Hatten Sie schon einmal einen dieser Tage, an denen Sie sich extrem beschäftigt fühlten, aber am Ende des Tages viel weniger geschafft haben als geplant? Oder vielleicht arbeiten Sie häufig bis spät in die Nacht, weil es an den meisten Tagen schwierig ist, vor 17 Uhr produktiv zu arbeiten? Dafür gibt es einen Grund.

Die Zusammenarbeit hat den typischen Arbeitstag erobert. Daten, die 2016 in der Harvard Business Review (HBR) veröffentlicht wurden, zeigen, dass die Zeit, die Manager und Mitarbeiter mit kollaborativen Aktivitäten wie Meetings, Telefonaten und E-Mail-Diskussionen verbringen, in den letzten 20 Jahren um 50 % gestiegen ist. Heute, mit der Einführung von Instant-Messaging-Apps wie Slack und Microsoft Teams, ist diese "Überlastung der Zusammenarbeit" weiterhin die Aufmerksamkeit der Menschen ablenken. Es wird geschätzt, dass Mitarbeiter bis zu 80 % ihrer Zeit mit Kommunikation und Zusammenarbeit verbringen, so dass nur 20 % des Tages für produktives, ungestörtes Arbeiten zur Verfügung stehen.

Bei Spitzenkräften ist die Wahrscheinlichkeit sogar noch größer, dass sie unter der Überlastung der Zusammenarbeit leiden. HBR berichtet, dass 20 % bis 35 % der wertvollen Kooperationsbemühungen von nur 3 % bis 5 % der Mitarbeiter ausgehen. Die "A-Performer" - bekannt dafür, dass sie sowohl hochgradig fähig als auch hilfsbereit sind - werden häufiger in Projekte einbezogen und leisten oft einen Beitrag, der über den Rahmen ihrer Rolle hinausgeht. Der Verlust an produktiver Zeit für die Leistungsträger, gepaart mit steigenden Anforderungen durch zusätzliche Anfragen und Projekte, kann jedoch zu Engpässen führen, wenn sie ins Hintertreffen geraten. Schlimmer noch: Diese kritischen Teammitglieder müssen länger arbeiten, um nach dem Ende der Unterbrechungen noch ein paar Dinge zu erledigen, und sind am Ende oft so überfordert, dass sie keinen effektiven Beitrag mehr leisten können.

Die Zusammenarbeit ist natürlich entscheidend für den Erfolg und die Leistung sowohl von Teams als auch von Organisationen als Ganzes, aber die Kosten können leicht die Vorteile überwiegen, wenn die Produktivität des Einzelnen so stark beeinträchtigt wird. Das Problem ist nicht die Zusammenarbeit an sich, sondern die ineffiziente Art und Weise, wie Teams zusammenarbeiten und Informationen austauschen.

Der Zeitwert der Kommunikation

Im Finanzwesen bezieht sich der "Zeitwert des Geldes" auf das Konzept, dass das Geld, das Sie jetzt haben, aufgrund seiner potenziellen Ertragskraft mehr wert ist als der gleiche Betrag in der Zukunft. Ähnlich verhält es sich mit der Kommunikation, die im Laufe der Zeit über flexiblere Medien ausgetauscht werden kann, die einen wesentlich höheren Wert hat als die reine Echtzeitkommunikation. Um dieses Konzept besser zu verstehen, sollten wir uns zwei der größten Nachteile der synchronen Echtzeitkommunikation ansehen.

1. Die übermäßige Nutzung der Echtzeitkommunikation führt zu häufigen Unterbrechungen und hält die Mitarbeiter von höherwertigen Arbeiten ab.

Schnell Antworten zu erhalten und Entscheidungen zu treffen, kann die Produktivität steigern und den Output beschleunigen, insbesondere für eine Person oder ein Team, das blockiert ist. Doch es gibt einen Kompromiss - die Ablenkung durch eine Slack-Benachrichtigung oder die Unterbrechung eines virtuellen Meetings lenkt alle Beteiligten von der eigentlichen Arbeit ab. Aus der Kognitionswissenschaft wissen wir, dass es bis zu einer halben Stunde dauern kann, bis man sich nach einer Besprechung oder einem Telefonat wieder konzentriert und mit voller Kraft arbeiten kann. Selbst kleine Ablenkungen können kontraproduktiv sein, da sie eine Unterbrechung der Konzentration von der eigentlichen Aufgabe erzwingen, so dass wir uns erst wieder in den Arbeitsfluss einfinden müssen. 

2. Der Wert der Kommunikation wird geschmälert, wenn die ausgetauschten Informationen nicht aufbewahrt werden können oder später nicht mehr referenziert werden können. 

Live-Sitzungen und -Anrufe zum Beispiel sind kurzlebig. Nur eine Stunde nach dem Ende einer Sitzung können sich die Menschen an nur 40 % der Informationen erinnern, die ausgetauscht wurden, und nach zwei Tagen sind es nur noch 28 %. Weder Notizen noch das Gedächtnis der Menschen sind vollständige und zuverlässige Aufzeichnungen der tatsächlich gesprochenen Worte oder gezeigten Bilder. Wenn also nach dem Meeting eine Frage auftaucht, ist es nicht ungewöhnlich, dass die Teilnehmer wertvolle Zeit damit verbringen, nach Antworten zu suchen, die nicht mehr existieren. Hinzu kommt, dass diejenigen, die eine Besprechung verpassen, in der Regel nur unvollständige Informationen von Teamkollegen erhalten, die bereit sind, eine Zusammenfassung oder ihre persönlichen Notizen weiterzugeben.

Das Dilemma des Fernarbeiters

Da die Mehrheit der Mitarbeiter heute aus der Ferne arbeitet, sind Kollaborationsplattformen wie Slack, Teams und Zoom's Videokonferenz Plattform berichten, dass ihre Nutzung in die Höhe geschnellt. Diese Kollaborationstechnologien haben sich schnell zu den zentralen Nervensystemen entwickelt, die Remote-Teams miteinander verbinden und eine einfache Kommunikation zwischen verstreuten Mitarbeitern ermöglichen. Die Kehrseite der Medaille ist der daraus resultierende Wirbelwind aus nahezu ständigen Nachrichtenmeldungen, Einladungen zu Besprechungen, Kalendererinnerungen, Besprechungen und Anrufen, der die Menschen von der eigentlichen Arbeit abhält.

Wie können Remote-Teams dann weiter zusammenarbeiten, ohne dass die Produktivität des Einzelnen darunter leidet?

Hochproduktive Remote-Teams kommunizieren mehr, sprechen aber seltener miteinander. Dies wird erreicht, indem spontane Fragen und Unterhaltungen auf ein Minimum reduziert werden und stattdessen eine klare, zeitnahe Kommunikation über asynchrone Medien. Und wenn Besprechungen dennoch notwendig sind, nutzen effektive Führungskräfte die Zeit aller Beteiligten optimal, indem sie eine Tagesordnung aufstellen, die Teilnehmer im Voraus mit den benötigten Informationen versorgen und die Besprechung aufzeichnen, damit später darauf zurückgegriffen werden kann.

Im Folgenden finden Sie fünf Möglichkeiten, wie Sie diese Strategien in die Tat umsetzen können, um ein produktives Arbeitsumfeld mit weniger Unterbrechungen und einem effektiveren Informationsfluss zu schaffen.

5 Wege zur Optimierung von Zusammenarbeit und Produktivität

1. Lassen Sie sich auf asynchrone Zusammenarbeit ein.

Es ist leicht, dem Reiz der sofortigen Kommunikation zu erliegen, wenn man aus der Ferne arbeitet - sie bietet das Gefühl des Engagements und der Verbundenheit, das man natürlich empfindet, wenn man im Büro ist und mit Kollegen von Angesicht zu Angesicht interagiert. Und oft scheint es der schnellste Weg zu sein, eine Antwort auf eine Frage zu erhalten. 

Ihr Gewinn ist leider der Verlust Ihrer Kollegen. Kommunizieren Sie häufiger über asynchrone Medien, bei denen keine sofortige Antwort erwartet wird, und Ihre Nachrichten werden nicht so störend sein. E-Mail ist natürlich eine bewährte Option, aber wenn Sie Ihrem Team das Lesen einer weiteren E-Mail ersparen wollen, sollten Sie Folgendes in Betracht ziehen:

• Zeigen und erzählen mit Video. Videos auf Abruf sind eine der effizientesten Lösungen für die Kommunikation und den Austausch umfangreicher, detaillierter Informationen und Erklärungen. Mit einer Videoplattform wie Panopto können Sie Ihren Bildschirm und ein Video von Ihrer Präsentation aufnehmen, um Ihren Kollegen zu zeigen oder beizubringen, wie man fast alles macht. Laden Sie Ihre Kollegen per E-Mail ein, Ihr Video anzusehen, und lassen Sie sie mit Kommentaren innerhalb des Videos antworten. Ihr Team kann auch in Ihren Videos suchenDas bedeutet, dass die Informationen in den Videos genauso leicht zu finden sind wie in einer E-Mail und später nachgeschlagen werden können.

• Arbeiten Sie innerhalb von Dokumenten und Tabellenkalkulationen zusammen. Lösungen wie Microsoft 365 und G-suite ermöglichen es Teams, innerhalb von Dokumenten zusammenzuarbeiten, und zwar asynchron und in ihrer eigenen Zeit. Viele Menschen können auf diese Weise einen sinnvolleren Beitrag leisten, als es ihnen in einer schnelllebigen Besprechungsumgebung möglich wäre. Darüber hinaus kann die Zusammenarbeit innerhalb des Dokuments selbst zu einem ausgefeilten Ergebnis führen, das sofort versandt werden kann.
• Arbeiten Sie in Projektmanagement-Apps zusammen. Apps wie Trello und Asana machen Besprechungen zum Projektstatus, Follow-up-E-Mails oder regelmäßige Rückmeldungen über Slack überflüssig. Die Kommunikation Ihres Teams ist nicht nur rund um die anstehenden Aufgaben und Projekte organisiert, sondern jeder hat einen klaren Überblick über den Arbeitsfortschritt.

 

 

2. Senden Sie weniger, dafür aber hochwertigere Nachrichten.

Eine schnelle Antwort kann zu mehr Hin- und Her-Kommunikation und zusätzlicher Frustration führen, wenn die Empfänger nicht alle benötigten Informationen haben oder wenn sie versuchen, eine Nachricht zu entschlüsseln, der einfach der Kontext fehlt. Warten Sie stattdessen, bis Sie in der Lage sind, eine vollständige Antwort zu senden, die niemanden im Unklaren lässt und die Klarheit und Details enthält, die die Leute brauchen, um zuversichtlich voranzukommen.

3. Schalten Sie die Benachrichtigungen aus.

Chat-Apps wie Slack können auch asynchron behandelt werden. Schalten Sie die Benachrichtigungen aus und machen Sie es sich zur Gewohnheit, die Nachrichten zwischen den Aufgaben oder in den Pausen zu überprüfen, so wie Sie es mit Ihren E-Mails tun. Sie können Ihren Kollegen immer noch zeitnah antworten und gleichzeitig die Ablenkung minimieren, wenn Sie mitten in der Arbeit stecken - Ihre Antworten werden nur nicht unmittelbar sein. In wirklich dringenden Fällen bitten Sie Ihre Teamkollegen, Sie anzurufen.

4. Drehen Sie Ihre Sitzungen um.

Viele Sitzungen dauern länger, als sie sein müssten. Sie können sogar in mehrere Sitzungen ausufern, wenn wertvolle Zeit damit verbracht wird, Informationen zu präsentieren oder alle auf den neuesten Stand zu bringen. Drehen Sie Ihre Besprechung um und sorgen Sie dafür, dass die gesamte Zeit, die Sie gemeinsam gebucht haben, für die Arbeit an dem festgelegten Ziel genutzt werden kann. Durch Umdrehen des Meetingserhält jeder Teilnehmer die Tagesordnung, Notizen zum Ablauf der Besprechung und andere wichtige Details, die er benötigt, um seinen Beitrag zu leisten, bevor die Besprechung überhaupt beginnt.

Schicken Sie die Informationen vor der Sitzung mindestens einen Tag vorher, damit alle Zeit haben, sich vorzubereiten. Sie können alles in einer E-Mail mit Anhängen zusammenfassen oder, wenn Sie wirklich effizient sein wollen, eine kurze Videopräsentation auf, um sie mit dem Team zu teilen. So binden Sie nicht nur Ihr Publikum ein, sondern können auch schneller mehr Informationen weitergeben als in einer E-Mail. Wenn es dann Zeit für die Besprechung ist, kann sich das Team gleich an die Arbeit machen.

Schauen Sie sich ein Video aus einem geflippten Meeting an:

 

 

5. Zeichnen Sie Ihre Videokonferenzen auf.

Wenn eine Besprechung oder ein Gespräch sinnvoll ist, lohnt es sich oft, eine Aufzeichnung zu erstellen, auf die das Team später zurückgreifen kann. Ohne diese Aufzeichnung geht ein Großteil des potenziellen Werts Ihrer wichtigsten Kommunikation verloren. Durch die Aufzeichnung von Videoanrufen und Besprechungen können ausführliche Gespräche in produktivitätssteigernde Wissensbestände verwandelt werden, die jedes Detail genau so festhalten, wie es geschieht. Eine kürzlich durchgeführte Umfrage unter den Mitgliedern des Project Management Institute (PMI) ergab, dass über 30 % ihre Videokonferenzsoftware zur Aufzeichnung ihrer Besprechungen verwenden. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele dafür, wie Sie und Ihr Team durch die Aufzeichnung von Meetings wertvolle Zeit sparen können:

• Entlasten Sie die Teilnehmer von der Pflicht, sich Notizen zu machen, um die Konzentration und das Engagement während der Besprechung zu verbessern.
• Geben Sie die Aufzeichnung an die Teilnehmer oder an alle, die die Sitzung verpasst haben, weiter, um den Zeitaufwand für das Schreiben und Versenden von Follow-up-E-Mails nach dem Ende der Sitzung zu verringern.
• Überprüfen Sie die Aufzeichnungen der Besprechung, um die Antworten zu finden, ohne zu versuchen, sie von anderen zu erfahren, die an der Besprechung teilgenommen haben und sich vielleicht nicht mehr erinnern.
• Geben Sie Mitarbeitern, die neu im Team sind oder einem bereits laufenden Projekt beitreten, bessere Ressourcen, um sich einzuarbeiten.

Mit Panoptos neuem In-Browser-Videoaufnahme-Toolkönnen Sie ganz einfach eine Videokonferenz aufzeichnen mit nur wenigen Klicks aufzeichnen - auch wenn Sie nicht der Gastgeber der Konferenz sind. Wählen Sie den Bildschirm, den Sie aufzeichnen möchten, oder das Fenster Ihrer Videokonferenzanwendung sowie den dazugehörigen Ton aus und drücken Sie dann die rote Aufnahmetaste.

On-Demand-Video im Zeitalter der Fernarbeit

Im Zuge der raschen Umstellung auf Telearbeit sind Zoom-Meetings, Slack-Chats und ähnliche Tools für die Zusammenarbeit de facto zu einem Ersatz für die Art und Weise geworden, wie wir früher mit unseren Kollegen im Büro in Kontakt getreten sind und uns mit ihnen unterhalten haben. Videoanrufe ermöglichen es uns jetzt, uns online zu treffen, wobei wir die Gesichter unserer Kollegen und ihre nonverbalen Signale sehen können, genau wie in einem Konferenzraum. Eine Sofortnachricht an einen Kollegen kann uns das Gefühl geben, dass wir uns für ein kurzes Gespräch an unseren Arbeitskollegen wenden. 

Es ist zweifellos wichtiger denn je, einen gewissen Anschein von Normalität aufrechtzuerhalten, indem wir persönlich mit unseren Kollegen in Kontakt bleiben. Und ohne die Tools für die Zusammenarbeit, die ein virtuelles Echtzeit-Engagement ermöglichen, könnten wir das nicht tun. Doch wenn die virtuelle Kommunikation über diese Medien zum Dauerzustand wird, leidet die Gesamtproduktivität, da den Arbeitnehmern nur ein kleiner Teil ihrer Zeit bleibt, um sich auf sinnvolle Arbeit zu konzentrieren. 

Wenn Sie als Fernarbeitnehmer der asynchronen Kommunikation und Zusammenarbeit Priorität einräumen, können Sie besser planen und haben mehr Kontrolle über Ihren Arbeitstag. Sie müssen nicht mehr die meiste Zeit des Tages damit verbringen, auf Nachrichten und Benachrichtigungen zu reagieren, sondern können sich ganz auf die Arbeit konzentrieren. Qualitativ hochwertigere Kommunikation wird zur Norm, da es weniger Unklarheiten und weniger Hin und Her gibt. Und da alles dokumentiert ist, kann eine einfache Suche zu einem späteren Zeitpunkt sofortige Antworten liefern, wenn Sie oder ein Teamkollege diese benötigen.

Die Lösung liegt nicht in der Abschaffung der Echtzeitkommunikation, sondern darin, die Erwartung einer sofortigen Antwort aus der Kommunikation am Arbeitsplatz zu entfernen, die zeitliche Belastung durch Meetings zu verringern und neue Methoden für eine effizientere und flexiblere Zusammenarbeit zu finden.

Weiterführende Lektüre: Sind Ihre Videokommunikations- und Kollaborationstools bereit für die Unterstützung einer vollständig ferngesteuerten Belegschaft?

 

Sie haben bereits E-Mail und eine Lösung für die gemeinsame Nutzung von Dateien wie Dropbox oder G-Suite. Aber was ist, wenn Sie Ihre Nachricht schnell mit mehr Details und Kontext ausdrücken müssen und ein Live-Gespräch nicht notwendig ist?

Mit On-Demand-Videos können Sie umfassende Informationen in der Zeit zeigen und vermitteln, die Sie für die Präsentation benötigen. Mit Ihrem Laptop können Sie Multistream-Videokommunikation, Demonstrationen, Tutorials, Anleitungen, Schulungen und vieles mehr aufzeichnen und dann an Ihre Kollegen weitergeben, die sich die Videos ansehen können, wenn sie bereit sind, und sie bei Bedarf erneut ansehen.

Panopto macht die Aufnahme und Weitergabe von Videos so einfach wie nie zuvor

Direkt von Ihrem Webbrowser aus - ohne Installation von Plugins oder Herunterladen von Software - können Sie einen Rundgang auf Ihrem Bildschirm aufzeichnen, Folien aufnehmen, um Ihre Punkte auf einem anderen Bildschirm zu verstärken, und sich sogar selbst zum Star des Videos machen, indem Sie alles vor Ihrer Webcam präsentieren. 

Wenn Sie mit der Aufnahme fertig sind, können Sie das Video bearbeiten und Ihre Teamkollegen per E-Mail einladen, es privat anzusehen. Mit dem interaktiven Videoplayer von Panopto können Sie und Ihr Team durch Diskussionen innerhalb Ihrer Videos zusammenarbeiten. Mit Panopto können Sie sogar den Inhalt Ihrer Videos durchsuchen, wenn Sie etwas Bestimmtes suchen, ohne sich das gesamte Video noch einmal ansehen zu müssen.

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