Man könnte sich fragen, warum Meetings nicht produktiv sind. Diese Denkweise könnte zu der Annahme führen, dass es unmöglich sei, Meetings noch mehr zu hassen, als man es ohnehin schon tut.

Aber da würden Sie sich irren. 

Ehrlich gesagt, hassen die Leute nicht alle Meetings – sie hassen schlechte Meetings. Wir alle kennen dieses unvermeidliche Gefühl der Frustration, wenn ein ineffektives Meeting uns von anderen Aufgaben ablenkt oder unseren Arbeitsfluss stört und unser ganzer Tag dadurch weniger produktiv erscheint, als er hätte sein können. Noch schlimmer ist es, wenn das im Laufe des Tages in mehreren Meetings passiert.

Fragt man die Mitarbeiter, werden sie einem bestätigen, dass sie den enormen Nutzen von persönlichen Treffen zur Zusammenarbeit, zum Erstellen von Inhalten und zum Austausch detaillierter Informationen deutlich schätzen – viel effizienter als per E-Mail oder Messenger-Apps. Andernfalls hätten wir natürlich deutlich weniger Meetings im Kalender. 

Dennoch gelten Meetings bestenfalls als notwendiges Übel. Woran liegt das? Warum sind Meetings für die meisten Teams nicht produktiv?

Sind Meetings also wirklich nur Zeitverschwendung?

Wenn man das Problem genauer untersucht, zeichnet sich ein Muster ab. Meistens liegt die Ursache in der Art und Weise, wie Meetings ablaufen – unklare Ziele, ausschweifende Präsentationen, themenfremde Diskussionen, abgelenkte Teilnehmer und die Tatsache, dass wir alle nebenbei noch andere Aufgaben erledigen müssen, führen früher oder später zu Frustration. 

Muss es so sein? Kurz gesagt: Nein. 

Aber führen die meisten Ratschläge zur besseren Durchführung von Meetings tatsächlich zu besseren Meetings? Auch hier: Nein. 

Anstatt zuzulassen, dass schlechtes Verhalten in Meetings weiterhin die Zeitpläne der Mitarbeiter, die Arbeitszufriedenheit und den Unternehmenserfolg beeinträchtigt, erlassen Führungskräfte in Unternehmen überall neue – und oft fragwürdige – Regeln für die Durchführung effektiverer Meetings.

Von willkürlichen Begrenzungen der Sitzungsdauer oder der Teilnehmerzahl bis hin zur Anordnung, dass alle während der gesamten Sitzung stehen müssen, oder sogar der Benennung einer Person, die nur zum Protokollieren der Sitzung anwesend ist – diese viel zitierten „Best Practices“ tragen wenig dazu bei, schlechtes Verhalten in Sitzungen einzudämmen.

Darüber hinaus trägt all dieser fragwürdige Rat kaum zur Verbesserung von Meetings bei, sondern liefert Ihren Mitarbeitern vielmehr neue Gründe, diese zu hassen.

10 Tipps für Hygiene und Produktivität in Meetings, die Sie vermeiden sollten

Bevor wir uns den schlechtesten Ratschlägen widmen, möchten wir darauf hinweisen, dass es einige wirklich hilfreiche Tipps für produktivere Meetings gibt. Eine klare Agenda, pünktlicher Beginn und pünktliches Ende, das Versenden von Unterlagen im Voraus und die Zuweisung von Aufgaben am Ende tragen dazu bei, Meetings nützlicher und weniger frustrierend zu gestalten. 

Darüber hinaus gibt es jedoch eine Vielzahl fragwürdiger – ja sogar geradezu narzisstischer – Strategien für „effektive Meetings“, die Unternehmen regelmäßig in der Hoffnung anwenden, Meetings zu verbessern. 

Hier ist eine Liste der 10 schlechtesten Ideen, die häufig als gute Lösungen für produktivere Meetings angepriesen werden und die Sie besser vermeiden sollten: 

1. Planen Sie Besprechungen, die zu ungewöhnlichen Zeiten beginnen.

(Eine schlechte Idee, empfohlen von CBS News )

Sind Ihre Teammitglieder wenig begeistert von Ihren Meetings? Vielleicht gefallen sie ihnen besser zu ungewöhnlichen Zeiten! Diese Empfehlung lässt sich vielfältig variieren: von Meetings sehr früh am Tag oder sehr spät am Tag bis hin zu einem unerwarteten Startzeitpunkt, beispielsweise sieben Minuten nach der vollen Stunde. 

Die Annahme, unregelmäßige Terminplanung würde den Wert eines Meetings in den Augen der Mitarbeiter steigern, ist natürlich absurd. Die Teilnehmer bemerken vielleicht eher die Ungewöhnlichkeit dieser Strategie, sind aber vor allem von den zusätzlichen Störungen in ihrem Arbeitsalltag genervt. Niemand möchte extra früh kommen oder lange im Büro bleiben, um an Ihrem Meeting teilzunehmen, und die fehlende Regelmäßigkeit zwingt die Mitarbeiter dazu, ihren ohnehin schon vollen Terminkalender noch schwerer zu bewältigen.

2. Besprechungen sollten nur mittwochs stattfinden.

(Eine schlechte Idee, empfohlen von Forbes )

Stellen Sie sich vor, Sie könnten all Ihre Erledigungen nur an einem Tag pro Woche erledigen. Bankbesuche, Einkäufe, Reinigung, Arzttermine und alles andere – alles geht nur an diesem einen Tag, sonst muss es bis nächste Woche warten. Zugegeben, als Strategie zur Terminplanung klingt das zunächst verlockend – die restliche Woche steht Ihnen für Ihre persönliche Produktivität zur Verfügung! 

Innerhalb weniger Wochen werden Sie jedoch feststellen, dass die Beschränkung Ihres Teams auf ein Meeting pro Woche die Ineffizienz nur erhöht. Tatsächlich führt sie sogar zu zweifacher Ineffizienz. Erstens schaffen Sie ein Umfeld, in dem formelle Diskussionen und Entscheidungen bis zum festgelegten Termin aufgeschoben werden, wodurch die Arbeit unter Umständen bis zu einer Woche lang brachliegt . Zweitens, da jedes Meeting im selben 8-Stunden-Zeitraum stattfinden soll, wird der Tag jede Woche zum Albtraum, an dem die Terminkalender aller schnell komplett ausgebucht sind. Dies zwingt dazu, spontane Meetings Wochen oder Monate im Voraus anzusetzen, um Terminkonflikte zu umgehen. Meetings im Namen der Produktivität zu vermeiden, mag zwar ein überzeugendes Argument sein, wenn Sie der CEO sind, doch wenn alle Ihre Mitarbeiter diesem Beispiel folgen, riskieren Sie, Innovationen zu ersticken und den Fortschritt wichtiger Initiativen zu verzögern.

3. Lade nicht mehr als 7 Personen ein.

(Eine schlechte Idee, empfohlen vom Wall Street Journal )

Natürlich möchte niemand an einer Besprechung teilnehmen, die ihn nicht betrifft. Objektiv betrachtet fällt es kleineren Gruppen oft leichter, einen Konsens zu erzielen . Beschränkt man die Teilnehmerzahl jedoch willkürlich, riskiert man, wertvolle Erkenntnisse und Ideen derjenigen zu verlieren, die nicht eingeladen wurden – oder schlimmer noch, dass man später weitere Besprechungen mit den nicht Eingeladenen ansetzen muss. Man sollte sorgfältig überlegen, wer an den Besprechungen teilnehmen muss , und die richtigen Personen einladen, ohne sich an eine sinnlose und oft kontraproduktive Sitzplatzregelung zu halten.

4. Alle sollen aufstehen.

(Eine schlechte Idee, empfohlen von Lifehack.com )

Für diejenigen, die mit dem Konzept des Stehmeetings nicht vertraut sind: Die Idee dahinter ist, dass sich Menschen im Stehen unwohl fühlen, wodurch Meetings schneller ablaufen und somit auch schneller beendet werden. Zwar gibt es durchaus Situationen, in denen kurze, intensive Besprechungen sinnvoll sind (insbesondere in agilen Entwicklungsumgebungen, die genau darauf ausgelegt sind), doch Mitarbeiter durch Unbehagen zu verunsichern, um Zeit zu sparen, ist bestenfalls kurzsichtig. Sollten Stehmeetings tatsächlich schneller ablaufen – was durchaus umstritten ist –, liegt das wahrscheinlich nur daran, dass man die Mitarbeiter dazu animiert hat, weniger Details preiszugeben und weniger Fragen zu stellen.

Darüber hinaus können Stehbesprechungen diskriminierend gegenüber Menschen mit Behinderungen, altersdiskriminierend und sexistisch sein, wenn man die physische Dynamik zwischen verschiedenen Personengruppen betrachtet. Dies kann dazu führen, dass sich manche Teilnehmer unwohl fühlen und sich ganz von der Besprechung zurückziehen. Die Harvard Business Review erklärt hier , warum Stehbesprechungen nicht für jede Besprechung die richtige Lösung sind .

5. Planen Sie nur 15-minütige Besprechungen ein.

(Eine schlechte Idee, empfohlen von Fast Company )

Wir alle kennen Parkinsons Gesetz, das besagt: „Arbeit dehnt sich so lange aus, bis die zur Verfügung stehende Zeit vollständig genutzt ist.“ Demnach sollte es laut dieser Empfehlung kein Problem sein, jedes Meeting auf 15 Minuten oder weniger zu komprimieren – schließlich benötigen Sie ja nur deshalb mehr Zeit für Ihre Meetings, weil Sie sich mehr Zeit eingeplant haben, oder? Fast Company zitiert in seiner Empfehlung TED-Talks, um die „Wissenschaft“ hinter dieser Regel zu erklären. Laut TED-Universum sollte man jede Idee, egal wie komplex, in unter 18 Minuten präsentieren können. Wenn nicht, heißt es, man kenne sein Thema einfach nicht gut genug, um es verständlich zu präsentieren. 

Meetings sind keine Präsentationen und sollten es auch nicht sein – sie bieten Teammitgliedern die Möglichkeit, zusammenzuarbeiten und schwierige Probleme zu lösen. Es ist absolut berechtigt, von den Organisatoren zu erwarten, dass sie die Mindestzeit für die Agenda einplanen. Doch ein willkürliches (und objektiv kurzes) Zeitlimit führt eher dazu, dass immer mehr Meetings anberaumt werden, nur um die größere Aufgabe zu bewältigen, die man in einem längeren Meeting hätte erledigen können. Und genauso wichtig: Diese vielen kurzen Meetings bedeuten, dass die Mitarbeiter während des Arbeitstages ständig ihre Arbeit unterbrechen und wieder aufnehmen müssen. Diese Unterbrechungen wirken sich oft viel schädlicher auf die Produktivität aus .

Slack hat diese Tabelle erstellt, die als wesentlich vernünftigere Richtlinie für die Dauer von Meetings dient:

6. Ein Vorgespräch abhalten

Wann ist ein Meeting über ein bevorstehendes Meeting sinnvoll? Fast nie. Es gibt nur wenige Ausnahmen, in denen ein Planungsmeeting oder gar mehrere Vorbesprechungen im Vorfeld sinnvoll sein können. Diese betreffen fast immer die Vorbereitung auf ein wichtiges Organisationsmeeting, in dem bedeutende Unternehmensneuigkeiten verkündet werden. Wohlgemerkt, wir wollen hier nicht den Wert der Zusammenarbeit bei der Vorbereitung zukünftiger Aktivitäten schmälern, wie beispielsweise die Planung des Kick-offs einer wichtigen Veränderungsinitiative , die Vorbereitung einer vielbeachteten Software-Demo oder die Durchführung eines Walkthroughs vor einem Meeting mit externen Geschäftspartnern. All dies erfordert, dass Führungskräfte und Teilnehmer Informationen sammeln, Argumente prüfen und verfeinern sowie gemeinsam Ziele und Maßnahmen für das bevorstehende Meeting oder Event erarbeiten.

In den meisten Fällen, und sogar in einigen der oben genannten Ausnahmefällen, ist ein Vorgespräch überflüssig, wenn Ihr Team bereits effektiv zusammenarbeitet. Halten Sie einfach das reguläre Meeting ab und gehen Sie davon aus, dass sich alle professionell einbringen. Anschließend können Sie direkt mit der Arbeit beginnen. 

7. Verwenden Sie ein dafür vorgesehenes Sprechzeichen.

Ein Tennisball, ein Stift, ein Notizblock, eine Muschel – viele Organisationen haben versucht, Unterbrechungen in Besprechungen zu begrenzen, indem sie einen Gegenstand als „Sprechzeichen“ bezeichneten und es jedem verboten, zu sprechen, der diesen Gegenstand gerade nicht in der Hand hält. 

Wäre der Konferenzraum ein Kindergarten, könnte dies eine sinnvolle Methode sein, respektvolles Zuhören und das Abwechseln zu lehren. Aber seien wir ehrlich: Wenn Sie einen Stift brauchen, um Ihre Mitarbeiter oder Teammitglieder dazu zu bringen, die Ideen und Meinungen der anderen in einem Besprechungsraum zu respektieren, dann haben Sie wahrscheinlich größere kulturelle Probleme in Ihrem Unternehmen. Außerdem kann dieses Ritual Besprechungen erheblich verlangsamen und verlängern. Das will niemand.

8. Vermeiden Sie PowerPoint.

(Eine weitere schlechte Idee, empfohlen von Forbes )

„ Amazon hat PowerPoint komplett verboten, also sollten Sie es auch tun“, lautet die gängige Meinung heutzutage. Und da ist auch etwas Wahres dran – schließlich möchte niemand seine Zeit in einem Konferenzraum damit verbringen, sich eine ganze Präsentation Wort für Wort vorlesen zu lassen. Folien und andere visuelle Hilfsmittel jedoch komplett zu verbieten, geht zu weit. Richtig eingesetzt, können diese Elemente dazu beitragen, dass ein Meeting fokussiert bleibt, den Gesprächen Kontext verleihen und alle notwendigen Details für eine Entscheidungsfindung liefern.

Wollen Sie Ihre Meetings wirklich effizienter gestalten? Dann sollten Sie das Präsentieren selbst verbieten , nicht die Folien an sich. Wir alle kennen stundenlange Meetings, in denen der Organisator die ersten 45 Minuten mit Informationen verbracht hat, die man auch vorher per E-Mail hätte verschicken können. Das ist nicht PowerPoints Schuld, sondern die des Organisators. Genau das ist einer der Hauptgründe für unproduktive Meetings.

Hier ein nützlicher Tipp: Wenn es Informationen oder eine Präsentation gibt, die den Teilnehmern bei der Vorbereitung auf ein bevorstehendes Meeting helfen, senden Sie diese (per E-Mail, Memo oder Videopräsentation ) am Vortag! So kann sich jeder in einem freien Moment informieren, und Ihre Meetings können schneller beendet werden, da sich die Teilnehmer ganz auf die Diskussion und die zu treffenden Entscheidungen konzentrieren können.

9. Bieten Sie Anreize für die Teilnahme an

(Eine schlechte Idee, empfohlen vom CIO Magazine )

Essen, Prepaid-Karten, Geschenkgutscheine. Ja, viele Ihrer Mitarbeiter haben nichts gegen diese Strategie. Aber wenn Sie Leute bestechen müssen, damit sie an einem Meeting teilnehmen, sollten Sie dieses Meeting dann überhaupt abhalten? 

Selbst wenn Anreize geboten werden, nehmen die meisten Menschen nicht an Meetings teil, die sie als Zeitverschwendung empfinden – und selbst wenn sie erscheinen, ist kein aktives Engagement zu erwarten. Meistens rechtfertigt der finanzielle Aufwand die Teilnahme der wenigen Mitarbeiter nicht, deren einzige Motivation Essen oder Geld ist. Letztendlich ist es am besten, eine Agenda festzulegen und die Teilnehmer zur Teilnahme zu motivieren, damit sie einen sinnvollen Beitrag leisten können.

10. Einen festen Protokollanten benennen

(Eine schlechte Idee, empfohlen von Asana )

Wenn man jemanden damit beauftragt, während des Meetings Notizen oder ein Protokoll anzufertigen, erhält man eine schriftliche Aufzeichnung der Diskussionen, Entscheidungen und nächsten Schritte, auf die die Teilnehmer nach dem Meeting zurückgreifen können. Das ist wirklich eine hervorragende Idee. 

Aber warum sollte man einen seiner Mitarbeiter – jemanden, für dessen Beschäftigung man Geld bezahlt und der zweifellos Wichtigeres zu tun hat, als Stenografie zu beherrschen – zu einer Besprechung schicken, nur um Notizen zu machen, wenn man stattdessen alles per Knopfdruck aufzeichnen könnte? Niemand möchte Protokoll führen, und schlimmer noch: Diese Aufgabe zu übertragen, bedeutet fast immer, dass man zu beschäftigt ist, um sich aktiv an der Diskussion zu beteiligen.

Warum sind Meetings unproduktiv? Wie Sie Ihre Meetings effektiver gestalten können

In den letzten ein bis zwei Jahren hat eine neue Idee bei innovativen Unternehmensführern schnell an Popularität gewonnen, vor allem weil sie einfach in jedem Meeting umzusetzen ist und überraschend effektiv dazu beiträgt, bessere und produktivere Meeting-Verhaltensweisen zu fördern.

Jedes einzelne Treffen protokollieren

Durch die Aufzeichnung von Besprechungen und deren Archivierung in einer zentralen, durchsuchbaren Videobibliothek schaffen Sie eine perfekte Dokumentation der stattgefundenen Gespräche – auf die später sowohl die Anwesenden als auch diejenigen, die nicht teilnehmen konnten, sowie andere Mitarbeiter Ihrer Organisation, die nach Informationen suchen, die in Besprechungen besprochen wurden, an denen sie nicht teilgenommen haben, zurückgreifen können.

Die standardmäßige Aufzeichnung aller Meetings ermöglicht Ihren Mitarbeitern mehr Flexibilität und Kontrolle über ihre Tagesabläufe. So stellen Sie sicher, dass alle relevanten Personen an Meetings teilnehmen können, auch wenn sie nicht persönlich anwesend sein können. Da die Videoaufzeichnung das Anfertigen detaillierter Notizen überflüssig macht, können sich alle Teilnehmer aktiv an der Diskussion beteiligen. Panopto Insbesondere die Videoplattform von [Name der Plattform] transkribiert jedes Video automatisch für Sie, sodass niemand dies manuell tun muss, und alle Gespräche in Ihren Meeting-Aufzeichnungen können problemlos durchsucht werden.

Durch die Aufzeichnung von Meetings erhalten Ihre Mitarbeiter eine wertvolle Informationsquelle mit detaillierten Daten, auf die sie jederzeit zugreifen können – und das ganz ohne zusätzlichen Aufwand für Sie. Sie klicken einfach auf „Aufzeichnen“ und führen das Meeting wie gewohnt durch, nur ohne das Verfassen langer Zusammenfassungs-E-Mails oder „Nächste-Schritte“-Memos. 

Es ist der einfachste und effektivste Weg, Mitarbeiter einzubinden, ihre Konzentration zu fördern und letztendlich die Zusammenarbeit zu verbessern – sowohl während als auch nach dem Meeting. Nach der Videoanalyse können Sie möglicherweise erkennen, warum Meetings nicht produktiv sind.

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Panopto ist eine umfassende Videoplattform, mit der Unternehmen alle ihre Meetings automatisch aufzeichnen, transkribieren und in einer sicheren, durchsuchbaren internen Videobibliothek archivieren können. Sie lässt sich sogar in die führenden Videokonferenzsysteme integrieren, sodass Sie Ihre Meetings ganz einfach aufzeichnen können – ohne Ihre Meeting-Methoden ändern zu müssen. 

Von Forester für die „beste Unterstützung bei der Videosuche“ ausgezeichnet. Panopto Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, die gesprochenen und gezeigten Wörter in jedem Video Ihrer Bibliothek zu durchsuchen und direkt zu der Stelle zu springen, an der ein bestimmtes Thema besprochen wird. Dadurch werden Ihre Videos nicht nur zu einer nützlichen Dokumentation, sondern können auch zu einem wertvollen, als Referenz dienenden Bestandteil der Wissensdatenbank Ihres Unternehmens werden. 

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