米国だけでも、毎日36~56百万件のビジネスミーティングが行われており、社員は平均して毎月62回のミーティングに参加しています。 

 

忘却曲線は、なぜ私たちが会議の記録をより良くしなければならないかを説明するのに役立ちます。

そして残念なことに、その会議で交わされた貴重な情報の多くは、ほんの一瞬で失われてしまいます。 

会議が終わって1時間後、社員は議論された内容の44%しか思い出せません。さらに、会議の6日後には、その数字は25%にまで減少します。 

忘却曲線に打ち勝つために、多くの人が、あとで参考にするために、自分なりに会議の中で大切な内容を記録ています。多くの人にとって、 メモをとることがそれにあたります。メモは、自分のためだけのメモである場合もあれば、会議の議事録として、後で出席者全員に共有することができるものである場合もあります。 

しかし、会議の記録を取る方法として、手でどんなに良いメモを取ったとしても、それは効率的とは言えません。— なぜなら、議論の中の一部分しかメモには残されておらず、かつ画面共有やホワイトボードで視覚的に見た情報はメモに残されていないからです。

会議の内容を、もっと鮮明に記録する

もちろん、メモを取ることは、会議を記録するための一つの方法に過ぎません。 

会議の記録をよりパーフェクトにしたいと考えている人には、別の選択肢があります。簡単な設定をするだけで、これまでのノートPCでは不可能だった、詳細にわたる記録を取ることができます。ポケットの中のスマートフォンとボイスレコーダーアプリがあれば、多くの人が参加するような会議や電話会議でも、録画・録音することができます。

しかし、ボイスレコーダーアプリでは、手書きのメモよりも会議の内容をうまく記録することはできません。会話の中における特定の部分を再生したい場合は、録音全体に目を通し、関連する部分を探すか、単に会議の全体をもう一度聞くしかないからです。

では、会議を詳細にわたって、すべて記録するにはどうすればいいのでしょうか?

会議の一部始終を、動画で録画すれば良いのです。 

Zoom、GoToMeeting、Blue Jeans、Skype For Business (Microsoft Teamsの一部になりつつある)など、最新のビデオ会議ソリューションのほとんどには、録画ボタンを押すだけで会議の音声、ビデオ、画面共有をキャプチャーする機能があります。 

また、全員を同じ部屋に集めることができたとしても(最近の職場では簡単なことではありませんが)、ビデオ会議ソフトウェアと室内のAVシステムを併用することで、会議室やカンファレンスルームでビデオを録画することができます。

いずれにしても、録画ボタンを押した後は、いつものように打ち合わせをするだけで、会議の記録はすべてカメラが代行してくれます。 

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すべての会議を録画する利点

会議では、さまざまなことを議論し、新しいアイデアを検討し、調整を行い、意思決定を行います。しかし、必要なときに参照できる会議の完全な記録がなければ、チームは、会議中に話したのにも関わらず、忘れられたりした情報を探し出して再共有するという、無駄なことに時間を費やしてしまいます。

ビジネスがすべての会議を記録すべき10の理由そのため、ますます多くの企業が 会議の録画 を大規模に導入し、 組織内で行われるすべてのビデオ会議を記録しています。 これは、生産性とコラボレーションのための斬新な戦略であり、多くの理由から、より多くの組織で導入されてきています。

    1. 細かいところまで見逃さず、情報が失われません。 会議でのすべての議論、決定、画面共有が録画されるので、誰が何を言ったかがわかり、会議中に参照された視覚資料として確認することができます。 
    2. 会議中の集中力とエンゲージメントを高めます。 会議の録音を保証することで、出席者はメモを取らなくても十分な注意を払うことができ、会議のリーダーはコンピューター画面からの影響を最小限に抑えることができます。
    3. スケジュールの不一致による影響を最小限に抑えることができます。 会議に必要な人をすべて集めることは、プロジェクトを前進させるための障害となります。会議の詳細な記録があれば、スケジュールが埋まっている人でも会議の様子を見てから貢献することができ、仕事を早く進めることができます。
    4. 新しい担当者が迅速に仕事をこなせるようになります。 進行中のプロジェクトやイニシアティブに参加する人々は、過去のミーティングの録画を見たり検索したりして、プロジェクトに貢献するために必要なすべての詳細情報を得ることができます。これは、ダウンロード用のミーティングを予約して、新しい人がプロジェクトに参加する前に実際にミーティングに参加した人からの情報を待つよりも、はるかに効率的です。
    5. 会議室の外でのコラボレーションをサポートします。 会議で得た知識や情報を瞬時に共有することができ、専門家が説明資料の作成に時間をかける必要はありません。
    6. 会議のアーカイブを確認することで、プロジェクトの成果を向上させることができます。 過去の決定がどのように、そしてなぜなされたのかを理解し、教えられる瞬間を特定し、次のステップの可能性のアイデアを得るための洞察を得ることができます。

 

しかし、録画はあくまでも最初の一歩です。

もちろん、会議の様子を動画で記録するだけでは、その効果は十分に発揮されません。録画されたビデオの中にある情報を、チームが簡単に見つけ、見て、共有することができる必要があるのです。

ビデオ会議システムには、増え続けるライブラリーを作成・管理するためのソリューションは含まれていません。 会議の録画 などの映像の情報を保存できます。 社員研修用ビデオや社内コミュニケーションのためのビデオなども。.

幸いなことに、この問題を解決する簡単な方法があります。それは、動画会議ツールと動画コンテンツ管理システム(動画CMS)を組み合わせることです。 

を使用することで 動画CMSを利用することで、 Panoptoのようなソリューションをビデオ会議ソリューションと一緒に使用することで、安全で検索可能な社内ビデオポータルを作成することができます。 プライベートYouTube のように利用することで、社員がより簡単にコラボレーションし、より生産的に仕事ができるようにします。つまり、会議の録画でもっと多くのことができるようになるということです。 

  • 安全に保存& 動画を共有できます。 会議の録画を自動的にアップロードし、無制限の長期保存が可能。安全でモバイル対応のビデオライブラリを提供します。
  • アクセス権限の管理も簡単にできます。 管理者は、共有制限、コンテンツ保持ポリシーなどを大規模に管理できます。
  • 字幕をつけたり、動画内検索も簡単です。 すべての録音を自動的に書き起こし、会議中に話された言葉や表示された内容を検索できるようにします。
  • 記録を編集できます。 話題性のない議論を編集したり、新しいコンテンツやクイズなどを追加したりして、会議の記録をより高品質な動画に早変わりさせます。
  • 視聴者のエンゲージメントを分析できます。 ビデオの視聴状況を監査し、どのような人が最も視聴しているかを把握し、視聴状況を反映したエンゲージメントデータをエクスポートして分析できます。

 

Panoptoは最高の会議記録アプリの一つです。

もっと読む (英語): 動画コンテンツ管理

 

では、会議の記録に最適なアプリは何でしょうか?

すでに持っているツールを使い、それらがPanoptoのような動画CMSと連携できるかどうか見てみてください。下記のリンクをクリックすると、Panoptoのビデオ会議連携機能について表示されます。これにより、大規模な会議キャプチャを自動化するための完全なクラウドベースのソリューションが提供されます。

 

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Panoptoの 企業用動画プラットフォーム は、会議、トレーニング、プレゼンテーションを録画し、オンデマンドのビデオコンテンツをアーカイブすることで、後で検索、発見、再利用できるようにします。実際のPanoptoをご覧になりたいですか? こちらから無料でお試しいただけます。.