Da heutzutage immer mehr Zusammenarbeit über Zoom stattfindet, fragen Sie sich vielleicht , wie Sie Ihre Zoom-Meetings aufzeichnen können , so dass Sie eine einfache Möglichkeit haben, wichtige Unterhaltungen, Entscheidungen, Aktionspunkte und vieles mehr zu rekapitulieren.

Wenn Sie der Gastgeber des Meetings sind, können Sie einfach aufzeichnen in Zoom drücken. Wenn Sie nicht der Meeting-Gastgeber sind, können Sie trotzdem Zoom-Meetings mit einem kostenlosen Bildschirmrekorder aufzeichnen.

Nachdem Sie ein Zoom-Meeting aufgezeichnet haben, möchten Sie es vielleicht mit Ihren Kollegen teilen, die daran teilgenommen haben, oder vielleicht mit jenen, die es nicht geschafft haben. Und Sie haben wahrscheinlich ein paar Fragen, wie zum Beispiel:

• Wie kann ich meine Zoom-Aufzeichnung finden?
• Kann ich eine Zoom-Aufnahme per E-Mail an Personen senden?
• Muss ich sie irgendwo anders hochladen, um sie zu teilen?
• Müssen sie die Aufnahme herunterladen?
• Wie stelle ich sicher, dass sie sicher geteilt wird?

Die Antworten unterscheiden sich je nachdem, ob Sie eine lokale Aufnahme oder eine Cloud-Aufnahme teilen. Kostenlose Zoom-Konten haben nur die Möglichkeit, Aufzeichnungen auf einem lokalen Computer zu erstellen, während bei kostenpflichtigen Zoom-Abonnements die Cloud-Aufnahme automatisch aktiviert ist.

Wir führen Sie im Folgenden durch beide Möglichkeiten der Freigabe von aufgezeichneten Zoom-Besprechungen – und zeigen Ihnen dann eine weitere Lösung für das Teilen von Zoom-Aufnahmen, die viele der für die Freigabe von Videos erforderlichen Schritte automatisiert und es so allen Mitarbeitern Ihres Unternehmens erleichtert, wichtige Informationen effizient zu teilen, indem Sie zu Beginn eines Zoom-Meetings einfach auf „Aufnahme“ klicken.

So teilen Sie eine lokale Zoom-Aufnahme

Mit der lokalen Aufnahme auf Zoom müssen Sie die Videodatei, die auf Ihrem Computer gespeichert wurde, finden und für die Freigabe hochladen. Gehen Sie wie folgt vor:

• Schritt 1: Finden Sie Ihre aufgezeichneten Besprechungen über Ihren Zoom-Client: Gehen Sie zu Meetings und klicken Sie dann auf den Tab Aufgezeichnet.
• Schritt 2: Wählen Sie das Meeting, das Sie freigeben möchten, und klicken Sie auf Öffnen, um den Ordner zu öffnen, in dem die Videodatei (.mp4) auf Ihrem Computer gespeichert ist.
• Schritt 3: Laden Sie die MP4-Datei in einen Cloud-Speicher oder auf eine Videostreaming-Website hoch, z. B. Dropbox, Google Drive oder YouTube.
• Schritt 4: Stellen Sie sicher, dass Ihr Video nicht freigegeben oder in einem privaten Ordner gespeichert ist, und überlegen Sie, das Video mit einem Passwort zu schützen. Teilen Sie den Link schließlich mit Ihren Kollegen, die die MP4-Datei entweder herunterladen oder das Video streamen können – je nachdem, welchen Dienst Sie zum Hosten verwendet haben.

 

So geben Sie eine Zoom-Cloud-Aufnahme frei

Wenn Sie oder Ihr Unternehmen ein Zoom-Abonnement haben, das Cloud-Aufnahmen beinhaltet, können Sie den Schritt zum Hochladen überspringen und das Video direkt aus der Zoom-Cloud teilen. Sie müssen aber dennoch Ihre Datenschutzeinstellungen überprüfen.

• Schritt 1: Melden Sie sich bei Ihrem Zoom-Konto an und wählen Sie Aufnahmen auf der rechten Seite des Bildschirms.
• Schritt 2: Klicken Sie auf Teilen … neben der Aufnahme, die Sie freigeben möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche neben "Intern" (wie im Bild daneben gezeigt), damit das Video nicht öffentlich zugänglich ist. Für zusätzlichen Schutz können Sie auch ein Passwort hinzufügen.
• Schritt 3: Kopieren Sie den Link zur Zoom-Cloud-Aufnahme und fügen Sie ihn in eine E-Mail oder in die Messaging-App Ihres Unternehmens ein, um ihn mit Ihren Kollegen zu teilen.

 

Es muss doch einen einfacheren Weg geben, oder?

 

Dies sind beides ziemlich vernünftige Prozesse, wenn Sie gelegentlich Zoom-Sitzungen aufzeichnen und freigeben. Allerdings verschlingen diese Workflows eine Menge produktiver Zeit, wenn sie häufiger durchgeführt werden oder wenn sie im gesamten Unternehmen häufiger vorkommen.

Eine kürzlich von Panopto und dem Project Management Institute durchgeführte Umfrage hat ergeben, dass 30 % der Mitarbeiter ihre Besprechungen bereits aufnehmen. Das ist eine recht beachtliche Anzahl von Besprechungsvideos, die produziert werden – in einem Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern erzeugen 30 % der Mitarbeiter, die nur eines ihrer Meetings pro Woche aufzeichnen, 300 aufgezeichnete Meetings pro Woche. Da jetzt viel mehr Teams komplett auf Telearbeit eingestellt sind und die Mitarbeiter auch rund um andere pandemiebedingte Beschränkungen zu Hause arbeiten, werden noch mehr Meetings aufgezeichnet und geteilt, um die Fortsetzung der Arbeit in dieser neuen Umgebung zu unterstützen.

Weiterführende Literatur: Modernisierung des Besprechungsraums, 3 GROSSE Trends

 

Das Problem ist, dass Zoom allein nicht die Werkzeuge enthält, die Unternehmen, Teams und einzelnen Mitarbeitern helfen, den maximalen Nutzen aus ihren aufgezeichneten Besprechungen zu ziehen.

Die Aufnahme einer Besprechung ist der einfache Teil! Das Auffinden und Extrahieren der Informationen in vergangenen Aufzeichnungen sowie die Freigabe von Aufzeichnungen ist jedoch äußerst schwierig. All die Zeit und die Ressourcen, die für diese Aufgaben aufgewendet werden, können die potenziellen geschäftlichen Vorteile einer exakten Aufzeichnung des Meetings leicht aufwiegen.

Nach dem Meeting

Genauso wie Live-Videokonferenzen die Produktivität und Zusammenarbeit in Echtzeit fördern, unterstützt die Aufzeichnung und Freigabe dieser virtuellen Meetings die Produktivität und Zusammenarbeit auch nach dem Ende des Meetings – viel besser als es Notizen oder die Erinnerungen der Teilnehmer an das Meeting könnten.

Aber aufgezeichnete Besprechungen müssen einfach zu finden, einfach zu teilen, einfach anzusehen und einfach zu durchsuchen sein, damit die Menschen innerhalb Ihrer Organisation so effizient wie möglich auf die darin archivierten Informationen zugreifen können. Mit Zoom allein lassen sich die effizientesten Post-Meeting-Workflows, die Produktivität und Zusammenarbeit unterstützen, nicht vollständig automatisieren. Die Suchfunktionen dieser Anwendung erlauben Ihnen nur die Suche innerhalb Ihrer persönlichen Bibliothek von aufgezeichneten Besprechungen.

All diese sensiblen Geschäftsinformationen in Ihren aufgezeichneten Besprechungen müssen ebenfalls gesichert werden. Zoom ermöglicht es Ihnen, die Freigabe nur auf Benutzer innerhalb Ihrer Organisation zu beschränken, aber vielleicht möchten Sie nicht, dass auch jeder die Anzeigeberechtigung für einige Meeting-Aufzeichnungen aktiviert hat. Darüber hinaus birgt das Hosten und Freigeben von Cloud-Aufnahmen über Zoom ein gewisses Risiko und erfüllt möglicherweise nicht die Sicherheitsanforderungen jedes Unternehmens. 

Zoom-Videos entlarvt: Wenn „sicher“ nicht sicher genug ist

Die Washington Post berichtete kürzlich, dass mehr als 15.000 aufgezeichnete Videoanrufe von Zoom-Kunden auf offenen Cloud-Speicherorten, YouTube und Vimeo gefunden werden konnten. Zoom bietet kostenpflichtigen Abonnenten zwar ein privates Cloud-Hosting und passwortgeschützte Freigabefunktionen, aber die Kontrolle des Administrators über die Cloud-Aufnahmen ist begrenzt, was genügend Raum für Benutzerfehler bietet und ein erhebliches Sicherheitsrisiko darstellt, wenn es um sensible aufgezeichnete Besprechungen geht.

Hier sind 3 Beispiele, wie Ihre Zoom-Videos online aufgedeckt werden können: 

• Wenn die Aufzeichnungen ablaufen oder sich ein Konto der zugewiesenen Cloud-Speicherkapazität nähert, können einzelne Benutzer ihre aufgezeichneten Besprechungen über andere, weniger sichere Wege herunterladen und teilen.
• Wenn einzelne Benutzer nicht die richtigen Einstellungen aktivieren, um ihre Zoom-Cloud-Aufnahmen zu sichern, öffnen sie Tür und Tor für potenziell unbefugte Ansichten, Downloads und Freigaben, von denen Sie vielleicht nie erfahren.
• Jeder, der eine Zoom-Cloud-Aufnahme auf sein lokales Laufwerk herunterlädt, kann sie dann auf beliebige Weise und mit jeder beliebiger Person teilen.

Zoom ist ein großartiges Tool für die Durchführung und Aufnahme von Meetings. Die meisten Unternehmen benötigen jedoch zusätzliche Unterstützung für die Verwaltung und Freigabe von On-Demand-Videoaufzeichnungen.

Eine produktivere Lösung für die sichere Freigabe von Zoom-Aufnahmen

Das Videomanagementsystem von Panopto ist wie ein privates internes YouTube für Ihr Unternehmen, aber besser. Und wenn das System in Zoom integriert wird, steht Ihnen eine vollständige, sichere und skalierbare Lösung für die Video-Zusammenarbeit und Produktivität zur Verfügung.

Mit Panopto kann jede Zoom-Aufnahme automatisch in die sichere Videobibliothek Ihres Unternehmens hochgeladen werden, wo Sie leistungsstarke Tools als Administratoren erhalten, mit denen Folgendes möglich ist:

• Verwalten Sie Benutzerberechtigungen und Freigabebeschränkungen für aufgezeichnete Besprechungen in Teams und im gesamten Unternehmen
• Legen Sie Ihre eigenen Richtlinien zur Aufbewahrung von Inhalten und Verfügbarkeitszeiträume für aufgezeichnete Besprechungen fest
• Mit der detaillierten Video-Analytik wissen Sie genau, wer sich was angesehen – bis hinab auf die Benutzerebene
• Automatische Freigabe von Meeting-Aufzeichnungen mit den Teilnehmern unmittelbar nach der Besprechung (ohne weitere Handlung auf Seiten der Mitarbeiter oder des Meeting-Gastgebers)

Hier erfahren Sie, was Ihre Organisation sonst noch tun kann, wenn Sie Panopto in Zoom integrieren:

Sicheres und skalierbares Video-Hosting mit unbegrenztem, langfristigem Cloud-Speicher

Außerdem gibt es mit Panopto keine Grenzen, wie lange Ihre Videos gespeichert werden oder wie viele Videos Sie in Ihre Bibliothek hochladen können. Egal, ob Sie nur ein paar ausgewählte Meetings oder jedes einzelne aufzeichnen: Panopto bietet Ihnen Platz für alle, ohne zusätzliche Kosten. Alle Ihre Zoom-Aufnahmen, die auf Panopto hochgeladen werden, sind standardmäßig auf privat eingestellt, sodass Sie sich keine Sorgen machen müssen, dass sensible Informationen nach außen dringen.

Bearbeiten, Transkribieren und Durchsuchen von Zoom-Aufnahmen

Panopto enthält einen Online-Videoeditor, womit Sie irrelevante Abschnitte in der Mitte herausschneiden, unbedeutende Momente am Anfang und Ende kürzen und sogar mehrere aufgezeichnete Zoom-Meetings zusammenfügen können.

Panopto transkribiert außerdem automatisch jedes ausgesprochene und auf dem Bildschirm gezeigte Wort und indexiert sie, nachdem das Zoom-Meeting in Ihre Bibliothek hochgeladen wurde – dank unserer KI-gestützten Videosuchmaschine namens Smart Search. Das bedeutet, dass Sie und Ihre Kollegen jede beliebige Zoom-Aufzeichnung, auf die Sie Zugriff haben, in der gesamten Bibliothek Ihrer Organisation finden und genau zu dem Moment springen können, in dem ein bestimmtes Thema besprochen wird, ohne das gesamte Video durchforsten zu müssen.

Mit der neuen Slack-App von Panopto können Ihre Teams auch Ihre Zoom-Aufnahmen über Slack suchen und sicher teilen.

 

Zusammenarbeit innerhalb von aufgezeichneten Zoom-Meetings

Panopto fängt jedes Detail des ursprünglichen Meetings in Full-HD-Qualität ein und bietet ein einzigartiges Multistream-Wiedergabeerlebnis, das mehr als nur Bild-in-Bild zeigt. Zuschauer sehen die Ansicht des Sprechers neben der Bildschirmfreigabe des Moderators sowie die Galerieansicht und Chatnachrichten des Meetings, womit sie die Besprechung genau so sehen können, wie sie vor Ort stattgefunden hat. Der interaktive Videoplayer von Panopto ermöglicht es Teams auch, innerhalb des Videoplayers durch Kommentare und Diskussionen mit Zeitstempel zusammenzuarbeiten, sodass niemand ein neues Dokument erstellen oder eine weitere E-Mail senden muss.

Sehen Sie sich unten ein Meeting an, das mit der Zoom-Integration von Panopto aufgezeichnet und freigegeben wurde. Klicken Sie hier, um es im Vollbildmodus anzusehen.

 

 

Zoom ohne Grenzen!

Mit unbegrenztem, zentralisiertem Speicher und skalierbar verwalteten Berechtigungen können Zoom-Aufnahmen über Panopto mit nur wenigen Klicks (oder gar keinen) sicher freigegeben und von überall auf jedem Gerät angesehen werden – ganz ohne Downloads.

Schließlich hilft Panopto Ihrem Unternehmen, sowohl aus Ihren Live-Meetings als auch aus den darauffolgenden Aufnahmen mehr Nutzen zu ziehen, indem es den Mitarbeitern den Zugriff auf die in den Zoom-Aufzeichnungen gespeicherten Informationen erleichtert, die jederzeit angesehen werden können.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Panopto und Zoom zusammenarbeiten, um die Aufnahme und den Austausch von Meetings effizienter und Ihre Teams produktiver zu machen?

 

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