自動録音

会社の会議をすべて録音すべき10の理由

2020年1月3日

今日、私たちが会議に費やす総時間は驚くほど長い。

米国だけでも、労働統計局の推計によると、毎日3,600万から5,600万件のビジネスミーティングが開催されている。従業員は平均して、毎月62回のミーティングに出席している。

人々の1日の多くの時間が会議に費やされているため、ほぼすべての組織のリーダーたちは、会議が生産性に与える負担を軽減し、リアルタイムのコラボレーションや会議がもたらすメリットをより多く享受する方法を模索し始めている。

実は、この課題には簡単な解決策があり、すでに多くのフォーチュン500企業がその有効性に気づいています。それは、 ビデオ録画ソフトを使って社内のすべての会議を録画することです。

会議を録画することで、会議室での議論であれビデオ会議でのやり取りであれ、従業員がすでに行っている会話を貴重な情報源に変えることができます。これにより、会議に費やす時間を最小限に抑えつつ、会議が業績に与える影響を最大化することが可能になります。

会議の録画を始めるべき10の理由

1. 誰も会議を欠席する必要はありません。

プロジェクトを前進させる上で、関係者を一堂に集めることが最大の障壁となる場合があります。ウェブ会議は地理的な障壁を取り除くことはできますが、1人が同時に2つの会議に参加できるようにするわけでもなければ、地球の反対側にいる同僚とのスケジュール調整の難しさを解消するわけでもありません。

会議やプレゼンテーションを録画することで、会議室にいる参加者が見ている議論や資料を、誰も見逃すことなく確認できるようになります。オンデマンド動画は、地理的な距離や直前のスケジュールの都合などで直接参加できない出席者とも共有できるため、会議で取り上げられた情報を全員が同じように入手できます。

さらに、会議の録画を開始することで、多忙を極め、あちこちから引き裂かれることのある従業員やリーダーは、自身のスケジュールをより自在に管理できるようになります。会議への参加はもはや「先着順」ではなく、参加者は最も大きな成果を上げられる会議に時間を割くことができるようになります。また、直接出席できなかった優先度の低い会議についても、後から内容を確認し、意見を述べることも可能になります。

2. 会議における集中力と参加意欲を高める。

会議の動画を録画しておけば、発表や議論された内容のすべてを正確に記録として残すことができます。これは、「あれ、先週の会議でその件について話し合ったような気がするんだけど……」と思ったことがある人にとって、まさに頼りになる資料となります。

参加者が会議の録画が公開されることを知っていれば、後で参照するために大量のメモを取る必要がなくなります。また、会議の進行役は、参加者にパソコン画面上の不要な表示を最小限に抑えるよう、より容易に依頼できるようになります。これにより、従業員は集中してより深く会議に参加できるようになり、会議の価値と効果をさらに高めることができます。

3. 重複作業にかかる時間を削減する。

プロジェクトマネージャーや会議の進行役は、今や会議が終わるとすぐにパソコンの前に座り、メモや今後の手順、その他のアクションアイテムを打ち込んでチームに送ることに、ある程度慣れている。

しかし、会議の録画があれば、そのような手間はもはや不要です。代わりに、会議の主催者は会議の動画そのものへのリンクを送信でき、チームメンバーは必要な時にすぐにその録画を検索して、必要な詳細情報を素早く見つけることができます。

その結果、チームはプロジェクトの進捗をさらに加速させるための時間を確保できるようになります。もちろん、個人レベルで見れば時間の節約はわずかかもしれません。しかし、従業員一人ひとりが月に平均62回の会議に出席していることを考えれば、その数分、数時間が積み重なってどれほどの時間になるかは容易に想像がつくでしょう。

4. どんな細部も見落とされたり、忘れられたりしてはならない。

会議は、メールのやり取りだけでは不可能なほど多くの情報を話し合い、より迅速に合意形成を図ることができるという点で、非常に価値があります。

しかし、手書きのメモや会議の議事録、さらには音声録音でさえ、会議中に実際に使用されたスライド、画面共有、ホワイトボードほど、すべての議論や決定事項を正確に捉えることはできません。特に会議のメモや議事録は、記録者の視点によって左右されるため、人によって重要だと考える会議の異なる部分を、それぞれ異なる方法で記録することになります。

動画記録には、その場の様子がそのまま記録されるため、誰が何を言ったのか、具体的にどのような詳細が共有されたのか、どのような決定がなされたのか（そしてその経緯は）、そしてどのアクションアイテムが割り当てられたのか、を正確に把握することができます。

Panoptoで録画・共有されたプロジェクト進捗会議をご覧ください：

5. 新規の貢献者がすぐに業務に慣れるようにする。

プロジェクトが開始から完了まで一直線に進むことはめったにありません。優先順位が変わればチーム構成も変わり、新たな専門知識が必要になればチームは拡大することもよくあります。そうした変化が生じるたびに、新しいメンバーを迅速に戦力化するのは、プロジェクトマネージャーの役割です。

過去の会議の記録は、進行中のプロジェクトの進捗状況や目標について新しいチームメンバーに説明する際、非常に役立ちます。作業を中断して進捗報告会を設定したり、プロジェクト関係者からの情報を待ったりする必要がなく、新しいメンバーは過去の会議の記録を確認するだけで、プロジェクトに着手するために必要なすべての詳細を把握することができます。

6. 会議室の外でも協力し合う。

今日では、メールや共有ドキュメント、Slackのようなコミュニケーションツールを通じて、会議室の外（あるいは電話会議の枠を超えて）協業を続けることが当たり前になっています。しかし、こうしたコミュニケーション手段のいずれも、会議中に交わされた具体的な議論を簡単に参照できるようにするものではありません。さらに悪いことに、まったく新しいドキュメントやメッセージスレッドを作成しなければならない場合もあります。

会議を録画すれば、詳細を確認できる完全な記録が残ります。他のメッセージングツールを通じて動画の特定の場面へのリンクを共有したり、録画データ内で直接共同作業を行ったりすることで、参加者は必要な情報を参照できます。Panopto のような動画プラットフォーム Panopto 、タイムスタンプ付きのコメントを残せるだけでなく、録画データ内でスレッド形式のディスカッションを行うこともPanopto 。

重要なのは、会議が情報を交換し、プロジェクトを前進させるためのかけがえのない機会である一方で、やはり時間という制約があるからです。会議の録画を、チームのその他の非同期コミュニケーションにおいて有用な要素として活用できるようにすることで、会議そのものも、その他のコミュニケーションも、より充実したものとなり、より有益なものになるでしょう。

7. なぜ現在の状況に至ったのか、またなぜそのような決定がなされたのかを理解する。

変革の取り組みや重要なプロジェクト、四半期決算が終了する時期になると、多くの組織は「事後検証」を行うことに大きな価値を見出しています。そこでは、どのような結果が得られたか、その結果に至るまでの経緯、そして今後どうすべきかを振り返ります。

しかし、重要な節目や決定が長期間にわたって行われる場合や、大規模なプロジェクトに数十人の関係者と数百もの要素が絡んでいる場合、その仕事を前進させるのに役立ったすべての重要な瞬間を、誰であれ正確に思い出すのは難しいものです。

検索可能な会議の録画アーカイブや議事録は、うまくいった点や、そうではなかった点から学びを得ようとするリーダーたちにとって、より包括的な背景情報や洞察を提供することができます。

8. 組織の知見をまとめた資料を作成する。

社員には情報や組織の知見を共有してほしいと願っていることでしょう。しかし、会議の場で行うことは、従業員にとって諸刃の剣となり得ます。会議で有益な情報や洞察を共有することは、他の全員にとって物事を円滑にするかもしれませんが、その一方で、その情報を共有した本人にとっては、業務の負担が増えたり、作業が中断されたりすることにつながりやすいのです。そして、その専門家は間違いなく、1対1の説明や正式な文書作成、あるいはその両方で、その知識を何度も共有するよう求められることになるため、その生産性にすぐに悪影響を及ぼす可能性があります。

しかし、会議を録画してビデオライブラリに保存しておけば、専門家に説明を繰り返し求めたり、すでに山積みのタスクリストに多大な文書作成作業を追加させたりする必要はありません。その代わりに、関係者は元の会議の該当箇所を視聴するだけで済みます。さらに詳しい情報を共有する必要がある場合でも、専門家はそれらの詳細を説明する動画をすぐに録画できます。これは通常、ナレッジベースに追加するための正式な文書を作成するよりも、はるかに短い時間で済みます。

さらに、組織内の会議で共有された知識や情報を記録しておくことで、専門家やその貴重な知見が社を去った後でも、いつでも検索・参照できる膨大な組織知識のライブラリを、企業が主体的に構築できるようになります。

9. 学びの機会を見出し、透明性のある風土を築く。

非公開の会議では、生産性だけでなく、従業員間の関係や士気さえも損なうような事態が数多く起こり得ます。効率的な会議の運営や、企業文化における透明性の向上を図る上で、会議の録画を振り返ることで多くの気づきを得ることができ、それが従業員の成長と能力開発を指導・支援する一助となります。

会議の録画を活用すれば、マネージャーやメンターだけでなく、会議の進行役自身も、会議がどのように進められたかを確認することができます。会議の様子を客観的に見ることで、参加者は不適切な会議の進め方を認識して改善できるだけでなく、対人コミュニケーションの在り方を見直し、より生産的な会議を進行するための改善点を見出すことができるでしょう。

10. これまで把握できなかった自社のビジネスに関する知見を集める。

Panopto 動画分析多くの組織は、会議が現在のビジネスにどのような影響を与えているかについて、実際にはほとんど把握していません。オンラインには、自社の状況を分析するための便利なツールがいくつかありますが、
会議にどれだけの時間を費やしているかを把握できる業務カレンダーはあっても、会社全体としてその情報を得ることは、多くの企業にとって困難であり、場合によっては不可能に近い。

すべての会議を録画・保存することで、これまでにない一連の情報を提供する新たなデータソースが生まれます。この情報を分析することで、職場の会議文化をいかに発展させるかについて学び、より良い意思決定を行うだけでなく、ビジネス全般をより効率的に運営するためのヒントを得ることができます。

会議の録画：単に「録画」ボタンを押すだけではない

既存の会議室設備やユニファイドコミュニケーションツールを活用して会議を録画することで、参加者は会議の重要な場面を後から確認したり、リアルタイムで参加できなかった会話の内容を確認したりできるようになり、生産性の向上につながります。また、各やり取りの記録を残すことで、企業としてのリスク管理にも役立ちます。

とはいえ、チームに「録画」ボタンを押すよう促すだけでは、解決策の一部に過ぎません。

会議の録画を共有することで生産性やコラボレーションを向上させるという潜在的な価値を最大限に引き出すには、実際に録画を共有する方法も見つけなければなりません。そして、それが多くの早期導入者がつまずく障壁となっているのです。

現在では、多くの会議室にカメラが設置されており、ほとんどのビデオ会議ソリューションには標準的な録画機能が備わっています。

しかし、会議が終わり、録音も完了すると、多くの場合、社員たちはその貴重な情報にアクセスするために、面倒な手続きを何度も繰り返さなければならない状況に陥ってしまいます。

単に録音するだけでは不十分です。

会議の録画データを適切に管理することは不可欠です。これにより、録画データを安全に保管し、意図した対象者のみに共有するとともに、対象者が共有された動画の内容に常にアクセスし、素早く検索できるようにすることが保証されます。

だからこそ、本格的な会議録画ソリューションは、単に録画するだけにとどまりません。録画した映像を、セキュリティを徹底しつつ、検索や共有、後での視聴が容易に行えるようにします。

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