Hatten Sie schon einmal einen dieser Tage, an denen Sie sich extrem beschäftigt gefühlt haben, aber am Ende des Tages haben Sie viel weniger geschafft, als Sie geplant hatten? Oder vielleicht arbeiten Sie häufig bis spät in die Nacht, weil es an den meisten Tagen schwierig ist, vor 17 Uhr in produktive Arbeit zu kommen? Dafür gibt es einen Grund.

Kollaboration hat den typischen Arbeitstag übernommen. Daten, die 2016 in der Harvard Business Review (HBR) veröffentlicht wurden, zeigen, dass die Zeit, die Manager und Mitarbeiter mit kollaborativen Aktivitäten wie Meetings, Telefonaten und E-Mail-Diskussionen verbringen, in den letzten 20 Jahren um 50 % gestiegen ist. Heute, mit der Einführung von Instant-Messaging-Apps am Arbeitsplatz wie Slack und Microsoft Teams, ist diese "Kollaborationsüberlastung" raubt den Menschen weiterhin den Fokus. Schätzungen zufolge verbringen Mitarbeiter von bis zu 80 % ihrer Zeit mit Kommunikation und Zusammenarbeit, sodass nur 20 % des Tages für produktive, ungestörte Arbeit zur Verfügung stehen.

Top-Performer sind sogar noch stärker von der Überlastung durch Zusammenarbeit betroffen. HBR berichtet, dass 20 % bis 35 % der wertvollen Kollaborationsbemühungen von nur 3 % bis 5 % der Mitarbeiter stammen. Die "A-Performer" - bekannt dafür, dass sie sowohl sehr fähig als auch hilfsbereit sind - werden häufiger in Projekte eingebunden und leisten oft einen Beitrag, der über den Rahmen ihrer Rolle hinausgeht. Der Verlust an hochwertiger produktiver Zeit für die Top-Performer, gepaart mit steigenden Anforderungen durch zusätzliche Anfragen und Projekte, kann jedoch letztlich zu Engpässen führen, wenn sie ins Hintertreffen geraten. Schlimmer noch, diese kritischen Teammitglieder arbeiten am Ende länger, um nach den Unterbrechungen noch ein paar Dinge zu erledigen, und sind am Ende oft so überfordert, dass sie nicht mehr effektiv mitarbeiten können.

Die Zusammenarbeit ist natürlich entscheidend für den Erfolg und die Leistung sowohl von Teams als auch von Organisationen als Ganzes, aber die Kosten können leicht die Vorteile überwiegen, wenn die individuelle Produktivität so stark beeinträchtigt wird. Das Problem ist nicht die Zusammenarbeit an sich, sondern die ineffiziente Art und Weise, wie Teams zusammenarbeiten und Informationen austauschen.

Der Zeitwert der Kommunikation

Im Finanzwesen bezieht sich der "Zeitwert des Geldes" auf das Konzept, dass das Geld, das Sie jetzt haben, aufgrund seiner potenziellen Ertragskraft mehr wert ist als der gleiche Betrag in der Zukunft. In ähnlicher Weise bietet Kommunikation, die über einen längeren Zeitraum durch flexiblere Medien ausgetauscht werden kann, einen deutlich höheren Wert als reine Echtzeitkommunikation. Um dieses Konzept besser zu verstehen, lassen Sie uns einen Blick auf zwei der größten Nachteile der synchronen Kommunikation in Echtzeit werfen: .

1. Die übermäßige Nutzung von Echtzeitkommunikation führt zu häufigen Unterbrechungen und hält Mitarbeiter von höherwertiger Arbeit ab.

Schnell Antworten zu bekommen und Entscheidungen zu treffen, kann die Produktivität steigern und den Output beschleunigen, insbesondere für eine Person oder ein Team, das blockiert ist. Aber es gibt einen Kompromiss - die Ablenkung durch eine Slack-Benachrichtigung oder die Unterbrechung eines virtuellen Meetings lenkt alle Beteiligten von der tieferen Arbeit ab. Aus der Kognitionswissenschaft wissen wir, dass es bis zu einer halben Stunde dauern kann, bis man sich nach einem Meeting oder Telefonat wieder konzentriert und mit voller Kraft arbeiten kann. Selbst kleine Ablenkungen können kontraproduktiv sein, da sie eine Unterbrechung der Konzentration von der anstehenden Aufgabe erzwingen, die es dann erforderlich macht, dass wir wieder in den Arbeitsfluss zurückfinden. 

2. Der Wert der Kommunikation wird gemindert, wenn die ausgetauschten Informationen nicht aufbewahrt oder später wieder referenziert werden können. 

Live-Meetings und Anrufe zum Beispiel sind flüchtig. Schon eine Stunde nach dem Ende eines Meetings können sich Menschen an nur 40 % der geteilten Informationen, und nach zwei Tagen sinkt diese Zahl auf 28 %. Weder Notizen noch das Gedächtnis der Teilnehmer sind vollständige und zuverlässige Aufzeichnungen der tatsächlich gesprochenen Worte oder gezeigten Bilder. Wenn also nach dem Meeting eine Frage auftaucht, ist es nicht ungewöhnlich, dass die Teilnehmer wertvolle Zeit damit verbringen, nach Antworten zu suchen, die nicht mehr existieren. Hinzu kommt, dass diejenigen, die ein Meeting verpassen, oft nur unvollständige Details von Teamkollegen erhalten, die bereit sind, eine Zusammenfassung oder ihre persönlichen Notizen zu teilen. 

Das Dilemma des Fernarbeiters

Angesichts der Tatsache, dass die Mehrheit der Mitarbeiter mittlerweile remote arbeitet, sind Kollaborationsplattformen wie Slack, Teams und Zoom's Videokonferenzsystem Plattform berichten, dass ihre Nutzung in die Höhe geschnellt. Diese Collaboration-Technologien sind schnell zu den zentralen Nervensystemen geworden, die Remote-Teams verbinden und eine einfache Kommunikation zwischen verstreuten Mitarbeitern ermöglichen. Die Kehrseite ist der daraus resultierende Wirbelwind aus nahezu ständigen Nachrichtenbenachrichtigungen, Einladungen zu Besprechungen, Kalendererinnerungen, Meetings und Anrufen, die die Menschen von der tieferen Arbeit abhalten.

Wie also können Remote-Teams weiterhin zusammenarbeiten, ohne dass die individuelle Produktivität darunter leidet?

Hochproduktive Remote-Teams kommunizieren mehr, sprechen aber seltener miteinander. Dies wird erreicht, indem spontane Fragen und Gespräche auf ein Minimum reduziert werden und stattdessen eine klare, zeitnahe Kommunikation durch folgende Maßnahmen priorisiert wird asynchrone Medien. Und wenn Besprechungen dennoch notwendig sind, nutzen effektive Führungskräfte die Zeit aller Beteiligten optimal, indem sie eine Tagesordnung aufstellen, die Teilnehmer mit den benötigten Informationen im Voraus vorbereiten und die Besprechung aufzeichnen, damit später darauf Bezug genommen werden kann. 

Im Folgenden finden Sie fünf Möglichkeiten, diese Strategien in die Tat umzusetzen, um eine produktive Arbeitsumgebung mit weniger Unterbrechungen und einem effektiveren Informationsfluss zu schaffen.

5 Wege zur Optimierung von Zusammenarbeit und Produktivität

1. Lehnen Sie sich an die asynchrone Zusammenarbeit an.

Es ist leicht, den Verlockungen der sofortigen Kommunikation zu erliegen, wenn man aus der Ferne arbeitet - sie bietet das Gefühl von Engagement und Verbindung, das man natürlich empfindet, wenn man im Büro ist und mit Kollegen von Angesicht zu Angesicht interagiert. Und oft scheint es der schnellste Weg zu sein, eine Antwort auf eine Frage zu bekommen. 

Ihr Gewinn ist der Verlust Ihrer Kollegen, leider. Kommunizieren Sie häufiger über asynchrone Medien, bei denen keine sofortige Antwort erwartet wird, und Ihre Nachrichten werden nicht so störend sein. E-Mail ist natürlich eine bewährte Option, aber wenn Sie Ihrem Team ersparen wollen, eine weitere E-Mail lesen zu müssen, sollten Sie Folgendes in Betracht ziehen:

• Zeigen und erzählen mit Video. On-Demand-Videos sind eine der effizientesten Lösungen für die Kommunikation und den Austausch umfangreicher, detaillierter Informationen und Erklärungen. Mit einer Video-Plattform wie Panopto können Sie Ihren Bildschirm und ein Video von Ihrer Präsentation aufnehmen, um Ihren Teamkollegen zu zeigen oder beizubringen, wie man fast alles macht. Laden Sie Ihre Kollegen per E-Mail ein, Ihr Video anzusehen und lassen Sie sie mit Kommentaren innerhalb des Videos antworten. Ihr Team kann auch Suchen Sie innerhalb Ihrer VideosDas bedeutet, dass die Informationen in ihnen genauso leicht zu finden und später zu referenzieren sind wie in einer E-Mail.

• Arbeiten Sie innerhalb von Dokumenten und Tabellenkalkulationen zusammen. Lösungen wie Microsoft 365 und G-suite ermöglichen es Teams, innerhalb von Dokumenten zusammenzuarbeiten und asynchron in ihrer eigenen Zeit zusammenzuarbeiten. Viele Mitarbeiter können so einen sinnvolleren Beitrag leisten, als es ihnen in einer schnelllebigen Meeting-Umgebung möglich wäre. Darüber hinaus kann die Zusammenarbeit innerhalb des Dokuments selbst zu einem ausgefeilten Ergebnis führen, das sofort versandt werden kann.
• Arbeiten Sie gemeinsam in Projektmanagement-Apps. Apps wie Trello und Asana können Besprechungen zum Projektstatus, Follow-up-E-Mails oder regelmäßige Check-ins über Slack überflüssig machen. Die Kommunikation in Ihrem Team ist nicht nur rund um die anstehenden Aufgaben und Projekte organisiert, sondern jeder hat einen klaren Überblick über den Arbeitsfortschritt. 

 

2. Senden Sie weniger, aber qualitativ hochwertigere Nachrichten.

Eine schnelle Antwort abzufeuern kann zu mehr Hin- und Her-Kommunikation und zusätzlicher Frustration führen, wenn die Empfänger nicht alle benötigten Informationen haben oder wenn sie am Ende versuchen, eine Nachricht zu entschlüsseln, der einfach der Kontext fehlt. Warten Sie stattdessen, bis Sie in der Lage sind, eine vollständige Antwort zu senden, die niemanden im Unklaren lässt und die Klarheit und Details enthält, die die Leute brauchen, um vertrauensvoll voranzukommen.

3. Schalten Sie die Benachrichtigungen aus.

Chat-Apps wie Slack können auch asynchron behandelt werden. Schalten Sie die Benachrichtigungen aus und machen Sie es sich zur Gewohnheit, die Nachrichten zwischen den Aufgaben oder in den Pausen zu überprüfen, so wie Sie es mit Ihren E-Mails tun würden. Sie können Ihren Kollegen immer noch zeitnahe Antworten liefern und gleichzeitig Ablenkungen minimieren, wenn Sie mitten in der Arbeit stecken - Ihre Antworten werden nur nicht unmittelbar sein. In wirklich dringenden Fällen bitten Sie Ihre Teamkollegen, Sie anzurufen.

4. Drehen Sie Ihre Meetings um.

Viele Meetings dauern länger, als sie sein müssten. Sie können sogar in mehrere Meetings ausufern, wenn wertvolle Zeit damit verbracht wird, Informationen zu präsentieren oder alle auf den neuesten Stand zu bringen. Drehen Sie Ihr Meeting um und stellen Sie sicher, dass die gesamte Zeit, die Sie zusammen gebucht haben, für die Arbeit an dem definierten Ziel genutzt werden kann. Von das Meeting umdrehenJeder bekommt die Tagesordnung, "Wie wir hierher gekommen sind"-Notizen und andere wichtige Details, die er braucht, um sich voll einzubringen, bevor das Meeting überhaupt beginnt. 

Schicken Sie die Informationen vor der Besprechung mindestens einen Tag vorher, damit alle Zeit haben, sich vorzubereiten. Sie können alles in einer E-Mail mit Anhängen abtippen oder, wenn Sie wirklich effizient sein wollen, eine schnelle Videopräsentation mit dem Team zu teilen - Sie binden nicht nur Ihr Publikum ein, sondern können auch schneller mehr Informationen weitergeben als in einer E-Mail. Wenn es dann Zeit für das Meeting ist, kann das Team direkt zur Sache kommen.

Sehen Sie sich ein Pre-Meeting-Video aus einem Flipped Meeting an:

 

 

5. Zeichnen Sie Ihre Videokonferenzen auf.

Wenn eine Besprechung oder ein Anruf es wert ist, durchgeführt zu werden, ist es oft wert, eine Aufzeichnung davon zu haben, auf die das Team später zurückgreifen kann. Ohne diese Aufzeichnung geht ein Großteil des potenziellen Werts Ihrer wichtigsten Kommunikation verloren. Die Aufzeichnung Ihrer Videoanrufe und Meetings kann tiefgreifende Gespräche in produktivitätssteigernde Wissensbestände verwandeln, die jedes Detail genau so festhalten, wie es passiert. Eine kürzlich durchgeführte Umfrage unter Mitgliedern des Project Management Institute (PMI) ergab, dass über 30 % ihre Videokonferenzsoftware zur Aufzeichnung ihrer Meetings verwenden. Hier sind nur einige Möglichkeiten, wie Meeting-Aufzeichnungen Ihnen und Ihrem Team wertvolle Zeit sparen können:

• Erleichtern Sie die Anfertigung von Notizen, um die Konzentration und das Engagement während des Meetings zu verbessern.
• Geben Sie die Aufzeichnung für die Teilnehmer oder alle, die sie verpasst haben, frei, um den Zeitaufwand für das Schreiben und Versenden von Nachfass-E-Mails nach dem Ende des Meetings zu reduzieren.
• Überprüfen Sie Besprechungsaufzeichnungen, um die Antworten zu finden, ohne zu versuchen, sie von anderen aufzuspüren, die bei der Besprechung anwesend waren und sich vielleicht auch nicht erinnern.
• Geben Sie Mitarbeitern, die neu im Team sind oder einem bereits laufenden Projekt beitreten, bessere Ressourcen, um sich einzuarbeiten.

Mit Panoptos neuem In-Browser-Videoaufnahme-Toolkönnen Sie leicht eine Videokonferenz aufzeichnen mit nur wenigen Klicks aufzeichnen - auch wenn Sie nicht der Gastgeber des Meetings sind. Wählen Sie den Bildschirm, den Sie aufzeichnen möchten, oder das Fenster Ihrer Videokonferenzanwendung sowie dessen Ton und drücken Sie dann die rote Aufnahmetaste. 

On-Demand-Video in der Ära der Fernarbeit

Im Zuge der raschen Umstellung auf Remote-Arbeiten sind Zoom-Meetings, Slack-Chats und ähnliche Tools für die Zusammenarbeit de facto zu einem Ersatz für die Art und Weise geworden, wie wir uns früher mit Kollegen im Büro verbunden haben und uns mit ihnen unterhalten haben. Videoanrufe ermöglichen es uns jetzt, uns online zu treffen, mit dem Komfort, die Gesichter unserer Kollegen sowie ihre nonverbalen Hinweise zu sehen, genau wie in einem Konferenzraum. Instant Messaging mit einem Kollegen kann uns das Gefühl geben, dass wir uns für einen kurzen Plausch an unseren Arbeitskollegen wenden. 

Einen gewissen Anschein von Normalität aufrechtzuerhalten, indem wir uns persönlich mit unseren entfernten Kollegen verbinden, ist zweifellos wichtiger denn je. Und ohne die Collaboration-Tools, die ein virtuelles Echtzeit-Engagement ermöglichen, könnten wir das nicht tun. Dennoch, wenn virtuelle Kommunikation über diese Medien zur Konstante wird, leidet die Gesamtproduktivität, da den Mitarbeitern nur ein kleiner Teil ihrer Zeit bleibt, um sich auf sinnvolle Arbeit zu konzentrieren. 

Wenn Sie als Remote-Mitarbeiter asynchrone Kommunikation und Zusammenarbeit priorisieren, können Sie besser planen und haben mehr Kontrolle über Ihren Arbeitstag. Vertieftes Arbeiten wird zu Ihrem Standard, anstatt den Großteil des Tages damit zu verbringen, auf Nachrichten und Benachrichtigungen zu reagieren. Qualitativ hochwertigere Kommunikation wird zur Norm mit weniger Zweideutigkeiten und weniger Hin und Her. Und da alles dokumentiert ist, kann eine einfache Suche später sofortige Antworten liefern, wenn Sie oder ein Teammitglied sie benötigen.

Die Lösung besteht nicht darin, die Echtzeitkommunikation abzuschaffen, sondern die Erwartung einer sofortigen Antwort aus der Kommunikation am Arbeitsplatz zu entfernen, die Zeitbelastung durch Meetings zu reduzieren und neue Methoden für eine effizientere und flexiblere Zusammenarbeit zu finden.

Weiterführende Lektüre: Sind Ihre Videokommunikations- & Collaboration-Tools bereit, eine vollständig dezentrale Belegschaft zu unterstützen?

 

Sie haben bereits E-Mail und eine kollaborative File-Sharing-Lösung wie Dropbox oder G-suite. Aber was ist, wenn Sie Ihre Nachricht schnell mit mehr Details und Kontext ausdrücken müssen und eine Live-Konversation nicht notwendig ist?

Mit On-Demand-Videos können Sie umfassende Informationen in der Zeit zeigen und erzählen, die Sie benötigen, um sie zu präsentieren. Mit nur Ihrem Laptop können Sie Multistream-Videokommunikation, Demonstrationen, Tutorials, Anleitungen, Schulungen und vieles mehr aufnehmen und dann an Ihre Kollegen weitergeben, die es sich ansehen können, wenn sie bereit sind, und es bei Bedarf erneut ansehen.

Panopto macht die Aufnahme und Weitergabe von Videos so einfach wie nie zuvor 

Direkt von Ihrem Webbrowser aus - ohne Installation von Plugins oder Herunterladen von Software - können Sie einen Walk-Through auf Ihrem Bildschirm aufzeichnen, Folien aufnehmen, um Ihre Punkte auf einem anderen Bildschirm zu verstärken, und sich sogar selbst zum Star des Videos machen, wenn Sie alles vor Ihrer Webcam präsentieren. 

Wenn Sie mit der Aufnahme fertig sind, können Sie das Video bearbeiten und Ihre Teammitglieder per E-Mail einladen, es privat anzusehen. Mit dem interaktiven Videoplayer von Panopto können Sie und Ihr Team durch Diskussionen innerhalb Ihrer Videos zusammenarbeiten. Mit Panopto können Sie sogar den Inhalt Ihrer Videos durchsuchen, wenn Sie etwas Bestimmtes suchen, ohne sich das gesamte Video noch einmal ansehen zu müssen.

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