Sie fragen sich vielleicht, warum Meetings nicht produktiv sind. Diese Denkweise könnte Sie zu der Annahme verleiten, dass es unmöglich ist, dass Menschen Meetings noch mehr hassen, als sie es ohnehin schon tun.

Aber Sie würden sich irren. 

Um fair zu sein, die Leute hassen nicht alle Besprechungen-sie hassen schlechte Meetings. Wir alle kennen das unvermeidliche Gefühl der Frustration, wenn eine ineffektive Besprechung uns davon ablenkt von der Erledigung anderer Aufgaben ablenkt oder unseren Arbeitsfluss unterbricht, so dass sich unser gesamter Tag weniger produktiv anfühlt, als er hätte sein können. Noch schlimmer ist es, wenn dies in mehreren Besprechungen über den Tag verteilt geschieht.

Fragen Sie einen beliebigen Mitarbeiter, und er wird Ihnen sagen, dass er einen enormen Nutzen in Meetings sieht, um effizienter zusammenzuarbeiten, Informationen zu erstellen und zu übermitteln, als dies über E-Mail oder Messaging-Apps möglich wäre. Wenn das nicht so wäre, hätten wir natürlich weniger Meetings in unseren Kalendern. 

Dennoch haben die Sitzungen den Ruf, bestenfalls ein notwendiges Übel zu sein. Doch warum ist das so? Warum sind Besprechungen für die meisten Teams nicht produktiv?

Sind Sitzungen also wirklich reine Zeitverschwendung?

Wenn man dem Problem auf den Grund geht, zeichnet sich ein Trend ab. In den meisten Fällen liegt das Problem in der Art und Weise, wie die Sitzungen ablaufen - unklare Ziele, mäandernde Präsentationen, themenfremde Diskussionen, abgelenkte Teilnehmer und die Tatsache, dass wir alle andere Aufgaben haben, die um unsere Zeit konkurrieren, führen dazu, dass wir alle irgendwann frustriert sind. 

Muss das so sein? Mit einem Wort: Nein. 

Aber verbessern die meisten Ratschläge zur besseren Durchführung von Besprechungen tatsächlich die Besprechungen? Auch nein. 

Anstatt zuzulassen, dass schlechtes Besprechungsverhalten weiterhin die Zeitpläne der Mitarbeiter, die Arbeitszufriedenheit und das Endergebnis des Unternehmens beeinträchtigt, führen Führungskräfte in Unternehmen überall neue - oftzweifelhafte - Regeln für die Durchführung effektiverer Besprechungen ein.

Von willkürlichen Obergrenzen für die Dauer von Besprechungen oder die Anzahl der Teilnehmer bis hin zur Aufforderung an alle, für die Dauer der Besprechung zu stehen oder sogar eine Person zu bestimmen, die nur an der Besprechung teilnimmt, um Notizen zu machen, tragen diese weithin zitierten "bewährten Praktiken" wenig dazu bei, schlechtes Verhalten in Besprechungen einzudämmen.

Hinzu kommt, dass all diese fragwürdigen Ratschläge wenig dazu beitragen, Meetings tatsächlich zu verbessern, während sie Ihren Mitarbeitern neue Gründe liefern, sie zu hassen.

10 Tipps für Hygiene und Produktivität in Meetings, die Sie vermeiden sollten

Bevor wir uns mit den schlechtesten Ratschlägen befassen, wäre es nachlässig, nicht darauf hinzuweisen, dass es einige wirklich hilfreiche Tipps für produktivere Sitzungen gibt. Das Festlegen einer klaren Tagesordnung, das pünktliche Beginnen und Beenden von Besprechungen, das Versenden von Unterlagen im Voraus und das Zuweisen von Aktionspunkten am Ende können dazu beitragen, dass Besprechungen nützlicher und weniger frustrierend werden. 

Darüber hinaus gibt es jedoch eine ganze Reihe fragwürdiger, ja geradezu narzisstischer Strategien für "effektive Meetings", die von Unternehmen regelmäßig in der Hoffnung auf eine Verbesserung der Meetings angewandt werden. 

Im Folgenden finden Sie eine Liste der 10 schlimmsten Ideen, die gemeinhin als gute Lösungen für produktivere Besprechungen angepriesen werden und die Sie wahrscheinlich vermeiden sollten: 

1. Planen Sie Sitzungen, die zu ungeraden Zeiten beginnen

(Eine schlechte Idee, empfohlen von CBS-Nachrichten)

Sind Ihre Teammitglieder nicht gerade begeistert von Ihren Sitzungen? Vielleicht finden sie sie zu ungeraden Zeiten besser! Diese Empfehlung kann in vielen Variationen ausgesprochen werden, von sehr frühen oder sehr späten Besprechungen bis hin zu Besprechungen, die zu einer unerwarteten Zeit beginnen, beispielsweise 7 Minuten nach der vollen Stunde. 

Die Vorstellung, dass eine unregelmäßige Terminierung den Wert einer Besprechung in den Augen der Mitarbeiter irgendwie erhöht, entbehrt natürlich jeder Logik. Die Teilnehmer werden vielleicht eher die Merkwürdigkeit dieser Strategie bemerken, aber sie werden vor allem durch die zusätzliche Störung ihres Arbeitstages irritiert sein. Niemand möchte zu früh im Büro erscheinen oder zu spät kommen, um an einer Besprechung teilzunehmen, und der Mangel an Konsistenz zwingt die Mitarbeiter dazu, ihren ohnehin schon vollen Terminkalender noch besser zu bewältigen.

2. Sitzungen nur am Mittwoch ansetzen

(Eine schlechte Idee, empfohlen von Forbes)

Stellen Sie sich vor, Sie könnten alle Ihre Besorgungen nur an einem Tag in der Woche erledigen. Die Bank, der Einkauf, die Reinigung, der Arztbesuch und alles andere - all das kann nur an diesem einen Tag erledigt werden, sonst muss es bis zur nächsten Woche warten. Zugegeben, als Strategie für das Management von Besprechungen klingt das zunächst einmal großartig - Sie haben den Rest der Woche für Ihre persönliche Produktivität zur Verfügung! 

Nach ein paar Wochen werden Sie jedoch feststellen, dass die Beschränkung Ihres Teams auf ein Treffen pro Woche nur die Ineffizienz erhöht. Und zwar in zweifacher Hinsicht. Erstens schaffen Sie ein Umfeld, in dem formelle Diskussionen und Entscheidungen auf den von Ihnen festgelegten Tag verschoben werden, wodurch die Arbeit möglicherweise bis zu einer Woche lang liegen bleibt . Zweitens wird erwartet, dass alle Besprechungen in demselben Zeitraum von acht Stunden stattfinden, was zu einem Albtraum von einem Tag in der Woche führt, an dem alle Termine schnell ausgebucht sind, so dass spontane Besprechungen Wochen oder Monate in die Zukunft verlegt werden müssen, um Terminkonflikte zu umgehen. Die Vermeidung von Besprechungen im Namen der Produktivität mag zwar ein überzeugendes Argument sein, wenn Sie der CEO sind, aber wenn alle Ihre Mitarbeiter diesem Beispiel folgen, laufen Sie Gefahr, Innovationen zu ersticken und den Fortschritt wichtiger Initiativen zu verzögern.

3. Laden Sie nicht mehr als 7 Personen ein

(Eine schlechte Idee, empfohlen vom Wall Street Journal)

Natürlich möchte niemand an einer Sitzung teilnehmen, die für ihn nicht relevant ist. Objektiv gesehen ist es für kleinere Gruppen oft einfacher, einen Konsens zu finden. Aber wenn man die Teilnahme an Besprechungen auf eine willkürliche Anzahl von Personen beschränkt, läuft man Gefahr, wertvolle Erkenntnisse und Ideen derjenigen zu verlieren, die nicht teilnehmen konnten - oder schlimmer noch, man muss später weitere Besprechungen mit denjenigen ansetzen, die nicht eingeladen wurden. Man sollte sich genau überlegen, wer an den Besprechungen teilnehmen soll, und die richtigen Personen einladen, ohne zu versuchen, sich an eine sinnlose und oft kontraproduktive Sitzordnung zu halten.

4. Alle sollen aufstehen

(Eine schlechte Idee, empfohlen von Lifehack.com)

Für diejenigen, die mit dem Konzept der "Stehenden Besprechung" nicht vertraut sind: Die Idee ist, dass Menschen sich unwohl fühlen, wenn sie stehen, so dass Besprechungen schneller ablaufen und somit schneller beendet werden. Und obwohl es in der Tat eine Zeit und einen Ort für Schnellfeuer-Kollaborationssitzungen gibt (insbesondere in "agilen" Entwicklungsumgebungen, die speziell für diese Art der Zusammenarbeit konzipiert sind), ist es bestenfalls kurzsichtig, den Mitarbeitern Unbehagen zu bereiten, um Zeit zu sparen. Wenn Besprechungen im Stehen schneller ablaufen, was immer noch zur Debatte steht, dann wahrscheinlich nur, weil Sie Ihren Mitarbeitern einen Anreiz gegeben haben, weniger Details mitzuteilen und weniger Fragen zu stellen.

Darüber hinaus können Besprechungen im Stehen, wenn es um die physische Besprechungsdynamik zwischen verschiedenen Arten von Menschen geht, zu Behinderungen, Altersdiskriminierung und Sexismus führen, was dazu führt, dass sich manche Menschen ängstlich fühlen und sich ganz aus der Besprechung zurückziehen. Die Harvard Business Review erklärt, warum Stehsitzungen nicht die richtige Lösung für jede Besprechung sind hier.

5. Nur 15-minütige Sitzungen ansetzen

(Eine schlechte Idee, empfohlen von Fast Company)

Wir alle kennen das Parkinsonsche Gesetz, das besagt: "Die Arbeit dehnt sich aus, um die für ihre Erledigung zur Verfügung stehende Zeit zu füllen." Daher wird in dieser Empfehlung behauptet, dass Sie kein Problem damit haben sollten, jede Besprechung auf 15 Minuten oder weniger zu beschränken - schließlich nehmen Sie nur deshalb mehr Zeit in Ihren Besprechungen in Anspruch, weil Sie mehr Zeit dafür eingeplant haben, nicht wahr? In der Empfehlung von Fast Company werden TED-Talks zitiert, um die "Wissenschaft" hinter dieser Regel zu erklären. Laut dem TED-Universum sollten Sie in der Lage sein, jede Idee, egal wie komplex, in weniger als 18 Minuten zu präsentieren. Wenn Sie das nicht können, sagt man Ihnen, dass Sie Ihr Thema einfach nicht gut genug kennen, um es einfach zu präsentieren. 

Aber Meetings sind keine Präsentationenund das sollten sie auch nicht sein - sie sind Gelegenheiten für Teammitglieder, zusammenzuarbeiten und schwierige Probleme zu lösen. Es ist absolut fair, von den Organisatoren von Besprechungen zu erwarten, dass sie so wenig Zeit wie möglich einplanen, um die Tagesordnung für eine Besprechung zu erfüllen. Das Festhalten an einem willkürlichen (und objektiv kurzen) Zeitlimit führt jedoch eher dazu, dass immer mehr Besprechungen anberaumt werden, die alle notwendig sind, um eine größere Aufgabe zu bewältigen, die in einer einzigen längeren Besprechung hätte erledigt werden können. Ebenso wichtig ist, dass all diese kürzeren Besprechungen dazu führen, dass die Mitarbeiter während des Arbeitstages ständig mit der Arbeit beginnen und sie unterbrechen, und diese Unterbrechungen sind für die Produktivität oft weitaus verheerender.

Slack hat dieses Diagramm zusammengestellt, das als vernünftiger Leitfaden für die Länge von Meetings dient:

6. Abhalten einer Vorbesprechung

Wann lohnt es sich, eine Besprechung über eine bevorstehende Besprechung abzuhalten? Fast nie. Es gibt nur sehr wenige Umstände Es gibt nur sehr wenige Fälle, in denen eine "Planungsbesprechung" oder sogar mehrere "Vorbesprechungen" im Vorfeld von Vorteil sind, und dabei handelt es sich fast immer um die Vorbereitung einer größeren organisatorischen Besprechung, in der wichtige Unternehmensneuigkeiten bekannt gegeben werden. Wir wollen hier nicht den Wert der Zusammenarbeit bei der Vorbereitung zukünftiger Aktivitäten in Abrede stellen, wie z. B. die Planung des Starts einer größeren Veränderungsinitiative, die Vorbereitung einer öffentlichkeitswirksamen Software-Demo oder die Durchführung eines Walk-Throughs vor einem bevorstehenden Treffen mit externen Geschäftspartnern. In all diesen Fällen müssen Führungskräfte und Teilnehmer Informationen sammeln, Argumente testen und verfeinern und gemeinsam Ziele und Maßnahmen für ein bevorstehendes Treffen oder Ereignis vorbereiten.

Aber für die meisten Besprechungen und sogar für einige der oben genannten Ausnahmen gibt es keinen Grund, eine Vorbesprechung abzuhalten, wenn Ihr Team bereits effektiv zusammenarbeitet. Halten Sie einfach die reguläre Besprechung ab und stellen Sie die Erwartung auf, dass jeder bereitwillig seinen Beitrag als Fachmann leistet, und gehen Sie dann wieder an die Arbeit. 

7. Verwenden Sie ein bestimmtes Sprechzeichen

Ein Tennisball, ein Kugelschreiber, ein Notizblock, ein Muschelhorn - viele Organisationen haben versucht, Unterbrechungen in Sitzungen einzuschränken, indem sie einen Gegenstand als "Redemittel" bestimmt haben und jedem, der diesen Gegenstand nicht in der Hand hält, das Reden verboten haben. 

Wäre der Konferenzraum eher ein Kindergarten, wäre dies vielleicht eine sinnvolle Methode, um respektvolles Zuhören und Abwechslung zu lehren. Aber seien wir ehrlich: Wenn Sie einen sprechenden Stift brauchen, um Ihre Mitarbeiter oder Teamkollegen dazu zu bringen, die Ideen und Meinungen der anderen in einem Besprechungsraum zu respektieren, dann haben Sie wahrscheinlich größere kulturelle Probleme in Ihrer Organisation. Hinzu kommt, dass dieses Ritual die Besprechungen verlangsamen und verlängern kann. Das will niemand.

8. PowerPoint vermeiden

(Eine weitere schlechte Idee, die von Forbes)

"Amazon hat PowerPoint verbannt verbannt, also sollten Sie das auch tun", lautet die gängige Meinung dieser Tage. Und ein Kern von Weisheit ist darin enthalten - schließlich muss niemand in einem Konferenzraum Zeit damit verbringen, jemandem zuzuhören, der ein ganzes Foliendokument wortwörtlich vorliest. Aber Folien und andere unterstützende visuelle Elemente zu verbieten, geht einen Schritt zu weit. Richtig eingesetzt, können diese Elemente dazu beitragen, ein Meeting auf Kurs zu halten, den Kontext für Gespräche zu liefern und alle Details zu liefern, die für eine Entscheidungsfindung erforderlich sind.

Wollen Sie Ihre Sitzungen wirklich effizienter gestalten? Sie sollten den eigentlichen Akt des Präsentierens während der Besprechungen verbieten, nicht die Folien selbst. Wir alle haben schon unter stundenlangen Besprechungen gelitten, in denen der Organisator die ersten 45 Minuten damit verbracht hat, Informationen zu präsentieren, die man auch schon vorher per E-Mail hätte schicken können. Das ist nicht die Schuld von PowerPoint. Es ist die Schuld des Organisators. Dies ist einer der Hauptgründe, warum Meetings nicht produktiv sind.

Hier also ein nützlicher Tipp: Wenn es Informationen oder eine Präsentation gibt, die den Teilnehmern bei der Vorbereitung auf ein bevorstehendes Treffen helfen, senden Sie diese Informationen (ob per E-Mail, Memo oder Video-Präsentation) am Tag zuvor! Auf diese Weise kann sich jeder auf den neuesten Stand bringen, wann immer er Zeit hat, und Ihre Besprechungen können schneller beendet werden, da sie sich nur auf die Diskussion und die zu treffenden Entscheidungen konzentrieren können.

9. Bieten Sie Anreize für die Teilnahme an

(Eine schlechte Idee, empfohlen vom CIO-Magazin)

Lebensmittel, Prepaid-Guthabenkarten, Geschenkkarten. Ja, viele Ihrer Mitarbeiter haben nichts gegen diese spezielle Strategie. Aber wenn Sie Menschen bestechen müssen, um an einer Sitzung teilzunehmen, sollten Sie dann überhaupt eine Sitzung abhalten? 

Selbst wenn Anreize geboten werden, werden die meisten Mitarbeiter nicht an einer Sitzung teilnehmen, die sie für Zeitverschwendung halten - und wenn sie doch kommen, sollten Sie nicht erwarten, dass sie sich engagieren. In den meisten Fällen sind die finanziellen Kosten die Teilnahme der wenigen Mitarbeiter nicht wert, deren einzige Motivation für ihre Anwesenheit das Essen oder Geld ist. Die beste Strategie, um Mitarbeiter dazu zu bringen, an Sitzungen teilzunehmen und etwas beizutragen , besteht darin, eine Tagesordnung festzulegen und sie zur Teilnahme zu bewegen.

10. Beauftragen Sie einen engagierten Mitschreiber

(Eine schlechte Idee, empfohlen von Asana)

Wenn Sie jemanden damit beauftragen, Notizen oder Protokolle für die Sitzung anzufertigen, erhalten Sie eine schriftliche Aufzeichnung der Diskussionen, Entscheidungen und nächsten Schritte, auf die die Teilnehmer nach der Sitzung zurückgreifen können. Das ist eine großartige Idee. 

Aber warum sollten Sie einen Ihrer echten, menschlichen Mitarbeiter - eine Person, für deren Anstellung Sie echtes Geld bezahlen und die zweifellos Besseres zu tun hat als zu stenografieren - an einer Besprechung teilnehmen lassen, nur um Notizen zu machen, wenn Sie stattdessen einfach alles mit einem Mausklick aufzeichnen könnten? Niemand möchte jemals der Protokollant einer Besprechung sein, und schlimmer noch, diese Aufgabe zu übernehmen bedeutet fast immer, dass man zu beschäftigt ist, um sich aktiv an der Diskussion zu beteiligen.

Warum sind Sitzungen nicht produktiv? Wie Sie Ihre Meetings effektiver gestalten können

In den letzten ein oder zwei Jahren hat eine neue Idee unter innovativen Geschäftsführern schnell an Popularität gewonnen, vor allem weil sie in jeder Besprechung einfach umzusetzen ist und erstaunlich effektiv zu einem besseren, produktiveren Verhalten in Besprechungen führt.

Jede einzelne Sitzung aufzeichnen

Durch Aufzeichnung von Sitzungen und deren Archivierung in einer zentralen, durchsuchbaren Videobibliothekerstellen Sie eine perfekte Aufzeichnung der genauen Gespräche, die stattgefunden haben - die später von denjenigen, die dabei waren, und denjenigen, die nicht teilnehmen konnten, sowie von anderen in Ihrem Unternehmen, die möglicherweise nach Informationen suchen, die in Sitzungen besprochen wurden, an denen sie nicht teilgenommen haben, eingesehen werden können.

Die standardmäßige Aufzeichnung jeder Besprechung bedeutet, dass Sie Ihren Mitarbeitern mehr Flexibilität und Kontrolle über ihre Tagesabläufe geben und sicherstellen können, dass alle wichtigen Personen an einer Besprechung teilnehmen können, auch wenn sie nicht persönlich anwesend sein können. Außerdem können sich alle Teilnehmer aktiv an der Diskussion beteiligen, da durch die Videoaufzeichnung keine detaillierten Notizen mehr gemacht werden müssen. Insbesondere die Videoplattform von Panopto transkribiert automatisch jedes Video für Sie, so dass niemand von Hand mitschreiben muss, und alle Unterhaltungen in Ihren Meeting-Aufzeichnungen können leicht durchsucht werden.

Mit der Aufzeichnung von Besprechungen erhalten Ihre Mitarbeiter eine wertvolle Ressource mit detaillierten Informationen, auf die sie bei Bedarf zurückgreifen können - und das ohne zusätzlichen Aufwand für Sie. Sie klicken einfach auf "Aufzeichnen" und halten die Besprechung wie gewohnt ab, ohne lange Zusammenfassungen in Form von E-Mails oder Memos mit "nächsten Schritten" schreiben zu müssen. 

Es ist der einfachste und intelligenteste Weg, um Mitarbeiter einzubinden, ihre Konzentration aufrechtzuerhalten und letztendlich die Zusammenarbeit zu verbessern, sowohl während der Besprechung als auch nach deren Ende. Nachdem Sie sich das Video angesehen haben, können Sie vielleicht feststellen, warum Meetings nicht produktiv sind.

Beginnen Sie damit, alle Meetings in Ihrem Unternehmen mit Panopto aufzuzeichnen

Panopto ist eine All-in-One-Videoplattform, die es Unternehmen ermöglicht, alle Meetings ihres Unternehmens automatisch aufzuzeichnen, zu transkribieren und in einer sicheren, durchsuchbaren internen Videobibliothek zu archivieren. Panopto lässt sich sogar in die führenden Videokonferenzsysteme integrieren, sodass Sie ganz einfach mit der Aufzeichnung Ihrer Meetings beginnen können - ohne die Art und Weise Ihrer Meetings ändern zu müssen. 

Panopto wurde von Forester für die "beste Unterstützung für die Videosuche" ausgezeichnet und ermöglicht es Ihnen, die in jedem Video in Ihrer Bibliothek gesprochenen und gezeigten Wörter zu suchen und dann genau zu dem Moment zu springen, in dem ein Thema diskutiert wird. Das bedeutet, dass Ihre Videos nicht nur eine nützliche Aufzeichnung sind, sondern sogar ein wertvoller, referenzierbarer Teil der Wissensbasis Ihres Unternehmens werden können. 

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