Kennen Sie das? Man ist ständig beschäftigt, hat am Ende aber viel weniger geschafft als geplant? Oder arbeiten Sie oft bis spät in die Nacht, weil es Ihnen an den meisten Tagen schwerfällt, vor 17 Uhr produktiv zu arbeiten? Dafür gibt es einen Grund.

Zusammenarbeit hat den typischen Arbeitsalltag erobert. Daten der Harvard Business Review (HBR) aus dem Jahr 2016 zeigen, dass die Zeit, die Führungskräfte und Mitarbeitende mit kollaborativen Aktivitäten wie Meetings, Telefonaten und E-Mail-Diskussionen verbringen, in den vorangegangenen 20 Jahren um 50 % gestiegen ist. Mit dem Aufkommen von Instant-Messaging-Apps wie Slack und Microsoft Teams verstärkt sich diese „ Kollaborationsflut “ und raubt den Menschen weiterhin die Konzentration. Schätzungen zufolge verbringen Mitarbeitende mittlerweile bis zu 80 % ihrer Zeit mit Kommunikation und Zusammenarbeit , sodass ihnen nur noch 20 % des Tages für produktives, ungestörtes Arbeiten bleiben.

Leistungsträger sind besonders anfällig für die Belastung durch zu viele Kooperationsprojekte. Laut HBR stammen 20 bis 35 % der wertvollen Kooperationsleistungen von lediglich 3 bis 5 % der Mitarbeitenden. Die „A-Spieler“ – bekannt für ihre hohe Kompetenz und Hilfsbereitschaft – werden häufiger in Projekte eingebunden und leisten oft einen Beitrag, der über ihre eigentlichen Aufgaben hinausgeht. Der Verlust an produktiver Arbeitszeit für diese Leistungsträger, gepaart mit steigenden Anforderungen durch zusätzliche Anfragen und Projekte, kann jedoch letztendlich zu Engpässen führen, wenn sie in Rückstand geraten. Schlimmer noch: Diese wichtigen Teammitglieder arbeiten nach dem Ende der Unterbrechungen oft Überstunden, um noch einige Aufgaben zu erledigen, und sind häufig so überlastet, dass sie nicht mehr effektiv zum Team beitragen können.

Zusammenarbeit ist natürlich entscheidend für den Erfolg und die Leistung von Teams und Organisationen insgesamt. Doch die Kosten können die Vorteile leicht übersteigen, wenn die individuelle Produktivität so stark sinkt. Das Problem ist nicht die Zusammenarbeit an sich, sondern die ineffizienten Methoden, mit denen Teams zusammenarbeiten und Informationen austauschen.

Der Zeitwert der Kommunikation

Im Finanzwesen bezeichnet der Begriff „Zeitwert des Geldes“ das Konzept, dass Geld, das man heute besitzt, aufgrund seines potenziellen Ertragspotenzials in der Zukunft mehr wert ist als der gleiche Betrag in der Zukunft. Ähnlich verhält es sich mit der Kommunikation: Zeitversetzte Kommunikation über flexiblere Medien bietet deutlich mehr Wert als reine Echtzeitkommunikation. Um dieses Konzept besser zu verstehen, betrachten wir zwei der größten Nachteile synchroner Echtzeitkommunikation .

1. Die übermäßige Nutzung von Echtzeitkommunikation führt zu häufigen Unterbrechungen, wodurch die Mitarbeiter von höherwertigen Aufgaben abgehalten werden.

Schnelle Antworten und Entscheidungen steigern die Produktivität und beschleunigen den Arbeitsablauf, insbesondere für Einzelpersonen oder Teams, die in einer Arbeitsblockade stecken. Doch es gibt einen Haken: Ablenkungen durch Slack-Benachrichtigungen oder die Unterbrechung durch virtuelle Meetings lenken alle Beteiligten von der eigentlichen Arbeit ab. Die Kognitionswissenschaft zeigt, dass es bis zu einer halben Stunde dauern kann, sich nach einem Meeting oder Telefonat wieder zu konzentrieren und mit voller Kraft zu arbeiten. Selbst kleine Ablenkungen können kontraproduktiv sein, da sie die Konzentration auf die aktuelle Aufgabe unterbrechen und uns zwingen, uns erst wieder in den Arbeitsfluss einzufinden. 

2. Der Wert der Kommunikation wird gemindert, wenn die ausgetauschten Informationen nicht erhalten oder später wieder abgerufen werden können. 

Live-Meetings und Telefonkonferenzen sind beispielsweise flüchtig. Schon eine Stunde nach einem Meeting erinnern sich die Teilnehmenden nur noch an 40 % der besprochenen Informationen, nach zwei Tagen sind es nur noch 28 %. Weder Notizen noch das Gedächtnis der Teilnehmenden sind vollständige und verlässliche Aufzeichnungen der gesprochenen Worte oder gezeigten Bilder. Wenn also nach dem Meeting eine Frage auftaucht, ist es nicht ungewöhnlich, dass wertvolle Zeit mit der Suche nach Antworten verschwendet wird, die es nicht mehr gibt. Hinzu kommt, dass diejenigen, die ein Meeting verpasst haben, oft nur unvollständige Informationen von Teammitgliedern erhalten, die bereit sind, eine Zusammenfassung oder ihre persönlichen Notizen zu teilen.

Das Dilemma des Fernarbeiters

Da die meisten Angestellten aufgrund der Pandemie im Homeoffice arbeiten, verzeichnen Kollaborationsplattformen wie Slack, Teams und Zoom einen sprunghaften Anstieg ihrer Nutzung . Diese Technologien haben sich schnell zu zentralen Kommunikationssystemen entwickelt, die verteilte Teams vernetzen und die Kommunikation zwischen Mitarbeitern an verschiedenen Standorten erleichtern. Die Kehrseite der Medaille ist der daraus resultierende Wirbelwind aus fast ständigen Benachrichtigungen, Besprechungseinladungen, Kalendererinnerungen, Meetings und Anrufen, der die Mitarbeiter von konzentrierter Arbeit abhält.

Wie können Remote-Teams also weiterhin zusammenarbeiten, ohne die individuelle Produktivität zu beeinträchtigen?

Hochproduktive Remote-Teams kommunizieren zwar häufiger, sprechen aber weniger oft miteinander. Dies gelingt durch die Minimierung spontaner Fragen und Gespräche und die Priorisierung klarer, zeitnaher Kommunikation über asynchrone Medien . Und wenn Meetings dennoch notwendig sind, nutzen effektive Führungskräfte die Zeit aller Beteiligten optimal, indem sie eine Agenda erstellen, die Teilnehmenden im Voraus mit den benötigten Informationen versorgen und das Meeting aufzeichnen, um später darauf zurückgreifen zu können.

Nachfolgend finden Sie fünf Möglichkeiten, diese Strategien in die Praxis umzusetzen, um ein produktives Arbeitsumfeld mit weniger Unterbrechungen und einem effektiveren Informationsfluss zu schaffen.

5 Wege zur Optimierung von Zusammenarbeit und Produktivität

1. Setzen Sie auf asynchrone Zusammenarbeit.

Es ist leicht, dem Reiz der sofortigen Kommunikation im Homeoffice zu erliegen – sie vermittelt das Gefühl von Verbundenheit und Engagement, das man sonst im Büro im direkten Austausch mit Kollegen empfindet. Und oft erscheint es als der schnellste Weg, eine Antwort auf eine Frage zu erhalten. 

Ihr Gewinn ist leider der Verlust Ihrer Kollegen. Kommunizieren Sie häufiger über asynchrone Medien, bei denen keine sofortige Antwort erwartet wird und Ihre Nachrichten weniger störend wirken. E-Mail ist natürlich eine bewährte Option, aber wenn Sie Ihrem Team das Lesen weiterer E-Mails ersparen möchten, sollten Sie Folgendes beachten:

• Präsentieren Sie Wissen per Video. On-Demand-Videos sind eine der effizientesten Lösungen, um umfassende und detaillierte Informationen sowie Erklärungen zu vermitteln. Mit einer Videoplattform wie Panopto können Sie Ihren Bildschirm und ein Video Ihrer Präsentation aufnehmen, um Ihren Teammitgliedern nahezu alles zu zeigen oder beizubringen. Laden Sie Ihre Kollegen per E-Mail ein, sich Ihr Video anzusehen und direkt im Video Kommentare zu hinterlassen. Ihr Team kann außerdem in Ihren Videos suchen , sodass die darin enthaltenen Informationen später genauso einfach zu finden und darauf zurückzugreifen sind wie in einer E-Mail.

• Arbeiten Sie direkt in Dokumenten und Tabellen zusammen. Lösungen wie Microsoft 365 und G Suite ermöglichen es Teams, innerhalb von Dokumenten zusammenzuarbeiten und zeitunabhängig und asynchron zu kooperieren. Viele können so einen wertvolleren Beitrag leisten als in einem hektischen Meeting-Umfeld. Die Zusammenarbeit direkt im Dokument führt zudem zu einem professionellen, sofort einsatzbereiten Ergebnis.
• Arbeiten Sie gemeinsam mit Projektmanagement-Apps. Apps wie Trello und Asana können Projektstatusbesprechungen, Follow-up-E-Mails oder regelmäßige Check-ins über Slack überflüssig machen. Die Kommunikation Ihres Teams ist nicht nur übersichtlich auf die anstehenden Aufgaben und Projekte abgestimmt, sondern jeder hat auch jederzeit einen klaren Überblick über den Arbeitsfortschritt.

 

 

2. Senden Sie weniger, aber qualitativ hochwertigere Nachrichten.

Eine übereilte Antwort kann zu unnötigem Hin und Her und zusätzlicher Frustration führen, wenn die Empfänger nicht alle benötigten Informationen erhalten oder eine Nachricht entschlüsseln müssen, der der Kontext fehlt. Warten Sie stattdessen, bis Sie eine vollständige Antwort senden können, die keine Fragen offen lässt und alle notwendigen Details enthält, damit die Empfänger sicher weitermachen können.

3. Schalten Sie die Benachrichtigungen aus.

Chat-Apps wie Slack lassen sich auch asynchron nutzen. Deaktivieren Sie die Benachrichtigungen und gewöhnen Sie sich an, Nachrichten zwischen den Aufgaben oder in den Pausen zu lesen, genau wie Ihre E-Mails. So können Sie Kollegen weiterhin zeitnah antworten und gleichzeitig Ablenkungen minimieren, wenn Sie konzentriert arbeiten – Ihre Antworten erfolgen dann nur nicht sofort. Bei wirklich dringenden Anliegen bitten Sie Ihre Teammitglieder um einen Anruf.

4. Gestalten Sie Ihre Meetings um.

Viele Meetings dauern länger als nötig. Oftmals erstrecken sie sich sogar über mehrere Sitzungen, weil wertvolle Zeit für Präsentationen oder die Einarbeitung aller Teilnehmer verloren geht. Gestalten Sie Ihre Meetings anders und stellen Sie sicher, dass die gesamte geplante Zeit für das Erreichen des definierten Ziels genutzt wird. Durch diese Umstrukturierung erhält jeder Teilnehmer die Agenda, die Zusammenfassung der Hintergründe und alle weiteren wichtigen Informationen, die er für eine aktive Mitarbeit benötigt, bereits vor Beginn des Meetings.

Senden Sie die Informationen zum Meeting mindestens einen Tag vorher, damit sich alle vorbereiten können. Sie können alles in einer E-Mail mit Anhängen zusammenfassen oder, wenn Sie besonders effizient sein möchten, eine kurze Videopräsentation aufnehmen und mit dem Team teilen. So erreichen Sie nicht nur Ihre Zuhörer, sondern können auch mehr Informationen schneller vermitteln als per E-Mail. Wenn das Meeting dann beginnt, kann das Team direkt loslegen.

Sehen Sie sich ein Video vor dem Meeting an, das in einer umgedrehten Meeting-Phase stattfand:

 

 

5. Zeichnen Sie Ihre Videokonferenzen auf.

Wenn ein Meeting oder ein Telefonat sinnvoll ist, lohnt es sich oft, eine Aufzeichnung davon anzufertigen, auf die das Team später zurückgreifen kann. Ohne diese Aufzeichnung geht ein Großteil des potenziellen Nutzens Ihrer wichtigsten Kommunikation verloren. Die Aufzeichnung Ihrer Videoanrufe und Meetings kann tiefgehende Gespräche in produktivitätssteigernde Wissensressourcen verwandeln, die jedes Detail genau in Echtzeit festhalten. Tatsächlich ergab eine aktuelle Umfrage unter Mitgliedern des Project Management Institute (PMI), dass über 30 % ihre Videokonferenzsoftware zur Aufzeichnung ihrer Meetings genutzt haben. Hier sind nur einige Beispiele, wie Meetingaufzeichnungen Ihnen und Ihrem Team wertvolle Zeit sparen können:

• Um die Konzentration und das Engagement während des Meetings zu verbessern, muss die Pflicht zum Mitschreiben entfallen.
• Teilen Sie die Aufzeichnung mit den Teilnehmern oder allen, die die Veranstaltung verpasst haben, um den Zeitaufwand für das Schreiben und Versenden von Folge-E-Mails nach dem Ende der Veranstaltung zu reduzieren.
• Durch die Durchsicht der Sitzungsaufzeichnungen können Sie die Antworten finden, ohne versuchen zu müssen, diese von anderen Personen zu erfragen, die ebenfalls an der Sitzung teilgenommen haben und sich möglicherweise auch nicht mehr erinnern.
• Stellen Sie Mitarbeitern bessere Ressourcen zur Verfügung, damit sie sich schnell einarbeiten können, wenn sie neu im Team sind oder in ein bereits laufendes Projekt einsteigen.

Mit Panopto neuem Browser-Videoaufzeichnungstool können Sie Videokonferenzen ganz einfach mit wenigen Klicks aufzeichnen – auch wenn Sie nicht der Gastgeber sind. Wählen Sie den Bildschirm oder das Fenster Ihrer Videokonferenzanwendung sowie den Ton aus und klicken Sie dann auf die rote Aufnahmetaste.

Video auf Abruf im Zeitalter der Fernarbeit

Im Zuge des rasanten Übergangs zum Homeoffice haben sich Zoom-Meetings , Slack-Chats und ähnliche Kollaborationstools zu einem faktischen Ersatz für die Art und Weise entwickelt, wie wir früher im Büro mit Kollegen kommunizierten. Videoanrufe ermöglichen es uns nun, uns online zu treffen und dabei die Gesichter und nonverbalen Signale unserer Kollegen zu sehen, genau wie in einem Konferenzraum. Der Chat mit einem Kollegen vermittelt uns das Gefühl, uns kurz mit unserem Bürokollegen auszutauschen. 

Ein gewisses Maß an Normalität durch den persönlichen Kontakt mit unseren Kollegen im Homeoffice zu bewahren, ist zweifellos wichtiger denn je. Ohne die Kollaborationstools, die virtuelle Echtzeit-Interaktion ermöglichen, wäre dies nicht möglich. Doch wenn die virtuelle Kommunikation über diese Medien zur Gewohnheit wird, leidet die Gesamtproduktivität, da den Mitarbeitern nur noch ein Bruchteil ihrer Zeit für sinnvolle Aufgaben bleibt. 

Als Remote-Mitarbeiter ermöglicht Ihnen die Priorisierung asynchroner Kommunikation und Zusammenarbeit eine bessere Planung und mehr Kontrolle über Ihren Arbeitstag. Konzentriertes Arbeiten wird zum Standard, anstatt den Großteil Ihrer Zeit mit der Beantwortung von Nachrichten und Benachrichtigungen zu verbringen. Hochwertigere Kommunikation wird zur Norm – mit weniger Missverständnissen und weniger unnötigem Hin und Her. Und da alles dokumentiert ist, lassen sich bei Bedarf später durch eine einfache Suche sofort Antworten finden, falls Sie oder ein Teammitglied diese benötigen.

Die Lösung besteht nicht darin, die Echtzeitkommunikation abzuschaffen, sondern darin, die Erwartung einer sofortigen Reaktion in der Arbeitsplatzkommunikation aufzuheben, die Belastung der Zeit der Menschen durch Besprechungen zu reduzieren und neue Methoden für eine effizientere und flexiblere Zusammenarbeit zu finden.

Weiterführende Lektüre: Sind Ihre Videokommunikations- und Kollaborationstools bereit, eine vollständig remote arbeitende Belegschaft zu unterstützen?

 

Sie nutzen bereits E-Mail und eine Lösung für die gemeinsame Nutzung von Dateien wie Dropbox oder G Suite. Was aber, wenn Sie Ihre Nachricht schnell, detaillierter und kontextbezogener formulieren müssen und ein Live-Gespräch nicht erforderlich ist?

Mit On-Demand-Videos können Sie umfassende Informationen in der für Ihre Präsentation benötigten Zeit präsentieren. Mit Ihrem Laptop können Sie Videokonferenzen mit mehreren Streams, Demonstrationen , Tutorials , Anleitungen, Schulungen und vieles mehr aufzeichnen und anschließend mit Ihren Kollegen teilen, die diese ansehen können, wann immer sie möchten, und bei Bedarf wiederholen können.

Panopto ist das Aufnehmen und Teilen von Videos einfacher denn je. 

Direkt von Ihrem Webbrowser aus – ohne Installation von Plugins oder Herunterladen von Software – können Sie eine Bildschirmführung aufzeichnen, Folien zur Untermauerung Ihrer Argumente auf einem anderen Bildschirm aufnehmen und sich sogar selbst zum Star des Videos machen, indem Sie alles vor Ihrer Webcam präsentieren. 

Wenn Sie mit der Aufnahme fertig sind, können Sie das Video bearbeiten und Ihre Teammitglieder per E-Mail einladen, es sich privat anzusehen. Panopto Der interaktive Videoplayer von ermöglicht Ihnen und Ihrem Team die Zusammenarbeit durch Diskussionen innerhalb Ihrer Videos. Panopto Sie können sogar den Inhalt Ihrer Videos durchsuchen, wenn Sie etwas Bestimmtes finden möchten, ohne das gesamte Video erneut ansehen zu müssen.

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