自動録画

会社の会議をすべて録音する10の理由

1月3, 2020

今日、私たちが会議に費やしている時間の長さには目を見張るものがある。

米国だけでも、毎日3,600万から5,600万件のビジネス会議が開かれていると労働統計局は推定している。平均すると、従業員は毎月62の会議に出席している。

一日の多くの時間が会議に費やされる中、ほとんどすべての組織のリーダーは、会議が生産性に与える負担を軽減し、リアルタイムのコラボレーションと会議が提供するメリットをより多く享受する方法を模索し始めている。

結局のところ、この課題に対する簡単な解決策があり、フォーチュン500に名を連ねる企業がすでに発見している。

会議を録音することで、会議室であれビデオ通話であれ、従業員がすでに行っている会話を貴重な情報資源に変えることができ、会議が従業員から奪う時間を最小限に抑え、会議が収益に与える影響を最大限に高めることができます。

会議の記録を始める10の理由

1.誰も会議を欠席する必要はない。

プロジェクトを進める上で、適切な人材を同時に集めることが最大のハードルになることがあります。ウェブ会議は、地理的な障壁を取り除くことはできるが、一度に2つの会議に出席したり、世界の反対側にいる同僚間のスケジュールの問題を解消することはできない。

会議やプレゼンテーションのビデオを録画することで、ディスカッションや会議室にいる人が見ることのできるビジュアルを見逃すことがなくなります。オンデマンドビデオは、地理的な距離や直前のスケジュールの都合に関係なく、直接出席できない出席者と共有することができるため、誰もが会議で取り上げられた同じ情報にアクセスすることができます。

さらに、会議の記録を開始すると、多忙な社員やリーダー（多方面に引っ張られることが多い）は、スケジュールをより自由に管理できるようになります。会議の招待は、もはや先着順ではなく、最も影響力のある会議に時間を割り当てることができます。

2.会議への集中力と参加意識を高める。

会議のビデオを録画することで、社員は発表された内容や議論された内容をすべて正確に記録することができる。"先週の会議でそんなこと議論したっけ？"と思ったことのある人にとっては、完璧な予備資料となる。

出席者は、録画が利用できることを知っていれば、後で何かを参照する必要が生じた場合に備えて、大量のメモを取る必要がなくなる。また、ミーティングリーダーは、出席者に対し、コンピューター画面上で気が散るのを最小限に抑えるよう、より簡単に要求することができます。これにより、社員はより集中し、より深く会議に参加できるようになり、会議の価値と効果がさらに高まります。

3.重複作業に費やす時間を削減する。

プロジェクト・マネジャーやミーティング・リーダーは、ミーティングの直後にコンピューターに向かい、メモや次のステップ、その他のアクション・アイテムをタイプしてチームに送信することに慣れている。

しかし、会議の録画があれば、そのようなステップはもはや必要ありません。その代わりに、ミーティングのオーナーはミーティングビデオ自体へのリンクを送信することができ、チームメイトは必要なときに必要な詳細を見つけるために、その録画を素早く検索することができます。

そうすることで、チームのプロジェクトにより多くの時間を割くことができます。もちろん、個人単位では時間の節約はわずかかもしれない。しかし、社員一人ひとりが毎月平均62の会議に出席していることを考えれば、その分と時間がいかに積み重なるかは一目瞭然だ。

4.ディテールが失われたり、忘れられたりすることはない。

ミーティングは、電子メールのスレッドで議論するよりも早く、多くの情報を議論し、コンセンサスを得る時間を与えてくれるからだ。

しかし、手書きのメモや議事録、音声記録でさえも、会議中に実際に使用されたスライドや画面共有、ホワイトボードと同じように、すべての議論やすべての決定を記録することはできません。特に会議のメモや議事録は、メモを取る人の視点にも影響される。つまり、人によって重要だと思う会議のさまざまな部分を、さまざまな方法で記録することが予想されるのだ。

ビデオ録画は、その時の状況をすべて正確に記録するため、誰が何を言ったのか、具体的にどのような詳細が共有されたのか、どのような決定がなされたのか（そしてどのようになされたのか）、どのようなアクションアイテムが割り当てられたのかを正確に知ることができる。

Panoptoで撮影・共有されたプロジェクト・ステータス・ミーティングの様子をご覧ください：

5.新しい貢献者を迅速にスピードアップさせる。

優先順位が変わったり、新しい専門知識が必要になったときにチームが拡大することはよくあることだ。その都度、新しい貢献者を迅速にスピードアップさせることがプロジェクトマネージャーにかかっている。

新しいチームメンバーに進行中のプロジェクトの進捗や目標について説明するとき、過去のミーティングの録音があれば非常に便利です。ダウンロードミーティングのスケジュールを立てるために作業を中断したり、プロジェクト関係者からの情報を待ったりする代わりに、新しい貢献者は過去のミーティングを確認することで、プロジェクトの作業に必要なすべての詳細を得ることができます。

6.会議室の外で共同作業を行う。

今日、私たちは電子メール、共有ドキュメント、Slackのような生産性ハブを通じて、会議室の外（または電話会議の外）でコラボレーションを継続することに慣れています。しかし、これらのコミュニケーションソリューションでは、会議中に行われた特定のディスカッションを簡単に参照することはできません。

ミーティングを録画すると、他のメッセージングチャネルを通じてビデオ内の正確な瞬間へのリンクを共有したり、ミーティング録画内で共同作業を行ったりすることで、詳細を参照できる完全なドキュメントが作成されます。Panoptoのようなビデオプラットフォームでは、タイムスタンプ付きのコメントを残すだけでなく、録画内でスレッド形式のディスカッションを行うこともできます。

というのも、ミーティングは情報交換やプロジェクト進行のための貴重な機会であると同時に、時間に縛られるものでもあるからです。ミーティングの録音をチームの他の非同期コミュニケーションの一部として活用することで、ミーティングも他のコミュニケーションもより完全で有益なものになります。

7.私たちがどのようにしてここまで来たのか、なぜ決断が下されたのかを理解する。

変革の取り組み、重要なプロジェクト、そして会計年度が終了するとき、ほとんどの組織は、「事後報告」を行い、その結果がどのようなものであったのか、どのようにしてその結果に至ったのか、そして今後何をすべきなのかを見直すことに、非常に大きな価値を見出す。

しかし、重要な節目や決定が長い期間にわたって行われたり、大きなプロジェクトが何十人もの人々や何百もの可動部分を巻き込んだりする場合、仕事を進める上で重要なすべての瞬間を正確に思い出すのは誰にとっても難しいことである。

検索可能な会議記録のアーカイブやトランスクリプトは、うまくいったこと、うまくいかなかったことから学びたいリーダーに、より完全な文脈と洞察を提供することができる。

8.制度に関する知識のライブラリを作成する。

あなたは、社員が情報や組織的な知識を共有することを望んでいる。会議で有益なことや洞察に満ちたことを共有すれば、他のメンバーは楽になるかもしれないが、チームメンバー自身にとっては仕事が増えたり、中断されたりすることが多い。その専門家は、1対1の説明や正式な文書、あるいはその両方において、何度もその知識を共有するよう求められることは間違いないからだ。

しかし、会議を録画し、ビデオ・ライブラリにアーカイブしていれば、専門家に何度も繰り返してもらったり、ただでさえ長いToDoリストに膨大な文書作成作業を追加したりする必要はない。その代わり、他の人は単に元の会議の関連する瞬間を見ることができます。さらに情報を共有する必要がある場合は、専門家がその詳細を説明するビデオを素早く録画することができ、通常、ナレッジベースに追加するための正式な文書を作成するよりもはるかに短時間で済みます。

さらに、組織内で会議中に共有された知識や情報をキャプチャすることで、専門家やその貴重な洞察が会社を去った後でも、いつでも検索・参照可能な組織的知識の膨大なライブラリを積極的に構築することができます。

9.教えられる瞬間を発見し、透明性の文化を築く。

密室で行われる会議では、生産性だけでなく、社員間の人間関係や士気さえも低下させるようなことが起こる可能性があります。効率的な会議を実施し、企業文化の透明性を育むためには、会議の記録を見直すことで得られる多くの知見があります。

会議を録画することで、マネジャーやメンターだけでなく、会議のリーダー自身も会議の進め方を見直すことができる。ミーティングを観察することで、部下が悪いミーティング行動を特定し、修正するのに役立つだけでなく、対人コミュニケーションを適応させ、より生産的なミーティングをリードするための機会を日照らせることもできる。

10.あなたのビジネスについて、これまで発見できなかった洞察を集める。

Panoptoインテリジェントビデオ解析ほとんどの組織は、会議が今日のビジネスにどのような影響を与えているかについて、本当にほとんど知らない。オンライン上には、自社の会議を分析するのに便利なツールがいくつかあるが
ワークカレンダーを見れば、会議にどれだけの時間を費やしているかがわかるかもしれないが、会社全体の情報を得ることは、ほとんどの企業にとって不可能ではないにせよ、難しいことだ。

すべてのミーティングを記録し、アーカイブすることで、新しいデータソースが作成されます。このデータソースは、職場のミーティング文化をどのように進化させるか、そして一般的に、より効率的にビジネスを運営する方法について学び、より良い決断を下すために分析できる、これまでになかった情報一式を提供することができます。

ミーティングのキャプチャ：記録を押すだけではない

会議室のテクノロジーやユニファイド・コミュニケーション（UC）ツールを使って会議を録音すれば、会議の重要な場面を再確認したり、ライブで参加できなかった会話を見たりすることができるため、社員の生産性が向上します。

とはいえ、チームに "記録 "を押すように促すことは、解決策の一部にすぎない。

生産性とコラボレーションを強化する手段として、会議の録音を共有する潜在的な価値を完全に引き出すには、録音を実際に共有する方法も見つけなければならない。そしてこれが、ほとんどのアーリーアダプターをつまずかせるハードルである。

今では、多くの会議室にカメラが設置され、ほとんどのビデオ会議ソリューションがネイティブ録画機能を提供しています。

しかし、会議が終わり、録音が終わると、貴重な情報にアクセスするために、社員は多くの困難を乗り越えなければならなくなる。

レコーディングだけでは十分ではない。

会議の録画をインテリジェントに管理し、安全に保持し、意図した視聴者のみと共有できるようにし、視聴者が共有されたビデオのコンテンツに一貫してアクセスし、すばやく検索できるようにすることが絶対に必要です。

完全なミーティング・キャプチャー・ソリューションは、単に録画するだけではありません。録画されたビデオは、後で検索、共有、視聴することも簡単です。

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