ会議ソリューションと並行して ビデオ会議ソリューションPanopto 、安全で検索可能な社内向け動画ポータル（Panopto のようなもの）を構築できます。 プライベート版YouTube のような）を構築できます。これにより、従業員のコラボレーションが容易になり、生産性が向上します。つまり、会議の録画を次のような用途に活用できるのです： 

  • ビデオを安全に保存・共有： 会議の録画を安全でモバイル対応のビデオライブラリに自動的にアップロード。
  • 視聴者の権限とアクセスを管理：管理者は、共有制限、コンテンツ保持ポリシー、可用性を大規模に管理できます。
  • 書き起こし＆検索： すべての録音を自動的に書き起こし、会議中に話された言葉や表示された言葉を検索可能にします。
  • 録音の編集：トピックから外れたディスカッションを編集したり、新しいコンテンツやクイズなどを追加して、会議の録音をより正式な情報資産にすばやく変換できます。
  • 視聴者のエンゲージメントを把握：動画視聴を監査し、どのような視聴者が最も視聴しているかを把握し、視聴を意識したエンゲージメントデータを他のシステムにエクスポートします。

では、会議の記録に最適なアプリは何だろうか？

既存のツールを使い続け、PanoptoのようなビデオCMSと連携していることを確認してください。詳細を知りたいですか？大規模な会議の自動録画を実現する、クラウドベースの包括的ソリューションPanopto組み込みビデオ会議連携機能について、以下のリンクをクリックしてご覧ください：

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