自動録画

すべての会社の会議を記録する10の理由

1月 3, 2020

今日の会議でまとめて過ごす時間は印象的です。

米国だけでも、労働統計局は毎日36〜5600万回のビジネスミーティングが開催されていると推定しています。平均して、従業員は毎月62の会議に出席します。

多くの人々が会議に専念している中で、ほぼすべての組織リーダーは、会議生産性を向上させ、負担を軽減し、リアルタイムのコラボレーション会議がもたらすメリットをより多く享受する方法を模索し始めています。

結局のところ、いくつかのFortune 500企業がすでに発見しているこの課題に対する簡単な解決策があります。それは、会社のすべての会議を記録することです。

会議を記録することで、会議室でもビデオ通話でも、従業員がすでに行っている会話を貴重な情報リソースに変えることができます。これにより、会議が従業員から離れる時間を最小限に抑え、会議が収益に与える影響を最大化できます。

会議の録画を開始する 10 の理由

1.会議を見逃す必要はありません。

プロジェクトを前進させる上で適切な人材を同時に集めることが最大のハードルになる場合があります。Web 会議は地理的な障壁を取り除くことができますが、同時に2つの会議に出席したり、世界の反対側の同僚間のスケジューリングの課題を排除したりすることはできません。

会議やプレゼンテーションのビデオを録画することで、会議室の人が見ることができるディスカッションやビジュアルを見逃す必要がなくなります。オンデマンドビデオは、地理的な距離や土壇場のスケジュールの競合に関係なく、直接参加できない出席者と共有できるため、会議でカバーされている同じ情報に全員がアクセスできます。

さらに、会議の記録を開始すると、忙しい従業員やリーダー（多くの場合、複数の方向に引っ張られます）がスケジュールをより細かく制御できるようになります。人々は最も影響力のある会議に時間を割り当てることができるため、会議への招待は先着順ではなくなりました。それでも、直接参加できなかった優先度の低い会議を確認して貢献することができます。

2.会議への集中力と関与を向上させます。

会議のビデオを録画すると、提示されて話し合われたすべてのことを正確に記録できます。「先週の会議で話し合ったのではないか」と考えたことがある人にとっては、完璧なフォールバックリソースです。

参加者は、録音が利用可能になることがわかっている場合、後で何かを参照する必要がある場合に備えて、多量のメモを取る必要はありません。また、会議のリーダーは、出席者がコンピュータの画面上の注意散漫を最小限に抑えるように簡単に要求できます。これにより、従業員はより深く集中して参加でき、会議をさらに価値があり効果的にすることができます。

3.作業の複製に費やす時間を削減します。

プロジェクトマネージャーと会議のリーダーは、今では、会議の直後にコンピューターの前に座って、メモ、次のステップ、その他のアクションアイテムを入力してチームに送信することに時間を費やしています。

ただし、会議の記録があれば、それはもはや必要のないステップです。代わりに、会議の所有者は会議のビデオ自体へのリンクを送信でき、チームメートはその記録をすばやく検索して、必要なときに必要な詳細を見つけることができます。

そのすべてが、チームがプロジェクトをさらに進展させるためにより多くの時間を解放します。もちろん、個人ベースでは時間の節約はわずかかもしれませんが、従業員一人ひとりが毎月平均62回の会議に出席していることを考えると、これらすべての分と時間がどのように加算されるかを簡単に確認できます。

4.細部が紛失したり忘れられたりすることはない。

ミーティングは、人々に大量の情報について話し合う時間を与え、電子メールのスレッドよりも早く合意に達することができるため、価値があります。

しかし、手書きのメモ、議事録、オーディオ録音でさえ、会議中に使用された実際のスライド、画面共有、ホワイトボードだけでなく、すべてのディスカッションとすべての決定を記録することはできません。特に、会議のメモや議事録は、ノートテイカーの見方にも影響されます。つまり、異なる人々が会議のさまざまな部分を異なる方法で文書化することを意味します。

ビデオ録画では、それが起こったとおりに正確に記録されるため、誰が何を言ったのか、具体的な詳細が共有されたのか、どの決定が行われたのか（そしてどのように）、どのアクションアイテムが割り当てられたのかを正確に知ることができます。

キャプチャされ、Panoptoと共有されるプロジェクトステータスミーティングをご覧ください。

5.新しいコントリビューターを素早くスピードアップしましょう。

プロジェクトが最初から最後まで直線的に進むことはめったにありません。チームは、優先順位が変わると変更されたり、新しい専門知識が必要になったときに拡大したりすることがよくあります。それが起こるたびに新しい貢献者を迅速にスピードアップさせるのはプロジェクトマネージャー次第です。

以前のミーティングの記録は、進行中のプロジェクトの進捗状況と目標について新しいチームメンバーに説明する時が来ると、非常に価値があります。新しいコントリビュータは、ダウンロード会議をスケジュールし、プロジェクトに関係する他のユーザーからの情報を待つために作業を一時停止しなくても、過去のミーティングをレビューして、プロジェクトの作業を開始するために必要なすべての詳細を取得できます。

6.会議室の外で共同作業します。

今日では、メール、共有ドキュメント、Slack などの生産性ハブを通じて、会議室外（または電話会議を超えて）コラボレーションを継続することに慣れています。ただし、これらのコミュニケーションソリューションのいずれも、会議中に発生した特定のディスカッションを簡単に参照できるわけではありません。さらに悪いことに、まったく新しいドキュメントやメッセージングスレッドの作成が必要です。

会議を録画すると、他のメッセージングチャネルを通じてビデオ内の正確な瞬間へのリンクを共有するか、会議の記録内で共同作業を行うことで、ユーザーが詳細を参照できる完全なドキュメントがあります。Panopto のようなビデオプラットフォームでは、タイムスタンプ付きのコメントを残すだけでなく、録音中にディスカッションをスレッド化することもできます。

重要なのは、会議が情報を交換し、プロジェクトを動かし続ける貴重な機会である限り、それでも時間によって縛られているからです。会議の記録をチームの他の非同期通信の便利な一部として有効にすると、会議と他のコミュニケーションの両方がより完全になり、より便利になります。

7.ここにたどり着いた経緯と、決定が下された理由を理解する。

変更イニシアチブ、重要なプロジェクト、会計四半期が近い中、ほとんどの組織は「死後」を開催し、どのような結果がどこで、どのような結果が得られたか、そして将来何をすべきかを検討する上で大きな価値を見出しています。

しかし、重要なマイルストーンと決定が長期間にわたって発生する場合、または大規模なプロジェクトに数十人と数百の可動部品が含まれる場合、作業を支援したすべての重要な瞬間を正確に思い出すのは難しい場合があります。

検索可能な会議の記録アーカイブとトランスクリプトは、うまくいったこととうまくいかなかったことから学びたいと考えているリーダーに、より完全なコンテキストと洞察を提供できます。

8.制度的知識のライブラリをコンパイルする。

国民に情報と制度的知識を共有してもらいたいしかし、会議でそうすることは、従業員にとって両刃の剣になり得ます。会議で役に立つものや洞察に満ちたものを共有すると、他の誰にとっても物事が容易になり、チームメンバー自身にとってより多くの仕事や中断につながることがよくあります。そして、それはすぐに生産性に悪影響を及ぼす可能性があります。間違いなく、その専門家は1対1の説明者、または正式な書面による文書、またはその両方で、その知識を何度も共有するように求められます。

ただし、会議を録画してビデオライブラリにアーカイブする場合は、エキスパートに自分自身を繰り返すように依頼したり、すでに長い ToDo リストに多額のドキュメンテーションタスクを追加したりする必要はありません。代わりに、他の人は元の会議から関連する瞬間を見るだけです。さらに多くの情報を共有する必要がある場合、専門家はそれらの詳細を提示するビデオをすばやく記録できます。通常、ナレッジベースに追加する正式な文書を作成するのにかかる時間よりもはるかに短くなります。

さらに、組織での会議中に共有された知識と情報を収集することで、専門家とその貴重な洞察が会社を辞めた後でも、いつでも検索および参照できる組織の知識の大規模なライブラリを積極的に構築できます。

9.教えられる瞬間を発見し、透明性の文化を構築します。

密室での会議では、生産性だけでなく、従業員間の関係や士気さえも圧迫する可能性のある多くのことが起こる可能性があります。効率的な会議の実施と企業文化の透明性の促進に関しては、会議の記録を確認することで得られる多くの洞察があり、それは従業員の成長と発展を指導およびサポートするのに役立ちます。

会議の記録により、マネージャーやメンターだけでなく、会議のリーダー自身も会議がどのように行われたかを確認できます。会議を観察することは、人々が悪い会議行動を特定して修正するのに役立つだけでなく、対人コミュニケーションを適応させ、より生産的な会議を導くための日中の機会にも役立ちます。

10.ビジネスに関するこれまで発見できなかったインサイトを収集します。

Panoptoインテリジェントビデオ分析ほとんどの組織は、会議が今日のビジネスにどのような影響を与えているかについてほとんど知らない。自分で分析するための優れたツールがオンラインにいくつかありますが、
会議に費やしている時間がわかる作業カレンダーは、会社全体の情報を取得することは、ほとんどの企業にとって不可能ではないにしても困難です。

すべての会議を記録してアーカイブすると、新しいデータソースを作成します。このデータソースは、これまで利用できない一連の情報を分析して、職場の会議文化をどのように進化させるかを学び、より適切な決定を下すのに役立てることができます。ビジネスを効率的に運営。

ミーティングのキャプチャ：記録を押すだけではありません

会議を記録する（すでに持っている会議室テクノロジーとユニファイドコミュニケーションツールを使用して）は、重要なミーティングの瞬間を見直したり、ライブに参加できなかった会話を閲覧したりできるようにすることで、従業員の生産性を向上させるのに役立ちます。各インタラクション中に何が起こったかを記録します。

とはいえ、チームに「記録」を押すように促すことは、解決策の一部にすぎません。

生産性とコラボレーションを強化する手段として会議の記録を共有することの潜在的な価値を完全に解き放つには、実際に記録を共有する方法も見つける必要があります。そして、それがほとんどのアーリーアダプターをつまずかせるハードルです。

現在、多くの会議室にカメラが設置されており、ほとんどのビデオ会議ソリューションはネイティブの録画機能を提供しています。

しかし、会議が終わり、録音が終了すると、その貴重な情報にアクセスするために多くのフープを飛び越えることがよくあります。

録音だけでは十分ではありません。

会議の録画をインテリジェントに管理し、意図したオーディエンスとのみ安全に保持して共有し、それらの視聴者が共有されている動画のコンテンツに一貫してアクセスしてすばやく検索できるようにするためには、絶対に必要です。彼らと一緒に。

そのため、完全な会議キャプチャソリューションは単なる記録以上の機能を提供します。これらの録画が必要で、後でそれらの動画の検索、共有、視聴が簡単になりながら、すべてを安全に保ちます。

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